アポ取りメールの書き方｜候補日の出し方と件名の付け方

アポ取りメールは、相手の貴重な時間をもらうためのお願いのメールです。返信をもらえるかどうかは、件名で用件が伝わるか、候補日が選びやすく示されているか、そして会うことで相手に何があるのかが短く書かれているかで、ほぼ決まります。

この記事では、アポ取りメールの基本の組み立てと、件名の付け方、候補日の出し方を順に説明し、初めての相手、紹介を受けた相手、既存の取引先などの場面別に、件名から署名まで1通の形の例文を紹介します。返信が来ないときの再送の仕方や、営業のメールを送る前に知っておきたい法律の決まりにも触れます。届いた商談の申し込みや問い合わせを、担当と状況を付けて返信まで回したい場合の選択肢として、フォームのサービスHalictにも後半で触れます。

アポ取りメールが今も使われる理由

商談の申し込みは、電話、メール、SNSのメッセージ、問い合わせフォームなど、さまざまな方法で行われています。その中でメールが今も多く使われているのは、相手の都合のよいときに読んでもらえ、やり取りが記録として残るからです。

電話よりメールが選ばれる場面

電話は、相手の仕事を中断させてしまいます。初めての相手に突然電話をかけると、内容を聞いてもらう前に断られることも少なくありません。一方、メールなら相手は手が空いたときに読み、社内で相談してから返事を出せます。テレワークが広がり、会社の代表番号にかけても担当者につながりにくくなったことも、メールでの依頼が増えた理由の1つです。

メールだからこそ気をつけたいこと

ただし、メールは相手が読まずに閉じることも簡単です。忙しい担当者の受信トレイには、1日に何十通ものメールが届きます。その中で開いてもらい、最後まで読んでもらい、さらに返信してもらうには、次の3つの壁を越える必要があります。

1. 開いてもらう：件名で、誰から何の用件かが分かること
2. 読み切ってもらう：本文が短く、要点が先に書かれていること
3. 返信してもらう：返事をするための手間が少ないこと

この3つを意識して組み立てるだけで、アポ取りメールの返信率は変わります。以下では、この順番に沿って書き方を説明します。

アポ取りメールを送る相手の種類

アポ取りメールは、送る相手によって書き方の重点が変わります。

相手	重点にすること
初めての相手	自分が何者かと、連絡した理由を短く伝える
紹介を受けた相手	紹介者の名前を最初に出し、つながりを示す
既存の取引先	用件と所要時間を先に書き、手短にする
展示会などで名刺交換した相手	どこで会ったかを書き、思い出してもらう
問い合わせをくれた相手	問い合わせへのお礼と、提案の場をもらう理由を書く

自分が送ろうとしている相手がどれに当たるかを、書き始める前に決めておきます。

アポ取りメールの基本の組み立て

アポ取りメールは、次の7つの部分で組み立てます。

1. 件名
2. 宛名
3. あいさつと名乗り
4. 連絡した理由
5. 面談の目的と所要時間
6. 候補日と返信のお願い
7. 結びと署名

あいさつと名乗り

初めての相手には「突然のご連絡失礼いたします」、すでに面識のある相手には「いつもお世話になっております」で始めます。続けて、会社名、部署名、氏名を名乗ります。初めての相手には、会社が何をしている会社なのかを1文で添えると、読み進めてもらいやすくなります。

連絡した理由

なぜこの相手に連絡したのかを書きます。「貴社のWebサイトで〇〇の取り組みを拝見し」「先日の展示会でお話しした件で」のように、相手を選んだ理由が具体的に書かれていると、一斉に送った営業のメールではないことが伝わります。

面談の目的と所要時間

会って何をしたいのかを1〜2文で書きます。そのうえで、所要時間を必ず書きます。「30分ほど」「1時間程度」と書いてあるだけで、相手は予定を組みやすくなります。初めての面談なら、30分程度に収めるのが無難です。オンラインか、訪問か、相手に来てもらうのかも、ここで書いておきます。

結びと署名

結びは「ご多忙のところ恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いです」「何卒よろしくお願いいたします」で締めます。署名には、会社名、部署名、氏名、電話番号、メールアドレス、会社のWebサイトのURLを入れます。相手がメールを読んだあとに会社を調べることは多いので、URLは省かないほうがよいでしょう。

件名の付け方

件名は、受信トレイの一覧で相手が目にする最初の情報です。開いてもらえなければ、本文がどれだけ丁寧でも読まれません。

件名に入れる3つの要素

アポ取りメールの件名には、次の3つを入れます。

• 用件：「ご面談のお願い」「打ち合わせのお願い」「ご挨拶のお願い」
• 話題：何についての面談か（製品名、サービスの分野、紹介者の名前など）
• 差出人：会社名と氏名

たとえば次のような形です。

• 【ご面談のお願い】在庫管理の効率化のご提案／株式会社△△ 佐藤
• 〇〇様のご紹介でご連絡いたしました（株式会社△△ 佐藤）
• 先日の展示会のお礼と、ご面談のお願い／株式会社△△
• 新製品□□のご案内と打ち合わせのお願い／株式会社△△

営業のメールの件名の例として、次のような形が紹介されています。

件名：新製品□□のご案内／株式会社△△ 出典: mailwise.cybozu.co.jp

この形に「打ち合わせのお願い」のように依頼であることを加えると、相手は開く前から用件を判断できます。

件名で避けたいこと

• 長すぎる件名：パソコンでもスマートフォンでも、一覧に表示される文字数には限りがあります。用件は前のほうに書きます
• 用件の分からない件名：「ご挨拶」「ご連絡」だけでは、何のメールか分かりません
• あおる表現：「緊急」「必見」「限定」といった言葉は、迷惑メールと見分けがつかなくなります
• 記号の多用：【】は1組までにとどめます。！や★を並べると、営業の一斉配信のように見えます

件名は、送る直前にもう一度、受信トレイの一覧で見たときにどう見えるかを想像して確かめます。

候補日の出し方

アポ取りメールで返信が遅れる最大の理由は、相手が日程を考える手間です。「ご都合のよい日時をお知らせください」とだけ書くと、相手は自分の予定を見直し、いくつか候補を考えて書く必要があります。こちらから候補を示せば、相手は選ぶだけで済みます。

候補は3つほど、幅を持たせて出す

候補日は、3つほど出すのが目安です。1つだけでは合わない可能性が高く、5つも6つも並べると選ぶのが大変になります。候補日の出し方の例として、次のような形が紹介されています。

・1月10日（火）10:00〜12:00 出典: gimon-note.com

このように、日付、曜日、時間帯の幅をそろえて書くと、相手は自分の予定と照らし合わせやすくなります。ポイントは次の4つです。

• 日付と曜日を両方書く：曜日がないと、相手がカレンダーで確かめる手間が増えます
• 時間に幅を持たせる：「10:00〜12:00の間で30分」のように書くと、相手が都合のよい時刻を選べます
• 午前と午後、別の曜日を混ぜる：同じ曜日の同じ時間帯ばかりだと、相手の定例会議と重なって全部合わないことがあります
• 1週間後から2週間後の日程にする：翌日や翌々日の候補では、相手が社内で相談する時間がありません

候補が合わなかったときの一文を添える

候補をすべて合わせられない相手もいます。その場合に備えて、「いずれもご都合が合わない場合は、ご都合のよい日時を2つほどお知らせいただけますと幸いです」と書き添えておきます。この一文がないと、相手は「合わないから返信しなくてよい」と考えて、そのまま返事をしないことがあります。

候補日を出したら、その時間は空けておく

メールで候補を出したら、返事が来るまでその時間に別の予定を入れないようにします。返事をもらってから「その日は埋まってしまいました」と伝えると、相手にもう一度日程を考えさせることになり、印象を下げます。複数の相手に同時にアポ取りメールを送るときは、相手ごとに別の候補日を出すと、重なりを防げます。

日程調整の道具を使う場合の書き方

最近は、空いている時間を相手に選んでもらう日程調整の道具を使う人も増えています。カレンダーと連動したページのURLを送り、相手にその中から都合のよい時間を選んでもらう方法です。候補日を何度もやり取りしなくて済むので、相手が多い場合には便利です。

ただし、初めての相手にいきなりURLだけを送るのは避けたほうが無難です。相手に操作の手間をかけさせることになり、「自分で予定を入れてください」と頼んでいるように受け取られることがあるからです。初めての相手には、まず本文に候補日を3つほど書き、そのうえで「ご都合が合わない場合は、こちらのページから空いている時間をお選びいただくこともできます」と、URLを補助として添える形にすると丁寧です。

既存の取引先や、何度もやり取りしている相手なら、URLを主にしても失礼にはなりません。相手によって使い分けます。

相手の立場や業種に合わせた時間帯を選ぶ

候補日の時間帯は、相手の仕事の流れに合わせて選ぶと、合いやすくなります。たとえば、小売店や飲食店は開店の前後や昼の時間が忙しく、病院や介護の事業所は午前中に業務が集中しがちです。経営者や管理職は、朝の早い時間か夕方に予定が空いていることが多いものです。月末や月初は、経理や締めの作業で忙しい部署もあります。相手の業種で忙しい時間帯を避けて候補を出すと、それだけで相手への配慮が伝わります。

そのまま使えるアポ取りメールの例文

ここからは、場面ごとの例文を1通の形で紹介します。〇〇や△△の部分は、実際の名前や内容に置き換えて使ってください。

初めての相手に送るアポ取りメール

件名：【ご面談のお願い】在庫管理の効率化のご提案／株式会社△△ 佐藤

株式会社〇〇
物流部 部長 山田太郎様

突然のご連絡失礼いたします。
株式会社△△ 営業部の佐藤花子と申します。
弊社は、小売業向けに在庫管理の仕組みを提供している会社です。

貴社のWebサイトで、来年度に向けて物流拠点を拡張されるとのお知らせを拝見し、
在庫の管理についてお役に立てることがあるのではと考え、ご連絡いたしました。

つきましては、30分ほどオンラインでお時間をいただき、
同じ業種の企業で取り入れられている在庫管理の方法をご紹介できればと存じます。
売り込みのためだけの時間にはいたしませんので、ご安心ください。

ご都合のよい日時を、下記の中からお選びいただけますでしょうか。

・11月25日（火）10:00〜12:00
・11月27日（木）14:00〜17:00
・12月1日（月）13:00〜16:00

いずれもご都合が合わない場合は、ご都合のよい日時を2つほど
お知らせいただけますと幸いです。

ご多忙のところ恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。

株式会社△△
営業部 佐藤花子
電話：03-XXXX-XXXX
メール：[email protected]
URL：https://www.example.co.jp/

紹介を受けた相手に送るアポ取りメール

紹介者がいる場合は、件名と本文の最初に紹介者の名前を出します。相手が紹介者との関係を思い出してから読み進められるので、初めての相手でも返信をもらいやすくなります。送る前に、紹介者に「これからご連絡します」と一言伝えておくのが礼儀です。

件名：〇〇株式会社 鈴木様のご紹介でご連絡いたしました（株式会社△△ 佐藤）

株式会社□□
経営企画室 高橋様

はじめてご連絡いたします。
株式会社△△の佐藤花子と申します。

〇〇株式会社の鈴木一郎様より、高橋様をご紹介いただき、ご連絡いたしました。
鈴木様から、貴社で社内の問い合わせ対応の見直しを検討されていると伺い、
弊社でお手伝いできることがあればと考えております。

一度、オンラインで30分ほどお話を伺うお時間をいただけないでしょうか。
候補の日時は次のとおりです。

・12月2日（火）10:00〜12:00
・12月4日（木）13:00〜15:00
・12月8日（月）15:00〜17:00

ご都合が合わない場合は、お気軽にご希望の日時をお知らせください。
何卒よろしくお願いいたします。

株式会社△△
営業部 佐藤花子
電話：03-XXXX-XXXX
メール：[email protected]

展示会で名刺交換した相手に送るアポ取りメール

展示会やセミナーで会った相手には、会った場所と話した内容を書いて思い出してもらいます。展示会では多くの人と名刺を交換するので、会場名と日付、話題を書かないと、誰からのメールか分からないことがあります。

件名：〇〇展でのお礼と、打ち合わせのお願い／株式会社△△ 佐藤

株式会社〇〇
総務部 伊藤様

お世話になっております。
株式会社△△の佐藤花子です。
先日の〇〇展（11月13日）では、弊社のブースにお立ち寄りいただき、
ありがとうございました。

その際に伺った、社内の申請書類の受付の手間についてのお話がとても印象に残っております。
具体的な進め方をご紹介したく、改めて打ち合わせのお時間をいただけますと幸いです。

所要時間は30分ほどで、オンラインでも、貴社へのご訪問でも対応いたします。
候補の日時は次のとおりです。

・11月26日（水）10:00〜12:00
・11月28日（金）14:00〜16:00
・12月3日（水）13:00〜17:00

ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

株式会社△△
営業部 佐藤花子
電話：03-XXXX-XXXX
メール：[email protected]

既存の取引先に送るアポ取りメール

すでに取引のある相手には、あいさつを短くし、用件と所要時間を先に書きます。

件名：次年度のご契約についての打ち合わせのお願い（株式会社△△ 佐藤）

株式会社〇〇
営業部 山田様

いつもお世話になっております。株式会社△△の佐藤です。

来年3月で現在のご契約が更新の時期を迎えるため、
次年度の内容について1時間ほど打ち合わせのお時間をいただけないでしょうか。
今年度の作業の振り返りと、来年度のご要望を伺えればと考えております。

候補の日時は次のとおりです。

・1月14日（水）10:00〜12:00
・1月16日（金）14:00〜17:00
・1月20日（火）13:00〜15:00

ご訪問とオンラインのどちらでも対応いたします。
ご都合をお知らせいただけますと幸いです。

株式会社△△
営業部 佐藤花子

よくある失敗と直し方

アポ取りメールで返事がもらえない原因の多くは、書き方の小さな癖にあります。よく見かける失敗を、直し方と一緒に整理します。

自己紹介が長すぎる

会社の沿革や製品の特徴を何段落も書いてから、最後にやっと面談のお願いが出てくるメールがあります。相手は最初の数行で読み続けるかを決めるので、用件が後ろにあると、そこまで読まれません。会社の紹介は1文にとどめ、詳しい説明は面談の場か、会社のWebサイトに任せます。

直す前の書き出しは、たとえば「弊社は1998年の創業以来、全国の小売店様に向けて、在庫管理、発注、売上分析の3つの分野でシステムを開発し、これまで多くの企業様にご利用いただいてまいりました」のような形です。これを「弊社は、小売業向けに在庫管理の仕組みを提供している会社です」の1文に縮め、その分、相手に連絡した理由を先に書きます。

相手にとっての利点が書かれていない

「弊社の製品をご紹介させてください」とだけ書かれたメールは、相手にとって会う理由がありません。面談で相手が何を得られるのかを書きます。「同じ業種の企業で取り入れられている方法をご紹介できます」「現在の作業の手間がどこで生まれているかを一緒に整理できます」のように、相手の立場から見た利点を1文で書くと、返事をもらいやすくなります。

返事のしかたが分からない

候補日を出さず「ご都合をお聞かせください」とだけ書いたメールや、オンラインか訪問かが書かれていないメールは、相手が返事をするために考えることが多くなります。相手が「この日でお願いします」の1行で返事を済ませられる状態を目指して、候補日、所要時間、方法をそろえておきます。

一斉に送ったことが分かる

宛名が「ご担当者様」だけで、本文にも相手の会社に関することが何も書かれていないメールは、多くの会社に同じ文面を送ったことがすぐに分かります。相手の会社名と担当者名を正しく書き、連絡した理由に相手の会社ならではの話題を1つ入れるだけで、読まれ方が変わります。担当者名が分からない場合は、「〇〇ご担当者様」と部署名を入れると、少しでも相手を絞って書いたことが伝わります。

添付ファイルが大きすぎる

製品の資料を最初のメールに添付すると、相手の受信の容量を圧迫したり、知らない相手からの添付ファイルとして警戒されたりすることがあります。初めての相手には添付をせず、資料が必要なら面談の日程が決まってから送るか、会社のWebサイトの資料のページのURLを書くほうが安全です。

オンラインと訪問で書き分けること

面談の方法によって、アポ取りメールに書いておくべきことは変わります。

オンラインで面談する場合

オンラインの面談では、使う会議の道具を書いておきます。相手の会社で使える道具が決まっていることもあるので、「Zoom、Google Meet、Microsoft Teamsのいずれでも対応いたします」のように選べる形にすると親切です。会議のURLは、日程が決まってから送ります。最初のメールにURLを書いておくと、日程が変わったときに古いURLが残って混乱することがあります。

訪問する場合

こちらから訪問する場合は、訪問する人数と、所要時間を書きます。相手は会議室を用意する必要があるからです。初めての訪問では、受付で誰を呼び出せばよいかを、日程が決まったときに確かめておきます。

相手に来てもらう場合

自社に来てもらう場合は、最寄りの駅からの道順と、受付での手続きを、日程が決まったあとに送ります。建物の入館手続きが必要なら、事前に来訪者の名前を知らせてもらう必要があることも書いておきます。

スマートフォンで読まれることを前提にする

アポ取りメールは、相手が移動中にスマートフォンで読むことも多いものです。1行が長いと画面の端で折り返されて読みにくくなるので、1文を短くし、30字前後で改行を入れると読みやすくなります。候補日は箇条書きにし、本文の中に埋め込まないようにします。長い段落が続くと、スマートフォンでは要点を探すのが大変になります。

返信が来ないときの再送の仕方

アポ取りメールは、送っても返信が来ないことのほうが多いものです。返信がないのは、断られたからとは限りません。読み忘れや、社内で相談している途中、迷惑メールのフォルダーに入っていることもあります。

再送するタイミング

最初のメールから1週間ほど待ってから再送するのが目安です。数日で催促すると、急かしている印象を与えます。候補日の最初の日が近づいている場合は、その数日前に送ります。

再送のメールの例文

再送では、前のメールを引用し、相手を責めない書き方にします。前に出した候補日が過ぎている場合は、新しい候補日に差し替えます。

件名：Re:【ご面談のお願い】在庫管理の効率化のご提案／株式会社△△ 佐藤

株式会社〇〇
物流部 部長 山田太郎様

お世話になっております。株式会社△△の佐藤でございます。

11月18日に、在庫管理についてのご面談のお願いをお送りいたしましたが、
ご覧いただけましたでしょうか。
行き違いでご連絡をいただいておりましたら、失礼をお許しください。

改めて、候補の日時をお送りいたします。

・12月3日（水）10:00〜12:00
・12月5日（金）14:00〜16:00

ご関心がない場合も、その旨を一言お知らせいただけましたら、
今後のご連絡を控えさせていただきます。

株式会社△△
営業部 佐藤花子

最後の一文は、相手に断る道を示すためのものです。断りやすくすると、かえって返事がもらいやすくなります。再送は1〜2回までにとどめ、それでも返事がなければ、その相手へのメールは控えます。

営業のアポ取りメールを送る前に知っておきたい決まり

初めての相手に営業の目的でメールを送るときは、特定電子メール法という法律の決まりに注意が必要です。特定電子メール法とは、広告や宣伝のためのメールの送り方を定めた法律のことで、迷惑メールを減らすために作られました。

送ってよい相手が決まっている

この法律では、広告や宣伝のためのメール（特定電子メール）を送ってよい相手が決められています。法律の条文は次のとおりです。

送信者は、次に掲げる者以外の者に対し、特定電子メールの送信をしてはならない。 一　あらかじめ、特定電子メールの送信をするように求める旨又は送信をすることに同意する旨を送信者又は送信委託者（電子メールの送信を委託した者（営利を目的とする団体及び営業を営む場合における個人に限る。）をいう。以下同じ。）に対し通知した者 出典: e-Gov法令検索（特定電子メールの送信の適正化等に関する法律）

かみ砕くと、送ってよいのは、主に次の相手です。

• メールを送ることに同意してくれた相手
• 名刺交換などで、自分のメールアドレスを書面で知らせてくれた相手
• すでに取引関係にある相手
• インターネットで自分のメールアドレスを公表している団体や営業を営む個人

ただし、公表しているアドレスでも、同じページに「営業のメールはお断りします」のような文言が書かれていれば、送ることはできません。これは法律の施行規則で定められています。会社のWebサイトのお問い合わせ先にアドレスが載っていても、送る前にそのページの注意書きを確かめます。

メールに書くべきこと

広告や宣伝のメールには、送り主の氏名または名称と、受け取りを拒否するための連絡先を表示する必要があります。アポ取りメールでも、署名に会社名と連絡先を必ず入れ、「今後のご連絡が不要な場合はお知らせください」と書き添えておけば安心です。相手から断りの連絡を受けたら、その後は送りません。

アポ取りメールが特定電子メールに当たるかどうかは、メールの内容によって変わります。個別の判断に迷う場合は、迷惑メールの相談窓口である迷惑メール相談センターの案内も参考になります。

送る前の確認と、送ったあとの段取り

アポ取りメールは、送る前の確認と、返事が来たあとの対応で、相手の印象が大きく変わります。

送る前に確かめる5つの項目

• 宛名の会社名と氏名、役職に誤りがないか
• 候補日の日付と曜日が合っているか（カレンダーで1つずつ確かめる）
• 所要時間と、オンラインか訪問かが書かれているか
• 署名に連絡先がすべて入っているか
• 件名だけで用件が分かるか

特に曜日の誤りは、相手に確認の手間をかけさせるうえ、ほかの部分まで確認していないように見えます。送信の前に必ずカレンダーと照らし合わせます。

返事が来たら、その日のうちに確定のメールを送る

相手から候補日を選んでもらったら、その日のうちに確定の連絡をします。確定のメールには、日時、所要時間、場所またはオンライン会議のURL、参加者を書きます。前日には、短いリマインドのメールを送っておくと、当日の行き違いを防げます。

件名：Re: ご面談の日程について（11月27日 14:00）

株式会社〇〇
山田様

ご返信いただき、ありがとうございます。
下記の日程で承りました。

日時：11月27日（木）14:00〜14:30
方法：オンライン（会議のURLは前日にお送りします）
参加者：弊社より佐藤、田中の2名

当日は、どうぞよろしくお願いいたします。

株式会社△△
営業部 佐藤花子

日程の変更をお願いするとき

確定したあとで、こちらの都合で日程を変えなければならないこともあります。その場合は、分かった時点ですぐに連絡し、お詫びと新しい候補日を一緒に送ります。理由は「急な社内の予定が入り」のように簡潔に書けば十分で、細かい事情まで説明する必要はありません。変更をお願いする側なので、候補日は最初のメールより多めに、4つほど出すと相手が選びやすくなります。

相手から日程の変更を頼まれた場合は、「承知いたしました。お気遣いなくお申し付けください」と快く受け、新しい候補日を出します。変更を頼む側は気まずさを感じているので、受ける側が気持ちよく応じると、その後の関係が良くなります。

面談のあとのお礼とフォロー

アポ取りメールの目的は面談の約束を取ることですが、本当の目的は、その先の仕事につなげることです。面談のあとのお礼のメールまでを1つの流れとして考えます。

お礼のメールはその日のうちに送る

面談が終わったら、その日のうちにお礼のメールを送ります。翌日以降になると、相手の記憶が薄れ、ほかの会社のメールに埋もれてしまいます。お礼のメールには、次の3つを書きます。

• 時間をもらったことへのお礼
• 面談で相手が話した内容のうち、印象に残ったことを1つ
• 次にこちらがすること（資料の送付、見積もりの提出など）と、その期限

面談で「後日、資料をお送りします」と約束したなら、お礼のメールに添付するか、送る日を書きます。約束したことを期限までに果たすことが、次の面談につながる何よりの近道です。

面談で結論が出なかったときのフォロー

1回の面談で結論が出ることは多くありません。相手が社内で検討する時間を取る場合は、「〇月〇日ごろに、改めてご様子を伺わせてください」と、次に連絡する時期を自分から示しておきます。そのうえで、その日が来たら短いメールで様子を尋ねます。相手から返事がない場合も、2〜3か月ほど間を空けて、相手の役に立ちそうな情報を添えて連絡すると、関係が途切れずに済みます。

断られたときの返信

面談のあとで、相手から見送りの連絡が来ることもあります。そのときは、検討してくれたことへのお礼を伝え、「またの機会がございましたら、お声がけいただけますと幸いです」と結びます。断られたあとの返信が丁寧だった相手には、別の案件が出たときに声がかかることがあります。理由をしつこく尋ねたり、条件を変えて食い下がったりするのは避けます。

届いた商談の申し込みを取りこぼさない仕組み

ここまでは、こちらからアポを取りに行く側の書き方でした。反対に、自社のWebサイトや問い合わせフォームから、相手が商談や打ち合わせを申し込んでくることもあります。せっかく相手から声をかけてくれたのに、返事が遅れたり、誰が対応するか決まらないまま放置されたりすると、機会を逃してしまいます。

少人数ならメールと管理表で回せる

申し込みが月に数件なら、問い合わせ用のメールアドレスを複数人で受け取り、スプレッドシートに1件ずつ記録するだけでも回ります。管理表には、届いた日付、会社名、担当者、用件、こちらの担当、返信した日、面談の日程の列を作ります。返信していない行には色を付けておくと、取りこぼしに気づけます。

担当と状況を付けて返信まで1か所で回したい場合

申し込みが増え、複数の人で手分けして対応するようになると、表への書き込み漏れや、誰が返信したのかの確認に時間がかかるようになります。そうした場面で、フォームで受け付けてから返信までを1つの画面で扱う道具の1つが、Halictです。

公式サイトによると、Halictでは届いた1件ごとに担当と状況が記録され、返信も同じ画面から送ることができ、返信の開封まで記録されます。回答者には1画面に1つの質問が表示される形式で、テキスト、選択肢、日付、メールなど12種類の項目からフォームを作れます。集まった回答は一覧で確認でき、CSVに書き出せます。料金は使うメンバーの人数で決まり、メンバー1人までのフリープランは0円、3人までのスターターは月額2,980円、10人までのチームは月額7,800円（いずれも税抜）と案内されています。

商談の申し込みの窓口をフォームにしておけば、相手は希望の日時や用件を項目に沿って書くだけで済み、受け取る側も聞き漏れがなくなります。

Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

直接やり取りする仕事ほどアポ取りの力が生きる

フリーランスと在宅ワークの仲介を20年あまり続けてきた運営者として見てきた限りでは、長く仕事を続けている人ほど、最初の連絡の取り方が丁寧です。相手の時間を尊重し、用件と所要時間をはっきり書き、断る道も残しておく。そうした基本を守っている人は、1回目の面談で仕事にならなくても、次の機会に声をかけてもらえる関係を作っています。

仲介を通さない取引で差がつくところ

発注する側と受ける側が直接やり取りする取引では、仲介の担当者が日程の調整をしてくれるわけではありません。アポ取りから打ち合わせの設定、その後のフォローまで、すべて自分で行います。その分、中間のマージンが乗らないので、同じ予算で発注する側はより多くの仕事を頼め、受ける側は手取りが厚くなります。アポ取りメールの書き方は、そうした直接の取引を自分の力で広げるための土台になります。

もう1つ見えてくるのは、断られたあとの振る舞いの差です。1回目のアポ取りで返事がなくても、半年後に相手の役に立つ情報を添えて丁寧に連絡し直した人が、そこから長い取引につながった例は珍しくありません。反対に、返事がないことに苛立って強い調子の再送を重ねた人は、その相手との関係をそこで終わらせてしまいます。アポ取りは1通で勝負が決まるものではなく、相手との関係を少しずつ育てる最初の一歩だと考えると、文面にも自然と余裕が生まれます。

分野ごとのアポ取りの特徴

アポ取りメールで伝えるべきことは、仕事の分野によって少しずつ違います。

• AIの活用支援：相手の業務のどこにAIを使えるかを、面談で一緒に考える形にすると、売り込みの印象が薄れます。仕事の内容はAIコンサル・業務活用支援のお仕事で紹介しています
• アプリの開発：開発の相談は、予算と納期の目安を事前に聞いておくと、面談の時間を有効に使えます。アプリケーション開発のお仕事も参考になります
• デザイン：過去の制作物を見せられるURLを署名に入れておくと、面談の前に相手が雰囲気をつかめます。報酬の目安はデザイナーの年収・単価相場で確かめられます
• 経営の相談：中小企業の経営の相談に応じる仕事では、資格が信頼の手がかりになることもあります。国家資格の中小企業診断士の案内も参考にしてください

アポ取りメールは、相手の時間をもらうお願いであると同時に、自分の仕事の進め方を最初に見せる場でもあります。件名、候補日、所要時間、断る道の4つを押さえれば、初めての相手にも気持ちよく読んでもらえるメールになります。

よくある質問

Q. アポ取りメールの候補日はいくつ出せばよいですか？

3つほどが目安です。1つだけでは合わない可能性が高く、多すぎると選ぶ手間が増えます。日付と曜日、時間の幅をそろえて書き、午前と午後、別の曜日を混ぜると相手の予定と合いやすくなります。合わない場合に備えて、希望の日時を知らせてもらう一文も添えます。

Q. アポ取りメールに返信が来ないときはいつ再送すればよいですか？

最初のメールから1週間ほど待って再送するのが目安です。前のメールを引用し、行き違いへのお詫びを添えて、相手を責めない書き方にします。前に出した候補日が過ぎていれば差し替えます。再送は1〜2回までにとどめ、返事がなければその相手へのメールは控えます。

Q. 初めての相手に営業のアポ取りメールを送ってもよいですか？

広告や宣伝のメールは、特定電子メール法で送ってよい相手が決められています。同意を得た相手、名刺などでアドレスを知らせてくれた相手、取引関係にある相手、アドレスを公表している団体などです。公表されていても、営業のメールを断る旨が書かれていれば送れません。

Q. アポ取りメールの件名には何を書けばよいですか？

用件、話題、差出人の3つを入れます。たとえば「【ご面談のお願い】在庫管理の効率化のご提案／株式会社△△ 佐藤」のような形です。「緊急」「必見」のようなあおる言葉や記号の多用は、迷惑メールと見分けがつかなくなるので避けます。用件は件名の前のほうに書きます。