仕事の引き継ぎのコツ｜渡す側と受け取る側で準備しておくこと

異動や退職、産休や育休の前に、自分の仕事を誰かに渡さなければならない。あるいは、来月から前任者の仕事を受け取ることが決まった。仕事の引き継ぎのコツを調べているあなたは、たぶんそのどちらかの立場にいるはずです。

引き継ぎは、始まってから頑張るものだと思われがちですよね。でも実は、うまくいくかどうかの大半は、始まる前の準備で決まります。この記事では、渡す側と受け取る側に分けて、引き継ぎを始める前にそろえておきたいことを順にまとめます。引き継ぎ書と進み具合を2人で共有する方法として、ボードで仕事を管理できるPinatecaにも触れます。

引き継ぎがうまくいく職場と、つまずく職場の違い

最初に、引き継ぎがどこでつまずくのかを整理しておきます。原因が分かれば、準備の優先順位も決まります。

つまずく引き継ぎには、だいたい次の3つのどれかが当てはまります。

1. 渡す仕事の全体が、本人以外に見えていない
2. 引き継ぎの日程が、退職日や異動日の直前に詰め込まれている
3. 「説明した」で終わっていて、受け取った側が1人でできるかを確かめていない

1つ目は、仕事が1人の頭の中にしか無い状態です。本人が毎日こなしている作業ほど、他の人からは見えません。2つ目は、日程の問題です。最後の1週間でまとめて説明すると、受け取る側は聞くだけで精一杯になり、実際にやってみる時間が残りません。3つ目は、引き継ぎのゴールがずれている状態です。引き継ぎのゴールは説明を終えることではなく、受け取った人が1人で仕事を回せるようになることです。

逆に言えば、うまくいく引き継ぎは、この3つを始まる前につぶしています。仕事の一覧があり、日程に余裕があり、最後に受け取った側が1人でやってみる日が組まれている。これだけで、引き継ぎの大半の問題は防げます。

業務改善の解説記事でも、引き継ぎには後任者の主体的な関わりが欠かせないと書かれています。

引き継ぎは、後任者からの能動的な関与が不可欠です。しかし、「能力が低いと思われたくない」といった遠慮から、疑問点を解消できないままにしてしまう後任者もいます。自ら理解しようとする姿勢が足りず、メモを取らなかったり復習しなかったりすれば、情報は身につきません。 出典: biz.moneyforward.com

渡す側の準備と、受け取る側の関わり方。両方がそろって初めて、引き継ぎは回ります。以下、渡す側の準備から順に見ていきます。

渡す側の準備1：仕事を棚卸しして一覧にする

渡す側が最初にやるべきことは、自分の仕事を全部書き出すことです。引き継ぎ書を書き始める前に、まず一覧を作ります。

書き出すときは、頻度で分けると漏れにくくなります。

頻度	書き出す作業の例
毎日	メールの確認と振り分け、日報、受注の入力
毎週	定例会議の資料作り、週次の集計
毎月	月末の締め、請求書の発行、月次の報告
四半期・半期	決算の準備、評価面談の資料
年に1回	年末の調整、契約の更新、棚卸し
不定期	取引先からの問い合わせ対応、トラブル対応

一覧を作るときのコツは、自分の予定表とメールの送信履歴を1年分さかのぼって見ることです。記憶だけで書き出すと、年に1回の作業や、たまにしか来ない問い合わせへの対応がほぼ確実に抜けます。去年の同じ時期に何をしていたかを予定表で確かめると、思い出せなかった作業が出てきます。

一覧ができたら、それぞれの作業に「誰に渡すか」「引き継ぎに何時間かかりそうか」「やめてもよい作業か」を書き添えます。引き継ぎは、仕事を見直す数少ない機会でもあります。前任者の自分しか意味を知らない作業や、もう誰も見ていない報告書があれば、上司と相談したうえで、引き継がずにやめる判断もできます。

保険会社にいた頃に見た例では、異動する人が作業の一覧を作ってみたら、毎月作っていた資料のうち2つは誰も読んでいなかった、ということがありました。引き継ぐ前にやめたので、後任者の負担はその分だけ軽くなりました。棚卸しは、渡す量そのものを減らす作業でもあるのです。

渡す側の準備2：引き継ぎ書に書く項目をそろえる

一覧ができたら、作業ごとに引き継ぎ書を作ります。引き継ぎ書は、受け取る側が前任者に聞かなくても作業を進められることを目指して書きます。

作業ごとの引き継ぎ書には、次の項目をそろえておくと抜けが少なくなります。

1. 作業の名前と目的（何のためにやっているのか）
2. 頻度と締め切り（毎月5日まで、など）
3. 手順（番号を付けて、画面の名前やファイルの場所まで）
4. 関係者（社内で渡す相手、社外の窓口、相談先）
5. 判断が必要な場面と、そのときの考え方
6. 過去にあったトラブルと、そのときの対応
7. 使うファイル、システム、権限

この中で、書き忘れが多いのは1つ目の目的と、5つ目の判断の考え方です。手順だけが書かれた引き継ぎ書は、いつもどおりの流れのときには役立ちますが、少しでも状況が変わると使えなくなります。「なぜこの作業をしているのか」「迷ったときにどちらを優先するのか」が書いてあれば、受け取った側が自分で判断できます。

書き方のコツ

引き継ぎ書は、自分ではなく、その仕事を初めて見る人に向けて書きます。社内の略語は正式な名前を添え、ファイルの場所はフォルダの階層まで書きます。画面の操作が多い作業は、スクリーンショットを貼っておくと、文章で説明するより早く伝わります。

もう1つのコツは、完璧な文書を1回で作ろうとしないことです。まず箇条書きで骨組みを作り、受け取る側に読んでもらって、分からないと言われたところを書き足していく。このほうが、受け取る側に合った引き継ぎ書になります。

渡す側の準備3：日程を逆算して組む

引き継ぎの日程は、最終日から逆算して組みます。最終日の1週間前には、受け取る側が1人で作業をし、渡す側は横で見ているだけ、という状態にしておくのが理想です。

退職による引き継ぎの場合、いつまでに引き継ぎを終えればよいかは、退職日の決まり方とも関係します。期間の定めのない雇用、つまり正社員などの一般的な雇用については、民法で次のように定められています。

当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができる。この場合において、雇用は、解約の申入れの日から二週間を経過することによって終了する。 出典: e-Gov法令検索（民法第627条）

法律の上では、退職を申し出てから2週間で雇用が終わることになっています。ただし、勤め先の就業規則で「退職の1か月前までに申し出る」といった決まりを設けていることも多く、どちらが優先されるかは事情によって変わります。気になる場合は、就業規則を読み、勤め先の担当部署に確かめてください。いずれにしても、2週間で仕事を全部渡すのはかなり厳しいので、退職を考えているなら、引き継ぎに必要な期間を見積もったうえで早めに伝えるのが、自分にとっても職場にとっても負担が小さくなります。

有給休暇と引き継ぎの日程を一緒に考える

退職前にまとめて年次有給休暇を取る場合は、その日数を除いた出勤日で引き継ぎを組む必要があります。有給休暇の取り方や、計画的に休みを取る仕組みについては、厚生労働省の働き方・休み方改善ポータルサイトで制度の説明や企業の取り組みが紹介されています。休みの日程を先に決めてから、引き継ぎの日程を組むと、最後になって慌てずに済みます。

日程を組むときの目安は次のとおりです。

時期	やること
最終日の4週間前	仕事の一覧を作り、上司と受け取る人を決める
3週間前	引き継ぎ書を作り、受け取る人に読んでもらう
2週間前	横で作業を見せ、受け取る人にも操作してもらう
1週間前	受け取る人が1人で作業し、渡す側は見守る
最終日	未解決の事項と連絡先を書面で渡す

引き継ぎ書の記入例：毎月の請求書の発行

項目をそろえると言っても、実際にどこまで書けばよいのか迷う人は多いはずです。ここでは、よくある「毎月の請求書の発行」を例に、引き継ぎ書の記入例を示します。自分の仕事に置き換えて使ってみてください。

作業の名前と目的

毎月の請求書の発行。前月に納品した分の代金を取引先に請求し、翌月末までに入金してもらうための作業。遅れると取引先の支払いの締めに間に合わず、入金が1か月ずれる。

頻度と締め切り

毎月1回。前月分を当月の3営業日目までに発行し、取引先へ送る。取引先の中には、毎月5日に支払いの締めを行うところがあるため、3営業日目を過ぎないようにする。

手順

1. 共有フォルダの「売上管理」から前月の納品一覧を開く
2. 納品一覧と、営業担当から届いた納品報告のメールを突き合わせ、件数と金額が合っているかを確かめる
3. 会計ソフトで取引先ごとに請求書を作る
4. 金額が一定以上のものは、上司の確認を受けてから送る
5. 取引先の指定の方法（メール、郵送、取引先のシステムへの登録）で送る
6. 送った記録を納品一覧の「請求済み」の欄に入れる

判断が必要な場面

納品一覧と営業担当の報告が食い違う場合は、請求書を出す前に営業担当に確かめる。分からないまま出すと、取り消しと再発行の手間がかかり、取引先にも迷惑がかかるため、締め切りより正確さを優先する。

過去のトラブル

以前、取引先の担当者が変わったことに気づかず、前の担当者宛てに請求書を送ってしまい、入金が遅れたことがある。取引先からの担当者変更の連絡は、この引き継ぎ書の関係者の欄に必ず反映させる。

ここまで書いてあれば、受け取る側は前任者に聞かなくても、まず1回は作業を回せます。特に「判断が必要な場面」と「過去のトラブル」の2つは、手順書だけでは伝わらない部分なので、短くても必ず書いておきましょう。

受け取る側の準備：始まる前にそろえておくこと

ここからは、受け取る側の準備です。受け取る側は、引き継ぎが始まるのを待っているだけになりがちですが、始まる前にできることはたくさんあります。

自分の今の仕事を減らす相談をしておく

引き継ぎを受ける期間は、今の自分の仕事と並行することがほとんどです。今の仕事が減らないまま新しい仕事を覚えるのは、時間的にかなり厳しくなります。引き継ぎが始まる前に、上司と「今の仕事のうち、どれを誰に回すか」「引き継ぎの期間中、どの仕事を後回しにしてよいか」を相談しておきましょう。

引き継ぎの時間を予定表に先に入れる

前任者と自分の予定表に、引き継ぎの時間を先に入れてしまいます。1日30分でも、毎日決まった時間に引き継ぎの時間があると、質問をためておけます。空いたときにやろう、と考えていると、お互い忙しくてほとんど時間が取れないまま終わります。

前提の知識を先に入れておく

受け取る仕事に専門の知識が必要なら、引き継ぎが始まる前に基礎だけでも学んでおきます。業界の用語、使っているシステムの基本操作、関係する法律や制度の大まかな仕組みなどです。前提の知識があるだけで、前任者の説明の吸収のしやすさがまるで違います。

質問をためるノートを用意する

引き継ぎの説明を聞きながら、分からないことを書きためるノートを用意しておきます。紙でもアプリでもかまいませんが、作業ごとに分けて書けるものが便利です。質問がまとまっていれば、前任者の時間を短く使えます。

引き継ぎ期間中に、双方で守りたいコツ

準備ができたら、いよいよ引き継ぎの期間です。ここでは、渡す側と受け取る側が一緒に意識しておきたいコツを整理します。

「見せる、やらせる、任せる」の順で進める

作業の引き継ぎは、3段階で進めると定着します。最初は渡す側がやってみせ、受け取る側は横で見ます。次に受け取る側が操作し、渡す側は横で見ます。最後に受け取る側が1人でやり、渡す側は結果だけを確かめます。説明を聞いただけの状態と、自分で1回やった状態とでは、覚えている量がまったく違います。

毎日の終わりに5分だけ振り返る

1日の終わりに、今日引き継いだこと、まだ分からないこと、明日やることを5分で確かめ合います。短い時間でも毎日続けると、ずれが小さいうちに気づけます。

終わった作業に印を付けていく

仕事の一覧に「説明した」「一緒にやった」「1人でできた」の3段階で印を付けていくと、残りがひと目で分かります。渡す側は「説明した」で満足しがちですが、ゴールは「1人でできた」です。

上司にも進み具合を見せる

引き継ぎの進み具合は、上司にも共有しておきます。日程が遅れているなら、早めに分かれば調整の手が打てます。最終日の直前に「実は終わっていません」となるのが、いちばん避けたい状態です。

社外の取引先への引き継ぎのコツ

社内の作業だけでなく、取引先との関係を引き継ぐことも多いはずです。社外の引き継ぎは、相手がいるぶん、社内以上に気を使います。

挨拶は前任者と後任者がそろって行う

可能なら、前任者と後任者がそろって取引先に挨拶に行くか、オンラインで顔を合わせる機会を作ります。前任者から紹介されることで、取引先も後任者を安心して受け入れられます。難しい場合でも、前任者からの連絡に後任者を同席させる形で、担当が変わることをはっきり伝えておきます。

担当変更のメールの例

担当が変わることをメールで伝えるときは、次のような形が基本です。

件名：担当者変更のご挨拶（株式会社△△　〇〇）

株式会社□□ 〇〇様

いつも大変お世話になっております。株式会社△△の〇〇です。 このたび社内の異動により、〇月〇日をもちまして、貴社のご担当を〇〇に引き継ぐこととなりました。 これまでのご厚情に心より感謝申し上げます。 後任の〇〇は、これまでの経緯を十分に共有しておりますので、引き続きよろしくお願いいたします。 〇月〇日までは私も対応いたしますので、ご不明な点があればお知らせください。

最後の一文のように、前任者がいつまで対応できるかを書いておくと、取引先も安心します。

取引先ごとの事情を書き残す

取引先ごとに、連絡の取り方の好み、決裁の流れ、過去にあったやり取りの経緯を書き残しておきます。「電話よりメールを好む」「見積もりは部長の承認が必要」といった情報は、関係を保つうえで欠かせません。

パスワード・権限・データの引き継ぎのコツ

見落とされやすいのが、システムのアカウントや権限、データの引き継ぎです。前任者が異動したあとに、ログインできない、ファイルが見られない、という問題がよく起きます。

使っているシステムを一覧にする

仕事で使っているシステムやサービスを全部書き出し、それぞれ「誰の名前のアカウントで使っているか」「後任者に新しいアカウントが必要か」を整理します。個人の名前で登録されたアカウントを共有して使っていると、前任者が退職した時点で使えなくなることがあります。

パスワードを紙やメールで渡さない

パスワードの受け渡しは、勤め先の決まりに従います。紙に書いて渡したり、メールの本文に書いて送ったりするのは避けましょう。会社で使っているパスワードの管理の仕組みがあれば、それを通して渡すか、後任者のアカウントを新しく作って権限を付け替えるのが基本です。

データの置き場所を整理する

前任者の個人のフォルダに大事なファイルが残っていると、異動や退職のあとに取り出せなくなることがあります。引き継ぐファイルは、共有フォルダの決まった場所に移しておきます。メールの中にしか無い大事なやり取りも、必要なものは共有の場所に保存しておきましょう。

産休・育休や休職の前の引き継ぎで気をつけること

産休や育休、病気による休職の前の引き継ぎは、退職や異動の引き継ぎとは少し違う点があります。それは、いずれ自分が戻ってくる前提で渡すということです。

戻ったときに困らない形で渡す

休んでいる間に、仕事のやり方が変わることはよくあります。後任者が工夫して手順を変えたり、使うシステムが新しくなったりします。戻ったときに自分が困らないよう、引き継ぎ書は後任者が書き足していける形にしておき、変えたところが分かるように記録してもらうよう頼んでおきましょう。日付と変更の理由が残っていれば、戻ってからの確認がずいぶん楽になります。

休みに入る日が早まることを考えておく

産休の前は、体調によって予定より早く休みに入ることもあります。休職の場合はなおさらです。引き継ぎの日程は、予定どおりに進む前提ではなく、途中で終わっても困らない順番で組んでおきます。具体的には、締め切りが近い仕事、自分しか知らない仕事から先に渡します。年に1回の作業のように、しばらく発生しない仕事は後回しでかまいません。

休み中の連絡のルールを決めておく

休みの間に問い合わせを受けるかどうか、受けるならどんな方法で、どの程度までかを、上司と後任者と事前に決めておきます。決めておかないと、休み中にも細かな質問が届き続け、休んでいるのに気が休まらない状態になります。基本は連絡しない、どうしても必要なときだけメールで、といった形で決めておくと、双方が迷いません。

準備期間がほとんど無いときの引き継ぎ

急な退職や体調不良による休職で、引き継ぎの準備期間がほとんど取れないこともあります。その場合は、全部を丁寧に渡すことはあきらめ、優先順位を付けて最低限を確実に渡すことに集中します。

最優先で渡すもの

準備期間が数日しか無いときに、最優先で渡すのは次の3つです。

1. 締め切りが近い仕事と、その状況（どこまで進んでいて、残りは何か）
2. 使っているシステムのアカウントと権限、大事なファイルの置き場所
3. 取引先や社内の関係者の一覧と、それぞれとの間で動いている件

この3つがあれば、後任者は少なくとも目の前の仕事を止めずに済みます。手順の細かな説明は、後任者が実際に作業しながら、過去のメールやファイルをたどって補うことになります。

書く時間が無いなら話して記録する

引き継ぎ書を書く時間が無い場合は、後任者に仕事の画面を見せながら説明し、それを録画や録音で残す方法もあります。勤め先の決まりで問題がなければ、オンライン会議の録画機能を使うのが手軽です。文章ほど整理はされていませんが、何も残らないよりはずっと役に立ちます。

連絡先を残す

急な引き継ぎでは、どうしても漏れが出ます。社内の異動なら、異動先の連絡先を後任者に伝えておき、困ったときにまとめて聞けるようにしておきましょう。退職の場合に連絡を受けてよいかどうかは、会社の方針もあるので、上司と相談して決めてください。

引き継ぎ書と進み具合を共有するための道具

引き継ぎ書を文書ファイルで作り、進み具合を表計算ソフトで管理し、質問はメールやチャットで送る。こうした進め方でも引き継ぎはできますが、情報があちこちに散らばり、どこに何が書いてあったかを探す時間が増えがちです。

作業ごとのカードで引き継ぐ

作業ごとに1枚のカードを作り、そこに手順、締め切り、関係者、質問と答えをまとめておくと、引き継ぎ書と進み具合と質問のやり取りを1か所で見られます。Pinatecaは、カンバン、ガント、カレンダー、リストなど8種類のボードで仕事を管理できるサービスで、公式サイトによると5人まで無料で使えます。ガントチャートやチャットも、無料プランから使えます。

引き継ぎに使うなら、たとえば次のような形です。

・カンバンのボードに「説明した」「一緒にやった」「1人でできた」の列を作り、作業のカードを動かしていく
・ガントのボードに、最終日までの引き継ぎの日程を並べる
・カードのコメントに、質問と前任者の答えを残す

カードのコメントに残したやり取りは、あとから後任者が読み返せます。前任者が異動したあとも、判断の理由がカードに残っているので、同じ質問をしなくて済みます。公式サイトでは、Trelloからボードを移せること、ChatGPTやClaudeから話しかけてボードを読んだり動かしたりできることも紹介されています。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

問い合わせの受付を引き継ぐ場合

引き継ぐ仕事が、フォームから届く問い合わせや申し込みへの対応なら、届いた1件ごとに担当と対応の状況が残る仕組みにしておくと、引き継ぎがぐっと楽になります。Halictは、フォームを作り、届いた回答を担当や状況つきで管理し、同じ画面から返信まで送れるサービスです。公式の料金ページによると、1人で使う分には無料から始められます。過去の問い合わせと返信が1件ごとにまとまっていれば、後任者は前任者に聞かなくても、これまでの対応の経緯をたどれます。

Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

引き継ぎで起きやすい失敗と、その防ぎ方

最後に、引き継ぎでよく起きる失敗と、その防ぎ方を整理しておきます。

起きやすい失敗	防ぎ方
年に1回の作業が引き継がれていない	予定表を1年分さかのぼって一覧を作る
手順は分かるが判断ができない	引き継ぎ書に目的と判断の考え方を書く
最終日の直前に説明が集中する	最終日から逆算して日程を組む
異動後にログインできない	使っているシステムとアカウントを一覧にする
取引先が担当変更を知らない	前任者と後任者がそろって挨拶する
前任者に問い合わせが続く	質問と答えを共有の場所に残す

この表のうち、特に多いのが最後の「前任者に問い合わせが続く」です。引き継ぎのあと、数か月にわたって前任者のところに質問が来るのは、引き継ぎの期間中に出た質問と答えが、どこにも残っていないことが原因のことが多いのです。口頭のやり取りで済ませず、どこかに書き残しておくだけで、この失敗はかなり防げます。

引き継ぎの最終日にやること

最終日は、引き継ぎを締めくくる大事な日です。ここで確かめておくかどうかで、異動や退職のあとの問い合わせの量が大きく変わります。

未解決の事項を書面にして渡す

引き継ぎの期間中に解決しきれなかったことは、必ず一覧にして後任者と上司に渡します。「取引先Aとの価格の交渉が途中」「システムの不具合の問い合わせを出していて回答待ち」といった、動いている途中の件が特に大事です。口頭で伝えただけだと、後任者が忘れてしまったときに誰も気づけません。

仕事の一覧の印を最後に確かめる

最初に作った仕事の一覧を見て、すべての作業に「1人でできた」の印が付いているかを確かめます。印が付いていない作業があれば、それも未解決の事項として書き添えます。年に1回の作業のように、期間中に一度も実際に行えなかったものは、その旨を書いておき、実際の時期が来たら引き継ぎ書を見ながら進めるよう伝えます。

権限とアカウントの整理を確かめる

後任者がすべてのシステムにログインできるか、必要なファイルを開けるかを、最終日に実際に試してもらいます。前任者のアカウントが止まってから気づくと、取り戻すのに時間がかかります。

関係者に担当の変更を改めて知らせる

社内の関係部署や、まだ連絡していない取引先がいれば、最終日までに担当の変更を知らせます。後任者の名前と連絡先を添え、いつから後任者が窓口になるのかをはっきり書いておきます。

最終日にこれだけ確かめておけば、渡す側は安心して次の仕事に移れますし、受け取る側も何が残っているかを把握したうえで仕事を始められます。

引き継ぎが決まる前からできる、日頃の備え

ここまで、引き継ぎが決まってからの準備を見てきました。ただ、いちばん楽な引き継ぎは、日頃から備えができている引き継ぎです。異動や退職の予定がなくても、次のことを習慣にしておくと、いざというときの負担がぐっと小さくなります。

手順を変えたら、その日のうちに書き直す

仕事のやり方を変えたときに、手順書を書き直すのを後回しにすると、手順書と実際の作業がどんどんずれていきます。変えたその日に1行だけでも書き直しておけば、引き継ぎのときに一から書き起こす必要がありません。

自分しか知らない仕事を年に1回見直す

年に1回、たとえば決算の後や年度の初めに、自分しか知らない仕事が無いかを見直します。見つかったら、同じチームの誰かに一度だけ見せておく。それだけで、急に休むことになったときにも仕事が止まりにくくなります。

判断の理由を、決めたときに残す

取引先との条件や、社内の運用のルールを決めたときは、決めた理由も一緒に残しておきます。何年か経つと、決めた本人も理由を忘れます。理由が残っていれば、後任者は状況が変わったときに、そのルールを続けるべきか見直すべきかを自分で判断できます。

日頃の備えは、引き継ぎのためだけのものではありません。手順と理由が整理されていれば、自分が仕事を見直すときにも役立ちます。

運営者の視点：業務委託の仕事の引き継ぎから見えること

フリーランスや在宅ワークの仲介を長く続けてきた運営者の立場から見ると、会社の中の引き継ぎと、業務委託の仕事の引き継ぎには、共通するコツがあります。それは、手順だけでなく「なぜそうしているのか」を残しておくことです。

業務委託の仕事では、前の担当者と顔を合わせないまま、資料だけを受け取って仕事を始めることも珍しくありません。そんなとき、仕事が長く続く人ほど、最初に「この作業の目的は何か」「どこまでが自分の判断で進めてよい範囲か」を依頼者に確かめています。依頼者の側も、引き継ぎの資料に目的と判断の考え方を書いておくと、担当が変わっても品質が落ちにくくなります。

運営者として見てきた限りでは、依頼者と受け手が直接やり取りできる形のほうが、こうした確認が早く済みます。仲介の手数料0%で直接取引できる仕組みは、依頼者は同じ予算でより多くを頼め、受け手は手取りが厚くなるという点だけでなく、確認のやり取りに余計な手間がかからない点でも、双方にとって意味があると感じています。

業務の仕組みづくりや、ツールを使った効率化を仕事にしている人もいます。AIコンサル・業務活用支援のお仕事では、こうした仕事の中身が紹介されています。前の担当者の仕組みを読み解いて引き継ぐことの多いアプリケーション開発のお仕事でも、引き継ぎ書の質が仕事の進み方を大きく左右します。中小企業の業務の見直しを支援する立場を目指すなら、中小企業診断士の資格のページも参考になります。

よくある質問

Q. 引き継ぎにはどのくらいの期間を見ておけばよいですか？

仕事の量や頻度で変わりますが、一覧作り、引き継ぎ書の作成、横で見せる期間、受け取る側が1人でやってみる期間を考えると、4週間ほどあると余裕を持って進められます。最終日から逆算し、最後の1週間は受け取る側が1人で作業する期間にあてるのが理想です。月に1回の作業を一度は一緒にこなせる長さがあると安心です。

Q. 引き継ぎ書には何を書けばよいですか？

作業ごとに、目的、頻度と締め切り、手順、関係者、判断が必要な場面の考え方、過去のトラブルと対応、使うファイルやシステムを書きます。特に目的と判断の考え方は書き忘れやすいので意識して残してください。手順だけだと、状況が少し変わったときに後任者が判断できなくなります。

Q. 受け取る側は、引き継ぎが始まる前に何をしておけばよいですか？

今の自分の仕事のうちどれを減らすかを上司と相談し、前任者と自分の予定表に引き継ぎの時間を先に入れておきます。受け取る仕事に専門の知識が要るなら、業界の用語やシステムの基本操作を先に学んでおくと、説明の吸収のしやすさが変わります。質問をためるノートも用意しておきましょう。

Q. 引き継ぎ後に前任者への問い合わせが続くのを防ぐにはどうすればよいですか？

引き継ぎ期間中に出た質問と答えを、口頭で済ませず共有の場所に書き残すことです。作業ごとのカードや引き継ぎ書に追記していけば、後任者があとから読み返せます。判断の理由まで残しておけば、前任者が異動したあとも同じ質問をする必要がなくなり、双方の負担が軽くなります。