領収書を提出するメールの書き方｜経理への例文

Q: Q. 領収書提出メールの件名はどう書けばよいですか？

「【経費精算】10月分の領収書の提出／営業部 田中」のように、何月分か、経費精算であること、部署と氏名を入れます。最初に【経費精算】のような目印を付けると、経理の担当者が検索やまとめての処理をしやすくなります。社内で件名の形式が決められている場合は、その形式に合わせます。

2026年6月3日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓領収書提出メールの書き方を
✓フリーランスが立て替えた経費の請求
✓お客様への送付など場面別の例文で紹介します

出張や打ち合わせで立て替えた費用の領収書を、経理に送らなければならない。けれど、メールにどこまで書けばよいのか、添付だけで済ませてよいのか、締め日を過ぎてしまったらどう伝えればよいのかで手が止まる人は少なくありません。

結論から言うと、領収書を提出するメールは、何の費用か、いくらか、いつ使ったか、何枚あるかを本文に書き、添付ファイルの名前でも中身が分かるようにして、経理の担当者が本文と添付を見比べるだけで処理できる形にするのが基本です。この記事では、経理に提出するときの例文を中心に、締め日を過ぎた場合、領収書をなくした場合、フリーランスが取引先に立て替えた経費を請求する場合、お客様に領収書を送る場合の例文まで順に紹介します。お客様から領収書の再発行や宛名の変更の依頼が届く側に立ったとき、1件ごとに担当と状況を付けて返信まで回したい場合は、Halictのような受付の道具を使う方法もあります。

領収書提出メールが使われる場面

領収書とは、お金を受け取った側が、支払った側に渡す「確かに受け取りました」という証明の書類のことです。会社では、社員が仕事のために立て替えた費用を会社から払い戻してもらうときに、この領収書を経理に提出します。この払い戻しの手続きを、経費精算と呼びます。

領収書をメールで送る場面は、大きく分けて次のとおりです。

場面	送る人	受け取る人
経費精算のための提出	社員	社内の経理
締め日を過ぎた提出	社員	社内の経理
立て替えた経費の請求	フリーランス、外注先	取引先の担当者
支払いを受けたお客様への送付	店や会社	お客様
再発行や宛名の訂正の依頼への返信	店や会社	お客様

この記事の中心は、いちばん多い「経理への提出」です。経費精算の決まりは会社ごとに違い、専用の精算の仕組みに入力する会社もあれば、紙の領収書を封筒で提出する会社もあります。メールで送る場合も、写真やPDFを添付するだけでよいのか、紙の原本も後で提出するのかは、会社の規程によって変わります。規程とは、会社が定めた手続きの決まりのことです。

そのため、初めて経費精算をするときは、まず社内の規程を確かめることが大切です。規程が見つからない場合は、経理の担当者に「領収書はメールで提出してよいでしょうか。原本も提出が必要でしょうか」と聞いておけば、後でやり直しになることを防げます。

経理に提出するときに書くこと

経理の担当者は、毎月の締め日の前後に、社内のたくさんの人から領収書を受け取ります。1通ずつ添付を開いて、何の費用なのかを読み取るのは手間がかかります。本文で要点が分かるようにしておけば、担当者は確認がしやすくなり、払い戻しも早く進みます。

本文に書くことは、次のとおりです。

宛名：経理の担当者の名前か、「経理部ご担当者様」
名乗り：部署と氏名
用件：何月分の経費精算の領収書を提出すること
内訳：日付、支払先、金額、用途を1行ずつ
合計：枚数と合計の金額
添付ファイルの説明：ファイルの数と名前
原本の扱い：原本を別に提出するかどうか
結び：確認のお願い

いちばん大切なのは、4の「内訳」です。日付、支払先、金額、用途の4つがそろっていれば、経理の担当者は領収書の画像と見比べるだけで、正しい費用かどうかを確かめられます。用途は「交通費」だけでなく、「〇〇社への訪問の交通費」のように、仕事との関係が分かるように書きます。

会社によっては、打ち合わせの飲食代について、誰と何人で会ったのかを書くよう決めていることがあります。これは、仕事のための支出かどうかを後で説明できるようにするためです。規程にそうした決まりがある場合は、本文の内訳に相手の会社名と人数も書き添えます。

件名の例

件名は、経理の担当者が受信トレイで一目で分かるように、「何月分」「経費精算」「氏名」を入れます。

【経費精算】10月分の領収書の提出／営業部田中
10月分の交通費の領収書を提出します／営業部田中
【再提出】10月分の経費精算の領収書／営業部田中
【締め日後の提出】10月分の領収書について／営業部田中
立替経費の領収書の送付（10月分）／田中デザイン事務所

件名の最初に【経費精算】のような目印を付けると、経理の担当者がメールを検索したり、まとめて処理したりしやすくなります。社内で件名の書き方が決められている場合は、その形式に合わせます。

費目の書き方

経費精算では、立て替えた費用がどの種類の費用なのかを書くよう求められることがあります。この費用の種類を、費目と呼びます。費目は、会社の帳簿で使う区分（勘定科目）に合わせて決められていることが多く、会社によって呼び方が少しずつ違います。よく使われる費目と、その例をまとめます。

費目	主な例	本文に添えるとよいこと
旅費交通費	電車、バス、タクシー、出張の宿泊	訪問先、出発地と到着地
会議費	打ち合わせの飲み物や軽食	相手の会社名、人数
交際費	取引先との会食、贈り物	相手の会社名、人数、目的
消耗品費	文房具、事務用品、小さな備品	何に使うか
通信費	切手、宅配便、通信の料金	送った相手、送った物
新聞図書費	仕事で使う本や雑誌	本の名前、使う目的

会議費と交際費のように、似ているけれど扱いが違う費目もあります。どちらにあたるかは、会社の規程や経理の判断で決まります。迷う場合は、本文に「会議費か交際費か分からなかったため、ご判断をお願いします」と書いておけば、経理の担当者が正しい費目で処理してくれます。自分で判断して間違った費目で出すより、確認を頼むほうが、結果的に手間が少なくなります。

交通費のように、領収書が出ない費用もあります。電車やバスを交通系のICカードで乗った場合は、紙の領収書をもらえないことが多いため、会社によっては乗った区間と金額を一覧にして提出するよう決めています。ICカードの利用の履歴を印刷できる券売機もあるため、規程に沿って記録をそろえておきます。

領収書とレシートの違い

お店で受け取る書類には、手書きや専用の用紙で発行される領収書と、レジから出てくるレシートがあります。どちらも、お金を受け取ったことを示す書類であることに変わりはありません。国税庁の説明でも、「受取書」「領収証」「レシート」などは、金銭の受取書にあたるとされています。

経費精算で違いが出るのは、書かれている内容です。

項目	領収書	レシート
宛名	書いてもらえる	書かれていないことが多い
但し書き	書いてもらえる	書かれていない
品名の内訳	書かれていないことが多い	1品ずつ書かれている
発行の手間	お店に頼む必要がある	自動で出てくる

会社によっては、宛名のないレシートでも精算を認めるところもあれば、宛名の入った領収書を求めるところもあります。レシートには品名が1品ずつ書かれているため、何を買ったのかが分かりやすいという利点があります。どちらを提出すればよいかは、社内の規程に従います。規程で決められていない場合は、レシートと領収書の両方をもらっておくと、どちらを求められても対応できます。

インボイス制度と領収書の確認

2023年10月1日から、消費税のインボイス制度が始まりました。インボイスとは、売り手が買い手に対して、正しい消費税の額などを伝えるための書類のことで、登録を受けた事業者には登録番号が割り当てられています。制度の内容は、国税庁のインボイス制度についてのページで案内されています。

経費精算の場面では、経理の担当者が、提出された領収書やレシートに登録番号が書かれているかどうかを確かめることがあります。社員の立場では、登録番号の有無を自分で判断する必要はありませんが、お店で受け取った領収書に登録番号が書かれていない場合、経理から質問を受けることがあります。

フリーランスとして取引先に立替経費を請求する場合は、自分が発行する請求書と、立て替えた先から受け取った領収書の両方が、取引先の経理で確かめられます。自分がインボイスの登録をしているかどうかで請求書の書き方が変わるため、取引を始めるときに取引先へ伝えておくと、経理の確認がなめらかに進みます。

例文1　経理に経費精算の領収書を提出する

月末の締め日の前に、その月に立て替えた費用の領収書をまとめて提出するときの例文です。

件名：【経費精算】10月分の領収書の提出／営業部 田中

経理部 佐藤様

お疲れさまです。営業部の田中です。
10月分の経費精算の領収書を提出いたします。

■内訳
10月6日　JR東日本　1,320円　〇〇社への訪問の交通費
10月15日　△△カフェ　2,640円　□□社との打ち合わせ（2名）
10月22日　□□文具店　3,080円　展示会で使う事務用品

合計：3枚　7,040円

■添付ファイル
20261006_交通費_1320円.pdf
20261015_会議費_2640円.pdf
20261022_消耗品費_3080円.pdf

紙の原本は、本日中に経理部の提出箱に入れておきます。
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

営業部 田中 一郎
内線：1234

内訳を表の形にしておくと、経理の担当者は添付の領収書と1行ずつ見比べられます。合計の金額を書いておけば、計算の間違いにも気づきやすくなります。

「紙の原本は、本日中に提出箱に入れておきます」の一文は、原本の扱いを担当者に伝えるためのものです。原本の提出が要らない会社であれば、この一文は省きます。原本が要るのか要らないのかが分からない場合は、「原本の提出が必要でしたらお知らせください」と書いておくと、担当者が返事をしやすくなります。

例文2　締め日を過ぎてから提出する

締め日に間に合わなかった領収書を、遅れて提出するときの例文です。まず遅れたことをおわびし、そのうえで今月の処理に含めてもらえるかどうかを尋ねます。

件名：【締め日後の提出】10月分の領収書について／営業部 田中

経理部 佐藤様

お疲れさまです。営業部の田中です。
10月分の経費精算の領収書を、締め日を過ぎてからの
提出となってしまい、申し訳ございません。

■内訳
10月28日　〇〇タクシー　2,860円　□□社への訪問の交通費

合計：1枚　2,860円

10月分の処理に含めていただくことが難しい場合は、
11月分として扱っていただければ幸いです。
今後は締め日までに提出するよう気をつけます。

お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。

営業部 田中 一郎
内線：1234

締め日を過ぎた領収書の扱いは、会社によって違います。翌月分としてまとめて処理する会社もあれば、期限を過ぎたものは精算できないと決めている会社もあります。「今月分にしてください」と押しつけるのではなく、「難しければ翌月分で構いません」と担当者の判断に任せる書き方にすると、角が立ちません。

締め日に間に合わないことが前もって分かっている場合は、締め日の前に「〇日に出張の領収書が届く予定のため、提出が数日遅れます」と一言伝えておくと、担当者は予定を立てやすくなります。

例文3　領収書をなくしたことを相談する

立て替えた費用の領収書をなくしてしまったときに、経理に相談する例文です。代わりにどの書類を出せばよいかは会社の規程で決まっているため、自分で判断せず、担当者に確かめます。

件名：10月分の領収書の紛失についてご相談／営業部 田中

経理部 佐藤様

お疲れさまです。営業部の田中です。
10月20日に立て替えた□□社との打ち合わせの飲食代について、
領収書をなくしてしまいました。申し訳ございません。

■費用の内容
日付：10月20日
支払先：△△レストラン
金額：5,500円
用途：□□社との打ち合わせ（3名）
支払方法：会社のクレジットカード

クレジットカードの利用明細と、お店の予約の確認メールは
手元にございます。
代わりにどの書類を提出すればよいか、
ご指示いただけますでしょうか。

ご面倒をおかけし、申し訳ございません。
よろしくお願いいたします。

営業部 田中 一郎
内線：1234

領収書をなくしたときに、代わりの書類で精算を認めるかどうか、どの書類を求めるかは、会社によって違います。カードの利用明細や、支払った事実が分かるメールなど、手元にある記録をすべて伝えたうえで、担当者の指示を待ちます。お店に領収書の再発行を頼めるかどうかも、確かめてみる価値があります。

例文4　フリーランスが立て替えた経費を取引先に請求する

フリーランスや外注先として仕事を受けていると、取材の交通費や撮影の材料費などを、取引先に代わって立て替えることがあります。契約で「経費は実費で請求できる」と決めている場合は、請求書と一緒に領収書を送ります。

件名：立替経費の領収書の送付（10月分）／田中デザイン事務所

株式会社□□
広報部 鈴木 花子 様

いつも大変お世話になっております。
田中デザイン事務所の田中です。

10月の撮影の際に立て替えた経費について、
請求書と領収書をお送りいたします。

■立替経費の内訳
10月9日　〇〇交通　1,980円　撮影場所への交通費
10月9日　□□商店　4,400円　撮影で使う小道具

合計：6,380円

■添付ファイル
請求書_202610_田中デザイン事務所.pdf
領収書_20261009_交通費.pdf
領収書_20261009_小道具.pdf

紙の領収書の原本が必要な場合は、郵送いたしますので
お知らせください。
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

田中デザイン事務所
田中 一郎
電話：090-0000-0000
メール：[email protected]

立替経費の請求は、事前に取引先と取り決めておくことが前提です。契約や発注の段階で決めていない費用を後から請求すると、取引先の社内で予算の承認が取れず、支払ってもらえないことがあります。仕事を受ける前に、「交通費や材料費は実費で請求してよいでしょうか。上限はありますか」と確かめておくと、後で揉めずに済みます。

例文5　お客様に領収書を送る

商品やサービスの代金を受け取った側が、お客様に領収書を送るときの例文です。お客様から「領収書をメールでほしい」と頼まれたときにも使えます。

件名：領収書の送付／株式会社△△

株式会社□□
総務部 高橋 美咲 様

いつもお世話になっております。
株式会社△△の山田でございます。

このたびはご入金いただき、誠にありがとうございました。
11月16日（月）にお支払いいただいた代金の領収書を、
PDFにて添付いたします。

■領収書の内容
宛名：株式会社□□ 様
金額：33,000円（税込）
但し書き：撮影代として
発行日：2026年11月17日

宛名や但し書きに変更が必要な場合は、
お手数ですがこのメールにご返信ください。
今後とも、よろしくお願いいたします。

株式会社△△
営業部 山田 太郎
電話：03-0000-0000

但し書きとは、何の代金として受け取ったのかを書く欄のことです。宛名や但し書きは、お客様の社内の経費精算で確かめられる大事な項目です。本文にも内容を書いておけば、お客様は添付を開く前に、間違いがないかを確かめられます。

添付ファイルの付け方

領収書をメールで提出するときは、本文だけでなく添付ファイルの付け方でも、受け取る人の手間が変わります。

ファイルの名前は、中身が分かるように付けます。スマートフォンで撮った写真をそのまま添付すると、「IMG_1234.jpg」のような名前になり、経理の担当者はどれが何の領収書かを開いて確かめなければなりません。「日付_費目_金額」のように名前を付け直しておけば、ファイルの一覧を見るだけで内容が分かります。

付け方	名前の例	受け取る人の手間
撮ったままの名前	IMG_1234.jpg	開いて確かめる必要がある
日付と費目	20261006_交通費.pdf	一覧で分かる
日付と費目と金額	20261006_交通費_1320円.pdf	本文の内訳と照らし合わせやすい

写真で提出する場合は、次の点に気をつけます。

領収書の全体が写るように撮る（端が切れて金額や日付が見えないと、やり直しになる）
明るい場所で、影が入らないように撮る
文字がぼやけていないかを、送る前に拡大して確かめる
感熱紙の領収書は時間がたつと文字が薄くなるため、受け取ったらすぐに撮る
1枚の領収書を1つのファイルにする

感熱紙とは、レシートなどに使われる、熱で文字を浮かび上がらせる紙のことです。日なたや暖かい場所に置いておくと、文字が消えてしまうことがあります。

添付するファイルが多い場合は、1つのPDFにまとめて送る方法もあります。ただし、経理の担当者が1枚ずつ処理する場合は、ファイルが分かれているほうが扱いやすいこともあります。どちらがよいかは、経理の担当者に一度確かめておくと、次から迷わずに済みます。

メールで受け取った領収書の保存

メールで領収書を受け取ったり送ったりする取引は、電子帳簿保存法という法律の「電子取引」にあたります。国税庁の説明では、次のように定められています。

所得税（源泉徴収に係る所得税を除きます。）及び法人税に係る保存義務者は、電子取引を行った場合には、一定の要件の下で、その電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならないこととされています（電子帳簿保存法7）。出典: 国税庁「電子帳簿保存法の概要」

同じページでは、電子取引の中に「電子メールにより取引情報を授受する取引（添付ファイルによる場合を含みます。）」が含まれると説明されています。つまり、メールで受け取った領収書のPDFは、紙に印刷して残すだけでなく、電子のデータのまま保存しておく必要があります。

会社で経費精算をする社員の立場であれば、保存の方法は会社が決めているため、規程に沿って提出すれば足ります。一方で、フリーランスや個人で事業をしている人は、自分で保存の方法を整える必要があります。保存の細かな要件は、国税庁の電子帳簿等保存制度特設サイトにまとめられています。少なくとも、取引の日付、取引先、金額で後から探し出せるように、ファイルの名前やフォルダを整えておくと、確定申告のときにも困りません。

印紙税とメールの領収書

紙の領収書には、金額によって収入印紙を貼る必要があります。収入印紙とは、印紙税という税金を納めるために、書類に貼る切手のようなものです。国税庁の説明では、売上代金の受取書は、記載された金額が5万円未満であれば非課税で、5万円以上100万円以下であれば200円の印紙税がかかるとされています（国税庁タックスアンサー「金銭又は有価証券の受取書」）。

一方、メールで送る領収書については、次のように説明されています。

記載された金額が5万円以上の領収書を書面で発行する場合は、売上金額に応じた印紙税を納める必要があります。メールを含めた電磁的方法で領収書を送付する場合は書面に該当しないため、収入印紙の貼り付けが不要になります。出典: biz.moneyforward.com

ただし、PDFで送った領収書をお客様の求めに応じて改めて紙で発行し、郵送する場合は、紙の書類として扱われます。メールで送るか紙で渡すかは、お客様と事前に決めておくと、二重に発行することを防げます。また、営業に関しない受取書は非課税とされているなど、扱いには例外もあります。判断に迷う場合は、税務署や税理士に確かめてください。

上司の承認が必要なとき

会社によっては、経費精算の前に上司の承認を受けるよう決めていることがあります。承認とは、上司が「この支出は仕事に必要なものだった」と認めることです。上司の承認が必要な場合は、経理あてのメールのCCに上司を入れるか、先に上司へ送って承認を得てから経理に回す、といった流れになります。CCとは、メールの写しを別の人にも送る機能のことです。

上司をCCに入れる場合は、本文の冒頭で「本メールは、課長の山本さんにもお送りしております」と書いておくと、経理の担当者は誰が見ているのかが分かります。上司に先に承認を頼む場合は、次のような短いメールで構いません。

件名：【承認のお願い】10月分の経費精算／営業部 田中

山本課長

お疲れさまです。田中です。
10月分の経費精算について、ご承認をお願いいたします。

合計：3枚　7,040円
内訳と領収書は、添付のとおりです。

ご承認いただけましたら、経理部へ提出いたします。
よろしくお願いいたします。

田中

上司の承認を得るのに時間がかかると、経理への提出が締め日に間に合わなくなることがあります。承認のお願いは、締め日の数日前までに送っておくと安心です。

経費精算をため込まないために

経費精算が負担に感じられる大きな理由は、1か月分をまとめて処理しようとすることです。月末になってから財布の中の領収書を集め、何の費用だったかを思い出しながら書き出すのは、手間がかかるうえに、紛失や記入の間違いも起きやすくなります。

ため込まないための工夫には、次のようなものがあります。

領収書を受け取ったら、その日のうちに写真を撮る
撮ったときに、ファイルの名前を「日付_費目_金額」に付け直す
紙の領収書は、月ごとの封筒やクリアファイルに入れる
週に1回、その週の分を一覧に書き出しておく
精算の仕組みがある会社は、使ったその日に入力する

その日のうちに写真を撮っておけば、感熱紙の文字が消えたり、領収書をなくしたりしても、記録が手元に残ります。週に1回でも一覧に書き出しておけば、月末にはその一覧をメールの本文に貼るだけで提出できます。

立て替える金額が大きくなりそうな出張などは、事前に会社から仮払いを受けられるか確かめておくと、自分の財布の負担を減らせます。仮払いとは、費用を使う前に、おおよその金額を会社から先に受け取っておくことです。使い終わったら、領収書と一緒に差額を精算します。

領収書をもらうときに確かめること

経理から差し戻されないためには、提出するときよりも、お店や取引先から領収書をもらうときの確認が大切です。受け取ったその場で、次の項目がそろっているかを見ておきます。

項目	確かめること	欠けていたときの影響
宛名	会社名が正しく書かれているか	個人の買い物と区別できない
日付	支払った日になっているか	どの月の費用か分からない
金額	支払った金額と合っているか	精算の金額が確定しない
但し書き	何の代金かが書かれているか	仕事の費用か判断できない
発行者	お店や会社の名前と住所があるか	支払先を確かめられない

宛名は、会社の正式な名前で書いてもらいます。「株式会社」を「（株）」と略されると認めない会社もあるため、お店で頼むときは「株式会社□□でお願いします」と、正式な名前をはっきり伝えます。名刺を見せると、書き間違いを防げます。

但し書きは、「お品代として」とだけ書かれることがよくあります。会社によってはこれでは何の費用か分からないとして、具体的な品名を求めることがあります。「文具代として」「飲食代として」のように、何の代金かが分かる言葉で書いてもらうと安心です。

ネットで買い物をした場合は、注文の履歴の画面から領収書をダウンロードできることが多くあります。宛名を入力できる場合は会社名を入れ、但し書きも選べるなら内容に合ったものを選んでからダウンロードします。ダウンロードした領収書は、メールで受け取った領収書と同じく電子のデータとして扱われるため、PDFのまま保存しておきます。

取引先に領収書の発行を頼む場合は、メールで宛名と但し書きをまとめて伝えます。「領収書の宛名は『株式会社□□』、但し書きは『撮影代として』でお願いいたします」と1文で書いておけば、相手は聞き返さずに発行できます。

送る前の見直し

領収書提出メールは、金額と日付を扱うため、小さな書き間違いが差し戻しにつながります。送信する前に、次の点を見直します。

本文の内訳の金額と、領収書の金額が一致しているか
合計の金額の計算が合っているか
添付ファイルの数と、本文に書いた枚数が同じか
ファイルを開いて、文字がはっきり読めるか
宛先が経理の担当者になっているか（似た名前の別の人に送っていないか）
件名に何月分かと氏名が入っているか

添付を付け忘れたまま送ってしまうことは、誰にでも起こります。添付を忘れた場合は、すぐに「先ほどのメールに添付が漏れておりました。改めてお送りいたします」と書いて再送します。気づいた時点で早めに送り直せば、担当者の手間は最小限で済みます。

金額を書き間違えた場合も、気づいたらすぐに訂正のメールを送ります。どの行のどの金額を、いくらからいくらに直すのかを具体的に書いておくと、担当者は迷わずに訂正できます。

経理から差し戻されたとき

提出した領収書について、経理から「金額が読めません」「宛名が会社名になっていません」「但し書きがありません」と差し戻されることがあります。差し戻しとは、書類に不備があるため、提出した人に返してやり直しを求めることです。

差し戻されたら、指摘された点を直して、なるべく早く再提出します。再提出のメールでは、何を直したのかを1文で書いておくと、担当者は確認がしやすくなります。

件名：【再提出】10月分の経費精算の領収書／営業部 田中

経理部 佐藤様

お疲れさまです。営業部の田中です。
ご指摘いただいた10月15日の領収書について、
金額が読める写真に撮り直しましたので、再提出いたします。

■添付ファイル
20261015_会議費_2640円.pdf

お手数をおかけしました。
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

営業部 田中 一郎

差し戻しの多くは、宛名、日付、金額、但し書き、支払先の名前のどれかが欠けているか、読めないことが原因です。領収書を受け取ったその場で、この5つがそろっているかを見ておけば、後で差し戻されることは減ります。宛名が「上様」になっている領収書を認めない会社もあるため、お店で受け取るときに会社名を伝えておくと安心です。

経理の側から提出を促すとき

経理を担当している人が、締め日の前に社員へ提出を呼びかける場面もあります。全員あてに送る呼びかけは、締め日、提出の方法、よくある不備をまとめて書いておくと、問い合わせが減ります。

件名：【11月30日締め】11月分の経費精算のお願い／経理部

各位

お疲れさまです。経理部の佐藤です。
11月分の経費精算の締め日は、11月30日（月）です。
立て替えた費用がある方は、締め日までに領収書をご提出ください。

■提出の方法
・件名に「【経費精算】11月分」と氏名を入れてください
・本文に日付、支払先、金額、用途を1行ずつお書きください
・領収書の写真は、全体が写り文字が読めるものをお送りください

■よくある不備
・宛名が空欄、または「上様」になっている
・但し書きが書かれていない
・写真の端が切れて金額が読めない

ご不明な点は、経理部の佐藤までお問い合わせください。
よろしくお願いいたします。

経理部 佐藤
内線：5678

「各位」は、複数の人にまとめて送るときの宛名です。全員あての呼びかけに、提出の形式とよくある不備を書いておけば、社員は迷わずに提出でき、経理の側も差し戻しの手間が減ります。

お客様からの依頼を受ける側の整え方

領収書のやり取りは、社内だけでなく、社外のお客様との間でも起きます。商品やサービスを販売している会社には、「領収書をメールで送ってほしい」「宛名を会社名に直してほしい」「但し書きを変えてほしい」といった依頼が、問い合わせのフォームやメールで届きます。件数が少ないうちは受信トレイで回りますが、担当が複数になると、誰が対応したのか、再発行は済んだのかが分かりにくくなります。

まずはスプレッドシートで受付の一覧を作る方法があります。列は「受付日」「お客様の名前」「依頼の内容（送付、再発行、宛名の変更）」「担当」「状況（未対応、発行済み、送付済み）」「送付日」のように立てます。再発行した領収書の番号を残しておくと、同じお客様から再び依頼があったときに、二重に発行することを防げます。

ただ、複数の人で受付を分担すると、表の更新を忘れたり、同じ依頼に2人が返信したりといった行き違いが起きやすくなります。こうした場面では、受付から返信までを1つの画面で扱える道具が役に立ちます。たとえばHalictは、フォームで受け付けた1件ごとに担当と状況が記録され、返信も同じ画面から送れて、開封まで記録されるフォームの道具です。料金のページでは、メンバー1人までのフリーのプランが0円で、どのプランでもフォームの数と回答の数は無制限と案内されています。3人まで使えるスターターは月額2,980円（税抜）、10人まで使えるチームは月額7,800円（税抜）です。Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

受付のフォームに、宛名、但し書き、支払った日、金額を入力する欄を設けておけば、お客様に何度も聞き返さずに済み、領収書の発行もその場で進められます。

直接の取引を長く見てきた立場から

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営者として見てきた限りでは、取引先から長く頼られる人ほど、お金にかかわるやり取りが几帳面です。立替経費の領収書をそろえて期限までに送る、請求の内訳を本文に書く、といった小さな積み重ねが、「この人なら安心して任せられる」という評価につながっています。

依頼主と受け手が仲介の業者を通さずに直接やり取りする働き方では、請求書や領収書のやり取りも当事者どうしで行います。中間の手数料がかからない分、依頼する側は同じ予算でより多くを頼め、受ける側は手数料0%で手取りが厚くなります。その分、お金のやり取りを正確に進めることが、信頼の土台になります。

経理や事務の知識は、在宅の仕事を探すときにも役に立ちます。医療機関の受付や会計の仕事に関心があれば、医療事務技能審査試験（メディカルクラーク）で、試験の内容と仕事への生かし方を確かめられます。会社のお金の流れや経営の相談にかかわる仕事を目指すなら、中小企業診断士の資格の内容も参考になります。経費精算などの事務の仕組みにAIを取り入れる支援に関心がある人は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で、どのような依頼があるのかを確かめておくとよいでしょう。