請求書の訂正を依頼するメールの書き方｜例文と確認事項

取引先から届いた請求書の金額や宛名に誤りを見つけたら、まず発注書や見積書、納品書と突き合わせて誤りを確かめ、どこがどう違うのかを具体的に示したうえで、訂正版の発行をお願いするメールを送ります。請求書の訂正を依頼するメールは、相手の誤りを責める文面ではなく、「こちらの認識ではこうなっていますが、ご確認いただけますか」と事実を並べて確認をお願いする文面にするのが基本です。

この記事では、訂正を依頼する前に確かめること、メールの基本の形、金額、税率、宛名、登録番号、支払期日など誤りの種類ごとの例文を紹介します。支払期日が迫っているときの対応や、インボイス制度のもとで買い手の側が修正する方法、訂正版を受け取ったあとの確認まで順に整理しました。自社が請求書を発行する側で、取引先から届く訂正の依頼や問い合わせを担当と状況を付けて返信まで管理したい場合には、フォームのサービスHalictを使う方法もあり、後半で触れます。

訂正を依頼する前に確かめること

請求書の誤りに気づいたら、すぐにメールを書き始めるのではなく、まず手元の書類と突き合わせて、本当に誤りなのかを確かめます。こちらの思い違いで訂正を依頼してしまうと、相手の手間を増やすだけでなく、信頼にも関わります。

突き合わせる書類

請求書の内容は、次の書類と照らし合わせます。

1. 見積書：単価、数量、値引き、税抜か税込かの前提
2. 発注書または注文書：発注した品目、数量、納期
3. 納品書または検収書：実際に納品された品目と数量
4. 契約書や取引の基本契約：支払条件、締め日、支払期日
5. 過去の請求書：毎月同じ取引であれば、前月の請求書との違い

見積書の段階で単価が変わっていたり、追加の発注があったりすると、請求書の金額が見積書と違っていても、誤りではないことがあります。追加の作業や仕様の変更について、社内の担当者が口頭で了承していた例もあるので、発注した部署の担当者にも確かめます。

社内で確かめること

経理の担当者が請求書を受け取った場合は、発注した部署の担当者に、金額と品目が合っているかを確かめます。発注した部署が請求書を受け取った場合は、経理の担当者に、宛名や税率の書き方が社内の決まりに合っているかを確かめます。部署をまたいで確かめることで、誤りかどうかの判断がはっきりします。

誤りの内容をメモにまとめる

確かめた結果、誤りだと分かったら、請求書番号、誤っている項目、請求書に書かれている内容、正しいと考える内容、その根拠となる書類の名前と番号をメモにまとめます。このメモがそのまま、メールの本文の中心になります。

よくある請求書の誤りの種類

請求書の誤りには、いくつかの決まった型があります。種類ごとに、確かめる点と依頼の仕方が少しずつ違います。

金額や数量、単価の誤り

いちばん多いのが、金額の誤りです。単価の入力違い、数量の数え違い、値引きの反映漏れ、追加発注分の二重計上などが原因になります。請求金額が見積書と違う場合は、どの品目のどの数字が違うのかまで特定してから依頼すると、相手は修正しやすくなります。

消費税の税率や税額の誤り

軽減税率の対象となる品目と標準税率の品目が混ざる取引では、税率の当てはめ違いが起きやすくなります。税額の端数の処理が、品目ごとか請求書全体かでも、金額が数円ずれることがあります。国税庁の案内では、インボイスの役割について次のように説明されています。

インボイスは、売手が買手に対して、正確な適用税率や消費税額等を伝えるものです。 出典: 国税庁「インボイス制度について」

税率や税額の誤りは、買い手の側の仕入税額控除の計算にも関わるため、金額の差が小さくても訂正を依頼します。

宛名や会社名の誤り

会社名の表記揺れ（株式会社の位置、略称、旧社名）や、部署名、担当者名の誤りもよくあります。社名変更や組織変更の直後は、取引先の登録情報が古いままになっていることが多く、請求書の宛名にも古い名前が残ります。社内の経理の決まりで、正式な社名でなければ受け付けないとしている会社もあるので、決まりに従って訂正を依頼します。

登録番号の記載漏れや誤り

インボイス制度のもとでは、売り手の登録番号が請求書に書かれている必要があります。登録番号の記載漏れや、数字の誤りがあると、仕入税額控除の要件を満たさなくなるおそれがあります。登録番号は、国税庁のインボイス制度適格請求書発行事業者公表サイトで、相手の会社の番号を確かめられます。

支払期日や振込先の誤り

契約で決めた支払期日と、請求書に書かれた支払期日が違う場合や、振込先の口座が以前と違う場合も確かめが必要です。特に振込先の口座が急に変わった請求書は、取引先を装った不正な請求の手口であることもあるため、メールで返信するだけでなく、普段の連絡先に電話で確かめます。

日付や対象期間の誤り

請求書の発行日や、取引の対象期間が違っていることもあります。月末締めの取引で、前月分の作業が今月分に入っていたり、その逆だったりすると、会計の計上の月がずれるため、訂正をお願いします。

訂正依頼メールの基本の形

請求書の訂正を依頼するメールは、次の順番で書くと、相手が内容をすぐに理解できます。

1. 件名：請求書の確認と訂正のお願いであることと、請求書番号
2. 宛名と書き出し
3. 請求書を受け取ったお礼
4. 誤りの内容（請求書番号、項目、請求書の記載、正しいと考える内容）
5. 根拠となる書類
6. 訂正版の発行のお願い
7. こちらの認識が違う場合の確認のお願い
8. 支払いの予定や、いつまでに訂正版が欲しいか
9. 結びと署名

件名の付け方

件名は「請求書の金額確認と訂正のお願い（請求書番号1234）」のように、用件と請求書番号を入れます。取引先は複数の会社と取引しているので、請求書番号があれば、どの請求書のことかがすぐに分かります。件名に「【至急】」と付けるのは、支払期日が迫っている場合だけにします。

書き方で気をつけること

訂正を依頼するときは、「間違っています」と断定せず、「相違がございました」「こちらの認識では」と、確認をお願いする形で書きます。相手の側に正しい理由がある可能性もあるからです。誤りの内容は、文章の中に埋め込むより、「請求書記載額」「見積書記載額」「差額」のように項目を分けて書くと、読み違いが起きません。

文化庁の「敬語の指針」では、敬語は相手との関係や場面に応じて使い分けるものとされています。訂正の依頼では、相手を責めない丁寧さと、内容の正確さの両方が求められるので、敬語を重ねすぎて文が長くなるより、短い文で事実を並べるほうが伝わります。

例文1　請求金額が見積書と違うとき

件名：請求書の金額確認と訂正のお願い（請求書番号1234）

株式会社○○
経理部　□□様

いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の山田でございます。

10月分の請求書（請求書番号1234）をお送りいただき、
ありがとうございました。

内容を確認いたしましたところ、
見積書（見積書番号5678）の金額と相違がございました。

請求書記載額：165,000円（税込）
見積書記載額：154,000円（税込）
差額：11,000円

弊社の認識では、見積書に記載の154,000円が正しい金額と考えております。
恐れ入りますが、内容をご確認のうえ、
正しい金額の請求書を再発行いただけますでしょうか。

追加のご対応などで金額が変わっている場合は、
お手数ですが、その内訳をお知らせいただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

株式会社△△　総務部
山田太郎

見積書と請求書で税抜と税込の表記が混ざっている場合は、差額が消費税の分だけのこともあります。依頼の前に、どちらも同じ基準の金額で比べているかを確かめておきます。値引きが見積書の段階では合計から一括で引かれ、請求書では品目ごとに引かれているといった、計算の順番の違いで数円から数十円のずれが出ることもあります。こうしたずれは、誤りかどうかの判断が難しいので、相手に計算の方法を尋ねる形で確認します。

金額が違う場合は、「追加の対応で金額が変わっている場合は内訳を教えてください」と一文入れておくと、相手が「実は追加の作業がありました」と説明しやすくなります。こちらの把握していない追加の発注が社内であった場合にも、気まずくならずに済みます。

例文2　消費税の税率や税額が違うとき

件名：請求書の消費税額の確認と訂正のお願い（請求書番号1234）

株式会社○○
□□様

いつもお世話になっております。
株式会社△△の山田です。

請求書番号1234を確認いたしましたところ、
「○○（食品）」の消費税率が10％で計算されておりました。

弊社では、当該品目は軽減税率8％の対象と認識しております。

恐れ入りますが、税率と税額をご確認いただき、
記載に誤りがある場合は、訂正版をご発行いただけますでしょうか。

弊社の認識に誤りがございましたら、
根拠とあわせてご教示いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

株式会社△△　経理部
山田太郎

税率の誤りを指摘するときは、こちらが判断の根拠にしている点（その品目が食品であること、契約の内容など）を一言添えます。相手の側で品目の登録が違っているだけのことも多いので、確認をお願いする形にとどめます。

例文3　宛名や会社名が違うとき

件名：請求書の宛名訂正のお願い（請求書番号1234）

株式会社○○
□□様

いつもお世話になっております。
株式会社△△の山田です。

請求書番号1234をお送りいただき、ありがとうございました。

宛名が旧社名の「△△商事株式会社」となっておりましたが、
弊社は本年7月1日付で「株式会社△△」に社名を変更しております。
社名変更のお知らせが行き届いておらず、申し訳ございません。

お手数をおかけしますが、
宛名を「株式会社△△」としたうえで、
請求書を再発行いただけますでしょうか。

今後のご請求につきましても、
新しい社名でお願いできますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

株式会社△△　経理部
山田太郎

社名変更や部署名の変更が原因の場合は、こちらの連絡が行き届いていなかった可能性もあるので、お詫びの一言を添えると角が立ちません。今後の請求書の宛名もあわせて伝えておくと、翌月以降に同じ誤りが起きません。

例文4　登録番号の記載が漏れているとき

件名：請求書への登録番号のご記載のお願い（請求書番号1234）

株式会社○○
□□様

いつもお世話になっております。
株式会社△△の山田です。

10月分の請求書（請求書番号1234）を拝受いたしました。

恐れ入りますが、請求書に適格請求書発行事業者の登録番号の
記載がございませんでした。
弊社では、仕入税額控除の手続きのため、
登録番号の記載された請求書を保存する必要がございます。

お手数をおかけいたしますが、
登録番号をご記載のうえ、請求書を再発行いただけますでしょうか。

何卒よろしくお願いいたします。

株式会社△△　経理部
山田太郎

登録番号の記載漏れを指摘するときは、なぜ必要なのかを一言添えます。取引先が個人の事業者で、インボイス発行事業者の登録をしていない場合もあるため、登録をしていないのか、記載を忘れただけなのかを確かめるつもりで書きます。登録をしていない相手であれば、訂正版を求めても登録番号は記載できないので、社内の経理の担当者と取り扱いを相談します。

例文5　支払期日が迫っているとき

件名：【至急】請求書の金額確認のお願い（請求書番号1234）

株式会社○○
□□様

いつもお世話になっております。
株式会社△△の山田です。

請求書番号1234につきまして、
数量に相違があるようでしたのでご連絡いたしました。

請求書記載：50個
納品書記載：45個

お支払期日が今月25日と迫っておりますので、
恐れ入りますが、20日までに内容をご確認いただき、
訂正が必要な場合は訂正版をお送りいただけますでしょうか。

20日までのご対応が難しい場合は、
お支払いの時期についてご相談させてください。

何卒よろしくお願いいたします。

株式会社△△　経理部
山田太郎
電話：03-0000-0000

支払期日が迫っている場合は、いつまでに訂正版が欲しいのかを、日付で示します。期日までに訂正が間に合わない場合の扱い（正しい金額で先に支払う、訂正版を待って支払いを遅らせる）は、社内の経理の決まりや契約によって異なるので、事前に社内で確かめてから相手に相談します。支払いを遅らせる場合は、必ず相手の了承を得ます。

同じ請求が2回届いたときと、請求が漏れていたとき

二重に請求されているとき

同じ作業や同じ品目の請求が、2枚の請求書に分かれて届くことや、前月の請求書に含まれていた分が今月の請求書にも入っていることがあります。二重の請求に気づかずに両方を支払ってしまうと、返金の手続きに双方の手間がかかります。

二重の請求に気づいたら、2枚の請求書の番号と、重なっている品目と金額を示して確認をお願いします。「10月分の請求書（請求書番号1234）と11月分の請求書（請求書番号1301）の両方に、○○の作業費30,000円が記載されているようです。11月分の請求書から該当の金額を除いたものを、再発行いただけますでしょうか。」のように、どちらの請求書を直してほしいかまで書くと、相手は迷わずに直せます。

すでに二重に支払ってしまった場合は、返金してもらうか、翌月の請求から差し引いてもらうかを相談します。どちらにするかは、社内の経理の決まりに従い、相手との合意をメールで残しておきます。

請求が漏れているとき

反対に、受け取ったはずの作業や品物の請求が、請求書に入っていないこともあります。請求の漏れは、こちらが支払う金額が少なくなるので、気づかないふりをしたくなるかもしれませんが、後になって相手が気づくと、まとめて請求されて予算の計画が崩れることもあります。

請求の漏れに気づいたら、「9月にご対応いただいた追加の作業について、請求書に記載がないようでしたので、念のためご連絡いたしました。」と、確認をお願いする形で伝えます。相手から感謝されることが多く、取引の信頼が深まるきっかけにもなります。

訂正を依頼したのに返事がないとき

訂正の依頼を送ってから数日たっても返事がない場合は、相手がメールを見落としているか、社内で確認に時間がかかっている可能性があります。

催促の前に確かめること

まず、送ったメールの宛先が正しいか、相手の迷惑メールのフォルダに入っていないかを考えます。請求書を送ってきたアドレスが、送信専用のアドレスや、請求書の発行の仕組みから自動で送られたアドレスであることもあります。その場合は、返信しても担当者に届かないので、営業の担当者や、契約書に書かれた連絡先に送り直します。

催促のメールの書き方

催促のメールは、前に送ったメールを引用して、「先日ご連絡いたしました請求書の件につきまして、その後の状況をお知らせいただけますでしょうか。」と、状況を尋ねる形で書きます。「まだですか」と急かす書き方は避け、支払期日が近い場合は、その日付を改めて示します。

返事を待つ期間の目安は、支払期日までの日数によって変わります。支払期日まで2週間以上あれば3営業日ほど、1週間を切っていれば翌営業日には一度確かめます。電話で一言伝えると、メールより早く対応してもらえることが多くなります。

相手との関係に合わせた書き方の違い

訂正を依頼するメールの基本の形は同じですが、相手との関係によって、言葉の選び方を少し変えます。

初めての取引先

初めて取引する相手には、改まった敬語で、事実を丁寧に示します。最初の請求書で誤りがあった場合は、相手の会社の請求書の作り方に慣れていないこともあるので、宛名や締め日、支払期日といった、こちらの会社の決まりもあわせて伝えておくと、2回目以降の誤りを防げます。

長く付き合いのある取引先

長く付き合いのある相手であれば、もう少しやわらかい書き方で構いません。「いつもありがとうございます。今月分の請求書で1点確認させてください。」と書き出し、要点を短く伝えます。ただし、金額や品目といった事実の部分は、関係が近くても省略せずに書きます。

フリーランスの個人の事業者

フリーランスの個人に仕事を依頼している場合、相手は請求書の作成に慣れていないこともあります。誤りを指摘するときは、責める印象を与えないように気をつけ、こちらの会社で必要な記載事項（宛名の書き方、登録番号の有無、源泉徴収の扱いなど）を一覧にして伝えると、相手も次から迷わずに済みます。個人の事業者にとっては、訂正の依頼で入金が遅れることが生活に直結するため、支払いの予定もあわせて伝えると安心してもらえます。

訂正依頼で避けたい書き方

訂正の依頼のメールで、相手との関係を損ないやすい書き方があります。

誤りを断定する

「金額が間違っています」「請求書が誤っています」と断定すると、相手の側に正しい理由があった場合に、気まずくなります。「相違がございました」「こちらの認識では」と、確認をお願いする形にします。

誤りの内容をぼかす

「請求書の内容に不備があるようです」とだけ書くと、相手はどこを直せばよいのかが分からず、確認のためのやり取りが増えます。どの項目のどの数字が、どう違うのかを具体的に書きます。

複数の誤りを何度にも分けて送る

1枚の請求書に複数の誤りがあった場合は、1通のメールにまとめて伝えます。1つ見つけるたびにメールを送ると、相手は訂正版を何度も作り直すことになります。依頼の前に請求書全体を確かめ、誤りをすべて洗い出してから送ります。

社内の事情だけを理由にする

「社内の決まりで受け付けられません」とだけ書くと、相手は納得しにくくなります。社内の決まりが理由の場合も、「仕入税額控除の手続きのため」「監査で正式な社名が必要となるため」と、その決まりがある理由を一言添えます。

メールだけでなく電話も使う場面

訂正の依頼は、記録が残るメールで送るのが基本ですが、電話を併用したほうがよい場面もあります。

振込先の口座が変わっているとき

請求書の振込先が以前と違う場合は、メールへの返信ではなく、普段使っている電話番号に電話して、口座の変更が本当かを確かめます。請求書に書かれた電話番号ではなく、以前から登録している番号にかけることが大切です。取引先を装った請求書で振込先を変えさせる手口は、会社の規模に関係なく起きています。

支払期日の直前に誤りに気づいたとき

支払期日まで数日しかない場合は、メールを送ったあとに電話で一言伝えておくと、相手がメールを見落とすことを防げます。電話では「先ほどメールをお送りしましたが、請求書の件で確認をお願いしたく」と用件だけを伝え、詳しい内容はメールを見てもらいます。

何度も同じ誤りが続くとき

毎月同じ誤りが続く場合は、相手の会社の請求の仕組みに原因があることが多いので、担当者と電話や打ち合わせで話して、原因を一緒に確かめます。メールで毎回訂正を依頼するより、元の登録情報を直してもらうほうが、両方の手間が減ります。

インボイス制度のもとで、買い手の側で修正する方法

インボイス制度のもとでは、交付したインボイスに誤りがあった場合、売り手が修正したインボイスを交付し直すのが基本の流れです。一方で、国税庁の「インボイス記載事項チェックシート」では、買い手の側が誤りや不足を取引先と共有して確認を受けることで、自ら修正することもできると説明されています。

同じチェックシートでは、修正した請求書に「修正事項●月●日先方確認済み」といった文言を書いておけば、確認を受けたことを明らかにできると案内されています（国税庁「インボイス記載事項チェックシート」）。

この方法を使う場合も、相手に修正の内容を伝え、了承を得たという記録を残すことが前提です。メールで「次の点を弊社で修正のうえ保存いたします。内容にお間違いがなければ、ご確認のご返信をいただけますでしょうか」と送り、相手からの了承の返信を保存しておきます。どちらの方法をとるかは、社内の経理の決まりや、顧問の税理士の方針に従います。

訂正版を受け取ったあとの確認

訂正版の請求書が届いたら、依頼した箇所が直っているかだけでなく、ほかの箇所が変わっていないかも確かめます。

確かめる点

• 依頼した項目が正しく直っているか
• 請求書番号が新しくなっているか、元の番号に「訂正」などの表示があるか
• 合計金額と税額が、直した内容と合っているか
• 宛名、登録番号、振込先、支払期日に変わりがないか

誤った請求書の扱い

誤った請求書は、相手から破棄を依頼されることが多いですが、社内の決まりで、誤った請求書も訂正の経緯として保存しておく会社もあります。破棄するか保存するかは、経理の担当者の判断に従います。誤った請求書と訂正版を間違えて両方処理してしまうと、二重払いの原因になるので、誤った請求書には「無効」「訂正版受領済み」などの印を付けて区別します。

受け取りのお礼

訂正版が届いたら、「訂正版の請求書を拝受いたしました。迅速にご対応いただき、ありがとうございました。」と短いお礼を返します。訂正の依頼をしたあとに何も返さないと、相手は訂正版が受け取られたかどうかが分からないままになります。

自社が訂正の依頼を受けたときの返し方

反対に、自社が発行した請求書について、取引先から訂正の依頼を受けることもあります。その場合は、まず依頼を受け取ったことと確認を始めることを伝え、内容を確かめたうえで訂正版を送ります。

訂正版を送るメールでは、件名に「【訂正版】」と入れ、誤った金額と正しい金額を並べて示し、お詫びの一文と、先に送った請求書を破棄してもらうお願いを添えます。誤りの原因が分かっている場合は、「単価の入力に誤りがございました」と簡潔に説明し、再発を防ぐための対応を一言書くと、相手は安心します。

依頼を受けたときの最初の返信

訂正の依頼を受けたら、確認に時間がかかりそうな場合でも、まず受け取ったことだけは当日中に返します。「ご連絡いただきありがとうございます。請求書番号1234の金額につきまして、社内で確認のうえ、明日中にご回答いたします。」と、いつまでに回答するかを書いておくと、相手は支払いの段取りを立てやすくなります。

確認の結果、こちらの請求が正しかった場合も、相手の確認に感謝したうえで、根拠を示して説明します。「ご確認いただきありがとうございます。10月15日にご依頼いただいた追加の作業分として、11,000円を含めております。作業の内容は添付の報告書のとおりです。」のように、追加の発注のメールや作業の報告書を添えると、相手も社内で説明しやすくなります。相手の勘違いだったとしても、「ご指摘ありがとうございます」と受け止め、相手が気まずくならないように返すことが、次の取引につながります。

依頼や問い合わせが多い会社の場合

取引先の数が多い会社では、請求書についての訂正の依頼や問い合わせが、経理の担当者の個人のアドレスや営業の担当者宛てなど、いろいろな窓口に届きます。誰が対応しているのか、訂正版を送ったのかが分からなくなると、同じ依頼に二人が対応したり、返信が漏れたりします。

小さな会社であれば、共有の受信箱を決め、表計算のシートで依頼ごとに担当者と状況を記録するだけでも、漏れはかなり防げます。依頼の件数が多い場合は、取引先からの訂正の依頼や問い合わせをフォームで受け付け、届いた1件ごとに担当と状況を付けて、返信まで同じ画面で済ませられるHalictも候補になります。公式ページによると、Halictは届いた1件ごとに担当と状況が残り、返信も同じ画面から送れて、開封まで記録されるフォームのサービスです。フリープランは0円でメンバー1人まで使え、フォームの数と回答の数は無制限です。経理と営業など複数人で対応する場合は、3人まで使えるスタータープランが月額2,980円（税抜）です。

Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

月に数件の依頼であれば、メールと表計算のシートで十分に回せます。依頼の件数や対応する人数が増えたときに、仕組みを見直すとよいでしょう。

受け取った請求書を確かめる手順を社内で決めておく

請求書の誤りに早く気づけるかどうかは、受け取った請求書をどう確かめるかで決まります。担当者の注意力に頼るより、確かめる手順を社内で決めておくほうが、見落としが減ります。

受け取ったらその日のうちに開く

請求書は、月末や月初にまとめて届くことが多く、後回しにしがちです。しかし、支払期日の直前に誤りに気づくと、訂正を依頼しても間に合わないことがあります。届いたらその日のうちに開き、少なくとも宛名、合計金額、支払期日の3点だけは確かめる、と決めておくと、大きな誤りは早く見つけられます。

確かめる人と承認する人を分ける

請求書の内容を確かめる人と、支払いを承認する人を分けておくと、1人の見落としを別の人が拾えます。小さな会社で担当者が1人しかいない場合も、金額の大きい請求書だけは、代表者や上司にも目を通してもらう、という決まりを作っておくと安心です。

確かめた記録を残す

確かめた請求書には、確かめた日と確かめた人の名前を書き残します。紙の請求書なら余白に、電子の請求書なら管理している表計算のシートに記録します。訂正を依頼した場合は、依頼した日、依頼した内容、訂正版を受け取った日もあわせて記録しておくと、あとで経緯を確かめるときに役立ちます。

電子で届く請求書の扱い

最近は、請求書がPDFのファイルや、請求書の発行の仕組みから届くリンクで送られてくることが増えています。電子で届いた請求書は、ファイル名に取引先の名前と請求の月を付けて、決まったフォルダに保存しておくと、訂正版が届いたときに取り違えを防げます。訂正版のファイル名には「訂正版」と付け、誤った請求書のファイルと並べて保存するか、別のフォルダに移すかを社内で決めておきます。

電子の請求書の保存の方法には、税の法令で決められた要件があります。保存の方法に迷う場合は、顧問の税理士や、国税庁の案内で確かめておきます。

請求書の誤りを減らすために、発注の段階でできること

訂正の依頼は、送る側にも受ける側にも手間がかかります。請求書の誤りを減らすには、発注の段階で、請求書に関わる情報を取引先とそろえておくことが役に立ちます。

発注書に請求の条件を書く

発注書や注文書に、請求書の宛名、締め日、支払期日、請求書の送り先を明記しておくと、取引先はその情報をもとに請求書を作れます。特に、部署ごとに請求書の宛先が違う会社では、発注書に「請求書の宛名：株式会社△△　経理部」と書いておくと、宛名の誤りが減ります。

追加の発注は書面で残す

作業の途中で追加の依頼をした場合は、口頭だけで済ませず、メールなどで金額と内容を残しておきます。追加の発注の記録がないと、請求書に追加分が含まれていたときに、誤りなのか正しい請求なのかを判断できません。

社名や口座の変更は早めに知らせる

自社の社名や部署名、住所が変わったときは、取引先に早めに知らせます。変更のお知らせを送ったあと、最初の請求書が届いたときに、新しい情報になっているかを確かめると、誤りを早く見つけられます。

運営者として見てきた、請求の行き違いと取引の信頼

2004年から在宅ワークとフリーランスの仲介を続けてきた運営者として見てきた限りでは、請求書の行き違いは、取引の規模に関係なく起きます。特に、会社とフリーランスの個人との取引では、見積もりの段階で作業の範囲があいまいなまま始まり、追加の作業をしたかどうかで請求額の認識がずれることがあります。

そうした行き違いがあったときに、責める言葉を使わず、根拠となる書類を示して確認をお願いできる人は、相手からも信頼されます。訂正の依頼のメールは、相手の誤りを指摘するための文書であると同時に、取引を続けていくための確認の文書でもあります。

フリーランスとして働く側も、請求書の作り方と訂正の受け方を知っておくと、取引先とのやり取りがなめらかになります。デザインの仕事を業務委託で受けている人は、デザイナーの年収・単価相場で、請求の前提となる単価の相場を確かめておくと、見積もりの段階で行き違いを減らせます。業務の中でAIの道具を使った経理や事務の効率化を進めてきた人なら、その経験を外部の会社に提供するAIコンサル・業務活用支援のお仕事のような働き方もあります。

経理や会計の知識を活かして、企業の経営全般に関わる相談を受けたい人には、国家資格の中小企業診断士の内容と取り方が参考になります。請求や受発注の仕組みを作る側に関わりたい人は、アプリケーション開発のお仕事で、在宅で受けられる開発の仕事の種類を確かめられます。

請求書の訂正を依頼するときは、書類と突き合わせて誤りを確かめ、項目を分けて事実を示し、確認をお願いする形で書くこと。それが、相手との信頼を損なわずに訂正を進めるための基本です。

よくある質問

Q. 請求書の訂正は電話とメールのどちらで依頼すべきですか？

記録が残るメールで依頼するのが基本です。請求書番号、誤っている項目、正しいと考える内容を文字で残しておけば、相手も社内で確認しやすくなります。支払期日が迫っている場合や、振込先が変わっていて不正の疑いがある場合は、メールに加えて、以前から登録している番号に電話して確かめます。

Q. 誤りがわずか数円の場合も訂正を依頼すべきですか？

消費税額の端数のずれなど、金額の差が小さくても、税額の誤りは仕入税額控除の計算に関わるため、社内の決まりに従って確認します。端数の処理方法の違いで生じたずれは誤りではない場合もあるので、相手の計算方法を確かめてから、訂正が必要かどうかを経理の担当者と判断します。

Q. 訂正版が届くまで支払いを待ってもよいですか？

支払期日までに訂正版が届かない場合の扱いは、契約や社内の決まりによって異なります。支払いを遅らせる場合は、必ず相手の了承を得てから遅らせます。正しい金額が分かっている場合は、正しい金額で期日どおりに支払い、訂正版はあとで受け取る形を相手と相談することもあります。

Q. 誤った請求書は破棄してよいですか？

相手から破棄を依頼されることが多いですが、社内の決まりで訂正の経緯として保存する会社もあります。経理の担当者の判断に従います。保存する場合は、誤った請求書に「無効」「訂正版受領済み」などの印を付けて、訂正版と取り違えて二重に支払うことがないように区別しておきます。