無料のタスク管理ツールを選ぶときに比べたい機能と、有料に切り替える目安

チームや自分の仕事を整理するために、まずは無料のタスク管理ツールから始めたい。そう考えて探し始めると、候補が多すぎて、どこを比べればよいのか分からなくなりがちです。無料プランは、どのツールも「無料で使える」と書かれていますが、使える人数、作れるボードの数、使える機能の範囲はツールによって大きく違います。

この記事では、無料のタスク管理ツールを選ぶときに比べたい機能を整理し、代表的なツールの無料プランの内容を、各社の公式ページで確かめた記載をもとに紹介します。そのうえで、無料のまま使い続けてよい場合と、有料プランに切り替えたほうがよい目安もお伝えします。

個人で使うかチームで使うかで選び方が変わる

タスク管理ツールを選ぶ前に、最初に決めておきたいのが、個人で使うのか、チームで使うのかです。この2つでは、求められる機能がまったく違います。

個人で使う場合は、やることを素早く書き留め、期限を付け、終わったら消す、という操作が軽快にできることが一番大切です。スマートフォンとパソコンの両方で同じ一覧を見られること、期限の前に通知が来ることがあれば、多くの場合は足ります。Googleのアカウントで使えるGoogle ToDo リストや、MicrosoftのアカウントでつかえるMicrosoft To Doのように、普段使っているサービスに付いてくる無料のツールで十分なことも少なくありません。

チームで使う場合は、話が変わります。誰がどの仕事を持っているか、どこで止まっているか、いつまでに終わるかを、メンバー全員が同じ画面で確かめられることが必要です。担当者の割り当て、コメントのやりとり、進み具合を列で動かすカンバンボード、期間を横棒で並べるガントチャートなど、個人用のツールにはない機能が求められます。

この記事で主に扱うのは、チームで使うタスク管理ツールです。チームで使うツールは、無料プランの上限がチームの人数や使い方と合わないと、使い始めてすぐに有料プランへの切り替えを迫られます。選ぶ前に、次の3つを書き出しておくと、比較がずっと楽になります。

・使う人数（半年後、1年後に何人になりそうかも含めて）
・管理したい仕事の種類と、案件やプロジェクトの数
・社外のメンバー（業務委託先や取引先）を招待するかどうか

この3つが決まっていれば、無料プランの上限と照らし合わせるだけで、候補を2つか3つに絞れます。

無料プランで比べたい7つの機能

チームで使うタスク管理ツールの無料プランを比べるときに、確かめておきたい点を7つ挙げます。

比べる点	確かめる内容
人数の上限	無料で何人まで使えるか。数え方はワークスペース単位か
ボードやプロジェクトの数	無料で作れる数に上限があるか
見方の種類	カンバン、リスト、カレンダー、ガントチャートのどれが使えるか
ファイルの容量	全体の容量と、1ファイルあたりの上限
ゲストの扱い	社外の人を招待できるか、人数に数えられるか
権限	見るだけの人、編集できる人を分けられるか
連携	チャットやカレンダー、ほかのツールとつなげられるか

1つ目の人数の上限は、もっとも重要な点です。無料プランの人数の上限は、ツールによって2人から10人程度まで幅があります。今の人数だけでなく、半年後の人数も考えて選ばないと、メンバーが1人増えただけで有料に切り替えることになります。

2つ目のボードやプロジェクトの数も見落としやすい点です。人数は少なくても、案件ごとにボードを作る使い方をすると、ボードの上限に先に達することがあります。

3つ目の見方の種類は、ツールによって差が大きいところです。カンバンボードはどのツールでも無料で使えることが多い一方、ガントチャートやタイムラインは有料プランだけ、というツールが少なくありません。締め切りの重なりを見たいチームは、無料プランでどこまで使えるかを必ず確かめます。

4つ目の容量は、資料や画像をタスクに添付する使い方をするなら大切です。全体の容量だけでなく、1ファイルあたりの上限も確かめましょう。デザインのデータや動画を扱うチームでは、1ファイルあたりの上限が小さいと使えないことがあります。

5つ目と6つ目のゲストと権限は、業務委託のメンバーや取引先と一緒に使う場合に効いてきます。社外の人も人数の上限に数えられるのか、見るだけの人は数えないのかで、無料で使える範囲が変わります。

7つ目の連携は、すでに使っているチャットやカレンダーとつなげたいときに確かめます。無料プランでは連携の数に上限があることもあります。

仕事の種類別に見る選び方

比べたい機能が分かっても、自分たちの仕事に何が必要かが分からないと、選びきれません。仕事の種類ごとに、重視したい点を整理します。

仕事の種類	重視したい点
記事や動画の制作	カンバンボード、ファイルの容量、確認待ちを分ける列
Webサイトやアプリの開発	ガントチャート、課題の親子関係、外部ツールとの連携
営業や問い合わせ対応	担当者の割り当て、期限の通知、フォームからのタスク作成
経理や総務の定型業務	繰り返しのタスク、チェックリスト、権限の管理
建築や設計の案件管理	ガントチャート、図面などの大きなファイル、社外の人との共有

記事や動画の制作のように、企画から公開まで決まった段階を順に進む仕事では、カンバンボードで段階ごとに列を作る使い方が合います。画像や動画を添付するなら、1ファイルあたりの容量の上限が小さいツールは避けます。

開発の仕事では、作業の順番と締め切りの管理が欠かせません。ガントチャートが無料で使えるか、課題を親と子に分けて管理できるか、ソースコードの管理ツールやチャットとつなげられるかを確かめます。

営業や問い合わせ対応では、次々に入ってくる仕事を担当者に割り振り、期限までに返す必要があります。担当者の割り当てと期限の通知がしっかりしていることが大切です。

経理や総務の定型業務では、毎月や毎週繰り返す作業を自動で作る機能があると、登録の手間が減ります。請求や支払いに関わるタスクは、見られる人を限る権限の管理も確かめておきます。

建築や設計の案件では、工程の順番が厳密に決まっていることが多く、ガントチャートが特に役立ちます。図面のような大きなファイルを扱うことや、施主や協力会社など社外の人と進み具合を共有することも多いため、容量とゲストの扱いを重点的に比べます。

自分たちの仕事に近い行を見て、重視したい点を2つか3つに絞ると、比較の表のどこを見ればよいかがはっきりします。

主なツールの無料プランの内容

代表的なツールについて、2026年10月5日に各社の公式の料金ページで確かめた無料プランの内容を整理します。料金や上限は改定されることがあるので、導入の前に必ず公式のページで最新の内容を確かめてください。

ツール	無料プランの人数	主な上限と内容	有料プランの例
Trello	ワークスペースあたり10コラボレーターまで	ボードはワークスペースあたり最大10枚、カードは無制限、1ファイル10MBまで	Standardは年払いで1ユーザーあたり月額5ドル
Asana	2人まで	タスクとプロジェクトは無制限、リスト・ボード・カレンダーの表示、1ファイル100MBまで	Starterは年払いで1ユーザーあたり月額1,200円
Backlog	2026年10月時点は10名まで	2027年1月1日から新しいフリープランは5名までに変更	2027年1月からエコノミーなど3つのプランに改定

Trelloは、カンバンボードのツールとして広く使われています。無料プランでもカードの数に上限はなく、人数も10人まで使えます。一方で、公式の料金ページでは、カレンダーやタイムライン、テーブルといったボード以外の見方は、Premium（年払いで1ユーザーあたり月額10ドル）の機能として案内されています。

Asanaは、無料のPersonalプランを「個人的なプロジェクトを管理する1～2人のユーザー向け」と位置づけています。タスクとプロジェクトの数に上限はなく、リスト、ボード、カレンダーの表示も使えますが、人数は2人までです。タイムラインやガントチャートは、有料のStarterプランから使えると案内されています。

Backlogは、国産のプロジェクト管理ツールで、プランの改定を予定しています。ヌーラボの公式ブログでは、無料プランについて次のように説明しています。

2027年1月1日に、新しいフリープランへ自動的に切り替わります。新しいフリープランではユーザー上限が10名から5名に変更されます。既存の6〜10名のメンバーは引き続きご利用いただけますが、新しくユーザーの追加はできなくなります。 出典: backlog.com

同じブログでは、現在の有料プランの新規契約が2026年12月31日で終わり、2027年1月1日から、エコノミー、ビジネス、プロフェッショナルの3つのプランに切り替わることも案内されています。いまBacklogの無料プランを6人以上で使っているチームや、これから導入を考えているチームは、改定後の条件で考えておく必要があります。

無料プランで気をつけたい見えない上限

無料プランの比較表には、人数とボードの数のように分かりやすい上限が並びます。ところが、実際に使い始めると、比較表には出てこない制約にぶつかることがあります。

1つ目は、数え方の違いです。人数の上限が「ワークスペースあたり」なのか「アカウント全体」なのかで、使える範囲が変わります。ワークスペースを分ければ人数の上限を回避できるように見えても、ボードや情報をワークスペースの間で共有できず、かえって不便になることもあります。

2つ目は、ゲストの数え方です。取引先に進み具合を見てもらうために招待したら、その人も人数の上限に数えられていた、ということがあります。見るだけの人を数えないツールと、数えるツールがあるので、社外の人と使う予定があるなら、事前に確かめておきます。

3つ目は、自動化や連携の回数です。無料プランでも自動化の機能が使えるツールは多いものの、1か月あたりの実行回数に上限があることがあります。たとえばTrelloの無料プランでは、ワークスペースでのコマンドの実行が月250回までと案内されています。

4つ目は、料金の改定です。無料プランの上限は、提供する会社の判断で変わることがあります。前の節で紹介したBacklogのように、人数の上限が下がる改定もあります。無料プランを長く使う前提で選ぶなら、提供する会社のお知らせを定期的に確かめておくと安心です。

5つ目は、海外のツールの料金の通貨です。ドル建ての料金は、為替によって円での負担が変わります。社内で予算を立てるときは、為替の変動も見込んでおきましょう。

6つ目は、スマートフォンでの使い勝手です。比較表では「スマートフォン対応」と一言で書かれていても、パソコンの画面でできる操作がスマートフォンのアプリではできないことがあります。Trelloのように、無料プランにiOSとAndroidのアプリが含まれると明記しているツールもありますが、外出先からタスクを更新することが多いチームは、実際にアプリを入れて、タスクの作成、担当者の変更、コメントといったよく使う操作を試しておくと安心です。

こうした見えない上限は、比較表を眺めているだけでは分かりません。候補を絞ったら、公式のヘルプや料金ページの注記まで読み、気になる点は問い合わせて確かめておくと、導入後に困ることが減ります。

タスクの書き方で使い勝手は変わる

同じツールを使っていても、タスクの書き方ひとつで、使いやすさは大きく変わります。ツールを選ぶのと同じくらい、書き方のルールを揃えることが大切です。

1つ目は、タスクの名前を動作で書くことです。「A社 見積」とだけ書くと、見積を作るのか、送るのか、返事を待っているのかが分かりません。「A社に見積書を送る」のように、何をしたら終わりかが分かる書き方にします。

2つ目は、1つのタスクを小さくすることです。「Webサイトのリニューアル」のような大きなタスクは、いつまでも終わらず、進み具合が見えません。1日から数日で終わる大きさに分け、大きな仕事はチェックリストや子タスクで管理します。

3つ目は、期限と担当者を必ず付けることです。期限のないタスクは後回しになり、担当者のないタスクは誰も手を付けません。期限がはっきりしない場合でも、「いつまでに決めるか」の期限を付けておきます。

4つ目は、完了の条件を書いておくことです。タスクの説明欄に「取引先の承認をもらったら完了」のように書いておくと、担当者が変わっても、何をすれば終わるのかが伝わります。

5つ目は、やりとりをタスクのコメントに残すことです。チャットやメールで話した内容を、関係するタスクのコメントに一言残しておくと、あとから経緯を追えます。

この5つは、どのツールでも同じように使えます。ツールを乗り換えることになっても、書き方のルールはそのまま持っていけます。

試用の1か月で確かめたいこと

候補を2つか3つに絞ったら、実際の仕事で試してみます。試用の期間に確かめたいことを整理しておくと、比べやすくなります。

・メンバー全員が、説明なしでタスクを作り、動かせたか
・スマートフォンからの確認や更新が、ストレスなくできたか
・通知が多すぎたり少なすぎたりしなかったか
・締め切りの近いタスクを、すぐに見つけられたか
・ほかの連絡手段とのすみ分けが、自然にできたか
・1か月たったとき、無料プランの上限にどれだけ近づいたか

最後の点は特に大切です。1か月で人数やボードの上限の半分を使っているなら、半年後には上限に達する見込みが高くなります。その場合は、有料プランの料金も含めて比べ直します。

有料プランに切り替える目安

無料プランで始めたチームが、どのタイミングで有料プランに切り替えるべきか。判断の目安を5つ挙げます。

1つ目は、人数やボードの上限に近づいたときです。上限まで残り1人、残り1枚という状態になったら、切り替えを検討し始めます。上限に達してから慌てて切り替えると、社内の承認が間に合わず、新しいメンバーを招待できない期間ができてしまいます。

2つ目は、無料プランにない機能を、別の手段で補い始めたときです。締め切りの管理のためにガントチャートを表計算で別に作っている、ファイルの容量が足りずに別のサービスに資料を保存している、といった状態は、切り替えのサインです。2つの道具を行き来する手間は、目に見えにくいコストです。

3つ目は、ツールの情報が仕事の記録として重要になったときです。取引先とのやりとりや決まったことをツールに残すようになると、権限の管理や、操作の履歴、データのバックアップが大切になります。こうした管理の機能は、有料プランで強化されることが多くあります。

4つ目は、ツールに関する時間が増えたときです。上限を回避するために古いボードを削除する、ワークスペースを分けて管理する、といった作業に時間を取られているなら、有料プランの料金より、その時間のほうが高くついている可能性があります。

5つ目は、費用を計算して納得できたときです。有料プランの料金は、人数に比例して増えるものが多くあります。たとえば、1ユーザーあたり月額1,200円のプランを8人で使うと、1か月あたり9,600円、1年で115,200円です。メンバー1人が1日に10分の探し物や確認の手間を減らせるなら、1か月20日の稼働で8人分、合計約26時間になります。この時間の価値と料金を比べて、納得できるかを判断します。

有料に切り替えるときの手順と注意点

有料プランへの切り替えを決めたら、次の順番で進めると、トラブルを避けられます。

1. 有料プランで使う機能と、人数の見込みを書き出します
2. 月払いと年払いの料金を比べます。年払いのほうが安いツールが多いですが、途中で人数が減っても返金されないことがあります
3. 社内の承認に必要な書類（見積書、請求書の形式、支払い方法）を確かめます
4. 契約の前に、データのバックアップを取ります
5. 切り替えの日をメンバーに知らせ、切り替え後の使い方の変更点を共有します

年払いか月払いかは、チームの人数が安定しているかで決めます。人数がこれから増える見込みのあるチームは、月払いで様子を見て、半年ほどで人数が固まってから年払いに切り替える方法もあります。

社内の承認では、請求書の形式がつまずきの原因になりやすいです。海外のツールは、クレジットカードでの支払いが基本で、日本の会社が経理で使う形式の請求書が出ないことがあります。経理の担当者に、カード払いでよいか、どんな書類が必要かを先に確かめておくと、契約が止まらずに済みます。

もう1つ、別のツールに乗り換える場合は、データの移し方を確かめます。ツールによっては、ほかのツールのエクスポートファイルを読み込む機能を用意しています。移行の機能がない場合は、カードやタスクを手で移すことになり、件数によっては数日がかりの作業になります。

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無料プランでもしておきたいデータの守り方

無料プランだからといって、ツールに残す情報が軽いわけではありません。仕事の依頼、決まったこと、取引先とのやりとりは、会社にとって大切な記録です。無料プランで使う場合も、次の点はしておきましょう。

1つ目は、定期的なエクスポートです。多くのツールには、ボードやタスクをファイルに書き出す機能があります。月に1回程度、書き出したファイルを社内の保存場所に保存しておくと、ツールの障害や、誤って削除した場合に備えられます。無料プランでは書き出しの形式が限られることもあるので、どの形式で書き出せるかを先に確かめておきます。

2つ目は、管理者を2人以上にすることです。ツールを導入した担当者1人だけが管理者になっていると、その人が異動や退職をしたときに、設定を変えられなくなります。管理者の権限は、少なくとも2人に持たせておきます。

3つ目は、メンバーが抜けたときの手続きです。退職したメンバーや、契約が終わった業務委託のメンバーのアカウントが残ったままになっていると、社外の人が仕事の情報を見られる状態が続きます。人数の上限にも数えられ続けるので、抜けたメンバーはすぐに外す手順を決めておきます。

4つ目は、共有する情報の線引きです。タスク管理ツールには、個人情報や取引の金額など、見せる相手を限りたい情報を書かないのが原則です。必要な場合は、見られる人を限ったボードやプロジェクトに分けて管理します。

5つ目は、ログインの守りです。パスワードの使い回しを避け、ツールが2段階認証に対応していれば有効にしておきます。Trelloのように、無料プランでも2段階認証が使えると案内しているツールもあります。

社外のメンバーと使うときに確かめること

業務委託のメンバーや取引先とタスク管理ツールを使うと、メールでのやりとりが減り、進み具合の確認も楽になります。一方で、社外の人と使う場合には、社内だけで使うときとは違う確かめごとがあります。

まず、取引先がすでに使っているツールがあるかを確かめます。取引先が別のツールを使っているのに、こちらのツールに招待すると、相手は2つのツールを行き来することになります。相手のツールに合わせるのか、こちらのツールに招くのかを、仕事を始める前に決めておきます。

次に、招待する人の扱いです。社外の人をゲストとして招待できるか、ゲストは人数の上限に数えられるか、ゲストに見せる範囲を限れるかを確かめます。見せる範囲を限れないツールでは、社外の人と使う専用のワークスペースやボードを分けて作ります。

3つ目は、契約との関係です。業務委託の契約書の秘密保持の条項で、情報を扱える範囲が決まっていることがあります。取引先の資料をツールに保存してよいか、海外のサービスに保存してよいかが問題になる場合もあるので、気になるときは事前に取引先に確かめておきます。

4つ目は、仕事が終わったあとの扱いです。案件が終わったら、社外のメンバーをツールから外し、必要な記録だけを書き出して保存します。外し忘れたメンバーが人数の上限に数えられ続け、新しいメンバーを招待できなくなる、ということも起こります。案件の終わりに確かめる項目として、メンバーの整理を最初から手順に入れておくと、外し忘れを防げます。

導入を失敗させないためのコツ

無料のタスク管理ツールは、始めるのに費用がかからない分、気軽に導入して、気軽に使われなくなることがあります。導入を失敗させないためのコツを4つ挙げます。

1つ目は、使い始める範囲を絞ることです。部署全体の仕事を一度にツールへ移そうとすると、覚えることが多すぎて続きません。1つのプロジェクトや1つのチームから始め、使い方が固まってから広げます。

2つ目は、使い方のルールを1枚にまとめることです。タスクの書き方、期限の付け方、終わったタスクの扱いなど、最低限のルールを決めておきます。ルールが人によって違うと、ツールの情報が当てにならなくなります。

3つ目は、ほかの連絡手段との役割分担を決めることです。チャットでもメールでもツールでもやりとりができると、どこに何が書いてあるのかが分からなくなります。「仕事の依頼と進み具合はツール、雑談と急ぎの連絡はチャット」のように分けておきます。

4つ目は、1か月後に振り返ることです。使い始めて1か月たったら、使われている機能、使われていない機能、困っていることを話し合います。この振り返りで、無料プランのままでよいのか、有料に切り替えるべきか、別のツールを試すべきかも見えてきます。

複数のツールを比べるときは、同じ仕事を2つのツールで1週間ずつ試してみるのが確実です。画面の見やすさや操作の手間は、比較表では分かりません。実際のメンバーが使ってみて、続けられそうなほうを選びます。

無料のままガントチャートも使いたいときの候補

無料プランの比較で見てきたように、カンバンボードは無料で使えても、ガントチャートやカレンダーは有料プランから、というツールは少なくありません。少人数のチームで、カンバンとガントチャートの両方を無料の範囲で使いたい場合の候補の1つが、国産のプロジェクト管理ツールのPinatecaです。

公式サイトの記載によると、カンバン、ガントチャート、カレンダー、リスト、ディスカッション、グリッド、時間割、リソースの8種類のボードがあり、すべての種類が無料プランから使えます。カードへのコメントとチャット、カスタムフィールド、権限ロールも無料プランに含まれています。Trelloのエクスポートファイルを読み込んで、ボード、カード、ラベル、添付を移す機能もあります。

料金のページでは、無料プランは5人まで・ボード10個まで・ファイル容量1GBで、期限なしで使えると案内されています。6人目、または11個目のボードからはスタンダードプラン（1人あたり月額500円、年払いなら月額400円、税抜）となり、人数とボードの上限がなくなります。機能は無料プランと同じとされ、閲覧だけのゲストは人数に数えないと書かれています。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

人数が6人以上になる見込みがあるなら、有料プランの料金も含めて、ほかのツールと比べてみてください。どのツールにも、合うチームと合わないチームがあります。

タスク管理ツールと在宅の仕事の進め方

最後に、タスク管理ツールを、在宅で働く人や業務委託で仕事を受ける人の視点から考えてみます。

在宅の仕事では、発注する側と受ける側が同じ場所にいないため、進み具合を共有する仕組みが欠かせません。発注する側がタスク管理ツールで仕事を依頼し、受ける側がそこで進み具合を更新する。そうした進め方が定着している取引先は、確認のやりとりが少なく、仕事を進めやすい傾向があります。受ける側にとっても、主なタスク管理ツールの基本の操作を覚えておくことは、取引先が変わってもすぐに仕事に入れる強みになります。

フリーランス・在宅ワーク市場を長く運営してきた立場から見ると、継続して依頼を受け続ける人ほど、相手の使っている道具に合わせて動くのが上手です。指定されたツールで進み具合を更新し、決まったことを記録に残し、相手が確認しに来る前に状況を伝える。その積み重ねが「この人に任せると楽だ」という信頼になります。仲介の手数料が乗らない直接取引であれば、同じ予算でも発注者はより多くを頼め、受け手の手取りは厚くなります。その関係を長く続けるうえで、仕事の進め方の段取りは大きな役割を果たします。

タスク管理や業務の流れを整える仕事に関心がある方は、RPA・業務自動化ツールのお仕事で、定型の作業を自動化する案件の内容と、求められるスキルを確かめられます。ツールの導入や設定を支援する開発の仕事の報酬の水準は、ソフトウェア作成者の年収・単価相場が参考になります。

中小企業の業務の改善を助言する立場を目指す方には、国家資格の中小企業診断士の概要が役立ちます。ツールの導入費用に国の補助を使いたい事業者の方は、IT導入補助金でAIツールを導入する方法2026｜対象ツールと申請のポイントで、補助の対象と申請の流れを確かめられます。無料のタスク管理ツールは、費用をかけずに仕事の進め方を見直すきっかけになります。人数、仕事の種類、社外のメンバーの有無を書き出すところから始めてみてください。

よくある質問

Q. 無料のタスク管理ツールは何人まで使えますか？

ツールによって大きく違います。2026年10月5日に公式の料金ページで確かめた時点では、Trelloはワークスペースあたり10コラボレーターまで、AsanaのPersonalプランは2人までです。Backlogの無料プランは現在10名までですが、2027年1月1日から新しいフリープランで5名までに変わると案内されています。人数の数え方もツールごとに違うので、導入前に公式ページで確かめてください。

Q. ガントチャートは無料のツールでも使えますか？

カンバンボードは無料プランで使えるツールが多い一方、ガントチャートやタイムラインは有料プランの機能になっているツールが少なくありません。たとえばAsanaではタイムラインとガントビューは有料のStarterプランから、TrelloではタイムラインはPremiumプランの機能として案内されています。締め切りの管理が必要なら、無料プランで使える見方を必ず確かめてください。

Q. 無料プランから有料プランに切り替える目安はありますか？

人数やボードの上限に近づいたとき、無料プランにない機能を表計算など別の手段で補い始めたとき、上限を回避するための整理作業に時間を取られているときが目安です。有料プランの料金は人数に比例して増えることが多いため、1か月あたりの費用と、ツールで減らせる手間の時間を比べて判断すると、社内でも説明しやすくなります。

Q. 個人で使うならどんなツールを選べばよいですか？

個人で使う場合は、やることを素早く書き留め、期限を付けて、終わったら消す操作が軽快にできることが一番大切です。スマートフォンとパソコンの両方で同じ一覧を見られ、期限の前に通知が届けば多くの場合は足ります。普段使っているGoogleやMicrosoftのアカウントで使える無料のToDoのツールから試し、チームで使う必要が出てきたらチーム向けのツールを検討します。