無料で使える進捗管理ツールを選ぶときに見るべき機能と人数の上限

2026年9月12日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓無料で使える進捗管理ツールを選ぶときに確認したい
✓ボードやプロジェクトの数
✓ガントチャートが無料で使えるか

無料で使える進捗管理ツールを探している人の多くは、「まずはお金をかけずに試したい」「小さなチームなので有料プランはまだ早い」と考えています。ところが、実際に使い始めてみると、メンバーを招待しようとしたところで人数の上限に当たったり、使いたかったガントチャートが有料プランの機能だったりして、思っていた使い方ができないことがよくあります。

この記事では、無料の進捗管理ツールを選ぶときに確認しておきたい機能と上限を整理したうえで、代表的なツールの無料プランで何ができるかを、各社の公式の料金ページで今日時点の記載を確かめて紹介します。社会保険労務士として顧問先の手続きの進み具合を管理してきた立場から、社外の人と一緒に使うときに気をつけたい点もあわせて書きます。

進捗管理ツールが求められている背景

進捗管理ツールとは、チームの仕事を作業ごとに分け、誰がいつまでに何をするか、いまどこまで進んでいるかを、全員が同じ画面で確認できるようにする道具のことです。作業をカードにして列の間を動かすカンバン方式や、作業の期間を横棒で並べるガントチャート方式などがあります。

こうしたツールが広く使われるようになった背景には、働き方の変化があります。テレワークや、業務委託のメンバーを含むチームが増え、同じ部屋で顔を合わせて進み具合を確認する機会が減りました。ホワイトボードや口頭の報告の代わりに、オンラインで進み具合を共有する仕組みが必要になったのです。

もう1つの背景は、表計算ソフトでの管理の限界です。進捗表をExcelやスプレッドシートで作るのは手軽ですが、人数や作業の数が増えると、誰かが更新を忘れたり、別々のファイルが作られたりして、どれが最新か分からなくなります。チャットで決まったことが表に反映されないまま、表と実態がずれていくこともよくあります。

社会保険労務士の仕事で顧問先を見ていても、進み具合の管理に困っている会社の多くは、ツールがないことより、情報が散らばっていることに悩んでいます。依頼はメール、確認は電話、資料は共有フォルダ、進み具合は担当者の頭の中、という状態では、担当者が休んだだけで仕事が止まります。進捗管理ツールの役割は、この散らばった情報を1か所に集めることにあります。

無料プランを用意している進捗管理ツールは多く、小さなチームなら費用をかけずに始められます。ただし、無料の範囲はツールごとに大きく違います。人数で区切るもの、プロジェクトやボードの数で区切るもの、機能で区切るものがあり、同じ「無料」でも使える範囲はまったく別物です。選ぶ前に、何で区切られているかを確認しておくことが大切です。

進捗管理ツールの主な表示の種類

無料のツールを比べる前に、進捗管理ツールにどんな表示の種類があるかを知っておくと、自分たちに必要なものが見えてきます。同じ作業の一覧でも、表示の形によって分かることが変わるからです。

カンバンは、「未着手」「進行中」「確認待ち」「完了」のような列を並べ、作業を書いたカードを左から右へ動かしていく表示です。いまどの段階にどれだけの作業がたまっているかがひと目で分かるので、日々の作業の流れを管理するのに向いています。一方で、作業の期限どうしの重なりや、全体の日程は見えにくい形です。

ガントチャートは、作業ごとの期間を横棒で表し、時間の流れに沿って並べた表示です。作業の開始日と終了日、前後の作業の関係が見えるので、締切が決まっているプロジェクトの日程の管理に向いています。ある作業が遅れたときに、後ろの作業にどれだけ影響するかも確認しやすくなります。

カレンダーは、作業の期限を月や週のカレンダーに並べる表示です。締切が特定の日に集中していないか、休みの前に作業が詰まっていないかを確かめるのに役立ちます。

リストや表の形式は、すべての作業を1行ずつ並べる表示です。担当者や期限で並べ替えたり絞り込んだりして、まとめて状況を確認したいときに便利です。

仕事の性格によって、必要な表示は変わります。毎日の問い合わせ対応や定型の作業ならカンバンで十分なことが多く、納期のある制作や開発の案件ならガントチャートがあると安心です。自分たちの仕事がどちらに近いかを考えてから、無料プランで使える表示を確認すると、選び間違いを防げます。

無料プランを選ぶときに見るべき5つの項目

無料の進捗管理ツールを比べるときは、次の5つの項目を確認します。

項目	確認すること	見落とすと起きること
人数の上限	何人まで招待できるか	メンバーを追加できず全員で使えない
数の上限	ボードやプロジェクトの数	案件ごとに分けられない
表示の種類	ガントやカレンダーが無料か	期限の重なりが見えない
社外メンバー	ゲストの扱いと権限	見せたくない情報まで共有される
保存容量	添付ファイルの上限	資料を一緒に管理できない

1つ目の人数の上限は、最も重要な項目です。無料プランの多くは、使える人数に上限があります。チームの人数がいま何人で、半年後に何人になりそうかを考えてから選びます。上限ぎりぎりで始めると、1人増えた時点で有料プランへの切り替えを迫られます。

2つ目の数の上限は、ボードやプロジェクトの数です。案件ごと、顧客ごとにボードを分けたい場合、上限が小さいとすぐに足りなくなります。

3つ目の表示の種類は、見落としやすい項目です。カンバンのボードは無料でも、ガントチャートやカレンダーの表示は有料プランだけ、というツールは少なくありません。期限の管理が大事な仕事なら、どの表示が無料で使えるかを必ず確認します。

4つ目の社外メンバーの扱いは、業務委託のメンバーや顧客と一緒に使う場合に重要です。ゲストを人数に数えるかどうか、見せる範囲を絞れるかどうかは、ツールによって違います。

5つ目の保存容量は、資料のファイルを作業に添付して管理したい場合に効いてきます。1ファイルあたりの上限と、全体の上限の両方を確認します。

Trelloの無料プランで使える範囲

カンバン方式の進捗管理ツールとして広く使われているのがTrelloです。公式の料金ページでは、無料のFreeプランについて次のように案内されています。

ワークスペースあたり 10 コラボレーターまで無料出典: trello.com

コラボレーターとは、ワークスペースに参加して一緒に使う人のことです。同じページによると、無料プランでは、カードは無制限で、ボードはワークスペースあたり最大10枚まで、ファイルは1ファイルあたり10MBまで添付できます。担当者と期限の設定、モバイルアプリ、2要素認証も無料プランに含まれています。

一方で、カレンダー、タイムライン、テーブル、ダッシュボード、マップといった表示は、Premiumプランの機能として案内されています。Premiumプランは、年払いの場合でユーザーあたり月額10ドル、月払いの場合は月額12.50ドルです。その間のStandardプランは、年払いの場合でユーザーあたり月額5ドル（月払いは6ドル）で、ボードの数の上限がなくなり、カスタムフィールドが使えるようになります。

Trelloの無料プランが合うのは、10人以内のチームで、カンバンのボードで作業の流れを管理できれば十分な場合です。作業の期間を横棒で見たい、締切をカレンダーで確認したいという場合は、Premiumプランへの切り替えを前提に考える必要があります。

Asanaの無料プランで使える範囲

Asanaは、タスクの管理と、複数のプロジェクトの進み具合の把握に強いツールです。公式の料金ページでは、無料のPersonalプランは「個人的なプロジェクトを管理する1～2人のユーザー向け」とされ、ユーザー2人まで無料で共同作業ができると案内されています。

同じページによると、タイムラインとガントの表示は、Starterプランの機能です。Starterプランの料金は、年払いの場合でユーザー1人あたり月額1,200円、月払いの場合は月額1,475円と案内されています。Starterプランには、無料のゲストを人数の制限なく招待できる機能も含まれており、クライアントや業務委託のメンバーと一緒に使いやすくなっています。

Asanaの無料プランは、1人か2人で自分たちのタスクを整理するには十分ですが、3人以上のチームで使うことは想定されていません。チームで使うなら、最初からStarterプランの費用を見込んで比較するのが現実的です。

Backlogの無料プランと2027年の改定

Backlogは、国内の開発チームや制作会社で広く使われているプロジェクト管理ツールです。人数ではなく、組織単位の定額で料金が決まるのが特徴です。

公式の料金ページでは、フリープランは最大10ユーザー、1プロジェクトまで利用できると案内されています。有料プランは、スタータープランが月額2,700円で30ユーザー、5プロジェクトまで、ガントチャートはスタンダードプラン（月額16,000円）以上の機能です。いずれも料金ページの月払いの金額です。

注意したいのは、2027年1月1日にプランの改定が予定されていることです。Backlogの公式ブログでは、フリープランについて次のように告知されています。

2027年1月1日に、新しいフリープランへ自動的に切り替わります。新しいフリープランではユーザー上限が10名から5名に変更されます。既存の6〜10名のメンバーは引き続きご利用いただけますが、新しくユーザーの追加はできなくなります。出典: backlog.com

同じ告知によると、現在のプランの新規契約は2026年12月31日で終わり、2027年1月1日から新しいプランが始まります。これから無料で使い始める場合は、改定後の上限である5名を前提に考えておくと、あとで困りません。

Notionの無料プランと、ほかのツールの状況

Notionは、文書とデータベースを組み合わせて、進捗管理を含むさまざまな使い方ができるツールです。公式の料金ページでは、フリープランについて、Notionで共同作業を試したいチームはブロックに制限数があるフリープランを試せると案内されています。ブロックとは、ページに追加するテキストの段落やToDoの項目、画像などの、ひとつひとつのコンテンツのことです。無料プランでは、画像、動画、添付ファイルはそれぞれ最大5MBまでアップロードできると書かれています。

Notionは自由度が高い反面、進捗管理の形を自分たちで設計する必要があります。テンプレートを使えば始めやすくなりますが、チームの全員が使いこなせるようになるまでに時間がかかることもあります。

また、ツールを選ぶときは、無料の範囲だけでなく、サービスが続くかどうかも確認しておきます。たとえば国産のタスク管理ツールのJootoは、公式サイトで2027年7月31日に一般提供を終了すると告知しています。これから新しく使い始めるツールを選ぶときは、公式サイトのお知らせで、提供の終了や新規受付の停止、料金の改定の予定が出ていないかを確認しておくと安心です。

ここまでの4つのツールの無料プランの範囲を、表に整理しました。いずれも各社の公式ページの今日時点の記載です。

ツール	無料で使える人数	数の上限	ガントやタイムライン
Trello	ワークスペースあたり10人	ボード10枚	Premiumから
Asana	2人	人数で区切る	Starterから
Backlog	10人（2027年1月から5人）	1プロジェクト	スタンダードから
Notion	共同作業はブロック数に上限	ブロック数	料金ページで確認

社外のメンバーと使うときの注意

進捗管理ツールを、業務委託のメンバーや顧客と一緒に使う場面は増えています。社外の人を招くときは、人数の上限とは別に、情報の扱いに注意が必要です。

1つ目は、見せる範囲を絞ることです。社内向けの検討や、ほかの顧客の情報が同じワークスペースにあると、招いた社外の人に見えてしまうことがあります。顧客ごと、案件ごとにワークスペースやボードを分け、招く人には必要な範囲だけを見せる設定にします。

2つ目は、権限を確認することです。閲覧だけできる人、コメントできる人、編集できる人を分けられるかどうかは、ツールやプランによって違います。顧客には閲覧とコメントだけ、業務委託のメンバーには担当のボードの編集まで、というように役割に合わせて設定できるかを確かめます。

3つ目は、契約が終わったときの扱いです。業務委託の契約が終わったら、その人のアカウントをボードから外す手順を決めておきます。外し忘れると、契約が終わった人がいつまでも情報を見られる状態が続きます。

4つ目は、個人情報を書かないことです。社会保険労務士の仕事では、従業員の入退社や社会保険の手続きの進み具合を管理しますが、カードのタイトルや本文に、氏名や生年月日、マイナンバーのような個人情報を書くことは避けています。進み具合の管理には「A社入社手続き 3名」のように件数と案件だけを書き、個人の情報は別の安全な場所で扱います。進捗管理ツールは、情報を共有するための道具なので、共有してはいけない情報を書かないことが基本です。

私自身、開業したばかりのころ、顧問先ごとの手続きの進み具合を1つのボードで管理していて、顧問先の担当者を招こうとしたときに、ほかの顧問先の案件まで見えてしまう構成になっていることに気づきました。招く前に気づけたので問題にはなりませんでしたが、それ以来、社外の人を招く可能性があるボードは、最初から相手ごとに分けて作るようにしています。

表計算ソフトとの使い分け

進捗管理ツールを入れるときに、これまで使っていたExcelやスプレッドシートを完全にやめる必要はありません。それぞれに向いている役割があるので、使い分けると無理なく移行できます。

表計算ソフトが向いているのは、数字の集計と加工です。作業時間の合計、案件ごとの売上、見積もりと実績の比較など、計算が必要な管理は表計算ソフトのほうが自由に組めます。毎月の報告書の元データを作るのにも向いています。

進捗管理ツールが向いているのは、日々の作業の状況の共有と、作業ごとのやり取りです。カードにコメントを残せば、その作業についての会話が作業の隣に記録されます。期限が近づくと通知が届くツールも多く、表を開いて確認しにいく手間が減ります。

使い分けの例を挙げると、作業の割り振りと進み具合は進捗管理ツールで管理し、月末に完了した作業の一覧を書き出して、表計算ソフトで時間や件数を集計する、という形です。この分け方なら、日々の更新はツールの中で済み、数字の管理はこれまでどおりの表で続けられます。

移行の最初の段階では、両方に同じ情報を入力することになりがちですが、二重の入力は長続きしません。どの情報をどちらで管理するかを最初に決め、片方にしか書かないルールにしておくことが、移行を成功させるこつです。

無料プランで試すときの進め方

無料プランは、本格的に使い始める前に、自分たちのチームに合うかどうかを確かめるためのものです。試すときは、次のような進め方をすると判断しやすくなります。

最初の1週間は、管理者1人か2人で使い、実際の案件を1つ登録してみます。作業の分け方、列の名前、期限の付け方を決め、チームに説明できる形に整えます。このとき、架空のサンプルではなく本物の案件で試すのがポイントです。サンプルではうまくいっても、実際の仕事の細かさを入れると使いにくさが見えてくることがあります。

2週目は、チームのメンバーに参加してもらい、毎日の作業の更新をツールの中で行ってもらいます。メンバーから「どこに何を書けばいいか分からない」「通知が多すぎる」といった声が出たら、設定や運用のルールを調整します。

2週間が終わったら、次の点を振り返ります。全員が更新を続けられたか、進み具合の確認の時間は減ったか、無料プランの上限に当たりそうな場面はなかったか。ここで上限が気になるようなら、有料プランの費用も含めて、ほかのツールと比べ直します。

複数のツールを同時に試すと、メンバーの負担が大きくなり、どれも中途半端な評価になりがちです。候補を2つほどに絞り、1つずつ順番に試すほうが、違いがはっきり分かります。

小さな事務所での使い方の例

進捗管理ツールは、開発や制作のチームだけのものではありません。士業の事務所や、数人の小さな会社の事務作業でも役に立ちます。社会保険労務士の事務所を例に、使い方を紹介します。

社会保険労務士の仕事では、従業員の入社や退社、扶養の変更、労働保険の年度更新、算定基礎届など、期限のある手続きが顧問先ごとに次々と発生します。これらを1件ずつカードにし、「書類の依頼中」「書類の受領済み」「作成中」「提出済み」「控えの返却済み」という列を作ったカンバンで管理すると、どの手続きがどの段階で止まっているかがすぐに分かります。

期限の管理には、カレンダーやガントの表示が役立ちます。年度更新や算定基礎届のように、毎年同じ時期に多くの顧問先の手続きが重なるものは、期限をカレンダーに並べると、どの週に作業が集中するかが見えます。忙しい時期の前に、書類の依頼を早めに出すといった段取りが組みやすくなります。

顧問先とのやり取りでは、書類の不足や確認事項をカードのコメントに残しておくと、あとから経緯を確認するときに役立ちます。メールや電話でのやり取りは、要点をカードに1行で書き写しておくと、担当者が休んだときにもほかの人が引き継げます。

ここでも大切なのは、カードに個人情報を書かないことです。社外のメンバーと使うときの注意で書いたとおり、件数と案件名で管理し、個人の情報は別の安全な場所で扱います。

使い始める前に決めておく運用のルール

無料のツールでも有料のツールでも、使い始める前に運用のルールを決めておかないと、数か月で使われなくなります。最低限、次の5つを決めておくことをおすすめします。

1つ目は、カードを作る単位です。「1つのカードは1人が1日から数日で終えられる作業」のように大きさの目安を決めておくと、大きすぎて進み具合が分からないカードや、細かすぎて数が増えすぎるカードを防げます。

2つ目は、列の意味です。「確認待ち」の列に入れるのはどんな状態か、「完了」に動かすのは誰が確認したときか、といった基準をそろえておきます。人によって基準が違うと、同じボードを見ても状況の受け取り方がばらばらになります。

3つ目は、担当者の付け方です。1つのカードに担当者は1人と決めておくと、誰がやるのかがはっきりします。複数人が関わる作業でも、取りまとめる人を1人決めて担当者にします。

4つ目は、更新のタイミングです。作業を始めたとき、終えたとき、止まったときにカードを動かす、と決めておけば、ボードの状態が実態とずれにくくなります。週に1回、全員でボードを見ながら進み具合を確認する時間を設けると、更新の習慣が定着します。

5つ目は、会話の場所です。作業についてのやり取りはカードのコメントで行い、チャットは雑談や急ぎの連絡に使う、というように分けておくと、あとから経緯を探すときに迷いません。

セキュリティと契約の面で確認しておくこと

無料のツールでも、仕事の情報を預けることに変わりはありません。社会保険労務士や行政書士の仕事柄、ツールを選ぶときは、機能や料金と並べて次の点も確認しています。

1つ目は、2要素認証が使えるかどうかです。2要素認証とは、パスワードに加えて、スマートフォンに届く確認コードなどでも本人確認をする仕組みのことです。パスワードが漏れても、第三者がすぐにはログインできなくなります。Trelloの公式の料金ページでは、無料プランにも2要素認証が含まれていると案内されています。

2つ目は、利用規約とプライバシーポリシーです。預けたデータがどこに保存され、どのように扱われるか、サービスをやめたときにデータをどう取り出せるかを確認します。特に、顧客の情報を扱う仕事では、相手との契約で情報の扱いが決められていることがあるので、その条件に合うかを確かめます。

3つ目は、データの書き出しができるかどうかです。ツールを乗り換えるときや、サービスが終了するときに、作業の一覧やコメントを書き出せないと、記録が失われてしまいます。

4つ目は、操作の記録が残るかどうかです。誰がいつカードを動かしたり消したりしたかが記録されていれば、誤って消してしまったときの確認や、あとからの振り返りに役立ちます。

無料から有料に切り替える目安

無料プランは、あくまで試すための範囲です。使い続けるうちに、有料プランへの切り替えを考える場面が来ます。目安になるのは次のような状態です。

1つ目は、人数の上限に近づいたときです。上限まで残り1人や2人になったら、次に人が増えたときにどうするかを決めておきます。

2つ目は、使いたい表示が無料の範囲にないと分かったときです。カンバンだけで管理していて、締切の重なりが見えずに遅れが続くようなら、ガントやカレンダーの表示が使えるプランを検討する時期です。

3つ目は、ほかの道具との行き来が増えたときです。進捗はツール、会話はチャット、資料はファイル共有のサービス、と道具が分かれていると、確認のたびに画面を行き来することになります。

4つ目は、無料の範囲に合わせるための工夫に時間を取られるようになったときです。ボードの上限に収めるために古いボードを消したり、人数の上限に収めるために1つのアカウントを複数人で使い回したりし始めたら、注意が必要です。特にアカウントの使い回しは、多くのサービスの利用規約に反するおそれがあり、誰が何をしたかの記録も残らなくなります。無料の範囲に収めるための手間が、有料プランの費用より大きくなっていないかを考えてみてください。

有料プランの費用を比べるときは、1人あたりの料金と、組織単位の定額の料金を同じ人数で計算して比べます。1人あたりの料金は人数が少ないほど安く、定額の料金は人数が多いほど1人あたりの負担が下がります。たとえば、1人あたり月額1,200円のプランを5人で使えば1か月あたり6,000円、定額で月額2,700円のプランなら人数に関係なく2,700円です。人数と必要な機能の両方を並べて、どの料金の形が合うかを確かめます。

IT導入の費用を抑える方法として、補助金を使う考え方もあります。対象となるツールや申請の流れはIT導入補助金でAIツールを導入する方法2026｜対象ツールと申請のポイントで整理しています。すでに複数のツールの費用がかさんでいる場合は、中小企業のSaaS費用管理術2026｜サブスクコストを30%削減する方法も参考になります。

無料の範囲で機能を絞らない選択肢

ガントチャートやカレンダーの表示を、無料プランのうちから使いたい場合の候補の1つが、国産のプロジェクト管理ツールのPinatecaです。公式の料金ページによると、フリープランは5人まで、ボード10個までで、期限なく無料で使え、クレジットカードの登録も要りません。無料の範囲でも、カンバン、ガント、カレンダー、リストなど8種類のボードと、チャット、コメント、受信箱、カスタムフィールド、権限ロールが使えると案内されています。ワークスペースの数に上限はなく、ファイル容量は1GBです。6人目、または11個目のボードから必要になるスタンダードプランは、1人あたり月額500円（税抜、年払いなら1人あたり月額400円）で、人数とボードの上限がなくなり、閲覧だけのゲストは人数に数えません。Trelloのエクスポートファイルを読み込んで移行する機能もあります。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

無料で使える人数は5人までなので、6人以上のチームで最初から使う場合は、有料プランの費用を含めて比べてください。

進捗管理を仕事にする視点

最後に、進捗管理ツールの導入を、仕事の側から見てみます。中小企業や士業の事務所では、ツールを入れたものの使いこなせず、結局は表計算ソフトとメールに戻ってしまう例が少なくありません。ツールの選定から、ボードの設計、使い方の説明、定着までを手伝う仕事には、一定の需要があります。

フリーランスや在宅ワークの市場を長く運営してきた立場から見ると、継続して依頼を受ける人ほど、作業の結果だけでなく、進み具合を相手が見える形で共有することに時間を使っています。進捗管理ツールで作業の状況を共有しながら進める人は、依頼する側から見て安心して任せられる相手になります。依頼する側と受ける側が直接やり取りする形なら、中間のマージンが乗らない分、同じ予算でより多くの作業を頼め、受ける側の手取りも厚くなります。進め方が見える人ほど、そうした直接の関係を長く続けやすいと感じます。

ツールの導入と合わせて、定型の作業を自動化する仕事も広がっています。どんな仕事があるかはRPA・業務自動化ツールのお仕事で紹介しています。ツールそのものを作る側の仕事の報酬の水準はソフトウェア作成者の年収・単価相場で確認できます。中小企業の業務改善を体系的に支援したい人は、経営の診断と助言を行う国家資格である中小企業診断士の内容も確認してみてください。

無料の進捗管理ツールは、人数の上限、数の上限、使える表示、社外メンバーの扱い、保存容量の5つを確認すれば、選び間違いをかなり防げます。料金や上限は改定されることがあるので、使い始める前に、各社の公式の料金ページとお知らせを必ず確認してください。

よくある質問

Q. 無料の進捗管理ツールは何人まで使えますか？

ツールによって大きく違います。公式の料金ページによると、TrelloのFreeプランはワークスペースあたり10人のコラボレーターまで、AsanaのPersonalプランはユーザー2人まで、Backlogのフリープランは最大10ユーザーまでです。Backlogは2027年1月1日からフリープランの上限が5名に変わると告知しているので、これから使う場合は改定後の上限も確認してください。

Q. ガントチャートを無料で使える進捗管理ツールはありますか？

多くのツールでは、ガントチャートやタイムラインの表示は有料プランの機能です。たとえばTrelloはPremiumプラン、AsanaはStarterプラン、Backlogはスタンダードプラン以上で使えると公式の料金ページに書かれています。無料の範囲でガントチャートを使いたい場合は、各ツールの料金ページで、どの表示がどのプランから使えるかを確認して選んでください。

Q. 社外の業務委託メンバーを進捗管理ツールに招くときの注意点は何ですか？

顧客や案件ごとにボードやワークスペースを分け、招く人に必要な範囲だけを見せることが基本です。閲覧だけ、コメントまで、編集までといった権限を役割に合わせて設定し、契約が終わったらアカウントを外す手順も決めておきます。カードには氏名や生年月日などの個人情報を書かず、件数と案件名だけで進み具合を管理すると安心です。