工程表をカレンダーで管理する方法｜現場の予定を共有する

工程表をカレンダーの形で管理したいと考えるのは、横棒の工程表だけでは「この日、現場に誰が入るのか」「この週は何日休みがあるのか」が読み取りにくいからではないでしょうか。結論から言うと、工程表のカレンダー管理は、エクセルで日付を横に並べたカレンダー型の工程表を1つ作り、そこから職人や協力会社に必要な予定だけを共有のカレンダーに写す形にすると、全体の流れと日々の段取りの両方を見失わずに済みます。

この記事では、工程表とカレンダーの違い、2024年4月から建設業にも適用された残業の上限と工期の考え方、エクセルでカレンダー型の工程表を作る手順と関数、休工日と雨天の扱い、Googleカレンダーで現場の予定を共有する設定、二重管理を防ぐルールを順に説明します。工程ごとの担当と期限と進み具合を複数人で共有したい場合は、ガントチャートで工程を並べられる国産のプロジェクト管理のPinatecaを組み合わせる方法もあります。

工程表とカレンダーは、見たいものが違う

工程表とは、工事や作業を工程ごとに分け、それぞれをいつ始めていつ終えるかを時間の流れに沿って並べた表のことです。建設の現場では、基礎、躯体、屋根、内装、設備のように工程を縦に並べ、日付を横に取って、作業する期間を横棒で塗る形がよく使われます。この形はバーチャート工程表と呼ばれ、工程の順番と重なりを一目で見られるのが長所です。

工程表には、ほかにもいくつかの形があります。

形	見た目	向いている使い方
バーチャート工程表	工程を縦、日付を横に並べ、期間を横棒で塗る	工程の順番と期間を全体で見る
ガントチャート工程表	工程ごとに進み具合の割合を横棒で示す	どの工程がどこまで進んだかを見る
ネットワーク工程表	工程を丸と矢印でつなぎ、前後の関係を示す	どの工程が遅れると全体が遅れるかを見る
カレンダー型	月や週のカレンダーのマスに、その日の作業を書く	日ごとに誰が何をするかを見る

カレンダー型は、工程表の中では「日ごとの段取り」を見るための形です。月曜日に足場の業者が入り、火曜日と水曜日は大工、木曜日は雨の予報なので予備日、といった具体的な動きを、カレンダーのマスに書いていきます。施主や職人に見せるときも、普段使っているカレンダーと同じ見た目なので、説明しなくても読んでもらえます。

一方で、カレンダー型だけでは、工程どうしの重なりや前後の関係が見えにくくなります。内装の工程が1日ずれたとき、そのあとの設備や清掃がどう動くかは、横棒の工程表のほうが追いやすい。そのため、実務では横棒の工程表を全体の計画として持ち、カレンダーを日々の段取りと共有に使う、という使い分けがいちばん無理がありません。

経理の仕事でも似たことがあります。年間の予定表と月ごとの締めの予定は、同じ予定を別の粒度で見ているだけですが、片方だけでは仕事が回りません。工程表とカレンダーも、どちらか1つに決めるより、役割を分けて持つほうが楽になります。

残業の上限と工期の考え方が、休みの見える化を求めている

工程表をカレンダーで管理したいという声が増えている背景には、建設業の働き方の変化があります。時間外労働の上限規制は、多くの業種で2019年4月（中小企業は2020年4月）から始まりましたが、建設業は5年間の猶予があり、2024年4月から適用されています。厚生労働省は次のように説明しています。

工作物の建設の事業 ・自動車運転の業務 ・医業に従事する医師 ・鹿児島県及び沖縄県における砂糖製造業 については、長時間労働の背景に、業務の特性や取引慣行の課題があることから、時間外労働の上限規制の適用が５年間猶予されていましたが、その間、こうした課題の改善に取り組み、令和６（2024）年４月から適用されています（一部特例あり）。 出典: 厚生労働省 建設業・ドライバー・医師等の時間外労働の上限規制

残業の上限は、原則として月45時間、年360時間です。工期が詰まった計画を立てると、この上限の中で工事を終えられなくなります。国土交通省は、中央建設業審議会が作った「工期に関する基準」を、上限規制の適用を踏まえて令和6年3月に見直しています。適正な工期を設定して長時間労働をなくし、週休2日を確保することが重要だという考え方です（国土交通省 工期に関する基準）。

ここで役に立つのがカレンダー型の工程表です。横棒の工程表では「10月1日から10月20日まで内装」としか書かれていなくても、カレンダーに落とすと、その20日間に土日と祝日が何日あり、実際に作業できる日が何日かがはっきりします。週休2日を前提にするなら、作業日は20日のうち14日前後になります。計画の段階で休みの日をカレンダーに書き込んでおけば、無理な詰め込みに早く気づけます。

工期や休日の扱いは、発注者との契約や工事の種類で変わります。公共工事か民間工事か、元請か下請かでも事情が違うので、自分の現場の条件は契約書と元請の担当者に確かめてください。

エクセルでカレンダー型の工程表を作る手順

まずは、エクセルで日付を横に並べたカレンダー型の工程表を作ります。横棒の工程表とカレンダーの中間のような形で、工程の期間と、日ごとの曜日や休みを同じ画面で見られます。

シートの骨組みを作る

1. A列に工程の名前、B列に開始日、C列に終了日、D列に担当（会社名や職人の名前）を入れる列を作る
2. E列から右に、1日1列で日付を並べる。E3に工事の開始日を入れ、F3に「=E3+1」と入れて右へコピーする
3. 日付の上の行（E2から右）に「=TEXT(E3,"aaa")」と入れ、曜日を表示する
4. 日付の列の幅を狭くし、日付の表示形式を「d」にして、日にちの数字だけが見えるようにする
5. 4行目から下に、工程を1行ずつ入れていく

TEXT関数は、日付や数字を指定した形の文字に変える関数です。「aaa」は曜日を「月」「火」のように1文字で表示する指定です。

工程の期間に色を付ける

工程の期間を横棒のように塗るには、条件付き書式を使います。条件付き書式とは、セルの値が条件に合うときだけ、色や太字を自動で付ける機能です。

1. 日付の範囲（E4から右下の最後のセルまで）を選ぶ
2. 「ホーム」タブの「条件付き書式」から「新しいルール」を選び、「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選ぶ
3. 数式に「=AND(E$3>=$B4,$C4>=E$3)」と入れ、塗りつぶしの色を選ぶ

この数式は、その列の日付が工程の開始日以降で、かつ終了日以前なら色を付ける、という意味です。「$」はコピーしたときに行や列がずれないように固定する記号で、E$3は「3行目の日付を見る」、$B4は「B列の開始日を見る」という指定になります。開始日や終了日を書き換えるだけで、色の付く範囲が自動で動きます。

土日と祝日に色を付ける

続けて、土日と祝日の列に薄い色を付けます。

1. 別のシートに「祝日」という名前のシートを作り、A列にその年の祝日の日付を並べる（内閣府の国民の祝日の一覧から写す）
2. 日付の範囲を選び、条件付き書式で「=OR(WEEKDAY(E$3)=1,WEEKDAY(E$3)=7,COUNTIF(祝日!$A:$A,E$3)>0)」と入れ、灰色を選ぶ

WEEKDAY関数は、日付の曜日を数字で返す関数で、標準の設定では日曜日が1、土曜日が7です。COUNTIF関数は、範囲の中に条件に合うセルがいくつあるかを数える関数で、ここでは祝日の一覧にその日付があるかを調べています。

条件付き書式は、上にあるルールが優先されます。工程の色と休みの色が重なった日をどう見せるかは、ルールの順番で決まります。休みの日に工程の色が付いていたら「休みの日に作業の予定が入っている」という合図になるので、あえて工程の色を上にして、重なりが目立つようにする方法もあります。

月ごとのカレンダーの形に写す方法

職人や施主に見せるときは、横に長い工程表より、見慣れた月ごとのカレンダーのほうが伝わりやすいことがあります。エクセルでも、月ごとのカレンダーの形を作り、その日の作業を自動で表示させられます。

1. 新しいシートのB2に、その月の1日の日付を入れる（例：2026/12/1）
2. 4行目に「日」「月」「火」「水」「木」「金」「土」と曜日を並べる
3. 5行目の最初のセル（日曜日の列）に「=B2-WEEKDAY(B2)+1」と入れる。これで、その月の1日を含む週の日曜日の日付が出る
4. その右のセルに「=左のセル+1」と入れて土曜日の列までコピーし、次の行の日曜日には「=1つ上の行の土曜日+1」と入れる。これを6週間分、繰り返す
5. 日付の表示形式を「d」にし、その月以外の日付は条件付き書式で文字を薄い色にする

日付のマスの下の行に、その日に入っている工程を表示させるには、FILTER関数とTEXTJOIN関数を組み合わせます。FILTER関数は条件に合う行だけを取り出す関数、TEXTJOIN関数は複数の文字を区切りの記号でつなげる関数です。たとえば工程表のシートが「工程」という名前なら、次のように書けます。

「=TEXTJOIN("、",TRUE,FILTER(工程!$A$4:$A$50,(B5>=工程!$B$4:$B$50)*(工程!$C$4:$C$50>=B5),""))」

比べる向きを「>=」にそろえておくと、どちらが開始日でどちらが終了日かを読み間違えにくくなります。その日が開始日以降で、終了日以前の工程の名前が「基礎、外構」のように1つのマスに並びます。FILTER関数はMicrosoft 365やExcel 2021以降、Googleスプレッドシートで使えます。古い版のエクセルでは使えないので、その場合は工程表のシートを印刷して使うほうが早いこともあります。

こうしておけば、工程表のシートの開始日や終了日を直すだけで、月ごとのカレンダーの表示も自動で変わります。カレンダーのシートには手で書き込まないことが大事です。手で書くと、工程表と食い違ったときにどちらが正しいか分からなくなります。

雨天と休工日の扱いを決めておく

屋外の工事では、雨や強い風で作業ができない日が出ます。工程表をカレンダーで管理するときは、雨で延びたときにどう書き直すかを、最初に決めておかないと混乱します。

よく使われる考え方は次の3つです。

• 予備日をあらかじめ入れておく。外部の工程には、1週間に1日ほどの予備日をカレンダーに書いておき、雨が降ればその日に振り替える
• 作業日の数で工程を持つ。「外壁の塗装は8作業日」のように、日付ではなく作業日の数で計画し、雨の日を除いて終了日を出し直す
• 雨天の中止を記録する列を作る。中止した日をカレンダーに印として残し、工期が延びた理由をあとで説明できるようにする

作業日の数で終了日を出すには、WORKDAY.INTL関数が便利です。WORKDAY.INTL関数は、開始日から指定した作業日の数だけ進めた日付を、休みの曜日と休日の一覧を除いて計算する関数です。たとえば土日を休みにして、祝日と雨で中止した日の一覧を除くなら、次のように書きます。

「=WORKDAY.INTL(B4,8-1,1,休日一覧!$A:$A)」

3つ目の引数の「1」は土日を休みにする指定で、日曜日だけを休みにするなら「11」にします。休日の一覧のシートに、祝日と、雨で中止した日を書き足していけば、終了日が自動で後ろにずれます。開始日を1日目として数えるので、作業日の数から1を引いています。

雨で中止した日を書き込んだら、その日のうちに後ろの工程に入る業者へ連絡します。カレンダーの書き換えだけで済ませると、相手が見ていなければ伝わりません。連絡したことと、相手の返事も、工程表の備考の列に残しておくと、あとで食い違いが起きたときに確かめられます。

Googleカレンダーで現場の予定を共有する

エクセルの工程表は、現場の責任者や事務所で全体を見るには向いていますが、職人や協力会社がスマートフォンで毎日確かめるには使いにくい面があります。日々の予定を共有するには、Googleカレンダーのような共有のカレンダーに、必要な予定だけを写す方法が便利です。

現場ごとにカレンダーを作る

Googleカレンダーでは、自分のカレンダーとは別に、新しいカレンダーを作れます。現場ごとに1つのカレンダーを作ると、ほかの現場の予定と混ざらず、工事が終わったらそのカレンダーだけを表示しないようにできます。

作り方は、パソコンでGoogleカレンダーを開き、左側の「他のカレンダー」の横の追加のアイコンから「新しいカレンダーを作成」を選び、名前（例：「〇〇邸 新築工事」）と説明を入れて「カレンダーを作成」を押します。新しいカレンダーはブラウザからだけ作れ、作ったあとはスマートフォンのアプリにも表示されます（Google カレンダー ヘルプ 新しいカレンダーを作成する）。

共有する相手と権限を決める

作ったカレンダーは、相手のメールアドレスを指定して共有します。Googleのヘルプによると、手順は次のとおりです。

カレンダーの右側にあるその他アイコン 設定と共有 ] をクリックします。 左側の [ 共有する相手 ] をクリックします。 [共有する相手] で [ ユーザーやグループを追加 ] をクリックします。 ユーザーまたは Google グループのメールアドレスを追加します。 出典: Google カレンダー ヘルプ カレンダーを共有する

共有するときは、相手にどこまで許すかを選べます。「予定の表示（時間枠のみ、詳細は非表示）」「予定の詳細の表示」「変更可能」「予定の詳細を変更、表示可能」「予定の変更および共有の管理」の段階があります。現場の予定なら、次のように分けると混乱が起きにくくなります。

相手	権限の目安	理由
現場の責任者	予定の変更および共有の管理	予定を直し、共有する相手を増やす役目
事務所の担当者	予定の詳細を変更、表示可能	業者からの連絡を受けて予定を直す
職人・協力会社	予定の詳細の表示	見るだけにして、書き換えは責任者に頼む
施主	予定の詳細の表示、または共有しない	見せる予定を絞りたいときは別のカレンダーにする

職人や協力会社に書き換えの権限まで渡すと、誰がいつ予定を動かしたのか分からなくなりがちです。変更は責任者か事務所に連絡してもらい、そこで工程表とカレンダーの両方を直す、という流れにしておくと、食い違いが起きません。職場や学校のアカウントで使っている場合は、共有できる範囲を管理者が決めていることがあるので、共有できないときは管理者に確かめます。

カレンダーに書く予定の粒度

共有のカレンダーには、工程表のすべてを写す必要はありません。職人や協力会社が知りたいのは「自分はいつ現場に入るか」と「現場で何が起きるか」です。次のような予定に絞ると、見る人にとって読みやすくなります。

• 業者ごとの入場日（例：「足場 組立 〇〇工業」）
• 検査や立ち会いの日時（例：「配筋検査 10時」）
• 資材の搬入日と時間（例：「サッシ搬入 13時から」）
• 休工日と、近隣への配慮が要る日（例：「休工」「騒音作業あり」）

予定の説明欄には、現場の住所、駐車場の場所、責任者の連絡先を書いておくと、初めて入る職人が迷いません。

予定には色を付けて種類を分けると、さらに読みやすくなります。Googleカレンダーでは、予定ごとに色を変えられます。たとえば、業者の入場は青、検査や立ち会いは赤、資材の搬入は緑、休工は灰色、のように決めておけば、月の表示で見たときに検査の日がどこにあるか、休みが何日あるかがひと目で分かります。色の決まりは、カレンダーの説明欄に書いておき、事務所の担当者が変わっても同じ色で入れられるようにします。予定の名前の先頭に「【検査】」「【搬入】」のような言葉を付けておくと、色が見分けにくい人にも伝わります。

紙の工程表と、画面の工程表の使い分け

現場では、いまも紙の工程表が活躍しています。詰所の壁に貼った工程表は、スマートフォンを開かなくても全員の目に入り、朝礼で指を差しながら説明できます。一方で、紙は書き換えたときに古いものが残りやすく、事務所と現場で別の版を見ていた、ということが起きがちです。

どちらか一方に決めるより、役割で分けるほうが現実的です。

場面	向いている形	理由
朝礼や詰所での確認	紙（印刷した月ごとのカレンダー）	全員が同じものを見られ、通信の環境に左右されない
予定の変更と記録	エクセルの工程表	直した内容が月ごとのカレンダーにも自動で反映される
職人や協力会社への連絡	共有のカレンダー	各自のスマートフォンで、自分の入場日をすぐに確かめられる
施主への報告	施主向けのカレンダーかPDF	見せる予定を絞れる

紙の工程表を貼るときは、右上に「何月何日 版」と印刷日を入れておきます。新しい版を貼るときに古い版をはがし忘れても、どちらが新しいかがすぐに分かります。エクセルのシートのヘッダーに「=TODAY()」の値を入れるのではなく、印刷するときに日付を手で書き換えるほうが確実です。TODAY関数はファイルを開いた日の日付に変わるので、印刷した日と食い違うことがあります。

施主に見せるカレンダーは、別に作る

現場の予定を共有するとき、職人や協力会社に向けたカレンダーと、施主に向けたカレンダーは分けたほうが安全です。職人向けの予定には、業者の名前、搬入の時間、責任者どうしのやり取りのような、施主に見せる必要のない情報が入ります。反対に、施主が知りたいのは「いつ何ができあがるか」「いつ立ち会いが必要か」「いつ音や振動の出る作業があるか」です。

施主向けのカレンダーには、次のような予定だけを入れます。

• 着工、上棟、引き渡しのような節目の日
• 施主の立ち会いが必要な日（地鎮祭、配筋の確認、内装の色決め、完了の検査）
• 近隣への配慮が要る作業の日（解体、基礎の掘削、コンクリートの打設）
• 工事を休む日と、雨で予定がずれたときのお知らせ

Googleカレンダーなら、施主向けにもう1つ別のカレンダーを作り、施主のメールアドレスに「予定の詳細の表示」で共有します。施主がGoogleのアカウントを使っていない場合は、月ごとのカレンダーのシートをPDFにして、月の初めと予定が変わったときに送る形でも十分に伝わります。

予定がずれたときは、カレンダーを直すだけでなく、理由を添えて施主に一言連絡します。「雨で2日延びました」と伝えるだけでも、施主の不安はかなり減ります。逆に、何も言わずにカレンダーの日付だけが動いていると、施主は「何かあったのでは」と感じます。予定が動くこと自体は工事では珍しくありませんが、動いたことを先に伝えるかどうかで、信頼は大きく変わります。

週1回の工程の打ち合わせで、カレンダーを使う流れ

工程表とカレンダーは、作って終わりではなく、毎週の打ち合わせで見直して初めて役に立ちます。小さな現場でも、週に1回、15分ほど工程を見直す時間を取ると、遅れに早く気づけます。進め方の例は次のとおりです。

1. 今週の実績を確かめる。予定どおりに終わった工程、遅れた工程、雨で中止した日を工程表に書き込む
2. 来週と再来週の予定を見る。カレンダーの形にしたシートを開き、業者の入場日、搬入、検査の日が重なっていないかを確かめる
3. 準備の作業を確かめる。発注、図面の承認、検査の申し込みのように、工程の前に済ませておく作業が終わっているかを見る
4. 変えた予定を共有のカレンダーに写し、影響を受ける業者と施主に連絡する
5. 決めたことと、次に確かめることを工程表の備考の列に残す

打ち合わせで特に見ておきたいのは、2週間先までの予定です。翌日の予定を変えるのは現場にとって負担が大きく、業者もほかの現場の予定を動かせません。2週間先なら、業者の手配や資材の発注を間に合わせられることが多くあります。カレンダーの形の工程表は、この「2週間先」を見るのに向いています。月ごとのカレンダーのシートを2か月分並べて印刷し、打ち合わせの机に広げると、全員が同じものを見ながら話せます。

打ち合わせには、現場の責任者だけでなく、共有のカレンダーを直す事務所の担当者にも入ってもらうと、決めたことがその場で写せて、直し忘れが起きません。

打ち合わせの時間を固定しておくことも大切です。「金曜日の16時」のように決めておけば、業者もその時間に合わせて連絡をくれるようになり、工程の変更が週の途中にばらばらと届くことが減ります。

工程表とカレンダーの二重管理を防ぐルール

工程表とカレンダーを両方持つと、必ず出てくるのが「どちらが正しいのか」という問題です。片方だけを直してもう片方を直し忘れると、職人が古い予定のまま現場に来てしまいます。これを防ぐには、次のルールを決めておきます。

1. 元になるのはエクセルの工程表だけ、と決める。カレンダーは工程表を写したものとして扱う
2. 予定を変えるときは、まず工程表を直し、その日のうちにカレンダーを直す。直す人を決めておく（多くの場合は事務所の担当者か現場の責任者）
3. 変えたら、影響を受ける業者に直接連絡する。カレンダーが変わったことに相手が気づくとは限らない
4. 工程表の備考の列に、変えた日、理由、連絡した相手を書く
5. 週に1回（たとえば金曜日の夕方）、翌週の工程表とカレンダーを見比べて、食い違いがないかを確かめる

工程表のファイルは、事務所のパソコンに保存したものを人に送って回すより、共有フォルダやクラウドの保存先に1つだけ保存し、みんながそこを見るようにします。「工程表_最新」「工程表_最新2」のようなファイルが増え始めたら、どれが本物か分からなくなる手前の合図です。

小さな現場であれば、このルールだけで十分に回ります。現場の数が増えたり、1つの現場に関わる業者が多くなったりすると、責任者の連絡の手間が増えていきます。その段階での選択肢を、次の節で取り上げます。

工程ごとの担当と期限を複数人で共有するときの選択肢

複数の現場を同時に動かす会社や、1つの現場に設計、施工、設備、外構の担当が分かれて関わる工事では、困るのは日付の管理より「この工程の段取りは誰が、いつまでに、どこまで進めたか」の共有です。発注の手配、図面の確認、施主との打ち合わせ、検査の申し込みといった準備の作業は、エクセルの工程表の横棒には表れません。

ここでの選択肢は、大きく分けて2つあります。

1つは、施工管理のアプリに移ることです。施工管理のアプリには、工程表に加えて、図面や写真の管理、日報、職人との連絡までを1つの画面で扱えるものが多くあります。月額の費用がかかり、職人や協力会社にもアプリを使ってもらう必要があるので、関わる人の数と使い慣れる手間を見て決めます。

もう1つは、エクセルの工程表とカレンダーはそのまま使い、工程ごとの準備の作業だけをタスクを管理する道具で分担する方法です。工程ごとに1つのカードを作り、担当と期限を付けて、進み具合を共有します。

後者の選択肢の1つが、国産のプロジェクト管理のPinatecaです。公式の案内によると、カンバン、ガントチャート、リストなど8種類のボードが無料のプランから使え、ガントチャートのボードではカードの期間が横棒で並び、バーをドラッグすれば開始日も締切もその場で変えられます。カードには担当や期限に加えて、現場名や業者名のような項目をカスタムフィールドとして自由に追加でき、カードごとにコメントを残せます。5人まで、ボード10個までは無料で、クレジットカードの登録も要りません。6人目または11個目のボードからは、スタンダードのプラン（1人あたり月額500円、税抜）になります。写真や図面の管理、日報の機能を持つ施工管理のアプリではないので、現場の記録は別に残し、準備の作業の割り振りと進み具合の共有に使う道具として考えてください。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

使い方の例としては、現場ごとに1つのボードを作り、「発注の手配」「施主の承認」「検査の申し込み」のような準備の作業をカードにして、担当と期限を付けます。週1回の工程の確認のときに、遅れている準備の作業がないかを、エクセルの工程表と並べて見ていくと、横棒には表れない遅れに早く気づけます。

現場の予定の共有を長く見てきて分かること

在宅ワークとフリーランスの仲介を20年続けてきた運営者として見てきた限りでは、工程の管理を外部の人に手伝ってもらう現場ほど、「どの表が正しいか」を最初に決めているかどうかで結果が分かれます。工程表の作成や更新、業者への連絡の代行を在宅で引き受ける人も増えていますが、元になる表が決まっていない現場では、作業を引き受けた人がどれを直せばよいかで迷い、確認の連絡だけで時間がかかります。元になる表を1つに決め、直す人と連絡する人を決めるだけで、外部の人に任せられる範囲はぐっと広がります。

工程表の作成や更新の作業は、建設の会社と直接やり取りする業務委託の仕事としても見かけます。直接の取引なら中間の手数料が乗らないので、依頼する側は同じ予算でより多くの作業を頼め、受ける側は手元に残る金額が厚くなります。手数料0%で直接取引できる形は、こうした継続の仕事と相性がよいと感じます。

工程の管理の考え方は、建設以外の仕事でも役に立ちます。業務の流れを整理して道具を選ぶ仕事はAIコンサル・業務活用支援のお仕事として求められていますし、工程表やカレンダーをつなぐ仕組みを自分で作れる人はアプリケーション開発のお仕事の分野で力を発揮しています。事業の計画と管理を体系的に学びたい人には、中小企業診断士のような経営全般の資格もあります。まずはこの記事の手順で、いま動いている現場の工程表に曜日と休みの色を付けるところから始めてください。

よくある質問

Q. 工程表はエクセルとGoogleスプレッドシートのどちらで作るのがよいですか？

1人で作って印刷して配るなら、使い慣れているほうで問題ありません。この記事で使った条件付き書式、WEEKDAY関数、WORKDAY.INTL関数、FILTER関数はどちらでも使えます。事務所と現場の複数の人が同時に見て直すなら、同時に編集できて変更の履歴も残るGoogleスプレッドシートのほうが、どれが最新かで迷いにくくなります。

Q. 職人や協力会社にGoogleカレンダーを使ってもらえないときはどうすればよいですか？

無理に使ってもらう必要はありません。月ごとのカレンダーの形にしたシートを印刷して現場に貼る、PDFにしてメッセージアプリで送る、といった方法でも十分に伝わります。大事なのは、元になる工程表を1つに決め、変えたときに影響を受ける相手へ直接連絡することです。

Q. 雨で作業が中止になった日は工程表にどう書けばよいですか？

中止した日を休日の一覧に書き足し、作業日の数から終了日を出し直すと、後ろの工程が自動でずれます。工程表の備考の列には、中止した日と理由、連絡した業者の名前を書いておきます。工期が延びた理由をあとで発注者に説明するときにも、この記録が役に立ちます。

Q. 工程表のカレンダーに祝日を自動で入れる方法はありますか？

エクセルには祝日を自動で知る機能がないので、祝日の一覧のシートを作り、内閣府が公表している国民の祝日の日付を写して使います。毎年の初めに翌年の分を書き足しておけば、条件付き書式やWORKDAY.INTL関数でその一覧を参照できます。Googleカレンダーは日本の祝日のカレンダーを追加して表示できます。