シフト管理のやり方｜希望の集め方と表の作り方

2026年10月7日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓変更の受け付けまでの流れで整理します
✓労働基準法の労働時間・休憩・休日のルール
✓厚生労働省のシフト制の留意事項

シフト管理とは、働く人の希望を集めて、必要な人数がそろうように勤務の日と時間を組み、確定した表を共有し、変更があれば受け付けて直す、という一連の仕事のことです。うまく回すコツは、表を作る技術よりも、希望を出す締切、表を確定して知らせる期限、変更を受け付けるルールを、先に決めて全員に伝えておくことにあります。ルールがあいまいなまま毎月の表を作っていると、作る人の負担が増えるだけでなく、「聞いていない」「勝手に減らされた」というトラブルにもつながります。

この記事では、シフト管理の仕事の流れを、希望の集め方、表の作り方、確定と共有、変更の受け付けの4つの段階に分けて説明します。シフトを組むときに守る必要がある労働基準法のルールと、厚生労働省がまとめた「シフト制」の留意事項、エクセルとシフト管理システムの選び方、よくあるトラブルの防ぎ方も整理します。シフトの作成そのものとは別に、店舗や職場の準備の作業を担当と期限つきで共有する道具として、プロジェクト管理ツールのPinatecaにも後半で触れます。

シフト管理の仕事の全体像

シフト管理の仕事は、表を作る作業だけではありません。毎月、または毎週、次のような流れを繰り返します。

必要な人数を決める：曜日や時間帯ごとに、何人いれば仕事が回るかを決める
希望を集める：働く人から、出られる日と時間、休みたい日を集める
表を作る：必要な人数と希望をすり合わせて、勤務の日と時間を組む
確定して共有する：表を確定し、決めた期限までに全員に知らせる
変更を受け付ける：急な欠勤や交代の申し出を受け、表を直して知らせる
実績を確かめる：実際に働いた時間を記録し、給与の計算に回す

シフトの管理業務には、希望シフトの収集やエクセルへの手入力、シフト表の配布などさまざまな作業が含まれるため業務が煩雑化しがちです。出典: it-trend.jp

この流れのうち、作る人の負担が大きいのは、2の希望集めと、3の表作り、5の変更対応です。どこで手間がかかっているかを把握しておくと、改善すべき点が見えてきます。

シフトを組む前に知っておきたいルール

シフトを組むときは、職場の都合だけでなく、法律のルールを守る必要があります。ここでは、特に押さえておきたい点を整理します。

労働時間の上限

労働基準法では、休憩の時間を除いて、1週間に40時間、1日に8時間を超えて働かせてはならないと定めています（第32条）。シフト制で働く人も同じです。これを超えて働いてもらう場合は、あらかじめ働く人の代表と書面で協定（いわゆる36協定）を結び、労働基準監督署に届け出る必要があります。

休憩の時間

労働基準法の第34条では、休憩について次のように定めています。

使用者は、労働時間が六時間を超える場合においては少くとも四十五分、八時間を超える場合においては少くとも一時間の休憩時間を労働時間の途中に与えなければならない。出典: laws.e-gov.go.jp

シフト表を作るときは、6時間を超える勤務の日には45分以上、8時間を超える日には1時間以上の休憩を、勤務の途中に組み込みます。休憩の時間に来客の対応をさせたり、いつ呼ばれるか分からない状態で待たせたりした時間は、休憩とは扱われない点にも注意が必要です。

休日

労働基準法の第35条では、毎週少なくとも1回、または4週間を通じて4日以上の休日を与えることを定めています。シフト表を組むときは、連続で勤務する日が続きすぎないよう、この基準を満たしているかを確かめます。

シフト制についての国の留意事項

厚生労働省は、契約の時点では働く日や時間を決めず、一定の期間ごとに作るシフト表で初めて具体的な勤務が決まる働き方を「シフト制」と呼び、雇う側が気をつけるべき点を留意事項としてまとめています。令和4年1月に作られ、令和8年6月には、シフト制で働く人の年次有給休暇の扱いを中心に改正されました（いわゆる「シフト制」について）。

留意事項では、たとえば次のような点が示されています。

労働条件を書面で示すとき、始業と終業の時刻を単に「シフトによる」と書くだけでは足りず、原則の時刻を書いたうえで、一定期間のシフト表をあわせて渡すなどの対応が必要
シフト表を作るときに、事前に働く人の意見を聞くことや、確定したシフト表を知らせる期限と方法を、話し合って決めておくことが考えられる
確定したシフトを変更するのは労働条件の変更に当たるため、雇う側と働く人の双方が合意したうえで行う
雇う側の都合で働く人を休ませた場合は、シフト制であっても、平均賃金の6割以上の休業手当の支払いが必要

シフト管理を担当する人は、この留意事項に一度目を通しておくと、トラブルを防ぐための考え方がつかめます。個別の事情でどう扱うべきか迷う場合は、労働基準監督署や社会保険労務士に相談してください。

必要な人数の決め方

シフトを組む最初の一歩は、曜日や時間帯ごとに、何人いれば仕事が回るかを決めることです。

過去の実績から決める

飲食店や小売店なら、過去の売上や客数を、曜日別、時間帯別に分けて見ます。たとえば、平日の昼は12時から13時が混み、土曜日は夕方が混む、といった傾向が分かれば、時間帯ごとの必要な人数を決められます。介護や医療の職場なら、利用者の数や、入浴や食事などの手のかかる時間帯から決めます。

役割ごとに必要な人数を分ける

人数だけで決めると、「人数はそろっているのに、レジができる人がいない」「夜勤に資格を持った人がいない」ということが起きます。役割や技能ごとに、必要な人数を分けて決めておきます。

時間帯	全体の人数	責任者	レジができる人	調理ができる人
平日の昼	4人	1人	2人	2人
平日の夜	3人	1人	1人	2人
土日の昼	5人	1人	2人	3人

この表は説明のための例です。自分の職場に合わせて、時間帯と役割を決めてください。

人件費の目安も合わせて見る

必要な人数を決めるときは、人件費の目安も合わせて確かめます。人数を多めに組めば仕事は楽に回りますが、人件費がかさみます。売上に対する人件費の割合の目標を決めておき、その範囲で人数を組むのが一般的です。

希望の集め方

シフト管理の負担の大きさは、希望の集め方で大きく変わります。

締切と対象期間をはっきり決める

まず、「いつからいつまでのシフトの希望を」「いつまでに」出してもらうかを決めます。たとえば、「翌月1日から末日までの希望を、前月の15日までに提出」のように決め、全員に伝えます。締切を守らない人がいると表作りが進まないため、締切を過ぎた場合の扱い（出された希望の範囲で組む、など）も決めておきます。

希望の出し方の形をそろえる

希望の出し方が人によってばらばらだと、集めたあとに整理する手間がかかります。次のような形で、出し方をそろえます。

出られる日と時間を書いてもらう形：「10日、12日、15日の10時から18時」
出られない日だけを書いてもらう形：「8日と20日は終日不可」
週ごとの目安の日数を書いてもらう形：「週3日程度、平日の昼を希望」

どの形がよいかは、職場によって違います。働く人の多くが学生や子育て中の人なら、出られない日が多くなるため、出られる日を書いてもらう形のほうが整理しやすくなります。

集める手段を1つにする

口頭、紙、メッセージアプリ、メールと、集める手段がばらばらだと、見落としが起きます。紙の希望表、共有のスプレッドシート、フォーム、シフト管理システムのどれか1つに決め、そこ以外で出された希望は受け付けない、とルールにしておきます。

希望の目安を契約の段階で決めておく

厚生労働省の留意事項では、シフトで働く日や時間を決める場合でも、「毎週月、水、金曜日から勤務する日をシフトで指定する」「1か月に何日程度勤務」のような基本の考え方を、あらかじめ話し合って決めておくことが考えられる、としています。雇い入れるときに目安を決めておけば、毎月の希望が大きくずれることを防げます。

シフト表の作り方

希望が集まったら、表を作ります。

作る順番

固定の勤務の人を先に入れる：毎週決まった曜日に入る人、責任者などを先に入れる
必要な人数に足りない時間帯を探す：曜日ごと、時間帯ごとに、不足している人数を数える
希望を見ながら不足を埋める：出られる人の中から、役割を見て割り当てる
ルールを確かめる：労働時間、休憩、休日、連続勤務の日数が基準を満たしているかを確かめる
偏りを確かめる：特定の人に、土日や夜の勤務が集中していないかを確かめる

表の形

シフト表の形は、大きく分けて2つあります。

形	見た目	向いている使い方
日付ごとの表	縦に人、横に日付を並べ、勤務の記号を書き込む	1か月の全体を見渡す
時間帯ごとの表	縦に人、横に時間を並べ、勤務の時間を横棒で示す	1日の中の人の重なりを見る

1か月分の表で全体の日数を整え、混雑する日だけ時間帯ごとの表で人の重なりを確かめる、という使い分けをすると、漏れを防げます。

公平さに気を配る

希望を優先しすぎると、希望を出しやすい人と出しにくい人の間で不公平が生まれます。土日や年末年始、夜の勤務など、多くの人が避けたい時間帯は、なるべく順番に割り当てます。前の月に負担の大きい時間帯に入った人は、次の月は少し軽くする、といった配慮も大切です。

確定と共有

表ができたら、確定して全員に知らせます。

知らせる期限を決めて守る

確定した表を知らせる期限を決めておきます。たとえば、「対象の月の10日前までに知らせる」のように決めます。働く人は、表が分からないと、ほかの予定を立てられません。期限を守ることは、シフトで働く人にとって何より大切な配慮です。

共有の方法を決める

紙の表を休憩室に貼る、共有のスプレッドシートで見られるようにする、システムやアプリで配信する、などの方法があります。どの方法でも、最新の表がどれかが分かるようにしておくことが大切です。紙とデータの両方で共有している場合、片方だけが直されて、古い表を見て出勤してしまう、ということが起きます。

労働条件としての扱いを意識する

確定したシフトは、その期間の具体的な労働条件になります。表を作る人の側は「仮の予定」と考えていても、働く人にとっては決まった勤務の予定です。確定の前と後で、扱いをはっきり分けておきます。

変更の受け付け方

どれだけ丁寧に表を作っても、急な欠勤や予定の変更は必ず起きます。

変更のルールを決めておく

厚生労働省の留意事項では、シフトの期間が始まる前と後のそれぞれについて、変更を申し出る期限や手続きを、あらかじめ話し合って決めておくことが考えられる、としています。たとえば、次のように決めます。

確定後に休みたい場合は、勤務の日の3日前までに責任者に申し出る
体調不良などの急な欠勤は、できるだけ早く電話で責任者に連絡する
働く人どうしで交代する場合は、責任者の承認を得る

雇う側から変更するときの注意

忙しくない日に、雇う側の都合で勤務の時間を減らしたり、勤務の日を取り消したりすることもあります。確定したシフトの変更は労働条件の変更に当たるため、働く人の合意を得て行います。雇う側の都合で休ませた場合は、休業手当の支払いが必要になる場合があります。

変更の記録を残す

変更があったときは、いつ、誰の申し出で、何を変えたかを記録しておきます。記録があれば、給与の計算のときに実際の勤務と照らし合わせられ、後で「言った、言わない」のトラブルになることも防げます。

エクセルでシフト表を作る手順

ここでは、エクセルやGoogleスプレッドシートで、1か月のシフト表を作る手順を紹介します。細かな操作は、使うソフトや版によって違います。

手順1：表の枠を作る

1行目に日付、2行目に曜日を入れ、A列に働く人の名前を並べます。日付は1日の欄だけ入力し、右の欄には「左の欄＋1」の式を入れてコピーすると、月末まで自動で埋まります。曜日の欄には、日付から曜日を表示する関数（TEXT関数で「aaa」と指定する方法など）を使うと、月が変わっても作り直さずに済みます。

手順2：勤務の記号を決める

勤務の種類ごとに、記号を決めます。たとえば「早」は9時から17時、「遅」は13時から21時、「休」は休み、のように決め、表の端に記号の一覧を書いておきます。記号は、入力の規則（データの入力規則）で一覧から選ぶ形にしておくと、入力の間違いや表記のゆれを防げます。

手順3：人数を自動で数える

表の一番下に、日付ごとに「早」と「遅」の人数を数える行を作ります。条件に合う欄の数を数える関数（COUNTIF関数）を使えば、記号を入力するだけで人数が自動で出ます。

手順4：足りない日に色を付ける

条件付き書式を使い、人数の行の値が必要な人数を下回ったら、欄の色が変わるようにします。色が付いた日だけを見直せばよいので、表全体を目で追う手間が減ります。土曜日と日曜日の列に色を付けておくと、週の区切りも分かりやすくなります。

手順5：人ごとの勤務の合計を出す

表の右端に、人ごとの勤務の日数と、勤務の時間の合計を出す列を作ります。勤務の記号ごとの時間を一覧にしておき、記号の数に時間をかけて合計すれば、週40時間を超えていないか、希望の日数と合っているかを確かめられます。

手順6：前の月の表を写して使う

翌月の表は、前の月の表をコピーして、日付の1日の欄を直し、勤務の記号を消して作ります。枠と式と色の設定はそのまま使えるので、2か月目からは作る時間が大きく短くなります。

業種ごとのシフトの組み方の違い

シフトの組み方は、業種によって気をつける点が違います。

飲食店

飲食店は、昼と夜の食事の時間帯に客が集中し、その間は比較的落ち着きます。混雑する時間帯だけ人を多く入れ、落ち着く時間帯は少ない人数で回す、という組み方が基本です。仕込みと片付けの時間に必要な人も忘れずに入れます。調理とホールのように役割がはっきり分かれているため、役割ごとの人数を確かめることが大切です。

小売店

小売店は、平日の夕方と土日に客が増える傾向があります。レジの担当と、品出しや売場づくりの担当を分けて考え、商品が多く届く曜日には品出しの人を多めに入れます。セールや季節の行事の時期は、通常の月とは別に人数を見直します。

介護施設

介護施設は、24時間の勤務が続くため、日勤、遅番、夜勤などの決まった勤務の型を組み合わせることが多くなります。夜勤の明けの日に休みを入れる、夜勤が続きすぎないようにする、といった体への負担への配慮が欠かせません。介護の保険の制度で、時間帯ごとに必要な職員の数が決まっている場合もあるため、事業所の種類に応じた基準を確かめておきます。

コールセンター

コールセンターは、電話がかかってくる件数が、曜日や時間帯で大きく変わります。過去の着信の件数から、30分ごとや1時間ごとに必要な人数を計算し、休憩の時間がずれるように組みます。全員が同じ時間に休憩に入ると、電話がつながらない時間ができてしまうためです。

年次有給休暇とシフトの関係

シフトで働く人にも、条件を満たせば年次有給休暇（給与が支払われる休暇）が与えられます。週の勤務の日数が少ない人にも、日数に応じた休暇が与えられる仕組み（比例付与）があります。

シフトを組むときの注意

働く人から有給休暇を取りたいという申し出があった場合、雇う側は原則としてその日に休暇を与える必要があります。シフト表を作る前に休暇の希望を集めておけば、表を組み直す手間を減らせます。厚生労働省は令和8年6月に、シフト制で働く人の有給休暇の付与日数、勤務の日数が決めにくい場合の扱い、休暇を取った日の賃金の計算方法を、シフト制の留意事項に追記しました。シフトで働く人の有給休暇の扱いに迷ったときは、この留意事項と、あわせて公開されているリーフレットを確かめてください。

シフトを作る負担を減らす工夫

シフト表を作る人の負担は、毎月の積み重ねで大きくなります。負担を減らす工夫も紹介します。

基本の型を作っておく

毎月ゼロから作るのではなく、曜日ごとの基本の勤務の型を作っておき、そこに希望を反映させて調整する形にします。基本の型があれば、毎月の作業は「型との違い」を直すだけで済みます。

交代の候補をあらかじめ決めておく

急な欠勤が出たときに、誰に声をかけるかを毎回考えていると時間がかかります。曜日ごとに、交代に入れる可能性のある人をあらかじめ聞いておき、表の端に書いておくと、連絡がすぐにできます。

エクセルとシフト管理システムの選び方

シフト管理の道具は、大きく分けて、エクセルなどの表計算ソフトと、シフト管理の専用のシステムがあります。

エクセルやスプレッドシートが向いている場合

働く人が10人程度までで、シフトのパターンも少ない職場なら、エクセルやGoogleスプレッドシートで十分に管理できます。費用がかからず、表の形を自由に変えられるのが利点です。条件付き書式で、人数が足りない日に色を付ける、勤務時間の合計を自動で計算する、といった工夫をすれば、作る手間を減らせます。

一方で、希望の集め方や、変更の知らせ方は、別の手段に頼ることになります。人数が増えると、希望の転記の手間や、最新の表がどれか分からなくなる問題が大きくなります。

シフト管理システムが向いている場合

働く人が多い、複数の店舗や拠点がある、希望の集め方や変更の連絡に手間がかかっている、という職場では、シフト管理の専用のシステムが候補になります。働く人がスマートフォンから希望を出し、確定した表を受け取れるため、集める手間と知らせる手間を大きく減らせます。勤怠の打刻や給与の計算と連携できるものもあります。

たとえば、リクルートのAirシフトは、公式サイトによると、利用を始めた月と翌月が無料の体験期間で、無料期間が終わっても自動で課金されることはありません。料金は、毎月連携しているスタッフの人数に応じた従量課金で、人数によっては月額の最低利用料金が適用されると案内されています。ほかにも、勤怠管理のシステムにシフト管理の機能が含まれているものなど、さまざまな製品があります。

選ぶときに確かめたいこと

働く人がスマートフォンから使いやすいか
希望の集め方の形が、自分の職場に合っているか
勤怠や給与の計算の仕組みと連携できるか
料金が人数に応じてどう変わるか。最低料金はあるか
無料で試せる期間があるか

料金や機能は変わることがあるため、導入を検討するときは、各製品の公式の案内で最新の内容を確かめてください。

費用の全体を見て決める

システムの料金は、1人あたりの月額で比べられがちですが、実際には勤怠や給与の計算、予約や顧客の管理など、ほかのシステムとの組み合わせで費用の全体が決まります。複数のシステムの月額の費用を見直す考え方は、中小企業のSaaS費用管理術2026｜サブスクコストを30%削減する方法で整理しています。導入の前に、今かかっている作業の時間と、システムの費用を比べ、どのくらいの手間が減るのかを見積もっておくと、導入の判断がしやすくなります。

勤務の実績と給与の計算をつなぐ

シフト表は予定であって、実際に働いた時間とは違うことがあります。給与は実際に働いた時間で計算するため、予定と実績を見比べる仕組みが必要です。

予定と実績を並べて確かめる

月末に、シフト表の予定の時間と、タイムカードや勤怠の記録の実績の時間を、人ごとに並べて確かめます。大きくずれている人がいれば、残業が多かったのか、急な交代があったのか、記録の付け忘れなのかを確かめます。ずれの理由を確かめずに給与を計算すると、払い漏れや払いすぎにつながります。

残業と深夜の時間を分けて数える

1日8時間、1週40時間を超えた時間は、割増の賃金の対象になります。夜10時から朝5時までの深夜の時間に働いた場合も、割増の賃金が必要です。シフト表の段階で、どの勤務が割増の対象になるかを分かるようにしておくと、給与の計算のときに見落としを防げます。割増の率や計算の方法の詳しい扱いは、労働基準監督署や社会保険労務士に確かめてください。

働く人の側から見たシフトの希望の出し方

シフトで働く人の立場からも、希望の出し方を工夫すると、希望が通りやすくなり、職場との関係も良くなります。

締切より早めに出す

希望は、締切ぎりぎりではなく、早めに出すほうが、表を作る人が組みやすくなります。早く出した希望ほど、表の土台として反映されやすいものです。

出られる日を多めに伝える

出られない日だけでなく、出られる日の候補を多めに伝えておくと、表を作る人は調整しやすくなります。「この日はどちらでも構わない」と書いておくだけでも、全体の調整が楽になります。

変更はルールに沿って早めに伝える

確定後に予定が変わったときは、決められた期限と方法で、できるだけ早く責任者に伝えます。働く人どうしで交代を決めた場合も、必ず責任者に知らせて承認を得ます。ルールに沿って伝えることで、急な変更でも周りの協力を得やすくなります。

よくあるトラブルと防ぎ方

シフト管理でよく起きるトラブルと、その防ぎ方を整理します。

希望が締切までにそろわない

締切を過ぎても希望が出ない人がいて、表作りが進まない、というトラブルです。締切の数日前に一度声をかける、締切を過ぎた場合は出された希望の範囲で組む、というルールを最初に伝えておきます。

特定の人に負担が集中する

頼みやすい人に、急な交代や人の少ない時間帯の勤務が集中するトラブルです。1か月ごとに、人ごとの土日や夜の勤務の回数を数え、偏っていないかを確かめます。

「シフトを勝手に減らされた」と言われる

確定したシフトを、雇う側の都合で減らしたことによるトラブルです。厚生労働省の留意事項にもあるとおり、確定したシフトの変更は双方の合意のうえで行います。減らす必要があるときは、理由を伝えて相談し、記録を残します。

表を作る人が1人に固定されている

シフトを作れる人が責任者の1人だけで、その人が休むと表が作れない、というトラブルです。作る手順を書き出しておき、ほかの人も作れるようにしておくと、作る人の負担も分散できます。

連絡の手段が人によってばらばら

急な欠勤の連絡が、電話、メッセージアプリ、メールとばらばらに届き、責任者が気づかないまま勤務の時間を迎えてしまう、というトラブルです。急ぎの連絡は電話、と決めるなど、連絡の手段と相手を1つに決めて、入った人全員に最初に伝えておきます。

店舗や職場の準備の作業を共有する方法

シフト管理の周りには、シフト表そのものとは別に、新しく入った人の教育、繁忙期の準備、季節の商品の入れ替え、設備の点検など、担当と期限の決まった作業がいくつも発生します。こうした作業を口頭や引き継ぎのメモだけで回していると、シフトの入れ替わりの中で抜け落ちやすくなります。

作業が少ないうちはメモや表で十分

作業が数件なら、休憩室のホワイトボードや、共有のスプレッドシートに作業の一覧を作り、担当と期限を書いておくだけで回せます。

担当と期限と進み具合を共有したいとき

複数の人が交代で勤務する職場では、「この作業は誰が、どこまで進めたのか」を、勤務が重ならない人どうしでも確かめられる状態にしておく必要があります。こうした場面では、プロジェクト管理ツールで作業を共有する方法があります。候補の1つがPinatecaです。公式サイトによると、カンバン、ガントチャート、カレンダー、リストなど8種類のボードとチャットが無料プランから使え、カードごとに担当と期限を付けて、コメントで経過を残せます。たとえば、「新人の研修」「年末の準備」「設備の点検」をカードにしてカンバンのボードに並べれば、勤務の時間が違う人どうしでも、どこまで進んだかを同じ画面で確かめられます。

公式の料金ページによると、5人までのチームなら期限なしで無料で、ボードは10個まで、クレジットカードの登録は要りません。6人目、または11個目のボードからはスタンダードプランで、料金は1人あたり月額500円（税抜、年払いなら1人あたり月額400円）です。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

なお、Pinatecaはシフト表を作ったり、希望を集めたり、勤怠を記録したりする道具ではありません。シフト表そのものはエクセルやシフト管理システムで作り、シフトの周りで発生する作業の共有に使う、という分担です。

シフトで働く人と、シフトを組む仕事

最後に、在宅ワークと業務委託の仲介を20年以上続けてきた運営者の立場から、シフト管理と働き方の関係を整理します。

予定が見通せることが、働き続ける理由になる

運営者として見てきた限りでは、シフトで働く人が職場を選ぶときに重視するのは、時給の高さだけではありません。表がいつ確定するのか、急に減らされることはないのか、という予定の見通しやすさも大きな理由になります。確定の期限を守り、変更のルールをはっきりさせている職場ほど、人が長く定着する傾向があります。シフトの組み方は、人を集め、とどめるための条件の1つだと言えます。

シフト管理の改善は仕事になる

シフト表の作り方を見直したり、システムの導入を手伝ったりする仕事は、在宅でも受けられる業務改善の仕事の1つです。業務にAIやシステムを取り入れる支援の仕事は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で紹介しています。労務の手続きや書類に関わる専門の資格としては、官公署に出す書類の作成を担う行政書士があります。シフトの仕組みを整えることは、働く人にも雇う側にも得のある改善です。まずは希望の締切と、表を知らせる期限の2つを決めて、全員に伝えるところから始めてみてください。

よくある質問

Q. シフトの希望はいつまでに集めるのがよいですか？

対象の期間が始まる2週間から3週間ほど前を締切にする職場が多く見られます。表を作る時間と、確定した表を働く人に知らせる期間を逆算して決めます。たとえば、翌月のシフトなら前月の15日までに希望を集め、25日までに表を知らせる、という流れです。決めた締切は、全員に前もって伝えておきます。

Q. 確定したシフトを店の都合で減らしてもよいですか？

確定したシフトの変更は労働条件の変更に当たるため、働く人の合意を得て行う必要があります。厚生労働省の留意事項でも、双方が合意したうえで変更するよう示されています。雇う側の都合で休ませた場合は、平均賃金の6割以上の休業手当の支払いが必要になる場合があるため、判断に迷うときは労働基準監督署に相談します。

Q. シフト管理はエクセルとシステムのどちらがよいですか？

働く人が10人程度までで、シフトのパターンも少ない職場なら、エクセルやスプレッドシートで十分に管理できます。人数が多い、複数の店舗がある、希望の集め方や変更の連絡に手間がかかっている場合は、スマートフォンで希望を出せるシフト管理システムが候補になります。無料で試せる期間を使って比べるのがおすすめです。