参加フォームの作り方と、参加者の名前や人数を集めるときに入れたい項目

参加フォームは、作るだけなら無料のフォーム作成ツールで数分あれば足ります。つまずくのは、その後です。人数を「何人」とだけ聞いたせいで大人と子どもの内訳が分からない、同じ人が2回申し込んでいた、キャンセルの連絡がメールとLINEに散らばって名簿が合わない。参加フォームの出来は、項目を決める段階でほぼ決まります。

この記事では、参加フォームに入れたい項目と、参加者の名前や人数を正しく集める聞き方を、セミナー、地域の行事、スポーツ大会、懇親会などの例とともに整理します。そのうえで、Googleフォームで参加フォームを作る手順、定員と締め切りの設定、個人情報の扱い、申し込みが届いたあとの管理の決め方を順に説明します。申し込みの受付から参加者への連絡までを1つの画面で扱えるフォームの道具として、Halictにも触れます。

参加フォームは「当日までの連絡」と「当日の運営」から逆算する

参加フォームとは、イベントや会合に参加する人の名前、連絡先、人数などを事前に集めるための入力画面です。紙の申込書や、メールで「参加します」と返信してもらう方法に比べて、回答が一覧にそろうので、集計と名簿づくりが楽になります。

項目を決めるときは、思いつくままに並べるのではなく、集めた情報を「いつ、何に使うか」から逆算します。使い道は大きく2つです。

1つめは、当日までの連絡です。受付の確認、開催前日の案内、会場や時間が変わったときの連絡、オンライン開催なら参加用のURLの送付。これに必要なのは、名前と連絡先です。

2つめは、当日の運営です。受付の名簿、会場の席や資料の準備、お弁当や飲み物の数、子ども向けの用意、配慮が必要な人への対応。これに必要なのは、人数の内訳、参加する回や方法、事前に知らせてほしいことです。

この2つのどちらにも使わない項目は、入れないのが原則です。「念のため住所も」「年齢も聞いておこう」と項目を重ねるほど、入力の手間が増え、途中でやめる人が出ます。集めた個人情報を管理する責任も重くなります。

目的に沿って必要な質問項目を絞ることで、ユーザーの負担を減らし、最後まで申し込んでもらいやすくなるでしょう。実際に参加申し込みフォームを運用する際は、個人情報の取り扱いに十分留意しつつ、「理解しやすい平易な言葉で設問をまとめる」「スマホからの記入のしやすさを考慮する」といった点を意識してください。 出典: synergy-marketing.co.jp

参加者の多くは、案内のメールやLINEのリンクからスマートフォンで申し込みます。小さな画面で、移動の合間に入力しても終わる長さに収めることが、申し込みを最後まで送ってもらういちばんの近道です。

参加フォームに入れたい基本の項目

どの参加フォームにも共通して入れたい項目と、目的によって入れる項目を表にまとめます。

項目	入れる場面	形式の目安	必須にするか
お名前	すべて	1行の記述	必須
ふりがな	受付で名簿を読み上げる、名札を作る	1行の記述	場面による
メールアドレス	受付の確認や前日の案内を送る	メール形式の記述	必須
電話番号	当日の急な連絡が必要な屋外行事など	1行の記述	任意が無難
参加人数	家族や同伴者と来る行事	数字の記述やプルダウン	必須
参加する回・日程	複数回の開催	ラジオボタンやチェックボックス	必須
参加方法	会場とオンラインの両方がある	ラジオボタン	必須
所属・団体名	勉強会、業界の集まり、団体戦	1行の記述	場面による
事前に伝えたいこと	配慮が必要な事情、質問	段落	任意
個人情報の取り扱いへの同意	すべて	チェックボックス	必須

名前は「表示に使う形」で聞く

名前の欄は1つにまとめるか、姓と名に分けるかで迷います。名札や受付名簿で「姓だけ」を使うなら分けておくと便利ですが、入力の欄が2つに増えます。少人数の集まりなら1欄で十分です。受付で読み上げる、名札を作る、五十音順の名簿を作る、といった使い道があるときだけ、ふりがなを加えます。

連絡先はメールアドレスを基本にする

当日までの連絡の手段は、メールアドレスを基本にすると管理がまとまります。電話番号は、屋外の行事で天候による中止を当日の朝に伝える、子どもを預かる行事で保護者に急ぎの連絡をする、といった場面に限って聞きます。集める理由が説明できない連絡先は、入れないほうが参加者も安心します。

「事前に伝えたいこと」は任意の自由記述で1つだけ

食物アレルギー、車いすでの来場、授乳の場所、手話通訳の希望など、主催者が事前に知っておくべき事情は人によって違います。これを選択肢で網羅しようとすると、項目が増えすぎます。「事前に伝えたいことがあればご記入ください」という任意の自由記述を1つ設け、届いた内容には個別に対応するほうが現実的です。

参加者の人数を正しく集める聞き方

参加フォームで失敗が多いのが、人数の聞き方です。「参加人数」とだけ聞くと、申し込んだ本人を含めるのか含めないのか、子どもも数えるのかが人によってばらばらになります。

本人を含めるかを、質問文に書く

人数の質問文には、数え方を書き込みます。

• 悪い例：「参加人数」
• よい例：「ご本人を含めた参加人数を、数字でご記入ください（例：本人と配偶者で来る場合は2）」

例を1つ添えるだけで、回答の揺れは大きく減ります。

大人と子どもで準備が違うなら、分けて聞く

お弁当、参加費、保険、席の数が大人と子どもで違う場合は、人数を分けて聞きます。

• 大人（中学生以上）の人数
• 子ども（小学生）の人数
• 未就学児の人数

区切りの年齢は、参加費や準備の区切りと同じにします。参加費が小学生から有料なら、「未就学児」と「小学生以上」で分けます。区切りの説明は質問文の中に書いておくと、問い合わせが減ります。

数字以外が入らないようにする

人数の欄に「2人」「夫婦で」「未定」と書かれると、集計のたびに手で直すことになります。Googleフォームでは、記述式の質問に「回答の検証」というルールを設定でき、数値だけを受け付けたり、「1以上10以下」のように範囲を決めたりできます。Googleのヘルプでは、ルールに合わない回答に表示するエラーの文言も自分で決められると案内されています。少人数の行事なら、1から5までのプルダウンにするのも手です。

同伴者の名前が必要かを決める

保険の加入、名札、席の割り当てなどで同伴者全員の名前が必要な行事もあります。その場合は、人数の後に「同伴者のお名前（全員分）」という段落の欄を設けます。名前が不要なら、聞かないほうが入力は楽です。

目的別の参加フォームの項目例

基本の項目に、目的ごとに加える項目の例を挙げます。

セミナー・勉強会

• お名前、メールアドレス、所属（会社名や団体名）
• 参加方法（会場、オンライン）
• 参加する回（複数回の開催なら）
• 講師に聞きたいこと（任意）
• 今回の開催を知ったきっかけ（任意）

オンラインの参加者には、開催前日に参加用のURLを送ることになります。そのため、メールアドレスは打ち間違いが起きないよう、メール形式のルールを設定しておきます。

町内会・子ども会・PTAなどの地域の行事

• お名前（世帯の代表者）、班や地区、連絡先
• 大人の人数、子どもの人数
• 子どもの学年（学年で班分けや景品を用意する場合）
• お手伝いの可否（準備や片付けに協力できるか）
• 事前に伝えたいこと（アレルギーなど）

地域の行事では、紙の回覧板と並行して受け付けることも多くなります。フォームの回答と紙の申込を同じ名簿に合わせるため、紙の申込書の項目とフォームの項目をそろえておくと、転記が楽になります。

スポーツ大会・ランニングの集まり

• 代表者のお名前、連絡先、チーム名
• 参加する種目やクラス
• 参加者の人数と、全員のお名前
• 当日の緊急連絡先
• 保険の加入に必要な情報（主催者が保険に入る場合のみ）

保険の加入に生年月日などが必要な場合は、何のために使うかを質問文に書きます。必要の無い大会では聞きません。

懇親会・社内イベント・同窓会

• お名前、部署やクラス
• 出欠（参加する、参加しない、未定）
• 二次会への参加（ある場合）
• 食べられないもの（任意）

懇親会では「参加しない」人の回答も集めると、誰から返事が無いかが分かり、催促の連絡がしやすくなります。参加フォームというより出欠フォームとして作るのがコツです。

オンライン開催の参加フォームで気をつけること

ZoomやGoogle Meet、Microsoft Teamsなどで開くオンラインの集まりは、会場の準備が無い分、参加フォームの役目が大きくなります。参加者と主催者をつなぐ連絡の手段が、フォームで集めたメールアドレスしか無いことが多いからです。

参加用のURLは、フォームの確認メッセージに書かない

送信後の確認メッセージに参加用のURLを書くと、申し込んだ人には手間がかかりません。ただ、その画面を誰かが撮影して共有すると、申し込んでいない人も入れてしまいます。参加用のURLは、開催の前日などに申込者のメールアドレスあてに送るほうが安全です。確認メッセージには「前日の○時までに参加用のURLをメールでお送りします」と書いておきます。

届かなかったときの連絡先を書いておく

参加用のURLを送るメールが迷惑メールのフォルダに入ってしまう、メールアドレスの打ち間違いで届かない、ということは一定の割合で起こります。前日の案内に「当日の開始30分前までにメールが届いていない場合は、こちらへご連絡ください」と書き、連絡先を示しておくと、当日の混乱が減ります。

表示名のルールを決めておく

オンラインの集まりでは、画面に表示される名前と申込者の名簿を突き合わせて出欠を確かめます。フォームの説明欄に「当日は申し込み時のお名前で参加してください」と書いておくと、受付の確認が速くなります。

Googleフォームで参加フォームを作る手順

無料で参加フォームを作るなら、Googleアカウントがあれば使えるGoogleフォームが手軽です。Googleのヘルプに沿って、参加フォームに必要な設定の順に説明します。

1. フォームを作って質問を並べる

1. forms.google.comを開き、空白のフォームのアイコンをクリックします。
2. 無題のフォームに名前を付けます。例：「秋の地域交流会 参加申し込み」
3. フォームの説明の欄に、日時、場所、参加費、申し込みの締め切り、問い合わせ先を書きます。
4. 追加のアイコンで質問を加え、質問のタイトルの右側で形式を選びます。

形式は、名前やメールアドレスが「記述式」、事前に伝えたいことが「段落」、参加方法が「ラジオボタン」、参加する回を複数選べるなら「チェックボックス」、人数を選んでもらうなら「プルダウン」が合います。必ず答えてほしい質問は「必須」をオンにします。

2. メールアドレスの集め方と、控えの送り方を決める

Googleのヘルプによると、フォームの上部の「設定」を開き、「回答」の下矢印から「メールアドレスを収集する」を選べます。Googleアカウントのメールアドレスを集める「確認済み」と、回答者に入力してもらう「回答者からの入力」の2つがあります。参加者全員がGoogleアカウントを持っているとは限らないので、一般向けの参加フォームでは「回答者からの入力」が向いています。

メールアドレスを集める設定にすると、「回答のコピーを回答者に送信」を「リクエストされた場合」か「常に表示」にできます。申し込みの控えが参加者の手元に残るので、「申し込めているか不安」という問い合わせが減ります。ただし、Googleのヘルプには、迷惑メールのフィルタなどで控えが届かない場合があるとも書かれています。

3. 送信後に表示するメッセージを書く

「設定」の「プレゼンテーション」の下矢印から「確認メッセージ」を編集できます。初期の文言は短いため、次のような内容に書き換えておくと親切です。

「お申し込みありがとうございます。開催の前日に、会場の案内をメールでお送りします。キャンセルの場合は、お手数ですが（問い合わせ先）までご連絡ください。」

4. 公開して、リンクを配る

右上の「公開」をクリックすると、フォームに回答できる状態になります。Googleのヘルプによると、公開した後は「公開済み」から「回答者に送信するリンクをコピー」でリンクを取得でき、短縮版のリンクも選べます。このリンクを案内のメール、LINE、チラシのQRコードなどで配ります。

公開の前に、右上の「プレビュー」から自分で1回申し込んでみて、スマートフォンでも答えやすいか、人数の欄に数字以外が入らないかを確かめます。試しに送った回答は、回答の一覧から個別に削除できます。

定員と締め切りを設定する

参加フォームでは、定員に達したら受付を止める、締め切りの日時を過ぎたら受付を止める、という設定が欠かせません。

Googleフォームの受付終了の設定

Googleドキュメント エディタ ヘルプの「フォームの回答を表示、管理する」では、公開済みのフォームの右上にある公開のアイコンから「回答を受付中」をオフにすると、受付を止められると案内されています。さらに「終了日または回答数の上限を設定」から、特定の日時で受付を終える設定と、決めた回答数で受付を終える設定ができます。受付を止めた後にフォームを開いた人に表示するメッセージも、自分で書き換えられます。

回答数の上限と、人数の定員は別物

ここで注意したいのは、回答数の上限は「申し込みの件数」で数えるという点です。1件の申し込みで3人が参加する場合、定員30人の行事で回答数の上限を30件にすると、実際には90人まで申し込みが入る可能性があります。

人数で定員を管理したいときは、回答数の上限は目安として少し低めにし、回答の一覧やスプレッドシートで参加人数の合計を見ながら、定員に近づいたら手動で受付を止めます。定員の扱いを申し込み画面の説明に書いておくことも大切です。「定員に達した時点で受付を終了します。受付後に定員を超えていた場合は、ご連絡のうえキャンセル待ちとさせていただきます」と書いておけば、行き違いが起きたときに説明できます。

Googleのヘルプには、複数の人が同時に回答した場合は、上限に関係なく回答が受け付けられるとも書かれています。人気の行事で受付開始と同時に申し込みが集中しそうなときは、この点も踏まえて、定員を超えた場合の扱いを決めておきます。

Googleフォームの容量と回答数の上限

Googleのヘルプによると、2026年9月からGoogleフォームには合計の保存容量が1GB、フォームあたりの回答数が50万件という上限が適用されています。参加フォームでこの上限に届くことはまれですが、毎年同じフォームを使い回して回答が積み重なっている場合は、開催ごとに新しいフォームを作るほうが管理しやすくなります。

参加者の個人情報の扱い

参加フォームで集める名前やメールアドレスは、個人情報です。会社や団体が参加者の情報を扱う場合、個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）の決まりがかかわります。

法律は、本人から直接、書面や入力画面で個人情報を受け取るときに、何に使うかをあらかじめ示すよう求めています。

個人情報取扱事業者は、前項の規定にかかわらず、本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面（電磁的記録を含む。以下この項において同じ。）に記載された当該本人の個人情報を取得する場合その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示しなければならない。 出典: e-Gov法令検索「個人情報の保護に関する法律」第21条第2項

「電磁的記録」とは、フォームの入力のような電子的な記録のことです。つまり、参加フォームで情報を集めるときは、フォームの中で利用目的を示しておくのが基本になります。どの団体がこの決まりの対象になるか、どこまで書けば足りるかは、団体の規模や扱い方で変わるため、詳しくは個人情報保護委員会の案内で確かめてください。

フォームに書いておく利用目的の例

フォームの説明欄か、同意のチェックボックスの直前に、次のような文を入れます。

「ご記入いただいた情報は、本イベントの参加受付、開催に関するご連絡、当日の受付名簿の作成にのみ使用します。イベント終了後3か月以内に削除します。」

使い道、使う人の範囲、いつ消すかを書いておくと、参加者は安心して申し込めます。終わったあとに次回の案内も送りたいなら、そのことも利用目的に含め、希望するかどうかを別の質問で聞きます。

集めた回答の共有範囲に気をつける

Googleフォームの回答をスプレッドシートに保存すると、フォームの共同編集者はそのスプレッドシートにもアクセスできるようになります。Googleのヘルプは、共同編集者を外すときはフォームとスプレッドシートの両方で個別に権限を変える必要がある、と案内しています。役員の交代や担当者の異動があったときは、両方の共有設定を見直します。

フォームの冒頭に書く案内文の作り方

参加フォームを開いた人が最初に読むのは、フォームのタイトルと説明欄です。ここで必要な情報がそろっていないと、参加者は申し込む前に問い合わせをしてきます。説明欄に書く内容は、次の順に並べると読みやすくなります。

1. 何の集まりか（イベント名と、1文の内容紹介）
2. 日時（開始と終了の時刻、受付の開始時刻）
3. 場所（会場名と住所、オンラインならその旨と、URLを送る時期）
4. 参加費と支払い方法（無料なら「参加費は無料です」と明記）
5. 定員と申し込みの締め切り
6. キャンセルや変更の連絡先
7. 個人情報の利用目的

案内文の例

次の例は、地域の交流会の参加フォームの説明欄に書く文の例です。

「秋の地域交流会を開きます。どなたでも参加できます。 日時：11月の第2土曜日 10時から12時（受付は9時30分から） 場所：〇〇町 集会所 参加費：大人500円、子ども無料（当日受付でお支払いください） 定員：40人（定員に達し次第、受付を終了します） 締め切り：開催の1週間前 キャンセル・変更：〇〇町会 事務局（メールアドレス）までご連絡ください。 ご記入いただいた情報は、本会の受付と開催のご連絡にのみ使用し、終了後3か月以内に削除します。」

日時や場所を説明欄に書いておけば、申し込んだ人がフォームの控えを見返したときにも、すぐに確かめられます。逆に、説明欄が長くなりすぎると、スマートフォンでは質問にたどり着くまでに何度もスクロールすることになります。地図や詳しい持ち物は前日の案内メールに回し、説明欄には申し込みの判断に必要なことだけを書くのが目安です。

締め切りは日付と曜日まで書く

「締め切りは来週まで」のような書き方は、いつ読んだかで意味が変わります。締め切りは日付で書き、受付を自動で止める設定をしている場合は、その時刻と一致させます。説明欄の締め切りと設定の締め切りがずれていると、「まだ申し込めると書いてあったのに」という行き違いの原因になります。

公開する前に確かめておきたい点検の項目

参加フォームは、公開して案内を配ってしまうと、項目を直しにくくなります。途中で質問を変えると、変える前と後で回答の形がそろわなくなるからです。公開の前に、次の項目を点検します。

• スマートフォンで開き、最後の質問まで迷わず進めるか
• 人数の欄に「2人」と打ったときに、エラーの文言が表示されるか
• メールアドレスの欄に打ち間違いの例（＠が無いなど）を入れたときに、送信が止まるか
• 必須にした質問が、本当に全員に答えてもらう必要のある質問か
• 確認メッセージに、次に何が起きるか（前日の案内など）が書かれているか
• 受付の終了日時と回答数の上限が、説明欄の記載と合っているか
• 回答の保存先のスプレッドシートを、誰と共有しているか
• 試しに送った回答を削除したか

点検は、フォームを作った本人ではなく、ほかの役員や同僚に頼むと見落としが見つかりやすくなります。作った人は質問の意図を知っているので、迷う箇所に気づけません。初めてフォームを開く人に、何も説明せずに申し込んでもらうのがいちばん確かな点検です。

申し込みが届いたあとに決めておくこと

参加フォームは、公開した時点では仕事の半分です。申し込みが届き始めると、次の作業が待っています。

受付の確認を誰が、いつ送るか

Googleフォームの「回答のコピー」で控えは届きますが、主催者からの「受け付けました」という連絡を求める参加者もいます。手作業で返信するなら、誰が、どの時点で、どの文面で送るかを決めておきます。担当が複数いると、二重に送ったり、誰も送っていなかったりします。

キャンセルと変更の受け付け方

キャンセルや人数の変更をどこで受け付けるかを、最初の案内に書いておきます。メール、LINE、電話とばらばらに届くと、名簿への反映が漏れます。「変更とキャンセルはこのメールアドレスまで」と1か所に決めておくのが基本です。

前日の案内と当日の名簿

開催の前日には、会場の地図、持ち物、オンラインのURLなどを参加者全員に送ります。当日の朝には、参加者の名簿を印刷するか、受付でスマートフォンに表示できるようにします。名簿には、名前、人数、参加方法、事前に伝えたいことの要点を並べておくと、受付でのやり取りが短くなります。

当日の出欠を記録する

受付で来場を確認したら、名簿に印を付けます。この記録があると、欠席した人へのお詫びや資料の送付、次回の案内の対象を絞り込めます。

出欠の記録は、次の開催の準備にも役立ちます。申し込みの人数に対して実際に来た人の割合が分かれば、お弁当や資料をどのくらい用意すればよいかの見当がつきます。無料の行事ほど当日の欠席が出やすいので、前回の割合を記録しておき、次回の発注の数を決めるときの材料にします。名簿のファイルには開催日を名前に入れ、回ごとに分けて保存しておくと、後から比べやすくなります。

無料のフォームで回り切らなくなったときの選択肢

ここまでの作業を、Googleフォームとスプレッドシートとメールソフトの組み合わせで回すのは十分に可能です。年に数回の行事で、参加者が数十人までなら、多くの場合それで足ります。

一方で、毎月セミナーを開く、複数の担当で受付を分担する、申し込みごとに対応の状況を追いたい、という段階になると、スプレッドシートに「担当」「連絡済み」「出欠」の列を手で作り、メールソフトで1件ずつ返信する作業が重くなります。

この「申し込みが届いた後」の作業をまとめて扱いたい場合の選択肢の1つが、フォームの道具のHalictです。公式サイトによると、Halictはフォームで届いた申し込みの1件ごとに担当者と状況（受付済み、出席、欠席など）を割り当てて一覧やボードで管理でき、参加者への返信も同じ画面から送れます。送信直後の自動返信には回答の控えを載せられ、一覧から選んだ参加者への一斉送信もできます。開封とクリックの記録も残ると案内されています。

項目は12種類から選べ、回答者には1画面に1問ずつ表示する形になります。フォームの数と回答の数はどのプランでも無制限で、料金は使うメンバーの人数で決まり、1人で使うフリープランは0円です。複数のメンバーで使う有料プランは、税抜の月額2,980円のスタータープラン（3人まで）から用意されています。届いた申し込みをSlackやTeamsに通知したり、Googleスプレッドシートに1行ずつ追記したりする連携もあります。

Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

道具を変えるかどうかは、届いた後の手作業がどれだけ重くなっているかで判断します。スプレッドシートの手作業で困っていなければ、無理に変える必要はありません。

参加フォームを運営する側の仕事として考える

参加フォームを作る役目は、地域の役員、会社の総務、勉強会の事務局など、本業の合間に任されることが多い仕事です。そして、フォームを作り、申し込みを集め、参加者に連絡し、当日の名簿を作るという一連の流れは、イベント運営の事務として外部に依頼されることもあります。

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営者として見てきた限りでは、イベントやセミナーの事務を任される人に求められるのは、フォームを作る技術よりも「後で困らない項目の決め方」と「連絡の漏れが無い段取り」です。申し込みの項目設計から当日の出欠の記録までを一続きで考えられる人は、主催者から繰り返し声がかかります。

フォームの設計や申し込みの導線づくりは、マーケティングの仕事の入り口でもあります。申し込みがどこから来たかを聞く質問を加え、次回の告知に生かすといった工夫は、AI・マーケティング・セキュリティのお仕事で紹介している集客の支援と同じ考え方です。中小企業の経営を支える立場からイベントや販促の設計にかかわる道もあり、その代表的な資格が中小企業診断士です。

社内の説明会やオンラインの研修を参加フォームで受け付ける会社なら、在宅勤務の環境整備に使える制度も確かめておくと役に立ちます。テレワーク 助成金 2026では、テレワークの導入に使える助成金の要件と申請の流れを整理しています。フォームの見た目や案内のチラシを外部に頼む場合の費用感は、デザイナーの年収・単価相場が参考になります。

参加フォームづくりで押さえることは3つです。集めた情報の使い道から項目を逆算すること。人数は数え方を質問文に書き、数字だけを受け付けること。定員と締め切り、利用目的、キャンセルの連絡先を、公開する前に決めておくこと。この3つがそろえば、申し込みの数が増えても、当日の受付で慌てることはありません。

よくある質問

Q. 参加フォームを無料で作るにはどうすればよいですか？

Googleアカウントがあれば、Googleフォームで無料で作れます。forms.google.comで空白のフォームを作り、名前、メールアドレス、参加人数などの質問を並べ、右上の「公開」を押してリンクを配ります。受付の終了日や回答数の上限も設定できます。送信後に表示する確認メッセージも書き換えておくと、参加者が安心します。

Q. 参加人数はどのように聞けば集計しやすいですか？

「ご本人を含めた参加人数を数字でご記入ください」のように、数え方を質問文に書きます。大人と子どもで参加費や準備が違うなら、人数を分けて聞きます。Googleフォームでは回答の検証で数値だけを受け付けたり、範囲を決めたりできるので、「2人」「夫婦で」のような書き方を防げます。

Q. 定員に達したら自動で受付を止められますか？

Googleフォームでは、回答数の上限を設定すると、その件数で受付を終えられます。ただし数えるのは申し込みの件数で、1件で複数人が参加する場合は人数と一致しません。また、複数の人が同時に回答すると上限に関係なく受け付けられるとヘルプに書かれています。人数で管理する場合は、合計人数を見ながら手動で止める運用が確実です。

Q. 参加フォームに個人情報の利用目的は書くべきですか？

書くのが基本です。個人情報保護法は、本人から入力画面などで直接個人情報を受け取るとき、あらかじめ利用目的を示すよう求めています。「参加受付と開催に関する連絡にのみ使用し、終了後に削除します」のように、使い道と扱い方を説明欄か同意の項目の近くに書きます。詳しい扱いは個人情報保護委員会の案内で確かめてください。