日程調整メールの書き方｜候補日の出し方と返信の例文

打ち合わせや面談の日程を決めるだけなのに、メールが何往復もしてしまう。候補日を出したら「その日は難しいです」と返ってきて、また候補を出し直す。日程調整メールで悩む人の多くは、文面の丁寧さよりも、この往復の多さに疲れています。日程調整メールは、書き方の型と候補日の出し方さえ押さえれば、1回か2回の往復で決められます。この記事では、日程調整メールの基本の構成から、候補日の出し方のコツ、送る側と返信する側の例文、日程が決まった後の確定メールとリマインド、変更やキャンセルのお詫び、複数人と調整するときの注意、日程調整ツールの使い方まで、順番に整理します。問い合わせや申し込みが多く、日程の希望を受け付けてから返信するまでを担当で分けて回したい場合に向くHalictのような道具の使いどころも、後半で紹介します。

日程調整メールが何往復もしてしまう理由

日程調整のメールが長引く理由は、大きく分けて3つあります。

1つ目は、候補日が少なすぎることです。「〇月〇日の14時はいかがでしょうか」と1つだけ出すと、相手の都合が合わなければ、その時点で振り出しに戻ります。相手も「では別の日を」と1つだけ返すと、今度はこちらが合わない、という往復が続きます。

2つ目は、必要な情報が足りないことです。打ち合わせの所要時間、オンラインか対面か、対面なら場所、参加する人数が書かれていないと、相手は返事をする前に質問を返すしかありません。日程そのものとは関係のない確認で、1往復が消えてしまいます。

3つ目は、返事の期限と決め方が書かれていないことです。候補日を出しても「いつまでに返事をすればよいのか」が分からないと、相手は後回しにします。その間にこちらの予定が埋まり、出していた候補日が使えなくなることもあります。

日程調整は、相手の時間をもらうお願いです。お願いをする側が、相手が迷わず答えられる材料をそろえて渡せば、往復は自然に減ります。逆に、材料が足りないまま送ると、相手に考える手間を押しつけることになり、返信が遅れます。

ビジネスメールの書き方を解説している記事でも、日程調整は最初の打診の仕方から気をつけるよう案内されています。

件名には、何の用件か一目で分かるようにするのがマナーです。突然の日程調整メールは、相手に不信感や不快感を与えてしまう可能性が高いため、経緯を伝えます。次に、メールを送った目的と会うメリットを書き、そのうえで面談の打診をしましょう。面談の打診と同時に候補日を提示するかは、状況によります。会ってもらえるか分からない段階で日程を提示すると「一方的だ」「強引だ」という印象を与えることがあります。 出典: mailwise.cybozu.co.jp

つまり、日程調整メールは「いきなり日にちを並べる」ものではなく、相手との関係に合わせて、打診と候補日の提示を分けるかどうかを決めるところから始まります。すでに会うことが決まっている相手なら、最初のメールで候補日を出して構いません。初めて連絡する相手なら、まず会ってもらえるかを尋ね、了承をもらってから候補日を出すほうが、受け取る側の負担が少なくなります。

日程調整メールの基本の構成

日程調整メールも、ほかのビジネスメールと同じ型で書けます。型があると、書く側は迷わず、読む側は必要な情報をすぐに見つけられます。

日程調整メールをはじめとして、メールには型がありますので、ここで基本を学びましょう。メールを構成するのは、「件名」「宛名」「挨拶・名乗り」「要旨」「詳細」「結び」「署名」の7つです。 出典: mailwise.cybozu.co.jp

日程調整メールで、それぞれの部分に何を書くかを整理すると次のようになります。

部分	日程調整メールで書くこと
件名	用件と、何の打ち合わせかが分かる言葉（例：お打ち合わせの日程調整のお願い）
宛名	会社名、部署名、氏名と「様」
挨拶・名乗り	いつもの挨拶と、自分の会社名と氏名
要旨	日程を調整したいという用件を1文で
詳細	目的、所要時間、方法（オンラインか対面か）、候補日、返事の期限
結び	都合が合わない場合の案内と、お礼の言葉
署名	会社名、氏名、電話番号、メールアドレス

この中で、日程調整メールに特有なのは「詳細」の部分です。ここに入れる情報が足りないと、前の節で見たように往復が増えます。詳細に書く項目は、次の6つを目安にすると漏れが出にくくなります。

1. 打ち合わせの目的（何を話すのか）
2. 所要時間（30分、1時間など）
3. 方法（オンラインならどのサービスか、対面なら場所）
4. 参加する人（こちら側の人数と役割）
5. 候補日（日付、曜日、時間帯）
6. 返事の期限と、候補日が合わないときの返し方

件名は、受信箱の一覧で用件が分かる長さにします。「ご相談」「ご連絡」だけでは、ほかのメールに埋もれてしまいます。「〇〇の件 お打ち合わせ日程のご相談」のように、案件の名前と「日程」という言葉を入れると、相手は開く前に用件をつかめます。返信のときは件名を変えずに「Re:」のまま返すと、やり取りが1つの流れとして残り、後から見返すときに探しやすくなります。

候補日の出し方のポイント

日程調整メールの出来は、候補日の出し方でほぼ決まります。相手が「この中から選べばよい」と思える出し方を心がけると、1回の返信で決まる割合が上がります。

候補は3つから5つ出す

候補が1つでは合わなかったときに振り出しに戻り、10個も並べると相手が読むのに疲れます。目安は3つから5つです。曜日と時間帯をばらけさせると、相手の予定のどこかに当たりやすくなります。月曜の午前、水曜の午後、金曜の夕方のように散らすのがコツです。

日付には曜日と時間帯を必ず書く

「〇月〇日」だけでなく、「〇月〇日（〇）14:00〜15:00」のように、曜日と始まりと終わりの時刻まで書きます。曜日があると相手は手帳やカレンダーと突き合わせやすく、日付の書き間違いにも気づけます。送る前に、書いた日付と曜日がカレンダーと合っているかを必ず確かめます。曜日の書き間違いは、相手に「どちらが正しいのか」という確認を強いることになり、1往復を無駄にします。

時間に幅を持たせる

「14:00〜17:00の間で1時間」のように、時間に幅を持たせる出し方もあります。相手は自分の予定の空いた1時間を選べるので、合う確率が上がります。ただし、幅が広すぎると相手が決めにくくなるため、半日程度までにとどめるのがよいでしょう。

返事の期限を書く

候補日を出したら、「〇月〇日（〇）までにご都合をお知らせいただけますと幸いです」と期限を書きます。期限があると相手は優先して答えやすく、こちらも候補日の枠をいつまで空けておけばよいかが分かります。期限は、候補日の最初の日より2日から3日前に設定すると、確定してから準備する時間を取れます。

合わない場合の返し方を先に書く

「いずれもご都合が合わない場合は、ご都合のよい日時をいくつかお知らせください」と添えておくと、相手は迷わず代わりの案を返せます。この一文があるだけで、「全部合わないのですが、どうしましょうか」という確認の往復を1回減らせます。

出した候補日の枠は空けておく

候補日を出したら、その時間には別の予定を入れないようにします。相手が選んだ日にこちらが埋まっていると、謝罪と再調整が必要になり、相手の信頼を損ねます。自分のカレンダーに「仮押さえ」として入れておくと、ほかの人から予定を入れられるのを防げます。

送る側の例文（候補日を出すとき）

ここからは、そのまま使える例文を場面ごとに紹介します。〇〇や△△の部分を、自分の状況に合わせて書き換えてください。

初めての相手に、まず面談を打診する

会ってもらえるか分からない相手には、最初のメールで日程を並べず、面談そのものをお願いします。

件名：〇〇についてご相談のお願い（株式会社△△）

株式会社〇〇 営業部 〇〇様

突然のご連絡失礼いたします。 株式会社△△の□□と申します。

貴社のWebサイトで〇〇の取り組みを拝見し、当社の××がお役に立てるのではないかと考え、ご連絡いたしました。

30分ほどお時間をいただき、オンラインでご説明の機会をいただけないでしょうか。 ご検討いただけるようでしたら、改めて候補日をお送りいたします。

お忙しいところ恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。

この文面では、連絡した理由と、相手にとっての利点、所要時間を先に伝えています。候補日はあえて書かず、了承をもらってから出す流れにしています。

会うことが決まっている相手に、候補日を出す

打ち合わせをすることがすでに決まっている場合は、最初のメールで候補日まで出します。

件名：〇〇の件 お打ち合わせ日程のご相談（株式会社△△）

株式会社〇〇 〇〇様

いつもお世話になっております。 株式会社△△の□□です。

先日お話しした〇〇の件について、お打ち合わせの日程をご相談させてください。

内容：〇〇の進め方と今後のスケジュールの確認 所要時間：1時間ほど 方法：オンライン（Google Meet） 当社の参加者：□□、××の2名

以下の日程でご都合はいかがでしょうか。

1. 〇月〇日（〇）10:00〜11:00
2. 〇月〇日（〇）14:00〜15:00
3. 〇月〇日（〇）16:00〜17:00

お手数ですが、〇月〇日（〇）までにご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです。 いずれもご都合が合わない場合は、ご都合のよい日時をいくつかお知らせください。

どうぞよろしくお願いいたします。

内容、所要時間、方法、参加者を箇条にしておくと、相手は一目で打ち合わせの中身をつかめます。

相手に候補日を出してもらう

目上の相手や、取引先で相手の都合を優先すべき場面では、先に相手に候補日を出してもらうほうが失礼になりません。

件名：〇〇の件 お打ち合わせ日程のご相談（株式会社△△）

〇〇様

いつもお世話になっております。 株式会社△△の□□です。

〇〇の件について、1時間ほどお打ち合わせのお時間をいただきたく、ご連絡いたしました。

〇〇様のご都合を優先したく、ご都合のよい日時を2つから3つお知らせいただけますでしょうか。 当社は、〇月〇日（〇）から〇月〇日（〇）の平日であれば、10:00〜18:00の間で調整いたします。

お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。

相手に任せきりにせず、こちらの空いている期間と時間帯を添えておくのがポイントです。相手は、その範囲の中から選べばよいので、返事を考えやすくなります。

返信する側の例文（候補日を受け取ったとき）

日程調整メールを受け取ったら、できるだけ早く返信します。返事が遅れると、相手は出した候補日の枠をいつまでも空けておかなければならず、ほかの予定を入れられません。当日中、遅くとも翌営業日までに返すのが目安です。

候補の中から選ぶ

件名：Re:〇〇の件 お打ち合わせ日程のご相談

株式会社△△ □□様

お世話になっております。 株式会社〇〇の〇〇です。

日程のご連絡をありがとうございます。 以下の日時でお願いできますでしょうか。

〇月〇日（〇）14:00〜15:00

当日はどうぞよろしくお願いいたします。

選んだ日時は、番号だけでなく日付と時刻を書き直して返します。「2番でお願いします」だけでは、相手が元のメールを見返さないと分からず、取り違えのもとになります。

候補が合わず、別の日を出す

件名：Re:〇〇の件 お打ち合わせ日程のご相談

□□様

お世話になっております。 株式会社〇〇の〇〇です。

日程のご連絡をありがとうございます。 あいにく、いただいた日時はいずれも予定が入っており、ご都合を合わせることができません。 せっかくご調整いただいたのに申し訳ございません。

代わりに、以下の日時はいかがでしょうか。

1. 〇月〇日（〇）10:00〜12:00の間
2. 〇月〇日（〇）15:00〜17:00の間
3. 〇月〇日（〇）終日

ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

候補が合わなかったときは、断るだけで終わらせず、必ず代わりの候補を返します。こちらから候補を出せば、相手はもう一度候補を考え直す手間がなくなります。

一部の候補だけ合う場合

複数の候補のうち2つが合う、という場合は、合うものを全部伝えておくと、相手は自分の都合で選べます。「1番と3番であれば、どちらでも伺えます」のように書き、相手に最終的な決定を任せる形にします。

日程が決まった後の確定メールとリマインド

日程が決まったら、確定したことを伝えるメールを送ります。確定のメールは、当日の情報をすべてそろえた「案内状」の役割を持ちます。

日程確定のメール

件名：〇〇の件 お打ち合わせ日程確定のご連絡

〇〇様

お世話になっております。 株式会社△△の□□です。

ご返信をありがとうございます。 以下の日程で確定とさせていただきます。

日時：〇月〇日（〇）14:00〜15:00 方法：オンライン（Google Meet） 接続先：（会議のURL） 当社の参加者：□□、××

資料は前日までにお送りいたします。 当日はどうぞよろしくお願いいたします。

確定のメールには、日時、方法、接続先や場所、参加者をまとめて書きます。当日の朝に相手がこのメールだけを見れば参加できる状態にしておくのが目標です。対面の場合は、住所、最寄り駅からの道順、受付での呼び出し方まで書いておくと、相手が迷いません。

確定のメールと合わせて、カレンダーの招待を送る方法もあります。Googleカレンダーでは、予定にゲストとしてメールアドレスを追加すると、相手が Googleカレンダーを使っていなくても招待を届けられると、公式のヘルプで案内されています（カレンダーの予定にゲストを招待する）。招待を受けた相手は自分のカレンダーに予定を追加できるので、書き写しの間違いが起きにくくなります。

前日のリマインド

打ち合わせの前日に、短い確認のメールを送ると、うっかり忘れを防げます。

件名：明日のお打ち合わせについて

〇〇様

お世話になっております。 株式会社△△の□□です。

明日〇月〇日（〇）14:00からのお打ち合わせについて、念のためご連絡いたします。 接続先は、以下のURLです。

（会議のURL）

当日はどうぞよろしくお願いいたします。

リマインドは、相手を疑っているように受け取られないよう、「念のため」と添えて短く書くのがコツです。確定から当日まで1週間以上空く場合や、相手が多忙な役職者の場合に特に役立ちます。

日程の変更やキャンセルを伝えるお詫びの例文

決まった日程を変えるときは、気づいた時点ですぐに連絡します。直前になるほど、相手が別の予定を入れる余地が減り、迷惑が大きくなります。

こちらの都合で日程を変えてもらう

件名：【日程変更のお願い】〇月〇日のお打ち合わせについて

〇〇様

お世話になっております。 株式会社△△の□□です。

〇月〇日（〇）14:00からお約束しておりましたお打ち合わせについて、誠に申し訳ございませんが、当社の都合により日程を変更していただけないでしょうか。 急な社内の対応が入り、当日の時間を確保できなくなりました。 ご予定を空けていただいていたところ、大変ご迷惑をおかけし申し訳ございません。

改めて、以下の日時はいかがでしょうか。

1. 〇月〇日（〇）10:00〜11:00
2. 〇月〇日（〇）15:00〜16:00
3. 〇月〇日（〇）16:00〜17:00

ご都合が合わない場合は、ご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです。 重ねてお詫び申し上げます。

変更をお願いするメールでは、お詫び、変更の理由、新しい候補日の3つを1通にまとめます。理由は詳しく書きすぎず、「当社の都合により」「急な対応が入り」程度で構いません。大切なのは、相手が次の行動を取れるように新しい候補日をすぐに出すことです。

件名の先頭に【日程変更のお願い】のように用件を入れておくと、相手は受信箱の一覧で変更の連絡だと気づけます。前日や当日の変更は、メールに加えて電話でも一報を入れると、相手が見落とすのを防げます。

相手から変更を頼まれたときの返信

相手から日程の変更を頼まれたら、了承の返事と、新しい候補への回答を短く返します。「承知いたしました。お気になさらないでください」と一言添えると、相手の申し訳なさが和らぎ、その後のやり取りも気持ちよく進みます。

複数人や社外の人と日程を調整するときの注意

3人以上が参加する打ち合わせでは、1対1のときと同じやり方では決まりません。全員に候補日を送り、全員の返事がそろうまで待つと、時間がかかるうえに、返事を集める側の手間も大きくなります。

複数人の調整では、次の進め方が向いています。

• 先に、必ず出てもらう人（決定権のある人、説明をする人）の都合を押さえ、その中から候補日を絞る
• 候補日は多めに出し、「参加できる日すべてに丸を付けてください」と頼む
• 返事の期限を短めに設定し、期限が来たら、参加できる人が最も多い日で決める
• 決まった日に参加できない人には、議事の内容を後で共有することを伝える

社外の複数の人にまとめてメールを送るときは、宛先の入れ方に注意が必要です。宛先（To）や CC に入れたメールアドレスは、受け取った全員に見えます。面識のない人同士に一斉に送る場合に、To や CC で送ると、ほかの人のメールアドレスを知らせてしまうことになります。

個人情報保護委員会は、個人データの漏えい等が起きたときに委員会への報告が必要になる例の1つとして、次のような場面を挙げています。

自社の会員（1,000人超）にメールマガジンの配信を行う際、本来メールアドレスをBCC欄に入力して送信すべきところをCC欄に入力して一括送信した場合 出典: ppc.go.jp

この例は1,000人を超える会員への配信の話ですが、BCC に入れるべき宛先を CC に入れることが、個人データの漏えいとして扱われうることを示しています。日程調整のように数人に送るメールでも、互いに面識のない社外の人をまとめて宛先に入れるときは、BCC を使うか、1人ずつ送るのが安全です。どの場合に報告が必要になるかは事情によって変わるため、実際に誤送信が起きたときは、社内の担当や個人情報保護委員会の案内を確かめてください。

日程調整メールで起きやすい失敗と直し方

日程調整のやり取りで起きる失敗は、ほとんどが小さな書き漏れや確認不足です。送る前に次の点を見直すだけで、多くは防げます。

日付と曜日が食い違っている

「〇月〇日（月）」と書いたのに、実際はその日が火曜日だった、という間違いは珍しくありません。相手はどちらが正しいのかを確かめる返信をしなければならず、1往復が無駄になります。候補日を書いたら、カレンダーを開いて日付と曜日を1つずつ突き合わせます。

時刻の書き方がそろっていない

「午後2時」「14時」「14:00」が1通の中で混ざっていると、読みにくいうえに、午前と午後の取り違えが起きやすくなります。時刻は「14:00〜15:00」のように24時間の表記にそろえ、始まりと終わりの両方を書くと、所要時間も伝わります。

海外の相手に時差を書いていない

海外にいる相手や、海外の拠点の人と調整するときは、候補の時刻がどの国の時間かを書きます。「日本時間 〇月〇日（〇）9:00」のように明記し、相手の時間も併記すると、換算の間違いを防げます。

確定した後に候補日の枠を空けたままにしている

日程が決まったら、選ばれなかった候補日の仮押さえは外します。空けたままにすると、自分のカレンダーが埋まって見え、ほかの予定を入れにくくなります。逆に、確定した日時は、すぐに本来の予定として登録し直します。

返信が遅れたのにお詫びがない

日程の連絡に数日返せなかったときは、返信の冒頭で「ご返信が遅くなり申し訳ございません」と一言添えます。相手はその間、候補日の枠を空けて待っていたかもしれません。遅れた理由を長く書く必要はなく、お詫びの一言と、すぐに使える回答があれば十分です。

日程調整ツールを使う方法

日程調整の往復をさらに減らしたいなら、日程調整ツールを使う方法があります。日程調整ツールとは、自分の空いている時間を相手に見せ、相手がその中から選んで予約できるようにする仕組みのことです。メールで候補日を書き写す必要がなく、相手が選んだ時点で予定が決まります。

Googleカレンダーの予約スケジュール

Google カレンダーには、予約スケジュールという機能があります。公式のヘルプでは、予約の長さと空き時間を選び、会議の方法を決めると、予約ページが作れると案内されています（予約スケジュールを作成する）。ヘルプに書かれている主な設定は次のとおりです。

• 予約の長さ（30分、1時間など）と、予約を受け付ける曜日と時間帯
• 予約を受け付ける期間と、締め切りの時間
• 予約と予約の間に空ける準備時間、1日あたりの予約件数の上限
• 会議の方法（Google Meet、対面、電話など）
• 予約した人が入力する項目と、確認メールやリマインダー

同じヘルプでは、予約スケジュールはパソコンのブラウザから作る必要があり、Android や iPhone、iPad のカレンダーアプリでは作れないことも書かれています。一部の機能は、対象となる Google Workspace の契約か Google One のメンバーシップが必要とされているため、使いたい機能がどのプランで使えるかは、ヘルプの比較の案内で確かめてください。

ツールを使うときのメールの書き方

日程調整ツールを使う場合も、いきなりURLだけを送るのは避けます。相手によっては、一方的に予約を求められたと感じることがあるからです。メールには、打ち合わせの目的と所要時間を書いたうえで、「以下のページから、ご都合のよい日時をお選びいただけます」と案内し、「ページが使いにくい場合は、このメールにご都合のよい日時をご返信ください」と、メールで答える道も残しておきます。

目上の相手や、初めてやり取りする取引先には、ツールのURLよりもメールで候補日を出すほうが丁寧に受け取られることもあります。相手との関係に合わせて使い分けるのがよいでしょう。

申し込みや問い合わせが多いときの受け付けの回し方

説明会の参加、個別の相談、採用の面談のように、多くの人から日程の希望を受け付ける場面では、1人ずつメールで候補日をやり取りしていると、誰とどこまで話が進んでいるかが分からなくなります。返信の漏れや、同じ人に2回連絡してしまう間違いも起きやすくなります。

このような場面では、まず受け付けの形を決めることが大切です。申し込みのフォームを用意し、名前、連絡先、希望する日程の候補を入力してもらえば、メールで候補を聞き直す往復が要らなくなります。受け付けた後は、1件ごとに「受付済み」「日程調整中」「確定」のように状況を付け、誰が返信するかを決めておくと、担当が複数いても漏れが出にくくなります。表計算ソフトとメールソフトを行き来して管理する方法でも始められますが、件数が増えると、状況の更新を忘れる、返信したかどうかが分からなくなる、という問題が出てきます。

受け付けから返信までを1つの画面で扱う道具の選択肢の1つが、Halictです。公式サイトによると、Halict は届いた回答の1件ごとに担当と状況を残し、返信も同じ画面から送れるように作られたフォームのサービスで、返信したメールの開封まで記録されると案内されています。入力欄はテキスト、選択肢、評価、日付、メールなど12種類があり、日付の欄を使えば、申し込む人に希望する日程を入力してもらえます。料金のページでは、フォームの数と回答の数はどのプランでも無制限で、使う人数で料金が決まり、メンバー1人までのフリープランは0円で、状況の管理、自動返信、CSVの書き出しが使えると案内されています。メンバー3人までのスタータープランは月額2,980円（税抜）です。

Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

日程の確定そのものはメールやカレンダーで行い、申し込みの受け付けと返信の状況を Halict で管理する、という分け方にすると、それぞれの道具の得意なところを生かせます。

日程調整の上手さは信頼につながる

日程調整のメールは、仕事の本題に入る前の小さなやり取りです。それでも、相手が受け取る印象は、このやり取りで大きく変わります。候補日がそろっていて、返事が早く、確定の連絡に当日の情報がすべて書かれている。そうした相手には、「この人となら仕事が進めやすそうだ」という信頼が生まれます。

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営者として見てきた限りでは、長く仕事を続けているフリーランスほど、こうした段取りのやり取りが丁寧で速い傾向があります。依頼する側にとって、打ち合わせの日程がすぐに決まり、当日の準備も整っている相手は、次の仕事も頼みたくなる相手です。仲介の手数料がかからない直接のやり取りでは、こうした信頼の積み重ねがそのまま次の依頼につながり、受ける側の手取りも厚くなります。

日程調整やメールの対応を仕事として受ける道もあります。カスタマーサポート・事務全般のお仕事では、問い合わせへの返信やスケジュールの管理、事務の代行など、在宅でできる事務の仕事の種類と求められる力が整理されています。メールの対応に慣れている人には、始めやすい分野です。営業やマーケティングの支援として、見込み客との面談の日程を調整する仕事もあり、AI・マーケティング・セキュリティのお仕事で関連する仕事の種類を確かめられます。

会社として在宅勤務の体制を整え、オンラインの打ち合わせを増やしたい場合は、テレワーク 助成金 2026で、テレワークの環境づくりに使える助成金の考え方を確かめられます。経営の相談に乗る専門家として、取引先との段取りまで含めて支援したい人は、中小企業診断士の資格の内容と試験の仕組みも参考になります。

よくある質問

Q. 日程調整メールで候補日はいくつ出すのがよいですか？

目安は3つから5つです。1つだけだと相手の都合が合わなかったときに振り出しに戻り、多すぎると相手が読むのに疲れます。曜日と時間帯をばらけさせ、日付には曜日と始まりと終わりの時刻を書きます。返事の期限と、いずれも合わない場合の返し方も添えると、1回の返信で決まりやすくなります。

Q. 目上の相手には、こちらから候補日を出すと失礼になりますか？

失礼にはなりませんが、相手の都合を優先したい場面では、先に相手に候補日を出してもらう書き方が向いています。その場合も任せきりにせず、「〇月〇日から〇月〇日の平日10時から18時の間で調整いたします」のように、こちらの空いている期間を添えると、相手は返事を考えやすくなります。

Q. 候補日がどれも合わないときは、どう返信すればよいですか？

都合が合わないことをお詫びしたうえで、必ず代わりの候補日を2つから3つ返します。断るだけで終えると、相手はもう一度候補を考え直さなければなりません。代わりの候補には曜日と時間帯を書き、時間に幅を持たせると合う確率が上がります。返信は当日中、遅くとも翌営業日までが目安です。

Q. 日程調整ツールのURLだけを送ってもよいですか？

URLだけを送るのは避けたほうが無難です。相手によっては一方的に予約を求められたと感じることがあります。打ち合わせの目的と所要時間を書いたうえでページを案内し、ページが使いにくい場合はメールで都合を返してよいと添えます。目上の相手や初めての取引先には、メールで候補日を出すほうが丁寧に受け取られることもあります。