社内イベントの企画｜参加しやすい案と準備の進め方

2026年6月21日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓社内イベントの企画を任された担当者向けに
✓準備の段取りと担当の分け方
✓終わった後の振り返りまでを説明します

社内イベントの企画を任されると、何をやるかより先に「参加者に時間の無駄だと思われたらどうしよう」という不安が来るものです。テレワークや時短勤務の社員が増え、仕事のあとの飲み会に全員が集まる時代ではなくなりました。この記事では、社内イベントの企画を目的の決め方から始め、参加しやすい企画の案、予算の組み方、準備の段取り、当日の進行、終わった後の振り返りの順に説明します。準備の段取りを複数人で分けて進めるときは、紙やスプレッドシートでも十分ですが、担当と期限を1か所で共有できるPinatecaのような道具を使う方法もあります。

社内イベントが見直されている背景

社内イベントとは、会社が社員の交流や学び、ねぎらいなどを目的に開く催しのことです。忘年会や歓送迎会、社員旅行、運動会のように昔からあるものに加え、オンラインのゲーム大会や、社員が講師になる勉強会、地域の清掃活動のような新しい形も増えています。

社内イベントが改めて見直されている理由の1つは、在宅勤務が広がって、同じ会社の人と顔を合わせる機会が減ったことです。仕事のやり取りがチャットとオンライン会議だけになると、他の部署にどんな人がいるのかが分からず、困ったときに相談できる相手が見つかりにくくなります。部署を超えた顔見知りが増えると、ちょっとした相談がしやすくなり、仕事の進み方そのものが変わります。

一方で、昔ながらのイベントには厳しい目も向けられています。イベントの支援を行う会社の解説記事は、企画する側の不安を次のように書いています。

社内イベントをまとめる幹事にとって最も怖いこと。それは、良かれと思って企画したイベントが、参加者にとって「時間の無駄」「ただの強制参加」と感じられてしまうことです。テレワークが普及し、個人の時間が重視される今、かつてのような「とりあえず飲み会」は通用しません。出典: jp.vcube.com

子育てや介護をしている社員、お酒を飲まない社員、遠方に住んでいて出社の少ない社員にとって、夜の飲み会は参加しにくい催しです。参加しにくい人がいるイベントを続けると、交流を深めるつもりが、かえって「参加できる人」と「参加できない人」の間に溝を作ってしまいます。企画を考えるときは、誰が参加しにくいかを最初に考えることが、成功へのいちばんの近道です。

企画の前に目的を1つに絞る

社内イベントの企画でよくある失敗は、目的を欲張ることです。「交流もしたいし、学びもほしいし、ねぎらいもしたい」と詰め込むと、どれも中途半端になり、参加者の満足度が下がります。まずは目的を1つに絞り、それに合う形を選びます。

目的	合う形の例	向いている場面
部署を超えた交流	ランチ会、ゲーム大会、チーム対抗の謎解き	新しい人が増えた、在宅勤務が多い
ねぎらい	表彰式、決算後の食事会、記念品の贈呈	繁忙期が終わった、大きな案件を終えた
学び	社内勉強会、外部講師の講演、見学会	新しい道具や制度を取り入れる
チームワーク	チーム対抗の運動会、料理教室、合宿	新しいチームができた、部署を統合した
会社の方針の共有	全社集会、キックオフ	期の始まり、方針が変わった
社会への貢献	清掃活動、寄付の企画、地域行事への参加	地域とのつながりを大切にしたい

目的を決めるときは、「イベントが終わった後、参加者にどうなっていてほしいか」を1文で書いてみます。「他の部署の人の顔と名前が3人以上一致している」「今期の方針を自分の言葉で説明できる」のように書ければ、目的がはっきりしています。この1文は、企画書の最初に書き、準備の途中で迷ったときに立ち返る基準にします。

目的が決まったら、誰のためのイベントかも決めます。全社員向けなのか、新しく入った人向けなのか、特定の部署向けなのかで、規模も予算も変わります。全社員向けのイベントは準備の負担が大きいので、年に1回から2回にとどめ、普段は部署やチームの単位で小さな催しを重ねるほうが、無理なく続けられます。

参加しやすい企画の案

ここからは、参加しやすさを重視した企画の案を、開催の形ごとに紹介します。どの案も、仕事の時間内に開けること、お酒がなくても楽しめること、在宅の社員も加われることを意識しています。

会社に集まって開く企画

昼休みを延長したランチ会。部署をまぜて4人から6人の席を作り、会社が昼食代を負担する
社員が講師になる30分の勉強会。表計算ソフトの小技や、担当している仕事の紹介など
チーム対抗の謎解きやクイズ大会。会議室で1時間ほど、くじで決めたチームで解く
表彰式。半年の間に助けてもらった人を社員どうしで推薦し、短いコメントと一緒に紹介する
料理や工作の教室。外部の講師を招き、作ったものを持ち帰れるようにする

オンラインで開く企画

オンラインのクイズ大会。会社や業界にまつわる問題を出し、チームで答える
小部屋に分かれる雑談会。オンライン会議の小部屋の機能を使い、4人ずつで15分話して入れ替える
自宅の仕事場の紹介。使っている机や道具を画面越しに見せ合う
同じ本や動画を事前に見て感想を話し合う会

会社と自宅をつなぐ企画

全社集会の中継。会場に集まる人と自宅から参加する人が、同じ画面で質問を出せるようにする
お菓子を事前に配送するオンラインの懇親会。会場の人と同じものを食べながら話す
写真の投稿企画。テーマを決めて社員が写真を投稿し、全員の投票で表彰する

催しの雰囲気づくりに音楽や短いジングルを用意する会社もあります。社内の動画や表彰式のオープニングに使う音を外部に頼む場合の仕事の中身は作曲・編曲・効果音・ジングルのお仕事で紹介しています。

どの企画を選ぶときも、参加を強制しないこと、参加しなかった人が損をしないことを守ります。たとえば、参加者だけに豪華な記念品を配ると、参加できなかった人には不公平に映ります。記念品を配るなら全員に配る、参加者限定の特典は小さなものにとどめる、といった配慮をしておくと、イベント後の職場の雰囲気が良くなります。

予算の組み方と費用の目安

予算は、1人あたりの金額から考えると組みやすくなります。参加人数の見込みに1人あたりの金額を掛けたものが、全体の予算の目安です。

形	主な費用	1人あたりの目安
社内のランチ会	弁当や仕出しの料理	1,000円から2,000円
社内の勉強会	外部講師の謝礼、資料の印刷	講師を呼ぶかどうかで大きく変わる
オンラインの懇親会	事前配送のお菓子や飲み物、送料	1,500円から3,000円
会場を借りる懇親会	会場費、料理、飲み物	4,000円から8,000円
日帰りのレクリエーション	交通費、施設の利用料、昼食	5,000円から1万円

金額は地域や時期、会場によって大きく変わるので、あくまで見積もりを取る前の目安として使ってください。予算を組むときは、見積もりの合計に1割ほどの予備費を上乗せしておくと、当日の人数の増減や追加の備品に慌てずに済みます。

社員旅行を企画する場合は、費用の税の扱いにも気をつけます。国税庁のタックスアンサーでは、従業員のレクリエーション旅行について、次の2つをどちらも満たす場合は、原則として旅行の費用を参加した人の給与としなくてよいとしています。

（1）旅行の期間が4泊5日以内であること。海外旅行の場合には、外国での滞在日数が4泊5日以内であること。（2）旅行に参加した人数が全体の人数の50パーセント以上であること。出典: 国税庁 No.2603 従業員レクリエーション旅行や研修旅行

同じページには、役員だけで行う旅行、取引先の接待のための旅行、実質的に私的な旅行、金銭との選択ができる旅行は、従業員のレクリエーション旅行に当たらないことも書かれています。さらに、自己の都合で参加しなかった人に代わりの金銭を支給すると、参加者と不参加者の全員に給与の支給があったものとされます。ここ、意外と見落としがちなところです。最終的には旅行の内容を総合的に見て判断されるので、金額が大きい旅行を企画するときは、顧問の税理士や税務署に確認してください。

準備の段取りと担当の分け方

社内イベントの準備は、開催日から逆算して進めます。社員30人から50人ほどの懇親会を想定した段取りの目安は次のとおりです。

時期	やること
2か月前	目的と対象者を決める、企画書を作って承認をもらう
6週間前	日程を決めて告知する、会場や講師の候補に問い合わせる
1か月前	会場と料理を予約する、出欠の受付を始める
2週間前	当日の進行表を作る、景品や備品を手配する
1週間前	出欠を締め切る、料理の数を確定する、役割分担を最終確認する
前日	備品をそろえる、オンラインの接続を試す
当日	受付、進行、撮影、片付け
1週間後	アンケートを取る、費用を精算する、振り返りを共有する

担当は、少なくとも「全体のまとめ役」「会場と料理」「進行と司会」「受付と会計」「告知と出欠」の5つに分けます。1人の担当者がすべてを抱えると、通常の仕事との両立ができず、準備が遅れがちになります。担当ごとに「何を」「いつまでに」終えるかを決め、毎週1回、15分ほどの打ち合わせで進み具合を確かめます。

担当と期限の一覧は、5人ほどの準備チームなら共有のスプレッドシートで十分に回せます。1行に1つの作業を書き、担当者、期限、状況（未着手・進行中・完了）の列を作るだけです。ただ、作業が30を超えたり、準備チームが部署をまたいだりすると、「あの件は誰が持っているのか」「どこで決まったのか」が追いにくくなります。

そうした場面では、作業をカードにして担当と期限を付け、進み具合で列を動かしていくカンバン式の道具が役立ちます。Pinatecaは、カンバンやガントチャート、カレンダーなど8種類のボードと、ワークスペースごとのチャットやカードへのコメントが使えるプロジェクト管理の道具で、公式の料金ページによると5人までのチームならボード10個まで無料で使えます。準備の作業をカードにし、締め切りの近いものをガントチャートで並べ、会場とのやり取りの記録をカードのコメントに残しておけば、担当が途中で替わっても経緯をたどれます。6人以上で使う場合は1人あたり月額500円（税抜）のスタンダードプランになります。詳しい機能はPinatecaの紹介ページで確認できます。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

企画書の作り方と承認の取り方

社内イベントには会社の予算を使うので、多くの場合、上司や経営者の承認が必要です。企画書は1枚から2枚にまとめ、次の項目を入れます。

イベントの名前と開催日時、場所
目的（終わった後に参加者にどうなっていてほしいか）
対象者と参加人数の見込み
内容と当日の流れ
予算の内訳（1人あたりの金額と全体の金額）
準備の体制と担当
参加しにくい人への配慮（時間帯、オンラインの併用、お酒を飲まない人向けの用意など）

承認する側がいちばん気にするのは、目的と予算の釣り合いです。「交流を深める」だけでは判断がつかないので、「新しく入った12人が、他の部署の人と話す機会を作る」のように、対象と狙いを具体的に書きます。昨年度に同じようなイベントを開いていれば、そのときの参加率やアンケートの結果を添えると、説得力が増します。

企画書の書式に迷ったときは、普段の業務の企画書と同じ型を使うのが無難です。社内の決まった様式があればそれに合わせ、なければ上の7項目を表にした1枚の資料で十分です。企画書や社内向けの資料づくりは、外部に頼むこともできる仕事です。資料の作成を受ける仕事の中身は契約書・資料・企画書作成のお仕事で紹介しています。

告知と出欠の取り方

告知は、開催日の6週間前を目安に出します。遅くとも1か月前には出しておかないと、子育てや介護をしている社員は予定を調整できません。告知には次の内容を入れます。

日時と場所（オンラインなら参加の方法）
内容と、参加すると何が得られるか
費用の負担（会社が全額負担か、一部を参加者が負担するか）
服装や持ち物
出欠の締め切りと回答の方法
食物アレルギーや、お酒を飲むかどうかの確認

出欠は、メールの返信で受けるより、回答の形がそろうフォームで集めるほうが集計の手間が減ります。社内で使っているアンケートの道具や、表計算ソフトと連動するフォームを使い、名前、部署、出欠、アレルギーの有無、オンラインか会場かの選択を聞きます。回答の締め切りの3日前に、未回答の人へ一度だけ案内を送ると、回収率が上がります。

告知の文面で気をつけたいのは、参加を強く求める書き方をしないことです。「全員参加でお願いします」と書くと、参加しにくい事情がある人は言い出しにくくなります。「参加は任意です。都合の合う方はぜひお越しください」と書き、欠席の理由を聞かないようにします。

参加を求めるときの労働時間の扱い

社内イベントを企画するとき、見落とされやすいのが労働時間の扱いです。厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」は、労働時間を次のように説明しています。

労働時間とは、使用者の指揮命令下に置かれている時間のことをいい、使用者の明示又は黙示の指示により労働者が業務に従事する時間は労働時間に当たる。出典: 厚生労働省労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン

同じガイドラインは、参加することが業務上義務づけられている研修や教育訓練の受講も、労働時間に当たる例として挙げています。つまり、会社が参加を義務づけた社内の勉強会や全社集会は、勤務時間の外に開けば時間外の労働として扱われる可能性があります。表向きは任意でも、欠席すると評価が下がるような雰囲気があれば、実質的に参加を義務づけていると見られることもあります。

一方で、任意の参加で、欠席しても不利益のない懇親会などは、一般には労働時間に当たらないと考えられています。ただし、イベントの内容や会社の指示の仕方によって判断は変わるので、迷う場合は社会保険労務士や労働基準監督署に相談してください。

企画する側として取れる対策は、参加を求めたいイベントはできるだけ勤務時間の中に開くこと、勤務時間の外に開くイベントは参加を任意にし、欠席しても不利益がないことを告知に書いておくことです。全社集会や勉強会のように全員に聞いてほしい内容は、録画を後から見られるようにしておくと、当日参加できない人も情報を受け取れます。

当日の進行と気をつけること

当日は、進行表に沿って動きます。進行表には、時刻、内容、担当、必要な備品を1行ずつ書いておきます。2時間の懇親会なら、次のような流れが一般的です。

時刻	内容	担当
開始30分前	会場の準備、受付の設置、オンラインの接続確認	会場、受付
開始	開会のあいさつ（3分以内）	司会、代表者
開始5分後	乾杯、食事と歓談	司会
開始40分後	企画（クイズ大会や表彰など）	進行
開始1時間30分後	歓談	司会
開始1時間50分後	閉会のあいさつ、記念撮影	司会、代表者
終了後	片付け、会場の確認	全員

あいさつは短く済ませるよう、事前に話す人に時間を伝えておきます。あいさつが長いと、それだけで会場の空気が重くなります。企画の時間は、全体の3分の1程度にとどめ、自由に話せる時間を残すと、参加者どうしの会話が自然に生まれます。

オンラインの参加者がいる場合は、会場とオンラインをつなぐ係を1人置きます。会場の音声がオンラインに届いているか、オンラインの参加者が発言したいときに気づけるかを見守る役です。会場だけで盛り上がり、オンラインの参加者が置き去りになるのは、会社と自宅をつなぐイベントでいちばん多い失敗です。

お酒を出す場合は、飲まない人向けの飲み物を十分に用意し、飲むことを勧めないよう事前に周知します。終了後に車で帰る人がいないかも確かめます。食物アレルギーのある人がいれば、料理を頼むときに会場へ伝え、料理の名前と使っている食材を書いた札を出してもらうと安心です。

写真を撮るときは、社内報や会社のSNSに使うかどうかを事前に伝え、写りたくない人の希望を聞きます。会場で「写真に写りたくない方は名札に印を付けてください」のように案内すると、撮る側も配慮しやすくなります。

準備チームの負担を軽くする工夫

社内イベントの担当は、通常の仕事に上乗せで任されることがほとんどです。準備が通常の仕事を圧迫すると、担当者の不満がたまり、翌年に引き受ける人がいなくなります。負担を軽くするために、次の3つを意識します。

1つ目は、準備にかける時間を仕事として認めてもらうことです。企画書に「準備チームは週に1時間を準備に充てる」と書き、承認の段階で上司の了解を得ておくと、担当者は遠慮なく時間を使えます。2つ目は、毎年使える型を作ることです。告知の文面、出欠のフォーム、進行表、アンケートの設問を一度作っておけば、翌年は日付と内容を入れ替えるだけで済みます。3つ目は、当日だけ手伝う人を募ることです。受付や片付けのように当日だけで終わる役を分けて頼むと、準備チームの人数を増やさずに当日の手を確保できます。

担当者が交代するときは、前の担当者と30分ほど話す時間を取り、記録には残りにくい「やってみて大変だったこと」を聞いておくと、同じつまずきを避けられます。

終わった後の振り返りで次につなげる

イベントは、終わった後の振り返りまでが企画の仕事です。振り返りをしないと、次の担当者が同じ失敗を繰り返します。イベントの1週間後までに、次の3つを行います。

1つ目は、参加者へのアンケートです。質問は5問以内に絞り、2分で答えられる量にします。「満足度（5段階）」「良かった点」「改善してほしい点」「次に参加したい企画」「参加しにくかった理由（欠席した人向け）」が基本です。欠席した人にも回答を頼むと、参加しにくさの原因が見えてきます。

2つ目は、費用の精算です。見積もりと実際の費用を並べ、差が出た項目とその理由を書いておきます。1人あたりの実際の費用を出しておくと、次の企画の予算の根拠になります。たとえば参加者40人で総額18万円かかったなら、1人あたり4,500円です。

3つ目は、振り返りの記録を残すことです。準備の段取り、業者の連絡先、当日の進行表、アンケートの結果、費用の内訳を1つのフォルダにまとめて保存します。社内イベントの担当は毎年替わることが多いので、この記録が次の担当者にとっていちばん役立つ引き継ぎの資料になります。準備の作業の一覧を、担当と期限を付けたまま残しておけば、次の担当者はそれを下書きにして日付を入れ替えるだけで段取りを組めるので、作業の抜けを防げます。

アンケートの結果は、参加者にも短く共有します。「満足度の平均は4.2でした。次回はオンラインの参加者向けの企画を増やします」のように、結果と次の改善を伝えると、参加者は自分の声が届いたと感じ、次のイベントにも参加しやすくなります。

効果を確かめる数字の決め方

社内イベントは「楽しかった」で終わると、次の年に予算を取るときの根拠が弱くなります。企画の段階で、何の数字を見るかを決めておくと、振り返りが具体的になります。

見る数字は、目的に合わせて2つか3つに絞ります。部署を超えた交流が目的なら、参加率、アンケートで「初めて話した人がいた」と答えた人の割合、イベントの後に他の部署へ相談した経験があるかを聞く設問が使えます。学びが目的の勉強会なら、参加者のうち「仕事で試してみた」と答えた人の割合を、1か月後に短いアンケートで聞きます。

参加率は、対象者の人数で参加者の人数を割って出します。対象が50人で参加者が35人なら、参加率は70%です。前回より参加率が下がったときは、欠席した人の回答から、時間帯なのか、内容なのか、告知の時期なのかを切り分けます。数字が下がったこと自体を責めるのではなく、次の改善点を見つける材料として使います。

数字を見るときに気をつけたいのは、イベントの効果を大きく言いすぎないことです。社員の定着や仕事の成果には、イベント以外の要素がたくさん関わります。報告では「参加者の8割が初めて話した人がいたと答えた」のように、実際に測った事実だけを書き、離職が減ったといった因果を断定しないほうが、上司からの信頼を得やすくなります。

企画の案を社員から集める方法

担当者だけで企画を考えると、どうしても自分の好みに寄ってしまいます。参加する側の声を先に聞いておくと、参加率の読み違いが減り、企画書にも根拠を書けるようになります。

案を集めるときは、自由に書いてもらうより、選択肢を並べて選んでもらうほうが回答が集まります。たとえば「昼のランチ会」「平日夕方の勉強会」「オンラインのゲーム大会」「休日の日帰りレクリエーション」のように4つから6つの案を並べ、参加したいものに印を付けてもらいます。あわせて「参加しやすい曜日と時間帯」「参加しにくい理由があれば何か」を聞くと、企画の形だけでなく、開く時間の決め方にも使える答えが集まります。

案を集める期間は1週間ほどにとどめ、結果は数字で整理します。回答が30人で、ランチ会に18人、勉強会に9人が印を付けたなら、まずはランチ会を開き、勉強会は希望者を集めた小さな会として別に開く、という判断ができます。少数の声も捨てずに記録しておくと、次の企画の候補になります。

社員から出た案をそのまま採用するときは、案を出した人に準備の一部を手伝ってもらうのも1つの方法です。ただし、手伝いを頼むのは本人が引き受けると言った場合だけにし、通常の仕事が忙しい時期に負担を押しつけないようにします。

中止や延期の判断と取消料への備え

社内イベントは、天候や感染症の流行、繁忙期の急な案件などで、直前に中止や延期を考えなければならないことがあります。そのときに慌てないよう、判断の基準と連絡の手順を企画の段階で決めておきます。

まず、誰が中止を決めるのかを決めます。担当者が1人で抱え込むと判断が遅れるので、「前日の正午までに、まとめ役と承認した上司が相談して決める」のように、決める人と期限を企画書に書いておきます。屋外の企画なら、雨の場合に屋内で代わりに開くのか、別の日に延ばすのかもあらかじめ決めておきます。

次に、会場や料理の予約の取消料を確かめます。会場や飲食店の多くは、取り消す日が開催日に近いほど取消料が高くなる決まりを設けています。何日前までなら無料で取り消せるのか、人数を減らすだけならいつまでに連絡すればよいのかを、予約の時点で書面やメールで受け取っておきます。取消料の決まりは会場ごとに違うので、口頭の説明だけで済ませないことが大切です。

中止や延期を決めたら、参加者への連絡は1回で済むように、決まったことをまとめて伝えます。「中止になったこと」「延期の場合は新しい日程の候補」「参加費を集めていた場合の返金の方法と時期」の3つを1通に入れます。オンラインで開く企画に切り替える場合は、接続の方法も一緒に送ります。

外部の業者や会場に頼むときに確かめること

イベント会社やケータリングの業者、講師に頼むと、準備の負担は大きく減ります。その分、頼む前に確かめておくことがあります。

見積もりに含まれるもの。料理の品数、飲み物の種類、会場の設営と片付け、音響や映像の機材が含まれているか
追加の費用がかかる条件。時間を延長した場合、人数が増えた場合、機材を追加した場合の金額
取消料と人数の確定の期限。何日前までに人数を確定すればよいか
当日の連絡先。担当者の名前と、当日つながる電話番号
支払いの方法と時期。前払いか後払いか、請求書の宛名をどうするか

見積もりは、できれば2社以上から取り、同じ条件で並べて比べます。金額だけでなく、含まれるものの違いを表にすると、上司に説明するときにも役立ちます。業者とのやり取りはメールで残し、口頭で決めたことも「本日の打ち合わせで決まったことを確認のためお送りします」と書いて送っておくと、当日の行き違いを防げます。

小さな会社と在宅メンバーのいる組織での工夫

社員が20人に満たない小さな会社では、大きなイベントを開く予算も人手もないことがほとんどです。それでも、交流の機会をまったく作らないと、社員どうしが仕事以外の面を知らないまま過ごすことになります。小さな会社では、月に1回の昼食会や、半年に1回の表彰とねぎらいの食事会のように、規模を小さく、回数を決めて続けるほうが効果を感じやすくなります。

業務委託で関わる外部のメンバーがいる会社では、そうした人をイベントに招くかどうかも考えどころです。業務委託の相手は社員ではないので、参加を求めることはできませんが、案件の区切りに開くオンラインの打ち上げのように、任意で気軽に顔を出せる場を作ると、関係が深まります。招くときは、参加が契約上の義務でないこと、時間の報酬が出ないことを、最初にはっきり伝えておきます。

在宅ワークの仲介を2004年から続けてきた運営の立場から見ると、外部のメンバーとの関係が長く続く会社には、仕事の外でもちょっとしたやり取りを大切にする雰囲気があります。納品の後に「助かりました」と一言返す、区切りの打ち上げに声をかける、といった小さな積み重ねです。仲介の手数料が乗らない直接の取引では、同じ予算でも発注する側はより多くを頼め、受ける側は手取りが厚くなります。双方にとって続ける理由がある関係なので、こうした小さな交流がそのまま次の仕事につながっていきます。

社内イベントの企画や運営は、総務や企画の事務を担う人の大切な仕事の1つです。企画の事務の仕事の相場は企画事務員の年収・単価相場で紹介しています。在宅勤務の社員が多い会社で働き方の仕組みを整える助成金についてはテレワーク助成金 2026で整理しています。