Googleフォームを共有する方法と、回答者や共同編集者ごとに変わる設定

2026年5月22日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓Googleフォームの共有の仕方を
✓回答者に送る方法と共同編集者を追加する方法に分けて
✓公式ヘルプの手順で解説します

Googleフォームを作り終えて「さあ配ろう」と共有のボタンを押したら、思っていた画面と違って戸惑った、という声をよく聞きます。Googleフォームの共有には、回答を集めるために回答者へ送る共有と、一緒にフォームを作ったり回答を見たりする共同編集者との共有の2種類があり、どちらを選ぶかで相手にできることが大きく変わります。ここを取り違えると、回答してほしいだけの相手に編集の権限を渡してしまう、ということも起こります。

この記事では、Googleフォームの共有の仕方を、回答者に送る方法と共同編集者を追加する方法に分けて、Googleの公式ヘルプの手順に沿って説明します。公開の設定、リンクの取得、メールでの送信、ホームページへの埋め込み、回答を保存するスプレッドシートとの権限のずれまで扱います。届いた回答をチームで分担して返信まで進めたい場合の選択肢の1つとして、Halictにも後半で触れます。

Googleフォームの2種類の共有を整理する

最初に、Googleフォームの共有の全体像を整理します。公式ヘルプでは、フォームの共有について次のように説明されています。

オンラインアンケートやテストを作成するには、Google フォームを使用します。フォームは、共同編集者や回答者と共有できます。回答者がフォームにアクセスできるようにするには、フォームを公開する必要があります。出典: support.google.com

つまり、共有の相手は「回答者」と「共同編集者」の2種類です。それぞれの違いを表にまとめます。

共有の相手	できること	主な共有の方法
回答者	フォームに回答する	公開したうえで、リンク、メール、埋め込みで送る
共同編集者（編集者）	質問の追加や変更、設定の変更、回答の確認	共有のアイコンから編集者として追加する

回答してほしいだけの相手は回答者として、フォームを一緒に作る人や回答を集計する人は共同編集者として共有します。この区別が、Googleフォームの共有のいちばんの基本です。

公開という手順がある

回答者と共有するには、フォームを「公開」する必要があります。公式ヘルプでは、フォームの公開を停止すると、リンクを知っている回答者もフォームにアクセスできなくなると説明されています。リンクを送ったのに「開けない」と言われた場合は、まずフォームが公開されているかを確かめます。公開されているフォームは、右上に「公開済み」と表示されます。

共同編集者は回答を見られる

共同編集者には、フォームの編集だけでなく、集まった回答を確認する権限もあります。個人情報を集めるフォームでは、共同編集者を増やすことは、回答を見られる人を増やすことと同じ意味になります。情報の保護の観点からは、「誰がどの回答を見る必要があるのか」を先に決めてから、共同編集者を追加するのが基本です。

回答者にこちらの情報がどう見えるか

共有の設定と合わせて確かめておきたいのが、回答者の側に何が見え、何が記録されるかです。メールアドレスを集める設定には、「確認済み」と「回答者からの入力」の2つがあります。「確認済み」を選ぶと、回答者のGoogleアカウントのメールアドレスが回答と一緒に記録され、フォームの各ページに、メールアドレスが集められることを知らせるメッセージが表示されます。「回答者からの入力」を選ぶと、回答者が自分でメールアドレスを入力します。

回答者にとっては、どの情報がフォームの作成者に渡るのかが分かることが安心につながります。社外の人に送るフォームでは、メールアドレスを集める理由を説明欄に書いておくと、回答をためらう人が減ります。

回答者とフォームを共有する手順

ここからは、回答者にフォームを届ける手順を、公式ヘルプに沿って説明します。

ステップ1：送る前に設定を確かめる

フォームを開き、上部の「設定」をクリックして、必要な設定を選びます。回答者に関係する主な設定は次のとおりです。

・回答を1回に制限する。「回答」の横の下矢印から「回答を1回に制限する」をオンにする。この場合、回答者はGoogleアカウントへのログインが必要になる
・回答の編集を許可する。送信した回答を回答者があとから直せるようにする
・結果の概要を表示する。「プレゼンテーション」から「結果の概要を表示する」をオンにすると、回答者が全体の結果を見られる
・確認メッセージを変える。送信した後に表示されるメッセージを書き換える

特に注意したいのが、結果の概要を表示する設定です。公式ヘルプでは、回答の概要には各質問に対する回答の全文やグラフが表示され、フォームに回答できるすべてのユーザーが閲覧できると説明されています。社内の投票のように結果を見せたいフォームでは便利ですが、自由に書き込む欄があるフォームで有効にすると、ほかの人の書いた内容が回答者全員に見えてしまいます。

ステップ2：フォームを公開する

右上の「公開」をクリックします。
回答できる人を選ぶには「管理」をクリックし、対象の人をフォームに追加します。
「一般的なアクセス」で、リンクを知っているすべてのユーザー、または対象のグループにアクセス権を付与できます。
回答者に知らせる場合は「これらの回答者に通知する」をクリックし、必要ならメッセージを書き添えます。
「公開」または「公開して通知」をクリックします。

フォームのオーナーは、公開する前に、ドメインや信頼できるユーザー、ユーザーのグループにアクセスを制限することもできます。社内だけで回答を集めたいアンケートなら、この制限を使うと、リンクが外に漏れても社外の人は回答できません。

ステップ3：リンクを取得して送る

もっとも手軽なのは、リンクをコピーしてメールやチャットで送る方法です。次のいずれかの操作でリンクを取得できます。

・右上の「プレビュー」から「回答者に送信するリンクをコピー」
・公開後に「公開済み」から「回答者に送信するリンクをコピー」
・右上の「共有」から「回答者に送信するリンクをコピー」

公開したあとは、「URLを短縮」のチェックボックスをオンにすると短いリンクをコピーできます。チャットやSNSで送るときは、短いリンクのほうが途中で切れたり崩れたりしにくくなります。

特定の人だけに回答してもらう

共有のアイコンから、回答者の名前やグループ名を入力し、アクセスのレベルとして「回答者」を選ぶと、特定の人だけに回答の権限を渡せます。アクセスを削除する日付を決めたいときは、「有効期限を追加」からカレンダーで日付を選びます。締切のあるアンケートで、期限を過ぎたら回答できないようにしたいときに使えます。

メールでの送信とホームページへの埋め込み

リンクを送る方法のほかに、メールで直接送る方法と、ホームページに埋め込む方法があります。

メールで送る

共有の画面で通知を送る設定にすると、フォームの案内がメールで届きます。公開済みのフォームなら、メールの通知にメッセージを添えられます。

ただし、公式ヘルプでは、次の内容を含むフォームはメールに埋め込めないとされています。

・ファイルのアップロードに関する質問
・評価に関する質問
・質問や選択肢の画像
・保護されているテスト

これらを含むフォームを送る場合は、メールの本文にリンクを書いて案内します。

ホームページやブログに埋め込む

フォームを開き、右上のその他のアイコンから「HTMLを埋め込む」を選んで、表示されたHTMLをコピーし、ホームページやブログに貼り付けます。問い合わせの窓口や申し込みの受け付けを、自分のサイトの中に用意したいときに使います。

一部を入力した状態で送る

フォームの一部の欄をあらかじめ入力した状態で送ることもできます。右上のその他のアイコンから「フォームに事前入力する」を選び、入力しておきたい欄を埋めて「リンクを取得」をクリックします。会員番号や申し込みの種類など、こちらで分かっている情報を最初から入れておくと、回答者の手間と入力の誤りを減らせます。

リンクを送るときの案内文の例

リンクだけを送ると、受け取った人は「何のフォームか」「いつまでに答えればよいか」が分からず、後回しにされがちです。案内文には、目的、締切、所要時間、問い合わせ先の4つを書いておくと、回答が集まりやすくなります。

〇〇様

いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。来月の研修の内容を決めるため、事前アンケートへのご協力をお願いいたします。回答の締切は10月23日（金）の17時です。所要時間は5分ほどです。

（ここにフォームのリンク）

ご不明な点は、このメールへの返信でお知らせください。

締切の日付は、フォームの側でも終了日として設定しておくと、案内文と実際の受け付けの期間がずれません。回答のお願いを再度送る場合は、未回答の人だけに送れるよう、回答者のメールアドレスを集める設定を最初から検討しておきます。

グループで共有すると管理が楽になる

共有の画面では、1人ずつの名前のほかに、グループ名も入力できます。部署やプロジェクトのメンバーをまとめたグループを使って共有しておくと、人の出入りがあったときに、フォームごとに共有の相手を直す必要がなくなり、グループの側でメンバーを入れ替えるだけで済みます。共同編集者として共有するフォームが多い組織ほど、グループでの共有に切り替えると権限の外し忘れを減らせます。

送り方ごとの使い分け

送り方	向いている場面	気をつけたい点
リンクをコピー	チャット、SNS、メールの本文	公開しているかを先に確かめる
共有から回答者を追加	特定の人だけに回答してもらう	相手のGoogleアカウントが必要になる
メールで送信	社内やメンバーへの一斉の案内	アップロードや評価の質問は埋め込めない
HTMLを埋め込む	問い合わせや申し込みの窓口	サイトの表示の幅に合わせて確かめる
事前入力のリンク	情報の一部が分かっている相手	人ごとに別のリンクを作ることになる

共同編集者とフォームを共有する手順

フォームを一緒に作ったり、回答を一緒に確認したりする人とは、共同編集者として共有します。

編集者として追加する

フォームを開き、共有のアイコンをクリックします。
ユーザー名またはグループ名を入力します。
名前の横の下矢印から「編集者」を選びます。
アクセスを削除する日付を決めたいときは「有効期限を追加」から日付を選びます。
必要なら通知のメッセージを添え、「送信」をクリックします。

外部の協力者に一時的に手伝ってもらう場合は、有効期限を設定しておくと、作業が終わったあとに権限を外し忘れる心配がありません。

オーナーの権限を引き継ぐ

担当の交代などでフォームのオーナーを別の人に移したいときは、まず相手を編集者として追加します。そのうえで、共有のアイコンから「アクセス権を持つユーザー」の名前の横の下矢印を開き、「オーナー権限を譲渡」を選びます。退職や異動の前に、自分がオーナーになっているフォームを洗い出して引き継いでおくと、フォームが使えなくなる事態を防げます。

共同編集者が見られるもの

共同編集者は、質問や設定を変えられるだけでなく、集まった回答も確認できます。回答の集計だけを任せたい相手にも、フォームの編集の権限まで渡すことになる点に注意が必要です。回答だけを見てほしい場合は、次の節で説明するスプレッドシートの共有で、閲覧の権限だけを渡す方法を検討します。

回答のスプレッドシートとの権限のずれに注意する

Googleフォームの共有で、情報の保護の面から最も注意したいのが、回答を保存するスプレッドシートとの権限の関係です。

回答をスプレッドシートに保存する

フォームの上部の「回答」から「概要」を開き、右上のその他のアイコンから「回答の送信先を選択」をクリックします。新しいスプレッドシートを作るか、既存のスプレッドシートを選ぶと、回答が自動で表の形に保存されていきます。

権限は自動では同期されない

公式ヘルプには、次の点が明記されています。

・新しい回答用のスプレッドシートを作ると、フォームの共同編集者は自動的にそのスプレッドシートにアクセスできるようになる
・その後にフォームの権限を変えても、自動では同期されない
・アクセス権を変えたり削除したりするには、フォームとスプレッドシートの両方で別々に権限を更新する

つまり、フォームの共同編集者から外した人でも、スプレッドシートの権限が残っていれば、回答を見続けられます。担当を外れた人、契約の終わった外部の協力者の権限を外すときは、フォームとスプレッドシートの両方を確かめることが欠かせません。

回答だけを見せたい相手への共有

回答の集計や確認だけを任せたい相手には、フォームの共同編集者にはせず、回答のスプレッドシートだけを閲覧の権限で共有する方法があります。フォームの質問や設定を誤って変えられる心配がなく、見せる範囲も絞れます。

回答とファイルの削除の関係

回答をスプレッドシートに保存すると、Googleドライブに別のファイルが作られます。公式ヘルプでは、スプレッドシートを削除してもフォームは削除されず、フォームを削除してもスプレッドシートは削除されないと説明されています。また、フォームから回答を削除した場合、元に戻すことはできません。個人情報を集めたフォームの利用を終えるときは、フォームとスプレッドシートの両方で、データをどう扱うかを決めておきます。

共有したあとの受け付けの管理

フォームを共有して回答が集まり始めたら、受け付けの状況を管理する設定も使います。公式ヘルプの「フォームの回答を表示、管理する」に沿って、共有と関係の深いものを整理します。

新しい回答をメールで知る

フォームの上部の「回答」を開き、その他のアイコンから「新しい回答についてのメール通知を受け取る」をクリックすると、回答が届くたびにメールで知らせが来ます。問い合わせや申し込みのように、届いたらすぐに対応したいフォームでは、この通知を最初にオンにしておきます。通知が届くのはこの設定をした人なので、共同編集者が複数いる場合は、誰が通知を受けて誰が対応するかを決めておきます。

受け付けを締め切る

公開しているフォームの右上の公開のアイコンをクリックし、「回答を受付中」をオフにすると、回答の受け付けを止められます。回答者には、受け付けを終了したことを知らせるメッセージが表示されます。メッセージの文面は自分で書き換えられます。

あらかじめ締切を決めておきたい場合は、「終了日または回答数の上限を設定」から、特定の日時か、受け付ける回答の数の上限を設定できます。ただし公式ヘルプでは、複数の人が同時に回答した場合、上限に関係なく回答が受け付けられるとされています。先着順の申し込みで定員を厳密に守りたい場合は、上限の数を少し手前に設定するなどの工夫が必要です。

回答者に控えを送る

メールアドレスを集める設定にしている場合は、「回答のコピーを回答者に送信」を「リクエストされた場合」か「常に表示」にすると、回答者が自分の回答の控えを受け取れます。申し込みのフォームでは、控えがあると回答者が安心でき、「ちゃんと届いていますか」という確認の連絡が減ります。公式ヘルプでは、迷惑メールのフィルタなどによって控えが届かない場合があるとも書かれています。

回答を手元に保存する

回答の画面のその他のアイコンから「回答をダウンロード（.csv）」を選ぶと、すべての回答を表計算のファイルとして保存できます。受け付けを終えたあとで記録として保存しておく場合や、Googleのサービスを使っていない人に結果を渡す場合に使います。ダウンロードしたファイルは、共有の設定の外に出た情報になります。メールに添付して送ったり、共有のフォルダに保存したりするときは、見せてよい相手かどうかをあらためて確かめます。

共有でつまずきやすい場面と確かめ方

共有の設定で起きやすいつまずきと、その確かめ方を整理します。

起きていること	確かめること
回答者がフォームを開けない	フォームが公開されているか、回答できる範囲が組織内に制限されていないか
回答者にログインを求められる	「回答を1回に制限する」がオンになっていないか
共同編集者を追加できない	勤務先や学校のアカウントで、管理者が共有できる範囲を決めていないか
外した人がまだ回答を見られる	回答のスプレッドシートの権限が残っていないか
回答者にほかの人の回答が見える	「結果の概要を表示する」がオンになっていないか

勤務先や学校から配られたGoogleアカウントでは、組織の管理者の設定で、共有できる相手の範囲が決められていることがあります。自分の画面で操作しても共有できない場合は、組織の管理者に確かめます。

共有する前の確認の手順

フォームを配る前に、次の順で確かめておくと、配ったあとで慌てずに済みます。

「プレビュー」で回答者の画面を開き、質問の順番と必須の設定を確かめる
自分で一度回答し、回答が「回答」タブとスプレッドシートに届くかを確かめる
確かめのための回答を削除する
結果の概要の表示と、回答の編集の許可が意図どおりかを確かめる
共同編集者の一覧と、スプレッドシートの共有の相手を見比べる

共有する相手と目的ごとの設定の組み合わせ

ここまでの手順を、よくある使い方ごとに組み合わせて整理します。同じGoogleフォームでも、誰に何をしてもらうかで、選ぶべき設定が変わります。

社内のアンケート

社員だけに回答してもらうアンケートでは、公開するときに回答できる範囲を組織の中に制限します。リンクが社外に転送されても、社外の人は回答できません。同じ人が何度も回答しないようにしたい場合は「回答を1回に制限する」をオンにします。この設定では回答者がGoogleアカウントにログインする必要がありますが、社員は組織のアカウントでログインしているので、手間はほとんどかかりません。

集計を担当する人事や総務の担当者は共同編集者として追加し、部署の責任者など結果だけを見たい人には、回答のスプレッドシートを閲覧の権限で共有します。

お客様向けの申し込みや問い合わせ

社外のお客様に回答してもらうフォームでは、「リンクを知っているすべてのユーザー」が回答できるようにして公開します。お客様の多くはGoogleアカウントでログインしていないか、仕事用ではないアカウントでログインしているので、「回答を1回に制限する」はオフにしておくのが一般的です。オンにすると、ログインを求められた時点で回答をやめてしまう人が出ます。

結果の概要の表示は必ずオフにします。ほかのお客様の名前や連絡先、問い合わせの内容が見えてしまうからです。自分のサイトから申し込みを受けたいなら、HTMLを埋め込む方法が向いています。

外部の協力者と一緒にフォームを作る

アンケートの設計を外部の専門家に手伝ってもらう場合は、共同編集者として追加し、有効期限を設定します。作業が終わる日を期限にしておけば、権限を外し忘れる心配がありません。回答が集まり始める前に作業を終えてもらい、回答のスプレッドシートは共有しない、という順番にすると、回答を見られる人を最小限にできます。

研修や講座の申し込み

参加者の情報を一部こちらで把握している場合は、事前入力のリンクを使うと、入力の手間と誤りを減らせます。研修のコース名や開催日を入力済みにしたリンクを、案内のメールに書いて送ります。

個人情報を集めるフォームを共有するときの心得

氏名、メールアドレス、電話番号、住所などを集めるフォームでは、共有の設定の誤りがそのまま情報の漏えいにつながります。設定の前に、次の点を決めておきます。

集める項目を必要なものに絞る

「念のため」と項目を増やすほど、共有の設定を誤ったときの影響が大きくなります。申し込みの受け付けに電話番号が本当に必要か、住所は都道府県までで足りないか、と1つずつ見直します。集めていない情報は、漏れることもありません。

利用の目的を回答者に示す

個人情報の保護に関する法律では、事業者が本人から書面（電子的な記録を含む）で直接個人情報を集めるときは、あらかじめ本人に利用の目的をはっきり示すことが求められています。条文はe-Govの個人情報の保護に関する法律の第21条で確かめられます。フォームの冒頭の説明欄に「ご記入いただいた情報は、お申し込みの受け付けとご連絡にのみ使用します」のように書いておくのが、分かりやすい示し方です。自分の事業がどこまで対象になるかや、具体的な書き方は、事業の内容によって変わるので、個人情報保護委員会の案内や専門家に確かめます。

共有の範囲を定期的に見直す

フォームを作った直後は共有の相手を把握していても、時間がたつと「誰がこのフォームの共同編集者だったか」が分からなくなります。少なくとも次のタイミングでは、フォームとスプレッドシートの両方の共有の相手を見直します。

・担当者が異動したり退職したりしたとき
・外部の協力者との契約が終わったとき
・受け付けの期間が終わり、フォームの公開を停止したとき
・3か月に1回など、あらかじめ決めた点検の日

見直しの日をカレンダーに登録しておくと、忘れずに済みます。

回答をチームで分担して対応したいときの選択肢

Googleフォームは、回答を集めて集計するところまでは無料で十分に使えます。一方で、問い合わせや申し込みのように、届いた1件ごとに誰かが対応して返信する用途では、共有の設定だけでは足りない場面が出てきます。

・回答のスプレッドシートに「担当」「状況」の列を作り、手で埋めている
・返信はメールソフトから別に送っていて、誰が返したかがスプレッドシートに残らない
・フォームとスプレッドシートの両方の権限を、人の出入りのたびに直している

こうした場面の候補の1つが、フォームのサービスのHalictです。公式サイトによると、Halictでは届いた回答の1件ごとに担当と状況が残り、返信も同じ画面から送れて、開封まで記録されます。回答を表で管理し、担当や状況の列を手で埋め、返信はメールソフトで送る、という作業を1つにまとめることを目指したサービスです。

共有と権限に関係する点を、公式サイトの記載から整理します。

・ワークスペースにメンバーを招待し、フォームと回答をチームで管理できる
・組織ごとにデータは分けて保存される
・チームのプランには閲覧のみの権限があり、ビジネスのプランには操作履歴がある
・作りたいフォームをひと言で伝えると、AIが質問と選択肢まで組み立てる

料金ページでは、フリープランはメンバー1人までで、フォームの数と回答の数は無制限、自動返信やCSVの書き出しが使えると案内されています。メンバー3人までのスタータープランは月額2,980円、10人までのチームプランは月額7,800円です（いずれも税抜）。共有する人数で料金が決まる形なので、何人で対応するかを決めてから選ぶと分かりやすくなります。

回答を集めて集計するだけならGoogleフォーム、届いた1件ごとに担当を決めて返信まで進めるならHalictのような道具、という分け方で考えると選びやすくなります。

Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

情報を扱う仕事で見てきたこと

フリーランスや在宅ワークの市場を20年運営してきた立場から見ると、フォームの共有の設定でつまずくのは、技術に詳しくない人だけではありません。むしろ手慣れた人ほど、「とりあえず編集者で共有しておく」という近道を選び、気づかないうちに回答を見られる人を増やしてしまいます。情報の保護の仕事で信頼される人は、共有する前に「誰が、何を、いつまで見るか」を言葉にしています。

AIを業務に取り入れる支援の仕事でも、アンケートやヒアリングの回答をどう扱うかは最初に決めるべき論点です。AIコンサル・業務活用支援のお仕事では、こうした支援の仕事の流れを紹介しています。セキュリティやマーケティングの分野の仕事では、集めた情報の扱いそのものが成果物の品質を左右します。AI・マーケティング・セキュリティのお仕事では、これらの分野の仕事の種類と求められる知識をまとめています。

運営者として見てきた限りでは、仲介の手数料がかからない直接の取引は、同じ予算でも受け手の手取りが厚くなり、発注する側もその分だけ多くの作業を頼めるという、双方にとって得のある形になりやすいものです。その一方で、権限の付け外しや情報の受け渡しは当事者どうしで管理することになります。フォームやスプレッドシートの共有の範囲を、作業の始めと終わりに確かめる習慣は、直接の取引を長く続けるための信頼の土台になります。

在宅で働く人の環境づくりを支える制度もあります。テレワーク助成金 2026では、在宅勤務の導入に使える助成金の仕組みを整理しています。業務の改善を外部の専門家の目で見てもらいたい場合は、経営の助言を行う資格の中小企業診断士の仕事の範囲も参考になります。

よくある質問

Q. Googleフォームを共有したのに、相手が開けないのはなぜですか？

いちばん多い原因は、フォームが公開されていないことです。公式ヘルプでは、回答者がフォームにアクセスするには公開が必要とされています。右上に「公開済み」と表示されているかを確かめます。公開済みでも開けない場合は、回答できる範囲が組織内に制限されていないか、「回答を1回に制限する」がオンでログインが求められていないかを確かめます。

Q. 回答だけを見てもらい、フォームは編集させない方法はありますか？

回答をスプレッドシートに保存し、そのスプレッドシートだけを閲覧の権限で共有する方法があります。フォームの共同編集者にすると、質問や設定の変更もできるようになり、回答も確認できます。見せる範囲を絞りたい場合は、フォームではなく回答のスプレッドシートの共有で調整するのが扱いやすい方法です。

Q. 共同編集者から外した人が、まだ回答を見られるのはなぜですか？

公式ヘルプでは、新しい回答用のスプレッドシートを作るとフォームの共同編集者が自動でアクセスできるようになる一方、その後のフォームの権限の変更は自動で同期されないとされています。フォームから外しても、スプレッドシートの権限が残っていれば回答を見られます。フォームとスプレッドシートの両方で権限を外します。