ボランティアの管理方法｜募集とシフトと連絡の仕組み

イベントや地域の活動、NPOの事業でボランティアを受け入れると、参加する人が増えるほど、誰がいつ来るのか、連絡が全員に届いているのか、当日は誰が何を受け持つのかが分からなくなっていきます。ボランティアは自分の意思で参加する人たちなので、雇用している社員のように指示や強制で動いてもらうことはできません。だからこそ、参加しやすく、連絡が行き届き、安全に活動できる仕組みを運営の側で整えておく必要があります。

この記事では、ボランティアの管理を、募集、登録と名簿、シフトと出欠、連絡、当日の運営、保険と安全、個人情報の扱いの7つに分けて説明します。表計算とフォームだけで始められる仕組みの作り方、管理が難しくなる原因と対策も解説します。運営の側で準備の作業を複数人で分け、担当と期限と進み具合を共有したい場合は、国産のプロジェクト管理のPinatecaで作業を整理する方法もあります。

ボランティアの管理で決めておく7つのこと

ボランティアの管理とは、参加する人を集め、情報を整理し、活動の日程を組み、連絡を届け、当日の活動を支え、安全と個人情報を守る、という一連の仕事のことです。最初に、何をどのように管理するのかを運営の側で決めておくと、人数が増えても混乱しにくくなります。

管理すること	決めておく中身
1. 募集	どんな活動に、何人、どんな条件の人を集めるか
2. 登録と名簿	登録のときに何を聞き、どこに記録するか
3. シフトと出欠	活動の日時と受け持ちをどう組み、参加の可否をどう集めるか
4. 連絡	何を、どの手段で、いつ伝えるか
5. 当日の運営	受付、役割の説明、休憩、終わりの確認をどうするか
6. 保険と安全	事故に備える保険、けがや体調不良のときの対応
7. 個人情報の扱い	名簿を誰が見られるか、いつまで保存するか

この7つは、活動の規模が小さいうちは1人の運営担当者がすべて受け持つことが多いですが、参加する人が数十人を超えると、1人では手が回らなくなります。最初から、どの項目を誰が受け持つかを決めておくと、運営の担当者が替わっても仕組みが続きます。

1. 募集：何を頼むのかをはっきり書く

ボランティアの募集で大切なのは、どんな活動を、いつ、どこで、どのくらいの時間お願いしたいのかを、具体的に書くことです。活動の中身がはっきりしないまま募集すると、思っていた活動と違うと感じた人が途中でやめたり、当日に来なかったりする原因になります。

募集の案内には、少なくとも次のことを書きます。

• 活動の目的と、団体やイベントの紹介
• 活動の中身（受付、会場の設営、子どもの見守り、配布物の準備など）
• 日時と場所、1回あたりの活動の時間
• 必要な人数と、参加の条件（年齢、経験、資格など）
• 交通費や食事の扱い、保険の加入の有無
• 申し込みの方法と締め切り
• 問い合わせの先

交通費や食事を出すかどうかは、募集の時点で書いておきます。出す場合も、金額や出し方を決めておかないと、参加した人の間で不公平が生まれます。

高校生や中学生など、未成年の人の参加を受け入れる場合は、保護者の了解を得る方法と、活動できる時間帯（夜遅くまでの活動を避けるなど）を決めておきます。参加の条件に年齢を書くときは、その理由（重い物を運ぶ、夜の活動があるなど）も添えると、応募する人が自分に合うかどうかを判断しやすくなります。

募集の経路は、団体のホームページ、SNS、地域の掲示板、社会福祉協議会のボランティアセンター、学校や企業への声かけなどがあります。社会福祉協議会のボランティアセンターは、地域でボランティアをしたい人と、受け入れたい団体をつなぐ窓口として、多くの市区町村に設けられています。

2. 登録と名簿：聞くことを絞り、1か所に集める

申し込みを受けたら、参加する人の情報を名簿にします。名簿の作り方で大切なのは、聞くことを必要なものだけに絞ることと、情報を1か所に集めることです。

登録のときに聞く項目の例を示します。

項目	使い道
氏名とふりがな	当日の受付、名札の作成
連絡先（メールアドレスや電話番号）	日程の連絡、当日の緊急の連絡
参加できる曜日と時間帯	シフトを組むとき
希望する活動	受け持ちを決めるとき
経験や資格	専門的な活動を頼むとき
緊急の連絡先	活動中のけがや体調不良のとき
保険の加入の有無	保険の手続きを確かめるとき

住所や生年月日など、使い道がはっきりしない情報は、聞かないほうが安全です。情報が多いほど、管理の手間と、漏れたときの影響が大きくなるからです。保険の加入に生年月日が必要な場合など、理由があるときだけ聞きます。

申し込みは、オンラインのフォームで受けると、回答が自動で表にたまるため、手で書き写す手間がなくなります。紙やメールで受けた申し込みも、同じ表に入力して、名簿を1つにまとめます。名簿が複数の場所に分かれていると、どれが最新か分からなくなり、連絡の漏れや二重の連絡が起きます。

名簿には、登録した日と、最後に活動に参加した日の列も作っておくと、長く参加していない人を見つけて声をかけたり、名簿を整理したりするときに使えます。

3. シフトと出欠：先に枠を作ってから人を入れる

活動の日程と受け持ちを組むときは、先に「いつ、どの活動に、何人必要か」という枠を作り、そこに参加できる人を入れていく、という順番で進めます。人の都合を先に聞いてから枠を作ると、人が集まる時間帯と集まらない時間帯の差が大きくなり、必要な人数がそろわない枠が出ます。

表計算で作る場合は、行に日時と活動、列に必要な人数、決まった人の名前、不足している人数を並べます。

日時	活動	必要な人数	決まった人	不足
土曜 9時から12時	会場の設営	6人	4人の名前	2人
土曜 12時から15時	受付	3人	3人の名前	0人
土曜 15時から17時	片付け	6人	2人の名前	4人

不足の列があると、どの枠に追加の募集が必要かがすぐに分かります。片付けの時間帯のように、人が集まりにくい枠は、募集の段階で「片付けまで参加できる人」と条件を付けるか、ほかの枠の人に延長をお願いするかを前もって決めておきます。

出欠の確認は、活動の1週間前と前日の2回行うのが一般的です。1週間前の時点で来られない人が分かれば、代わりの人を探す時間があります。前日の確認では、集合の時間と場所、持ち物を改めて伝えます。

ボランティアは参加が自由なので、急に来られなくなる人が出ることを前提に、必要な人数より少し多めに人を集めておくと、当日に人が足りなくなることを防げます。

あわせて、来られなくなったときの連絡のしかたも決めておきます。誰に、どの手段で、いつまでに連絡するかを登録のときに伝えておくと、当日の朝になって連絡がないまま来ない、ということが減ります。連絡を受けたら、シフトの表の不足の数を更新し、控えの人に声をかけます。遅れて来る人がいる場合も、受け持ちの持ち場の担当者に伝わるよう、受付と運営の担当者の間で連絡の流れを決めておきます。

4. 連絡：何を、どの手段で、いつ伝えるか

ボランティアの管理で最もつまずきやすいのが連絡です。連絡の内容が人によって違う、一部の人に届いていない、どれが最新の連絡か分からない、ということが起きると、当日の混乱につながります。

連絡の手段は、メール、メッセージのアプリ、電話などがあります。どの手段を使うかは、参加する人の年齢や使い慣れた道具によって決めます。大切なのは、手段を1つに決め、そこを「正式な連絡の場所」として全員に知らせることです。手段が複数あると、ある人はメールで、ある人はアプリで連絡を受け取り、内容が食い違うことがあります。

連絡の時期と中身は、次のように決めておくと漏れがありません。

1. 申し込みを受けたとき：登録の完了と、今後の連絡の手段
2. 日程が決まったとき：日時、場所、受け持ち、持ち物
3. 活動の1週間前：出欠の最終確認
4. 活動の前日：集合の時間と場所、天候による変更の有無
5. 活動の後：お礼と、次の活動の案内

当日の急な変更（雨で中止、集合の場所の変更など）を伝える手順も決めておきます。何時までに中止を決めるか、誰が連絡を出すか、連絡が届いたことをどう確かめるかを、前もって運営の側で決めておくと、慌てずに対応できます。

連絡の文面は、毎回一から書くと時間がかかるうえ、伝え漏れも起きやすくなります。よく使う連絡は、ひな形を作っておき、日時や場所だけを書き換えて送るようにします。

5. 当日の運営：受付から終わりの確認まで

活動の当日は、受付、役割の説明、活動中の見守り、休憩、終わりの確認の順に進めます。

受付では、名簿と照らし合わせて出席を確かめ、名札や腕章を渡します。誰が来ていて誰が来ていないかを、受付の時点で記録しておくと、活動中のけがや災害のときに、その場にいる人を正しく把握できます。

役割の説明は、活動を始める前に、全員の前でまとめて行います。活動の目的、それぞれの受け持ち、困ったときに相談する相手、休憩の取り方、けがや体調不良のときの対応を伝えます。初めて参加する人がいる場合は、慣れた人と組んで活動してもらうと、不安なく活動できます。

活動中は、運営の担当者が各持ち場を回り、困っていることがないか、体調の悪い人がいないかを確かめます。夏の屋外の活動では、熱中症の対策として、こまめな休憩と水分の補給を呼びかけます。

活動の終わりには、全員が戻ってきたかを確かめ、お礼を伝えて解散します。活動の記録（参加した人、活動の中身、起きたこと）は、その日のうちに残しておくと、次の活動の改善や、参加した人への証明書の発行に使えます。

6. 保険と安全：事故に備える

ボランティアの活動中にけがをしたり、ほかの人や物に損害を与えたりすることがあります。こうした事故に備えるために、保険の加入を確かめておくことは、運営の側の大切な仕事です。全国社会福祉協議会は、保険について次のように案内しています。

ボランティア活動中の事故、社会福祉協議会・社会福祉施設等の事業者の事故等、様々なリスクに備えるために保険制度があります。 出典: 全国社会福祉協議会「保険について」

ボランティア活動保険は、多くの市区町村の社会福祉協議会で加入の手続きができ、活動する人が自分で入る形が一般的です。運営の側では、募集の案内に保険の加入をお願いする旨を書き、登録のときに加入しているかを確かめます。イベントで1日だけ参加する人が多い場合は、主催者が行事ごとに入る保険もあるので、社会福祉協議会や保険会社に確かめます。

安全の面では、活動の前に危ない場所や作業を洗い出し、手袋や帽子などの装備をそろえ、救急箱の場所と近くの医療機関を確かめておきます。子どもや高齢の人と関わる活動では、2人以上で対応する、個人の連絡先のやりとりをしない、などの決まりを作っておくと、トラブルを防げます。

もう1つ気をつけたいのが、ボランティアと雇用の違いです。労働基準法では、事業に使われて賃金を払われる人を労働者としています。交通費の実費を超える謝礼を決まった額で払う、活動の時間や場所を細かく指示して拒めないようにする、といった扱いをすると、ボランティアではなく労働者とみなされる可能性があります。そうなると、最低賃金や労災保険などの決まりが関わってきます。条文はe-Govの労働基準法で確かめられ、扱いに迷うときは労働基準監督署や専門家に相談します。

7. 個人情報の扱い：見られる人を絞る

ボランティアの名簿には、氏名、連絡先、緊急の連絡先など、大切な個人情報が含まれます。非営利の団体であっても、名簿を活動に使っていれば、個人情報保護法の決まりが関わります。決まりの概要は、個人情報保護委員会の法令とガイドラインのページで確かめられます。

名簿の扱いで決めておくことは、次のとおりです。

• 名簿を見られる人を運営の担当者に絞る
• 登録のときに、情報を何に使うかを伝える
• 参加する人どうしで連絡先を共有するときは、本人の了解を得る
• 名簿のファイルにはパスワードをかけるか、見られる人を設定する
• 活動をやめた人の情報は、決めた期間が過ぎたら削除する

特に気をつけたいのが、メールの一斉送信です。宛先の欄に全員のアドレスを並べて送ると、受け取った全員にほかの人のアドレスが見えてしまいます。一斉送信のときは、宛先を見えない形（BCC）にするか、一斉送信の機能を持つ道具を使います。

名簿をUSBメモリや個人のパソコンに保存して持ち歩くと、紛失したときの影響が大きくなります。名簿の保存先は1か所に決め、そこから持ち出さない決まりにしておくと安全です。

表計算とフォームで始める管理の仕組み

ボランティアの管理は、最初から専用の道具を使わなくても、オンラインのフォームと表計算だけで始められます。参加する人が数十人ほどまでなら、次の組み合わせで十分に回ります。

1. 申し込みはオンラインのフォームで受け、回答を表計算のシートに自動でためる
2. 名簿のシートを1つ作り、紙やメールで受けた申し込みもここに入力する
3. シフトのシートを別に作り、日時ごとの枠と決まった人を並べる
4. 出欠の確認もフォームで受け、シフトのシートに反映させる
5. 連絡は決めた手段で、ひな形を使って送る

シートは、名簿、シフト、連絡の記録、活動の記録の4つに分けておくと、目的ごとに見やすくなります。名簿のシートは見られる人を運営の担当者に絞り、シフトのシートは参加する人にも見せる、というように、シートごとに見られる人を変えると、個人情報を守りながら日程を共有できます。

参加する人が数百人になる、活動が毎週ある、複数の会場で同時に活動する、という規模になると、表計算だけでは管理が追いつかなくなります。その場合は、ボランティアの登録とシフトの管理に特化した専用の道具を検討します。

活動の規模ごとの管理のしかた

ボランティアの管理のしかたは、参加する人の数と活動の頻度によって変わります。規模ごとの管理の目安を示します。人数の区切りは考え方の例で、活動の中身によって前後します。

規模	管理の道具	運営の体制
10人前後の少人数	名簿は表計算、連絡はメッセージのアプリ	運営の担当者1人と、代わりの人1人
数十人	申し込みはフォーム、名簿とシフトは表計算、連絡は一斉送信	名簿、シフト、連絡で担当を分ける
数百人、または活動が毎週ある	登録とシフトの専用の道具を検討	受け持ちごとに担当を決め、責任者を置く
複数の会場で同時に活動する	会場ごとにシフトを分けて管理	会場ごとにまとめ役のボランティアを置く

少人数のうちは、運営の担当者が参加する人1人ずつと直接やりとりできるため、仕組みが簡単でも困ることはあまりありません。数十人を超えると、1人ずつのやりとりでは手が回らなくなり、フォームでの受付や一斉送信など、まとめて扱う方法が必要になります。

数百人の規模や、複数の会場での活動になると、運営の担当者だけでは当日の現場を見切れません。経験のあるボランティアに、会場ごとや活動ごとのまとめ役をお願いし、運営の担当者はまとめ役と連絡を取る、という二段の体制にすると、連絡の流れが整理されます。まとめ役をお願いする人には、名簿のうち自分の受け持ちの人の情報だけを見られるようにしておきます。

1日だけのイベントと定期の活動で違うこと

ボランティアの管理は、1日だけのイベントと、毎週や毎月の定期の活動とで、力を入れるところが違います。

1日だけのイベント（祭り、マラソン大会、清掃の活動など）では、初めて参加する人が多く、当日に一度に大勢が集まります。そのため、当日の受付と役割の説明が最も大切になります。受付に人を多めに配置し、受け持ちごとに集合の場所を分け、役割の説明を書いた紙を用意しておくと、短い時間で全員が活動を始められます。保険も、参加する人が自分で入っているとは限らないため、主催者が行事ごとに入る保険を検討します。

定期の活動（子ども食堂、学習の支援、施設での交流など）では、同じ人が繰り返し参加するため、続けて参加してもらうことと、人による活動の質の差を小さくすることが大切になります。活動の手順を書いた手引きを作り、初めての人には経験のある人が付いて教える、という流れにしておくと、誰が参加しても同じように活動できます。また、名簿の情報が古くなりやすいので、年に1回は連絡先や参加できる曜日を確かめ直します。

どちらの場合も、活動の後に記録を残し、次の回に生かすことは変わりません。1日だけのイベントでも、翌年に同じイベントを開くことが多いので、必要だった人数、集まりにくかった時間帯、当日に困ったことを書き残しておくと、翌年の募集とシフトがずっと組みやすくなります。

受け入れの前に団体の側で決めておく決まり

ボランティアを受け入れる前に、団体の側で活動の決まりを文書にしておくと、トラブルが起きたときに判断の基準になります。決めておく主な中身は次のとおりです。

• 活動の目的と、ボランティアにお願いすること、お願いしないこと
• 交通費や食事の扱い
• 活動中に知った個人情報や団体の情報を外に出さないこと
• 写真や動画の撮影と、SNSへの投稿の扱い
• けがや事故のときの連絡の流れと、保険の扱い
• 活動をやめるときの連絡のしかた

写真と動画の扱いは、特に決めておきたい項目です。活動の様子を団体の広報に使う場合は、写っている人の了解を得る必要があります。参加する人が個人のSNSに活動の写真を載せる場合も、ほかの参加者や支援を受ける人が写り込んでいないかを確かめるよう、前もって伝えておきます。

決まりは、登録のときに参加する人に見せ、内容を確かめてもらいます。子どもが参加する場合は、保護者の了解も得ておきます。

ボランティアの管理が難しくなる原因と対策

ボランティアの管理が難しくなる原因は、主に3つあります。

1つ目は、参加が自由で、急な欠席が起きやすいことです。対策としては、必要な人数より少し多めに集める、1週間前と前日に出欠を確かめる、急な欠席が出たときに声をかける控えの人を決めておく、といった方法があります。

2つ目は、参加する人の動機がそれぞれ違うことです。社会の役に立ちたい人、経験を積みたい人、仲間と交流したい人など、参加の理由はさまざまです。登録のときに希望する活動を聞き、できるだけ希望に沿った受け持ちにすると、続けて参加してもらいやすくなります。

3つ目は、情報が伝わりにくいことです。ボランティアは毎日活動の場にいるわけではないため、前もっての情報が十分に伝わらないまま当日を迎えることがあります。連絡の手段を1つに決め、連絡の時期をあらかじめ決めておくことで、伝え漏れを減らせます。

これらに加えて、運営の担当者が1人に偏っていることも、管理が続かない原因になります。担当者が替わると、名簿の場所も連絡の手順も分からなくなり、仕組みが一からやり直しになります。管理の手順を書き残し、2人以上で受け持つようにしておきます。

ボランティアに続けて参加してもらうための工夫

ボランティアの管理は、1回の活動を無事に終えることだけが目的ではありません。参加した人に次の活動にも来てもらえるかどうかで、団体の活動が続くかどうかが決まります。続けて参加してもらうための工夫を挙げます。

1つ目は、お礼を必ず伝えることです。活動の終わりにその場でお礼を言うだけでなく、後日、活動の成果（集まった人の数、配った物の数、参加した人の声など）を添えてお礼の連絡を送ると、自分の活動が役に立ったことが伝わります。

2つ目は、無理のない頻度でお願いすることです。毎回同じ人にお願いが集中すると、負担を感じてやめてしまうことがあります。名簿に参加した回数の列を作っておき、参加が多い人には休んでもらい、まだ参加していない人に声をかける、というように偏りをならします。

3つ目は、役割を少しずつ広げることです。何回か参加した人には、初めての人の案内役や、受付のまとめ役などをお願いすると、活動への関わりが深まります。本人の希望を聞いたうえで頼むことが大切です。

4つ目は、活動の後に意見を聞くことです。短いアンケートで、よかった点と困った点を聞き、次の活動の改善に生かします。意見が実際に生かされたことを次の案内で伝えると、参加する人の信頼につながります。

5つ目は、やめる人を引き止めすぎないことです。ボランティアは自分の意思で参加するものなので、事情があって離れる人には、これまでのお礼を伝えて送り出します。また参加したくなったときに戻ってきやすい関係を保っておくほうが、長い目で見て団体のためになります。

運営側の準備の作業を複数人で分担するには

イベントや定期の活動では、ボランティアの管理のほかにも、会場の手配、備品の準備、案内の作成、関係者への連絡など、運営の側の準備の作業がたくさんあります。運営の担当者が数人いる場合は、作業ごとに「担当」「期限」「進み具合」を全員が見られる状態にしておくことが大切です。

運営の担当者が2人か3人なら、表計算の表で十分です。列は、作業、担当、期限、状況（未着手、作業中、確認待ち、完了）、メモの5つほどで始められます。

一方、運営の担当者が5人を超える、複数のイベントを同時に準備している、外部の協力団体とやりとりがある、という場合は、表だけでは追いにくくなります。誰が書き換えたのか分からない、相談のやりとりがメールやチャットに散らばる、ということが起きやすくなるからです。

こうした場面では、運営の側の作業を1枚ずつのカードにして管理するプロジェクト管理の道具を使う方法があります。選択肢の1つが、国産のプロジェクト管理のPinatecaです。公式の案内によると、カンバン、リスト、ガントチャートなど8種類のボードが無料のプランから使え、カードには担当や期限のほか、「会場」「協力団体」のような項目を自由に追加できます。カードごとのコメントで、準備の相談や確認のやりとりを残すこともできます。5人まで、ボード10個までは無料で、クレジットカードの登録も要りません。6人目または11個目のボードからは、スタンダードのプラン（1人あたり月額500円、税抜。年払いなら月額400円）になります。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

イベントごとにボードを分け、「募集」「会場」「備品」「連絡」の列を作って準備の作業のカードを並べると、どの準備が遅れているかが運営の担当者全員に見えるようになります。ボランティアの名簿やシフトそのものは、個人情報を守るために、見られる人を絞った別の場所で管理します。

活動を続けるための運営の体制づくり

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営者として見てきた限りでは、地域の活動やNPOの運営では、ホームページの更新、募集の案内の作成、名簿の整理、報告書の作成などの作業を、在宅で受けられる人に頼む例が見られます。運営の担当者がボランティアの対応に集中できるよう、手順がはっきりした作業を外部に頼む方法です。

活動の運営そのものを見直したい場合は、業務の改善を手伝う人に相談する方法もあります。フォームと表計算の組み合わせ方や、連絡の手間を減らす道具の使い方を相談できる人を探すなら、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で、どんな依頼が出ているか、どんな支援を受けられるかを確かめられます。名簿やシフトの情報を守る仕組みを整えたいなら、AI・マーケティング・セキュリティのお仕事で、情報を守る仕事の中身と頼み方の考え方を知ることができます。

介護や福祉の事業所でボランティアを受け入れている場合は、介護・福祉事業所のDX化2026｜IT導入補助金で介護記録を完全デジタル化で、記録や連絡のデジタル化に使える補助金の種類と申請の流れを確かめておくと、仕組みを整える費用を抑えられる場合があります。団体の運営の体制全体を見直すなら、経営の診断と助言を行う国家資格の中小企業診断士に相談する方法もあります。

在宅の専門職との取引では、仲介の手数料が乗らない直接のやりとりほど、依頼する側は同じ予算で多くの作業を頼め、受ける側は手取りが厚くなります。限られた予算で活動を続ける団体にとって、こうした直接の取引の仕組みは、外部の力を借りやすくする手段の1つです。

よくある質問

Q. ボランティアの管理は何から始めればよいですか？

最初に、募集、登録と名簿、シフトと出欠、連絡、当日の運営、保険と安全、個人情報の扱いの7つについて、何をどう管理するかを運営の側で決めます。そのうえで、申し込みをオンラインのフォームで受け、名簿とシフトを表計算のシートで管理すると、参加する人が数十人ほどまでなら十分に回ります。

Q. ボランティアに交通費や謝礼を払ってもよいですか？

交通費の実費や食事を出すこと自体は一般的に行われています。ただし、実費を超える謝礼を決まった額で払い、活動の時間や場所を細かく指示して拒めないようにすると、労働者とみなされる可能性があります。その場合は最低賃金などの決まりが関わるため、扱いに迷うときは労働基準監督署や専門家に相談します。

Q. ボランティアの保険には誰が入るのですか？

ボランティア活動保険は、活動する人が自分で、市区町村の社会福祉協議会などで加入するのが一般的です。運営の側は、募集の案内で加入をお願いし、登録のときに加入の有無を確かめます。1日だけのイベントで参加する人が多い場合は、主催者が行事ごとに入る保険もあるので、社会福祉協議会などに確かめます。

Q. ボランティアの名簿を作るとき、気をつけることは何ですか？

聞く項目を必要なものだけに絞り、名簿を1か所に集めることが大切です。名簿を見られる人を運営の担当者に限り、情報を何に使うかを登録のときに伝えます。メールの一斉送信では宛先を見えない形にし、活動をやめた人の情報は決めた期間が過ぎたら削除します。非営利の団体でも個人情報保護法の決まりが関わります。