請求書の送付を催促するメールの書き方｜取引先への例文

月末の締め日が近いのに、取引先から請求書が届かない。経理から「まだですか」と聞かれ、取引先にどう催促すればよいかで迷っている担当者は多いはずです。結論から言うと、請求書の催促メールは、相手を責めずに「いつまでに」「何を」「どこへ」送ってほしいかを具体的に書けば、角を立てずに用件が伝わります。送る前に、自社の受信箱や別の担当者に届いていないかを確かめることも欠かせません。

この記事では、請求書の催促メールが必要になる場面、送る前に確かめること、件名と本文の組み立て方、締め日前のお願いと期限を過ぎたあとの催促の例文、2回目の催促、記載に不備があったときの再発行の依頼、そして立場が逆になり入金の確認をお願いする場合の例文まで順に説明します。取引先からの連絡が窓口に集まり、誰が返したか分からなくなりがちな会社は、問い合わせ管理のHalictで担当と状況を付けて回す方法もあります。

請求書の催促メールが必要になる場面

請求書の催促が必要になるのは、主に次のような場面です。

• 月末や締め日が近いのに、取引先から請求書が届いていない
• 納品や作業の完了から日数がたっているのに、請求書が送られてこない
• 請求書は届いたが、金額や宛名、記載すべき事項に不備があり、出し直してもらう必要がある
• 自社が請求する側で、支払期日を過ぎても入金が確かめられない

発注する側の会社にとって、請求書が届かないことは、支払いの手続きが進められないことを意味します。経理の締め日を過ぎると、支払いが翌月に回ったり、月の決算の数字が確定しなかったりします。特に、外注先が多い会社や、フリーランスに仕事を頼んでいる会社では、毎月何件も請求書の催促が発生します。

請求書が遅れる理由は、相手の怠慢とは限りません。フリーランスや小さな事業者は、制作や作業に追われて請求の事務が後回しになりがちです。また、発注した側が請求書の送り先や締め日を伝えていなかった、という場合も少なくありません。2023年10月に始まったインボイス制度（適格請求書等保存方式）によって、請求書に登録番号などの記載が求められるようになり、記載の確認に時間がかかっていることもあります。

請求書の催促メールで大切なのは、相手の事情を責めずに、こちらが困っていることと、してほしいことを具体的に伝えることです。毎月の取引が続く相手であれば、催促の1通の書き方が、その後の関係にも影響します。

催促メールを送る前に確かめること

催促のメールを送る前に、まず自社の側で請求書を見落としていないかを確かめます。実は届いていたのに催促してしまうと、相手に余計な手間を掛けさせ、こちらの信用も下がります。

確かめたい点は次のとおりです。

1. 自分の受信箱を、取引先の名前や「請求書」で検索したか
2. 迷惑メールの欄に振り分けられていないか
3. 経理の代表アドレスや、前の担当者あてに届いていないか
4. 請求書の発行サービスや、取引先の専用の画面で発行されていないか
5. 郵送の場合、会社の郵便の受け取りの担当に届いていないか
6. 発注のときに、請求書の送り先、締め日、宛名を取引先に伝えていたか

特に6番は見落としやすい点です。初めて取引する相手には、発注書や最初のメールで「請求書は毎月末締めで、翌月5日までに経理部あてにお送りください」のように、締め日と送り先をはっきり伝えておく必要があります。伝えていなかった場合は、催促ではなく「ご案内が遅くなり失礼いたしました」とお詫びを添えてお願いする形にします。

もう1つ確かめたいのは、作業や納品が本当に完了しているかどうかです。発注した側の検収（納品物を確かめて受け取る手続き）が済んでいないと、相手は請求書を出してよいか判断できない場合があります。検収の連絡を忘れていたなら、催促より先に、検収が済んだことを伝えます。

確かめる順番は、手元から遠いところへ広げていくと効率よく進められます。最初に自分の受信箱と迷惑メールの欄、次に経理の代表アドレスと前の担当者のアドレス、最後に郵便の受け取りの担当、という順です。社内の誰かが受け取ったまま手元に持っている、というのもよくある例なので、発注の担当者にも一言声を掛けて確かめておくと安心です。

これらを確かめても届いていないことが分かったら、催促のメールを送ります。

催促メールの組み立て方と件名の付け方

請求書の催促メールは、次の順で書くと、誰が書いても失礼のない形になります。

1. 件名（用件と自社名）
2. 宛名（会社名、部署名、氏名に「様」）
3. 挨拶と名乗り
4. 取引へのお礼
5. 用件（どの取引の請求書が、まだ届いていないか）
6. お願い（いつまでに、どこへ、どの方法で送ってほしいか）
7. 行き違いへの配慮（すでに送っていた場合のお詫び）
8. 結びと署名

件名は、受信箱の一覧で用件が分かるように書きます。「催促」という言葉は強く感じられるので、1回目は「ご送付のお願い」「ご確認のお願い」のように柔らかい言葉にします。

場面	件名の例
締め日前のお願い	10月分の請求書ご送付のお願い（株式会社〇〇）
期限を過ぎた1回目	10月分の請求書についてのご確認（株式会社〇〇）
2回目の催促	【再送】10月分の請求書についてのご確認（株式会社〇〇）
記載に不備があった	10月分の請求書の再発行のお願い（株式会社〇〇）
入金の確認をお願いする	10月分のご請求についてのご確認（屋号）

本文で最も大切なのは、6番のお願いを具体的に書くことです。「お早めにお送りください」ではなく、「11月5日（木）までに、経理部の〇〇あてにメールでお送りください」のように、期日、送り先、方法を書きます。期日には曜日も添えると、相手が予定を立てやすくなります。

7番の行き違いへの配慮も欠かせません。「本メールと行き違いでお送りいただいている場合は、何卒ご容赦ください」の一文があるだけで、相手がすでに送っていた場合にも気まずくなりません。

催促を減らすために発注のときに伝えておくこと

請求書の催促は、送る側にとっても受け取る側にとっても、できれば避けたいやりとりです。催促の回数を減らすいちばん確実な方法は、最初の発注のときに、請求書について必要なことをまとめて伝えておくことです。次の例は、初めて仕事を頼む取引先に、請求の決まりを案内するメールです。

件名: お取引にあたっての請求書のご案内（株式会社みどり企画）

株式会社サクラ制作 営業部 小林 直樹 様

このたびは、会社案内の制作をお引き受けいただき、ありがとうございます。 株式会社みどり企画 経理部の中川です。

お取引にあたり、請求書についてご案内いたします。

1. 締め日：毎月末日
2. 請求書の送付期限：翌月5日
3. 送り先：経理部 中川あてのメール
4. 宛名：株式会社みどり企画 御中
5. 支払日：翌月末日に、ご指定の口座へお振り込み
6. 記載をお願いしたい事項：発注書の番号、作業の内容、金額、適格請求書発行事業者の登録番号（お持ちの場合）

ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。 今後ともよろしくお願いいたします。

株式会社みどり企画 経理部 中川 真理 電話 00-0000-0000

このように、締め日、送付期限、送り先、宛名、支払日、記載してほしい事項を一度にまとめて伝えておけば、取引先は迷わずに請求書を作れます。取引先の担当者が替わったときにも、このメールを転送すれば引き継ぎができます。

発注書や契約書に同じ内容を書いておくと、さらに確実です。特にフリーランスに仕事を頼む場合は、報酬の額や支払期日などの取引の条件を、書面やメールで明示しておくことが求められます。請求書の決まりも、その案内に含めておくとよいでしょう。

締め日前にお願いするときの例文

ここからは、そのまま使える例文を紹介します。会社名や名前、日付は自社に合わせて書き換えてください。まずは、締め日が近づいているのに請求書が届いていない取引先に、早めにお願いする場合の例です。

件名: 10月分の請求書ご送付のお願い（株式会社みどり企画）

株式会社サクラ制作 営業部 小林 直樹 様

いつもお世話になっております。 株式会社みどり企画 経理部の中川です。

10月にご依頼いたしました会社案内の制作につきまして、丁寧にご対応いただき、ありがとうございました。

弊社では、10月分のお支払いの手続きを11月5日（木）に締める予定です。 つきましては、10月分の請求書を、11月5日（木）までに経理部の中川あてにメールでお送りいただけますでしょうか。 請求書の宛名は「株式会社みどり企画 御中」でお願いいたします。

本メールと行き違いでお送りいただいている場合は、何卒ご容赦ください。 お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。

株式会社みどり企画 経理部 中川 真理 電話 00-0000-0000

締め日の前に送るお願いのメールは、催促ではなく、事務の案内として書くのがポイントです。この段階では、相手はまだ遅れているわけではありません。締め日と送り先、宛名をまとめて伝えることで、相手が請求書を作るときに迷わずに済みます。

毎月同じ取引先に同じお願いをしている場合は、月の初めに、まとめて案内を送る方法もあります。締め日の1週間前ごろに送ると、相手も余裕を持って準備できます。

期限を過ぎてから催促するときの例文

次は、お願いしていた期日を過ぎても請求書が届かない場合の例です。1回目の催促では、まだ相手が忘れているだけの可能性が高いので、責める言葉は使わず、確認のお願いとして書きます。

件名: 10月分の請求書についてのご確認（株式会社みどり企画）

株式会社サクラ制作 営業部 小林 直樹 様

いつもお世話になっております。 株式会社みどり企画 経理部の中川です。

10月にご依頼いたしました会社案内の制作の件で、ご確認のお願いがございます。 11月5日（木）までにお送りいただくようお願いしておりました10月分の請求書が、本日時点で弊社に届いていないようです。

お手数ですが、ご状況をご確認のうえ、11月10日（火）までにお送りいただけますでしょうか。 11月10日（火）までにお送りいただければ、11月末のお支払いに間に合わせることができます。

本メールと行き違いでお送りいただいている場合は、何卒ご容赦ください。 ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

株式会社みどり企画 経理部 中川 真理 電話 00-0000-0000

この例文では、「届いていないようです」と、こちらの見落としの可能性も残す書き方にしています。また、新しい期日とあわせて、その期日までに届けば支払いに間に合うことを伝えています。相手にとっても、自分の報酬の支払いが遅れるのは困ることなので、理由を添えると早く動いてもらいやすくなります。

期日は、相手が対応できる日数を考えて決めます。メールを送った日から2営業日から3営業日後が目安です。翌日を期日にすると、相手に無理を強いる印象になります。

2回目の催促と電話で確かめるとき

1回目の催促から期日を過ぎても請求書が届かず、返信もない場合は、2回目の催促を送ります。2回目は、1回目のメールを引用して、前にもお願いしたことが分かるようにします。

件名: 【再送】10月分の請求書についてのご確認（株式会社みどり企画）

株式会社サクラ制作 営業部 小林 直樹 様

いつもお世話になっております。 株式会社みどり企画 経理部の中川です。

11月6日にお送りしたメールにつきまして、改めてご連絡いたしました。 10月分の請求書が、本日時点でまだ弊社に届いておりません。

弊社の支払いの手続きの都合上、11月13日（金）までにお送りいただけない場合、お支払いが12月末となる見込みです。 ご迷惑をおかけしますが、ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

もし請求書の作成について何かご不明な点がございましたら、このメールにご返信いただくか、下記の電話番号までご連絡ください。

株式会社みどり企画 経理部 中川 真理 電話 00-0000-0000

（以下、11月6日にお送りしたメール）

2回目の催促では、期日までに届かなかった場合にどうなるかを、事実として伝えます。1回目のメールを本文の下に引用しておくのは、相手が前のメールを探す手間を省き、いつ何をお願いしたかをすぐに確かめられるようにするためです。「お支払いが12月末となる見込みです」のように、相手を脅すのではなく、手続きの結果を淡々と書くのがポイントです。

2回目のメールにも返信がない場合は、電話で確かめます。メールが迷惑メールの欄に入っている、担当者が休んでいる、といった事情も考えられるからです。電話では、次の順で話します。

1. 会社名と名前を名乗り、担当者を呼んでもらう
2. 「10月分の請求書の件で、メールを2回お送りしたのですが、届いておりますでしょうか」と確かめる
3. 届いていなければ、メールの送り先を確かめ、改めて送る
4. 届いていれば、請求書を送れる日の目安を聞く
5. 電話で決まったことを、あとでメールにも書いて送る

担当者が長く不在の場合は、相手の会社の別の担当者や代表の窓口に連絡し、請求の担当の人につないでもらいます。電話をかける時間帯は、相手の会社の始業直後や昼休みを避け、午前10時から11時ごろか、午後2時から4時ごろにすると、担当者がつかまりやすくなります。

請求書の記載に不備があったときの再発行のお願い

請求書は届いたものの、金額や宛名、記載すべき事項に誤りがあり、出し直してもらう必要がある場合もあります。特にインボイス制度が始まってからは、仕入税額控除を受けるために、請求書に登録番号などの事項が記載されているかを確かめる必要があります。記載すべき事項の詳しい内容は、国税庁のインボイス制度の特設サイトで確かめられます。

再発行のお願いは、どこが違うのかを具体的に書くことが大切です。

件名: 10月分の請求書の再発行のお願い（株式会社みどり企画）

株式会社サクラ制作 営業部 小林 直樹 様

いつもお世話になっております。 株式会社みどり企画 経理部の中川です。

10月分の請求書をお送りいただき、ありがとうございました。 内容を確認いたしましたところ、次の2点について、ご確認をお願いしたい箇所がございました。

1. 請求書の宛名が「株式会社みどり企画 営業部」となっておりますが、「株式会社みどり企画 御中」でお願いしております
2. 適格請求書発行事業者の登録番号の記載が見当たりませんでした

お手数ですが、上記の2点をご確認のうえ、11月10日（火）までに再発行いただけますでしょうか。 弊社の確認が誤っている場合は、ご指摘いただけますと幸いです。

株式会社みどり企画 経理部 中川 真理 電話 00-0000-0000

この例文では、誤りの箇所を番号を付けて並べ、何をどう直してほしいかが一目で分かるようにしています。最後に「弊社の確認が誤っている場合は」と添えるのは、相手の請求書が正しい可能性を残す配慮です。

取引先が免税事業者で登録番号を持っていない場合もあります。その場合に請求書をどう扱うかは、会社の経理の方針や税理士の判断によるので、担当者が独断で決めずに、経理の責任者に相談します。

催促の言い換え表現と避けたい言い回し

請求書の催促は、言葉の選び方1つで受け取る側の印象が大きく変わります。同じ用件でも、柔らかい言い方と強い言い方を、場面に合わせて使い分けます。

伝えたいこと	1回目に使う言い方	2回目以降に使う言い方
まだ届いていない	届いていないようです	まだ届いておりません
送ってほしい	お送りいただけますでしょうか	必ずお送りいただきますようお願いいたします
期日を伝える	〇日までにお送りいただけますと幸いです	〇日までにお送りください
行き違いへの配慮	行き違いの場合は、何卒ご容赦ください	行き違いの場合は、ご一報いただけますと幸いです
結果を伝える	〇日までに届けば、今月のお支払いに間に合います	〇日を過ぎた場合、お支払いが翌月となる見込みです

一方で、催促のメールで避けたい言い回しもあります。

• 「至急」「大至急」：相手を急かす強い言葉は、件名にも本文にも使わない
• 「何度もお願いしていますが」：責める印象になるので、「先日お送りしたメールにつきまして」のように事実だけを書く
• 「なぜ送っていただけないのでしょうか」：理由を問いただす言い方は、関係を損ねる
• 「お忘れではないでしょうか」：相手の落ち度を決めつける言い方になるので、「ご状況をご確認いただけますでしょうか」とする

もう1つ気をつけたいのは、催促のメールを何社かにまとめて送ることです。宛先の欄に何社ものアドレスを並べると、取引先どうしにアドレスや取引の事実が見えてしまいます。催促のメールは、必ず1社ずつ送ります。

社内で経理の担当者と発注の担当者が別の場合は、誰が催促するかも決めておきます。取引先とふだんやりとりしているのは発注の担当者なので、1回目は発注の担当者から柔らかくお願いし、それでも届かない場合に経理の担当者から事務の連絡として送る、と役割を分けると、相手との関係を損ねにくくなります。

立場が逆のとき：入金の確認をお願いする例文

ここまでは請求書を受け取る側の例でしたが、フリーランスや小さな事業者が請求する側で、支払期日を過ぎても入金が確かめられない場合もあります。入金の確認のお願いも、相手を責めずに、事実と期日を伝える点は同じです。

フリーランスとの取引については、2024年11月に施行された法律があります。厚生労働省の案内では、次のように説明されています。

個人で働くフリーランスに業務委託を行う発注事業者に対し、業務委託をした際の取引条件の明示、給付を受領した日から原則60日以内での報酬支払、ハラスメント対策のための体制整備等が義務付けられます。 出典: mhlw.go.jp

この法律が当てはまるかどうかは、取引の内容や当事者の条件によって変わります。個別の取引に当てはまるかどうかを催促のメールの中で断定的に書くのは避け、まずは入金の状況を確かめるお願いとして送るのが穏当です。困ったときは、国が設けている相談の窓口や専門家に相談します。

件名: 10月分のご請求についてのご確認（中川デザイン事務所）

株式会社みどり企画 総務部 田中 恵子 様

いつもお世話になっております。 中川デザイン事務所の中川です。

10月31日付でお送りしたご請求書（請求書番号 2026-10-08、金額 110,000円）につきまして、ご確認のお願いがございます。 お支払期日の11月30日を過ぎましたが、本日時点で、こちらの口座への入金を確かめられておりません。

お手数ですが、お支払いのご状況をご確認いただけますでしょうか。 すでにお手続きいただいている場合は、行き違いとなり大変失礼いたしました。

引き続きよろしくお願いいたします。

中川デザイン事務所 中川 真理 電話 00-0000-0000

入金の確認をお願いする前に、自分の口座の入金の明細を、振込人の名前の違い（会社名の略称やカタカナ表記）も含めて確かめておきます。入金の確認は、会社のシステムや記録ではなく、銀行の明細を見て行うのが確実です。

請求書の受け取りの状況を一覧で管理する

取引先が多い会社では、どの取引先の請求書が届いていて、どこに催促が必要かを、毎月1つの一覧で見られるようにしておくと、催促の漏れや二重の催促を防げます。ExcelやGoogleスプレッドシートで、次のような列を並べるのが基本の形です。

列	入れる内容
取引先の名前	株式会社サクラ制作
発注の担当者	営業部 佐藤
対象の月	10月分
請求書の受け取り	未着、受け取り済み、再発行の依頼中
受け取った日	11月4日
1回目の催促の日	11月6日
2回目の催促の日	11月11日
支払いの予定日	11月30日
メモ	担当者が休暇中のため電話で確認

締め日の翌日にこの一覧を開き、「未着」の取引先だけを抜き出して催促のメールを送ります。送った日を一覧に書き込めば、次に誰かが見たときに、すでに催促したかどうかがすぐに分かります。2回目の催促の日が空欄のまま期日を過ぎた取引先は、電話で確かめる対象です。

毎月の締め日が来るたびにこの一覧を新しいシートに写していけば、取引先ごとに、請求書が遅れがちな相手かどうかも見えてきます。遅れが続く相手には、締め日の前のお願いを少し早めに送るなど、相手に合わせた段取りを組めるようになります。

郵送やPDFで届く請求書を見落とさないことも大切です。郵送の請求書は、会社の郵便の受け取りの担当から経理に回るまでに日数がかかることがあります。PDFの請求書は、取引先が使っている請求書の発行サービスから、見慣れない差出人の名前で届くこともあり、迷惑メールの欄に入りやすくなります。請求書の受け取りの窓口を1つのアドレスにまとめ、そのアドレスを取引先に伝えておくと、見落としが減ります。

入金の確認をお願いしても返事がないとき

入金の確認のお願いを送っても返事がない場合は、1週間ほど空けて、もう一度メールを送ります。2回目のメールでは、1回目のメールを引用し、お支払いの予定日を教えてほしいとお願いします。

件名: 【再送】10月分のご請求についてのご確認（中川デザイン事務所）

株式会社みどり企画 総務部 田中 恵子 様

いつもお世話になっております。 中川デザイン事務所の中川です。

12月2日にお送りしたメールにつきまして、改めてご連絡いたしました。 10月31日付のご請求書（請求書番号 2026-10-08、金額 110,000円）のご入金を、本日時点でまだ確かめられておりません。

お手数ですが、お支払いの予定日をお知らせいただけますでしょうか。 ご請求の内容に不明な点がございましたら、ご遠慮なくお申し付けください。

中川デザイン事務所 中川 真理 電話 00-0000-0000

2回目でも返事がない場合は、電話で担当者に確かめ、それでも話が進まないときは、相手の会社の経理の窓口や、取引を取り次いだ人に相談します。やりとりが長引く場合に備えて、請求書、メール、電話で話した日時と内容を記録しておくことも大切です。

取引先からの連絡が窓口に集まるときの回し方

経理の担当者が何人かいる会社では、取引先からの請求書や、請求書についての問い合わせが、代表のアドレスや問い合わせの窓口に集まります。「この取引先にはもう催促したか」「誰が返事をするか」が分からなくなると、同じ相手に2回催促してしまったり、逆に誰も返さなかったりします。

こうした行き違いを防ぐには、取引先からの連絡の1件ごとに、担当者と状況（未対応、対応中、返信済み）を記録しておく必要があります。取引先が数社であれば、共有のスプレッドシートに取引先の名前、請求書の受け取りの状況、催促した日、担当者を書き込むだけでも十分です。件数が多い場合や、窓口のフォームから届く問い合わせも同じ場所で扱いたい場合は、問い合わせの管理に向いた道具を使う方法があります。

その1つがHalictです。公式の案内によると、届いた問い合わせの1件ごとに担当と状況を付けて管理でき、返信も同じ画面から送れます。相手が返信のメールを開いたかどうかも記録されるので、催促や回答が相手に届いているかを確かめやすくなります。料金は、メンバー1人で使うフリーのプランが0円、3人までのスタータープランが月額2,980円、10人までのチームプランが月額7,800円、30人までのビジネスプランが月額16,800円（いずれも税抜）で、どのプランもフォームの数と受け付けの件数に上限はありません。Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

使い方の例としては、取引先から請求書についての問い合わせが届いたら経理の担当を割り当て、返信を送ったら状況を「返信済み」にする流れがあります。締め日の前に「未対応」が残っていないかを確かめれば、問い合わせへの返事の抜けを防げます。

請求のやりとりが取引の信頼を左右する

フリーランスや在宅ワークの仲介を20年あまり続けてきた運営者の立場から見ると、取引が長く続く発注者と受注者には共通点があります。それは、請求と支払いのやりとりが、毎月決まった形で、遅れずに回っていることです。発注する側が締め日と送り先をはっきり伝え、受ける側が期日までに正しい請求書を送る。この当たり前の流れが崩れると、仕事の内容に問題がなくても、互いへの信頼が少しずつ削られていきます。

仲介の手数料が掛からない直接の取引では、請求と支払いの事務を当事者どうしで回す必要があります。その分、最初の発注のときに、請求書の宛名、締め日、支払日、送り先を書面やメールで取り決めておくことが、後の催促を減らすいちばんの近道です。フリーランスの側も、作業が終わったらその日のうちに請求書を作る習慣をつけると、催促を受けることはほとんどなくなります。

外部の専門家に仕事を頼む機会が多い会社であれば、どのような仕事を頼めるかを知っておくと、発注の段取りも組みやすくなります。業務の効率化やAIを使った仕組みづくりの相談先を探すなら、企業のAI導入や業務の見直しを手伝う仕事をまとめたAIコンサル・業務活用支援のお仕事が参考になります。請求や経理の流れを含めて社内の仕組みを見直したい場合は、経営の助言を専門とする国家資格の中小企業診断士に相談する方法もあります。デザインの仕事を外部に頼むときの相場は、デザイナーの年収・単価相場で確かめられます。

請求書の催促メールは、送る前に自社の見落としを確かめ、「いつまでに」「何を」「どこへ」を具体的に書き、行き違いへの配慮を添える。この3つを押さえておけば、角を立てずに用件を伝えられます。

よくある質問

Q. 請求書の催促メールはいつ送ればよいですか？

締め日の1週間前ごろに、送付のお願いとして案内を送っておくと、相手も余裕を持って準備できます。お願いした期日を過ぎても届かない場合は、翌営業日を目安に1回目の確認のメールを送ります。新しい期日は、メールを送った日から2営業日から3営業日後に設定し、その期日までに届けば支払いに間に合うことも添えると、早く動いてもらいやすくなります。

Q. 催促メールの件名に「催促」と書いてもよいですか？

1回目は「催促」という言葉を避け、「請求書ご送付のお願い」「請求書についてのご確認」のように柔らかい言葉にするのが一般的です。相手が単に忘れているだけの場合も多いため、強い言葉は関係を損ねるおそれがあります。2回目の催促では、件名の先頭に【再送】と付け、前にもお願いしたことが分かるようにします。

Q. 2回催促しても返信がない場合はどうすればよいですか？

メールが迷惑メールの欄に入っている、担当者が休んでいる、といった事情も考えられるため、電話で確かめます。電話では、メールが届いているかを確かめ、届いていなければ送り先を確かめて改めて送ります。電話で決まったことは、あとでメールにも書いて送り、記録を残しておきます。担当者が不在のときは、相手の会社の代表の窓口から請求の担当の人につないでもらいます。

Q. 請求書の記載に誤りがあった場合はどう伝えればよいですか？

どこが違うのかを番号を付けて具体的に並べ、何をどう直してほしいかが一目で分かるように書きます。宛名、金額、日付、登録番号など、確かめた箇所を挙げ、再発行してほしい期日も添えます。最後に「弊社の確認が誤っている場合は、ご指摘いただけますと幸いです」と一言加えると、相手の請求書が正しかった場合にも気まずくならずに済みます。