退職のメールへの返信｜例文とマナー

2026年8月14日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓退職の挨拶メールへの返信は
✓感謝・ねぎらい・今後を気づかう一言の3つを
✓届いたその日のうちに送るのが基本です

退職の挨拶メールへの返信は、「お世話になったことへの感謝」「これまでのねぎらい」「今後を気づかう一言」の3つを入れ、5行前後で、届いたその日のうちに送るのが基本です。返信は必ずしも求められているものではありませんが、一緒に仕事をした相手なら、短くても返したほうが関係が気持ちよく終わります。相手は退職日の前後で忙しいので、長い文章や、返事を求める質問は入れません。

この記事では、まず返信が必要かどうかの判断の目安を示し、そのあとで上司・先輩・同僚・後輩・他部署の人・取引先の担当者など、相手別にそのまま使える例文を紹介します。件名の付け方、一斉送信のメールへの返し方、退職の理由ごとに添える一言、書いてはいけないことも順に説明します。例文の「〇〇」の部分を相手の名前や具体的な仕事に置き換えれば、そのまま送れる形にしています。

返信は必要か。迷ったときの判断の目安

退職の挨拶メールは、社内なら部署や会社全体に一斉に送られることが多く、社外の取引先には担当者ごとに送られることが多いものです。すべてに返信する必要はありませんが、次のどれかに当てはまるなら返信したほうがよいでしょう。

状況	返信の目安
直接一緒に仕事をした相手	返信する
自分だけに個別に送られてきた	返信する
取引先の担当者からの挨拶	返信する（後任の確認も兼ねる）
部署全体への一斉送信で、ほとんど面識がない	返信しなくても失礼にはならない
メールに「返信は不要です」と書かれている	返信しなくてよい。送るなら1〜2行

迷ったら、返信する側に倒すのが無難です。短い返信が届いて困る人はいません。反対に、お世話になった相手から何の返事もないと、送った側は少し寂しく感じるものです。

返信の時期は、届いたその日のうちか、遅くとも退職日の前日までが目安です。退職日を過ぎると、相手の会社のメールアドレスが使えなくなり、送っても届かないことがあります。社内のメールは退職日の当日に送られてくることも多いので、気づいたらすぐに返します。

社外の取引先からの挨拶は、退職日までに少し日にちがあることが一般的です。それでも、通常の仕事のメールと同じく早めに返すと、相手が引き継ぎを進めやすくなります。

返信の基本の型は「感謝・ねぎらい・今後への一言」

退職のメールへの返信は、次の順番で書くと、短くても気持ちが伝わります。

宛名（〇〇さん、〇〇部長）
挨拶の連絡へのお礼（ご丁寧にご連絡いただき、ありがとうございます）
お世話になったことへの感謝と、具体的な思い出を1つ
ねぎらいの言葉（長い間お疲れさまでした）
今後の活躍や健康を願う一言
自分の名前

いちばん大切なのは3番目の「具体的な思い出を1つ」です。「大変お世話になりました」だけでは、誰にでも送れる定型文に見えてしまいます。「〇〇の案件で、締め切り前に一緒に資料を直していただいたことをよく覚えています」のように、2人の間にあった出来事を1つ入れるだけで、相手の心に残る返信になります。

文の長さは、5行から8行ほどが目安です。退職する人は、返信を何十通も受け取ることがあります。長い文章は、読むだけで相手の時間を取ってしまいます。伝えたいことがたくさんあるなら、メールでは要点だけにして、送別の場や後日の連絡で直接伝えるのがよいでしょう。

敬語は、上司や先輩には丁寧に、同僚や後輩には少しやわらかくするなど、相手との関係に合わせて選びます。文化庁の敬語の指針は、敬語を身分や立場で決まる固定的なものではなく、お互いを尊重する気持ちを表すものと位置づけています。

敬語は，人と人との相互尊重の気持ちを基盤とすべきものである。出典: 文化審議会答申「敬語の指針」

形式を整えることよりも、相手への感謝が伝わる言葉を選ぶことを優先してください。

件名の付け方と、送るときの宛先の注意

件名は、届いたメールの件名に「Re:」が付いたまま返信するのが基本です。件名を変えると、相手が誰からの何のメールかを探しにくくなります。ただし、件名だけでは送り主が分かりにくい場合は、「Re: 退職のご挨拶（〇〇部 △△より）」のように、末尾に自分の名前を加えても構いません。

宛先で気をつけたいのは、一斉送信のメールに「全員に返信」をしてしまうことです。部署全体や会社全体に送られたメールに全員返信すると、関係のない人全員にあなたの返信が届いてしまいます。退職する本人だけに宛てて返信するのが基本です。

宛先アドレスの間違いや、送信方法の間違いといったミスによる情報漏洩（ろうえい）が頻繁に発生しています。出典: 総務省「国民のためのサイバーセキュリティサイト電子メールの誤送信対策」

総務省のサイトでは、宛先（To）、CC、BCCの使い分けについても説明しています。BCCとは、ほかの受信者に自分のメールアドレスが見えないように送る宛先欄のことです。退職する人が、一斉送信のメールで全員のアドレスを宛先やCCに入れていた場合でも、返信するときは宛先を退職する本人だけにします。送信の前に、宛先が自分の意図したとおりになっているかを必ず確かめてください。

また、退職する人のメールに、私用のメールアドレスや電話番号が書かれていることがあります。これは、今後も連絡を取りたい人に向けたものです。そのアドレスを、本人の許可なく他の人に伝えたり、社内の共有の場に貼り付けたりするのは避けます。私用の連絡先に連絡するのは、退職したあとで構いません。

上司・先輩への返信の例文

上司や先輩に返信するときは、教えてもらったことへの感謝を中心にします。丁寧な敬語を使いますが、かしこまりすぎて気持ちが伝わらない文章にならないよう、具体的な思い出を1つ入れます。

上司への返信の例文。

〇〇部長

ご丁寧にご挨拶をいただき、ありがとうございます。入社してから3年間、日々の業務はもちろん、企画書の書き方から取引先とのやり取りの仕方まで、多くのことを教えていただきました。特に、初めて担当した案件で行き詰まったとき、「まず相手の話を最後まで聞こう」と声をかけていただいたことは、今も仕事の支えになっています。長い間、本当にお疲れさまでした。新しい環境でも、〇〇部長らしくご活躍されることを心よりお祈りしております。

△△課 □□

先輩への返信の例文。

〇〇さん

退職のご連絡をいただき、ありがとうございます。配属されたばかりの頃から、分からないことを何度もお聞きしてしまいましたが、そのたびに丁寧に教えてくださり、本当に感謝しています。〇〇さんに教わった資料の整理の仕方は、今もそのまま使わせていただいています。これまで本当にありがとうございました。新しい職場でのご活躍を応援しています。

□□

上司や目上の人に「ご苦労さまでした」と書くのは避けるのが一般的です。ねぎらいの言葉は「お疲れさまでした」を使います。また、「頑張ってください」は相手によっては上から目線に受け取られることがあるため、「ご活躍をお祈りしております」「応援しています」と言い換えると安心です。

同僚・後輩への返信の例文

同僚や後輩には、丁寧さを保ちながらも、少しやわらかい言葉で書いて構いません。一緒に過ごした時間を振り返り、相手の新しい道を応援する気持ちを伝えます。

同僚への返信の例文。

〇〇さん

ご連絡ありがとうございます。同じ時期に入社してから5年間、一緒に仕事ができて本当に心強かったです。繁忙期に2人で遅くまで発送の準備をしたことは、大変だったけれど楽しい思い出です。長い間お疲れさまでした。新しい職場でも〇〇さんらしく働けることを願っています。落ち着いたら、またご飯に行きましょう。

□□

後輩への返信の例文。

〇〇さん

退職のご挨拶をありがとうございます。〇〇さんが入社してから、いつも明るく周りに声をかけてくれて、チームの雰囲気がとても良くなりました。先月の展示会の準備でも、細かいところまで気を配ってくれて助かりました。これまで本当にありがとう。お疲れさまでした。新しい場所での活躍を心から応援しています。

□□

同僚や後輩への返信で「落ち着いたらまた会いましょう」と書くのは、関係が近い相手に限ります。社交辞令のつもりでも、相手は本当に連絡を待つかもしれません。本当に会うつもりがある相手にだけ書くようにします。

他部署の人・あまり話したことのない人への返信の例文

他部署の人や、あまり話したことのない人からの挨拶は、一斉送信で届くことが多いものです。返信しなくても失礼にはなりませんが、一度でも仕事でやり取りしたことがあるなら、短く返すと好印象です。

他部署の人への返信の例文。

〇〇さん

ご丁寧なご挨拶をありがとうございます。以前、社内の研修の準備でご一緒した際には、段取りを分かりやすく整えてくださり、大変助かりました。長い間お疲れさまでした。今後のご活躍をお祈りしております。

△△部 □□

ほとんど面識がない人への返信の例文。

〇〇さん

ご挨拶をいただき、ありがとうございます。直接お話しする機会は多くありませんでしたが、〇〇さんが作成された業務の手順書には、何度も助けられました。長い間お疲れさまでした。新天地でのご活躍をお祈りしております。

□□

あまり接点のない相手に返信するときは、無理に思い出を作らず、「〇〇さんが作った資料」「〇〇さんの部署の取り組み」のように、知っている事実を1つ入れるだけで十分です。何も思い当たらない場合は、感謝とねぎらいだけの2〜3行でも構いません。

取引先・社外の担当者への返信の例文

取引先の担当者から退職の挨拶が届いたときは、感謝とねぎらいに加えて、後任の担当者についての確認を入れます。社外への返信は会社を代表するものなので、社内向けよりも丁寧な言葉を使います。

取引先の担当者への返信の例文。

株式会社〇〇営業部 △△様

いつも大変お世話になっております。株式会社□□の◇◇です。このたびはご丁寧にご挨拶をいただき、誠にありがとうございます。 △△様には、2年にわたり弊社の案件をご担当いただき、細やかなご対応に大変助けられました。特に、急な仕様の変更にも迅速にご対応いただいたことに、改めて御礼申し上げます。後任の〇〇様にも、引き続きどうぞよろしくお伝えください。 △△様の今後のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。

株式会社□□ ◇◇

後任の担当者がメールに書かれていない場合は、「今後のご連絡先について、ご教示いただけますと幸いです」と1文加えます。ただし、退職する人は引き継ぎで忙しいので、細かな業務の質問は後任の担当者にするのが礼儀です。

社外の担当者に、退職の理由や次の勤め先を尋ねるのは避けます。相手が自分から書いていない限り、触れないのが無難です。また、取引の条件や見積もりの話は、退職の挨拶への返信には入れず、別のメールで後任の担当者に送ります。

退職の理由ごとに添える一言

退職の理由がメールに書かれている場合は、その理由に合わせた一言を添えると、より気持ちが伝わります。理由が書かれていない場合は、無理に推し量らず、一般的なねぎらいの言葉にとどめます。

退職の理由	添える一言の例
転職	新しい職場でのご活躍を心よりお祈りしております
定年	長年にわたり本当にお疲れさまでした。これからはどうぞご自身の時間を大切にお過ごしください
結婚	ご結婚おめでとうございます。末永いお幸せをお祈りしております
出産	ご出産が無事に済みますよう、心よりお祈りしております（親しい間柄に限る）
家族の介護	どうぞご無理をなさらず、ご自身の体も大切になさってください
病気の療養	どうぞゆっくりとご静養ください。一日も早いご回復をお祈りしております
独立・起業	新しい挑戦を心から応援しております
留学・進学	新しい環境での学びが実り多いものになりますよう、お祈りしております

病気や介護など、つらい事情で辞める人には、「頑張ってください」のように負担に感じさせる言葉は避けます。「ご無理をなさらず」「ゆっくりお休みください」のように、相手のペースを尊重する言葉を選びます。また、病気の詳細を尋ねたり、「早く良くなって戻ってきてください」と復帰を求めるような言い方をしたりするのも控えます。

結婚や出産のように、おめでたい理由の場合でも、本人が書いていないことに触れるのは避けます。「寿退社ですか」のような推測で書くのは失礼にあたることがあります。

定年で退職する人への返信の例文

定年で退職する人は、長い年月を同じ会社で過ごしてきた人です。返信では、その長さへの敬意と、これからの生活を気づかう言葉を中心にします。若い社員から送る場合も、丁寧な敬語を使えば失礼にはなりません。

定年で退職する上司への返信の例文。

〇〇課長

退職のご挨拶をいただき、ありがとうございます。 38年にわたるお勤め、本当にお疲れさまでした。配属された年に、〇〇課長から「数字の裏にいるお客様を想像しなさい」と教えていただいたことは、今でも仕事の基本にしています。課長が築いてこられた取引先との信頼関係を、課の皆で引き継いでいけるよう努めてまいります。これからはどうぞご自身の時間を大切に、お元気でお過ごしください。

△△課 □□

定年のあとも、同じ会社で再雇用されて働き続ける人もいます。その場合は「これからもどうぞよろしくお願いいたします」と、関係が続くことを前提にした一言を添えます。再雇用かどうかが分からないときは、「長い間お疲れさまでした」とねぎらいにとどめておけば、どちらの場合でも失礼になりません。

定年の挨拶への返信で、年齢や体力に触れる言葉（「もうゆっくりしてください」「お体が心配です」）を多く書くのは避けます。気づかいのつもりでも、本人が新しい仕事や活動を考えている場合には、気持ちに沿わないことがあります。「ご自身の時間を大切に」「これからのご活躍を」のように、相手の選ぶ道を尊重する言葉を選んでください。

社内チャットで退職の挨拶が来たときの返し方

最近は、メールではなく社内のチャット（Slack や Microsoft Teams など）で退職の挨拶が投稿されることも増えています。チャットでの挨拶には、メールとは少し違う返し方が合います。

部署全体のチャンネルに投稿された挨拶には、スタンプやリアクションだけで返しても失礼にはなりません。一緒に仕事をした相手なら、投稿へのスレッドに1〜2行の返信を書きます。

チャットのスレッドでの返信の例文。

〇〇さん、長い間お疲れさまでした。〇〇のプロジェクトで一緒に資料を作ったこと、とても心強かったです。新しい職場でのご活躍を応援しています。

個別のメッセージで送る場合は、メールの例文を少し短くした形で構いません。チャットは気軽に書ける分、言葉がくだけすぎることがあります。上司や先輩には、メールと同じ丁寧さで書いてください。

チャットで気をつけたいのは、退職の挨拶のスレッドで、仕事の質問や引き継ぎの話を始めないことです。ほかの人も見ている場で業務の話をすると、送別の雰囲気が損なわれます。業務の確認は、別のスレッドや個別のメッセージで行います。また、チャットのアカウントは退職日に使えなくなることが多いので、伝えたいことがあれば早めに送ります。

返信が遅れた・退職日を過ぎてしまったとき

忙しくて返信を忘れていた、休暇中で挨拶のメールに気づかなかった、ということもあります。退職日を過ぎてしまった場合は、相手の会社のメールアドレスにはもう届かない可能性が高いため、私用の連絡先が分かっているかどうかで対応を変えます。

私用の連絡先が分かっている場合は、そちらに送ります。返信が遅れたことを一言わびてから、通常の返信と同じ内容を書きます。

返信が遅れたときの例文。

〇〇さん

ご挨拶のメールをいただいていたのに、休暇で気づくのが遅れ、返信が遅くなってしまい申し訳ありません。〇〇さんには、入社したばかりの頃から何度も相談に乗っていただきました。改めて、長い間本当にお疲れさまでした。新しい場所でのご活躍をお祈りしています。

□□

私用の連絡先が分からない場合は、無理に探す必要はありません。共通の知人や、同じ部署の人に「よろしくお伝えください」とお願いするのも1つの方法です。取引先の担当者が退職していた場合は、後任の担当者へのメールの中で「前任の〇〇様には大変お世話になりました。どうぞよろしくお伝えください」と添えると、気持ちが伝わります。

遅れたことを気にしすぎて、長いおわびを書くのは避けます。相手は返信の早さよりも、気にかけてくれたことをうれしく感じるものです。

英語で返信するときの例文

外資系の会社や、海外の拠点の同僚から英語で退職の挨拶が届くこともあります。英語の返信も、感謝・ねぎらい・今後への一言の3つで組み立てれば、日本語と同じ考え方で書けます。

同僚への英語の返信の例文。

Hi 〇〇,

Thank you for letting me know. It has been a pleasure working with you over the past three years, especially on the 〇〇 project. I really appreciate all your support. I wish you all the best in your new role. Please keep in touch.

Best regards, □□

取引先の担当者への英語の返信の例文。

Dear Mr./Ms. 〇〇,

Thank you very much for your kind message. We truly appreciate your support over the years. We look forward to working with your successor, Mr./Ms. 〇〇. We wish you every success in your future endeavors.

Sincerely, □□

英語の挨拶では、「Good luck」だけで締めくくると、やや軽い印象になることがあります。「I wish you all the best」や「Wishing you every success」のような言い方を使うと、丁寧さが伝わります。相手の母語が英語でない場合も多いので、難しい言い回しは避け、短い文で書くのが読みやすさにつながります。

業務の引き継ぎで連絡が必要なときは、返信と分ける

退職の挨拶が届いたとき、その人が担当していた仕事について確認したいことが残っている場合があります。そのときは、挨拶への返信と、業務の確認のメールを分けて送ります。1通にまとめると、相手は返事を書かなければならなくなり、挨拶への返信の気持ちも伝わりにくくなるからです。

業務の確認のメールは、件名で用件が分かるようにします。

業務の確認のメールの例文。

件名：〇〇案件の引き継ぎについてのご確認

〇〇さん

お忙しいところ失礼します。△△部の□□です。〇〇案件について、1点だけ確認させてください。取引先の〇〇様との次回の打ち合わせの日程は、すでに先方にお伝えいただいていますでしょうか。お手数ですが、〇日までにご返信いただけますと助かります。

□□

確認したいことは、1通に1つか2つまでにします。退職日の直前は、引き継ぎの資料の作成や片付けで手一杯になっていることが多いため、確認の期限は退職日より前に設定します。後任の担当者がすでに決まっている場合は、まず後任の担当者に聞き、分からないことだけを退職する本人に聞くのが礼儀です。

スマートフォンから返信するときと、送る前の確かめ方

外出先や移動中に退職の挨拶に気づき、スマートフォンから返信することもあるでしょう。スマートフォンからの返信は手軽な分、パソコンから送るときより見落としが起きやすくなります。

まず、署名を確かめます。スマートフォンのメールアプリでは、会社の署名が入らず、「iPhoneから送信」のような自動の文言だけが付くことがあります。社内の相手なら大きな問題にはなりませんが、取引先への返信では、会社名と部署名、氏名を本文の最後に手で入れてください。

次に、宛先を確かめます。スマートフォンの画面では宛先の欄が折りたたまれて表示され、CCに誰が入っているかが見えにくいことがあります。一斉送信のメールに返信するときは、宛先の欄を開いて、退職する本人だけになっているかを確かめてから送ります。

送る前には、どの端末から送る場合でも、次の5つを確かめると安心です。

宛先が退職する本人だけになっているか（全員返信になっていないか）
相手の名前の漢字と、役職が正しいか
具体的な思い出を1つ入れたか
返事を求める質問や、業務の依頼が入っていないか
署名が入っているか（社外の相手には会社名と部署名も）

相手の名前の漢字の間違いは、どれだけ心のこもった文章でも印象を下げてしまいます。挨拶のメールの署名から名前をそのまま写すと、間違いを防げます。返信は短い文章だからこそ、この5つの確認に1分かけるだけで、気持ちよく受け取ってもらえる返信になります。

返信で書いてはいけないこと・避けたい表現

退職の挨拶への返信では、気持ちを伝えようとするあまり、相手に負担をかけてしまうことがあります。次のような内容は避けます。

退職の理由や次の勤め先を詮索する（「なぜ辞めるのですか」「どこに行くのですか」）
会社や上司への不満に同調する（「あの部署は大変でしたよね」）
仕事の質問や引き継ぎの依頼を入れる（返事が必要な内容は別のメールで、または後任の担当者に）
長い文章や、自分の近況ばかりを書く
「寂しくなります」を繰り返す（1回なら気持ちが伝わるが、何度も書くと相手が気を遣う）
「頑張ってください」「ご苦労さまでした」を目上の人に使う

もう1つ気をつけたいのが、返信の文面がほかの人に見られる可能性です。社内のメールは、会社のシステムに保存され、退職したあとも管理者が見られる状態で残ることがあります。社内のメールでは、個人的な打ち明け話や、会社や他人の評価に触れる内容は書かないようにします。個人的に伝えたいことがあるなら、退職したあとに私用の連絡先で伝えるのがよいでしょう。

メールの文面を整える力は、退職の挨拶に限らず、仕事のあらゆる場面で役に立ちます。ビジネス文書の書き方を体系立てて身につけたい人は、ビジネス文書検定のページで、検定の内容と、仕事でどう活かせるかを確かめられます。

自分が退職する側で、返信をもらったときの返し方

自分が退職する立場で、挨拶のメールにたくさんの返信をもらった場合は、すべてに個別に長い返事をする必要はありません。退職日の前後は、引き継ぎや片付けで忙しくなるからです。

返信をもらったら、次の目安で返します。

個別に思い出を書いてくれた人には、短くても個別に返す
一斉送信への短い返信には、まとめてお礼を伝える場がないなら、1〜2行の返事で十分
退職日を過ぎて会社のメールが使えなくなったら、私用の連絡先を伝えた相手にだけ、落ち着いてからお礼を送る

返信への返事の例文。

〇〇さん

温かいメッセージをありがとうございます。〇〇さんと一緒に担当した案件のことは、今でも大切な思い出です。これまで本当にお世話になりました。〇〇さんもどうぞお体に気をつけてお過ごしください。

□□

退職の挨拶のメール自体の書き方や、転職活動の中での連絡の仕方に迷う人は、転職エージェントの断り方｜紹介辞退のメール例文集【2026年版】で、断りのメールの例文と、角が立たない書き方も確かめられます。

退職のあとも続く関係を見てきて

フリーランスと在宅ワークの仲介を20年以上続けてきた運営者として見てきた限りでは、会社を辞めたあとに独立したり、在宅で仕事を始めたりした人が、最初の仕事を前の職場の同僚や取引先から受けることは珍しくありません。退職のときにどんなやり取りをしたかは、その後の仕事のつながりに少なからず影響します。短い返信でも、具体的な思い出を1つ添えてくれた人のことは、相手もよく覚えているものです。

在宅で仕事をする場合、メールのやり取りは仕事そのものになります。たとえばカスタマーサポート・事務全般のお仕事のページでは、メールでの問い合わせ対応や事務を在宅で受ける仕事の内容と、求められる文章の力を紹介しています。退職の挨拶への返信のように、相手の状況を思いやって短く書く力は、こうした仕事でもそのまま活きます。

在宅の仕事を受けるときは、仲介の手数料がどれだけかかるかで、手元に残る金額が大きく変わります。手数料0%で直接取引できる仕組みなら、依頼する側は同じ予算で多くを頼め、受ける側は手取りが厚くなります。退職をきっかけに働き方を見直す人は、こうした仕組みの違いも比べてみてください。

これから転職先を探す20代の人は、20代の転職サイトおすすめ5選｜未経験・第二新卒向けで、未経験の職種に挑戦しやすいサイトの特徴を確かめられます。退職する人への返信は、感謝・ねぎらい・今後への一言の3つを、短く、その日のうちに。この3点を押さえれば、どの相手にも気持ちよく送れます。

よくある質問

Q. 退職の挨拶メールには必ず返信しなければいけませんか？

必ずではありません。部署全体への一斉送信で、ほとんど面識がない相手なら、返信しなくても失礼にはなりません。ただし、直接一緒に仕事をした相手や、個別に送られてきた場合、取引先の担当者からの挨拶には返信したほうがよいでしょう。迷ったら、2〜3行の短い返信を送るのが無難です。

Q. 返信はいつまでに送ればよいですか？

届いたその日のうちに送るのが目安です。社内の挨拶は退職日の当日に届くことも多く、退職日を過ぎると相手の会社のメールアドレスが使えなくなり、届かないことがあります。社外の取引先からの挨拶は退職日まで少し日にちがあることが多いものの、後任への引き継ぎを進めやすいよう、通常の仕事のメールと同じく早めに返してください。