無料のプロジェクト管理ツールを比べるときに見ておきたい人数と機能の上限

2026年9月27日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓無料のプロジェクト管理ツールを選びたい人へ
✓Backlogなどの無料プランで
✓ボードやプロジェクトの数

無料のプロジェクト管理ツールを探すと、「無料で始められる」と書かれたサービスがいくつも並び、どれを選べばよいか迷います。実際に比べてみると、無料プランで使える人数は2人のものから10人のものまであり、ガントチャートが無料では使えないもの、ファイル1つの大きさが10MBまでに絞られているものなど、上限の決め方がサービスごとに大きく違います。この記事では、主なサービスの無料プランの上限を公式の料金ページで確かめ、チームの人数と使い方から選ぶ手順を整理します。少人数のチームで、ガントチャートやチャットまで無料の範囲で試したい人に向けて、国産のPinatecaという選択肢にも触れます。

無料のプロジェクト管理ツールが選ばれる理由と、つまずきやすい点

プロジェクト管理ツールとは、チームの作業を一覧にし、担当者と締切を決めて、進み具合を共有するための道具のことです。表計算ソフトやチャットでも作業の管理はできますが、人数が3人を超えたあたりから「誰が何をしているか分からない」「締切が過ぎていたことに後で気づく」といった問題が出やすくなります。そこで、まず無料のツールから試してみる、という流れが一般的になっています。

無料のツールを選ぶ利点と注意点について、IT製品の比較サイトは次のようにまとめています。

無料プロジェクト管理ツールは、初期費用や月額費用を抑えて導入でき、実際の業務で操作性や使い勝手を確認できる点がメリットです。一方、利用人数や機能、ストレージ容量などに制限がある場合もあります。無料版の条件だけでなく、将来的な利用人数や必要な機能も考慮して選びましょう。出典: it-trend.jp

ここで書かれている「利用人数や機能、ストレージ容量などに制限」が、無料プランを比べるときの中心になります。多くのサービスは、無料プランで「人数」「ボードやプロジェクトの数」「使える機能」「ファイルの容量」のどれか、あるいは複数に上限を設け、上限を超えたところから有料プランに切り替わる仕組みにしています。どこに上限を設けているかで、同じ「無料」でも、使い続けられる期間と使い方がまったく変わります。

データを扱う仕事の現場でもよくあるのが、「とりあえず無料で始めたツールに半年分の作業記録がたまり、人数が増えたところで有料に移るか、別のツールに引っ越すかを迫られる」という場面です。引っ越しには、データの書き出しと取り込み、メンバーへの説明、使い方の決め直しという手間がかかります。無料プランを選ぶ時点で、半年後のチームの人数と使い方を想像しておくことが、後の手戻りを減らす一番の近道です。

もう1つのつまずきは、サービスそのものの変化です。料金プランの改定や、サービスの提供終了は、無料で使っている利用者にも影響します。この記事では、各社の公式の告知で確かめた予定も合わせて紹介します。

主なツールの無料プランの上限を比べる

まず、主なサービスの無料プランの上限を、各社の公式の料金ページで確かめた内容で並べます（2026年10月に確認）。料金は改定されることがあるので、申し込む前に公式ページで最新の記載を確かめてください。

サービス	無料で使える人数	ボード・プロジェクトの数	ファイルの上限	ガントチャート
Trello	1ワークスペースにつき10人まで	1ワークスペースにつき10ボードまで	1ファイル10MBまで	無料では不可（Premiumから）
Asana	2人まで	記載の上限なし	1ファイル100MBまで	無料では不可（Starterから）
Notion	複数人で使うとブロック数に上限	記載の上限なし	1ファイル5MBまで	料金ページにプランごとの区別の記載なし
Backlog	10人まで（2027年1月から5人）	1プロジェクトまで	合計100MB	無料では不可（スタンダードから）
Jooto	1人	記載の上限なし	合計100MB・1ファイル10MB	無料プランも基本機能すべてを利用可
Pinateca	5人まで	ボード10個まで	合計1GB	無料で可

表を見ると、上限の決め方が大きく3つに分かれることが分かります。

1つ目は、人数で区切る型です。Asanaは無料のPersonalプランを「1～2人のユーザー向け」としており、3人以上のチームで使うなら有料のプランが前提になります。Jootoの無料プランは1人です。

2つ目は、ボードやプロジェクトの数で区切る型です。Trelloは人数を10人まで認める代わりに、ボードを1ワークスペースにつき10枚までにしています。Backlogは無料プランで使えるプロジェクトが1つだけです。

3つ目は、機能で区切る型です。ガントチャートやカレンダーの表示、カスタムフィールドのような便利な機能を、2番目や3番目のプランから使えるようにしているサービスが多くあります。

自分のチームが「人数は少ないがプロジェクトが多い」のか、「人数は多いが1つのプロジェクトを回す」のかによって、合うサービスが変わります。次の節からは、上限ごとに確かめたい点を順番に見ていきます。

人数の上限：数え方の違いに注意する

無料プランを比べるとき、最初に確かめたいのが人数の上限です。同じ「5人まで」「10人まで」でも、何を1人と数えるかがサービスごとに違うため、表の数字だけで判断すると思わぬところで上限に当たります。

確かめたいのは、次の3つです。

ゲストを人数に含めるか。 取引先や外注先を、閲覧だけの立場で招待したいときに大切な点です。Asanaは有料のStarterプランで無料のゲストを無制限にしていると案内しており、Notionは無料プランでも外部のゲストを10人まで招待できるとしています
ワークスペースごとの上限か、全体の上限か。 Trelloの無料プランの10人は「ワークスペースあたり」の数です。ワークスペースとは、チームやプロジェクトをまとめる単位のことで、使い方によって数え方の意味が変わります
上限を超えたときにどうなるか。 上限に達すると新しいメンバーを追加できなくなるのか、既存のメンバーまで使えなくなるのかを確かめておきましょう

特に注意したいのが、近く上限が変わる予定のサービスです。Backlogは、2027年1月1日にプランを新しくすると公式ブログで告知しています。現在のプランの新規契約は2026年12月31日までで、フリープランは2027年1月1日に新しいフリープランへ自動で切り替わり、ユーザーの上限が10名から5名になると書かれています。すでに6〜10名で使っている場合はそのまま使い続けられますが、新しくユーザーを追加することはできなくなります。Backlogの無料プランで6人以上のチームを組もうとしている場合は、この改定を前提に考える必要があります。

人数の上限は、チームが少しずつ大きくなる前提で見ておくのが安全です。今は3人でも、半年後に外注先を2人加える予定があるなら、5人までのプランでは余裕がありません。逆に、1人で個人の作業を管理したいだけなら、人数の上限はほとんど気にしなくてよく、ファイルの容量や機能の上限の方が大切になります。

ボード・プロジェクトの数とファイルの容量

人数の次に確かめたいのが、ボードやプロジェクトの数と、ファイルの容量です。どちらも、使い始めは気にならず、使い続けるうちに上限に当たる種類の制限です。

ボードとは、作業をカードとして並べる1枚の画面のことです。Trelloのように「ボード10枚まで」と決められていると、取引先ごと、案件ごとにボードを分ける使い方では、案件が10件を超えたところで上限に当たります。終わった案件のボードを整理する運用にするか、1枚のボードの中でラベルを使って案件を分けるか、を最初に決めておきましょう。Backlogの無料プランはプロジェクトが1つまでなので、複数の案件を並行して管理するには向きません。

ファイルの容量は、資料や画像をどのくらい添付するかで重みが変わります。Trelloの無料プランは保存の総量に上限を設けない代わりに、1ファイルあたり10MBまでです。Notionの無料プランは、画像や動画、添付ファイルをそれぞれ最大5MBまでアップロードできるとしています。デザインのデータや動画を扱うチームでは、1ファイルの上限の方が先に問題になることが多いでしょう。

一方、Backlogの無料プランとJootoの無料プランは、組織あたりの合計が100MBです。文書のファイルだけなら当面は足りますが、画像を多く添付すると早めに上限に近づきます。

容量の上限への対策としては、ファイルそのものはクラウドストレージに保存し、プロジェクト管理ツールにはリンクだけを貼る、という使い方が有効です。この方法なら、ツールの容量の上限を気にせず、ファイルの版の管理もクラウドストレージ側に任せられます。ただし、リンクの共有の範囲を正しく設定しないと、メンバーがファイルを開けないことがあるので、最初に1件試してから運用を決めましょう。

機能の上限：ガントチャートとカスタムフィールドはどこから使えるか

人数と数の上限の次に確かめたいのが、無料プランで使える機能です。特に差が出やすいのが、ガントチャートとカスタムフィールドです。

ガントチャートとは、作業を横に伸びる棒で表し、開始日と締切、作業どうしの前後関係を1枚の図で見られる表示のことです。複数の人の作業が重なる案件や、納期から逆算して段取りを組む案件では、カンバン（作業をカードで並べる表示）だけでは全体の流れが見えにくく、ガントチャートが欲しくなります。

各社の公式の料金ページを見ると、ガントチャートを無料プランに入れていないサービスが多いことが分かります。

Trello: カレンダーやタイムラインなどの表示は、Premiumプラン（1ユーザーあたり年払いで月額$10、月払いなら$12.50）に含まれています
Asana: タイムラインとガントの表示は、Starterプラン（1ユーザーあたり年払いで月額1,200円、月払いなら1,475円）から使えます
Backlog: ガントチャートはスタンダードプランから使え、スタンダードでは表示の範囲が6か月分です

カスタムフィールドとは、作業のカードに「優先度」「予算」「工数」のような、自分たちで決めた項目を加える機能のことです。Trelloはカスタムフィールドを有料のStandardプランに入れており、Asanaもカスタムフィールドを有料のStarterプランの機能として案内しています。案件ごとに見積もりの金額や作業時間を記録したいチームは、カスタムフィールドが無料で使えるかどうかで、選ぶサービスが変わります。

機能の上限を確かめるときは、「今すぐ必要な機能」と「3か月後に欲しくなりそうな機能」を分けて書き出してみるのがおすすめです。最初はカンバンだけで十分でも、案件が増えると締切の重なりを見たくなり、ガントチャートが必要になる、というのはよくある流れです。

サービスごとに合う人・合わない人

上限の数字だけでは、自分のチームに合うかどうかは決めきれません。ここでは、公式の料金ページの記載をもとに、それぞれのサービスがどんな人に合い、どんな人には合いにくいかを整理します。どれが優れているかではなく、使い方との相性で考えてください。

Trelloは、カードを動かして作業の段階を見せるカンバンの使いやすさで知られています。無料プランでも1ワークスペースにつき10人まで使えるため、10人以内のチームで、まずはカンバンだけで作業を回したい場合に合います。一方で、カレンダーやタイムラインの表示はPremiumプランからなので、締切の重なりを図で見たいチームや、案件ごとにボードを10枚以上作りたいチームは、早い段階で有料プランを検討することになります。

Asanaは、タスクの依存関係やタイムラインの表示が充実しており、作業の段取りを細かく組むチームに向いています。ただし、無料のPersonalプランは「1～2人のユーザー向け」と公式に書かれているので、3人以上のチームでは有料のStarterプランが前提です。個人や2人の小さな事業で、将来的に段取りの管理を本格的にしたい人に合います。

Notionは、文書とデータベースを1つの場所で扱えるのが特徴です。議事録や手順書とタスクを一緒に管理したいチームに向いています。自分1人で使う分には、ページやブロックを好きなだけ追加できると公式に書かれています。一方、無料プランを複数のメンバーで使うとブロック数に上限があり、上限に達すると新しいブロックを追加できなくなるので、チームで本格的に使う場合は有料のプランを見込んでおく必要があります。

Backlogは、課題の管理に加えて、Gitなどのバージョン管理の機能を持ち、ソフトウェア開発の現場で多く使われています。開発のチームで、課題とソースコードの管理を同じ場所で扱いたい場合に合います。無料プランは1プロジェクトまでで、2027年1月1日からは5人までに変わるため、無料のまま複数の案件を管理する使い方には向きません。有料のプランは1人あたりではなく組織単位の定額なので、人数の多いチームでは1人あたりの負担が下がります。

Pinatecaは、無料プランでも全8種類のボードとチャットまで使える代わりに、人数を5人まで、ボードを10個までに区切っています。5人以内の小さなチームで、ガントチャートやカスタムフィールドを無料の範囲で使いたい場合に合います。一方、6人以上のチームでは有料のプランになり、開発向けのリポジトリの機能は持っていません。

少人数で全機能を無料から試したいときの候補

ここまで見てきたように、多くのサービスは無料プランで機能を絞っています。小さなチームで、ガントチャートやチャット、カスタムフィールドまで無料の範囲で試したい場合の候補の1つが、国産のプロジェクト管理ツールのPinatecaです。

公式の料金ページによると、Pinatecaのフリープランは、5人までのチームなら期限なしで無料で、クレジットカードの登録も要りません。フリープランでも、カンバン、ガント、カレンダー、リストを含む全8種類のボードと、チャット、コメント、受信箱、カスタムフィールド、権限ロールを使えます。上限は、5人まで、ボード10個まで、ファイル容量1GBです。料金ページには「機能では、絞りません」と書かれており、料金が変わるのはチームとボードが増えたときだけ、という考え方で作られています。

6人目、または11個目のボードからはスタンダードプランで、料金は1人あたり月額500円（年払いなら1人あたり月額400円、税抜）と掲載されています。スタンダードプランでは人数とボードの上限がなくなり、閲覧だけのゲストは人数に数えないとされています。人数もボードの数も、ワークスペースをまたいだ合計で数え、アーカイブしたボードは数に含めないと書かれています。Trelloからの移行に対応しており、Trelloから移す場合にかぎり、10個を超えるボードもそのまま取り込めると案内されています。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

一方で、6人以上のチームで使う場合は、Pinatecaも有料のプランが前提になります。Backlogのような課題の管理やリポジトリの機能を中心に、開発のチームで多人数が使う場合は、そうした機能を持つサービスの方が合うこともあります。人数とやりたいことに合わせて選んでください。

有料に移ったときの費用を、人数で試算する

無料プランを選ぶときは、上限を超えて有料に移ったときに毎月いくらかかるかも、一緒に見ておくと判断しやすくなります。ここでは、各社の公式の料金ページに載っている、いちばん安い有料プランの金額で、6人のチームの場合を試算してみます（税の扱いは各社の表示のまま。ドル建ての料金は円に換算していません）。

Trello: Standardプランは1ユーザーあたり年払いで月額$5（月払いなら$6）。6人なら年払いで1か月あたり$30です
Asana: Starterプランは1ユーザーあたり年払いで月額1,200円（月払いなら1,475円）。6人なら年払いで1か月あたり7,200円です
Backlog: 現行のスタータープランは組織単位で月額2,700円（税抜）、30ユーザー・5プロジェクトまでです。2027年1月1日からはプランが新しくなるので、契約の時期によって金額が変わります
Pinateca: スタンダードプランは1人あたり月額500円（年払いなら1人あたり月額400円、税抜）。6人なら月払いで1か月あたり3,000円です

1人あたりの料金のサービスは人数に比例して費用が増え、組織単位の定額のサービスは人数が多いほど1人あたりの負担が下がります。チームが今後どのくらいの人数になるかによって、どちらの料金の形が得になるかが変わります。また、同じサービスでも、年払いにすると1か月あたりの金額が下がることが多いので、1年以上使うことが決まっているなら年払いも検討しましょう。

提供終了・プラン改定の予定も確かめる

無料のツールを選ぶときに見落としやすいのが、サービスそのものの先行きです。せっかく作業の記録をためても、サービスが終わってしまえば、データを書き出して別のツールに移す作業が必要になります。2026年10月時点で、公式に告知されている予定を紹介します。

Jootoは2027年7月31日で一般提供を終了します。 Jootoの公式サイトには、2027年7月31日をもって一般提供を終了するとのお知らせが掲載されています。提供終了日まで、データの出力や移行、契約と料金の精算を含む対応に取り組むとされ、返金や契約の更新、移行の支援についての案内の資料も公開されています。これから無料のツールを選ぶ人が、新しくJootoを選ぶ理由は少なくなっています。すでに使っている人は、公式の案内に沿って、早めに移行先を決めておきましょう。

Backlogは2027年1月1日にプランを改定します。 人数の上限の節で触れたとおり、フリープランのユーザーの上限が10名から5名に変わります。有料のプランも、エコノミー、ビジネス、プロフェッショナルの3つに組み直され、既存の契約は2027年1月1日以降の最初の契約更新日に新しいプランへ切り替わると告知されています。

こうした情報は、各社の公式サイトのお知らせや公式ブログに出ます。無料プランを使い始める前に、サービスのお知らせの一覧に一度目を通しておくと安心です。また、どのサービスを選ぶ場合でも、データを書き出す方法（CSVなど）が用意されているかを確かめておくと、将来の引っ越しの手間を減らせます。

無料のツールを導入する初日にやること

ツールを決めたら、最初の1日で次の作業を済ませておくと、チームに定着しやすくなります。無料のツールは手軽に始められる分、決めごとをしないまま使い始めて、1か月後には誰も開かなくなる、ということが起こりがちです。

管理者を1人決める。 メンバーの招待や権限の変更、ボードの整理を担当する人を決めます。無料プランでは人数やボードの上限があるため、上限に近づいたときに判断する役が必要です
ボードの分け方を決める。 取引先ごとに分けるのか、案件ごとに分けるのか、作業の種類ごとに分けるのかを決めます。ボードの数に上限があるサービスでは、この決め方が上限に当たるまでの期間を左右します
カードの書き方を決める。 カードの名前には「何を」「いつまでに」を入れる、担当者は必ず1人にする、終わったカードは完了の列に移す、といった最低限の決まりを作ります
最初の1週間の作業を全部入れる。 試しに使うのではなく、実際の1週間の作業をすべて入れてみます。全部入っていないツールは、結局チャットや口頭のやり取りに戻ってしまいます
通知の設定を確かめる。 自分が担当になったとき、コメントが付いたとき、締切が近づいたときに、どこに通知が届くかを確かめます。メールで届くのか、アプリで届くのかで、見落としやすさが変わります

導入から2週間ほどたったら、チームで短い振り返りをしましょう。「どのカードが放置されているか」「通知が多すぎないか」「ボードの分け方は分かりやすいか」を話し合い、決まりを少しずつ直していきます。この段階で上限に近づいている項目があれば、有料プランへの切り替えか、運用の見直しかを判断します。

無料のまま使い続けるときに気をつけたいこと

無料のツールを長く使い続けるときは、上限以外にも気をつけたい点があります。特に、取引先の情報や個人の情報を扱う場合は、次の点を確かめておきましょう。

権限の管理。 外注先や取引先をメンバーやゲストとして招待したとき、見せてよいボードだけが見える設定になっているかを確かめます。無料プランでは権限の種類が少ないサービスもあり、メンバーとして招待すると全部のボードが見える、ということもあります。権限を細かく分けたいなら、無料プランで権限ロールが使えるかを選ぶ前に確かめておきましょう。

抜けたメンバーの扱い。 プロジェクトが終わった外注先や、退職したメンバーのアカウントを残したままにしていると、人数の上限を圧迫するうえ、情報の漏れにもつながります。プロジェクトが終わるたびにメンバーの一覧を見直し、不要な人を外す習慣をつけましょう。

履歴の保存期間。 無料プランでは、変更の履歴を遡れる期間が短いことがあります。Notionの料金ページでは、ページの履歴をフリープランで7日間としています。うっかり消してしまった内容を後から戻したいときに困らないよう、大事な情報は定期的に書き出しておくと安心です。

2段階認証。 ログインのときにパスワードに加えて確認のコードを求める2段階認証は、多くのサービスで無料プランでも使えます。Trelloの料金ページでも、無料プランに2要素認証が含まれていると案内されています。取引先の情報を扱うなら、メンバー全員に設定してもらいましょう。

チームの人数と使い方から選ぶ手順

ここまでの内容を、選ぶ手順として整理します。次の4つの順に考えると、無料のプロジェクト管理ツールを迷わずに絞り込めます。

手順1：半年後の人数を決める。 今のメンバーに加え、半年以内に加わりそうな外注先や新しいメンバーを数えます。2人までならAsanaの無料プランも候補に入り、5人までならPinateca、10人までならTrelloやBacklog（2027年からは5人）が候補になります。

手順2：同時に動かす案件の数を決める。 案件ごとにボードやプロジェクトを分けたいなら、その数が上限に収まるかを確かめます。案件が10を超えそうなら、Trelloの無料プランやPinatecaのフリープランではボードの整理の運用が必要になり、Backlogの無料プランは1プロジェクトまでなので向きません。

手順3：必要な機能を書き出す。 ガントチャート、カスタムフィールド、チャット、ファイルの添付など、必要な機能に印を付け、無料プランに含まれているかを確かめます。

手順4：先行きと書き出しの方法を確かめる。 提供終了やプラン改定の予定がないか、データを書き出す方法があるかを、公式のお知らせとヘルプで確かめます。

そのうえで、候補を2つに絞り、同じ作業を1週間ずつ両方で試してみるのがおすすめです。実際に使ってみると、カードを作る速さや、スマートフォンでの見やすさなど、料金表には書かれていない違いが分かります。

SaaSの費用は、無料から始めても、人数が増えると毎月の固定費として積み重なっていきます。サブスクリプションの費用をどう見直すかは、中小企業のSaaS費用管理術2026｜サブスクコストを30%削減する方法で、契約の棚卸しの手順と合わせて解説しています。顧客の情報を管理するCRMのように、プロジェクト管理と組み合わせて使われることの多い道具の選び方は、中小企業・SOHO向けCRMツールおすすめ5選｜HubSpot vs Salesforceで比べています。

在宅で働く人にとってのプロジェクト管理ツール

最後に、フリーランスや在宅で働く人の立場から、プロジェクト管理ツールの意味を考えてみます。

フリーランスとして複数の取引先から仕事を受けていると、取引先ごとに使っているツールが違う、ということがよくあります。ある取引先はTrello、別の取引先はBacklog、また別の取引先はチャットだけ、という具合です。こうした状況では、取引先のツールに合わせつつ、自分用に全部の案件を見渡せるボードを1つ持っておくと、締切の重なりに早く気づけます。無料プランの中でも、1人で使う分には上限を気にしなくてよいサービスが多いので、自分用の管理には気軽に使えます。

業務の流れを整える仕事そのものも、在宅の仕事として広がっています。繰り返しの作業をツールで自動にする仕事は、RPA・業務自動化ツールのお仕事で、どのような案件があり、どんな技術が求められるかを紹介しています。中小企業のIT化を経営の面から支える専門家を目指すなら、中小企業診断士の資格の概要も参考になります。

在宅ワークの市場を長く見てきた運営者の立場から言えば、長く取引が続くフリーランスほど、進み具合を聞かれる前に共有している、という共通点があります。プロジェクト管理ツールのボードを取引先と共有し、作業の状況が自然に伝わる形にしておくと、「この人に任せると楽」という信頼が積み上がっていきます。仲介の手数料がかからない手数料0%の直接取引では、こうした信頼がそのまま継続の依頼につながり、手取りの厚い仕事を長く続ける土台になります。

よくある質問

Q. 無料のプロジェクト管理ツールは何人まで使えますか？

サービスによって大きく違います。2026年10月時点の公式の料金ページでは、Asanaの無料プランは2人まで、Trelloは1ワークスペースにつき10人まで、Backlogは10人まで（2027年1月1日から5人）、Jootoの無料プランは1人です。ゲストを人数に含めるかどうかも違うので、申し込む前に公式ページで数え方を確かめましょう。

Q. ガントチャートを無料で使えるプロジェクト管理ツールはありますか？

多くのサービスはガントチャートを有料のプランに入れています。たとえばTrelloはPremiumプラン、AsanaはStarterプラン、Backlogはスタンダードプランから使えます。無料プランでガントチャートが使えるサービスもあるので、人数やボードの数の上限と合わせて、公式の料金ページで確かめてから選ぶのがおすすめです。