スプレッドシートからフォームを作成する手順と、届いた回答を同じ表で管理するコツ

2026年1月4日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓Googleスプレッドシートからフォームを作成する手順と
✓作ったフォームを既存のスプレッドシートにつなぐ手順を公式ヘルプに沿って説明し
✓回答を同じ表で管理するための列の足し方

申込みや問い合わせ、社内のアンケートを集めるとき、回答を最初からスプレッドシートにまとめておきたいと考える人は多いはずです。Googleスプレッドシートを使えば、表の画面からそのままフォームを作り、届いた回答を自動で同じファイルに記録できます。回答をメールから表に書き写す手間がなくなり、集計もすぐに始められます。

ただし、作り方を知っているだけでは、運用で困ることがあります。回答用のシートに直接書き込んで表が崩れた、担当や対応の状況をどこに書けばよいか分からない、フォームを共有したのにスプレッドシートが見られないと言われた。こうした悩みは、フォームとスプレッドシートの関係を理解していれば避けられます。

この記事では、スプレッドシートからフォームを作成する手順と、作ったフォームを既存のスプレッドシートにつなぐ手順を、Googleの公式ヘルプに沿って説明します。そのうえで、届いた回答を同じ表で管理するコツ、集計のしかた、スプレッドシートの一覧からフォームの選択肢を作る方法、権限と共有の注意を整理します。回答のあとの担当決めや返信まで1つの画面で回したい場合の道具として、フォームの作成から回答の管理、返信までを扱えるHalictにも触れます。

スプレッドシートとフォームをつなぐと何が楽になるか

Googleフォームは、アンケートや申込みの入力画面を作る道具で、Googleスプレッドシートは表計算の道具です。この2つをつなぐと、フォームに入力された回答が、自動でスプレッドシートに1行ずつ記録されるようになります。

この連携の利点について、会計ソフトを提供する会社の解説記事では次のように説明されています。

スプレッドシートとGoogleフォームの連携は、フォームから直接作成する方法と、既存のスプレッドシートにフォームを接続する方法の2つがあり、どちらも数クリックで簡単に設定できます。この連携により、フォームで収集したデータが自動的にスプレッドシートに記録され、リアルタイムでのデータ管理が可能になります。出典: biz.moneyforward.com

連携すると、具体的には次のような作業が楽になります。

回答を書き写す必要がない：メールで届いた申込みを表に転記する作業がなくなり、転記の間違いも起きない
届いたらすぐに見られる：回答が送信されると、スプレッドシートにすぐに記録される
集計がすぐできる：関数やフィルターで、選択肢ごとの数や、条件に合う回答を数えられる
共有しやすい：スプレッドシートを関係者と共有すれば、同じ表を見ながら作業できる

一方で、スプレッドシートはあくまで表なので、回答のあとの作業（担当決め、返信、対応の記録）は、自分で列を足して工夫する必要があります。この記事の後半では、その工夫を中心に説明します。

つなぎ方は2つある

スプレッドシートとフォームをつなぐ方法は、次の2つです。

スプレッドシートからフォームを作成する：スプレッドシートを開いた状態で、新しいフォームを作る
フォームから回答の送信先を選ぶ：先にフォームを作り、回答を保存するスプレッドシートを選ぶ

どちらの方法でも、回答がスプレッドシートに記録される点は同じです。1つのスプレッドシートを複数のフォームの回答の保存先にする場合は、シートの名前を見ただけで、どのフォームの回答かが分かるようにしておくと迷いません。これから表とフォームを一緒に作るなら1つ目、すでに使っているフォームや、すでにある表につなぎたいなら2つ目が便利です。

方法1：スプレッドシートからフォームを作成する手順

Googleの公式ヘルプGoogle フォームの使い方によると、スプレッドシートからフォームを作る手順は次のとおりです。

パソコンで sheets.google.com にアクセスし、スプレッドシートを開く
メニューの「ツール」から「新しいフォームを作成」をクリックする
スプレッドシートに新しいシートが追加され、フォームが開く

公式ヘルプには、スプレッドシートからフォームを作成すると、回答は新しいシートに保存されると書かれています。つまり、今開いているシートに回答が書き込まれるのではなく、回答専用のシートが新しく1枚追加されます。もとのシートの中身が書き換わる心配はありません。

フォームが開いたら、フォームに名前を付け、質問を作っていきます。フォームの名前は、回答者に表示されるだけでなく、自分があとでフォームを探すときの手がかりにもなるので、「2026年度研修申込み」のように、目的と時期が分かる名前にしておきます。

方法2：作ったフォームを既存のスプレッドシートにつなぐ手順

すでにフォームがある場合や、決まったスプレッドシートに回答を集めたい場合は、フォームの側から回答の保存先を選びます。Googleのフォームの回答の保存先を選択するの案内に沿うと、手順は次のとおりです。

Googleフォームでフォームを開く
上部の「回答」をクリックし、「概要」を開く
右上のその他のアイコンをクリックし、「回答の送信先を選択」をクリックする
「新しいスプレッドシートを作成」か「既存のスプレッドシートを選択」を選ぶ
「作成」または「選択」をクリックする

公式の案内によると、回答をスプレッドシートに保存すると、Googleスプレッドシートによってデータが自動的にテーブルの形になり、データの形式と構造が設定されます。

フォームを作る前に、表の使い道を決めておく

スプレッドシートからフォームを作るのは数クリックで済みますが、作る前に「集めた回答を何に使うか」を決めておくと、質問の作り方や管理の仕方で迷わずに済みます。次の3つを紙に書き出してから作り始めるのがおすすめです。

回答を受け取ったあと、誰が何をするのか（集計して報告する、1件ずつ返信する、担当を割り振るなど）
最終的にどんな表やグラフがほしいのか（部署ごとの人数、日ごとの申込み数など）
回答をいつまで保存し、いつ削除するのか

1つ目が「集計して報告する」だけなら、質問は選択式を中心にし、フォームの概要とスプレッドシートの関数で足ります。「1件ずつ返信する」なら、連絡先の質問を必須にし、管理用のシートで担当と状況を追う必要があります。

2つ目から逆算すると、聞くべき質問が決まります。部署ごとの人数がほしいなら、部署をプルダウンで聞く。日ごとの申込み数がほしいなら、申込みの日時が記録されることを確かめておく。最終的な表の形を先に決めておけば、あとから「この項目も聞いておけばよかった」と後悔することが減ります。

3つ目は、個人情報を集める場合に特に大切です。保存の期間を決めておかないと、使い終わった回答がいつまでもスプレッドシートに残り続けます。

質問を作るときの考え方

フォームの質問は、あとでスプレッドシートで集計することを考えて作ると、手間が大きく変わります。Googleのフォームの質問の形式を選択するの案内に載っている形式のうち、よく使うものと、集計のしやすさをまとめます。

記述式：1行の短い回答。名前や会社名など、自由に書いてもらう項目に使う
段落：長い回答。問い合わせの内容や感想など
ラジオボタン：複数の選択肢から1つだけ選ぶ。集計しやすい
チェックボックス：複数の選択肢からいくつでも選ぶ
プルダウン：複数の選択肢から1つだけ選ぶ。選択肢が多いときに画面がすっきりする
日付：日付を入力してもらう

集計しやすさの点で大切なのは、選べるものはできるだけ選択式にすることです。たとえば「参加する部署」を記述式で聞くと、「営業部」「営業」「営業1課」のように書き方が揺れ、集計のときにそろえ直す手間がかかります。ラジオボタンやプルダウンで選んでもらえば、表記は必ずそろいます。

チェックボックスで複数を選んでもらう質問は、スプレッドシートでは選んだ項目が1つのセルにまとめて入ります。項目ごとの数を数えるには工夫が要るため、本当に複数を選ぶ必要があるかを考えてから使ってください。

それぞれの質問は、回答を必須にするかどうかを選べます。あとで連絡するのに必要な名前やメールアドレスは必須にしておくと、空欄のまま届くことを防げます。

回答用のシートは直接書き換えない

回答が集まり始めると、回答用のシートに直接、担当者の名前や対応のメモを書き込みたくなります。けれども、回答用のシートは、フォームから回答が自動で書き込まれる場所です。直接書き換えたり、行や列を並べ替えたり削除したりすると、回答の記録が分かりにくくなり、どれが回答者の入力で、どれが自分の書き込みなのかも区別できなくなります。

回答用のシートは「届いたものをそのまま残す場所」と決め、集計や管理は別のシートで行うのが安全です。回答そのものの誤りを直したい場合も、もとの回答はそのまま残し、直した内容は別の列か別のシートに書くと、あとから経緯をたどれます。

届いた回答を同じ表で管理するコツ

ここからは、届いた回答に対して、担当や対応の状況を同じスプレッドシートの中で管理する方法を紹介します。

管理用のシートを1枚作る

スプレッドシートに「管理」という名前のシートを1枚追加し、回答用のシートの内容を参照する形にします。管理用のシートの左側には、回答用のシートから名前や問い合わせの内容などを関数で表示し、右側に自分たちが書き込む列を作ります。

管理用の列は、次の4つから始めると足ります。

担当：誰が対応するか（プルダウンで名前を選ぶ形にする）
状況：未対応、対応中、返信済み、完了のどれか
対応日：返信や対応をした日
メモ：対応の内容や、次にすることを一言

担当と状況の列は、スプレッドシートの「データの入力規則」でプルダウンにしておくと、表記の揺れを防げます。

行のずれに気をつける

管理用のシートで、回答用のシートを1行ずつ参照する形にした場合、回答用のシートの行を並べ替えたり削除したりすると、管理用のシートの書き込みと回答の行がずれてしまいます。前の節で回答用のシートを直接書き換えないと書いたのは、このずれを防ぐためでもあります。回答用のシートは並べ替えず、並べ替えたいときは、管理用のシートでフィルターの機能を使ってください。

状況で色を付ける

状況の列に条件付き書式を設定し、「未対応」の行を目立つ色にしておくと、対応が漏れている回答がひと目で分かります。完了した行は灰色にしておくと、今対応が必要な行が浮かび上がります。

1日に1回、未対応を確かめる

管理の仕組みを作っても、確かめる習慣がなければ回答は放置されます。1日に1回、決まった時間に管理用のシートを開き、状況が「未対応」の行を確かめる、と決めておきます。チームで分担している場合は、朝の打ち合わせで未対応の数を共有すると、対応の漏れに気づきやすくなります。

返信の文面をひな形にしておく

回答者に返信する必要がある場合は、よく使う返信の文面を、同じスプレッドシートの別のシートにひな形として保存しておきます。「受付のお知らせ」「確認のお願い」「受講決定のお知らせ」のように場面ごとに文面を用意しておけば、担当者が変わっても同じ品質の返信を送れます。ひな形には、回答者の名前や研修名など、回答ごとに変わる部分を「〇〇」で示しておき、送るときに書き換えます。返信を送ったら、管理用のシートの状況を「返信済み」にし、対応日を入れるところまでを1つの作業として決めておくと、送ったかどうかが分からなくなることを防げます。

回答を集計する

回答が集まったら、スプレッドシートの関数で集計します。よく使う集計の方法を紹介します。

選択肢ごとの数を数える

ラジオボタンやプルダウンで聞いた質問は、COUNTIF関数で選択肢ごとの数を数えられます。たとえば、回答がC列に入っていて、数えたい選択肢の文字がF2のセルにあるなら、次のような数式になります。

=COUNTIF(C:C,F2)

チェックボックスの質問のように、1つのセルに複数の選択肢がまとめて入る場合は、選択肢の文字を含むセルを数える形にします。

=COUNTIF(C:C,"*"&F2&"*")

条件に合う回答だけを表示する

「未対応の問い合わせだけを見たい」「特定の部署の回答だけを見たい」という場合は、管理用のシートでフィルターを使います。フィルターなら、もとの並びを崩さずに、条件に合う行だけを表示できます。

集計の結果を報告に使う

集計の結果を上司や関係者に報告するときは、集計用のシートを別に作り、選択肢と数を並べた小さな表とグラフにまとめます。回答用のシートや管理用のシートをそのまま見せると、個人の名前や対応のメモまで見えてしまうため、報告には集計の結果だけを使うのが安全です。

フォームの「概要」も使う

細かな集計が不要なら、フォームの「回答」の「概要」で、質問ごとの回答の傾向をグラフで確かめる方法もあります。全体の傾向をざっと見たいときは概要、1件ずつの対応や細かな集計はスプレッドシート、と使い分けると便利です。

スプレッドシートの一覧からフォームの選択肢を作る

フォームの選択肢を、スプレッドシートにある一覧から作りたい場面もあります。たとえば、社員の名簿から担当者を選ばせたい、商品の一覧から申込む商品を選ばせたい、といった場合です。選択肢が多い場合や、一覧が頻繁に変わる場合は、フォームの選択肢を手で打ち直すのは手間がかかります。

こうした場合は、Google Apps Script（GAS）を使うと、スプレッドシートの一覧をフォームの選択肢に反映させられます。Google Apps Scriptとは、Googleのサービスを操作するための簡単なプログラムを書いて動かせる仕組みのことです。

スクリプトエディタを開く

Googleのコンテナにバインドされたスクリプトの案内によると、スプレッドシートに結び付いたスクリプトを作るには、スプレッドシートを開き、「拡張機能」から「Apps Script」をクリックします。

スクリプトの例

次の例は、スプレッドシートの「選択肢」という名前のシートのA列の2行目から下に並んだ一覧を、フォームの最初のプルダウンの質問の選択肢として設定するものです。「フォームのID」の部分には、自分のフォームのIDを入れます。フォームのIDは、フォームの編集画面のURLのうち、「/d/」と「/edit」の間にある文字の並びです。

function updateChoices() {
  const sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName('選択肢');
  const lastRow = sheet.getLastRow();
  if (lastRow < 2) return;
  const values = sheet.getRange(2, 1, lastRow - 1, 1).getValues()
    .map((row) => String(row[0]).trim())
    .filter((v) => v !== '');
  const form = FormApp.openById('フォームのID');
  const item = form.getItems(FormApp.ItemType.LIST)[0].asListItem();
  item.setChoiceValues(values);
}

ここで使っている FormApp.openById、getItems、asListItem、setChoiceValues は、いずれもGoogleのApps Scriptのリファレンスに載っている命令です。リファレンスによると、setChoiceValues は文字列の配列から項目の選択肢を設定し、配列が空の場合は例外（エラー）を出します。上の例で、一覧が空のときに処理を止める行を入れているのはこのためです。

初めて実行するときは、スクリプトがフォームやスプレッドシートを操作することの承認を求められます。表示された内容を確かめてから承認してください。

一覧が変わったら自動で反映させる

一覧が変わるたびにスクリプトを手で実行するのが面倒なら、トリガーを設定します。Googleのインストール可能なトリガーの案内によると、スクリプトエディタの左側の「トリガー」をクリックし、右下の「トリガーを追加」から、実行する関数とトリガーの種類を選んで保存します。たとえば時間主導型のトリガーを選べば、1日に1回など決まった間隔でスクリプトを動かせます。

スクリプトを使う場合は、書いた人以外にも内容が分かるように、何をするスクリプトかを説明する一言を残しておきます。担当が変わったときに、誰も中身を分からないスクリプトが動き続ける、ということを避けるためです。

申込みの受付を例にした流れ

ここまでの内容を、社内の研修の申込みを受け付ける場面を例に、最初から最後まで通して確かめてみます。

まず、研修の一覧を書いたスプレッドシートを開き、「ツール」から「新しいフォームを作成」を選びます。フォームの名前は「秋の研修申込み」とし、説明欄に、研修の目的、申込みの締め切り、受講の可否を知らせる時期、集めた情報の使い道を書きます。

質問は、名前（記述式・必須）、所属の部署（プルダウン・必須）、受講したい研修（ラジオボタン・必須）、上司の承認の有無（ラジオボタン・必須）、事前に伝えておきたいこと（段落・任意）の5つにします。研修の一覧が多い場合は、この記事で紹介したApps Scriptで、スプレッドシートの研修の一覧からプルダウンの選択肢を作ります。

フォームを公開して社内に案内したら、管理用のシートを作り、回答用のシートから名前、部署、研修名を参照します。右側に「担当」「状況」「連絡日」「メモ」の列を作り、状況には「受付」「確認中」「受講決定」「調整が必要」を選べるようにします。

申込みが届いたら、担当者が管理用のシートで状況を更新し、受講が決まった人に連絡します。締め切りの後には、COUNTIF関数で研修ごとの申込み数を数え、定員を超えた研修があれば調整します。研修が終わり、記録を残す必要がなくなった申込みの情報は、社内の決まりに従って削除します。

研修の担当者が複数いる場合は、管理用のシートの「担当」の列で研修ごとに担当を決め、各担当者はフィルターで自分の担当の行だけを表示して作業すると、ほかの人の行を誤って書き換えることを防げます。

このように、作る前に使い道を決め、回答用のシートには触らず、管理用のシートで状況を追う。この流れを守れば、スプレッドシートとフォームの組み合わせで、多くの受付の業務を回せます。

つまずきやすい点と直し方

スプレッドシートとフォームを組み合わせて使っていると、いくつかの場面でつまずくことがあります。よくあるものと直し方をまとめます。

回答がスプレッドシートに記録されない

フォームに回答が届いているのにスプレッドシートに記録されない場合は、フォームとスプレッドシートのつながりが外れている可能性があります。フォームの「回答」の「概要」で、右上のその他のアイコンから「回答の送信先を選択」を確かめ、正しいスプレッドシートが選ばれているかを見てください。誰かが誤ってリンクを解除していた場合は、ここからつなぎ直せます。

質問を変えたら表が分かりにくくなった

フォームを公開したあとで質問を足したり、質問の文言を変えたりすると、回答用のシートの列の並びや見出しが、変更の前と後で分かりにくくなることがあります。公開したあとの質問の変更は、できるだけ避けるのが安全です。どうしても変える必要がある場合は、変えた日付をメモに残し、変更の前と後の回答を区別できるようにしておきます。

関数の結果が回答の増加についてこない

集計の数式で範囲を「C2:C100」のように決めていると、回答が100件を超えたときに数え漏れが起きます。集計の節の例のように「C:C」と列全体を指定しておけば、回答が増えても自動で数えられます。

同じ人が2回回答している

同じ人が回答を送り直すと、回答用のシートに2行が記録されます。管理用のシートで名前やメールアドレスの重複を確かめ、新しいほうの回答を正として扱う、などの決まりを作っておきます。フォームの設定で回答を1回に制限することもできますが、その場合は回答者がGoogleアカウントにログインする必要があるため、社外の人が回答するフォームでは注意が要ります。

フォームの締め切りを過ぎても回答が届く

申込みの締め切りを過ぎたのに回答が届き続ける場合は、フォームの回答の受け付けを止めます。Googleの公式ヘルプでは、公開済みのフォームの右上にある公開のアイコンから「回答を受付中」をオフにする方法や、終了の日時や回答数の上限をあらかじめ決めておく方法が案内されています。締め切りの日時が決まっているフォームは、公開するときに終了の日時を設定しておくと、止め忘れを防げます。

権限と共有で気をつけること

フォームとスプレッドシートを複数人で使う場合は、権限の扱いに注意が要ります。

Googleのフォームの回答の保存先を選択するの案内によると、新しい回答用のスプレッドシートを作ると、フォームの共同編集者は自動的にそのスプレッドシートにアクセスできるようになります。けれども、そのあとでフォームの権限を変えても、スプレッドシートの権限は自動では同期されません。アクセス権を変えたり外したりするときは、フォームとスプレッドシートの両方で、それぞれ権限を更新する必要があります。

担当者が異動したときに、フォームの共有は外したのにスプレッドシートの共有が残っていた、ということが起こりやすいので、権限を見直すときは必ず両方を確かめてください。

つなぐのをやめるときと、削除するとき

フォームとスプレッドシートのつながりを外したいときや、回答を削除したいときの扱いも確かめておきます。

公式の案内によると、スプレッドシートへの回答の収集を止めるには、フォームとスプレッドシートのリンクを解除します。解除すると、新しい回答はスプレッドシートに送られなくなりますが、すでにある回答のデータはそのまま残ります。あとで「回答の送信先を選択」から、もう一度つなぎ直すこともできます。

また、回答をスプレッドシートに保存すると、Googleドライブに別のファイルが作られるため、スプレッドシートを削除してもフォームは削除されず、フォームを削除してもスプレッドシートは削除されないと説明されています。フォームから回答を削除した場合は元に戻せない、とも書かれています。回答を削除する前には、必要な記録がスプレッドシートに残っているかを確かめてください。

表で回すのが苦しくなる場面

スプレッドシートで回答を管理する方法は、回答の数がそれほど多くなく、管理する人が少ない場合には十分に役立ちます。けれども、次のような状態になると、表で回すのは苦しくなってきます。

1日に届く回答が多く、未対応の行を探すだけで時間がかかる
回答者への返信をメールソフトで1通ずつ書き、送ったかどうかを表に書き戻している
複数の担当者が同時に表を書き換え、誰が何を対応したのか分からなくなる
回答の経緯（いつ、誰が、どう返信したか）を、あとからたどれない

こうした場面の選択肢の1つが、Halictです。公式サイトによると、Halict はフォームを作り、届いた回答の1件ごとに担当と状況を残し、同じ画面から返信まで送れて、開封まで記録されるフォームの道具です。回答者の入力から、担当決め、返信までを1つの画面で行えるので、表とメールソフトを行き来する手間がなくなります。スプレッドシートでの集計も続けたい場合は、スタータープラン（3人まで・月額2,980円・税抜）から、Googleスプレッドシートとの連携を使えます。1人で使うフリープランは0円で、フォームの数と回答の数はどのプランでも無制限、ステージの管理、自動返信、CSVの書き出しが使えます。

Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

社内のアンケートのように、集めて集計するだけで済む場面では、Googleフォームとスプレッドシートの組み合わせで十分です。回答者一人ひとりへの対応が必要な場面で、表での管理に限界を感じたら、こうした道具を検討してみてください。

個人情報を集めるときの注意

フォームで名前やメールアドレス、電話番号を集める場合は、個人情報の扱いに気をつけます。

何のために使うかを、フォームの説明欄に書く
目的に必要な項目だけを聞く。使わない情報は集めない
回答を保存したスプレッドシートは、必要な人とだけ共有する
使い終わった個人情報は、社内の決まりに従って削除する

権限と共有の節で説明したとおり、フォームとスプレッドシートは別のファイルなので、共有の範囲も別々に管理する必要があります。スプレッドシートをダウンロードして手元のパソコンに保存したり、メールに添付して送ったりすると、共有の範囲を管理できなくなります。個人情報を含む回答は、スプレッドシートの外に持ち出さないことを基本にし、どうしても持ち出す必要があるときは、社内の決まりに従ってください。個人情報を含む回答を集めるときは、特にスプレッドシートの共有の範囲を定期的に見直してください。

表とフォームを使いこなす力は仕事になる

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営の立場で見てきた範囲では、フォームとスプレッドシートを組み合わせて業務の流れを作れる人は、多くの職場で重宝されています。申込みの受付、問い合わせの管理、社内のアンケートなど、表とフォームで整えられる業務は数多くあり、その仕組みを作る仕事を外部に頼む会社もあります。仲介の手数料がかからない直接の取引では、受け手の手取りが厚くなり、依頼する側も同じ予算でより多くの改善を頼めます。

集めた回答を分析して報告にまとめる仕事には、マーケ戦略・分析・レポート作成のお仕事があります。フォームの設問や説明文、案内の文書を整える仕事は、契約書・資料・企画書作成のお仕事にも通じます。Apps Scriptで業務を自動化する力を伸ばしたい人は、ソフトウェア作成者の年収・単価相場で、ソフトウェアを作る仕事の年収や単価の目安を確かめられます。

社内で副業やリモートワークの決まりを整える会社では、申請や届出をフォームで受け付けることもあります。リモートワーク・副業解禁に対応した就業規則の作成費用と注意点では、就業規則を整えるときの費用と注意点を紹介しています。