シフト作成ツールの選び方｜自動で組む機能と共有で比べる

シフト作成のツールを探している人の多くは、毎月の希望の回収と調整に何時間もかかり、作った表の共有や変更の連絡にも追われています。ただ、ツールを入れれば何でも自動で片付くわけではなく、店舗や事業所の人数、勤務の形、スタッフが使える端末によって、合う道具は変わります。この記事では、Excelやスプレッドシートで足りる場面から、希望の回収、自動作成、共有、勤怠との連携までの機能の違い、料金の数え方、選ぶ前に確かめる労働時間の決まりまでを順に整理します。シフト表とは別に、決まった勤務の中で誰がどの仕事をいつまでに進めるかを共有したい場面では、ボードで仕事を管理するPinatecaのような道具を組み合わせる方法もあわせて紹介します。

シフト作成で時間がかかっている作業を分解する

シフト作成は5つの作業でできている

シフト作成と一言でいっても、中身は5つの作業に分かれます。

1. スタッフから勤務の希望と休みの希望を集める
2. 必要な人数と、各スタッフの勤務の条件を確かめる
3. 希望と条件を突き合わせてシフト表を組む
4. 完成したシフト表をスタッフに知らせる
5. 欠勤や交代の申し出に応じて表を直し、もう一度知らせる

ツールを選ぶ前に、このうちどの作業に一番時間がかかっているかを書き出します。希望の回収に追われているなら希望の提出機能、組む作業が重いなら自動作成の機能、変更の連絡が多いなら共有と通知の機能を重視して選びます。全部を一度に解決しようとすると、使わない機能に費用を払うことになります。

作業の時間を1か月分だけ計ってみる

ツールを入れるかどうか迷っているなら、まず1か月分の作業時間を計ってみます。希望の回収に何時間、組むのに何時間、変更の対応に何時間かかったか。たとえば合計で月に10時間かかっていて、ツールでその半分が減るなら、店長や管理者の時間が月に5時間空くことになります。費用と比べる判断の材料になるうえ、導入後に効果があったかを確かめる基準にもなります。

紙や口頭の連絡が残っている部分を探す

シフトの作成で時間がかかる原因の多くは、紙の希望表の書き写しや、電話やメッセージでの個別の連絡です。希望を紙で集めて表に書き写す、変更をメッセージで受けて表を直し、また全員に送る、という流れが残っているなら、その書き写しと連絡こそがツールで減らせる部分です。逆に、すでに共有のスプレッドシートで希望を集めているなら、ツールで減る手間は思ったより少ないこともあります。

Excelやスプレッドシートで十分な場面

人数が少なく、勤務の形が単純な職場

スタッフが10人前後までで、早番と遅番のように勤務の形が2つか3つしかない職場なら、Excelやスプレッドシートで十分に回せることが多くあります。行にスタッフ、列に日付を並べ、セルに「早」「遅」「休」のような記号を入れるだけで、見やすいシフト表になります。条件付きの書式で記号ごとに色を変え、日ごとの人数を数える関数を入れておけば、人数の過不足もひと目で分かります。

スプレッドシートを共有して希望を集める

Googleスプレッドシートのように、複数人で同じファイルを開いて書き込める表計算のサービスなら、スタッフに希望の欄へ直接書き込んでもらう使い方ができます。希望の提出用のシートと、管理者が組む確定用のシートを分けておくと、スタッフが確定のシフトを誤って書き換える心配が減ります。費用をかけずに始められるのが最大の利点です。ただし、誰でも書き込める状態にすると、誤って他の人の希望を消してしまうこともあります。シートや範囲ごとに編集できる人を制限する設定と、変更の履歴から以前の状態に戻す方法を、管理者が最初に確かめておくと安心です。

表計算で足りなくなるサイン

一方で、次のような状態になったら、専用のツールを考える時期です。

• 希望の提出の締め切りを守らない人への催促に毎月時間がかかる
• 複数の店舗や部署のシフトを1人で組んでいる
• 資格や経験で配置の条件が細かく決まっている
• 変更が多く、最新の表がどれか分からなくなる
• 勤務の実績を集計して給与の計算に回す作業が重い

この5つのうち2つ以上に当てはまるなら、希望の回収から共有までを1か所でまとめて扱える専用のツールのほうが、手間が減る可能性が高くなります。

シフト作成ツールの主な機能と、自動作成でできること

希望の回収と締め切りの催促

多くのシフト作成ツールには、スタッフがスマートフォンから勤務の希望を出し、それが管理者の画面のシフト表に自動で反映される機能があります。紙やメッセージからの書き写しがなくなるだけでも、作業の時間は大きく減ります。締め切りが近づくとスタッフに知らせを送る機能があるツールなら、催促の連絡も減らせます。

自動作成はどこまで任せられるか

自動作成の機能は、ツールによってできることの幅が大きく違います。よくあるのは、次のような段階です。

• 曜日ごとの基本の勤務の形をスタッフごとに登録しておき、下書きを作る
• 必要な人数と提出された希望をもとに、人数が足りない日を知らせる
• 資格、連続の勤務の日数、休みの間隔などの条件を設定して組み合わせを提案する

自動作成が出すのは、あくまで下書きです。スタッフの体調や家庭の事情、人間関係の配慮のように、条件として入力しにくいことは、最後に人が調整します。自動作成の機能を比べるときは、どんな条件を設定できるか、提案された表をどの程度手で直しやすいかを、無料の期間や体験版で確かめます。

共有と変更の通知

完成したシフトをスタッフに知らせる方法も、ツールを選ぶときの大事な点です。スタッフ用のアプリに自動で届く形、URLを送って開いてもらう形、印刷して掲示する形などがあります。変更があったときに、関係するスタッフにだけ通知が届くかどうかも確かめます。変更のたびに全員へ一斉に連絡が飛ぶと、スタッフの側で大事な知らせが埋もれてしまいます。

勤怠の打刻と給与の計算との連携

シフトの作成だけでなく、出勤と退勤の打刻、勤務の実績の集計、給与の計算ソフトへのデータの受け渡しまでを扱うツールもあります。シフトの予定と打刻の実績を並べて見られると、遅刻や残業の確認がしやすくなります。給与の計算まで含めて見直したいなら、こうした勤怠の管理と一体になった道具を選ぶと、二重の入力が減ります。

代表的な道具の特徴を公式の案内で比べる

Airシフト

リクルートが提供するAirシフトは、公式の案内によると、スタッフ向けのアプリ「シフトボード」から希望のシフトを集め、提出された希望がシフト表に自動で反映される仕組みです。人数の過不足や概算の人件費を見ながら表を作れ、確定したシフトはアプリを通じてスタッフに共有されます。業務の割り当てを作る「ワークスケジュール」の機能も無料で使えると案内されています。

料金は、Airシフトの費用の案内によると、シフトボードと連携しているスタッフの人数に応じた従量の課金で、連携の人数によっては月額の最低利用料金がかかります。利用を始めた月とその翌月は無料の体験期間で、期間が終わっても自動で有料に切り替わることはないと明記されています。具体的な金額は公式の案内で確かめてください。

ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理は、出勤の管理、シフトの管理、休暇や申請の管理、工数の管理の4つの機能を組み合わせて使う勤怠の管理の道具です。ジョブカン勤怠管理の料金の案内では、1つの機能なら1ユーザーあたり月額200円、機能を1つ追加するごとに100円が加わり、4つすべてで月額500円（いずれも税抜）、月額の最低利用料金は2,000円とされています。機能に制限のある無料のプランも用意されています。シフトだけでなく、打刻や休暇の申請までまとめて扱いたい職場に向いています。

予定の調整のサービスやカレンダーで代用する

出欠表のような形で日程の希望を集める無料のサービスを、シフトの希望の回収に使う職場もあります。登録が要らず、スタッフがすぐ使えるのが利点ですが、勤務の条件の設定や自動作成には向いていません。共有のカレンダーに勤務の予定を入れて知らせる方法もありますが、人数の過不足を数える機能はないため、組む作業は別の表で行うことになります。

比べるときの表の作り方

候補を比べるときは、次のような表を自分で作ると判断がしやすくなります。

確かめる点	候補A	候補B	表計算
希望の提出（スマートフォン）			共有で可
自動作成（条件の設定）			手作業
変更の通知			手作業
打刻と勤怠の集計			別に必要
料金の数え方			0円
無料で試せる期間			なし

空欄は、各ツールの公式の案内と、無料の期間で実際に触って確かめた結果で埋めます。比較の記事の評価をそのまま写すより、自分の職場の条件で埋めた表のほうが、選んだあとの後悔が少なくなります。

料金の数え方と、無料のプランの見方

料金は「誰を数えるか」で変わる

シフト作成のツールの料金は、多くの場合、人数に応じて決まります。ただし、数える対象はツールごとに違います。登録したスタッフ全員を数えるもの、アプリと連携しているスタッフだけを数えるもの、その月に実際に打刻した人だけを数えるもの。繁忙期だけ人数が増える職場では、この違いで月の費用が大きく変わります。

最低利用料金と初期費用を確かめる

1人あたりの金額が安くても、月額の最低利用料金が決まっていると、人数の少ない職場では1人あたりの負担が大きくなります。たとえば1人あたり200円で最低2,000円なら、スタッフが5人の職場でも月に2,000円がかかります。初期費用や、打刻の専用機器の費用が別にかかるツールもあるので、1年間の合計で比べます。

無料のプランでできないこと

無料のプランには、登録できる人数、使える機能、データを保存する期間などの制限があることが一般的です。無料のプランで始めて、人数が増えたら有料に切り替える使い方もできますが、切り替えたときに過去のデータを引き継げるか、有料にしたときの金額はいくらかを、最初に確かめておきます。

税込と税抜の表示に注意する

法人向けのサービスの料金は、税抜で表示されていることが多くあります。予算を組むときは、消費税を含めた金額で計算します。比較の表を作るときも、税込と税抜が混ざらないように、すべてを同じ基準にそろえてから比べます。

シフトを組む前に確かめる労働時間と休憩の決まり

1日8時間、1週40時間の上限

シフトを組むときは、働く人の労働時間の決まりを守る必要があります。労働基準法では、休憩の時間を除いて、1週間に40時間、1日に8時間を超えて働かせてはならないとされています。これを超えて働いてもらうには、労使の協定（いわゆる36協定）を結んで届け出る必要があり、超えた分には割増の賃金がかかります。変形労働時間制のような仕組みを使っている職場もあるので、自分の職場のルールを就業規則で確かめます。

休憩の時間の決まり

休憩の時間についても、決まりがあります。

使用者は、労働時間が六時間を超える場合においては少くとも四十五分、八時間を超える場合においては少くとも一時間の休憩時間を労働時間の途中に与えなければならない。 出典: e-Gov法令検索 労働基準法 第34条

つまり、6時間を超える勤務には45分以上、8時間を超える勤務には1時間以上の休憩を、勤務の途中に入れる必要があります。シフト表に休憩の時間帯も書き込んでおくと、休憩が取れていない人がいないかを確かめやすくなります。

休日の決まり

休日についても、毎週少なくとも1回、または4週間を通じて4日以上の休日を与えることが求められます。連続の勤務が長く続くシフトになっていないか、組んだあとに必ず見直します。自動作成の機能があるツールでは、連続の勤務の日数の上限を条件として設定できることがあるので、設定しておくと見落としが減ります。

短時間で働く人の扱い

パートやアルバイトのように短い時間で働く人の勤務の時間は、社会保険や雇用保険の加入にも関わります。週の所定の労働時間が20時間以上になるかどうかは、加入の判断の基準の1つです。シフトを組むときに、本人が希望する働き方と保険の加入の条件が合っているかも、確かめておくと後のトラブルを防げます。個別の判断が必要なときは、社会保険労務士や年金事務所に相談します。

業種ごとに違うシフトの組み方の注意

飲食店と小売店

飲食店や小売店では、曜日や時間帯で客の数が大きく変わるため、時間帯ごとに必要な人数を決めて組むことが中心になります。売上の予測と人件費を見ながら人数を決められるツールなら、人を多く入れすぎる日と足りない日を減らせます。学生のスタッフが多い職場では、試験の期間や長期の休みで希望が大きく変わるので、希望の提出の締め切りを早めに設定します。

介護や医療の事業所

介護や医療の事業所では、夜勤、資格を持つ人の配置、利用者に対する職員の数など、守らなければならない条件が多くなります。資格や夜勤の可否をスタッフごとに設定でき、条件に合わない配置を知らせてくれる機能があると、確認の手間が減ります。夜勤の明けの日の扱いや、夜勤の回数の偏りにも気を配ります。医療の事業所で受付や事務を担う人の働き方については、医療事務技能審査試験（メディカルクラーク）のように、事務の資格を持つ人をどの時間帯に配置するかも組み方の論点になります。

事務所や在宅の勤務がある職場

事務所の勤務と在宅の勤務が混ざる職場では、出社の日の偏りや、会議や来客の対応ができる人がいるかを確かめながら組みます。シフトというより出社の予定表に近い形になるので、共有のカレンダーで十分な場合もあります。在宅の勤務やリモートワークの扱いを就業規則でどう決めるかについては、リモートワーク・副業解禁に対応した就業規則の作成費用と注意点で整理されています。

ツールを入れるときの手順

1. 目的と、減らしたい作業を決める

最初に、どの作業を減らしたいのかを1つか2つに絞ります。希望の回収なのか、組む作業なのか、変更の連絡なのか。目的が決まると、比べるべき機能も決まります。

2. 候補を2つか3つに絞って無料で試す

候補は多くても3つまでに絞り、無料の期間や無料のプランで、実際の1か月分のシフトを組んでみます。テスト用の架空のデータではなく、実際の希望と条件で試すと、使いにくい点がはっきりします。

3. スタッフに使ってもらう

管理者だけで決めず、何人かのスタッフに希望の提出とシフトの確認を試してもらいます。年配のスタッフやスマートフォンの操作に慣れていないスタッフにも試してもらい、使い方の説明にどのくらい時間がかかるかを確かめます。スタッフが使わないツールは、どんなに機能が多くても定着しません。

4. 表計算との並行の期間を設ける

本格的に切り替える前に、1か月から2か月は、これまでの表とツールを並行して使います。並行の期間に、ツールで作ったシフトと従来の表に食い違いがないかを確かめ、問題がなければ従来の表をやめます。

5. 運用のルールを決めて共有する

希望の提出の締め切り、変更の申し出の方法、緊急の欠勤の連絡先など、ツールを使うときのルールを決めて、スタッフ全員に知らせます。ルールが決まっていないと、ツールの外での個別の連絡が残り、結局は書き写しの作業が戻ってきます。

補助金を使えるか確かめる

勤怠の管理やシフトの管理のツールは、中小企業向けの補助金の対象になることがあります。対象になるツールや申請の時期は年度ごとに変わるので、導入を決める前に公式の案内を確かめます。補助金とインボイスへの対応をあわせて進める考え方は、IT導入補助金で「インボイス対応」を一気に進める｜対象ツールと申請の流れで紹介されています。

シフトの中で進める仕事の割り振りを共有する方法

シフト表と仕事の一覧は別のもの

シフト表が決めるのは「誰がいつ働くか」です。一方で、職場には「誰が何をいつまでに進めるか」という仕事の割り振りもあります。棚卸し、販促の準備、新人の研修、備品の発注、季節の売り場の入れ替えのように、シフトの勤務の中で数日から数週間かけて進める仕事です。これをシフト表の余白に書き込むと、表が読みにくくなり、進み具合も追えません。

紙やホワイトボードで足りる場合

仕事の数が少なく、全員が同じ場所で働いているなら、バックヤードのホワイトボードに仕事と担当と期限を書く方法で十分です。終わった仕事に線を引けば、進み具合もひと目で分かります。費用もかからず、誰でもすぐに使えます。

担当と期限と進み具合を複数人で共有したい場合

一方で、店舗が複数ある、勤務の時間帯がばらばらで全員が顔を合わせない、在宅で働く人がいる、といった職場では、ホワイトボードでは情報が届きません。このように担当と期限と進み具合を複数人で共有したい場合の選択肢の1つが、ボードで仕事を進めるプロジェクト管理のPinatecaです。公式の案内によると、Pinatecaでは、カンバン、ガント、カレンダー、リストに加え、曜日と時限で週の枠を埋める時間割のボードや、人ごとに仕事の量の偏りを見るリソースのボードなど8種類のボードを、無料のプランから使えます。

たとえば、「棚卸しの準備」「年末の売り場の入れ替え」「新人の研修」を1枚ずつのカードにし、担当者と締切を付けて、「未着手」「進行中」「確認待ち」「完了」の列で動かす使い方ができます。カードごとのコメントで「バックヤードの段ボールは片付け済み」といったやり取りを残せるので、勤務の時間帯が違うスタッフ同士でも、引き継ぎがしやすくなります。料金は、5人までのチームならボード10個まで無料で、それを超える場合は1人あたり月額500円（年払いなら月額400円、いずれも税抜）と案内されています。シフト表そのものは今のシフト作成のツールや表計算で作り、勤務の中で進める仕事の段取りだけをボードで共有する、という分担にすると、今のやり方を変えずに始められます。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

希望の集め方のルールを先に決める

締め切りは作成の日から逆算する

ツールを使うかどうかに関わらず、希望の集め方のルールが決まっていないと、シフトの作成は遅れます。まず、シフトを確定してスタッフに知らせる日を決め、そこから組む作業に必要な日数を引いて、希望の提出の締め切りを決めます。たとえば翌月のシフトを毎月20日に知らせるなら、組む作業に3日かかるとして、締め切りは15日から16日になります。締め切りの日は毎月同じにすると、スタッフが覚えやすくなります。

希望の出し方をそろえる

希望の出し方がばらばらだと、組む作業で迷いが生まれます。「出勤できる日」を出してもらうのか、「休みたい日」を出してもらうのか、時間帯まで指定してもらうのかを決めておきます。「この日はどうしても休みたい」という強い希望と、「できれば休みたい」という弱い希望を分けて出してもらう方法もあります。強い希望を優先し、弱い希望は人数に余裕があるときに叶える、と決めておくと、組むときの判断が早くなります。

月の途中の変更の受け付け方

シフトが確定したあとの変更の受け付け方も決めておきます。何日前までなら変更を受け付けるのか、代わりの人を本人が探すのか管理者が探すのか、急な欠勤のときは誰に連絡するのか。こうしたルールが決まっていると、変更の連絡が管理者1人に集中せず、スタッフ同士で調整が進むようになります。

見やすく公平なシフト表にするための工夫

1枚で全体が分かる形にする

シフト表は、スタッフが自分の勤務を確かめるためだけでなく、その日に誰と一緒に働くかを知るためにも使われます。行にスタッフ、列に日付を並べた形のほかに、日ごとに時間帯を縦に並べ、その時間に入るスタッフを並べる形もあります。印刷して掲示するなら、1か月分が1枚に収まる大きさの文字と配置にし、記号の意味の説明を表の下に必ず書きます。

色と記号は少なく

勤務の種類ごとに色を分けると見やすくなりますが、色が多すぎると逆に読みにくくなります。色は3種類か4種類までにし、色だけでなく記号や文字でも区別できるようにしておくと、白黒で印刷したときや、色の見分けが難しい人にも伝わります。

偏りが出ていないかを数字で見る

シフトに対するスタッフの不満は、「土日ばかり入っている」「夜の勤務が多い」といった偏りから生まれることが多くあります。月の終わりに、スタッフごとの勤務の日数、土日の勤務の回数、夜の勤務の回数を数えて表にしておくと、偏りに早く気付けます。数字で見せられると、スタッフに説明するときにも納得してもらいやすくなります。

希望が通らなかったときの伝え方

人数の都合で希望を叶えられないことは、どの職場にもあります。そのときは、確定のシフトを知らせる前に、本人に理由を短く伝えておくと、不満が大きくなりにくくなります。次の月はその人の希望を優先するといった、順番で調整する方法を決めておくのも1つのやり方です。

シフト作成のツール選びで失敗しやすい点

機能の多さで選んでしまう

機能が多いツールほど、設定の項目も多くなります。小さな職場で使わない機能が多いと、画面が複雑になり、スタッフが迷う原因になります。最初に決めた「減らしたい作業」を解決できるかどうかを基準に選び、使わない機能の多さで迷わないようにします。

スタッフの端末の事情を確かめていない

スタッフ全員がスマートフォンを持っているとは限りません。アプリを入れたくない人、通信の容量を気にする人もいます。アプリだけでなく、ブラウザやパソコンからも希望を出せるか、紙の提出をどう扱うかを、導入の前に決めておきます。

データの書き出しの方法を確かめていない

ツールを変えるときや、給与の計算のために勤務の実績を別のソフトに渡すとき、データをCSVなどの形で書き出せるかどうかが大事になります。書き出しができないツールだと、乗り換えのときに過去のシフトや勤務の記録を手で写し直すことになります。

個人の情報の扱いを確かめていない

シフト作成のツールには、スタッフの氏名、連絡先、勤務の時間など、個人の情報が保存されます。誰がどの情報を見られるかの権限の設定、退職したスタッフの情報の扱い、データの保存場所などを、提供する会社の案内で確かめておきます。

導入したあとに効果を確かめる

最初に計った時間と比べる

ツールを入れて2か月から3か月がたったら、導入の前に計った作業の時間と比べます。希望の回収、組む作業、変更の対応のそれぞれで、何時間減ったかを確かめます。思ったほど減っていない作業があれば、その作業だけツールの外で手作業が残っていないかを調べます。多くの場合、紙の提出や個別のメッセージでの連絡が一部に残っていることが原因です。

スタッフの声を集める

管理者の時間が減っても、スタッフの側で手間が増えていては長続きしません。希望の提出がしやすくなったか、シフトの確認が楽になったか、変更の連絡が届きやすくなったかを、簡単なアンケートや面談で聞きます。使いにくいという声が多い点は、設定の見直しや、使い方の説明の追加で改善できることがあります。

合わなければ見直す

使ってみて合わないと分かったら、無理に使い続けず、別の道具を試すことも考えます。そのときのために、データの書き出しの方法と、契約の解約の条件を最初に確かめておくことが大切です。月単位で解約できるツールなら、乗り換えの負担は小さく済みます。

シフトの仕事を外に任せるという選択肢

業務の自動化を専門に手伝う人がいる

表計算でのシフトの管理を続けながら、集計や通知の部分だけを自動にしたい、という職場もあります。表計算の関数やマクロ、業務の自動化のツールを組み合わせて、手作業を減らす仕組みを作る仕事は、在宅で受ける人も多い分野です。どんな仕事があるかは、RPA・業務自動化ツールのお仕事で確かめられます。

マニュアルや運用ルールの文書を作る

ツールを入れたあとに必要になる、スタッフ向けの使い方の手順書や、希望の提出のルールをまとめた文書づくりも、外に頼める仕事の1つです。文書の作成を仕事にする人の働き方は、ビジネス文書・契約書作成のお仕事に整理されています。

仕組みを作る人の報酬の相場

シフトの管理の仕組みを一から作る、既存のツールと給与の計算をつなぐ、といった開発の仕事は、ソフトウェアを作る人の専門の領域です。報酬の相場を知っておくと、外に頼むか自分たちで作るかの判断の材料になります。相場はソフトウェア作成者の年収・単価相場で確かめられます。

運営者として見てきた、シフトの管理がうまく回る職場の共通点

在宅ワークと業務委託の仲介を長く続けてきた立場から見ると、シフトや仕事の割り振りがうまく回っている職場には共通点があります。それは、道具を選ぶ前に「誰が、何に、どれだけ時間を使っているか」を数字でつかんでいることです。困りごとが言葉になっている職場ほど、道具の選び方に迷いがなく、入れたあとの定着も早く進みます。

もう1つの共通点は、仕組みづくりの一部を、外の専門の人に直接頼んでいることです。表計算の自動化や手順書の作成のように、内部の人が片手間でやると何か月もかかる作業を、得意な人に直接依頼して短い期間で仕上げています。仲介の手数料が乗らない直接の取引なら、同じ予算で依頼する側は多くを頼め、受ける側は手取りが厚くなります。シフトの管理の見直しは、職場の時間を取り戻すだけでなく、こうした仕事の担い手との関係をつくるきっかけにもなります。

よくある質問

Q. シフト作成のツールは無料のものでも十分ですか？

スタッフが少なく、勤務の形が単純な職場なら、無料のプランや共有のスプレッドシートで十分に回せることがあります。希望の提出の催促、複数の店舗の管理、資格による配置の条件、打刻と給与の計算との連携が必要になると、有料のツールのほうが手間は減ります。無料のプランの人数や機能の制限と、有料にしたときの金額を先に確かめておきます。

Q. 自動作成の機能があればシフトはすべて自動で組めますか？

自動作成の機能が出すのは下書きです。希望と必要な人数、設定した条件から組み合わせを提案しますが、スタッフの体調や家庭の事情、人間関係の配慮のように入力しにくいことは、最後に人が調整します。どんな条件を設定できるか、提案された表を手で直しやすいかを、無料の期間に実際の1か月分のシフトで試して確かめます。

Q. シフトを組むときに必ず守る決まりはありますか？

労働基準法では、原則として1日8時間、1週40時間を超えて働かせてはならず、6時間を超える勤務には45分以上、8時間を超える勤務には1時間以上の休憩が必要です。休日は毎週少なくとも1回、または4週間で4日以上が求められます。変形労働時間制など職場ごとの仕組みもあるので、就業規則と労使の協定を確かめてから組みます。

Q. シフト作成のツールを入れるときにスタッフへどう説明すればよいですか？

導入の前に何人かのスタッフに試してもらい、使い方で迷う点を把握してから、全員向けの説明をします。希望の提出の締め切り、変更の申し出の方法、緊急の欠勤の連絡先などのルールを1枚の文書にまとめて共有すると、ツールの外での個別の連絡が減ります。スマートフォンを使わない人の提出の方法も、あらかじめ決めておきます。