職務分掌とは｜業務の割り当ての違いと決め方

2026年1月10日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓部署や役職ごとに担当する仕事と責任の範囲を決めることです
✓業務分掌や職務権限との違い
✓内部統制で求められる理由

職務分掌を調べている人の多くは、会社の規程を作るように言われた、監査や上場の準備で「職務分掌はどうなっているか」と聞かれた、あるいは担当があいまいなせいで仕事の取りこぼしが続いている、といった事情を抱えています。職務分掌とは、部署や役職ごとに「どの仕事を、どこまでの責任で受け持つか」を文書で決めておくことです。この記事では、業務分掌や職務権限との違い、内部統制で求められる理由、メリットとデメリット、職務分掌表の書き方の例、少人数の会社での決め方、作った後の見直し方までを順に説明します。決めた担当を日々の仕事の進み具合と結び付けて共有したい場合は、プロジェクト管理ツールのPinatecaのような道具を使う方法もあり、後半で使い方に触れます。

職務分掌とは何か

職務分掌（しょくむぶんしょう）とは、組織の中で、部署や役職、担当者ごとに受け持つ仕事の範囲と、その仕事に伴う責任を明らかにすることです。「分掌」は仕事を分けて受け持つという意味で、職務分掌は「誰が何をするのか」を全員が同じ理解で持てるようにするための取り決めだと考えると分かりやすくなります。

職務分掌を文書にしたものは、一般に「職務分掌規程」や「職務分掌表」と呼ばれます。規程は文章で書かれた社内のルールで、表は部署ごと、業務ごとに担当を一覧にしたものです。会社によっては、規程の本文で基本的な考え方を定め、別表として部署ごとの担当業務を並べる形をとっています。

職務分掌で決める内容は、おおむね次の4つです。

どの部署が、どの業務を受け持つか
その部署の中で、どの役職が、どの範囲の仕事に責任を持つか
ほかの部署と関わる業務では、どこからどこまでを受け持つか
担当者が不在のとき、誰が代わりに受け持つか

ここで大事なのは、職務分掌は「仕事のリスト」ではなく「責任の境目」を決めるものだという点です。たとえば「請求書の発行」という仕事があったとき、営業部が金額を確定させ、経理部が請求書を作って送り、入金の確認も経理部が行う、といったように、1つの業務の中にある複数の工程を、どの部署が受け持つのかまで決めておくことで、初めて取りこぼしと重複が防げます。

職務分掌は大企業だけのものではありません。従業員が10人前後の会社でも、創業者が全部を見ていた段階から人が増えてくると、「その仕事は誰がやるはずだったのか」が分からなくなる場面が必ず出てきます。人数が少ないうちに決めておくほど、後から作り直す手間が少なくて済みます。

業務分掌・職務権限・職務記述書との違い

職務分掌と似た言葉はいくつかあり、混同されやすいので整理しておきます。

言葉	決める対象	主な使われ方
職務分掌	部署や役職、担当者ごとの仕事と責任の範囲	誰が何を受け持つかを決める
業務分掌	部署や組織の単位ごとの業務の範囲	部署の役割分担を決める
職務権限	その仕事について、誰が何を決めてよいか	決裁や承認の範囲を決める
職務記述書	1つの職務の内容、求める能力、成果の基準	採用や評価に使う

業務分掌は、部署という単位で業務を分けることを指す場合が多く、職務分掌はそれをさらに役職や個人の単位まで細かくしたものとして使われることがあります。ただし、会社によっては2つの言葉をほぼ同じ意味で使っていることもあり、厳密な線引きが決まっているわけではありません。自社の規程の中で、どちらの言葉を使い、どの単位まで決めるのかを最初に書いておくと混乱しません。

職務権限との違いは、人事の解説サイトであるカオナビが分かりやすい例で説明しています。

たとえば職務分掌で「人事部は採用業務を担当する」と定められていても、全員が採用の最終決定を下せるわけではありません。実際に採用の可否を判断できるのは、課長や部長といった権限を持つ管理職です。出典: kaonavi.jp

つまり、職務分掌は「その仕事を受け持つのは誰か」、職務権限は「その仕事について決めてよいのは誰か」を定めるもので、2つはセットで作るのが一般的です。職務分掌だけを作って職務権限を決めていないと、担当は分かっても、誰が最後に決めるのかで毎回もめることになります。

職務権限は、金額や影響の大きさで決める人を変える形で書かれることが多くあります。たとえば、備品の購入なら一定の金額までは課長、それを超えると部長、さらに大きな金額は社長が決める、といった具合です。同じ「購入」という仕事でも、職務分掌では「総務部が担当する」と書き、職務権限では「金額に応じて承認する役職」を書く、と役割を分けて考えると、2つの文書の中身が重なりません。どの金額で線を引くかは会社の規模や業種で変わるので、過去1年の取引の金額を並べてみて、件数が多い価格帯で承認者が詰まらないように決めるのが現実的です。

職務記述書（ジョブディスクリプション）は、1つの職務について、仕事の内容、求める知識や能力、成果の基準などを詳しく書いたものです。職務分掌が組織全体の地図だとすれば、職務記述書は1人ひとりの役割の説明書にあたります。厚生労働省が公開している職業能力評価基準は、職務記述書を作るときの参考になります。

「職業能力評価基準」とは、仕事をこなすために必要な「知識」と「技術・技能」に加えて、「成果につながる職務行動例（職務遂行能力）」を、業種別、職種・職務別に整理したものです。出典: mhlw.go.jp

業種ごとにまとめられているので、自社の業種の基準を開いて、職務ごとの仕事の書き方をまねるところから始めると、言葉の粒度をそろえやすくなります。

職務分掌が求められる理由と内部統制の関係

職務分掌が強く求められる場面の1つが、内部統制です。内部統制とは、会社の仕事が決めたとおりに正しく行われ、不正や誤りが起きにくい状態を保つための社内の仕組みのことです。上場している会社では、財務報告に関わる内部統制を経営者が評価し、監査を受ける制度があり、その基準を金融庁の企業会計審議会が定めています。

その基準の中で、職務分掌ははっきりと内部統制の一部に位置付けられています。

統制活動には、権限及び職責の付与、職務の分掌等の広範な方針及び手続が含まれる。このような方針及び手続は、業務のプロセスに組み込まれるべきものであり、組織内の全ての者において遂行されることにより機能するものである。出典: fsa.go.jp

統制活動とは、経営者の指示が正しく実行されるように、日々の業務の中に組み込んでおく手続きのことです。基準は、職務分掌を「書類として作っておくもの」ではなく、「業務の流れの中に組み込まれ、全員が守ることで働くもの」と位置付けています。規程を作って棚にしまっておくだけでは足りない、ということです。

上場の準備をしている会社や、監査を受ける会社では、職務分掌が規程として整っているかだけでなく、実際の業務がそのとおりに動いているかも確かめられます。カオナビの解説でも、内部監査や上場の審査で、規程と実際の運用が一致しているかが確認されると説明されています。

上場の予定がない会社でも、職務分掌が役に立つ理由は同じです。取引先から信用調査を受けるとき、金融機関から融資を受けるとき、会社を引き継ぐときなど、「この会社は誰が何に責任を持っているのか」を外から聞かれる場面は意外に多くあります。そのときに一覧で示せるかどうかで、相手の安心感は大きく変わります。

職務の分離という考え方

職務分掌の中でも、特に内部統制で重視されるのが「職務の分離」です。職務の分離とは、1人の担当者が、取引の始めから終わりまでを1人で完結できないように、仕事を複数の人に分けておくことを指します。英語では Segregation of Duties と呼ばれ、この記事の URL にもなっている言葉です。

金融庁の実施基準は、職務を分ける例を具体的に挙げています。

経営者においては、不正又は誤謬等の行為が発生するリスクを減らすために、各担当者の権限及び職責を明確にし、各担当者が権限及び職責の範囲において適切に業務を遂行していく体制を整備していくことが重要となる。その際、職務を複数の者の間で適切に分担又は分離させることが重要である。例えば、取引の承認、取引の記録、資産の管理に関する職責をそれぞれ別の者に担当させることにより、それぞれの担当者間で適切に相互牽制を働かせることが考えられる。出典: fsa.go.jp

誤謬（ごびゅう）とは、わざとではない誤りのことです。相互牽制（そうごけんせい）とは、互いの仕事を確かめ合うことで、不正や誤りが起きにくくなる状態を指します。

分けるべき仕事の組み合わせは、次の3つで考えると分かりやすくなります。

承認: 取引をしてよいかを決める（発注の承認、支払いの承認など）
記録: 取引を帳簿やシステムに記録する（仕訳の入力、請求書の発行など）
資産の管理: お金や物を実際に扱う（預金の出し入れ、在庫の受け払いなど）

たとえば、支払いを承認する人と、振込の操作をする人と、帳簿に記録する人が同じだと、架空の支払いをしても誰も気づけません。3つを別の人に分けておけば、1人が誤りや不正をしても、ほかの人の記録と合わないことで見つかりやすくなります。

同じ実施基準は、職務を分けることには、仕事が1人に集中して、その人がいなくなると回らなくなる問題を防ぐ効果もあると述べています。職務の分離は不正対策だけでなく、属人化を防ぐ手段でもあるということです。

職務分掌のメリット

職務分掌を決めて運用すると、次のような効果が期待できます。

1つ目は、仕事の取りこぼしと重複が減ることです。担当が決まっていない仕事は、誰かがやるだろうと全員が思っているうちに放置されます。逆に、2つの部署が同じ仕事をそれぞれ進めていた、ということも起こります。担当の境目を文書にしておけば、どちらも起きにくくなります。

2つ目は、責任の所在がはっきりすることです。問題が起きたとき、誰が原因を調べ、誰が取引先に説明するのかが決まっていれば、対応が早くなります。責任を押し付け合う時間がなくなり、再発を防ぐ話し合いにすぐ移れます。

3つ目は、不正や誤りを防ぎやすくなることです。前の節で見たとおり、承認、記録、資産の管理を分けておくことで、互いの確認が自然に働きます。

4つ目は、人材の配置と育成に使えることです。それぞれの職務に何が求められるかが分かれば、採用のときに必要な人物像を説明しやすくなり、異動や昇格のときにも「次に何を覚えればよいか」を示せます。人事評価で、受け持つ範囲の仕事をどこまでできたかを確かめる基準にもなります。

5つ目は、引き継ぎが楽になることです。担当者が休む、辞める、異動するときに、その人が受け持っていた仕事の一覧がすでにあれば、後任に渡すときの抜けが減ります。人数の少ない会社ほど、1人が抜けたときの影響は大きいので、この効果は見逃せません。

これらのメリットは、規程を作っただけでは得られません。日々の仕事が実際にそのとおりに回っていて初めて効果が出ます。作ることと同じくらい、運用することに力を入れる必要があります。

職務分掌のデメリットと注意点

一方で、職務分掌には注意すべき点もあります。

1つ目は、作るのに手間がかかることです。部署ごとの業務を洗い出し、境目を決め、関係者の合意を取るまでには、小さな会社でも数週間はかかります。最初から完璧を目指すと終わらないので、まずは主要な業務から作り、足りない部分を運用しながら補う進め方が現実的です。

2つ目は、「それは自分の担当ではない」という線引きが強くなりすぎることです。担当を決めたことで、決められていない仕事に誰も手を出さなくなったり、隣の部署が困っていても手伝わなくなったりすることがあります。規程の中に「定めのない業務は、○○部が担当を決める」といった受け皿を作っておくと、この問題を和らげられます。

3つ目は、変化に追いつかなくなることです。新しい事業を始めた、組織を変えた、システムを入れ替えたといったときに、職務分掌が古いまま残っていると、実際の仕事と文書が食い違います。職務分掌が求められる理由の節で見たとおり、内部統制の考え方では、規程と運用の食い違いそのものが問題になります。

4つ目は、少人数の会社では分けきれないことです。経理担当が1人しかいないのに、承認と記録と資産の管理を別の人に分けることはできません。この場合の考え方は、後の節「少人数の会社での決め方」で説明します。

デメリットの多くは、作り方と運用の仕方で小さくできます。手間を理由に作らないのではなく、小さく作って育てる、という考え方で取り組むのがおすすめです。

職務分掌規程の作り方の手順

職務分掌規程を作るときの一般的な手順を、6つのステップで紹介します。

目的と範囲を決める: 内部統制のためか、取りこぼしを防ぐためか、引き継ぎのためか。目的によって、どこまで細かく決めるかが変わります。最初に1行で書いておきます。
組織図を最新にする: 部署、課、役職の一覧を今の状態にそろえます。組織図が古いまま作り始めると、後で全部直すことになります。
業務を洗い出す: 部署ごとに、日次、週次、月次、年次で行っている業務を書き出します。担当者に聞き取りをして、実際にやっている仕事を拾うのがコツです。
担当と境目を決める: 洗い出した業務ごとに、主に受け持つ部署、関わる部署、最後に責任を持つ役職を決めます。部署をまたぐ業務は、工程ごとに分けて担当を決めます。
職務権限と合わせる: それぞれの業務について、誰が承認するのか、金額によって承認者が変わるのかを、職務権限の表と照らし合わせます。
関係者の確認を取り、周知する: 各部署の責任者に確認してもらい、食い違いを直してから、全員が見られる場所に公開します。説明会を開いたり、新しく入った人の研修に組み込んだりすると定着します。

規程の本文には、一般に次のような条文が入ります。

目的: この規程を作る理由
定義: 部署、職務、責任者などの言葉の意味
職務の原則: 担当者は定められた職務を責任を持って行うこと、など
各部署の分掌: 別表に定める、とすることが多い
定めのない業務の扱い: 担当が決まっていない業務が出たときの決め方
改廃: 規程を変えるときの手続き

条文の形や言い回しは会社ごとに違い、法律で決まった書式があるわけではありません。上場の準備や監査が絡む場合は、顧問の専門家や監査法人に確認しながら進めてください。

職務分掌表の書き方の例

規程の別表として作る職務分掌表の例を、経理と営業の関係で示します。部署名や業務は仮のものです。

業務	営業部	経理部	管理部長
見積書の作成	担当	必要に応じて確認	一定額以上は承認
受注の登録	担当	内容を確認	なし
請求書の発行	金額の確定	担当	なし
入金の確認	遅れの連絡	担当	なし
支払いの承認	申請	内容を確認	担当
振込の操作	なし	担当	なし
帳簿への記録	なし	担当	月次で確認

表を作るときのポイントは3つあります。

1つ目は、業務の名前を「動詞」で書くことです。「請求」ではなく「請求書の発行」と書くことで、何をするのかが具体的になります。

2つ目は、1つの業務の中で役割を分けて書くことです。上の例では、請求書の発行について、営業部は金額を確定させ、経理部が実際に発行する、という分担を書いています。「担当」「確認」「承認」のように役割の言葉を決めておくと、表が読みやすくなります。

3つ目は、承認と記録と資産の管理が同じ欄に集まっていないかを確かめることです。上の例では、支払いの承認は管理部長、振込の操作と帳簿への記録は経理部ですが、経理部の中でも振込の操作をする人と記録をする人を分けられるなら、さらに安全になります。

業務の一覧が多くなる場合は、部署ごとにシートを分け、全体の一覧からは部署のシートを参照する形にすると、表計算ソフトでも管理しやすくなります。

少人数の会社での決め方

従業員が数人から20人程度の会社では、職務の分離を教科書どおりに行うのは難しいのが普通です。経理担当が1人しかいない、社長が営業も承認もしている、という状態は珍しくありません。

少人数の会社では、次のような工夫で、分けきれない部分を補います。

承認だけは別の人が行う: 記録と資産の管理を1人が兼ねていても、支払いの承認は社長や別の役員が行うようにする
定期的に別の人が確かめる: 月に1回、通帳の残高と帳簿の残高を、担当者以外の人が見比べる
記録が残る道具を使う: 振込やシステムの操作の記録が残る仕組みにして、後から誰が何をしたかを確かめられるようにする
外部の目を入れる: 税理士や会計事務所に、月次で帳簿を見てもらう

このように、職務を完全に分けられないときに、別の確認の手順で不正や誤りを見つけやすくする方法は、一般に「補完的な統制」と呼ばれます。

もう1つ大事なのが、兼務を正直に書くことです。1人が複数の職務を受け持っているなら、職務分掌表にもそのとおり書きます。実態と違う理想の分担を書いておくと、文書と運用が食い違い、かえって問題になります。人が増えたときに、どの兼務から外していくかの順番を決めておくと、組織が大きくなる過程でも迷いません。

飲食店や小売店のように、店舗ごとに少人数で回している事業では、レジ締めと売上金の入金と売上の記録を同じ人が行いがちです。この場合も、店長以外の人がレジ締めの記録と入金の記録を週に1回見比べるだけで、誤りの見落としは大きく減ります。

よくある失敗と見直しのタイミング

職務分掌でよく見られる失敗を挙げておきます。

作って終わりになる: 規程は作ったが誰も読んでおらず、実際の仕事は別の分担で回っている
言葉があいまい: 「必要に応じて対応する」「適宜確認する」のような書き方が多く、結局誰の仕事か分からない
部署をまたぐ業務が抜けている: 部署の中の仕事は書いてあるが、受け渡しの部分が書かれていない
例外の扱いがない: 担当者が休んだとき、定めのない業務が出たときの決め方がない
職務権限と食い違っている: 職務分掌では経理部の担当なのに、職務権限の表では営業部長が承認者になっている

見直しのタイミングとしては、次のような時期が目安になります。

組織を変えたとき（部署の新設、統合、廃止）
新しい事業やサービスを始めたとき
業務のシステムを入れ替えたとき
不正や大きな誤りが起きたとき
少なくとも年に1回、決算の後など決まった時期

見直しのときは、各部署の責任者に「職務分掌表と、実際の仕事で違っているところはないか」を聞くのが早道です。違いが見つかったら、仕事のほうを表に合わせるのか、表のほうを仕事に合わせるのかを決めて直します。どちらに合わせるかは、職務の分離の考え方に照らして判断します。

部署ごとの分掌の書き方の例

職務分掌表の別表に書く、部署ごとの担当業務の例を紹介します。会社の規模や業種で中身は変わるので、自社の業務に合わせて書き換えて使ってください。

総務部の例です。

社内の規程の作成と改廃の取りまとめ
株主総会と取締役会の運営の準備
契約書の保管と期限の管理
備品と消耗品の購入、社内の設備の管理
社内からの問い合わせの受付と担当部署への振り分け

人事部の例です。

採用の計画づくりと募集、面接日程の調整
入社と退社の手続き、社会保険の資格の手続き
給与の計算に使う勤怠の集計
人事評価の日程の管理と結果の取りまとめ
研修の計画と実施

営業部の例です。

新しい取引先の開拓と既存の取引先への提案
見積書の作成と、一定額までの値引きの判断
受注の登録と、納期の社内への連絡
入金が遅れている取引先への連絡

書くときは、1つの部署の欄に10個から20個程度の業務を並べるのが目安です。数が多すぎる場合は、「採用に関する業務」のように大きな見出しを作り、その下に細かい業務を並べると読みやすくなります。また、ほかの部署と受け渡しがある業務には、「経理部と連携」「人事部へ報告」のように、相手の部署名を書き添えておくと、境目が分かりやすくなります。

職務分掌を社内に定着させるコツ

規程と表ができても、社員が読まなければ意味がありません。定着させるために、次のような工夫が役に立ちます。

1つ目は、入社したときの説明に組み込むことです。新しく入った人に、自分の部署の欄と、よく関わる隣の部署の欄だけでも一緒に読んでもらうと、「この件は誰に聞けばよいか」が最初から分かります。

2つ目は、問い合わせの答えとして使うことです。「この仕事は誰の担当ですか」と聞かれたときに、口頭で答えるのではなく、職務分掌表の該当の行を示して答えるようにすると、表を見る習慣が社内に広がります。表に書かれていない仕事だった場合は、その場で担当を決めて表に追加します。

3つ目は、変更したら必ず知らせることです。表を直したときは、どこを変えたのかを全員に伝えます。いつ、誰が、何を変えたのかを表の最後に記録しておくと、古い表を見て仕事をしてしまう人が減ります。

4つ目は、評価や面談で触れることです。上司との面談で、受け持っている仕事が表のとおりかを確かめると、実態とのずれが早く見つかります。担当外の仕事を多く抱えている人がいれば、表を直すか、仕事の割り当てを見直すきっかけになります。

担当と進み具合をチームで共有する方法

職務分掌で決めた担当は、日々の仕事の中で見える状態になっていないと、すぐに忘れられます。規程や表は、年に数回しか開かれないのが普通だからです。

紙や表計算ソフトで十分な場面も多くあります。職務分掌表そのものは、表計算ソフトで作って共有フォルダに保存し、変更の履歴を残しておけば、小さな会社では困ることはまずありません。毎月の締めの作業のように決まった仕事なら、チェックリストを印刷して、担当者の欄に名前を書いておくだけでも効果があります。

一方で、決めた担当ごとに、今どの仕事が誰の手元にあって、どこで止まっているのかを複数人で確かめたい場面では、プロジェクト管理ツールを使う方法があります。その選択肢の1つが、国産のプロジェクト管理ツールのPinateca（ピナテカ）です。公式サイトによると、カンバン、ガントチャート、カレンダー、リストなど8種類のボードとチャットが無料プランから使えます。仕事を1枚ずつのカードにして担当者と締切を決め、カードの項目に「担当部署」や「確認する人」のような欄をカスタムフィールドで追加しておけば、職務分掌で決めた役割の分担を、日々の作業の単位で確かめられます。自分宛のメンションや担当の割り当て、締切は受信箱に集まるので、受け持つ仕事を見落としにくくなります。

公式の料金ページでは、5人までのチームなら期限なしで無料、ボードは10個まで、クレジットカードの登録は不要とされています。6人目、または11個目のボードからはスタンダードプランで、料金は1人あたり月額500円（年払いなら1人あたり月額400円、税抜）です。なお、Pinatecaは職務分掌規程を作る道具ではなく、決めた分担に沿って仕事の進み具合を共有するための道具です。規程の作成や承認の手続きそのものは、別に用意する必要があります。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

職務分掌の知識が活きる仕事と学び方

職務分掌の考え方は、組織づくりや業務改善を支援する仕事で直接役に立ちます。業務の洗い出し、担当の境目の整理、規程の文案づくりは、社内に詳しい人がいない会社から外部の専門家に頼まれることが多い仕事です。

経営の仕組みを体系的に学びたい人には、資格の勉強も1つの道です。中小企業診断士の資格ガイドでは、試験の内容や学ぶ範囲が紹介されています。組織や人事、財務の科目では、組織の分業や管理の仕組みについて学ぶことになり、職務分掌を設計するときの土台になります。

業務の流れを整理する仕事は、最近では生成AIや業務システムの導入とセットで頼まれることも増えています。AIコンサル・業務活用支援のお仕事では、業務のどこにAIを使うかを整理し、導入を支援する仕事の内容が紹介されています。職務分掌で業務を洗い出した経験は、こうした仕事で「今の仕事の流れ」を描くときにそのまま使えます。業務システムを作る側に関心があるなら、アプリケーション開発のお仕事も参考になります。システムの権限の設計は、職務分掌と職務権限をそのまま画面の操作の範囲に置き換える作業だからです。

業務委託の現場で見えること

在宅ワークと業務委託の仲介を長く続けてきた運営者として見てきた限りでは、外部の人に仕事を頼むときに一番もめやすいのは、金額よりも「どこまでが頼んだ仕事か」の線引きです。社内で職務分掌が決まっていない会社ほど、外部に出す仕事の範囲もあいまいになり、納品の後で「それもやってくれると思っていた」というすれ違いが起きやすくなります。

反対に、社内の担当の境目がはっきりしている会社は、外部に頼む部分も切り出しやすく、依頼の文面も具体的です。受ける側にとっても、どこまでやれば完了なのかが分かるので、見積もりを出しやすくなります。仲介の手数料が乗らない手数料0%で直接やり取りできる仕組みでは、依頼する側は同じ予算でより多くの仕事を頼め、受ける側は手元に残る額が厚くなりますが、その良さが活きるのも、仕事の範囲が最初から明確に決まっているときです。

職務分掌は、社内のルールであると同時に、社外の人と一緒に仕事をするための共通の言葉にもなります。まずは自社の主要な業務を10個ほど書き出し、担当と確認する人を決めるところから始めてみてください。業務の整理を仕事として請け負うことに関心がある人は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で、どのような依頼があるのかを確かめるところから始めるのがおすすめです。