会議のアジェンダの作り方｜エクセルのテンプレートと時間配分

2026年5月27日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓会議のアジェンダをエクセルで作る方法を整理しました
✓テンプレートに入れておく項目
✓議題ごとの時間配分と開始時刻を自動で出す数式

会議の前日に「明日の会議、何を話すんでしたっけ」と聞かれる。会議が始まっても話があちこちに飛び、予定の1時間を過ぎても結論が出ない。こうした会議の多くは、アジェンダが用意されていないか、用意されていても議題の名前を並べただけになっています。

アジェンダとは、会議で話し合う議題と、その順番、時間配分をまとめた予定表です。よいアジェンダには、議題ごとに「何を決めるのか」と「何分使うのか」が書かれています。エクセルで作れば、議題ごとの時間を入れるだけで、開始時刻と終了時刻を自動で計算できます。議題を入れ替えても時刻が自動で直るため、会議の直前の手直しも楽になります。

この記事では、会議のアジェンダのエクセルのテンプレートに入れておく項目から、議題ごとの時間配分と開始時刻を自動で出す数式、会議の種類ごとの書き方、事前に配るときの注意までを順に説明します。会議のあとに宿題を追いかける方法と、複数人で担当と期限を共有したい場合に使えるPinatecaにも後半で触れます。

会議のアジェンダとは何か

会議のアジェンダは、会議の設計図です。会議の目的、話し合う議題、議題の順番、議題ごとの時間、議題ごとの担当者、事前に読んでおく資料をまとめます。会議に出る人は、アジェンダを見れば、何のために集まるのか、自分がいつ何を話すのか、何を準備しておけばよいのかが分かります。

アジェンダと議事録は、会議の前と後で対になるものです。アジェンダは会議の前に作り、会議で何を話し合うかを決めます。議事録は会議の後に作り、会議で何が話され、何が決まったかを残します。アジェンダの項目の順に議事録を書けば、議事録も書きやすくなります。

アジェンダと次第の違いを聞かれることもあります。次第は、式典や総会のように、進行の順番が決まっている会の流れを示したものです。開会の挨拶、来賓の紹介、議案の審議、閉会の挨拶のように、何をするかの順番を並べます。アジェンダは、それに加えて、議題ごとに何を決めるのか、何分使うのかまでを書くのが一般的です。

アジェンダがない会議で起こること

アジェンダがない会議では、次のようなことが起こりやすくなります。

会議の目的が分からず、出る必要のない人まで呼ばれる
資料が会議の場で初めて配られ、読む時間に会議の時間が使われる
話が脱線しても、元の議題に戻すきっかけがない
最初の議題に時間を使いすぎ、最後の大事な議題を話し合う時間がなくなる
会議が終わっても、何が決まったのかがはっきりしない

オンラインの会議では、こうした問題がさらに目立ちます。画面越しでは、話の切れ目が分かりにくく、誰かが話している間に別の人が割って入ることも難しくなります。議題と時間配分が画面に映っていれば、進行役が「この議題はあと5分です」と言いやすくなり、話を元に戻すきっかけも作れます。

在宅で働く人や、ほかの会社の仕事と掛け持ちしている人が加わる会議では、アジェンダの役割はもっと大きくなります。会議の前に議題と資料を確かめられれば、限られた時間の中で準備ができます。テレワークを進める会社への助成金の内容は、テレワークの助成金のまとめで整理しています。テレワークを導入した会社ほど、会議の進め方を言葉で残しておく工夫が欠かせません。

テンプレートに入れておく項目

会議のアジェンダのテンプレートには、大きく分けて、会議全体の情報と、議題ごとの情報の2つを入れます。

会議全体の情報は、テンプレートの上の部分に並べます。

会議名
日時（開始時刻と終了時刻）
場所（会議室の名前、オンラインの会議の接続先）
進行役と書記
出席者
会議の目的（この会議で決めたいこと）
事前に読んでおく資料

議題ごとの情報は、その下に表の形で並べます。

番号
開始時刻
議題
種類（報告、相談、決定）
担当者
時間（分）
決めたいこと、ゴール
資料

この中で、とくに大事なのが「会議の目的」と、議題ごとの「種類」と「決めたいこと」です。議題の名前だけでは、その議題で何をすればよいのかが分かりません。「新商品の価格」と書くより、「新商品の価格を3つの案から1つに決める」と書けば、話し合いのゴールがはっきりします。

議題の種類は、報告、相談、決定の3つに分けると分かりやすくなります。報告は、担当者が情報を伝えるだけで、話し合いは要らない議題です。相談は、意見を集める議題で、その場で結論を出す必要はありません。決定は、その場で何かを決める議題です。種類を書いておけば、出席者は議題ごとに、聞くのか、意見を言うのか、決めるのかを心づもりできます。

エクセルでテンプレートを作る手順

エクセルで会議のアジェンダのテンプレートを作る手順は、次のとおりです。

上の数行に、会議名、日時、場所、進行役、出席者、目的の欄を作る
その下に、議題の表の見出しを並べる
議題の表の範囲を、テーブルにする
開始時刻の列に、時刻を自動で計算する数式を入れる
合計の時間を出す欄を作り、予定の時間を超えていないかを確かめる
印刷の範囲を設定し、A4の縦1枚に収まるようにする

議題の表をテーブルにすると、行を追加したときに数式や書式が自動で引き継がれます。Microsoftのサポートページによると、テーブルにするには、データの範囲を選んで［ホーム］の［テーブルとして書式設定］を選び、表のスタイルを選びます。最初の行を見出しにする場合は、ダイアログボックスでチェックボックスをオンにします。テーブルの使い方は、MicrosoftのExcelのテーブルの概要で確かめられます。

議題の種類の列には、ドロップダウンを設定しておくと便利です。［データ］タブの［データの入力規則］で、［入力値の種類］を［リスト］にし、［ソース］に「報告,相談,決定」と入力すれば、3つの選択肢から選べるようになります。

会議の目的の欄は、1〜2行の短い文で書きます。「来期の販促の方針を決める」「新しい担当者に案件の経緯を引き継ぐ」のように、この会議が終わったときに何ができていればよいのかを書きます。目的を書こうとして書けない場合は、そもそも会議を開く必要があるのかを考え直す合図です。報告だけで済む内容であれば、会議を開かずに、資料をメールやチャットで共有するだけで足ります。

議題ごとの開始時刻を自動で出す

エクセルでアジェンダを作るいちばんの利点は、議題ごとの時間を入れるだけで、開始時刻を自動で計算できることです。

会議の開始時刻を入れたセルがC3、議題の表で開始時刻がB列、時間（分）がF列、最初の議題が8行目にあるとします。最初の議題の開始時刻のセル（B8）には、会議の開始時刻をそのまま入れます。

=$C$3

2つ目の議題の開始時刻（B9）には、1つ目の議題の開始時刻に、1つ目の議題の時間を加える数式を入れます。

=B8+TIME(0,F8,0)

TIME関数は、時、分、秒の3つの数字から時刻を作る関数です。TIME(0,F8,0)は「F8の分数」を時刻の形にしたもので、これを前の議題の開始時刻に加えると、次の議題の開始時刻になります。TIME関数の詳しい説明は、MicrosoftのTIME関数のページにあります。

B9の数式を下の行にコピーすれば、すべての議題の開始時刻が自動で計算されます。議題の時間を変えたり、議題の順番を入れ替えたりしても、開始時刻が自動で直ります。開始時刻のセルの表示形式は、「時刻」の「13:30」の形にしておきます。

議題の時間の合計は、SUM関数で出します。

=SUM(F8:F15)

会議の予定の時間が60分であれば、合計が60を超えたときにセルが赤くなるように、条件付き書式を設定しておくと便利です。合計が予定を超えている場合は、議題を減らすか、議題ごとの時間を短くするかを、会議の前に決め直します。

会議の終了時刻も、最後の議題の開始時刻に、最後の議題の時間を加えて出せます。終了時刻を見て、予定の終了時刻を過ぎていないかを確かめます。

時間配分の決め方

議題ごとの時間配分は、会議の質を大きく左右します。時間配分を決めるときの考え方を整理します。

まず、会議全体の時間の中で、決定の議題にいちばん多くの時間を割きます。報告の議題は、資料を事前に配っておけば、会議の中では質問を受けるだけで済みます。1件あたり3〜5分を目安にします。相談の議題は、意見を集める時間が要るため、1件あたり10〜15分を見込みます。決定の議題は、論点を整理し、案を比べ、結論を出すため、1件あたり15〜20分を見込みます。

次に、議題の順番を決めます。大事な議題を前に置くのが基本です。会議の後半になると、出席者の集中が切れ、時間も足りなくなりがちです。決定の議題を前半に置き、報告の議題を後半にまとめると、大事な議題を確実に話し合えます。

会議の最初と最後には、短い時間を取っておきます。最初の3〜5分は、会議の目的の確認と、前回の会議で決まった宿題の進み具合の確認に使います。最後の5分は、その会議で決まったことと、新しく決まった宿題の確認に使います。この時間をアジェンダに書いておかないと、議題の話し合いが延び、最後の確認の時間がなくなってしまいます。

予定の時間の中に、5分ほどの予備の時間を残しておくと、話し合いが少し延びても、会議を予定どおりに終えられます。60分の会議であれば、議題の時間の合計を55分ほどにしておきます。

会議の種類ごとのアジェンダの例

会議の種類によって、アジェンダの組み立て方は変わります。よくある会議の例を挙げます。

週次の定例会議（30分）

開始	議題	種類	時間
10:00	前回の宿題の確認	報告	5分
10:05	今週の優先事項の確認	相談	10分
10:15	各自の進み具合と困りごと	報告	10分
10:25	決まったことと宿題の確認	決定	5分

週次の定例会議は、毎週同じ形で行うため、テンプレートを使い回しやすい会議です。議題の枠を固定しておき、その週の中身だけを書き換えます。

企画会議（60分）

開始	議題	種類	時間
14:00	会議の目的と前提の確認	報告	5分
14:05	市場の調べものの結果	報告	10分
14:15	企画の案の説明	報告	10分
14:25	案ごとの長所と短所の洗い出し	相談	15分
14:40	進める案を1つに決める	決定	15分
14:55	次の段取りと宿題の確認	決定	5分

企画会議では、案を出し合う時間と、案を決める時間を分けておきます。両方を1つの議題にすると、案を出し合っているうちに時間がなくなり、何も決まらないまま会議が終わります。

取引先との打ち合わせ（45分）

開始	議題	種類	時間
15:00	出席者の紹介と目的の確認	報告	5分
15:05	前回からの進み具合	報告	10分
15:15	仕様の変更点についての相談	相談	15分
15:30	納期と費用の確認	決定	10分
15:40	次回の予定と宿題の確認	決定	5分

取引先との打ち合わせのアジェンダは、事前に相手にも送っておきます。相手が議題を追加したい場合に、前日までに連絡をもらえるようにしておくと、当日になって予定外の議題が持ち込まれることが減ります。

議題の書き方で避けたいこと

アジェンダがあっても会議がうまく進まないとき、原因の多くは議題の書き方にあります。避けたい書き方をまとめます。

1つ目は、名詞だけの議題です。「新商品について」「予算」「人員」のような議題は、何を話せば終わりなのかが分かりません。出席者はそれぞれ違うことを想像して会議に来るため、話がかみ合いません。議題は「新商品の発売日を12月と1月のどちらにするか決める」のように、終わったときに何が決まっているのかが分かる文で書きます。

2つ目は、「その他」の議題です。アジェンダの最後に「その他」を置くと、準備されていない話が持ち込まれ、会議が延びる原因になります。どうしても置く場合は、時間を5分に限り、その場で決めきれない話は次の会議の議題に回すと決めておきます。

3つ目は、議題の詰め込みすぎです。60分の会議に10件の議題を入れると、1件あたり6分しか使えません。報告の議題であれば足りますが、決定の議題が混ざっていると、どれも中途半端に終わります。議題が多すぎる場合は、報告の議題を会議から外し、資料の配布だけで済ませることを考えます。

4つ目は、担当者のいない議題です。議題ごとに、説明する人、進める人を決めておかないと、議題が始まっても誰が話し始めるのかが分からず、沈黙の時間が生まれます。担当者の列は、空欄のままにしないようにします。

オンラインの会議のアジェンダで気をつけること

オンラインの会議では、対面の会議にはない準備が要ります。アジェンダの会議全体の情報の欄に、接続先のリンクを書いておきます。会議の直前に接続先を探すことがなくなり、開始時刻に全員がそろいやすくなります。

オンラインの会議では、画面の共有を切り替える時間がかかります。議題ごとに資料を説明する人が変わる場合は、画面の共有を交代する時間として、議題と議題の間に1分ほどの余裕を見込んでおきます。資料をあらかじめ1つのファイルにまとめておき、進行役がまとめて画面に映す形にすると、切り替えの時間を減らせます。

オンラインの会議は、対面の会議より集中が続きにくいと感じる人も少なくありません。60分を超える会議は、途中に5分の休憩を入れるか、2回の会議に分けることを考えます。休憩の時間も、アジェンダの議題の表に1行として書いておくと、休憩の時間を確実に取れます。

出席者が多いオンラインの会議では、意見を言うタイミングがつかみにくくなります。相談の議題では、進行役が出席者の名前を順に呼んで意見を聞く、チャットに意見を書いてもらう、といった進め方を、アジェンダの備考に書いておくと、会議の中で迷わずに進められます。

無料のテンプレートを使う場合

エクセルのアジェンダのテンプレートは、自分で作らなくても、無料で配布されているものを使えます。会社の経営に役立つ書式を配布しているサイトでは、アジェンダのテンプレートについて次のように案内しています。

アジェンダエクセルテンプレートは全10件。出典: econavi.owners.ne.jp

同じサイトでは、テンプレートはすべて会員登録（無料）で使えると案内されています。配布されているテンプレートを使う場合も、そのまま使うのではなく、自分の会議に合わせて手を入れます。議題の種類の列や、決めたいことの列がなければ追加し、開始時刻を自動で計算する数式が入っていなければ、先ほどの数式を入れます。

配布されているテンプレートを選ぶときは、議題の表が1枚の紙に収まるか、時刻の計算が自動になっているか、会議の目的を書く欄があるか、の3つを確かめます。見た目が凝ったテンプレートは、印刷したときにはきれいでも、行を追加したときに書式が崩れることがあります。会社で使い続けるのであれば、飾りの少ない、行の追加に強いテンプレートを選ぶほうが長く使えます。

アジェンダを事前に配るときの注意

アジェンダは、会議の前日までに出席者に配ります。当日の朝に配ると、資料を読む時間がなく、会議の場で初めて資料を読むことになります。定例の会議であれば、2営業日前に配るのを習慣にすると、出席者が準備しやすくなります。

配るときは、アジェンダと一緒に、事前に読んでおいてほしい資料を添えます。資料がファイルで複数ある場合は、アジェンダの資料の列に、ファイルの名前や保存場所のリンクを書いておきます。会議の中で「どの資料でしたっけ」と探す時間を減らせます。

メールで配る場合は、件名に会議名と日付を入れます。「アジェンダ」とだけ書いた件名は、受け取った人があとで探しにくくなります。「11月14日営業部定例会議のアジェンダ」のように書けば、検索ですぐに見つかります。本文には、議題の一覧を簡単に書いておき、詳しくは添付のファイルで確かめてもらう形にすると、ファイルを開かずに概要が分かります。

アジェンダを配ったあとに議題を変える場合は、変えたことがはっきり分かるように知らせます。ファイルの名前に版の番号を入れておくと、古い版を見て準備してしまうことを防げます。

印刷して配るときのレイアウト

会議室で印刷したアジェンダを配る場合は、A4の縦1枚に収めるのが基本です。2枚にわたると、議題の全体を一度に見渡せなくなり、紙をめくる手間もかかります。議題が多くて1枚に収まらない場合は、議題そのものを減らすことを先に考えます。

エクセルで印刷の設定をするときは、［ページレイアウト］タブで印刷の範囲を設定し、［拡大縮小印刷］で横1ページ、縦1ページに収める設定にします。文字が小さくなりすぎる場合は、余白を狭くするか、列の幅を見直します。決めたいことの列のように文章が長くなる列は、セルの中で折り返して表示する設定にしておくと、列の幅を広げずに済みます。

印刷したアジェンダには、出席者が手書きでメモを取れるように、議題ごとに少し余白を残しておくと便利です。議題の表の右端に、空欄の「メモ」の列を作っておく方法もあります。

定例会議でテンプレートを使い回すコツ

毎週や毎月の定例会議では、同じテンプレートを使い回すと、アジェンダを作る手間が大きく減ります。使い回すときのコツをまとめます。

まず、毎回変わらない議題を固定しておきます。「前回の宿題の確認」「決まったことと宿題の確認」の2つは、どの定例会議でも最初と最後に置きます。その間に、その回だけの議題を入れる枠を作っておきます。

次に、ファイルの名前に会議の日付を入れて、会議ごとに別のファイルとして保存します。「営業部定例_20261114.xlsx」のように、日付を後ろに付けておけば、ファイルの一覧で日付の順に並びます。前回のファイルを複製し、日付と議題の中身だけを書き換えれば、新しいアジェンダができあがります。

エクセルの1つのファイルの中に、会議ごとのシートを追加していく方法もあります。シートの名前に日付を付けておけば、過去のアジェンダを1つのファイルの中で見比べられます。ただ、シートが多くなるとファイルが重くなるため、年度ごとにファイルを分けるとよいでしょう。

会議の当日のアジェンダの使い方

会議の当日は、アジェンダを画面に映すか、印刷して配ります。オンラインの会議であれば、進行役が画面を共有し、いま話している議題が分かるように、その行に色を付けておくと、出席者が話についていきやすくなります。

進行役は、議題ごとの時間を意識して進めます。議題の終わりの時刻が近づいたら、「あと2分でこの議題は終わりにします」と声をかけます。時間内に結論が出ない場合は、その場で延長するか、次の会議に持ち越すかを決めます。延長する場合は、どの議題の時間を削るのかもあわせて決めます。

書記は、アジェンダの項目に沿って議事録を取ります。アジェンダのファイルをそのまま複製し、議題ごとに「話し合われたこと」「決まったこと」の欄を追加すれば、議事録のひな形になります。会議の中で決まった宿題は、担当者と期限を一緒に記録します。

Googleスプレッドシートで作る場合

アジェンダは、Googleスプレッドシートでも同じように作れます。開始時刻を自動で出す数式は、エクセルと同じ「=B8+TIME(0,F8,0)」がそのまま使えます。議題の種類の列には、データの入力規則でプルダウンを設定できます。

Googleスプレッドシートの利点は、出席者全員が同じファイルを同時に開けることです。会議の前に、出席者が自分の担当する議題の資料のリンクを書き込んだり、追加したい議題を書き込んだりできます。会議の中では、書記がアジェンダのファイルにそのまま決まったことを書き込み、そのまま議事録として共有することもできます。

共有の設定で、閲覧だけできる人と編集できる人を分けられるため、社外の人には閲覧だけを許し、社内の人だけが書き込めるようにする、といった使い分けもできます。社外の人と共有する場合は、社内向けの議題や資料が混ざっていないかを、共有する前に確かめます。

アジェンダを振り返って改善する

アジェンダは、会議のたびに少しずつ改善していくものです。会議が終わったら、アジェンダの時間配分と、実際にかかった時間を比べます。毎回時間が足りなくなる議題があれば、次の会議ではその議題の時間を長めに取ります。毎回早く終わる議題があれば、時間を短くするか、会議から外して資料の配布だけにします。

実際にかかった時間を記録するには、アジェンダの表に「実際の時間」の列を追加し、書記が議題ごとにかかった分数を書き込みます。数回分を記録すると、どの議題に時間がかかりやすいのかが見えてきます。予定の時間と実際の時間の差を数式で出しておけば、差の大きい議題がひと目で分かります。

会議の最後に、出席者に一言ずつ、会議の進め方についての感想を聞くのも役に立ちます。「資料をもう少し早く配ってほしい」「決定の議題を前に持ってきてほしい」といった声は、次のアジェンダを作るときの材料になります。

会議のあとに宿題を追いかける

会議のアジェンダがよくできていても、会議で決まった宿題が実行されなければ、会議の成果は出ません。会議のあとに宿題を追いかける仕組みを作っておくことが大切です。

会議で決まった宿題は、アクションアイテムと呼ばれます。アクションアイテムは、内容、担当者、期限、状態の4つを1行ずつ記録した一覧で管理します。次の会議のアジェンダの最初に「前回の宿題の確認」の議題を置き、その一覧を見ながら、宿題が終わったかどうかを確かめます。こうすると、アジェンダと宿題の一覧がつながり、会議を重ねるごとに物事が前に進みます。

宿題の一覧は、エクセルで作る場合、アジェンダのファイルとは別のファイルにします。アジェンダは会議ごとに新しく作りますが、宿題の一覧は会議をまたいで使い続けるからです。アジェンダのファイルの中に宿題の一覧を作ると、会議のたびにファイルが分かれ、まだ終わっていない宿題を探しにくくなります。

複数人で担当と期限を共有する

会議に出る人が多く、会議で決まった宿題の担当と期限と進み具合を複数人で共有したい場合は、宿題を1件ずつカードにして管理できる道具を使う方法があります。選択肢の1つが、国産のプロジェクト管理のPinatecaです。公式の料金ページによると、5人まで、ボード10個までは無料で使え、カンバン、ガントチャート、カレンダー、リストを含む8種類のボードがすべて無料のプランに含まれます。クレジットカードの登録も要りません。6人目または11個目のボードからはスタンダードのプランになり、1人あたり月額500円（税抜、年払いなら1人あたり月額400円）です。カードには担当と期限を付けられ、カードごとのコメントでやりとりを残せます。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

使い方の例を挙げます。「営業部の定例会議」のボードを1つ作り、「未着手」「進行中」「完了」の3つの列を並べます。会議で決まった宿題を1枚ずつカードにして、担当者と期限を付けます。次の会議のアジェンダの「前回の宿題の確認」の議題では、このボードを画面に映し、未着手と進行中の列にあるカードを順に確かめます。宿題についての質問や報告は、カードのコメントに残しておけば、会議の前に経緯を読んでおけます。

アジェンダそのものはエクセルで作り、会議で決まった宿題はカードで追いかける、という使い分けもできます。3〜4人の小さな会議であれば、エクセルの一覧で十分に回せます。人数が増え、社外の人も加わり、宿題についてのやりとりが増えてきたら、カード型の道具を検討する時期です。

会議の運営を外部の力で整える

会議の進め方そのものを見直したい場合は、外部の専門家の力を借りる方法もあります。生成AIを使って、会議の録音から議事録を作ったり、アジェンダの案を作ったりする取り組みも増えています。AIの導入を手伝う仕事の中身は、AIコンサルティングの仕事の解説にまとめています。

会議で使う資料の見た目を整えたい場合は、資料のデザインを外部の人に頼む会社もあります。資料のデザインを請け負う仕事の報酬の目安は、デザイナーの報酬の相場で確かめられます。

病院やクリニックでも、職員の会議や委員会のアジェンダと議事録の作成は、事務の担当者の大事な仕事です。医療の事務の仕事に役立つ資格の内容は、医療事務技能審査試験の解説で紹介しています。会社の設立や許認可の手続きの中で、役員会や総会の議事録を整える必要がある場合は、書類の作成を専門にする国家資格の人に相談する方法もあります。その資格の内容は、行政書士の資格の解説で整理しています。

運営者として見てきた、アジェンダと仕事の進み方

在宅ワークの仲介サイトを2004年から運営してきた中で、発注する会社と在宅で仕事を受ける人の打ち合わせを数多く見てきました。打ち合わせが短く、しかも結論がはっきり出る会社には、共通点があります。打ち合わせの前に、話したいことと、その日に決めたいことを、短い一覧にして送ってくれることです。

アジェンダを事前に受け取った在宅の人は、打ち合わせの前に資料を読み、質問を整理しておけます。打ち合わせの時間は、質問と決定に使えます。反対に、アジェンダのない打ち合わせでは、説明を聞くだけで時間が終わり、決めるべきことが後日のメールのやりとりに回されます。そのやりとりが何往復も続くと、作業に取りかかるのが遅れ、納期が苦しくなります。

運営しているサイトでは仕事を受ける人から手数料を取らない手数料0%の仕組みにしているため、受け取った報酬はそのまま手元に残ります。それだけに、在宅で働く人にとっては、打ち合わせや確認のやりとりにかかる時間が、実質的な時給を左右します。発注する側が、議題と決めたいことと時間配分を書いたアジェンダを1枚用意するだけで、受ける側の準備の質が上がり、両者にとって無駄の少ない取引になります。