Microsoft Plannerの使い方と、ほかのタスク管理と比べたときの向き不向き

Microsoft Plannerは、Microsoft 365を使っている職場なら、追加の契約なしで使い始められるタスク管理のアプリです。Teamsの中にPlannerのアプリを追加し、プランを作り、バケットと呼ばれる列にタスクを並べていくのが基本の使い方です。一方で、ガントチャートやタスクの依存関係、目標の管理などは、別のライセンスが必要な「プレミアムプラン」の機能です。Microsoft 365に含まれる範囲で何ができて、どこから費用がかかるのかを先に押さえておくと、導入してから「思っていたのと違う」となるのを防げます。

この記事では、2026年10月3日にMicrosoftの公式サポートページ、Microsoft Learnの管理者向けドキュメント、料金ページを開いて確かめた内容をもとに、Plannerの使い方を手順で整理します。そのうえで、ほかのタスク管理のツールと比べたときに、Plannerが向いている場面と向いていない場面を書き分けます。

Microsoft Plannerとは何か

Microsoft Plannerは、チームや個人のタスクを管理するためのMicrosoftのアプリです。Webのブラウザ、スマートフォンのアプリ、Microsoft Teamsの中で使えます。

Microsoft Learnの管理者向けドキュメントでは、新しいPlannerを次のように説明しています。

新しい Microsoft Planner は、単一の統合された作業管理エクスペリエンスです。 これは、Microsoft To Do のシンプルさ、Planner のコラボレーション、Microsoft Project のパワー、Microsoft Copilot のインテリジェンスを、個人のタスク管理から企業およびプロフェッショナル向けのプロジェクト管理までカバーする単一のシンプルなソリューションに統合します。 出典: learn.microsoft.com

かみ砕くと、これまで別々のアプリだった「個人のやることリスト（To Do）」「チームのタスク管理（Planner）」「本格的なプロジェクト管理（Project）」を、1つの画面にまとめたものが今のPlannerです。古い解説記事では、Plannerは「カンバン形式のシンプルなタスク管理」と紹介されていることが多いのですが、今は個人のタスクからプロジェクトの計画まで、扱える範囲が広がっています。

ただし、広がった機能のすべてが無料で使えるわけではありません。ここが、Plannerを使い始める人が最初に混乱するところです。次の節で、料金とライセンスの関係を整理します。

使える環境と料金の考え方

Microsoft Learnのドキュメントによると、Plannerは次のサブスクリプションに含まれています。

・Microsoft 365 Business Basic
・Microsoft 365 Business Standard
・Office 365 E1、E3、E5
・Microsoft 365 A1

つまり、会社でこれらのMicrosoft 365を契約していれば、Plannerは追加の費用なしで使えます。ドキュメントには、Planner が含まれていないサブスクリプションの場合は、含まれるサブスクリプションに切り替えることでしか入手できないとも書かれています。また、TeamsでPlannerを使うには、Teamsを含むサブスクリプションが必要です。

Microsoftの公式料金ページ（2026年10月3日時点、税抜、年払い）で、関係するプランの価格を確かめると次のとおりです。

プラン	1ユーザーあたりの月額相当（税抜、年払い）	Plannerでできること
Microsoft 365 Business Basic	1,049円	基本プラン（Microsoft 365に含まれるPlanner）
Planner Plan 1	1,499円	プレミアムプラン、タイムライン（ガント）、スプリント、目標など
Planner and Project Plan 3	4,497円	Plan 1の内容に加え、ポートフォリオ、ベースライン、クリティカルパスなど

Planner Plan 1には、1か月間の無料の試用版があると料金ページに案内されています。購入にはクレジットカードが必要です。

AIの機能を使いたい場合は、さらに別の追加が必要です。料金ページでは、Microsoft 365 Copilotを1ユーザーあたり月額相当4,497円（税抜、年払い）のアドオンとして案内しています。追加すると、AIを使ったテンプレートとプランの作成、プランの進み具合をもとにした状況レポートの自動作成、定型的なタスクをPlannerのエージェントに任せる機能などが使えるとされています。報告書づくりに時間を取られているチームには魅力がありますが、まずは基本プランで運用が回るかを確かめてから検討しても遅くありません。

Microsoft 365をすでに使っている職場なら、基本プランは追加の費用なしで、今日から使えます。ガントチャートや依存関係が必要になったときに、必要な人だけPlanner Plan 1を追加する、という順番で考えるのが無駄のない進め方です。

基本プランとプレミアムプランの違い

Plannerには「基本プラン」と「プレミアムプラン」の2種類のプランがあります。ここでいう「プラン」は料金プランのことではなく、Planner の中で作る1つ1つの計画（プロジェクトのまとまり）のことです。言葉が重なっていて紛らわしいので、注意してください。

Microsoft Learnのドキュメントによると、Microsoft 365に含まれるPlannerの利用者は、基本プランを作成し、グリッド、ボード、スケジュール、グラフの4つのビュー（表示の切り替え）を使えます。プレミアムプランを作成し、タイムライン、People、目標などのビューを使うには、Planner Plan 1などのライセンスが必要です。

公式料金ページの機能の一覧と合わせて整理すると、次のようになります。

機能	基本プラン（Microsoft 365に含まれる）	プレミアムプラン（Planner Plan 1以上）
タスクの作成と担当者の割り当て	使える	使える
ファイル、チェックリスト、ラベル	使える	使える
グリッド、ボード、スケジュール、グラフのビュー	使える	使える
サブタスク	なし	使える
タイムライン（ガント）ビュー	なし	使える
タスクの依存関係の作成	なし	使える
バックログとスプリント	なし	使える
目標、マイルストーン	なし	使える
カスタムのタスクフィールドの作成	表示のみ	使える

Plannerの中で新しいプランを作るときに、テンプレートの一部に「プレミアム」と表示されているものがあります。公式のサポートページでは、一部のオプションはプレミアムで、作成するにはプレミアムのライセンスが必要と案内されています。ライセンスのない人がプレミアムのテンプレートを選んでも作成できないので、チームで使う前に、だれがどのライセンスを持っているかを確かめておきます。

使い方1：TeamsにPlannerを追加する

ここから、基本の使い方を順に書きます。まずはTeamsにPlannerのアプリを追加します。

公式のサポートページによると、いちばん簡単な方法は、Teamsの左側の「その他のアプリを表示」を選び、検索の欄で「Planner」と入力して「追加」を選ぶことです。追加したあと、左側の「Planner」を右クリックして「ピン留め」を選ぶと、いつでもすぐに開けるようになります。別のウインドウで開きたいときは「新しいウィンドウで開く」を選びます。

Plannerが検索に出てこないときは、会社の管理者がアプリを有効にしていない可能性があると、サポートページに書かれています。その場合は、社内の情報システムの担当者に相談してください。

Teamsを使っていない職場や、Teamsの外で使いたいときは、ブラウザでPlannerのWebアプリを開いて使うこともできます。どちらで開いても、同じプランとタスクが表示されます。

TeamsにPlannerを追加すると、左側に次の4つの入り口が表示されます。

入り口	中身
今日の予定	今日が期限のタスクと、自分で追加したタスク
マイ タスク	自分に関係するタスクの一覧
マイ プラン	自分が関わっているプランとリストの一覧
新しいプラン	個人のプランや共有のプランを新しく作る

使い方2：プランを作る

次に、プランを作ります。公式のサポートページでは、左側のナビゲーションで「プランの作成」を選び、空白から始めるか、用途に合ったテンプレートから始めるかを選ぶ、と説明されています。

選んだあとは、プランの名前と、必要に応じてMicrosoft 365グループの入力を求められます。Microsoft 365グループとは、チームのメンバーをまとめて管理するための単位で、Teamsのチームと結びついていることが多いものです。グループの入力を空白のままにすると個人のプランになり、グループを入力すると、そのメンバーで共有するプランになります。

プランの単位をどう切るかは、最初に決めておきたい点です。おすすめは、「1つの成果物や1つの取引先ごとに1つのプラン」です。たとえば、Webサイトのリニューアル、展示会の準備、毎月の撮影案件のように、始まりと終わりがある仕事ごとにプランを作ります。部署の日常業務を1つの大きなプランに全部入れると、タスクが増えすぎて見通しが悪くなります。

後の節で書くとおり、1つのプランで管理できる完了していないタスクの数には上限があります。仕事の単位でプランを分けておけば、上限を気にする場面はほとんどありません。

使い方3：バケットとタスクを整理する

プランができたら、バケットとタスクを作ります。

バケットとは、タスクを分類するための列のことです。ボードのビューでは、バケットが左から右に並び、その下にタスクがカードとして縦に積まれます。バケットの切り方には、作業の段階で分ける（未着手、作業中、確認待ち、完了）、作業の種類で分ける（撮影、編集、納品）、担当の部署で分ける、などのやり方があります。

タスクには、次のような情報を登録できます。

・担当者：タスクを担当する人。1つのタスクに複数の人を割り当てられる
・期限と開始日：いつまでに終わらせるか、いつから始めるか
・進行状況：未開始、進行中、完了
・優先度：緊急、重要、中、低
・ラベル：色付きの印で、共通の要件や成果物を持つタスクをまとめる
・チェックリスト：タスクを小さな手順に分けて、1つずつ完了の印を付ける
・添付ファイルとリンク：作業に必要な資料を結びつける
・メモとコメント：作業の背景や、やり取りの記録を残す

使い始めのころに迷いやすいのが、「チェックリスト」と「別のタスク」の使い分けです。目安は、担当者や期限が別になるなら別のタスク、同じ人が同じ期限で順に片付ける手順ならチェックリスト、です。たとえば「商品写真の撮影」というタスクの中に、「機材の準備」「撮影」「データのバックアップ」をチェックリストとして入れておけば、進み具合が一目で分かります。

編集部でも、撮影と原稿の両方がある企画を管理したときに、最初は細かい手順をすべて別のタスクにしてしまい、ボードがカードで埋まって何が重要か見えなくなったことがあります。手順はチェックリストにまとめ、タスクは「人か期限が変わる単位」に絞ったところ、カードの数が半分以下になり、週1回の確認の会議が短くなりました。

使い方4：4つのビューを切り替える

基本プランでは、同じプランを4つのビューで表示できます。

ビュー	見え方	向いている使い方
グリッド	表の形でタスクを並べる	期限や担当者で並べ替えて、抜けを探す
ボード	バケットごとにカードを並べる	作業の段階を左から右へ動かして進み具合を見る
スケジュール	カレンダーの上にタスクを置いて表示する	期限が集中している週を見つける
グラフ	進行状況や担当者ごとの件数をグラフで表示する	だれに仕事が偏っているかを確かめる

毎日の作業ではボード、週に1回の確認ではグラフ、月末や締め切りの前にはスケジュール、というように、場面で使い分けると便利です。特にグラフのビューは、担当者ごとのタスクの数や、期限を過ぎたタスクの数を一目で確かめられるので、チームのリーダーが仕事の偏りに気づくきっかけになります。

ボードのビューでは、カードの並べ方をバケットごとだけでなく、担当者ごと、進行状況ごと、期限ごと、優先度ごとなどに切り替えられます。同じタスクでも、見る切り口を変えると、気づくことが変わります。

使い方5：今日の予定とマイ タスクで自分の仕事を管理する

チームのプランとは別に、自分の仕事を管理するのが「今日の予定」と「マイ タスク」です。

公式のサポートページによると、「今日の予定」には、今日が期限のマイ タスクと個人のプランのタスクが自動で表示され、その日に集中したいタスクを自分で追加することもできます。「今日の予定」は毎晩空になり、翌日は白紙の状態から始まります。空になる前に終わらなかったタスクは、元のプランに残ります。

「マイ タスク」は、自分に関係するタスクを4つのビューで整理する場所です。

・プライベート タスク：まだどのプランにも属していないタスクを、思いついたときにすぐ書き留める場所
・自分に割り当て済み：Teamsの会議のメモ、基本プラン、プレミアムプラン、Loopのコンポーネント、To Doの共有リストで自分に割り当てられたタスク
・フラグ付きメール：Outlookでフラグを付けたメール
・すべて：上の3つをまとめたもの。期限や優先度で絞り込める

Outlookでフラグを付けたメールがタスクとして並ぶのは、Microsoft 365を使っている人にとって大きな利点です。「あとで返信する」メールと、プランのタスクを同じ画面で管理できるので、メールの見落としが減ります。

通知と外部の人との共有

Plannerのタスクの通知は、TeamsのアクティビティのフィードとTeamsのモバイルアプリに届きます。公式のサポートページによると、通知が届くのは、ほかの人が自分にタスクを割り当てたとき、緊急のタスクを割り当てたとき、自分のタスクを緊急にしたり緊急でなくしたりしたとき、自分のタスクの進行状況をほかの人が変えたとき、自分がタスクの担当から外されたとき、などです。

社外の人と一緒にPlannerを使うこともできます。Microsoft Learnの管理者向けのよくある質問では、ゲストアクセスを使えば、組織の外の人をプランに招待できると書かれています。ただし、ゲストは使える機能が限られていて、タスクとバケットの作成と削除、タスクの項目の編集、プラン名の編集などはできるものの、ファイルの添付には追加の権限が必要とされています。

外部の取引先やフリーランスのメンバーと日常的にやり取りするなら、ゲストとして招く手続きと、相手側の画面でどこまで操作できるかを、事前に試しておくと安心です。会社の設定でゲストの招待が止められていることもあるので、その場合は情報システムの担当者に確かめます。

知っておきたい制限の数字

Microsoft Learnには、Plannerの制限をまとめたページがあります。基本プラン（とWebやモバイルのPlanner）に適用される数字は次のとおりです（2026年10月3日時点の記載）。

項目	上限
1つのプランの完了していないタスク	3,000
1つのプランのタスク（完了済みを含む）	9,000
1つのプランのバケット	200
1つのタスクの担当者	20
1つのタスクのチェックリストの項目	20
1人に割り当てられるタスク	9,000

ドキュメントには、これらの制限は事前の通知なしに引き上げたり引き下げたりすることがあると書かれています。

日常の使い方で気になるのは、チェックリストの項目が20個までという点です。20を超える手順があるなら、タスクを2つに分けるか、手順書を別の文書にして添付するのが現実的です。1つのプランに完了したタスクをため込みすぎると、9,000の上限に近づくこともあるので、長く続く業務は年度や四半期ごとにプランを分けるとよいでしょう。

Plannerが向いている場面

ここまでの内容を踏まえて、Plannerが向いている場面を整理します。

1つ目は、社内のメンバーがすでにMicrosoft 365とTeamsを毎日使っている職場です。追加の契約なしで始められ、Teamsのチャットや会議、Outlookのメール、SharePointのファイルと同じ場所でタスクを管理できます。新しいツールのアカウントを配ったり、使い方を一から覚えてもらったりする手間がかかりません。

2つ目は、タスクの数がそれほど多くなく、カンバンと表とカレンダーで進み具合を追えれば十分なチームです。基本プランの4つのビューで、日常の業務の管理は十分に回ります。

3つ目は、会社のセキュリティの規定が厳しく、新しい外部のサービスを使う許可を取るのが難しい職場です。すでに契約しているMicrosoft 365の中で完結するので、情報システムの担当者の承認を得やすいのが利点です。

4つ目は、会議のメモやOutlookのメールから仕事が生まれることが多い人です。会議のメモで割り当てられたタスクや、フラグ付きのメールが「マイ タスク」に自動で集まるので、仕事の入り口が散らばりません。

Plannerが向いていない場面

一方で、次のような場面では、Plannerだけでは物足りなさを感じやすくなります。

1つ目は、ガントチャートでスケジュールを管理したい小さなチームです。前の節のとおり、タイムライン（ガント）のビューや依存関係はプレミアムプランの機能で、Planner Plan 1は1ユーザーあたり月額相当1,499円（税抜、年払い）です。5人のチーム全員に付けると、1か月あたり7,495円になります。ガントが必要なのがリーダーだけなのか、全員なのかで費用が大きく変わります。

2つ目は、社外のメンバーが多いプロジェクトです。ゲストは使える機能が限られ、招待の手続きも会社の設定に左右されます。取引先やフリーランスが半分以上を占めるようなチームでは、相手がMicrosoftのアカウントを持っていないこともあり、招待の段階でつまずくことがあります。

3つ目は、Microsoft 365を使っていない個人や小さな会社です。Plannerを使うためだけにMicrosoft 365を契約すると、Business Basicでも1ユーザーあたり月額相当1,049円（税抜、年払い）がかかります。メールや文書作成の道具をGoogleのサービスでそろえているなら、Plannerを選ぶ理由は小さくなります。

4つ目は、タスクにチャットを結びつけて、その場で議論を進めたいチームです。Teamsのチャットとの連携はできますが、タスクの中でのやり取りを重視するなら、タスクとチャットが一体になったツールのほうが使いやすいと感じる人もいます。

チームで使い始めるときに決めておく運用ルール

Plannerは操作が分かりやすい分、ルールを決めずに使い始めると、人によって使い方がばらばらになりがちです。チームで使い始める前に、次の5つを決めておくと、数か月たってもプランが散らからずに済みます。

1つ目は、バケットの切り方です。作業の段階で分けるのか、作業の種類で分けるのかを、プランごとに決めます。同じチームの中で、プランによってバケットの意味が違うと、ほかのプランを見たときに迷います。よく使う切り方はテンプレートにしておくと、新しいプランを作るたびに同じ形で始められます。

2つ目は、タスクの粒度です。前の節のとおり、「人か期限が変わる単位」でタスクを分け、細かい手順はチェックリストに入れる、という目安をチームで共有します。

3つ目は、進行状況を更新するタイミングです。「作業を始めたら進行中にする」「終わったらその日のうちに完了にする」と決めておかないと、ボードの状態と実際の進み具合がずれていきます。ずれたボードはだれも見なくなるので、更新のルールは最も大切です。

4つ目は、ラベルの意味です。ラベルは色付きの印なので、色ごとに何を表すかを決めておきます。たとえば、赤は「取引先の確認待ち」、青は「社内の確認待ち」のように決めておけば、ボードを見ただけで、どこで仕事が止まっているかが分かります。

5つ目は、確認の会議の進め方です。週に1回、グラフのビューで期限を過ぎたタスクと担当の偏りを確かめ、ボードのビューで確認待ちのタスクを片付ける、という流れを決めておくと、会議が短く終わります。

この5つを1枚の文書にまとめ、プランのタスクの1つとして添付しておくと、新しく加わったメンバーにもすぐに伝わります。

ほかのタスク管理と比べるときの見方

Plannerと、TrelloやAsana、Backlogなどのほかのタスク管理を比べるときは、機能の一覧を並べるより、次の3つの問いに答えると判断しやすくなります。

1つ目の問いは、「メンバー全員がすでにMicrosoft 365を使っているか」です。使っているならPlannerの基本プランは追加の費用がかからず、比べる相手の有料プランの費用がそのまま差額になります。使っていないなら、Microsoft 365の費用も含めて比べる必要があります。

2つ目の問いは、「ガントチャートや依存関係が必要か、必要ならだれが使うか」です。Plannerではプレミアムプランのライセンスが必要になります。ほかのツールでも、ガントは有料プランからというものが多いので、ガントが使えるプランどうしで費用を比べるのが公平です。

3つ目の問いは、「社外の人がどれくらい関わるか」です。社外の人が多いほど、招待のしやすさ、相手の画面で何ができるか、相手の人数が料金に数えられるかが大切になります。

この3つで候補を2つか3つに絞ったら、実際のプロジェクトを1つ選び、2週間ほど並行して使ってみてください。料金表では見えない、更新のしやすさや通知の量の違いが分かります。

無料で複数の表示を試したいときの候補

Microsoft 365を使っていない小さなチームや、社外のメンバーが多いチームで、ガントチャートも含めていろいろな表示を無料で試したい場合は、無料プランの範囲で比べると候補が絞れます。

候補の1つとして、Pinatecaがあります。公式の料金ページによると、フリープランは5人まで・ボード10個までで、期限なしで無料、クレジットカードの登録も不要です。カンバン、ガント、カレンダー、リストを含む8種類のボード、チャットとコメントと受信箱、カスタムフィールド、権限ロールが無料プランから使え、ファイル容量は1GBです。人数かボードの数が無料の範囲を超えたときのスタンダードプランは、1人あたり月額500円（税抜、年払いなら1人あたり月額400円）で、機能はフリープランと同じと案内されています。閲覧だけのゲストは人数に数えないとも書かれています。料金と機能の詳細はPinatecaの料金プランと費用で確かめられます。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

社内がMicrosoft 365でそろっているならPlannerの基本プランから、社外の人が多く、ガントも含めて無料で試したいなら無料の範囲が広いツールから、というように、チームの事情で入り口を選ぶのが基本です。

在宅で働く人がPlannerに慣れておく意味

最後に、仕事を受ける側の視点で考えます。在宅で仕事を受ける人にとって、Plannerは「自分で選ぶツール」というより、「取引先から招かれて使うツール」であることが多いはずです。

Microsoft 365を使っている会社から仕事を受けると、ゲストとしてPlannerのプランに招かれ、そこでタスクの割り当てや期限の連絡を受けることがあります。このとき、バケットやラベルの意味、進行状況の更新の仕方、チェックリストの使い方を知っていれば、最初の打ち合わせから迷わずに動けます。

運営者として在宅ワークの現場を長く見てきた限りでは、継続して仕事を任される人ほど、取引先のツールにすぐ合わせ、タスクの状態をこまめに更新しています。「進行中」に変える、コメントで確認事項を残す、終わったら「完了」にする、という小さな更新が、「この人に任せると楽だ」という信頼につながります。仲介手数料のかからない直接の取引では、その信頼がそのまま手取りの厚い継続案件になります。

業務の改善を支援する仕事では、Plannerのような道具の導入と運用ルールづくりそのものが仕事になります。AIコンサル・業務活用支援のお仕事では、業務改善の支援の仕事内容と求められる力が紹介されています。Power Automateなどと組み合わせた仕組みづくりに関わるなら、アプリケーション開発のお仕事で開発の案件の種類と進め方を確かめられます。報酬の水準はソフトウェア作成者の年収・単価相場が参考になります。テレワークの環境を会社として整えるときは、テレワーク 助成金 2026で、使える助成金の対象と流れが整理されています。

Plannerは、Microsoft 365の中に最初からある道具です。まずは基本プランで1つのプロジェクトを回し、足りない機能がはっきりしてから、プレミアムプランやほかのツールを検討する。この順番なら、費用をかけすぎずに、チームに合う管理の仕方にたどり着けます。

よくある質問

Q. Microsoft Plannerは無料で使えますか？

Microsoft 365 Business Basic、Business Standard、Office 365 E1、E3、E5など、Plannerが含まれるサブスクリプションを契約していれば、追加の費用なしで基本プランを使えます。ガントチャートや依存関係などのプレミアムプランの機能を使うには、Planner Plan 1（1ユーザーあたり月額相当1,499円、税抜、年払い）などのライセンスが必要です。

Q. Plannerでガントチャートは使えますか？

タイムライン（ガント）のビューは、プレミアムプランの機能です。Microsoft 365に含まれるPlannerの基本プランで使えるのは、グリッド、ボード、スケジュール、グラフの4つのビューです。ガントチャートが必要な場合は、Planner Plan 1以上のライセンスを、必要な人に付けることを検討してください。

Q. 社外の人をPlannerのプランに招待できますか？

Microsoft Learnの管理者向けの案内では、ゲストアクセスを使って組織の外の人をプランに招待できるとされています。ただし、ゲストは使える機能が限られ、ファイルの添付には追加の権限が必要です。会社の設定でゲストの招待が制限されていることもあるため、事前に情報システムの担当者に確かめておくと安心です。

Q. Plannerのバケットとは何ですか？

バケットとは、プランの中でタスクを分類するための列のことです。ボードのビューではバケットが横に並び、その下にタスクのカードが積まれます。作業の段階（未着手、作業中、完了など）や、作業の種類、担当の部署で分けるのが一般的です。1つのプランに作れるバケットは200までと案内されています。