面接の希望日をメールで伝える書き方｜候補日の出し方と例文

2026年7月12日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓面接の希望日をメールで伝えるときの書き方を
✓本文の順番に分けて整理
✓応募者から候補日を出す場合

応募先から「面接の希望日をお知らせください」と連絡が来たとき、いくつ候補を出せばよいのか、時間はどう書けばよいのか、迷う人は多いはずです。面接の希望日を伝えるメールは、候補日を3つ以上、日付と曜日と時間帯をそろえて箇条書きで示し、相手が1つ選んで返すだけで決まる形にするのが基本です。この記事では、候補日の出し方、件名と本文の組み立て、場面別の1通の形の例文、送る前の確認、採用する側が希望日を受け取って返すまでの段取りを順に整理します。応募の受付と返信を1つの画面で管理できるHalictにも、採用する側の段取りの節で触れます。

面接の希望日を伝えるメールで最初に押さえること

面接の希望日を伝えるメールは、相手に「この中から選んでください」と判断を渡すメールです。採用の担当者は、ほかの応募者や社内の面接官の予定も合わせて調整しているため、こちらの希望が分かりやすく、すぐ選べる形になっているほど、面接が早く決まります。

押さえることは3つあります。

1つ目は、返信の速さです。日程の連絡を受けたら、その日のうちか、遅くとも翌営業日には返します。返事が遅れると、その間に担当者がほかの応募者の日程を先に埋めてしまい、こちらが出せる候補が減ることがあります。転職活動では、複数の会社と並行してやり取りすることも多く、返事の早さは、それだけで選考への意欲として受け取られます。

2つ目は、候補の幅です。候補日が1つだけだと、担当者や面接官の予定と合わなかったときに、もう1往復のやり取りが必要になります。日をまたいで3つ以上、できれば時間帯の違う候補を含めて出すと、1回のメールで決まる見込みが高くなります。

3つ目は、書き方のそろえ方です。日付、曜日、時間帯を、すべての候補で同じ形式で書きます。「11月17日（火）10時から12時」「18日午後」「19日の夕方以降」のように書き方がばらばらだと、担当者は1つずつ読み解かなければならず、読み違いの原因にもなります。

希望日を伝えるメールが届く前に、担当者から候補日が示されている場合もあります。その場合は、示された中から選ぶのが基本で、自分から別の候補を出すのは、示された日がどれも合わないときだけにします。

候補日はいくつ、どの範囲で出すか

候補日の数について、転職支援の会社の解説では、次のように勧められています。

応募先企業から面接の候補日の指定がなく、応募者が設定する場合は、可能な限り多くの候補日を設定することをおすすめします。応募企業の採用担当者は、通常の業務を行いながら面接の時間を調整しています。このような採用担当者の状況を考慮し、応募者側から面接希望日を伝える場合はできる限り多い日程を設定しましょう。同じ日でも、違う時間帯（例えば、10時～11時と17時～18時など）がある場合は、その旨を伝えたほうが親切です。出典: r-agent.com

目安としては、3つから5つの候補を出すと、相手が選びやすく、メールも読みにくくなりません。候補を出す範囲は、連絡を受けた日の翌々日から2週間先くらいまでにします。翌日を候補に入れると、担当者が面接官の予定を押さえる時間が足りないことがあり、反対に3週間以上先だけを出すと、選考への意欲が低いと受け取られかねません。

候補の選び方には、次のような工夫があります。

曜日を散らす。月曜と火曜だけ、のように偏らせず、週の前半と後半の両方を入れます。
時間帯を散らす。午前、午後、夕方のように、時間帯の違う候補を混ぜます。面接官が午前は会議で埋まっている会社もあるためです。
余裕を持たせる。面接の時間そのものに加えて、移動の時間や、面接が長引いたときの時間も見込んでおきます。

在職中で日中の時間が取りにくい人は、無理に平日の昼を候補に入れる必要はありません。「平日は18時以降であれば対応できます」と正直に書けば、多くの会社は夕方の面接やオンラインの面接で調整してくれます。できない時間を候補に入れて、あとから変更をお願いするほうが、相手にとっては手間になります。

時間帯の書き方で誤解を生まないコツ

候補日の書き方でいちばん多い行き違いは、時間帯の読み違いです。同じ解説では、次のような注意も示されています。

時間帯を提示する場合、面接を開始する時間なのか、面接が終わる時間なのかを明確にしましょう。例えば、「13時～16時」とした場合、16時は面接の開始時間なのか、面接の終了希望時間なのかが分かりにくいからです。出典: r-agent.com

誤解を生まないための書き方を、よくある例と並べて示します。

分かりにくい書き方	分かりやすい書き方
11月17日 13時から16時	11月17日（火）13時から16時の間に開始する時間であれば対応できます
18日午後	11月18日（水）13時から17時の間（17時までに終了する時間）
19日 13時以降	11月19日（木）13時以降であれば、終日対応できます
終日	11月20日（金）10時から18時の間であれば、いつでも対応できます

「終日」とだけ書くのは、悪いことではありませんが、相手の会社の営業時間が分からないときは、「10時から18時の間であれば」のように範囲を書き添えると親切です。

日付には必ず曜日を添えます。曜日があると、日付を打ち間違えたときに、相手が「17日は火曜のはずだが、水曜と書いてある」と気づけます。候補を書き終えたら、カレンダーを見ながら日付と曜日が合っているかを1つずつ確かめます。

オンラインの面接か対面の面接かで、候補の書き方を変える必要はありませんが、対面の面接で移動に時間がかかる場合は、前後の予定との間に十分な時間を取っておきます。オンラインの面接であっても、接続の確認のために、開始の10分前には準備を始められる時間を候補にします。

件名と本文の組み立て方

希望日を伝えるメールは、次の順で組み立てます。

件名。返信の場合は、元の件名の「Re:」を残したまま送ります。担当者は件名で応募者ごとのやり取りを探すため、件名を書き換えないほうが探しやすくなります。新しくメールを送る場合は、「面接日程のご連絡（氏名）」のように、用件と名前を入れます。
宛名。会社名、部署名、担当者の名前、様の順に書きます。担当者の名前が分からない場合は「採用ご担当者様」とします。
名乗り。「〇〇職に応募いたしました□□です」と、何に応募した誰なのかを書きます。
お礼。面接の機会をもらったことへのお礼を書きます。
候補日。箇条書きで、日付、曜日、時間帯をそろえて並べます。
補足。候補以外でも調整できる場合はその旨、オンラインの希望があればその旨を書きます。
結び。「ご検討のほど、よろしくお願いいたします」と締めます。
署名。氏名、電話番号、メールアドレスを書きます。

本文で気をつけたいのは、候補日を文章の中に埋め込まないことです。「17日の午前か18日の午後、もしくは19日でしたら終日大丈夫です」と1文で書くと、担当者は候補を数えるところから始めなければなりません。候補は1行に1つずつ書き、行の頭に番号を振ると、相手は「2番目でお願いします」と返すだけで済みます。

署名には電話番号を必ず入れます。面接の前日や当日に急な変更があったとき、担当者はメールより電話で連絡することが多いためです。普段使っているメールアドレスの署名をそのまま使えるように、転職活動用の署名を1つ作っておくと、毎回書く手間が省けます。

応募者から候補日を出すときの例文

担当者から「ご希望の日程をいくつかお知らせください」と連絡が来た場合の例文です。

件名: Re: 面接日程のご相談

株式会社〇〇人事部〇〇様

お世話になっております。 EC運営アシスタント職に応募いたしました□□です。このたびは面接の機会をいただき、誠にありがとうございます。

面接の希望日をお送りいたします。

11月17日（火）10時から12時の間に開始する時間
11月18日（水）14時から17時の間に開始する時間
11月19日（木）13時以降であれば終日
11月20日（金）10時から18時の間であればいつでも

上記以外の日程でも、調整できる場合がございますので、ご都合が合わないときはお知らせください。ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

□□ 電話: 090-0000-0000

この例文では、候補を4つ出し、それぞれに日付、曜日、時間帯をそろえて書いています。最後に「上記以外の日程でも調整できる場合がある」と添えることで、候補が合わなかったときに、担当者が別の日を出しやすくなります。

在職中で平日の日中が難しい場合は、候補の書き方を次のように変えます。

11月17日（火）18時以降
11月19日（木）18時以降
11月21日（土）終日

現在在職中のため、平日は18時以降の時間でご調整いただけますと幸いです。オンラインでの面接にも対応できます。

在職中であることを書くのは、悪い印象にはなりません。できる時間を正直に書いたほうが、担当者も調整しやすくなります。

提示された日程が合わないときの例文

担当者から候補日が示されたものの、どれも都合が合わない場合の例文です。合わないことだけを伝えるのではなく、自分の候補を代わりに出すのがポイントです。

件名: Re: 面接日程のご案内

株式会社〇〇人事部〇〇様

お世話になっております。 EC運営アシスタント職に応募いたしました□□です。面接の日程をご案内いただき、ありがとうございます。

大変申し訳ございませんが、ご提示いただいた日程は、いずれも現職の業務の都合で伺うことが難しい状況です。誠に勝手ながら、以下の日程でご調整いただくことは可能でしょうか。

11月24日（火）18時以降
11月25日（水）終日
11月26日（木）13時以降

お手数をおかけして恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いです。

□□ 電話: 090-0000-0000

断る理由は、「現職の業務の都合」「先約があり」程度で十分です。ほかの会社の面接があるといった事情を詳しく書く必要はありません。示された日のうち、時間をずらせば行ける日があるなら、「11月18日（水）でしたら、16時以降であれば伺えます」のように、示された日を生かした候補を出すと、担当者は調整しやすくなります。

決まった日程を変えたいときの例文

面接の日程が決まったあとに、やむを得ず変えてもらいたい場合もあります。日程の変更は、気づいた時点ですぐに連絡します。前日や当日の変更は、メールだけでは担当者が気づかないことがあるため、先に電話で伝え、そのあとに確認のメールを送ります。

件名: 面接日程の変更のお願い（□□）

株式会社〇〇人事部〇〇様

お世話になっております。 11月18日（水）14時から面接のお時間をいただいております□□です。

大変申し訳ございませんが、急な業務の都合により、当日伺うことが難しくなりました。こちらの都合で誠に恐縮ですが、以下の日程のいずれかに変更していただくことは可能でしょうか。

11月20日（金）10時以降
11月24日（火）18時以降
11月25日（水）終日

ご迷惑をおかけし、申し訳ございません。ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

□□ 電話: 090-0000-0000

変更のお願いでは、元の日時を書いておくことが大切です。担当者は多くの応募者の面接を抱えているため、どの面接の話かがすぐ分かるようにします。お詫びは、本文の中で1回か2回にとどめ、代わりの候補をはっきり出すことに力を使います。

オンラインの面接を希望するときの書き方

最近は、一次面接をオンラインで行う会社が増えています。案内のメールに面接の形式が書かれていない場合や、遠方に住んでいて対面の面接が難しい場合は、希望日を伝えるメールの中で、オンラインの面接を希望することを伝えてかまいません。

書き方は、候補日のあとに補足として1文添える形にします。

遠方に住んでおりますため、可能でしたらオンラインでの面接をご検討いただけますと幸いです。ご指定のツールに合わせて準備いたします。

「ご指定のツールに合わせて準備いたします」と添えると、相手の会社が普段使っているビデオ会議のツールで進めてもらえることが伝わり、相手は気兼ねなく案内を出せます。自分が使い慣れたツールを指定するのは避け、相手に合わせる姿勢を見せます。

オンラインの面接が決まったら、次の準備をしておきます。

指定のツールを前日までに一度起動し、カメラとマイクが使えるかを確かめる。
面接の場所を決める。背景に身の回りの物が映り込まない、静かな部屋を選びます。
通信が切れたときの連絡先を確かめる。案内のメールに担当者の電話番号が書かれていなければ、確定の返信で「接続できない場合のご連絡先を教えていただけますでしょうか」と聞いておきます。

在職中の人がオンラインの面接を受ける場合は、勤務先のパソコンや、勤務先のネットワークを使わないようにします。面接の内容が勤務先に残ることになるためです。昼休みに会社の近くで受けるより、仕事の前後に自宅から受けられる時間を候補に出すほうが、落ち着いて臨めます。

日程調整のツールのURLが届いたとき

採用の担当者によっては、メールで候補日を聞く代わりに、日程調整のツールのURLを送ってくることがあります。URLを開くと、面接官の空いている時間が一覧で表示され、応募者がその中から1つを選ぶと、その場で予約が確定する仕組みです。

この場合、希望日を伝えるメールを書く必要はありません。表示された時間の中から都合のよいものを選び、名前やメールアドレスを入力して予約します。予約が確定すると、多くのツールでは確認のメールが自動で届きます。

ただし、ツールで予約しただけで何も返さないのは、少し味気ない印象になることがあります。予約を終えたら、担当者からのメールに短く返信しておくと丁寧です。

件名: Re: 面接日程のご案内

株式会社〇〇人事部〇〇様

お世話になっております。□□です。日程調整のご案内をいただき、ありがとうございます。先ほど、11月18日（水）14時からの枠で予約いたしました。当日はどうぞよろしくお願いいたします。

□□

表示された時間の中に都合のよいものが1つも無い場合は、無理に選ばず、メールで「ご案内いただいた日程はいずれも都合がつかず、以下の日程でご調整いただくことは可能でしょうか」と、この記事の例文の形で候補を出します。ツールに表示される時間は、面接官の予定のすべてではないこともあるため、相談すれば別の時間を用意してもらえる場合があります。

面接の日程メールでよくある失敗

希望日を伝えるメールで起きやすい失敗を、いくつか挙げます。どれも、送る前に少し気をつければ防げるものです。

1つ目は、候補日を出したあとに、別の予定を入れてしまうことです。候補日を3つ出したら、返事が来るまでの間、その3つの時間はすべて空けておく必要があります。担当者が選んだ日が、すでに別の予定で埋まっていると、もう一度やり取りをやり直すことになり、相手の印象も悪くなります。

2つ目は、複数の会社とのやり取りで、日程を取り違えることです。同じ週に3社の面接が重なると、どの会社にどの候補を出したのかが分からなくなりがちです。会社ごとに、出した候補と確定した日時を1か所に書き留めておくと、取り違えを防げます。

3つ目は、返信の件名を変えてしまうことです。「Re:」を消して「面接希望日のご連絡」と新しい件名にすると、担当者は応募者ごとのやり取りを探しにくくなります。返信では件名をそのまま残します。

4つ目は、候補日の書き方が相手に伝わっていないことです。「来週の火曜」「明後日」のように、相対的な書き方をすると、メールを読む日によって指す日が変わってしまいます。必ず「11月17日（火）」のように、日付と曜日で書きます。

送る前に確かめたいこと

希望日を伝えるメールは短いメールですが、日付の誤りがあると、面接そのものがずれてしまいます。送る前に、次の点を確かめます。

日付と曜日が合っているか。カレンダーを見ながら、1つずつ確かめます。
時間帯が開始の時間か、終わりの時間か、分かる書き方になっているか。
候補に出した日時に、本当に予定が入っていないか。ほかの会社の面接や、現職の会議と重なっていないかを見ます。
件名を書き換えていないか。返信の場合は「Re:」を残します。
宛名の会社名と担当者の名前に誤りがないか。同時に複数の会社とやり取りしていると、別の会社の名前を書いてしまうことがあります。
署名に電話番号が入っているか。

候補に出した日時は、メールを送った時点で、自分の予定表にも「仮」として入れておきます。返事が来るまでの間に、同じ時間に別の予定を入れてしまうのを防げます。返事が来て日程が決まったら、残りの「仮」の予定を消します。

送ったあとに誤りに気づいたときは、すぐに訂正のメールを送ります。「先ほどお送りした候補日のうち、2番目の日付に誤りがありました。正しくは11月18日（水）です」と、どこをどう直すかだけを短く書きます。

希望日を受け取ったあとの流れ

希望日を送ったら、担当者から日程を確定する連絡が届きます。確定の連絡を受けたら、その日のうちに返信します。返信では、確定した日時と場所を復唱して、行き違いが無いことを確かめます。

確定の連絡への返信は、次のように短くまとめます。

件名: Re: 面接日程確定のご連絡

株式会社〇〇人事部〇〇様

お世話になっております。□□です。面接の日程をご連絡いただき、ありがとうございます。 11月18日（水）14時から、御社本社にて伺います。当日はどうぞよろしくお願いいたします。

□□ 電話: 090-0000-0000

日時と場所を自分の言葉で書き直しておくと、担当者は、応募者が正しく受け取ったことを確かめられます。万一、こちらの読み違いがあれば、この返信の時点で担当者が気づいて正してくれます。

確定の連絡が来るまでの日数は、会社によって違います。面接官が複数いる会社では、全員の予定を合わせるのに数日かかることもあります。送ってから3営業日たっても連絡が無い場合は、メールが届いていない可能性も考えて、「先日、面接の希望日をお送りいたしましたが、届いておりますでしょうか」と確かめのメールを送ります。迷惑メールのフォルダに入っていないかも、自分の受信箱で確かめておきます。

確定の連絡には、面接の場所や持ち物、オンラインの面接ならURLが書かれていることが多いので、その内容も読み落とさないようにします。オンラインの面接の場合は、前日までに指定のツールで接続の確認をしておくと、当日あわてずに済みます。

面接の日時が決まったら、移動の時間を調べ、遅れないように予定を組みます。対面の面接では、受付には約束の時間の5分から10分前に着くのが目安です。早く着きすぎると、相手の準備の妨げになることもあるため、近くで時間を調整します。

採用する側が希望日を受け取って返すまでの段取り

ここまでは応募する側の書き方を見てきましたが、採用する側にとっても、希望日のやり取りは手間のかかる仕事です。小さな会社や、個人で外注先を募集している事業者では、応募が集中した週に、何人もの応募者と同時に日程のメールを往復させることになります。

採用する側が日程の行き違いを減らすには、最初に送る案内のメールを工夫するのが効果的です。

面接官の空いている日時を先に3つから5つ示し、「この中から選んでください」と書く。応募者に自由に出してもらうより、往復の回数が減ります。
面接の長さを書く。「面接は45分ほどです」と書いておくと、応募者は前後の予定を組みやすくなります。
オンラインか対面か、場所はどこかを最初に書く。
いつまでに返事がほしいかを書く。「11月13日（金）までにお返事ください」と期日を書いておくと、返事が遅れたときに次の連絡を入れる目安になります。

採用の選考では、応募者を公平に扱うことも求められます。厚生労働省は、公正な採用選考の基本として、次のように示しています。

応募者の基本的人権を尊重すること出典: 厚生労働省

日程の調整でも、ある応募者には早く返事をし、別の応募者は何日も待たせる、といった扱いの差が出ないように気をつけます。応募が増えると、誰に日程の案内を送ったのか、誰の希望日に返事をしたのかが分からなくなりがちです。最初はスプレッドシートで「応募日」「氏名」「案内を送った日」「希望日の返事」「確定した日時」の列を作り、返事の済んでいない行を毎朝確かめるだけでも、返事の抜けは防げます。

応募をフォームで受け付けていて、日程のやり取りを複数人で分けているなら、応募の1件ごとに担当と状況を付けて、返信まで同じ画面で進められる道具が選択肢になります。その1つがHalictです。公式サイトによると、フォームから届いた1件ごとに担当と状況が残り、返信も同じ画面から送れて、相手が開封したかどうかまで記録されます。日程の案内を送った応募者が、メールを開いたかどうかが分かるため、返事が来ないときに、まだ読んでいないのか、読んだうえで迷っているのかを見分ける手がかりになります。料金は、メンバー1人までのフリープランが0円で、フォームの数と回答の数は無制限です。メンバー3人までのスタータープランは月額2,980円（税抜）です。面接官の予定を自動で合わせる機能はないため、日程そのものは担当者が決めて返信します。

Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

業務委託やフリーランスの面談で日程を決めるとき

面接の希望日のやり取りは、会社に雇われる転職活動だけのものではありません。業務委託やフリーランスとして仕事を受けるときも、依頼者との顔合わせの面談で、同じように日程を決める場面があります。

面談の日程を決めるときの書き方は、面接と同じです。候補を3つ以上、日付、曜日、時間帯をそろえて出します。違うのは、面談では依頼者と受け手が対等な立場で話すことです。転職の面接ほどへりくだる必要はなく、「以下の日程でお打ち合わせできますと幸いです」くらいの書き方で十分です。

面談の前に、仕事の内容や報酬、納期などの条件を確かめておくことも大切です。フリーランスに業務を委託する事業者には、取引の条件を書面やメールで明示することが法律で求められています。厚生労働省のページには、2024年11月1日に施行されたフリーランス・事業者間取引適正化等法の内容がまとめられています。

個人で働くフリーランスに業務委託を行う発注事業者に対し、業務委託をした際の取引条件の明示、給付を受領した日から原則60日以内での報酬支払、ハラスメント対策のための体制整備等が義務付けられます。出典: 厚生労働省

面談の日程を決めるメールで、「当日は、業務の範囲と報酬、納期についてもご相談させてください」と一言添えておくと、面談の場で条件の話を切り出しやすくなります。

SNSの運用やECサイトの運営代行のように、継続して受ける仕事では、最初の面談で決めることが多くなります。面談の時間は60分ほど取っておくと、仕事の内容の説明と条件の相談を1回で終えられます。

フリーランスの面談では、依頼者の側から「今週中に一度お話しできますか」と急な日程を求められることもあります。受けたい仕事であっても、すでに受けている仕事の締め切りを崩してまで日程を空ける必要はありません。「今週は納品が重なっているため、来週の11月17日（火）以降でお時間をいただけますと幸いです」と、理由を短く添えて候補を出せば、多くの依頼者は待ってくれます。既存の依頼者との約束を守る人だと分かることは、新しい依頼者にとっても安心材料になります。反対に、どうしても急ぎの仕事であれば、30分ほどの短い面談を先に入れ、詳しい打ち合わせは別の日に行う、という分け方もできます。

日程のやり取りが上手な人が仕事で得ているもの

面接や面談の日程を決めるメールは、相手が最初に目にする仕事ぶりでもあります。候補日がそろっていて、読みやすく、すぐ選べるメールを送れる人は、それだけで「段取りのよい人」と受け取られます。

業務へのAIの取り入れ方を支援する仕事のように、依頼者の社内の人と何度も打ち合わせを重ねる分野では、日程の調整の手際が、仕事全体の進みやすさに直結します。仕事の内容はAIコンサル・業務活用支援のお仕事で紹介しています。マーケティングやSNS運用の仕事でも、依頼者との定例の打ち合わせが多く、日程を決めるメールを書く機会は少なくありません。分野の広がりはAI・マーケティング・セキュリティのお仕事にまとめています。

デザインの仕事では、制作に入る前の打ち合わせで、イメージのすり合わせに時間をかけることが多くあります。報酬の目安はデザイナーの年収・単価相場で確かめられます。

2004年から在宅ワークとフリーランスの仲介を続けてきた運営者として見てきた限りでは、長く仕事が続く人ほど、最初の日程の連絡から相手の手間を減らす書き方をしています。候補を番号つきで並べ、返事の期日を示し、決まったら日時を復唱する。この小さな段取りの積み重ねが、「この人に任せると楽だ」という信頼につながっています。依頼者と受け手が直接やり取りする仕組みでは、こうした段取りの丁寧さがそのまま評価になり、中間の手数料が乗らない分、依頼者は同じ予算でより多くを頼め、受け手の手取りも厚くなります。手数料0%で直接つながる場では、日程の1通も、関係を育てる最初の機会になります。

面接の日程を決めるメールを書き慣れていない人は、この記事の例文から、自分の状況に近いものを1つ選び、メールソフトのテンプレートに保存しておくと、次の連絡ですぐに使えます。医療機関の受付のように、予約や日程の調整そのものが仕事になる分野もあり、医療事務技能審査試験（メディカルクラーク）の紹介ページでは、そうした仕事に役立つ資格を紹介しています。