工程表をエクセルで作成する手順｜列の決め方と日々の更新の仕方

工程表をエクセルで作成するように頼まれ、セルを塗りつぶして横棒を描き始めたものの、予定が1日ずれるたびに塗り直すことになり、手が止まっている人は多いはずです。エクセルの工程表は、最初に列の決め方と日付の計算の仕組みを作っておけば、予定が変わっても日付を書き換えるだけで横棒が自動で動くようになります。

この記事では、工程表をエクセルで作成する手順を、列の決め方、作業の洗い出し、日付の計算、条件付き書式での横棒の表示、土日と祝日の色分け、今日の線の引き方まで順に説明します。作ったあとの日々の更新の仕方と、表で回すのが苦しくなる場面の見分け方も整理し、複数人で同時に進み具合を更新したいときの選択肢として、ガントチャートやカンバンでチームの仕事を管理できるPinatecaにも触れます。

工程表とは何か、エクセルで作る利点

工程表とは、ある仕事を終えるまでに必要な作業を並べ、それぞれの作業をいつからいつまで行うかを示した表のことです。建設の現場、製造、イベントの準備、ウェブサイトの制作、動画の制作など、複数の作業を順番に進める仕事で使われます。

工程表にはいくつかの形がありますが、エクセルで作られることが多いのは、ガントチャートと呼ばれる形です。ガントチャートとは、縦に作業を並べ、横に日付を並べ、作業を行う期間を横棒で示した表のことです。どの作業がいつ行われ、どの作業が重なっているかが一目で分かります。

エクセルで工程表を作る利点は、多くの職場ですでに使われていて、追加の費用がかからないことです。工程表の作り方を解説している記事でも、エクセルで作るのは難しく感じる部分があるものの、利点があると書かれています。

ここまでは、作成方法を解説しました。少々難しく感じる部分もあるかもしれませんが、エクセルで工程表を作成するメリットはあります。ここからは、エクセルで工程表を作成するメリットについて解説します。 出典: craft-bank.com

エクセルで作る利点を整理すると、次のようになります。

• 多くの職場で使われているので、取引先や協力会社にもそのまま渡せる
• 列や書式を自由に決められるので、仕事に合わせた形にできる
• 関数を使えば、日付の計算や横棒の表示を自動にできる
• 印刷して現場に貼ったり、会議の資料に使ったりしやすい

一方で、複数の人が同時に更新する、作業の遅れを関係者に自動で知らせる、といったことは、エクセルだけでは難しくなります。この点は、記事の後半で詳しく説明します。

作り始める前に決めること

エクセルを開く前に、工程表で何を管理するのかを決めておきます。ここを決めずに作り始めると、途中で列を追加したり、作り直したりすることになります。

決めておきたいのは、次の4つです。

1. 期間の単位。日ごとに管理するのか、週ごとか、月ごとか。数週間で終わる仕事なら日ごと、数か月にわたる仕事なら週ごとが見やすい
2. 作業の細かさ。1行に書く作業の大きさをどのくらいにするか。1つの作業が数日から2週間ほどに収まる大きさにすると、進み具合を追いやすい
3. 誰が見るか。自分だけで使うのか、チームで共有するのか、取引先に渡すのか。見る人によって、載せる情報の範囲が変わる
4. 誰が更新するか。更新する人が1人なのか、複数なのか

4つ目は、エクセルの工程表がうまく回るかどうかを大きく左右します。更新する人が1人なら、エクセルで十分に回ります。複数の人がそれぞれの作業の進み具合を書き込む場合は、同じファイルを同時に開いて上書きしてしまう、どれが最新のファイルか分からなくなる、といった問題が起きやすくなります。

列の決め方

工程表の左側には、作業の情報を並べる列を作ります。右側には、日付を並べるカレンダーの部分を作ります。左側の列は、次のように決めるのが基本です。

列	入れる内容	例
A	番号	1、2、3
B	作業名	素材の撮影、仮編集、先方の確認
C	担当者	山田、佐藤
D	開始日	2026/11/2
E	日数	3
F	終了日	開始日と日数から計算する
G	進み具合	0%、50%、100%
H	状態	未着手、進行中、完了、遅れ
I	備考	先方の都合で待ち、など

ポイントは、終了日を手で入力せず、開始日と日数から計算することです。手で入力すると、開始日を変えたときに終了日を直し忘れて、表が食い違います。開始日と日数だけを入力し、終了日は関数で出すようにしておくと、予定の変更に強い表になります。

もう1つのポイントは、状態の列を作ることです。進み具合の数字だけでは、「止まっているのか、進んでいるのか」が分かりません。未着手、進行中、完了、遅れのように状態を書いておくと、表を見た人が、どの作業に手を打つべきかをすぐに判断できます。状態の列は、データの入力規則でリストから選ぶ形にしておくと、表記がそろいます。

列の数は、多すぎないようにします。予算や担当者の連絡先など、工程の管理に直接関係しない情報まで入れると、表が横に長くなり、カレンダーの部分が見えにくくなります。

作業を洗い出す手順

列を決めたら、作業を洗い出して行に並べます。作業の洗い出しは、工程表の出来を左右するいちばん大切な段階です。

洗い出しは、次の順で進めます。

1. 仕事の完成した姿を決める。何が出来上がったら終わりなのかを、1文で書く
2. 大きな段階に分ける。たとえば動画の制作なら、企画、撮影、編集、確認、納品
3. 段階ごとに作業を書き出す。編集なら、素材の整理、仮編集、字幕入れ、音の調整、書き出し
4. 作業の順番と、前の作業が終わらないと始められない作業を確かめる。字幕入れは仮編集が終わってから、など
5. 作業ごとに日数を見積もる
6. 確認や待ちの時間も作業として入れる。先方の確認、資材の届く日、など

6つ目は、見落とされやすい点です。工程表に自分たちの作業だけを並べると、先方の確認を待つ日数や、資材が届くまでの日数が抜け落ち、予定が実際より短く見えます。待ちの時間も1つの作業として行に入れておくと、現実に近い工程表になります。

作業の日数は、過去に同じような仕事をしたときの実績をもとに見積もります。実績がない場合は、担当者に聞き、少し余裕を持たせます。全部の作業に余裕を持たせると全体が長くなりすぎるので、遅れやすい作業（先方の確認、天候に左右される作業など）に重点的に余裕を持たせるのが現実的です。

洗い出しの見本

動画の制作を例に、洗い出した作業を行に並べると、次のようになります。日数は説明のための例です。

番号	作業名	担当者	日数
1	企画書の作成	山田	3
2	先方の企画の確認（待ち）	先方	3
3	撮影の準備	佐藤	2
4	撮影	佐藤	1
5	素材の整理	山田	1
6	仮編集	山田	4
7	先方の仮編集の確認（待ち）	先方	3
8	修正と字幕入れ	山田	3
9	音の調整と書き出し	山田	1
10	納品	佐藤	1

この見本では、2番と7番に先方の確認を「待ち」の作業として入れています。待ちの作業を入れずに並べると、全体の日数は6日短く見えますが、実際には先方の確認を待つ間、次の作業に進めません。また、撮影の準備と撮影を分け、仮編集と字幕入れを分けているので、どこまで進んだかが行ごとに分かります。

日付の計算を関数で自動にする

作業の行を並べたら、終了日を関数で計算します。土日や祝日を休みにする仕事では、単純に「開始日＋日数」で計算すると、休みの日まで数えてしまいます。

休みの日を除いて計算するには、WORKDAY関数を使います。WORKDAY関数は、開始日から、土日と指定した祝日を除いて、指定した日数だけ進んだ日を返す関数です。

開始日がD3、日数がE3に入っているとき、終了日のF3には次の式を入れます。

=WORKDAY(D3,E3-1,祝日一覧)

日数から1を引いているのは、開始日を1日目として数えるためです。3日間の作業なら、開始日を含めて3日目が終了日になります。「祝日一覧」の部分には、別のシートに作った祝日の日付の一覧の範囲を指定します。祝日の一覧は、その年の祝日と、会社の休みの日（年末年始、夏休みなど）を並べて作ります。

WORKDAY関数の使い方は、MicrosoftのWORKDAY関数のヘルプで確かめられます。

前の作業が終わった翌日に次の作業を始める場合は、次の作業の開始日も関数で出せます。前の作業の終了日がF3なら、次の作業の開始日のD4には次の式を入れます。

=WORKDAY(F3,1,祝日一覧)

こうしておくと、前の作業の予定が延びたとき、後ろの作業の開始日と終了日が自動でずれていきます。工程表を手で塗り直す手間がなくなります。

反対に、開始日と終了日から、休みを除いた日数を出したいときは、NETWORKDAYS関数を使います。使い方は、MicrosoftのNETWORKDAYS関数のヘルプで確かめられます。

カレンダーの部分を作る

表の右側に、日付を横に並べたカレンダーの部分を作ります。

1. 日付を並べる行を決める。たとえば2行目に日付、3行目に曜日を並べる
2. 最初の日付のセル（たとえばK2）に、工程表の開始日を入力する
3. 隣のセル（L2）に =K2+1 と入れ、右に必要な日数だけコピーする
4. 日付のセルの表示形式を「日」だけにする（セルの書式設定で、表示形式のユーザー定義に「d」と入力する）
5. 曜日の行（K3）に =K2 と入れ、表示形式のユーザー定義に「aaa」と入力して、曜日を表示する
6. 日付の列の幅を狭くする。1列を文字2つ分ほどの幅にすると、多くの日付を1画面に並べられる

月の境目が分かるように、日付の行の上に月を表示する行を作ることもできます。月の初日のセルにだけ月を表示する式を入れると、どこで月が変わるかが分かりやすくなります。

最初の日付のセルを、工程表の最初の作業の開始日から自動で取るようにしておくと、工程表全体の開始日が変わったときも、カレンダーが自動でずれます。

条件付き書式で横棒を自動で表示する

工程表の横棒を、セルを手で塗りつぶして描くと、予定が変わるたびに塗り直すことになります。条件付き書式を使えば、開始日と終了日に合わせて、横棒を自動で表示できます。

条件付き書式とは、セルの値が決めた条件に合うときに、セルの色や文字の書式を自動で変える機能のことです。

横棒を表示する手順は、次のとおりです。

1. カレンダーの部分の、作業の行の範囲を選ぶ（たとえばK4からAN30）
2. 「ホーム」タブの「条件付き書式」から「新しいルール」を選ぶ
3. 「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選ぶ
4. 数式の欄に =AND(K$2>=$D4,$F4>=K$2) と入力する
5. 「書式」から塗りつぶしの色を選び、決定する

この式は、「その列の日付が、その行の作業の開始日以上で、終了日以下なら色を付ける」という意味です。K$2のドル記号は、日付の行を固定するため、$D4と$F4のドル記号は、開始日と終了日の列を固定するためのものです。ドル記号の付け方を間違えると、横棒がずれて表示されるので、式を入れたあとに、数行で横棒の位置が正しいかを確かめます。

状態の列に合わせて、横棒の色を変えることもできます。たとえば、状態が「遅れ」の行は赤、「完了」の行は灰色にする、といった具合です。条件付き書式のルールを状態ごとに追加し、ルールの順番を「遅れ」「完了」「その他」の順にしておくと、遅れている作業が目立つ工程表になります。

土日と祝日、今日の線を表示する

横棒が表示できたら、休みの日と今日の日付を見えるようにします。この2つがあると、工程表の読みやすさが大きく上がります。

土日に色を付ける

カレンダーの部分全体を選び、条件付き書式の新しいルールで、次の式を入れます。

=WEEKDAY(K$2,2)>5

WEEKDAY関数は、日付から曜日を数字で返す関数です。2つ目の引数に2を指定すると、月曜日が1、日曜日が7になります。この式は、土曜日（6）と日曜日（7）のときに色を付けます。色は、横棒と区別できる薄い灰色などにします。

祝日に色を付ける

祝日にも色を付けるには、別のシートに作った祝日の一覧を使います。

=COUNTIF(祝日一覧,K$2)>0

COUNTIF関数で、その日付が祝日の一覧にあるかを数え、1つ以上あれば色を付けます。

今日の日付に線を引く

今日の日付の列に色を付けると、工程表のどこが「今」なのかが分かります。

=K$2=TODAY()

TODAY関数は、今日の日付を返す関数です。ファイルを開くたびに今日の日付で計算し直されるので、毎日自動で線が動きます。今日の線より左にあるのに完了していない作業は、遅れていると一目で分かります。

条件付き書式のルールが複数あるときは、順番に気をつけます。今日の線、横棒、土日と祝日の順に並べると、今日の線がいちばん上に表示されます。

進み具合を表示する工夫

工程表では、予定だけでなく、実際にどこまで進んだかも見えるようにすると、遅れに早く気づけます。

いちばん簡単なのは、進み具合の列に割合を入力し、状態の列と組み合わせる方法です。進み具合が0%のまま開始日を過ぎている作業、100%になっていないのに終了日を過ぎている作業は、状態を「遅れ」にします。

状態を自動で判定することもできます。状態の列に次のような式を入れます。

=IF(G4=1,"完了",IF(TODAY()>F4,"遅れ",IF(TODAY()>=D4,"進行中","未着手")))

この式は、進み具合が100%なら完了、終了日が今日より前なら遅れ、開始日が今日以前なら進行中、それ以外は未着手、と判定します。進み具合の列に割合を入力するだけで、状態が自動で決まります。

予定の横棒とは別に、実際に作業した期間を示す行を追加する方法もあります。1つの作業に「予定」と「実績」の2行を用意し、実績の行には実際の開始日と終了日を入力します。予定と実績の横棒を並べると、どの作業がどれだけずれたかが分かり、次の仕事の見積もりの参考になります。

日々の更新の仕方

工程表は、作って終わりではありません。毎日、あるいは毎週更新して、初めて役に立ちます。更新されない工程表は、すぐに現実とずれて、誰も見なくなります。

更新を続けるための決まりを整理します。

1. 更新の時刻を決める。毎朝の作業の前、毎週月曜日の朝など、決まった時刻に更新する
2. 更新する項目を決める。進み具合、状態、開始日のずれ、の3つに絞る
3. 予定を変えたら理由を書く。開始日や日数を変えたときは、備考の列に理由（先方の確認待ち、資材の遅れなど）を書く
4. 変更の前の版を残す。大きく予定を変えるときは、ファイルを別名で保存するか、変更前の予定を別のシートに写しておく
5. 関係者に知らせる。予定が変わったら、その作業に関係する人に知らせる

4つ目の「変更の前の版を残す」は、あとで振り返るときに役立ちます。最初の予定と、変更後の予定を比べると、どこで遅れが生まれたのかが分かり、次の仕事の見積もりの精度が上がります。

5つ目の「関係者に知らせる」は、エクセルの工程表の弱いところです。エクセルのファイルを更新しても、関係者は自分でファイルを開かない限り、変更に気づきません。予定を変えたときは、メールやチャットで変更点を伝える手間がかかります。

更新の作業そのものを軽くする工夫もあります。工程表の上部に、今日の時点で「遅れ」の作業の数と「今週終わる予定」の作業の数を数えるセルを置いておくと、ファイルを開いた瞬間に、その日に目を向けるべき作業が分かります。状態の列をCOUNTIF関数で数えるだけで作れるので、作業が増えても手間は変わりません。

共有するときの注意

工程表を複数の人で見る場合は、共有の仕方を決めておきます。

ファイルをメールで送る方法は、手軽ですが、送ったあとに更新すると、相手の手元のファイルが古くなります。どれが最新のファイルなのかが分からなくなり、古い予定で作業を進めてしまう事故が起きます。

共有のフォルダやクラウドの保存場所にファイルを1つだけ置き、全員がそのファイルを開く形にすると、最新の版を1つにそろえられます。ファイル名に日付や「最新」を付けて複数のファイルを並べるのは避け、1つのファイルを更新し続けます。

複数の人が同時に同じファイルを編集する場合は、編集してよい範囲を決めます。たとえば、各担当者は自分の作業の行の進み具合と状態だけを更新し、開始日や日数の変更は工程表の管理者だけが行う、といった決まりです。範囲を決めておかないと、誰かが関数の入ったセルを上書きして、表全体の計算が崩れることがあります。関数の入ったセルは、シートの保護の機能で書き換えられないようにしておくと安全です。

取引先や協力会社に工程表を渡す場合は、社内向けの情報（担当者の個人名、備考の社内事情など）を外した版を作ります。PDFに書き出して渡すと、相手の環境で表示が崩れる心配もありません。

週ごとや月ごとの工程表にする場合

数か月から1年にわたる仕事では、日ごとのカレンダーにすると横に長くなりすぎて、全体が見渡せません。この場合は、週ごとや月ごとにまとめた工程表にします。

週ごとにする場合は、カレンダーの部分の日付を7日ずつ進めます。最初のセルに工程表の開始週の月曜日を入れ、隣のセルに「1つ左のセル＋7」の式を入れて右にコピーします。条件付き書式の式は、その週の中に作業の期間が少しでも重なれば色を付けるように変えます。週の初日がK2のとき、作業の開始日が週の最終日以前で、作業の終了日が週の初日以降なら重なっている、という条件になります。

=AND(K$2+6>=$D4,$F4>=K$2)

月ごとにする場合も考え方は同じで、月の初日と月の末日で重なりを判定します。

週ごとや月ごとの工程表は、全体の見通しを関係者と共有するときに向いています。一方で、日々の作業の管理には粗すぎます。全体を示す月ごとの工程表と、直近の数週間を示す日ごとの工程表を、別のシートに分けて持っておくと、目的に合わせて使い分けられます。日ごとの工程表の作業を、月ごとの工程表の大きな段階にひも付けておくと、細かい作業の遅れが全体のどこに響くかも追いやすくなります。

印刷して使うときの設定

工程表は、画面で見るだけでなく、印刷して会議で配ったり、現場に貼ったりすることがあります。エクセルの工程表は横に長いので、そのまま印刷すると、何枚にも分かれたり、文字が小さすぎて読めなかったりします。

印刷するときは、次の設定をしておきます。

1. 印刷の範囲を決める。工程表全体ではなく、見せたい期間だけを選んで印刷の範囲に設定する
2. 用紙の向きを横にする。A3の横にすると、2か月ほどの日ごとの工程表を1枚に収めやすい
3. 1ページに収める。ページ設定で「すべての列を1ページに印刷」を選ぶ
4. 見出しの行と列を毎ページに印刷する。複数のページにまたがる場合は、日付の行と作業名の列を、印刷タイトルに設定する
5. 印刷した日を入れる。ヘッダーかフッターに印刷した日付を入れておくと、古い紙の工程表と見分けられる

5つ目は特に大切です。紙の工程表は、印刷した瞬間から古くなっていきます。現場に貼った工程表が何週間も前のものだと、古い予定で作業が進む原因になります。印刷した日を入れておき、更新したら貼り替える決まりにしておきます。

画面で見る工程表では色で状態を示していても、白黒で印刷すると区別がつかなくなります。印刷して使う工程表では、色だけでなく、状態の列の文字でも区別できるようにしておきます。

現場の工程表で気をつけること

建設やリフォームの現場、設備の工事など、職人や協力会社が関わる仕事の工程表には、事務所の中の仕事とは違う注意点があります。現場の段取りをする側の視点で整理します。

まず、作業の順番の制約がはっきりしていることです。前の工程が終わらないと次の職人が入れない、乾くのを待つ日数が要る、といった制約を、作業の順番と日数に正しく反映します。待ちの日数を省いて詰め込むと、現場では予定どおりに進みません。

次に、天候や資材の届く日に左右されることです。屋外の作業は雨で止まることがあり、資材は届く日がずれることがあります。天候に左右される作業や、資材の届く日に依存する作業には、余裕の日を持たせておきます。資材の届く日は、作業の1つとして行に入れておくと、遅れたときにどの作業に響くかがすぐに分かります。

3つ目は、職人や協力会社の予定と合わせることです。同じ職人が別の現場も掛け持ちしていることは珍しくありません。工程表を変えたときは、関係する職人や協力会社に早めに知らせ、予定を合わせ直します。

現場の工程表に関わる法令や業界の決まりは、工事の種類や規模で変わります。数字や手続きは、所管の窓口や業界団体の案内で確かめます。

よくある失敗と直し方

エクセルで工程表を作るときに起きやすい失敗を、直し方と合わせて整理します。

失敗	起きること	直し方
横棒を手で塗っている	予定が変わるたびに塗り直しが必要になる	条件付き書式で自動で表示する
終了日を手で入力している	開始日を変えたときに直し忘れる	WORKDAY関数で計算する
待ちの時間を入れていない	予定が実際より短く見える	確認待ちや資材の到着を作業として入れる
作業が大きすぎる	進み具合が分からない	1つの作業を数日から2週間ほどに分ける
ファイルが複数ある	どれが最新か分からない	1か所に1つだけ置く
関数のセルを上書きされる	計算が崩れる	シートの保護で書き換えを防ぐ

いちばん多いのは、作業が大きすぎる失敗です。「編集」のように大きな作業を1行にすると、2週間たっても進み具合が「進行中」のままで、遅れているのかどうかが分かりません。素材の整理、仮編集、字幕入れのように分けると、どこまで進んだかが見え、遅れにも早く気づけます。

反対に、作業を細かくしすぎるのも問題です。1時間で終わる作業まで1行ずつ並べると、行が増えすぎて、全体が見えなくなります。工程表には数日単位の作業を並べ、1日の中の細かい作業は、担当者が自分のやることリストで管理する、という分け方が扱いやすくなります。

表で回すのが苦しくなる場面

エクセルの工程表は、1人で管理する仕事や、関係者が少ない仕事なら十分に役立ちます。一方で、次のような場面では、表で回すのが苦しくなってきます。

場面	表で起きること
複数の人が同時に進み具合を更新する	上書きや、どれが最新か分からない事故が起きる
遅れを関係者にすぐ知らせたい	更新しても通知されず、メールやチャットで別に連絡する手間がかかる
作業ごとにやりとりを残したい	備考の欄が長くなり、やりとりの経緯が追えなくなる
作業が数百に増える	表が重くなり、条件付き書式の計算に時間がかかる
複数の案件を並行して管理する	ファイルが案件ごとに分かれ、全体の負荷が見えない

こうした場面が増えてきたら、工程表を、チームで仕事を管理する道具に移すことを考えるきっかけです。

その選択肢の1つがPinatecaです。公式サイトによると、Pinatecaはカンバン・ガント・カレンダー・リスト・ディスカッション・グリッド・時間割・リソースの8種類のボードで仕事を管理でき、チャットも内蔵されています。ガントチャートのボードで作業の期間を横に並べて締め切りの重なりを見たり、カンバンのボードで「未着手」「進行中」「完了」の列にカードを動かして進み具合を共有したりできます。リソースのボードでは、人やチームごとの負荷の偏りを見られます。複数の人が同じボードを更新するので、どれが最新のファイルかで迷うことがありません。

料金のページでは、5人までのチームなら期限なしで無料（ボードは10個まで）で、ガントチャートやチャットも無料のプランから使えると案内されています。それを超える場合のスタンダードプランは1人あたり月額500円（税抜）です。Trelloからボードやカードをそのまま移行する機能もあり、ChatGPTやClaudeから操作することもできます。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

道具を移すかどうかを決めるときは、今の工程表で困っていることを書き出し、それが道具を変えることで解決するかを確かめます。エクセルの工程表で困っていないなら、無理に移す必要はありません。

工程表づくりの力を仕事に活かす視点

工程表をエクセルで作成するときは、開始日と日数から終了日を関数で出し、条件付き書式で横棒を自動で表示し、決まった時刻に更新を続ける、というのがこの記事の要点でした。

フリーランスと在宅ワークの仲介を20年にわたって続けてきた運営者として見てきた限りでは、制作や事務の仕事で長く依頼が続く人は、作業の腕前と同じくらい、工程を見える形にして、遅れそうなときに早めに知らせられる人です。依頼する会社と受ける人が直接やりとりできる仕組みでは、こうした段取りの確かさがそのまま次の依頼につながり、間に仲介の手数料が入らない分だけ、受ける人の手取りも厚くなります。

工程表や資料を整える力は、会社の書類や企画書を作る仕事でも求められます。こうした仕事の中身は、契約書・資料・企画書作成のお仕事で紹介しています。業務の段取りや仕組みを整える力をさらに深めたい人には、中小企業の経営と業務の改善を支援する専門家の資格として、中小企業診断士の試験の内容と活かし方もまとめています。

よくある質問

Q. エクセルの工程表で、予定が変わるたびに横棒を塗り直さずに済む方法はありますか？

条件付き書式を使います。カレンダーの部分を選び、数式を使うルールで「その列の日付が開始日以上で終了日以下なら色を付ける」という式を入れると、開始日と終了日に合わせて横棒が自動で表示されます。終了日も開始日と日数からWORKDAY関数で計算しておくと、日付を書き換えるだけで横棒が動くようになります。

Q. 土日や祝日を除いて終了日を計算するにはどうすればよいですか？

WORKDAY関数を使います。開始日、日数、祝日の一覧の範囲を指定すると、土日と指定した祝日を除いて、指定した日数だけ進んだ日を返します。開始日を1日目として数える場合は、日数から1を引いて指定します。祝日の一覧は別のシートに、その年の祝日と会社の休みの日を並べて作っておきます。

Q. 工程表はどのくらいの頻度で更新すればよいですか？

仕事の長さによりますが、毎朝の作業の前や毎週月曜日の朝など、決まった時刻に更新する決まりを作るのが大切です。更新する項目は、進み具合、状態、開始日のずれの3つに絞ると続けやすくなります。予定を変えたときは備考に理由を書き、関係者に変更点を知らせます。

Q. エクセルの工程表を複数人で使うときの注意点はありますか？

ファイルを1か所に1つだけ置き、全員がそのファイルを開く形にします。メールで送り合うと、どれが最新か分からなくなります。各担当者が更新してよい範囲を決め、関数の入ったセルはシートの保護で書き換えられないようにしておくと、計算が崩れる事故を防げます。同時の更新が多い場合は、チームで仕事を管理する道具を検討します。