Microsoft Formsを共有する方法と、共同編集者と回答者に渡すリンクの違い

Microsoft Formsを共有しようとすると、「回答してほしい人に送るリンク」と「一緒にフォームを作る人に送るリンク」が別物だと気づいて戸惑う人が多くいます。間違えて共同作業のリンクを回答者に送ると、相手は回答できないうえに、条件によっては質問や回答の中身まで見えてしまいます。逆に、回答用のリンクを同僚に送っても、同僚はフォームを編集できません。

Microsoft Formsの共有に使うリンクは、大きく分けて4種類あります。回答を集めるリンク、共同作業（共同編集）のリンク、複製するためのテンプレートのリンク、回答の結果を見せる概要のリンクです。この記事では、Microsoftの公式サポートページの記載を2026年10月9日時点で確かめながら、4つのリンクの違い、それぞれの作り方と権限の範囲、使わなくなったリンクの削除、社外の人と使うときの注意を順に整理します。フォームで個人情報を集める場面では、誰に何が見えるかは法律上の責任にも関わるので、設定の意味を言葉で説明できるところまで押さえます。

Microsoft Formsの4つの共有リンク

最初に全体像を整理します。どのリンクを誰に渡すのかを決めてから操作すると、取り違えを防げます。

4つのリンクの早見表

リンクの種類	渡す相手	相手ができること	作る場所
回答のリンク	回答してほしい人	フォームに回答する	「回答の収集」
共同作業のリンク	一緒に作る人	質問の編集、回答の表示と分析、ほかの人への共有	「共同作業または複製」
複製のリンク（テンプレート）	同じ形のフォームを作りたい人	フォームの中身を複製して自分のフォームにする	「共同作業または複製」
概要のリンク	結果だけ見せたい人	回答の集計結果を見る	「回答の表示」の概要

表のとおり、同じ「共有」でも、相手ができることはまったく違います。特に共同作業のリンクは、質問と回答のデータの両方を表示して編集できる強い権限です。回答者に渡すものではありません。

個人アカウントと職場・学校アカウントの違い

Microsoft Formsは、Microsoftの個人用アカウント（Hotmail、Live、Outlook.comなど）でも、職場や学校のアカウントでも使えます。ただし、共有の機能の一部は職場や学校のアカウントでしか使えません。

Microsoftのサポートページ「フォームまたはテストを共有して共同作業する」には、次の注意があります。

[共有して共同作業] 機能は、Office 365 Education および Microsoft 365 Apps for business のお客様のみが利用できます。 [共有] にアクセスして共同作業するには、学校または職場のアカウントでサインインしてください。 出典: support.microsoft.com

つまり、個人用のアカウントでフォームを作っている人は、この記事で説明する共同作業のリンクを使えません。フリーランスとしてクライアントと一緒にフォームを作る場面では、クライアント側の職場のアカウントでフォームを作ってもらい、共同作成者として招いてもらう形が現実的です。

回答してほしい人にフォームを送る

いちばんよく使うのが、回答を集めるためのリンクです。Microsoftのサポートページ「フォームを送信して回答を収集する」の記載をもとに、手順を整理します。

回答の収集の画面を開く

1. Microsoft Formsにサインインし、共有して回答を集めたいフォームを開く
2. 「回答の収集」を選ぶ
3. 「回答の送信と収集」の画面で、回答できる人と送り方を選ぶ

Office.comにログインして、左側のMicrosoft 365のアイコンから「フォーム」を選んで開くこともできます。

回答できる人を選ぶ

「回答の送信と収集」の画面で選べる対象は次の3つです。

・誰でも回答可能 … 組織の内外を問わず、誰でも回答できる。回答する人はサインインする必要がない
・組織内のユーザーのみが回答可能 … 職場や学校のアカウントでサインインした、組織内の人だけが回答できる
・組織内の特定のユーザーが回答可能 … 指定した組織内の人やグループだけが回答できる

下の2つでは、回答者の名前を記録するかどうかを選べ、回答を1人1回に制限することもできます。サポートページによると、下の2つは職場や学校のアカウント（Office 365 EducationとMicrosoft 365 Apps for business）でのみ使えます。

特定のユーザーを選ぶ場合は、個人名とグループ名を合わせて100個まで指定でき、そのうちグループは20個までです。1つのグループには最大1,000人を含められると書かれています。

送り方を選ぶ

送り方は、次の中から選べます。

・リンクをコピーする（「URLを短くする」にチェックを入れると短いURLになる）
・OutlookやTeamsで招待を送る
・QRコードをダウンロードして、紙や画面に載せる
・埋め込みのコードをコピーして、ウェブページに貼る

短いURLのオプションは、個人用のMicrosoftアカウントでサインインしている場合や、モバイルのサイトを使っている場合は使えないと書かれています。OutlookやTeamsの招待は、最大500人の受信者に対応していて、Teamsのグループは200人のメンバーまでという制限があります。

メールが転送されても答えられる人は変わらない

サポートページには、メールでリンクを受け取った人は、そのメールをほかの人に転送できる、とも書かれています。ただし、「組織内のユーザーのみ」や「組織内の特定のユーザー」に設定していれば、転送されたメールからでも、指定した範囲の人しかフォームを開いて回答できません。

言い換えると、「誰でも回答可能」に設定したフォームは、リンクが転送されれば、転送先の誰でも回答できるということです。社内の調査や、特定の顧客だけに答えてほしいアンケートを「誰でも」で出すと、想定外の人の回答が混ざるおそれがあります。

送り方ごとの使い分けと注意

回答のリンクは、送り方によって相手に届く形が変わります。場面に合った送り方を選ぶと、回答の集まり方も変わってきます。

OutlookやTeamsの招待で送る

サポートページによると、OutlookやTeamsで送る場合は、連絡先の名前、Teamsのグループ、またはTeamsのチャネルを入力し、OutlookとTeamsのどちらに送るか（両方も可）のチェックを選びます。メッセージの欄には、Copilotがフォームに合わせた既定の文面を用意し、その場で編集することも、「Copilotで書き換える」を選んでほかの案を出してもらうこともできます。フォームを作るときに選んだデザインが、招待にも表示されます。

送れる人数の上限は、Outlookでは最大500人の個人、またはメンバーが200人を超えるグループです。Teamsでは、Teamsのグループが200人までに限られているため、最大200人のグループにだけ送れます。1つの招待で送れるグループは1つだけです。

社内の全員に一度に送りたいのに、グループが大きすぎて送れない、という場面では、リンクをコピーして社内の掲示板やメールで案内するほうが確実です。

QRコードで配る

QRコードのアイコンを選んで「ダウンロード」を選ぶと、画像のファイル（.png）が保存されます。スマートフォンやタブレットで読み取ると、フォームが開きます。

QRコードは、イベントの会場、店頭、紙の案内状など、パソコンのない場所で回答を集めたいときに便利です。ただし、紙に印刷したQRコードは、配った後で回収できません。「誰でも回答可能」の設定で、紙のQRコードを広く配ると、想定していない人が回答する可能性があります。受付の期間が終わったら、フォームの設定で回答の受け付けを止めることを忘れないようにします。

ウェブページに埋め込む

埋め込みのアイコンを選び、「コピー」を選ぶと、ウェブページに貼り付けるためのコードが取れます。自社のサイトの申し込みのページや、社内のポータルに、フォームをそのまま表示できます。

埋め込んだフォームは、ページを開いた人なら誰でも目にします。社内のポータルに埋め込む場合は、ページそのものを開ける人の範囲と、フォームの回答できる人の範囲が一致しているかを確かめます。ページは社外から見えないつもりでも、フォームの設定が「誰でも回答可能」になっていれば、リンクが外に出たときに社外の人も回答できます。

送る前の点検表

どの送り方でも、送る前に次の点を確かめておくと、送り直しの手間が減ります。

・回答できる人の範囲は、意図したとおりか
・回答者の名前を記録する設定と、1人1回の制限は必要か
・質問の中に、集める必要のない個人情報の欄が残っていないか
・説明文に、回答の使い道と締め切りが書いてあるか
・自分でテストの回答をして、回答の画面が正しく表示されることを確かめたか（テストの回答は後で削除する）

特に最後のテストの回答は、意外と見落とされます。集計の結果にテストの回答が混ざったまま報告してしまう、という失敗は、テストの後に削除する手順を決めておけば防げます。

一緒にフォームを作る人に共有する

次に、共同作業のリンクです。ここは権限が強いので、手順と範囲を丁寧に確かめます。

共同作業のリンクを作る手順

サポートページによると、手順は次のとおりです。

1. Microsoft Formsで、共有したいフォームを開く
2. 「その他のフォーム設定」から「共同作業または複製」を選ぶ（表示されない場合は「共有」ボタンを選ぶ）
3. 「コラボレーターの追加」で、「共同作業へのリンクを共有して結果を表示する」を選ぶ
4. 権限の範囲を選ぶ
5. 「コピー」を選び、メールやTeamsなど相手がアクセスできる場所に貼る

サポートページには、共同作業の入り口の位置を段階的に変えている途中だと書かれています。画面に「共同作業または複製」が見当たらないときは、「共有」ボタンから同じ設定にたどり着けます。

権限の範囲は3種類

共同作業のリンクで選べる範囲は次の3つです。

範囲	誰が表示と編集をできるか
Office 365の職場または学校アカウントを持つユーザー	組織の内外を問わず、職場か学校のアカウントを持つ全員
組織内のユーザー	自分の組織内の全員
組織内の特定のユーザー	指定した組織内の人やグループだけ

1つのフォームに指定できる共同作成者は最大100で、グループは人数に関係なく1つとして数えると書かれています。特定のユーザーを選ぶ場合は、有効なOffice 365のメールボックスを持つ人だけが対象になります。

共同作成者に見えるもの

ここが最も大事な点です。サポートページには、共同作業のリンクにアクセスできる共同作成者は、質問と回答のデータの両方を表示して編集できると書かれています。共同作成者として指定していない人は、共同作業のリンクを使ってもフォームにアクセスできません。

また、共同作成者は、共同作業の権限の範囲を変えられません。範囲を変えられるのはフォームの所有者だけです。所有者が共同作業のためにフォームを共有しても、所有者はそのままで、フォームは所有者の画面に残ります。

回答のデータを見せてよい相手か

共同作業のリンクを渡すと、相手は回答のデータまで見られます。フォームで氏名やメールアドレス、電話番号などを集めている場合、共同作成者を増やすことは、個人情報を見られる人を増やすことでもあります。

個人情報を扱う事業者は、取り扱う人の範囲を必要な人に限り、安全に管理する措置を取ることが求められています。共同作業のリンクを作る前に、「この人は質問を一緒に作るだけで、回答を見る必要はないのではないか」を考えます。回答を見る必要がない人には、次の節の複製のリンクを使う、あるいは質問の案だけを文書で共有する、という選択肢があります。具体的な取り扱いの判断に迷う場合は、社内の担当者や専門家に相談してください。

同じ形のフォームを作ってもらう、結果だけ見せる

残りの2つのリンクは、目的がはっきりしているぶん、使いどころを押さえれば迷いません。

複製のリンク（テンプレートとして共有）

サポートページ「フォームまたはテストをテンプレートとして共有する」によると、同僚や教員が、フォームを複製して自分のものとして使えるように共有できます。手順は次のとおりです。

1. 共有したいフォームを開く
2. 「共同作業または複製」を選ぶ（表示されない場合は「共有」ボタン）
3. 「テンプレートとして共有」で「複製するリンクの取得」を選ぶ
4. 「コピー」を選び、相手に渡す

テンプレートとして共有すると、中身だけが複製され、既存の回答データは引き継がれないと書かれています。回答を見せずに、フォームの形だけを渡したいときに使えます。

注意点として、職場や学校のアカウントで作ったフォームを、個人用のアカウントを使っている人にテンプレートとして共有すると、複製されたフォームの「回答の収集」の設定は「すべてのユーザーが応答可能」の1つにリセットされます。逆の場合も、設定がリセットされると書かれています。複製したあとは、回答できる人の範囲を必ず確かめ直します。

概要のリンク（結果だけを見せる）

回答の集計結果だけを関係者に見せたいときは、概要のリンクを使います。共同作業のページの説明によると、組織内の特定のユーザーと共同作業している場合、概要のリンクを新しく作れるのはフォームの所有者だけです。共同作成者は、すでにある概要のリンクをコピーして共有できますが、自分では作れません。

同じページには、すでにある概要のリンクには、組織の内外を問わず、リンクを手に入れた人がアクセスできるとも書かれています。リンクを無効にしたいときは、「回答の表示」、「回答の概要」、「その他のオプション」から「概要リンクの共有」を開き、「リンクの削除」を選びます。新しい概要のリンクを作っても、そのリンクにも手に入れた人なら誰でもアクセスできる点は変わりません。

使わなくなったリンクを止める

フォームの共有は、作ったら終わりではありません。案件が終わったら、共有を止める作業までが1セットです。

共同作業のリンクを削除する

サポートページによると、共同作業のリンクは次の手順で削除できます。

1. フォームを開き、「その他のフォーム設定」から「共同作業または複製」を選ぶ（または「共有」ボタン）
2. フォームのリンクを表示するテキストボックスの横にある「削除」を選ぶ
3. 「リンクの削除」を選ぶ

削除したリンクは完全に消え、再び使えるようにはできません。後で新しいリンクを作ることはできます。

複製のリンクを削除する

テンプレートのリンクも、同じ画面のリンクの横にあるごみ箱のボタンから削除できます。削除したあとで再びテンプレートとして共有したい場合は、新しい一意のリンクを取得する必要があります。

範囲を切り替えるときの落とし穴

サポートページでは、権限の範囲を途中で変えるときの注意がいくつか挙げられています。

・最初に組織内の全員と共同作業するリンクを作り、あとで特定の人だけに絞った場合、そのリンクは特定の人には引き続き使えるが、権限を失った人には使えなくなる
・特定の人と共有していたものを、組織全体に切り替えると、最初に指定した人の一覧は失われる。特定の人に戻すときは、もう一度指定し直す必要がある

範囲を広げたり狭めたりを繰り返すと、誰が見られる状態なのかが分かりにくくなります。案件の途中で範囲を変えるときは、変えたことと、変えた後の範囲を関係者に知らせておきます。

自動で共同作成者が増える場面と、共有の記録

自分でリンクを渡していなくても、使い方によっては共同作成者が増えたり、結果が見られる状態になったりすることがあります。サポートページに書かれている代表的な場面を整理します。

Teamsでテストを割り当てる場合

教員がMicrosoft Teamsを使って学生にテストを割り当てる場合、Teamsのチャネルにいるほかの教員は、そのチーム用に作られたグループのフォームの共同作成者として自動で追加されます。元の作成者が共同作業のリンクを削除しても、チャネルの教員は共同作成者のまま残り、そのリンクでフォームにアクセスできると書かれています。

学校に限らず、Teamsのチームの中でフォームを作る場合は、チームのメンバーが共同作成者になる可能性を前提に、回答に含まれる情報の扱いを考えておきます。

SharePointのページに埋め込む場合

Microsoft FormsのWebパーツを使ってSharePointのページにフォームを埋め込み、結果をページに表示するように選ぶと、SharePointがフォームへのリンクを自動で作り、そのリンクを持つ全員が回答の概要を見られるようになります。組織内の特定のユーザーと共同作業している場合は、概要のリンクがまだ有効でないと、SharePointのページに埋め込めない、という制約もあります。

社内のポータルに結果を表示するのは便利ですが、結果を見られる人の範囲がSharePointのページを開ける人の範囲より広くなっていないかを確かめておきます。

モバイルでの操作

共同作成者は、スマートフォンやタブレットでもフォームを表示して編集できます。フォームの所有者は、モバイルからでも、共同作成者の追加や削除を含めた共同作業の操作ができると書かれています。外出先で急ぎの修正を頼まれたときにも対応できますが、そのぶん、誰がどこから編集したかが分かりにくくなります。

共有の記録を残しておく

フォームの数が増えると、どのフォームを誰とどの範囲で共有しているかを、画面だけで把握するのは難しくなります。次のような簡単な一覧を、表計算ソフトやメモに残しておくと、案件の終わりに共有を止め忘れることがなくなります。

記録する項目	例
フォームの名前	説明会の申し込み
回答できる人の範囲	誰でも回答可能
共同作成者	経理担当の2人（特定のユーザー）
概要のリンク	あり（社内の掲示板に掲載）
共有を止める予定日	説明会の翌週

予定日が来たら、共同作業のリンクと概要のリンクを削除し、回答の受け付けを止めます。この一覧があるだけで、案件が終わった後に回答のデータが見えたまま残る、という事故の多くを防げます。

社外の人と使うときに確かめること

フリーランスや外部の協力者がMicrosoft Formsを使う場面では、社内だけで使うときとは違う確かめ事があります。

クライアントのフォームを一緒に作る場合

クライアントの職場のアカウントで作られたフォームに、外部の立場で共同作成者として参加する場合は、次の点を最初に確かめます。

・共同作業の範囲が「職場または学校アカウントを持つユーザー」になっているか（自分のアカウントがクライアントの組織の外にある場合、組織内に限る設定では参加できない）
・自分が回答のデータを見てよいかどうか、契約や秘密保持の取り決めで確かめてあるか
・案件が終わったときに、共同作業のリンクを削除してもらう約束になっているか

サポートページには、共同編集と共有は同じクラウドの中のユーザーだけが使え、政府向けの環境（GCCなど）では、その環境の中でしか共同編集できないとも書かれています。公的な機関の仕事を受ける場合は、相手の環境によって共同作業そのものができないことがあります。

回答者に社外の人がいる場合

顧客や取引先に回答してもらうフォームは、「誰でも回答可能」に設定する必要があります。この設定では回答者のサインインが不要なので、回答者の名前は自動では記録されません。誰の回答かを知る必要がある場合は、質問の中に名前やメールアドレスを書いてもらう欄を作ります。

個人情報を集める欄を作るときは、何のために使うのか（利用目的）を、フォームの説明文に書いておきます。また、集めた情報を誰が見るのかを、前の節の共同作業の範囲と照らし合わせて確かめます。利用目的の書き方や、取り扱いの細かい判断は、事業の内容によって変わるので、必要に応じて専門家に確認してください。

契約の書面にも残しておく

フォームの作成や回答の集計を外部に頼む、あるいは頼まれる場合は、作業の範囲だけでなく、回答のデータの扱い（誰が見るか、作業が終わったらどうするか）も、発注の書面やメールで残しておくと安心です。フリーランスとの取引では、取引の条件を書面などで明示することが法律で求められています。データの扱いを条件の一部として書いておけば、後で「そこまで見てよいとは言っていない」というすれ違いを防げます。

フォームの共有で困ったときの候補

Microsoft Formsは、Microsoft 365を使っている組織ではすぐに使える便利な道具です。一方で、使い方によっては物足りない場面もあります。

Microsoft Formsが向いている場面

・組織内の人に回答してもらう調査や申し込み
・Teamsのチャネルで、すぐに投票やアンケートを取りたいとき
・回答者の名前を、組織のアカウントで確実に記録したいとき
・クイズやテストを作り、自動で採点したいとき

組織のアカウントと結び付いている点が、Microsoft Formsの大きな強みです。

物足りなさを感じやすい場面

・社外からの問い合わせを受け付け、1件ずつ担当者を決めて対応したい
・回答者に、同じ画面から返信のメールを送りたい
・個人用のアカウントで使っていて、共同作業の機能が使えない
・回答の対応状況（未対応、対応中、完了）をフォームの中で管理したい

Microsoft Formsは回答を集めて集計するところまでが中心で、届いた回答に誰がどう対応したかを管理する機能は、別の道具やスプレッドシートで補うことが多くなります。

受付から対応まで1つで扱える選択肢

回答を集めたあとの対応までまとめて扱いたい場合の選択肢の1つに、Halict（ハリクト）があります。公式サイトの記載によると、届いた回答の1件ごとに担当者と状況が記録され、返信も同じ画面から送れて、開封まで記録されます。フォームは「採用面談の事前アンケート」のようにひと言伝えるとAIが質問の構成まで組み立てる機能があり、回答者には1画面に1問ずつ表示されます。

料金は人数で決まり、フォームの数と回答の数はどのプランでも無制限です。フリープランはメンバー1人までで0円、ステージ管理や自動返信、CSVの書き出しが使えます。メンバー3人までのスタータープランは月額2,980円、メンバー10人までのチームプランは月額7,800円（いずれも税抜）で、チームプランでは閲覧のみの権限も設定できます。年払いは2か月分が無料と書かれています。社外からの問い合わせ窓口のように、受け付けたあとの対応が仕事の中心になる場面では、こうした道具と使い分けるのも1つの方法です。詳しくはHalictの紹介ページで確かめられます。

Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

運営者として見てきたことと、仕事での生かし方

最後に、フォームの共有を仕事でどう生かすかを、長く市場を見てきた立場から整理します。

共有の設定を説明できる人は信頼される

フリーランスと在宅ワークの市場を20年見てきた立場から言えば、事務やアンケートの集計の仕事で長く頼られている人は、作業の速さだけでなく、「このリンクは誰に何が見えるのか」をクライアントに説明できる人です。共有の設定を誤って回答が関係のない人に見えてしまう、という事故は、作業の腕より確認の習慣で防げます。設定の意味を一言で説明できることは、それだけで安心して任せられる理由になります。

また、仲介の手数料が差し引かれない直接の取引では、同じ予算でも依頼する側はより多くを頼め、受ける側の手取りは厚くなります。手数料0%で直接やり取りできる環境では、データの扱いのような細かい取り決めも当事者どうしで率直に話し合え、長く続く関係を作りやすくなります。

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フォームの作成や回答の集計、業務の流れの見直しは、事務の仕事の枠を超えて、業務改善の支援につながります。AIを含む道具を業務に取り入れる支援の仕事の全体像は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で整理されています。

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よくある質問

Q. 回答者に送るリンクと共同作業のリンクは何が違いますか？

回答者に送るリンクは「回答の収集」から作り、相手はフォームに回答するだけです。共同作業のリンクは「共同作業または複製」から作り、指定した共同作成者は質問と回答のデータの両方を表示して編集できます。回答者に共同作業のリンクを送っても、共同作成者に指定していなければフォームは開けません。

Q. 個人のMicrosoftアカウントでも共同作業できますか？

Microsoftのサポートページでは、共有して共同作業する機能はOffice 365 EducationとMicrosoft 365 Apps for businessのお客様のみが使え、学校または職場のアカウントでサインインする必要があると書かれています。個人用のアカウントの場合は、職場のアカウントを持つ人にフォームを作ってもらい、共同作成者として招いてもらう方法があります。

Q. 共有したリンクを止めるにはどうすればよいですか？

共同作業のリンクは、「共同作業または複製」（または「共有」）の画面で、リンクの横にある「削除」を選び、「リンクの削除」で消せます。削除したリンクは元に戻せませんが、新しいリンクは作れます。結果の概要のリンクは、回答の概要の「その他のオプション」から「概要リンクの共有」を開いて削除します。

Q. 社外の人にも回答してもらうにはどう設定しますか？

「回答の収集」の画面で「誰でも回答可能」を選びます。この設定では回答者のサインインが不要なので、組織の外の人も回答できます。そのかわり名前は自動で記録されないため、誰の回答かを知る必要がある場合は名前やメールアドレスの欄を設け、利用目的を説明文に書いておきます。