催促メールの書き方｜角を立てずに返事をもらう例文

催促メールは、送る側にとっても気の重いメールです。返事がないのは忙しいだけかもしれない、急かしたら気を悪くされるかもしれない、と考えるうちに日が過ぎ、気づけば自分の締め切りが迫っている。そんな経験を持つ人は多いはずです。

催促メールで大切なのは、相手を責めずに、こちらが困っている事情と、いつまでに何が必要かをはっきり伝えることです。書き方の型を知っていれば、角を立てずに返事をもらえます。この記事では、催促メールを送るタイミング、件名と本文の組み立て、やわらかく伝える言い回しを整理したうえで、返信、資料の提出、見積書、日程の回答、入金、社内向けといった場面ごとの例文を紹介します。問い合わせや申し込みへの対応で、どの件に返事が来ていないかを記録しながら進めたい場合の道具として、受付から対応までを管理するフォームのHalictにも触れます。

催促メールを送る前に確かめること

催促メールを書く前に、本当に催促が必要なのかを確かめます。こちらの確認不足で催促を送ると、相手に余計な手間をかけ、信頼を損ないます。

相手からの返信が届いていないか

返信が迷惑メールのフォルダに入っていたり、別の担当者宛てに届いていたりすることがあります。迷惑メールのフォルダ、同じ部署の共有の受信箱、チャットの道具など、相手が連絡してきそうな場所をひととおり確かめます。電話で返事をもらっていたのを忘れていた、ということもあります。

自分のメールが相手に届いているか

送ったメールの宛先が正しいか、添付のファイルが重すぎて届いていない可能性はないかを確かめます。送信済みのフォルダを開き、宛先のアドレスを1文字ずつ見直します。添付のファイルの容量が大きい場合、相手の会社のメールの設定によっては受け取れないことがあります。

期限をきちんと伝えていたか

最初のメールに「いつまでに」が書いていなかった場合、相手はまだ急ぎではないと受け取っているかもしれません。その場合の催促は、相手の遅れを指摘するのではなく、「こちらの都合で、〇日までにいただけると助かります」と、改めて期限をお願いする形にします。

何をしてほしいのかが明確だったか

最初のメールで、相手に何を求めているのかがはっきりしていなかった可能性もあります。質問が複数あって何から答えればよいか分からなかった、資料が欲しいのか意見が欲しいのか曖昧だった、という場合です。催促では、求めることを1つか2つに絞って書き直すと、返事が来やすくなります。

この4つを確かめたうえで、それでも返事が来ていないと分かったときに、催促メールを書き始めます。

催促メールを送るタイミング

催促メールは、早すぎても遅すぎてもうまくいきません。早すぎると相手を急かしている印象を与え、遅すぎると自分の締め切りに間に合わなくなります。

期限を決めていなかった連絡であれば、送ってから2日から3日後がひとつの目安とされています。バーチャルオフィスの運営会社の解説では、次のように説明されています。

メールの返信がない場合は、メール送信後から2〜3日後に催促メールを送信しましょう。ビジネスシーンでは、メールの返信はできれば当日中、遅くとも24時間以内に行うことが望ましいです。しかし、24時間経過してメールの返信がないからと催促メールを送信すると、急かすような印象を与えてしまいます。 出典: virtualoffice1.jp

期限を決めていた連絡であれば、期限の翌日の午前中に送るのが基本です。期限当日の夕方に送ると、相手が今まさに作業している最中かもしれず、急かす印象になります。翌日の朝であれば、相手が1日の仕事を始める前に目に入り、その日の予定に組み込んでもらいやすくなります。

ただし、自分の側の締め切りが迫っている場合は、この目安にこだわる必要はありません。たとえば、相手の返事をもとに翌日の会議の資料を作るなら、待っている余裕はありません。その場合は、急いでいる事情を正直に書いて、当日中の返事をお願いします。

逆に、期限の数日前に「念のための確認」として軽く連絡しておく方法もあります。「〇日が期限となっておりますので、念のためご連絡いたしました。ご対応のほど、よろしくお願いいたします」と一言送っておくと、相手が忘れていた場合でも間に合います。期限の後の催促よりも、ずっと角が立ちません。

相手の会社の休業日にも気を配ります。年末年始や夏季の休みの前後は、相手の受信箱にメールがたまっています。休み明けすぐに催促を送るより、1日から2日おいてから送るほうが、読んでもらいやすくなります。

送る時間帯も気を配ります。始業の直後から午前の早い時間に送ると、相手がその日の予定を立てるときに目に入りやすくなります。夜遅くや休日に送るのは、相手の休みを妨げるうえ、週明けの大量のメールに埋もれやすいので避けます。

催促メールの基本の構成

催促メールは、次の順番で組み立てると、相手に負担をかけずに要件が伝わります。

1. 件名：何の件の、何の確認なのかが分かるように
2. 宛名と名乗り
3. 挨拶：いつもの挨拶の一文
4. 前回の連絡の確認：いつ、何の件で連絡したか
5. 現在の状況：まだ返事や資料を受け取れていないこと
6. お願い：何を、いつまでにしてほしいか
7. 行き違いへの配慮：すでに対応済みであればお詫びする一文
8. 結び

件名の書き方

件名は、相手がメールの一覧で開く前に内容を判断できるように書きます。「ご確認のお願い」だけでは、何の件か分かりません。「【再送】10月25日納品の資料のご確認のお願い」のように、件の名前と日付を入れます。

件名に「【再送】」と付けると、前のメールの続きであることが伝わります。前のメールに返信する形で送ると、相手はそれまでのやり取りをすぐに見返せます。一方で、「【至急】」「【重要】」を多用するのは避けます。本当に急ぎのとき以外に使うと、相手に強い圧力を感じさせます。

前回の連絡の確認を具体的に書く

「先日ご連絡した件ですが」ではなく、「10月18日にお送りした見積書のご確認の件ですが」のように、日付と内容を書きます。相手が受信箱の中から前のメールを探す手間が省けます。前のメールの要点を本文の下に引用しておくのも親切です。

期限と理由を添える

お願いの部分には、必ず期限を書きます。期限のない催促は、相手にとって優先順位を判断する材料になりません。期限に加えて、その期限が必要な理由を一言添えると、相手は納得して動きやすくなります。「社内の会議にかけるため」「発送の手配に間に合わせるため」といった理由です。

角を立てない言い回しと、避けたい言い回し

催促メールでは、同じ内容でも言い回しひとつで受け取られ方が大きく変わります。

やわらかく伝えるクッション言葉

クッション言葉とは、お願いや指摘の前に添えて、相手への配慮を示す短い言葉のことです。催促メールでよく使うものを挙げます。

• お忙しいところ恐れ入りますが
• 重ねてのご連絡となり恐縮ですが
• たびたび申し訳ございませんが
• ご多忙のところ大変恐縮ですが
• 念のため確認させていただきたく

1通の中でクッション言葉を何度も重ねると、かえってまわりくどく読めます。お願いの直前に1つ添えれば十分です。

相手を責めない書き方

催促で最も避けたいのは、相手が忘れていた、怠けていた、と決めつける書き方です。

避けたい書き方	言い換え
まだお返事をいただけていません	その後いかがでしょうか
期限を過ぎています	〇日が期限となっておりましたので、ご状況をうかがいたくご連絡いたしました
早く送ってください	〇日までにお送りいただけますと幸いです
ご確認いただけましたか	ご確認いただけましたでしょうか
困っています	〇〇の手配に間に合わせたく、お願いできますと大変助かります

主語を相手からこちらに移すと、責める調子が消えます。「あなたが送っていない」ではなく、「こちらの手元でまだ確認できていない」と書くのです。「弊社の確認漏れでしたら申し訳ございません」と添えれば、相手は気持ちよく返事ができます。

行き違いへの配慮の一文

催促メールの終わりには、行き違いへの配慮の一文を入れます。相手がちょうど返事を送ったところかもしれないからです。

• 本メールと行き違いでご対応いただいておりましたら、ご容赦ください
• すでにお送りいただいている場合は、失礼をお許しください
• 行き違いの際は、本メールは破棄していただけますと幸いです

この一文があるだけで、相手は「責められている」と感じにくくなります。

敬語の重ねすぎに注意する

丁寧に書こうとするあまり、「ご確認させていただきたく存じます」「お送りいただけますでしょうか」のような、敬語を重ねた言い回しが続くと、文が長くなり、何をお願いしているのかが読み取りにくくなります。催促メールは、相手に動いてもらうための連絡です。「ご確認いただけますでしょうか」「お送りいただけますと幸いです」のように、1つの文に敬語は1つか2つにとどめ、お願いの中身がすぐ目に入るようにします。丁寧さは、言葉の数ではなく、期限の理由を添えることや、行き違いに配慮することで示せます。

場面ごとの催促メールの例文

ここからは、場面ごとの例文を紹介します。〇〇や△△の部分は、実際の名前や日付に置き換えて使ってください。

例文1：メールの返信がないとき

件名：【再送】11月のイベントの人員配置についてのご相談

株式会社〇〇　〇〇様

いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。

10月16日に、11月のイベントの人員配置についてご相談のメールをお送りいたしましたが、その後いかがでしょうか。

当日の受付の人数を確定させるため、恐れ入りますが、10月24日までにご意向をお聞かせいただけますと幸いです。念のため、前回のメールの内容を下に添付いたします。

本メールと行き違いでご返信いただいておりましたら、ご容赦ください。

どうぞよろしくお願いいたします。

返信がない場合の催促は、前回のメールを本文の下に添えて、相手が探さずに済むようにします。期限には、その期限が必要な理由を一言添えます。

例文2：資料や原稿の提出をお願いするとき

件名：【ご確認】会社案内の原稿のご提出について

〇〇様

いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。

会社案内の制作につきまして、10月20日を目安に原稿のご提出をお願いしておりました。お忙しいところ恐れ入りますが、その後のご状況はいかがでしょうか。

印刷所への入稿が11月1日に決まっているため、10月27日までにお送りいただけますと、予定どおり進められます。もし作業のご都合で難しい場合は、ご提出が可能な日をお知らせいただけますでしょうか。日程を調整いたします。

すでにお送りいただいておりましたら、失礼をお許しください。

提出の催促では、「難しい場合は可能な日を教えてほしい」と逃げ道を用意しておくと、相手は連絡をしやすくなります。返事がないまま期日を迎えるより、遅れる日が分かるほうが、こちらも予定を組み直せます。

例文3：見積書の送付をお願いするとき

件名：お見積書のご送付についてのお願い

〇〇様

株式会社△△の□□です。

先日はお打ち合わせのお時間をいただき、ありがとうございました。

10月15日のお打ち合わせでご相談したWebサイトの改修のお見積書について、ご送付の状況をうかがいたくご連絡いたしました。

社内の予算の会議が10月28日に予定されているため、10月25日までにお送りいただけますと大変助かります。

ご多忙のところ恐縮ですが、どうぞよろしくお願いいたします。

見積書の催促は、こちらが依頼する側の立場です。相手にとっては営業の機会でもあるため、強い調子で書く必要はありません。社内の予定を伝えれば、相手も優先して作ってくれます。

例文4：日程の回答をお願いするとき

件名：【再送】お打ち合わせの日程のご相談

〇〇様

株式会社△△の□□です。

先日、お打ち合わせの日程の候補をお送りいたしましたが、ご都合はいかがでしょうか。

お送りした候補は以下のとおりです。

10月28日（火）10時から12時

10月29日（水）14時から17時

10月30日（木）13時から15時

会議室の予約の都合がございますので、恐れ入りますが10月24日までにご都合のよい日時をお知らせいただけますでしょうか。いずれの日程も難しい場合は、ご都合のよい日をいくつかお知らせください。

日程の回答の催促では、候補を改めて本文に書いておくと、相手が前のメールを探す必要がありません。

例文5：入金を確認したいとき

件名：10月分のご請求についてのご確認

株式会社〇〇　経理ご担当者様

いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。

9月30日付でお送りいたしました請求書（請求番号〇〇〇〇、ご請求額55,000円）につきまして、お支払いの期日の10月20日を過ぎておりますが、本日時点で弊社にてご入金を確認できておりません。

お手数をおかけいたしますが、ご確認いただけますでしょうか。弊社の確認漏れでございましたら、大変申し訳ございません。

すでにお手続きいただいている場合は、行き違いとなりますことをご容赦ください。

入金の催促は、お金に関わるため、事実を正確に書くことが何より大切です。請求書の日付、番号、金額、期日を書き、「確認できておりません」と事実だけを伝えます。「お支払いいただいていません」と書くと、相手の落ち度と決めつける調子になります。

例文6：社内の人にお願いするとき

件名：経費精算の書類のご提出のお願い（10月25日締め）

〇〇さん

お疲れさまです。経理の□□です。

10月分の経費精算の書類について、締め切りが10月25日となっております。現時点でまだ受け取れていないため、ご連絡しました。

月末の処理の都合で、締め切りを過ぎると翌月の精算になりますので、ご対応をお願いします。すでに提出済みでしたら、ご連絡いただけると助かります。

社内の催促は、社外ほど丁寧な言葉を重ねる必要はありません。締め切りと、過ぎた場合にどうなるかを短く書けば十分です。上司に送る場合は、「ご確認のほど、よろしくお願いいたします」と、敬語を一段上げます。

例文7：相手からの確認を待っている間に、期限の前に念を押すとき

件名：【ご確認】11月2日の撮影の段取りについて（10月27日まで）

〇〇様

いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。

10月20日にお送りした、11月2日の撮影の段取りの案につきまして、10月27日までにご確認をお願いしておりました。期日が近づいてまいりましたので、念のためご連絡いたしました。

ご意見がございましたら、お気軽にお知らせください。特に変更がない場合も、その旨を一言いただけますと、撮影の手配を進められます。

すでにご確認いただいておりましたら、ご放念ください。

期限の前の確認は、催促というより念押しの連絡です。「特に変更がない場合も一言ほしい」と書いておくと、相手は短い返事で済み、こちらも確定の判断ができます。ご放念とは、気にかけないでくださいという意味の丁寧な言い方で、行き違いへの配慮として使えます。

2回目以降の催促と、メール以外の手段

1回の催促で返事が来ないこともあります。その場合は、段階を踏んで連絡の手段を変えていきます。

2回目の催促メール

1回目の催促から2日から3日たっても返事がない場合は、2回目の催促を送ります。2回目では、期限を改めて書き、その期限を過ぎた場合にこちらで何が起きるのかを、事実として伝えます。

件名：【再送】会社案内の原稿のご提出について（10月27日まで）

〇〇様

株式会社△△の□□です。

たびたびのご連絡となり、申し訳ございません。

会社案内の原稿のご提出について、10月27日までにいただけない場合、11月1日の入稿に間に合わず、発行の予定を変更する必要が出てまいります。

お忙しいところ大変恐縮ですが、ご状況だけでもお知らせいただけますでしょうか。

2回目でも、相手を責める言葉は使いません。困っている事情を具体的に伝え、「状況だけでも」と、返事のハードルを下げるのがこつです。

電話で確かめる

2回目の催促にも返事がない場合は、電話で確かめます。メールが届いていない、担当者が休んでいる、異動していた、といった事情が分かることがあります。電話で話した内容は、その日のうちにメールで送り、記録を残します。

窓口や上司を通す

担当者と連絡が取れない場合は、相手の会社の代表の窓口や、担当者の上司に連絡します。この段階では、担当者を責める書き方にならないように、「ご担当の〇〇様とご連絡が取れず、ご状況をうかがいたく」と、事情の確認として伝えます。

チャットで催促するときの書き方

最近は、取引先とのやり取りもメールではなくチャットの道具で行うことが増えています。チャットで催促するときは、メールとは少し違う配慮が必要です。

チャットは、メールより気軽に読まれる一方で、通知が次々に届くため、1つのメッセージが流れて埋もれやすい道具です。長い挨拶や前置きは要りませんが、何の件なのかが一目で分かるように書きます。

例文：「〇〇さん、お疲れさまです。10月18日にお送りした見積書の件、ご確認の状況はいかがでしょうか。10月25日の社内会議にかけたいので、それまでにご意見をいただけると助かります。」

チャットでの催促のこつは、次の3つです。

• 元のメッセージに返信する形で送る。どの件の話かが、やり取りの流れで分かります
• 相手の名前を付けて送る。グループのやり取りでは、名前を付けないと誰に向けた催促か分かりません
• 何度も短い催促を重ねない。1日に何度も「いかがでしょうか」を送ると、強い圧力になります

チャットで返事がない場合は、メールに切り替えて正式に連絡すると、相手も重要な件だと受け止めやすくなります。逆に、メールで返事がない相手には、チャットで「メールをお送りしていますので、お手すきの際にご確認ください」と一言添えるだけで、見落としに気づいてもらえることがあります。

電話で催促するときの話し方

電話での催促は、メールより早く状況が分かる反面、相手の時間を直接もらうことになります。短く、要件から話すのが基本です。

話す順番は、次のとおりです。

1. 名乗りと、今話してよいかの確認：「株式会社△△の□□です。今、2分ほどお時間よろしいでしょうか」
2. 件の確認：「10月18日にメールでお送りした見積書の件でお電話しました」
3. 状況の確認：「その後、ご確認の状況はいかがでしょうか」
4. 期限のお願い：「10月25日に社内の会議がございまして、それまでにいただけますと助かります」
5. 締めくくり：「お忙しいところありがとうございました。後ほど、本日の内容をメールでもお送りします」

相手が不在の場合は、伝言をお願いするか、かけ直す時間を聞きます。伝言では、件名と期限だけを短く伝え、「改めてメールでもご連絡いたします」と添えます。

電話の後には、話した内容をメールで送ります。「本日はお電話にてありがとうございました。お話しした内容を確認のためにお送りいたします。見積書のご送付は10月25日までとのこと、承知いたしました」のように、決まったことを文字で残しておくと、後で行き違いが起きません。

催促を受けたときの返し方

催促は、送る側だけでなく受ける側にもなります。催促を受けたときは、言い訳より先に、遅れていることへのお詫びと、いつ対応できるかを伝えます。

例文：「ご連絡いただき、ありがとうございます。ご返信が遅くなり、申し訳ございません。見積書は10月24日の午前中までにお送りいたします。」

すぐに対応できない場合でも、対応できる日を必ず書きます。「確認して改めてご連絡します」とだけ返すと、相手はまた待つことになります。期日を約束できない事情があるなら、「〇日までに、対応できる日をお知らせします」と、次の連絡の期日だけでも示します。

催促を受けたことを気にして、返信を先延ばしにするのは逆効果です。返事が遅れるほど、相手の不安は大きくなります。短くてもよいので、その日のうちに返信することを優先してください。

報酬の入金が遅れているときに知っておきたいこと

個人で仕事を受けるフリーランスにとって、報酬の入金の催促は特に気が重いものです。取引先との関係を考えると強く言いにくいものの、入金が遅れれば生活に直結します。

2024年11月1日に施行された、フリーランスと発注する事業者の取引の決まりを定めた法律があります。正式な名前は「特定受託事業者に係る取引の適正化等に関する法律」で、フリーランス・事業者間取引適正化等法とも呼ばれます。厚生労働省は、この法律の内容を次のように説明しています。

個人で働くフリーランスに業務委託を行う発注事業者に対し、業務委託をした際の取引条件の明示、給付を受領した日から原則60日以内での報酬支払、ハラスメント対策のための体制整備等が義務付けられます。 出典: mhlw.go.jp

つまり、事業者から仕事を受けたフリーランスであれば、納品した成果物を相手が受け取った日から原則60日以内に報酬が支払われることになっています。この法律の対象になるかどうかは、相手が事業者かどうか、個人で働いているかどうかなどの条件で決まり、相手が消費者の場合は対象になりません。自分の取引が当てはまるかは、公正取引委員会や厚生労働省の案内で確かめてください。

入金の催促を送るときは、法律を持ち出して相手を責める必要はありません。まずは場面ごとの例文で紹介した例文5のように、請求書の日付と金額と期日を示して、事実を確かめる形で連絡します。それでも支払われない場合に、相談の窓口を利用するという順番です。厚生労働省のページでは、フリーランスの取引のトラブルについての相談の窓口も案内されています。

あわせて、催促の前に自分の側の書類を確かめておきます。請求書を送ったか、送り先は正しかったか、相手の会社が決めている請求書の締め日や書式に合っていたか。相手の会社によっては、決まった書式の請求書でないと支払いの処理が進まないことがあります。

送る前の点検と、返事が来ていない件の管理

催促メールを送る前に、次の項目を確かめます。

• 件名に、件の名前と日付が入っているか
• 前回の連絡の日付と内容が書いてあるか
• 何を、いつまでにしてほしいのかがはっきりしているか
• 期限の理由を一言添えているか
• 相手を責める言葉が入っていないか
• 行き違いへの配慮の一文があるか
• 金額や日付などの数字に誤りがないか

催促が必要になる件を減らすには、返事を待っている件を一覧にしておくことが役立ちます。「誰に」「何を」「いつ送ったか」「いつまでに返事が欲しいか」を表にしておけば、期限の前に軽く連絡を入れることもでき、催促そのものが少なくなります。

社外から届く問い合わせや申し込みに、こちらから返事をする立場の場合は、逆の管理が必要です。どの件に返事をしたか、どの件が止まっているかを記録しておかないと、相手から催促を受けることになります。届いた件の状況を表で管理し、毎日1回は止まっている件がないか確かめる習慣をつけます。

件数が増えて表の管理が追いつかなくなったら、受付から対応までを1か所で管理する道具を検討します。選択肢の1つが、受付から対応までのフォームのHalictです。公式の案内によると、フォームから届いた1件ごとに担当者と状況（ステージ）が残り、一覧の表とステージごとのボードを切り替えて、担当者やタグ、期間で絞り込めます。対応の履歴はステージの変更、担当者の割り当て、メモ、メールの送信まで時系列で残るため、どの件に誰がいつ返事をしたのかを後から確かめられます。フォームの数と回答の数はどのプランでも無制限で、1人で使うならフリーのプランから始められます。返事が止まっている件をステージで見つけやすくなるので、相手から催促される前に対応する仕組みとして使えます。Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

催促の上手さが仕事の続き方を左右する

フリーランスと在宅ワークの仲介を20年あまり続けてきた運営者として見てきた限りでは、仕事が長く続く人は、催促の連絡も上手です。返事が来ないときに黙って待ち続けず、期限の前に一言確かめる。返事が遅れても相手を責めず、自分の側の予定と事情を伝える。この積み重ねが、「この人とは仕事がしやすい」という評価につながっていきます。

直接の取引では、なおさらです。仲介の手数料がかからない取引は、依頼する側が同じ予算でより多くを頼め、受ける側は手取りが厚くなります。その一方で、進み具合の確認や入金の確認は、当事者どうしで行わなければなりません。角を立てずに催促できる文章の力は、直接の取引を長く続けるための大切な技術です。

催促や問い合わせへの対応は、それ自体が仕事にもなります。企業のお客様の窓口やメールでの対応、事務の仕事に関心があれば、カスタマーサポート・事務全般のお仕事で仕事の内容を確かめられます。病院やクリニックの受付では、会計や予約の確認の連絡が日常の業務です。その分野の知識を身につけたい人は、医療事務技能審査試験（メディカルクラーク）の資格ガイドが参考になります。

在宅で事務や窓口の仕事をする環境を整えるうえで、国の制度を使える場合もあります。テレワークの導入に使える助成金の考え方はテレワーク 助成金 2026で整理しています。

催促メールは、相手の落ち度を責めるためのものではなく、お互いの予定を合わせ直すための連絡です。前回の連絡を具体的に示し、期限と理由を書き、行き違いに配慮する。この3つを押さえれば、催促は関係を損なうどころか、仕事を前に進めるきっかけになります。

よくある質問

Q. 催促メールは送ってから何日後に送るのがよいですか？

期限を決めていなかった連絡なら、最初のメールから2日から3日後がひとつの目安です。期限を決めていた場合は、期限の翌日の午前中に送るのが基本です。自分の側の締め切りが迫っている場合は、目安にこだわらず、急いでいる事情を正直に書いてお願いします。期限の数日前に念のための確認を送っておくと、催促そのものが不要になることも多くあります。

Q. 催促メールの件名には何を書けばよいですか？

何の件の、何についての確認なのかが一覧の画面で分かるように書きます。「【再送】10月25日納品の資料のご確認のお願い」のように、件の名前と日付を入れると、相手は開く前に内容を判断できます。前回のメールに返信する形で送れば、それまでのやり取りもすぐに見返せます。「【至急】」は本当に急ぎのときだけに使い、多用しないようにします。

Q. 取引先の入金が遅れている場合はどう伝えればよいですか？

請求書の日付、番号、金額、支払いの期日を書き、「本日時点で入金を確認できておりません」と事実だけを伝えます。「お支払いいただいていません」と相手の落ち度と決めつける書き方は避け、「弊社の確認漏れでしたら申し訳ございません」と添えます。それでも支払われない場合は電話で確かめ、フリーランスの取引であれば厚生労働省が案内している相談の窓口の利用も検討します。

Q. 催促しても返事がない場合は次に何をすればよいですか？

1回目の催促から2日から3日たっても返事がなければ、期限と、期限を過ぎた場合にこちらで起きることを書いた2回目の催促を送ります。それでも返事がない場合は電話で確かめます。担当者の休みや異動が分かることもあります。担当者と連絡が取れない場合は、相手の会社の代表の窓口や上司に、事情の確認として連絡します。