会議レジュメの書き方｜議題と時間配分の例

会議のレジュメを作るように言われたものの、何を書けばよいのか、議題ごとの時間をどう割り振ればよいのかで手が止まっていないでしょうか。結論から言うと、会議のレジュメは「この会議で何を決めるか」を1行目に書き、議題ごとに「報告か、相談か、決定か」と「何分使うか」を並べれば、それだけで会議は大きく変わります。きれいな資料を作る必要はありません。A4の紙1枚に収まる量で十分です。

この記事では、レジュメとアジェンダと議事録の違い、レジュメに入れる項目、議題の立て方、時間配分の決め方、会議の種類ごとの記入例、送るタイミング、会議中と会議のあとの使い方、よくある失敗を順に説明します。会議で決まったことを複数の人で分担し、担当と期限と進み具合を共有したい場合は、国産のプロジェクト管理のPinatecaをレジュメと組み合わせて使う方法もあります。

会議のレジュメとは何か

レジュメとは、会議で話し合う内容を前もって要点だけ書き出した紙のことです。もとはフランス語で「要約」を意味する言葉で、職場によっては「レジメ」とも書きます。どちらの書き方でも意味は同じです。

レジュメの役割は、参加者が会議の前に「何について話すのか」「自分は何を準備すればよいのか」を知れるようにすることです。会計ソフトを提供するマネーフォワードの解説記事でも、レジュメの役割を次のように説明しています。

レジメがあれば、会議の目的や話し合う内容を事前に参加者へ伝えることができます。 例えば、「今月の売上報告会」では、「売上の現状」「課題の共有」「来月の目標設定」が議題になります。 このように、事前にレジメで議題や目的が共有されると、参加者は何を準備すれば良いか明確になり、当日に向けた資料の用意や意見の整理がしやすくなります。 出典: マネーフォワード クラウド 会議のレジメ（レジュメ）を作成するには？書き方や例文を解説

レジュメが無い会議では、参加者がその場で初めて議題を知ることになります。すると、資料を持ってくる人がいない、決める権限のある人が来ていない、話が横にそれて時間が足りなくなる、といったことが起きます。60分の会議に6人が出れば、それだけで6時間分の人の時間を使います。レジュメを10分で作るだけで、その6時間の使い方が変わります。

レジュメとアジェンダと議事録の違い

会議の資料には似た言葉がいくつかあります。混同しやすいので整理しておきます。

名前	いつ作るか	中身
アジェンダ	会議の前	議題と順番と時間の一覧
レジュメ	会議の前	アジェンダに、各議題の要点や背景、論点を加えたもの
議事録	会議のあと	話し合った内容と、決まったこと、次にすること

アジェンダは「何を話すか」の目次で、レジュメは「何を話すか」に「なぜ話すか」「どこまで決めたいか」を加えたもの、と考えると分かりやすくなります。実際の職場では、アジェンダとレジュメを同じ意味で使っていることも多いので、社内で呼び方がそろっていれば、それに合わせてかまいません。

レジュメを作る5つの手順

レジュメは、次の5つの手順で作ると、10分から15分ほどでできあがります。

1. 会議の目的とゴールを1行で書く
2. ゴールにたどり着くために話し合うことを書き出す
3. 書き出したことを報告、相談、決定に分け、順番を決める
4. 議題ごとの時間を決め、合計が会議の時間に収まるか確かめる
5. 参加者と役割、事前の準備、資料の保存先を書き加える

最初の手順が一番大切です。目的とゴールが1行で書けないときは、その会議そのものが要らないか、まだ開く時期ではない可能性があります。「何を決めるのか」が言えないまま会議を開くと、話し合っただけで終わり、同じ顔ぶれでもう一度集まることになります。

2つめの手順では、思いつくことを全部書き出してから、ゴールに関係ないものを外します。関係はあっても今回決めなくてよいものは、次回に回すか、メールで済ませます。ここで議題を絞るほど、会議は短く、中身の濃いものになります。

4つめの手順で合計が会議の時間に収まらないときは、議題を減らすか、報告を前もって文書で共有するか、会議の時間を延ばすかのどれかを選びます。時間が足りないまま会議を始めると、後ろの議題が駆け足になり、結局もう一度集まることになります。

できあがったら、司会をする人とは別の人に一度読んでもらうと、分かりにくいところに気づけます。特に「目的とゴール」と「事前の準備」は、読んだ人が何をすればよいかすぐに分かるかどうかを確かめます。

レジュメに入れる項目

レジュメに入れる項目は、次の9つが基本です。全部を埋める必要はありませんが、上の4つは必ず書きます。

項目	書く内容	例
会議名	何のための会議か	11月 営業部定例会議
日時と場所	開始と終了の時刻、会議室やオンラインの案内	11月12日 10時から11時、第2会議室
目的とゴール	この会議で何を決めるか	12月の販促の内容を決める
議題と時間配分	話し合う順番と、それぞれに使う時間	1．先月の実績報告 10分
参加者	出席する人と、その役割	司会 田中、記録 佐藤
事前の準備	読んでおく資料、考えておくこと	販促案を1人1つ考えてくる
資料	当日使う資料の名前と保存先	共有フォルダの販促案一覧
決めること	会議の終わりまでに決めたいこと	販促の内容と担当
連絡先	欠席や遅刻のときの連絡先	田中の内線

一番大切なのは「目的とゴール」です。ここが「12月の販促について」のようにぼんやりしていると、会議は話し合っただけで終わります。「12月の販促の内容と担当を決める」と、終わったときの状態で書くと、参加者全員が同じところを目指せます。

「参加者」の欄には、名前だけでなく役割を書いておきます。司会は会議を進める人、記録は話し合いの内容を書き留める人、時間係は議題ごとの時間を見て知らせる人です。小さな会議なら司会と時間係を同じ人が兼ねてもかまいません。誰がどの役割かを前もって決めておくと、会議が始まってから「誰が進めますか」と迷う時間がなくなります。

議題の立て方

議題は、ただ話題を並べるのではなく、1つずつ「何をする議題か」を決めて書きます。議題には大きく3つの種類があります。

• 報告：決まったことや結果を伝える。質問は受けるが、話し合いはしない
• 相談：意見を出し合う。その場で決めなくてよい
• 決定：その場で結論を出す

議題の頭に「報告」「相談」「決定」と書いておくだけで、参加者は議題ごとの話し方を変えられます。報告の議題で長い議論が始まりそうになったら、「これは報告の議題なので、相談は別の時間にしましょう」と司会が戻しやすくなります。

議題の順番にも決まりがあります。一般には、次の順に並べると会議が進めやすくなります。

1. 短く済む報告
2. 決定が必要な議題
3. 時間がかかる相談
4. 次の会議までにすることの確認

決定の議題を後ろに回すと、前の議題が長引いたときに時間切れになり、一番大事なことが決まらないまま会議が終わります。決めることは会議の前半に入れるのが基本です。

議題の書き方にもコツがあります。「販促について」ではなく、「12月の販促をA案とB案のどちらにするか決める」のように、問いの形で書きます。問いの形にすると、参加者は何を考えてくればよいかが分かり、会議の最後に答えが出たかどうかも確かめられます。

1回の会議の議題は、多くても5つまでにします。議題が6つ、7つと増えるときは、会議を分けるか、報告の議題をメールや共有の文書で済ませられないかを考えます。

報告の議題を短くする3つの工夫

会議の時間が足りなくなる一番の原因は、報告の議題が長引くことです。報告を短くできれば、決める議題と相談の議題に時間を回せます。ここでは、すぐに試せる3つの工夫を紹介します。

1つめは、数字や経過は会議の前に文書で共有し、会議では読み上げないことです。レジュメに「実績の表は共有フォルダにあります。会議の前に目を通してください」と書いておけば、会議の場で数字を1つずつ説明する時間がなくなります。

2つめは、報告の中身を「良かったこと」「困っていること」「助けてほしいこと」の3つに絞ることです。この型で話してもらうと、1人の報告は2分ほどで終わります。「助けてほしいこと」が出てきたら、その場で話し合わずに、相談の議題として後ろに回します。

3つめは、報告する人と順番をレジュメに書いておくことです。誰が何分で話すかが決まっていれば、報告する人は前もって話す内容をまとめてきます。順番が決まっていないと、「次は誰が話しますか」と探す時間がかかり、それが積み重なると数分になります。

報告の型は、最初の数回は司会が「良かったこと、困っていること、助けてほしいことの順でお願いします」と声をかけて慣れてもらいます。型が定着すれば、声をかけなくても報告が短くまとまるようになります。この3つを続けると、報告の議題は半分ほどの時間で終わることが多くなります。浮いた時間は、決める議題や、普段は話す機会の少ない相談の議題に回せます。

時間配分の決め方

議題ごとの時間は、会議全体の時間から逆算して決めます。目安として、次の割合で考えると組み立てやすくなります。

部分	割合の目安	60分の会議なら
はじめの確認（目的とゴールの確認）	5％	3分
報告	20％	12分
決定	35％	21分
相談	30％	18分
終わりの確認（決まったことと次にすること）	10％	6分

この割合はあくまで目安で、会議の種類によって変わります。報告だけの定例会議なら報告の割合が大きくなり、企画を考える会議なら相談の割合が大きくなります。

時間を決めるときに見落としやすいのが、最後の「終わりの確認」です。会議の最後の5分から10分で、決まったこと、次にすること、その担当と期限を読み上げて確かめます。ここを省くと、会議のあとで「何が決まったんだっけ」と言い合うことになります。

もう1つのコツは、全体の時間を少しだけ余らせることです。60分の会議なら、議題の合計を55分にしておき、残りの5分を調整に使います。議題が予定より長引いても、全体の終わりの時刻を守れます。終わりの時刻を守る会議は、参加者が次の予定を入れやすく、毎回の集まりもよくなります。

時間配分は、レジュメの議題の横に「10時00分から10時10分」のように時刻で書くと、時間係が見やすくなります。「10分」のように長さだけを書くよりも、いま予定より遅れているかどうかがすぐに分かります。

定例会議のレジュメの記入例

ここからは、会議の種類ごとの記入例を紹介します。まずは、毎週や毎月開く定例会議の例です。

項目	記入例
会議名	11月 営業部定例会議
日時	11月12日 10時00分から11時00分
場所	第2会議室とオンライン会議の併用
目的とゴール	10月の実績を共有し、12月の販促の内容と担当を決める
参加者	司会 田中、記録 佐藤、時間係 鈴木、営業部の5人
事前の準備	共有フォルダの10月の実績表を読んでおく。販促の案を1人1つ考えてくる

議題と時間配分は次のとおりです。

時刻	議題	種類	担当
10時00分から10時03分	目的とゴールの確認	確認	田中
10時03分から10時15分	10月の実績報告	報告	各担当
10時15分から10時35分	12月の販促をA案とB案のどちらにするか	決定	田中
10時35分から10時50分	来年の新しい取引先の探し方	相談	全員
10時50分から10時55分	決まったことと次にすることの確認	確認	佐藤
10時55分から11時00分	予備の時間	なし	なし

定例会議では、毎回同じ形のレジュメを使い回せるようにしておくと、作る手間がほとんどかからなくなります。会議名と日時、目的とゴール、議題の中身だけを書き換えれば、10分ほどでできあがります。

定例会議でありがちなのが、報告が長くなり、ほかの議題の時間が無くなることです。実績の数字は前もって共有の資料にしておき、会議では「数字の中で気になったこと」だけを1人2分で話す、と決めておくと、報告の時間は短く済みます。

企画会議とキックオフのレジュメの記入例

次は、新しいことを考える企画会議と、プロジェクトの始まりに開くキックオフの会議の例です。

企画会議の例

企画会議は、意見を広く集める時間と、絞り込む時間を分けるのがポイントです。

時刻	議題	種類
14時00分から14時05分	目的とゴールの確認（来年の春の新商品の候補を3つに絞る）	確認
14時05分から14時15分	市場の動きと、去年の商品の売れ行きの報告	報告
14時15分から14時45分	新商品のアイデアを出し合う	相談
14時45分から15時10分	アイデアを3つに絞る	決定
15時10分から15時20分	3つの候補それぞれの調べものの担当と期限の確認	確認
15時20分から15時30分	予備の時間	なし

アイデアを出し合う時間には、「この時間は良し悪しを言わない」と決まりをレジュメに書いておきます。出てきた案にすぐ反対の意見が出ると、ほかの人が案を出しにくくなるからです。良し悪しを話すのは、次の「絞る」議題に入ってからにします。

キックオフの会議の例

キックオフは、プロジェクトに関わる人が初めて集まり、目的と役割と進め方をそろえる会議です。

時刻	議題	種類
10時00分から10時10分	プロジェクトの目的と背景の説明	報告
10時10分から10時25分	完成の形と、やらないことの確認	確認
10時25分から10時45分	役割分担と、連絡の方法の決定	決定
10時45分から11時05分	大まかな日程と、最初の2週間ですることの決定	決定
11時05分から11時20分	気になっていることや不安の共有	相談
11時20分から11時30分	決まったことと次にすることの確認	確認

キックオフで特に大切なのが「やらないこと」の確認です。プロジェクトの範囲をはっきりさせておくと、あとから「それもやるはずだった」という食い違いを防げます。業務委託で外部の人に入ってもらう場合は、この会議で連絡の方法と、成果物を受け渡す期限を確かめておくと、あとのやりとりが滑らかになります。

レジュメを送るタイミングと送り方

レジュメは、会議の前日までに参加者へ送るのが基本です。当日の朝に送ると、参加者が読む時間も準備をする時間も取れません。事前に何かを考えてきてほしい場合や、資料を読んできてほしい場合は、2日から3日前に送ります。

メールで送る場合は、本文に要点を書き、レジュメは添付するか共有の場所のリンクを書きます。添付のファイルだけを送ると、開かれずに会議の当日を迎えることがあります。件名は「【11月12日 営業部定例】レジュメの送付と事前のお願い」のように、日付と会議名と用件が分かる形にします。

送る前に、次の点を確かめます。

• 開始と終了の時刻が書いてあるか
• 目的とゴールが「決めること」の形で書いてあるか
• 議題ごとに報告、相談、決定の区別と時間があるか
• 事前の準備をお願いしたい人に、何をしてほしいかが書いてあるか
• オンラインで参加する人への案内（会議のURLなど）があるか

レジュメを送ったあとで議題が変わったときは、変わった部分が分かるように送り直します。「議題3を差し替えました」と1行添えるだけで、参加者が古いレジュメのまま準備をしてしまう事態を防げます。

会議中と会議のあとのレジュメの使い方

レジュメは、会議の前だけでなく、会議中と会議のあとにも使います。

会議中

司会は、会議の始めにレジュメの目的とゴールを読み上げます。たった1分のことですが、全員が「今日は何を決めるのか」を同じように思い描けるようになります。議題が変わるたびに「次は議題3、決定の議題で、20分です」と声に出すと、話が横にそれにくくなります。

話が議題からそれたときは、その話を止めるのではなく、「その件は大事なので、別の議題として次回に回しましょう」と預かります。記録係はその話題を「持ち越し」として書き留めておきます。

会議のあと

会議が終わったら、レジュメをもとに議事録を作ります。レジュメの議題の下に、話し合った要点、決まったこと、次にすることを書き加えれば、議事録の形がほぼできあがります。ゼロから書くより、ずっと早く済みます。

議事録で一番大切なのは、次にすることを「誰が、何を、いつまでに」の形で書くことです。

次にすること	担当	期限
12月の販促のチラシの文面を作る	鈴木	11月19日
チラシの印刷の見積を2社から取る	佐藤	11月20日
新しい取引先の候補を5社挙げる	田中	11月26日

この表を議事録の一番上に載せておくと、議事録を最後まで読まない人にも、自分の担当が伝わります。

決まったことを担当と期限で追いかける

会議で決まったことが実行されないまま次の会議を迎える、というのは多くの職場でよく聞く悩みです。議事録に担当と期限を書いても、誰も見返さなければ、期限は静かに過ぎていきます。

少人数なら、議事録の「次にすること」の表を、次の会議のレジュメの最初の議題に載せるだけでも効果があります。「前回の宿題の確認 5分」と議題に入れておけば、担当の人は会議の前に自分の宿題を思い出します。表計算ソフトで「次にすること」の一覧を作り、担当、期限、状況（未着手、作業中、完了）の列を並べておく方法もあります。

ただ、会議が増え、関わる人が5人、10人と増えてくると、議事録ごとに散らばった宿題を1つの表に集める作業そのものが手間になります。誰がどこまで進めたかを確かめるために、毎回メールで聞いて回ることにもなりがちです。

担当と期限と進み具合を共有できる道具

こうした場面では、会議で決まったことを1件ずつカードにして、担当と期限と進み具合を全員で見られるようにする道具を使う方法があります。選択肢の1つが、国産のプロジェクト管理のPinatecaです。公式の料金のページによると、カンバンやリスト、ガントチャートなど8種類のボードが無料のプランから使え、カードへのコメントや受信箱、チャットも使えます。会議で決まったことをカンバンのボードに並べ、「未着手」「作業中」「完了」の列の間でカードを動かせば、次の会議の前に宿題の状況がひと目で分かります。5人まで、ボード10個までは無料で、クレジットカードの登録も要りません。6人目または11個目のボードからは、スタンダードのプラン（1人あたり月額500円、税抜）になります。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

レジュメと議事録は文書で作り、次にすることだけを道具に移す、という分担にすると、文書の作り方は今までどおりのまま、宿題の抜けだけを減らせます。

30分の会議と90分の会議の時間配分

会議の長さが変わると、時間配分の組み立て方も変わります。ここでは、よく開かれる30分の会議と90分の会議の例を紹介します。

30分の会議

30分の会議は、議題を2つか3つに絞るのが前提です。相談の議題を入れると時間が足りなくなりやすいので、報告は前もって文書で共有し、会議では決定だけに時間を使います。

時刻	議題	種類
0分から2分	目的とゴールの確認	確認
2分から7分	共有した資料への質問	報告
7分から22分	決める議題	決定
22分から27分	決まったことと担当と期限の確認	確認
27分から30分	予備の時間	なし

30分の会議でありがちなのが、始まりの5分を雑談や接続の確かめに使ってしまうことです。オンラインの会議なら、開始の数分前に入っておくよう、レジュメに一言書いておきます。

90分の会議

90分の会議は、途中で集中が切れやすくなります。45分を過ぎたあたりに5分の休憩を入れると、後半の議題でも話し合いの質が落ちにくくなります。

時刻	議題	種類
0分から5分	目的とゴールの確認	確認
5分から20分	報告	報告
20分から45分	1つめの決める議題	決定
45分から50分	休憩	なし
50分から75分	相談の議題	相談
75分から85分	決まったことと担当と期限の確認	確認
85分から90分	予備の時間	なし

90分を超える会議は、議題を分けて2回に分けられないかを先に考えます。長い会議は、準備する側にとっても参加する側にとっても負担が大きく、後半ほど決めることが雑になりがちです。どうしても長くなる会議では、決める議題を前半に集め、後半は相談だけにすると、大事なことが決まらないまま終わる事態を避けられます。

オンライン会議のレジュメで加えること

オンラインの会議や、会議室とオンラインを組み合わせた会議では、対面の会議のレジュメにいくつかの項目を加えると、当日の混乱が減ります。

• 会議に入るためのURLと、入れないときの連絡先
• 画面を共有する人と、共有する資料の名前
• 発言したいときの合図（手を挙げる機能を使う、チャットに書く、など）
• 録画をするかどうかと、録画を共有する範囲
• カメラをつけるかどうかの決まり

特に大事なのが、発言の合図です。オンラインの会議では、2人が同時に話し始めて止まる、ということが何度も起きます。「話したい人は手を挙げる機能を使い、司会が順に名前を呼ぶ」と決めてレジュメに書いておくと、話し合いが滑らかに進みます。

会議室とオンラインを組み合わせる場合は、会議室の人どうしで話が盛り上がり、オンラインの人が話に入りにくくなりがちです。議題ごとに「オンラインの方から先に意見を聞く」と司会が決めておくだけで、参加しづらさはかなり減ります。

録画をする場合は、会議の始めに参加者へ伝え、レジュメにも書いておきます。録画は議事録の代わりにはなりません。あとで見返す人はほとんどいないので、決まったことと次にすることは、録画とは別に文書で残します。

レジュメのひな形の作り方

毎回ゼロから作らなくて済むように、レジュメのひな形を1つ作っておくと便利です。ひな形は、文書作成ソフトでも表計算ソフトでも作れます。

文書作成ソフトで作る場合は、次の順に並べます。

1. 一番上に会議名と日時と場所
2. その下に目的とゴールを1行から2行で
3. 参加者と役割
4. 議題と時間配分の表（時刻、議題、種類、担当の4列）
5. 事前の準備と資料の保存先
6. 一番下に「決まったこと」と「次にすること」を書くための空欄

最後の空欄をひな形に入れておくのがコツです。会議中に記録係がそこへ書き込めば、会議が終わった時点で議事録の下書きができあがっています。

表計算ソフトで作る場合は、1枚のシートに1回の会議を書き、シートの名前を「1112定例」のように日付と会議名にします。同じファイルの中に毎回の会議のシートが並ぶので、前回のシートを複製して書き換えるだけで次回のレジュメができます。過去の会議で何が決まったかを探すときも、ファイルを1つ開くだけで済みます。

ひな形を社内で共有するときは、記入例を1つ入れておくと、初めて作る人でも迷いません。「目的とゴール」の欄に「12月の販促の内容と担当を決める」のような例が書いてあれば、ぼんやりした目的を書く人が減ります。

よくある失敗と直し方

最後に、レジュメ作りでよく見かける失敗と、その直し方を整理します。

よくある失敗	起きること	直し方
目的が「〜について」で終わっている	話し合っただけで何も決まらない	「〜を決める」と終わったときの形で書く
議題が多すぎる	後ろの議題が時間切れになる	5つまでに絞り、報告は文書で済ませる
決定の議題が最後にある	一番大事なことが決まらない	決定の議題を前半に移す
時間配分が書いていない	1つの議題に時間を使いすぎる	議題の横に時刻で書く
当日の朝に送っている	誰も準備をしてこない	前日までに、準備が要るなら2日から3日前に送る
資料を全部レジュメに貼っている	何が大事か分からない	レジュメは1枚にし、資料は別にする

レジュメは、長く書けばよいものではありません。A4の紙1枚、画面なら1画面に収まる量が目安です。詳しい資料が必要なときは、レジュメには資料の名前と保存先だけを書き、中身は別のファイルにします。

もう1つよくあるのが、毎回のレジュメの形がばらばらになることです。会議ごとに項目の並びが違うと、参加者は毎回どこに何が書いてあるかを探すことになります。社内でひな形を1つ決め、同じ形で作るようにすると、読む側も作る側も楽になります。

会議の準備の力は在宅の仕事でも活きる

会議のレジュメを作り、時間どおりに会議を進め、決まったことを担当と期限で追いかける力は、在宅で働くときにも大きな強みになります。オンラインの会議では、対面よりも話が途切れやすく、誰が話すかの合図も伝わりにくいので、前もって議題と時間を決めておく意味がさらに大きくなります。テレワークの導入の方法や使える道具、相談の窓口は、厚生労働省のテレワーク総合ポータルサイトにまとめて案内されています。

20年以上、在宅ワークとフリーランスの仲介を続けてきた運営者として見てきた限りでは、業務委託で長く仕事を任される人ほど、打ち合わせの前に「今日決めたいこと」を短く送っています。依頼する側にとっては、打ち合わせの時間が短く済み、決めることがはっきりする相手は、次の仕事も頼みやすい相手です。仲介の手数料が乗らない直接取引では、こうした段取りの良さがそのまま信頼になり、依頼する側は同じ予算でより多くを頼め、受ける側は手取りが厚くなります。

会議の進め方や業務の段取りを整える力は、ほかの人の仕事の改善を手伝う仕事にもつながります。業務の流れを見直し、AIや道具を組み合わせて手作業を減らす提案をするAIコンサル・業務活用支援のお仕事では、会議や情報共有の仕組みづくりも対象になります。会社の経営の課題を整理し、改善の道筋を示す国家資格の中小企業診断士を目指す人にとっても、会議で論点を整理し、決めることを明確にする力は欠かせません。在宅で働く環境づくりに使える国の制度については、テレワーク 助成金 2026で、テレワークに関わる助成金の種類と申請の流れを紹介しています。

よくある質問

Q. 会議のレジュメとアジェンダは何が違いますか？

アジェンダは議題と順番と時間を並べた一覧で、レジュメはそこに各議題の要点や背景、論点を加えたものです。どちらも会議の前に配ります。実際の職場では同じ意味で使われることも多いので、社内で呼び方がそろっていればそれに合わせてかまいません。会議のあとに話し合いの内容を書き残すものは議事録と呼びます。

Q. 会議のレジュメはいつまでに送ればよいですか？

会議の前日までに送るのが基本です。資料を読んでおいてほしい場合や、案を考えてきてほしい場合は、2日から3日前に送ると参加者が準備の時間を取れます。当日の朝に送ると読まれないまま会議が始まりやすくなります。送ったあとで議題が変わったときは、変わった部分を1行添えて送り直します。

Q. 60分の会議の時間配分はどう決めればよいですか？

はじめの確認に3分、報告に12分、決定に21分、相談に18分、終わりの確認に6分ほどが目安です。議題の合計を55分にして5分を予備にしておくと、長引いても終わりの時刻を守れます。決定の議題は前半に入れ、最後の数分で決まったことと担当と期限を読み上げて確かめます。

Q. レジュメはどれくらいの分量で作ればよいですか？

A4の紙1枚、画面なら1画面に収まる量が目安です。会議名、日時と場所、目的とゴール、議題と時間配分の4つは必ず書き、参加者と役割、事前の準備、資料の場所を必要に応じて加えます。詳しい資料はレジュメに貼らず、名前と保存先だけを書いて別のファイルにすると、何が大事かが伝わりやすくなります。