タスクの優先順位のつけ方|緊急度と重要度で仕分ける手順


この記事のポイント
- ✓タスクの優先順位のつけ方を
- ✓緊急度と重要度での仕分け
- ✓1日の予定への落とし込みの順に解説します
やることが多すぎて、どれから手を付ければよいか分からない。 急ぎの仕事に追われているうちに、本当に大事な仕事が後回しになっている。 タスクの優先順位のつけ方で悩む人の多くは、能力が足りないのではなく、仕分けの手順が決まっていないだけです。
この記事では、タスクの優先順位のつけ方を、書き出す、緊急度と重要度で仕分ける、判断の基準で順番を決める、1日の予定に落とし込む、という4つの手順で解説します。 表計算ソフトで優先度を数値にして並べ替える表の作り方、急な割り込みへの対応、チームで優先順位をそろえる方法まで紹介します。 複数人で担当と期限と進み具合を共有したい場合に向けて、Pinateca のようなボード型の道具を使う方法にも触れます。
タスクの優先順位とは何か、なぜつけられないのか
タスクの優先順位とは、抱えている仕事を、どの順番で、どれだけの時間をかけて片付けるかの順序のことです。 優先順位をつけるのは、すべての仕事を同時にはできないからです。 1日に使える時間は限られているため、何かを先にすれば、何かが後になります。 優先順位をつけるとは、言い換えれば「何を後にするか」を自分で決めることでもあります。
それでも優先順位をつけられないのには、いくつかの理由があります。 プロジェクト管理の支援を行う会社の記事は、その心理を次のように説明しています。
「どれもこれも重要で、優先順位なんて付けられない」と感じることも少なくありません。この心理の裏には、以下のような要因が隠されています。 出典: crexgroup.com
よく見られる要因は次の4つです。
- やることが頭の中にしかなく、全体の量が見えていない
- 1つの仕事の大きさが分からず、かかる時間を見積もれない
- 「重要」の基準が決まっておらず、どれも同じに見える
- 頼まれた相手に断れず、すべてを引き受けてしまう
同じ記事は、すべての仕事を100%の出来で仕上げようとする傾向にも触れ、すべての仕事に同じだけの力を注ぐのは非効率だと指摘しています。 仕事によって、求められる出来の高さは違います。 社内向けの下書きと、取引先に出す提案書を同じ力で仕上げる必要はありません。 優先順位をつけることは、仕事ごとにかける力の配分を決めることでもあります。
手順1:タスクをすべて書き出す
最初にやるのは、抱えている仕事を1つ残らず書き出すことです。 頭の中だけで考えていると、思い出した順や、気になった順に手を付けてしまい、全体を比べられません。
書き出すときのコツ
書き出すときは、次の点に気をつけます。
- 大きな仕事は、30分から2時間ほどで終わる大きさに分ける
- 「〇〇の件」ではなく、「〇〇の見積書を作って送る」のように、何をすれば終わりなのかが分かる書き方にする
- 期限があるものは、期限を一緒に書く
- 誰かに頼まれた仕事は、頼んだ人の名前も書く
大きな仕事を分けるのは、かかる時間を見積もりやすくするためです。 「企画書を作る」のままでは、1時間で終わるのか3日かかるのか分かりません。 「構成を決める」「資料を集める」「下書きを書く」「上司に見てもらう」「直して提出する」と分ければ、それぞれにかかる時間が見えてきます。
書き出す場所を1つにする
書き出す場所は、紙のノート、表計算ソフト、タスク管理の道具のどれでも構いませんが、1つにまとめます。 メールの未読、メッセージの返信待ち、付箋のメモ、手帳と、やることが何か所にも散らばっていると、どこかで漏れが出ます。 新しい仕事を頼まれたら、その場で同じ場所に書き加える習慣をつけます。
手順2:緊急度と重要度で4つに仕分ける
書き出した仕事を、「緊急度」と「重要度」の2つの軸で仕分けます。 緊急度とは、どれだけ早く手を付けなければならないかの度合い、重要度とは、その仕事が成果や目標にどれだけ大きく関わるかの度合いです。 2つの軸で分けると、仕事は次の4つのどれかに入ります。 この仕分け方は、アイゼンハワー・マトリクス、または時間管理のマトリクスと呼ばれています。
| 区分 | 中身の例 | 扱い方 |
|---|---|---|
| 緊急で重要 | 今日が期限の提出物、取引先からのクレーム、システムの障害 | すぐに自分で片付ける |
| 緊急ではないが重要 | 新しい企画の準備、勉強、仕組みの見直し、人との関係づくり | 時間を決めて予定に入れる |
| 緊急だが重要ではない | 急ぎの問い合わせへの返事、定型の事務、一部の会議 | 短時間で片付けるか、人に任せる |
| 緊急でも重要でもない | 目的のない情報収集、急がない片付け | やめるか、空いた時間に回す |
緊急で重要な仕事
期限が迫っていて、やらなければ大きな影響が出る仕事です。 最優先で片付けますが、この区分の仕事ばかりが多い状態は、前もって準備できていないことの表れでもあります。 緊急で重要な仕事が毎日のように出てくるなら、その多くは、もっと早い段階で手を付けていれば緊急にならなかった仕事です。
緊急ではないが重要な仕事
優先順位のつけ方で最も大切なのが、この区分です。 期限が先か、期限がない仕事なので、毎日の急ぎの仕事に押されて、いつまでも後回しになりがちです。 しかし、この区分の仕事こそが、半年後、1年後の成果を左右します。 週の初めに、この区分の仕事のための時間を先に予定に入れておくと、後回しになるのを防げます。 たとえば「毎週火曜と木曜の午前9時から10時は企画の準備」のように、時間を決めて確保します。
緊急だが重要ではない仕事
急いでいるように見えるけれど、成果にはあまり関わらない仕事です。 電話やメッセージの返事、定型の書類の処理などがこれにあたります。 この区分の仕事に時間を取られすぎないように、まとめて片付ける時間を決めたり、他の人に任せられないかを考えたりします。
緊急でも重要でもない仕事
やらなくても困らない仕事です。 思い切ってやめるか、他の仕事がすべて終わった空き時間に回します。 仕分けをしてみると、この区分に入る仕事が意外に多いことに気づくことがあります。
仕分けの具体例
たとえば、営業の担当者が月曜の朝に、次の8つの仕事を書き出したとします。
- 取引先Aへの見積書の送付(今日が期限)
- 来月の新商品の提案資料づくり(期限は2週間後)
- 社内の経費精算(今週中)
- 取引先Bからの問い合わせへの返事(届いたばかり)
- 営業の勉強会の資料を読む(期限なし)
- 机の引き出しの整理(期限なし)
- 定例の部内会議への出席(今日の午後)
- 取引先Cとの関係づくりのための近況の連絡(期限なし)
仕分けると、見積書の送付は「緊急で重要」、提案資料づくりと取引先Cへの連絡と勉強会の資料は「緊急ではないが重要」、問い合わせへの返事と経費精算と部内会議は「緊急だが重要ではない」、引き出しの整理は「緊急でも重要でもない」に入ります。 問い合わせへの返事は、内容によっては重要に変わるため、まず中身を読んで判断します。 この例では、午前中に見積書を送り、問い合わせに返事をしたあと、提案資料づくりの時間を1時間確保し、午後の会議の後に経費精算をまとめて片付ける、という1日の流れが見えてきます。
重要度の基準を決めておく
仕分けで迷いやすいのが、重要度の判断です。 重要度は、自分や会社の目標にどれだけ近づくかで決めます。 目標がはっきりしていないと、どの仕事も重要に見えます。 今月や今期の目標を1行で書き、その目標に直接つながる仕事を重要と決めると、迷いが少なくなります。 上司や依頼主の目標が分からない場合は、「この仕事で一番大事なのは何か」を本人に確かめるのが近道です。
手順3:判断の基準で同じ区分の中の順番を決める
4つの区分に仕分けても、同じ区分の中にいくつも仕事が残ります。 そのときは、次の基準で順番を決めます。
期限が近いもの
同じ区分なら、期限が近いものを先にします。 期限は、提出の期限だけでなく、相手が確認するのにかかる時間も含めて考えます。 金曜が期限の資料でも、上司の確認に1日かかるなら、自分の締切は木曜です。
他の人の作業を止めているもの
自分の仕事が終わらないと、他の人が次の作業に進めない場合は、それを先にします。 たとえば、デザイナーに渡す原稿や、承認待ちの書類です。 自分の作業が10分で終わるのに、相手は丸1日待っている、という状態はチーム全体の時間を失います。
短時間で終わるもの
数分で終わる仕事は、思い出したときに片付けたほうが、書き出して管理する手間より早いことがあります。 ただし、短い仕事ばかりを先にすると、重要で時間のかかる仕事がいつまでも始まりません。 短い仕事は、まとめて片付ける時間を1日の中で決めておきます。
影響が大きいもの
やらなかった場合に困る人の数、失う金額、取り返しのつかなさが大きいものを先にします。 お客様や取引先に関わる仕事は、社内だけで完結する仕事より影響が大きいことが多いです。
効果と手間で比べる
順番に迷ったら、効果の大きさと、かかる手間の大きさで比べる方法もあります。 効果が大きく手間が小さい仕事を最初に、効果が大きく手間も大きい仕事を次に、効果が小さく手間も小さい仕事を空き時間に回し、効果が小さく手間が大きい仕事はやめるか見直す、という順番です。 この考え方は、ペイオフマトリクスと呼ばれます。
他の仕分けの方法
緊急度と重要度のほかにも、優先順位をつける方法があります。 仕事の性質に合わせて使い分けます。
ABCで3つに分ける
仕事を「A:今日必ずやる」「B:今週中にやる」「C:時間があればやる」の3つに分ける方法です。 4つの区分より単純で、毎朝の短い時間で仕分けられます。 Aに入れる仕事は3つほどまでに絞ると、確実に片付けられます。
やる必要の強さで4つに分ける
プロジェクトの機能や作業を、「必ずやる」「できればやる」「余裕があればやる」「今回はやらない」の4つに分ける方法です。 英語の頭文字からMoSCoW(モスクワ)分析と呼ばれます。 複数の人と、何を今回の範囲に入れるかを話し合うときに使いやすい方法です。 「今回はやらない」を先に決めておくと、後から範囲が膨らむのを防げます。
1つずつ比べて順番をつける
候補が少ないときは、2つずつ比べて「どちらを先にするか」を決めていく方法もあります。 すべての組み合わせで比べると、迷いながらでも順番がはっきりします。 候補が多いと手間がかかるため、5つほどまでのときに向いています。
表計算ソフトで優先順位の表を作る方法
仕事の数が多いときは、表計算ソフトで優先度を数値にすると、並べ替えで順番を出せます。 次のような列を作ります。
| 列 | 書くこと |
|---|---|
| A タスク | 〇〇の見積書を作って送る |
| B 重要度 | 1から3の数字(3が最も重要) |
| C 緊急度 | 1から3の数字(3が最も急ぐ) |
| D 期限 | 2026/11/14 |
| E 見込み時間 | 1.5(時間) |
| F 優先度 | 計算で出す |
| G 状況 | 未着手、進行中、完了 |
優先度の列には、重要度と緊急度を組み合わせた式を入れます。 重要度を重く見るなら、F2のセルに「=B2*2+C2」のような式を入れ、重要度に2倍の重みをつけます。 こうすると、重要度が高い仕事ほど上位に来て、緊急なだけの仕事が上に並びすぎるのを防げます。
優先度が計算できたら、優先度の列で大きい順に並べ替えます。 Excelでは、データのタブの「並べ替え」から、優先度の列を降順にし、2番目の基準に期限の列を昇順に指定すると、同じ優先度なら期限が近い順に並びます。 手順は Microsoft のデータを並べ替える方法の案内で確かめられます。 元の表を崩さずに、別のシートに並べ替えた結果を表示したい場合は、SORT関数が使えます。 たとえば「=SORT(A2:G50,6,FALSE)」と入力すると、6列目(優先度)の大きい順に並んだ表が表示されます。
状況の列が「完了」の行に色を付けたり、期限が過ぎた行を赤くしたりすると、表を開いたときに状態が一目で分かります。 Googleスプレッドシートを使っている場合は、Google の条件付き書式のヘルプに設定の手順が書かれています。
数値はあくまで目安にする
数値にすると順番が機械的に決まって楽になりますが、数値はあくまで目安です。 並べ替えた結果を見て、「これは本当はもっと先にやるべきだ」と感じたら、重要度や緊急度の数字を直します。 数値をつける過程で、仕事の中身を考え直すこと自体に意味があります。
手順4:1日の予定に落とし込む
優先順位が決まったら、それを1日の予定に落とし込みます。 順番だけ決めても、時間を確保しなければ、急ぎの仕事に押し流されます。
かかる時間を見積もって予定に入れる
優先順位の高い仕事から順に、見込み時間を予定に入れていきます。 1日の仕事の時間をすべて埋めるのではなく、6割から7割ほどにとどめ、残りは急な依頼や、見積もりより時間がかかったときのために空けておきます。 予定をすべて埋めると、1つ遅れただけで後ろの仕事がすべてずれ込みます。
集中が必要な仕事を先にする
考える力が必要な仕事は、頭がすっきりしている時間に入れます。 多くの人にとっては午前中ですが、人によって違うため、自分が集中しやすい時間を見つけて、そこに重要な仕事を入れます。 メールの返事や定型の事務は、集中が切れやすい時間帯にまとめます。
1日の終わりに見直す
1日の終わりに、終わった仕事と終わらなかった仕事を確かめます。 終わらなかった仕事は、翌日の予定に入れ直すか、優先順位を見直します。 毎日の見直しを5分ほど続けると、自分がどの仕事に時間を多く取られているかが見えてきます。
かかる時間を見積もる力をつける
優先順位をつけても、1つひとつの仕事にかかる時間の見積もりが外れると、予定はすぐに崩れます。 見積もりの力は、経験だけでなく、記録で伸ばせます。
見込みと実際の時間を記録する
表の「見込み時間」の列の隣に「実際の時間」の列を作り、仕事が終わったら、実際にかかった時間を書きます。 2週間ほど続けると、自分がどの種類の仕事で見積もりを外しやすいかが分かります。 たとえば、資料作りは見込みの1.5倍かかっている、メールの返事は見込みより早く終わっている、といった傾向です。 傾向が分かれば、次からはその分を見込んで予定を立てられます。
初めての仕事は長めに見る
初めて取り組む仕事は、何が分からないのかも分からないため、見積もりが外れやすくなります。 初めての仕事は、思いついた時間の2倍ほどを見込んでおき、途中で一度、残りの作業と時間を見直します。 半分の時間が過ぎた時点で、作業の半分が終わっていなければ、早めに依頼した人に相談します。
待ち時間も見込む
自分の作業時間だけでなく、相手の返事を待つ時間、確認してもらう時間も見込みます。 自分の作業は1時間で終わっても、相手の確認に2日かかれば、仕事が完了するのは2日後です。 返事を待つ仕事は、早めに相手に投げておき、待っている間に別の仕事を進めると、全体の時間を短くできます。
働き方別の優先順位のつけ方の例
優先順位のつけ方の基本は同じでも、働き方によって、重視する点が変わります。 3つの例で考えます。
会社で事務の仕事をしている場合
事務の仕事は、他の部署や社外から頼まれる仕事が多く、締切がばらばらです。 朝のうちに、その日に頼まれている仕事を書き出し、期限の早い順に並べます。 そのうえで、請求書や給与のように、遅れるとお金や取引先に影響が出る仕事を最優先にします。 月末や月初のように仕事が集中する時期が決まっている場合は、その前の週に、前倒しでできる仕事を片付けておくと、集中する時期の負担が軽くなります。
フリーランスで複数の取引先から仕事を受けている場合
複数の取引先の仕事が重なるときは、取引先ごとではなく、すべての仕事を1つの表に並べて比べます。 取引先ごとに別々に管理していると、ある取引先の仕事に没頭している間に、別の取引先の締切が迫っていることに気づかないことがあります。 納品の期限に加えて、修正の依頼が来る可能性も見込んで、余裕のある日程で引き受けます。 新しい仕事の相談が来たときは、表を見て、今の仕事と重なっても無理がないかを確かめてから返事をします。
家事や育児と在宅の仕事を両立している場合
家事や育児と仕事を両立している場合は、仕事に使える時間そのものが細切れになります。 子どもが寝ている間や、保育園に預けている間など、まとまった時間がとれる枠に、集中が必要な仕事を入れます。 細切れの時間には、メールの返事や、資料を読むなど、途中で中断しても困らない仕事を回します。 家族の予定と仕事の予定を同じ場所に書いておくと、どの時間が使えるのかが分かりやすくなります。
優先順位を相手に伝えるときの例文
優先順位は、自分の中で決めるだけでなく、相手に伝えることで初めて役に立つ場面があります。 次は、上司に急な依頼を受けたときの返事の例です。
「承知しました。 ただいま〇〇の資料を本日17時の提出に向けて作成しております。 こちらを先に進めますと、〇〇の資料は明日の午前中の提出になりますが、よろしいでしょうか。 もし〇〇の資料を優先すべきでしたら、ご指示ください。」
取引先に納期の相談をするときは、次のように伝えます。
「いつもお世話になっております。 ご依頼いただいた〇〇の件、ありがとうございます。 現在お受けしている案件の納品が〇日までございますため、〇〇は〇日の納品でお受けできればと存じます。 お急ぎの場合は、先に〇〇の部分だけを〇日にお送りすることもできますので、ご希望をお知らせください。」
どちらの例も、今抱えている仕事と、引き受けた場合に何がどう変わるのかを具体的に伝えています。 判断を相手に委ねる一文を添えると、相手も優先順位を考えやすくなります。
急な割り込みへの対応
優先順位を決めても、急な依頼や問い合わせは毎日のように入ってきます。 割り込みのたびに予定を崩していると、決めた優先順位は意味を持ちません。
割り込みも同じ基準で仕分ける
急な依頼が来たら、すぐに手を付ける前に、緊急度と重要度で仕分けます。 本当に今すぐやるべき仕事なのか、今日中でよいのか、明日でもよいのかを確かめます。 依頼した人に「いつまでに必要ですか」と聞くと、思っていたほど急いでいないことも少なくありません。
引き受けるときは何を後にするかを伝える
新しい仕事を引き受けると、何かが後になります。 上司から急な仕事を頼まれたら、「この仕事を先にすると、〇〇の資料は明日の午後になりますが、よろしいでしょうか」と、後になる仕事を伝えて判断を仰ぎます。 自分1人で抱え込まず、優先順位を相手と一緒に決めることで、後から「なぜあれが終わっていないのか」と言われるのを防げます。
チームで優先順位をそろえる方法
チームで仕事をしている場合は、一人ひとりが別々に優先順位をつけていると、全体の進み方がちぐはぐになります。 自分にとっては後回しでよい仕事が、隣の人の作業を止めていることもあります。
優先順位を決める人を決める
チームの中で優先順位が食い違ったときに、誰が最終的に決めるのかを決めておきます。 多くの場合は、プロジェクトの責任者や上司です。 決める人がいないと、声の大きい人の仕事が先になったり、誰も手を付けない仕事が残ったりします。
週に1回、全員で見直す
週の初めに短い打ち合わせを開き、今週の重要な仕事と、その担当と期限を全員で確かめます。 先週終わらなかった仕事と、その理由も共有します。 誰がどの仕事を抱えているかが見えると、手が空いている人が他の人を手伝うこともできます。
共有の表や道具を使う
チームの仕事を1つの表で共有する場合は、表計算ソフトのファイルを共有し、担当者の列を加えます。 ただし、何人もが同時に書き換えると、誰が最新の状況に直したのかが分かりにくくなり、行の並べ替えで他の人の見ている画面が崩れることもあります。
担当と期限と進み具合を複数人で共有したい場合は、プロジェクト管理の道具を使う方法があります。 その選択肢の1つがPinatecaです。 公式サイトによると、Pinatecaは、カンバン(列にカードを並べて進み具合を動かす形)、ガントチャート(期間を横に並べて締切の重なりを見る形)、リスト(表で全件を並べて絞り込む形)、グリッド(縦横2軸のマトリクスにカードを並べる形)など8種類のボードと、カードごとのコメントやチャットを備えたプロジェクト管理の道具です。 グリッドボードを使えば、縦軸を重要度、横軸を緊急度にして、仕事のカードを4つの区分に並べて共有できます。 カードには担当と期限を付けられ、優先度のような項目をカスタムフィールドとして加えることもできると案内されています。
料金は、公式の料金ページによると、5人までのチームならフリープランが0円で、ボードは10個まで、8種類のボードやチャット、カスタムフィールドが使えます。 6人目または11個目のボードからはスタンダードプランで、1人あたり月額500円(年払いなら1人あたり月額400円、税抜)と案内されています。 最新の料金と機能は、Pinateca の掲載ページと公式サイトで確かめてください。 Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。
1人で仕事を管理する場合や、仕事の数が少ない場合は、紙のノートや表計算ソフトで十分です。 道具を選ぶのは、何人で、どれだけの仕事を共有したいのかが決まってからにします。
やめる仕事を決める
優先順位をつけても時間が足りないときは、仕事そのものを減らすことを考えます。 「緊急でも重要でもない」に仕分けた仕事だけでなく、ほかの区分の仕事の中にも、やめられるものや、やり方を変えられるものがあります。
続けている理由を確かめる
毎週作っている報告書、定例の会議、毎日の確認の作業など、以前から続いている仕事は、続けている理由を確かめます。 始めたときには必要だったけれど、今は誰も読んでいない報告書や、決めることのない会議が残っていることがあります。 その仕事の結果を受け取っている人に「これがなくなると困りますか」と聞くと、やめてよいかどうかが分かります。
出来の高さを下げる
やめられない仕事でも、求められる出来の高さを下げられることがあります。 社内向けの資料なら、見た目を整える時間を減らし、要点だけを箇条書きにしても伝わります。 どこまでの出来が必要かを、仕事を受けるときに相手と確かめておくと、必要以上に時間をかけずに済みます。
まとめて片付ける
同じ種類の仕事は、まとめて片付けると切り替えの時間が減ります。 メールの返事は1日に2回か3回と時間を決め、そのたびにまとめて返します。 請求書の処理や経費の精算も、毎日少しずつではなく、週に1回まとめるほうが早く終わることがあります。
優先順位をつける習慣を続ける仕組み
優先順位のつけ方は、一度覚えれば終わりではなく、毎日続けることで役に立ちます。 続けるために、次のような仕組みを作ります。
- 朝の始業の10分を、その日の仕事の書き出しと仕分けの時間に決める
- 週の初めの30分を、今週の重要な仕事を予定に入れる時間に決める
- 1日の終わりの5分を、終わった仕事と残った仕事の確認に使う
- 月に1回、目標と、重要な仕事にかけた時間の割合を振り返る
時間を決めて予定に入れておくと、忙しい日でも飛ばしにくくなります。 最初から完璧にやろうとせず、まずは朝の書き出しだけを2週間続けてみると、効果を感じやすくなります。
優先順位づけでよくある失敗
優先順位をつけること自体に時間をかけすぎる
表を作り込んだり、数値を細かく調整したりすることに時間をかけすぎると、肝心の仕事が進みません。 仕分けは毎朝10分ほど、週の見直しは30分ほどと時間を決めて行います。
一度決めた順番を見直さない
状況は毎日変わります。 昨日決めた優先順位が、今日の新しい依頼で変わることもあります。 決めた順番に縛られすぎず、1日の終わりと週の初めに見直します。
緊急な仕事ばかりを片付けて満足する
緊急な仕事を片付けると、たくさん仕事をした気持ちになります。 しかし、それだけでは、緊急ではないが重要な仕事がいつまでも進みません。 週の終わりに、重要な仕事にどれだけ時間を使えたかを振り返ると、偏りに気づけます。
頼まれた仕事を断れない
すべての依頼を引き受けていると、優先順位をつける余地がなくなります。 引き受ける前に、今抱えている仕事の量と期限を確かめ、無理なら期限を延ばしてもらうか、他の人に頼んでもらうように伝えます。
優先順位をつける力が活きる仕事と、運営者として見てきたこと
フリーランスや在宅で仕事を請け負う人にとって、優先順位をつける力は、そのまま仕事の信頼につながります。 複数の取引先から仕事を受けていると、期限や重要度の違う仕事が同時に重なるからです。 業務の進め方そのものを見直し、生成AIなどの道具の使い方を提案する仕事もあり、その内容はAIコンサル・業務活用支援のお仕事で紹介しています。
2004年から在宅ワークとフリーランスの仲介を続けてきた運営者として見てきた限りでは、長く仕事が続く人ほど、受けた仕事の期限を先に確かめ、間に合わないと分かった時点で早めに相談しています。 依頼する側から見ると、期限の直前に「間に合いません」と言われるより、数日前に「この順番で進めて、〇日になります」と伝えてもらえるほうが、ずっと助かります。 そうした人は「この人に任せると楽」と思われ、次の依頼にもつながりやすくなります。 仲介の手数料が乗らない直接の取引なら、依頼する側は同じ予算でより多くの仕事を頼め、受ける側は手取りが厚くなります。 優先順位をきちんと伝えられる人ほど、こうした関係を長く続けられています。
デザインの仕事のように、修正の依頼が何度も重なる仕事では、特に優先順位の伝え方が問われます。 デザインの仕事の相場は、デザイナーの年収・単価相場で確かめられます。 会社の仕事の進め方を外から診断し、改善を助言する国家資格として、中小企業診断士もあります。
よくある質問
Q. 緊急度と重要度はどうやって判断すればよいですか?
緊急度は期限の近さと、手を付けなければならない早さで判断します。重要度は、自分や会社の目標にどれだけ近づくかで判断します。目標がはっきりしていないとどれも重要に見えるため、今月の目標を1行で書き、それに直接つながる仕事を重要と決めると迷いが少なくなります。
Q. すべてのタスクが緊急で重要に見えるときはどうすればよいですか?
期限を相手の確認にかかる時間まで含めて確かめ、本当に今日必要なものだけを残します。依頼した人に「いつまでに必要ですか」と聞くと、思っていたほど急いでいないことも少なくありません。それでも多すぎる場合は、上司や依頼主に何を後にしてよいかを相談します。
Q. 優先順位をつけてもすぐに崩れてしまいます。どうすればよいですか?
1日の予定をすべて埋めず、6割から7割ほどにとどめて、急な依頼のための時間を空けておきます。割り込みが来たら、すぐに手を付ける前に緊急度と重要度で仕分けます。1日の終わりに5分ほど見直し、終わらなかった仕事を翌日に入れ直す習慣をつけると、崩れても立て直しやすくなります。
Q. タスクの管理は紙と表計算ソフトのどちらがよいですか?
1人で仕事の数が少ないなら、紙のノートでも十分です。仕事の数が多く、期限や優先度で並べ替えたい場合は表計算ソフトが便利です。どちらを使う場合も、やることを書き出す場所を1つにまとめることが大切です。複数人で共有したい場合は、共有できる表や道具を検討します。
この記事について
編集部
監修:@SOHO編集部
2004年よりフリーランス・在宅ワーク向けサービスを運営。生成AIで作成した下書きを、一次情報と照らし合わせて確認したうえで公開しています。

この記事を書いた人
@SOHO編集部
フリーランス・在宅ワークの専門メディア
@SOHOは2004年から続く、日本のフリーランス・在宅ワーク向け案件サイトです。記事は生成AIで下書きを作り、数値・固有名・出典を一次情報と照らし合わせる確認の手順を経て公開しています。
関連記事
カテゴリから探す

クラウドソーシング入門
クラウドソーシングの基礎知識・始め方・サイト比較

職種別ガイド
職種・スキル別の案件獲得方法と単価相場

副業・在宅ワーク
副業・在宅ワークの始め方と対象者別ガイド

フリーランス
フリーランスの独立・営業・実務ノウハウ

お金・税金
確定申告・節税・経費・ローンなどお金の知識

スキルアップ
プロフィール・提案文・単価交渉などのテクニック

比較・ランキング
サービス比較・おすすめランキング

AI活用
職種別にChatGPT・生成AIを活用して業務効率化・収益化するノウハウ

最新トレンド
市場動向・法改正・AIなど最新情報

発注者向けガイド
クラウドソーシングで外注・人材探しをする企業・個人向け

転職・キャリア
転職エージェント・転職サイト比較・キャリアチェンジ

看護師の転職・求人
看護師の転職・派遣・単発バイト・副業など働き方のガイド。診療や医学の情報は扱いません

薬剤師の転職・求人
薬剤師・登録販売者の転職・派遣・パートなど働き方のガイド。診療や医学の情報は扱いません

介護職の転職・求人
介護職・介護福祉士・ケアマネジャー・訪問介護員の転職・派遣・夜勤など働き方のガイド

保育士の転職・求人
保育士・保育補助・幼稚園教諭の転職・派遣・パートなど働き方のガイド

医療職の転職・求人
医師・産業医・リハビリ職・歯科衛生士・管理栄養士・医療事務の転職や働き方のガイド。診療や医学の情報は扱いません

保険
生命保険・医療保険・フリーランスの保険設計

採用・求人
無料求人掲載・採用コスト削減・人材募集の方法

オフィス・ワークスペース
バーチャルオフィス・コワーキング・レンタルオフィス

法律・士業
契約トラブル・士業独立開業・フリーランス新法

シニア・50代
シニア世代のキャリアチェンジ・副業・年金

セキュリティ
サイバーセキュリティ・脆弱性対策・情報保護

金融・フィンテック
暗号資産・決済・ブロックチェーン・金融テクノロジー

ガジェット・機材
フリーランスに役立つPC・デバイス・周辺機器

子育て×働き方
子育てと在宅ワークの両立・保育園・時間管理

補助金・助成金
個人事業主・フリーランスが使える公的補助金・助成金・給付金の申請ガイド

M&A・事業売却
会社売却・事業承継・事業譲渡を考える経営者向け。売却の流れ、税金、従業員への伝え方、仲介会社の選び方

アウトソーシング・外注ガイド
SNS運用・経理・広告など、業務のアウトソーシング(外注)を検討する企業・個人向け。費用相場・依頼の流れ・失敗しない選び方







