参加申し込みフォームに入れる項目｜イベントや説明会で受け付ける側の作り方

イベントや説明会、セミナーを開くとき、最初に用意するのが参加申し込みのフォームです。フォームを作ること自体は、無料のツールを使えば30分ほどでできます。ただ、項目を思いつくままに並べると、当日になって「連絡先が分からない」「食事の要否を聞き忘れた」「定員を超えて申し込みが来た」といった困りごとが出てきます。

この記事では、参加申し込みフォームに入れる項目を、受け付ける側の目線で整理します。必須にする項目と任意にする項目の決め方、入力しやすい並べ方、Googleフォームでの作り方と定員の設定、申し込み後の自動返信、個人情報の利用目的の書き方、そして申し込みが届いたあとの対応の回し方までを順に説明します。届いた申し込みに担当を決めて返信までを1つの画面で回したい場合の選択肢として、フォームと回答の管理を一体にしたHalictにも触れます。

参加申し込みフォームで決めておくこと

フォームの項目を考える前に、次の4つを決めておくと、項目に迷わなくなります。

1. 申し込みで何を確かめたいか。参加者の人数だけ分かればよいのか、参加者の所属や参加の目的まで知りたいのか。
2. 申し込みのあと、何をするか。確認のメールを送る、参加費の請求をする、当日の受付名簿を作る、参加者の属性で席を分ける、など。
3. 定員と締め切り。定員がある場合、超えたときにどうするか。キャンセル待ちを受けるか。
4. 誰がフォームと回答を扱うか。1人で運営するのか、複数の人で分担するのか。

この4つが決まると、フォームに入れる項目は「申し込みのあとにする作業に必要な情報」だけに絞れます。逆に、あとで使わない情報を集めると、入力する人の手間が増え、申し込みの途中でやめる人が増えます。集めた個人情報を管理する負担も大きくなります。

参加申し込みフォームに入れる項目の例

ここでは、多くのイベントや説明会で共通して使える項目を、必須にするものと、必要に応じて入れるものに分けて紹介します。

必須にすることが多い項目

項目	使い道	入力の形
氏名	受付名簿、名札、確認の連絡	記述式（短文）
氏名のふりがな	受付での呼び出し、名簿の並び替え	記述式（短文）
メールアドレス	確認のメール、当日の案内、変更の連絡	記述式（メールの形式で入力チェック）
参加する日時や回	複数回あるときの振り分け	選択式
参加の方法	会場かオンラインか	選択式

必要に応じて入れる項目

項目	入れる場面
電話番号	当日に急な連絡が必要になる場合
所属（会社名、学校名など）	法人向けの説明会、名札に所属を書く場合
参加人数	1人の申し込みで複数人が参加できる場合
参加の目的、知りたいこと	内容を参加者に合わせたい場合
食事やアレルギーの有無	食事や軽食を出す場合
配慮が必要なこと	車いすでの来場、手話の通訳など
イベントを知ったきっかけ	次回の告知の方法を考えたい場合
参加費の支払い方法	参加費がある場合

必須の項目は、少ないほど申し込みが最後まで終わりやすくなります。「あれば便利」程度の項目は任意にし、必須は申し込みのあとの作業にどうしても要るものだけにします。

同意の項目

参加者の情報を集めるときは、何に使うかを書いたうえで、同意を確かめる項目を入れておくと安心です。たとえば「入力いただいた情報は、本イベントの運営と、当日の連絡のためにのみ使用します」と書き、その下に同意のチェックを置きます。写真を撮って広報に使う予定がある場合は、そのことも書いて、写り込みを望まない人が申し出られるようにします。

入力しやすいフォームの並べ方

同じ項目でも、並べ方ひとつで入力のしやすさが変わります。申し込む人がつまずかないフォームにするための基本を紹介します。

聞く順番は「誰が」「いつ」「何を」

最初に氏名や連絡先、次に参加する日時や方法、最後に目的や配慮事項、という順に並べると、入力する人が考えを切り替えずに進められます。参加の日時を最初に選ばせ、満席の回を避けてもらう並べ方もあります。

1つの質問で1つのことだけを聞く

「お名前と所属を入力してください」のように2つのことを1つの欄で聞くと、入力の仕方がばらばらになり、あとで名簿を作るときに手間がかかります。氏名と所属は別の欄にします。

選べるものは選択式にする

参加の日時、参加の方法、食事の要否など、答えが決まっているものは選択式にします。自由に書いてもらうと、「10/20」「10月20日」「20日」のように表記がばらつき、集計が大変になります。

説明は短く、例を添える

記述式の欄には、入力の例を添えます。「例：山田花子」「例：株式会社〇〇」のように書いておくと、何を書けばよいかが一目で分かります。

最後に確認の画面や文章を入れる

送信する前に、入力内容を見直すよう一言添えておくと、メールアドレスの打ち間違いが減ります。メールアドレスを打ち間違えると確認のメールが届かず、問い合わせが増える原因になります。

フォームの作り方は3通りある

参加申し込みのフォームを作る手段は、大きく3つに分かれます。どれを選ぶかは、参加者の数、運営の人数、申し込みのあとの作業の量で決めます。

• 無料のフォーム作成ツールを使う。Googleフォームなどを使えば、費用をかけずにすぐ作れます。少人数のイベントや、社内の説明会に向いています。
• 申し込みの管理まで含めたツールを使う。届いた申し込みに担当や状況を付けて管理し、返信まで同じ画面で行えるツールです。複数の人で運営するイベントや、申し込みのあとのやり取りが多いイベントに向いています。
• 自分のWebサイトにフォームを組み込む。サイトの見た目に合わせられますが、作るのにも、迷惑な送信を防ぐ対策にも手間がかかります。

最初はGoogleフォームで始め、申し込みのあとの作業が増えてきたら管理まで含めたツールに移る、という順番で考える主催者が多くいます。

Googleフォームで参加申し込みフォームを作る手順

無料で手軽に作れるGoogleフォームは、参加申し込みのフォームとして広く使われています。Googleのヘルプに沿って、作り方の流れを紹介します。

手順1 新しいフォームを作る

forms.google.comにアクセスし、空白のフォームのアイコンをクリックします。無題のフォームにイベント名を入れ、説明の欄に日時、会場、参加費、締め切り、問い合わせ先を書きます。説明の欄はフォームを開いた人が最初に読む場所なので、申し込む前に知っておいてほしいことはここにまとめます。

手順2 質問を追加する

前の節で整理した項目を、質問として追加します。質問の形式は、名前のような短い答えなら記述式、日時や参加方法なら選択式やプルダウン、複数の答えを選べるものはチェックボックスを使います。必須にする質問は、質問の右下にある必須のスイッチをオンにします。

手順3 メールアドレスを集める設定をする

Googleのヘルプでは、フォームの回答者のメールアドレスを記録できる設定が案内されています。設定をオンにすると、回答者は送信する前にメールアドレスの入力を求められます。メールアドレスを自分で質問として作るより、この設定を使うほうが、入力の形式が整います。

手順4 回答の保存先を決める

回答はフォームの中でも確認できますが、Googleスプレッドシートに保存すると、名簿として扱いやすくなります。Googleのヘルプには、回答の保存先を選ぶ手順が次のように書かれています。

Google フォーム でフォームを開きます。 上部の [ 回答 ] [ 概要 ] をクリックします。 右上のその他アイコン [ 回答の送信先を選択 ] をクリックします。 出典: support.google.com

新しいスプレッドシートを作るか、既存のスプレッドシートを選ぶと、以後の回答が自動でそこに追加されます。

手順5 公開して、URLを配る

フォームを公開し、URLをメールやSNS、案内のページに載せます。公開する前に、自分で一度テストの申し込みをして、質問の流れと回答の保存を確かめておきます。テストの回答は、本番の受付を始める前に削除しておきます。

定員と締め切りの設定

定員のあるイベントでは、定員を超えた申し込みをどう扱うかが悩みどころです。Googleフォームには、終了日や回答数の上限を決めて、自動で受付を締め切る設定があります。Googleのヘルプでは、次のように案内されています。

終了日または回答数の上限を設定することもできます。 [回答を受付中] で、[ 終了日または回答数の上限を設定 ] をクリックします。 出典: support.google.com

同じヘルプには、複数の人が同時に回答した場合は、回答数の上限に関係なく回答が受け付けられることも書かれています。人気のあるイベントで、受付の開始と同時に申し込みが集中しそうなときは、定員ちょうどではなく、少し余裕を持った運営を考えておきます。定員を超えて受け付けた人には、キャンセル待ちとして扱うことを伝えるなど、あらかじめ対応を決めておくと慌てません。

締め切りを過ぎたフォームを開いた人に表示するメッセージも編集できます。「受付は終了しました。次回の開催はこちらでお知らせします」のように、次の行動を案内する文章にしておくと、問い合わせが減ります。

注意したいのは、1つの申し込みで複数人が参加できる形にしている場合です。回答数の上限は回答の件数で数えるので、「参加人数」の欄で2人や3人と入力されると、実際の参加者は回答の件数より多くなります。この場合は、回答数の上限に頼らず、スプレッドシートで参加人数の合計を見ながら、手動で受付を締め切る運用にします。

申し込みの直後に送る確認のメール

申し込んだ人は、本当に申し込みができたのかを気にしています。送信のあとに確認のメールが届くと安心し、当日の案内を待ってくれます。

Googleフォームでは、メールアドレスを集める設定をすると、回答者に回答のコピーを送る設定ができます。ただし、これは回答の内容を送るもので、当日の持ち物や会場までの道順など、主催者からの案内を自由に書いて送る仕組みではありません。案内の文章を添えて送りたい場合は、送信後に表示される確認のメッセージに案内を書く、別途メールを送る、自動返信のできる別のツールを使う、といった方法を考えます。

確認のメールや確認のメッセージに入れておきたい内容は、次のとおりです。

• 申し込みを受け付けたこと
• イベント名、日時、会場またはオンラインの参加方法
• 持ち物や事前の準備
• キャンセルや変更の連絡先と方法
• 問い合わせ先

キャンセルと変更の受け付け方

参加申し込みを受けると、一定の割合でキャンセルや日程の変更の連絡が来ます。受け付け方を決めておかないと、メール、電話、SNSのメッセージとばらばらに連絡が届き、名簿に反映し忘れる原因になります。

キャンセルと変更の受け付け方には、主に次の方法があります。

• 確認のメールに返信してもらう。参加者にとっていちばん手軽な方法です。届いたメールを見て、名簿に反映します。
• キャンセル専用のフォームを用意する。氏名、メールアドレス、キャンセルか変更か、変更後の日時を聞く短いフォームを作り、確認のメールにURLを書いておきます。回答がスプレッドシートにたまるので、名簿と突き合わせやすくなります。
• 問い合わせの窓口を1つに決める。電話でもメールでもよいので、窓口を1つに絞って、運営の誰が受けても名簿に反映される流れにします。

有料のイベントでは、キャンセルの期限と返金の決まりを、申し込みのフォームの説明と確認のメールの両方に書いておきます。「開催の3日前までのキャンセルは全額返金、それ以降は返金なし」のように、日付で区切って書くと行き違いが起きません。

キャンセルが出たときに、キャンセル待ちの人へ順番に連絡する運用をするなら、申し込みの時刻が分かるように回答を残しておきます。Googleフォームの回答には送信の時刻が記録されるので、スプレッドシートで並び替えれば順番が分かります。

当日の受付名簿の作り方

申し込みの回答がスプレッドシートにたまったら、当日の受付名簿を作ります。回答のシートを直接編集すると、あとから届いた回答と混ざって分かりにくくなるので、名簿用に別のシートを作るのが安全です。

1. 回答のシートから、氏名、ふりがな、所属、参加の方法、参加人数の列を、名簿用のシートに写します。
2. ふりがなの列で並び替えます。受付で名前を探しやすくなります。
3. キャンセルした人の行を消すか、キャンセルの印を付けます。
4. 「受付済み」の列を追加します。紙に印刷するなら空欄のままにし、当日に手書きで印を付けます。
5. 食事やアレルギー、配慮が必要なことがある人には、別の列で印を付けます。

当日にパソコンやタブレットで受付をするなら、スプレッドシートの「受付済み」の列にチェックボックスを入れておくと、来場した人をその場で記録できます。受付が複数の場所に分かれていても、同じシートを見ていれば重複を防げます。

名簿には個人情報が含まれるので、印刷した紙は会場に置き忘れないよう、終わったら回収して処分します。データの名簿も、イベントが終わったら、利用目的に書いた期間を過ぎた時点で削除します。

個人情報の利用目的を書く

参加申し込みのフォームで集める氏名やメールアドレスは、個人情報です。個人情報保護法は、個人情報を扱う事業者に、利用目的を本人に知らせるか公表することを求めています。

第二十一条 個人情報取扱事業者は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を、本人に通知し、又は公表しなければならない。 出典: laws.e-gov.go.jp

フォームの説明の欄や同意の項目の近くに、次のような文章を書いておきます。

• 集めた情報を何に使うか（イベントの運営、当日の連絡、次回の案内など）
• 第三者に渡すかどうか（共催者や会場に参加者名簿を渡す場合はその旨）
• 問い合わせや削除の依頼の窓口

次回のイベントの案内を送りたい場合は、そのことも利用目的に書き、案内を希望するかどうかを選べる項目を入れておきます。案内を希望しない人に、あとから宣伝のメールを送ることは避けます。

集める項目は、利用目的に必要なものだけに絞るのが基本です。必要のない情報を集めないことが、情報を守るいちばん確かな方法です。

申し込みが届いたあとの対応を回す

フォームを作って公開すれば、申し込みは自動で集まります。手間がかかるのは、むしろ申し込みが届いたあとです。

申し込み後によくある作業

• 申し込んだ人に、当日の案内を送る
• 参加費の請求をして、入金を確かめる
• 質問や配慮の希望に、個別に返信する
• キャンセルや日程の変更に対応する
• 前日に、リマインドのメールを送る
• 当日の受付名簿を作る

参加者が数人のうちは、スプレッドシートを見ながらメールソフトで1通ずつ返信しても回ります。ところが、参加者が数十人を超えたり、複数の人で運営したりすると、「誰が返信したか」「入金を確かめたか」「質問に答えたか」が分からなくなってきます。

スプレッドシートで管理するときの工夫

回答のスプレッドシートに、対応状況を書く列を追加します。たとえば「担当」「案内送付」「入金確認」「質問への回答」「メモ」の列を作り、作業が終わるたびに書き込みます。色で状況を分ける、未対応の行だけを絞り込む、といった工夫で、抜け漏れを減らせます。

ただし、フォームにつながったスプレッドシートに列を追加するときは、回答が書き込まれる列の並びを崩さないように、回答の列の右側に追加します。複数の人で同時に書き込むと、誰がいつ何を変えたかが分かりにくくなる点にも注意します。

フォームと対応の管理を1つにまとめる選択肢

申し込みの件数が増え、スプレッドシートとメールソフトを行き来する作業が負担になってきたら、届いた申し込みを1件ずつ管理できるツールに切り替える方法もあります。

Halictは、フォームを作り、届いた回答を担当・状況・タグを付けて管理し、同じ画面から返信まで送れるフォームのツールです。公式の案内では、状況を表すステージのひな形に「申込受付」が用意されていて、自由に増減できます。届いた申し込みを状況ごとのボードで見たり、担当者やタグで絞り込んだりできるため、「案内を送ったか」「入金を確かめたか」を列の色分けではなく、ステージの移動で管理できます。

料金ページによると、フリープランは0円で、メンバー1人まで、フォームと回答は無制限で、ステージ管理、自動返信、CSVの書き出しが使えます。複数の人で運営する場合は、メンバー3人までのスタータープラン（税抜で1か月あたり2,980円）からで、Googleスプレッドシートとの連携が加わります。一斉メールと開封の計測は、チームプラン（税抜で1か月あたり7,800円）からの機能です。前日のリマインドを一斉に送りたい場合は、プランの違いを確かめてから選びます。

まずは無料の範囲で、申し込みを受けて自動返信を送り、届いた申し込みをステージで動かす、という流れを試してみると、自分の運営に合うかを判断できます。詳しくはHalictの紹介ページで確かめられます。Halictは、在宅ワークの仲介サイトを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

Googleフォームで十分な場面は多くあります。参加者が少なく、1人で運営し、返信もほとんど要らないイベントなら、Googleフォームとスプレッドシートで回すのがいちばん手軽です。ツールを替えるかどうかは、申し込みのあとの作業にどれだけ時間がかかっているかで判断します。

申し込みが増えるフォームの見せ方

フォームの項目を整えても、フォームまでたどり着いてもらえなければ申し込みは増えません。フォームの見せ方と、案内のページからの道筋も見直します。

• フォームの冒頭に、参加するメリットを1行で書く。何が得られるイベントなのかが最初に分かると、最後まで入力してもらいやすくなります。
• 日時と場所を一番上に書く。参加できるかどうかを最初に判断できるようにします。
• 入力にかかる時間の目安を書く。「入力は2分ほどで終わります」と書くだけで、始めてもらいやすくなります。
• スマートフォンで開いて確かめる。案内のURLをSNSで配ると、多くの人がスマートフォンで開きます。選択肢が長すぎないか、説明の文章が読みやすいかを、実際にスマートフォンで確かめます。
• 案内のページの目立つ場所にフォームへのリンクを置く。ページの最後だけでなく、日時と内容の説明のすぐ下にもリンクを入れます。

申し込みの途中でやめる人が多いと感じたら、質問の数を減らす、必須を任意に変える、説明の文章を短くする、の順に見直します。どの項目が負担になっているかは、実際に知人に入力してもらうと分かりやすくなります。

オンラインで開くときに追加する項目と準備

オンラインのセミナーや説明会では、会場で開くときとは別の準備が要ります。フォームに加えておきたい項目と、事前に決めておくことを整理します。

• 参加に使う端末。パソコン、スマートフォン、タブレットのどれで参加するかを聞いておくと、資料の見せ方を工夫できます。
• カメラとマイクの使用。参加者に顔を出してもらうか、発言してもらうかを事前に伝え、難しい人が申し出られるようにします。
• 録画の扱い。イベントを録画して後日配信する予定がある場合は、フォームの説明に書き、同意を確かめます。
• 参加用のURLの送り方。確認のメールで送るのか、前日に改めて送るのかを決め、フォームの説明に書いておきます。

オンラインのイベントは、申し込みをしても当日に参加しない人が会場のイベントより多くなりがちです。前日と当日の朝にリマインドのメールを送ると、参加する人が増えます。リマインドの送り忘れを防ぐために、送る日時を運営の予定表に書いておきます。

イベントの種類ごとの項目の工夫

参加申し込みフォームの項目は、イベントの種類によって少しずつ変わります。代表的な場面ごとの工夫を紹介します。

社内の説明会や研修

部署名と社員番号を聞いておくと、出欠の管理がしやすくなります。参加の日時を複数用意する場合は、選択式で選んでもらい、回ごとの人数を見ながら調整します。

一般向けのセミナー

参加の目的や、知りたいことを任意で聞いておくと、当日の内容を参加者に合わせて調整できます。オンラインで開く場合は、参加用のURLを当日までにどう送るかを決め、確認のメールに書いておきます。

地域の交流会や体験会

子ども連れの参加を受ける場合は、子どもの人数と年齢を聞いておくと、会場の準備に役立ちます。食事や軽食を出す場合は、アレルギーの有無を必ず聞きます。

有料のワークショップ

参加費の支払い方法と、キャンセルの決まり（いつまでなら返金するか）をフォームの説明に書いておきます。支払いの確認ができてから参加が確定することも、はっきり書いておきます。

参加申し込みフォームでよくある失敗

参加申し込みフォームでは、作った直後には気づかず、受付を始めてから困る失敗がいくつかあります。代表的なものと、防ぎ方を紹介します。

メールアドレスの打ち間違いで連絡が届かない

メールアドレスを1文字間違えると、確認のメールも当日の案内も届きません。メールアドレスを集める設定を使う、入力の例を書く、送信前に見直すよう一言添える、の3つで減らせます。確認のメールが届かないという問い合わせが来たら、迷惑メールのフォルダを確かめてもらうよう案内します。

同じ人が2回申し込む

送信できたか不安になった人が、もう一度申し込むことがあります。送信後の確認のメッセージに「申し込みを受け付けました。確認のメールをお送りしています」と書いておくと減ります。名簿を作るときは、メールアドレスで重複を確かめます。

選択肢に「その他」がなくて困る

参加の日時や知ったきっかけの選択肢に当てはまらない人が、無理に近いものを選んでしまうことがあります。答えが決まりきらない質問には「その他」を加え、自由に書ける欄を付けます。

公開後に質問を変えてしまう

受付を始めてから質問を追加したり、選択肢を変えたりすると、早く申し込んだ人の情報が欠けます。どうしても変える必要があるときは、すでに申し込んだ人に、追加の情報をメールで聞きます。

フォームの編集の権限を広げすぎる

運営の人にフォームの編集を任せるとき、共同編集者として追加した人は、回答のスプレッドシートにも入れることがあります。Googleのヘルプでも、共同編集者を外すときはフォームとスプレッドシートの両方から外す必要があると案内されています。運営から外れた人の権限は、忘れずに外します。

参加費を受け取るときの確認の流れ

有料のイベントでは、申し込みと支払いの確認を結び付ける流れを決めておきます。

1. 申し込みのフォームで、支払い方法を選んでもらいます。
2. 確認のメールで、支払いの方法と期限を伝えます。銀行振込なら、振込名義に申し込みの番号や氏名を入れてもらうと、入金の照合がしやすくなります。
3. 入金を確かめたら、名簿の「入金確認」の列に印を付け、参加が確定したことを伝えます。
4. 期限までに入金がない人には、一度だけ確認の連絡をします。

申し込みの数が少ないうちは、この流れを手作業で回せます。件数が増えたら、支払いの仕組みと申し込みの管理をつなげるツールを使うことも考えます。

フォームを公開する前に確かめること

フォームを公開する前に、次の項目を確かめておくと、受付を始めてからの手直しが減ります。

1. イベント名、日時、会場、参加費、締め切りが説明の欄に書かれているか
2. 必須の項目が、申し込みのあとの作業にどうしても要るものだけになっているか
3. 選べるものが選択式になっているか
4. 個人情報の利用目的と、問い合わせの窓口が書かれているか
5. 定員や締め切りの設定が正しいか
6. 回答の保存先が決まっているか
7. 自分でテストの申し込みをして、流れと保存を確かめたか
8. テストの回答を削除したか

公開したあとに質問を追加したり、選択肢を変えたりすると、すでに申し込んだ人との間で情報がそろわなくなります。公開の前に、運営に関わる人に一度見てもらうと、聞き忘れに気づきやすくなります。

申し込みの受付を仕事として受ける場合

イベントの事務局の仕事は、在宅で受けられる仕事の1つでもあります。申し込みフォームの作成、確認のメールの送信、参加者の名簿の管理、問い合わせへの返信などは、パソコンがあれば自宅で進められます。小さな団体や個人事業主のイベントでは、こうした事務を外部の人に任せたいという需要があります。

在宅ワークとフリーランスの仲介を20年にわたって続けてきた運営者として見てきた限りでは、事務局の仕事で長く頼まれる人は、ツールを使いこなす人というより、「申し込みのあとに何が起きるか」を先回りして準備できる人です。リマインドの時期、キャンセルの扱い、当日の受付の流れまで考えてフォームを作れる人は、依頼主から手放されません。仲介の手数料がかからない直接のやり取りなら、依頼主は同じ予算でより多くの作業を頼め、受ける側は手取りが厚くなります。

業務の流れを整える仕事に関心がある人には、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で紹介している、業務の仕組みづくりを支援する仕事も参考になります。申し込みの受付から返信までの流れを整える経験は、ほかの業務の改善にもそのまま生かせます。小さな事業者の経営全体を支える立場を目指すなら、中小企業診断士のような資格も、仕事の幅を広げる選択肢になります。

参加申し込みフォームは、項目を並べる作業より、申し込みのあとに何をするかを決める作業が大切です。必要な項目だけを、入力しやすい順に並べ、利用目的を書き、申し込みが届いたあとの対応の流れまで決めてから公開する。この順番で作れば、当日まで慌てずに運営できます。

よくある質問

Q. 参加申し込みフォームの必須項目は何にすればよいですか？

多くのイベントでは、氏名、ふりがな、メールアドレス、参加する日時や回、参加の方法を必須にします。電話番号や所属、参加の目的などは、申し込みのあとの作業に本当に使う場合だけ入れ、それ以外は任意にします。必須の項目が多いほど、入力の途中でやめる人が増えるので、あとで使わない情報は集めないのが基本です。

Q. Googleフォームで定員になったら自動で締め切れますか？

できます。Googleのヘルプでは、回答を受付中の設定から、終了日や回答数の上限を決められると案内されています。ただし、複数の人が同時に回答した場合は上限を超えて受け付けられることがあります。1つの申し込みで複数人が参加できる形では、回答の件数と参加者の数が一致しないため、参加人数の合計を見ながら手動で締め切ります。

Q. 参加申し込みフォームで個人情報の利用目的は書く必要がありますか？

氏名やメールアドレスは個人情報にあたり、個人情報保護法では、個人情報を扱う事業者に利用目的を本人に知らせるか公表することを求めています。フォームの説明の欄に、イベントの運営や当日の連絡に使うこと、第三者に渡すかどうか、問い合わせの窓口を書いておくと、申し込む人も安心できます。

Q. 申し込んだ人に案内のメールを自動で送れますか？

Googleフォームでは、メールアドレスを集める設定をすると、回答のコピーを回答者に送る設定ができます。ただし、当日の持ち物や道順など、主催者からの案内を自由に書いて送る仕組みではありません。案内を送りたい場合は、送信後の確認のメッセージに書く、別途メールを送る、自動返信の機能があるツールを使う、といった方法を選びます。