フォームに回答が届いたらメールで通知を受け取る設定と、見落とさない運用

フォームに回答が届いたらメールで通知を受け取るには、Googleフォームなら回答の画面のメニューから「新しい回答についてのメール通知を受け取る」をオンにするだけで始められます。ただ、この通知だけでは、チームの全員に知らせたい、回答の中身まで知りたい、件数が増えても見落としたくない、といった要望には応えきれません。

この記事では、Googleフォームの標準の通知の設定から始めて、回答のスプレッドシートの通知ルールで自分以外のメンバーも通知を受け取る方法、Gmailのフィルタで通知を整理して転送する方法までを、Googleのヘルプに沿って説明します。後半では、通知を受け取ったあとに対応を漏らさないための運用の決まりと、回答ごとに担当と状況を管理できるHalictのような道具を使う方法にも触れます。

回答の通知が必要になる理由

フォームを公開したあと、回答が届いたかどうかを確かめる方法は、フォームやスプレッドシートを自分で開いて見るしかありません。1日に何度も開いて確かめるのは手間がかかりますし、忙しい日には開くのを忘れてしまいます。

通知がないことで困るのは、急ぎの回答が混ざるフォームです。お問い合わせ、予約や申込、採用の応募、不具合の報告といったフォームでは、回答者は返事を待っています。気づくのが1日遅れれば返事も1日遅れ、そのあいだに回答者は別のお店や会社に問い合わせてしまうかもしれません。

反対に、社内のアンケートや投票のように、締め切りのあとにまとめて見ればよいフォームでは、1件ごとの通知はかえって邪魔になります。通知の設定を考えるときは、まず「このフォームの回答は、届いてからどのくらいの時間で気づく必要があるか」を決めておきます。急ぎなら1件ごとに、急ぎでなければ1日1回のまとめで、という具合です。

方法1：Googleフォームの標準の通知をオンにする

いちばん手早いのは、Googleフォームの標準の通知です。Googleのヘルプによる手順は次のとおりです。

1. Googleフォームでフォームを開く
2. フォームの上部の［回答］をクリックする
3. その他のアイコン（縦に3つ並んだ点）をクリックする
4. ［新しい回答についてのメール通知を受け取る］をクリックする

これで、回答が届くたびにメールが届くようになります。Google Workspaceの導入を支援する会社の解説では、通知の件名は「フォーム「（フォーム名）」に新しい回答があります」となり、通知を受け取れる人について次のように説明しています。

Google フォームで回答が送信されると、回答があった旨をメールで通知することが可能です。通知を受けられるのは、フォームのオーナーとなります。 出典: g-workspace.jp

この通知には、2つの限界があります。1つは、届くのは「回答があった」という知らせで、回答の中身を見るにはフォームを開く必要があることです。もう1つは、受け取れる人が限られることです。チームで回答に対応している場合、オーナー以外のメンバーにも知らせるには、別の方法を組み合わせる必要があります。

Googleのヘルプでは、通知の種類を増やしたり、回答者に独自のお礼のメールを送ったりしたい場合は、フォームの通知用のアドオン（フォームに機能を追加する拡張の部品）を使うよう案内しています。アドオンは提供元によって機能や料金が違うため、入れる前に提供元の説明と、求められる権限を確かめてください。

方法2の前に：回答をスプレッドシートにつなぐ

次に紹介する方法2は、回答がスプレッドシートにたまっていることが前提です。まだつないでいない場合は、Googleのヘルプによると、フォームの上部の［回答］から［概要］を開き、右上のその他のアイコンから［回答の送信先を選択］をクリックし、新しいスプレッドシートを作るか、既存のスプレッドシートを選びます。

つないだあとは、回答が届くたびにスプレッドシートに1行ずつ追加されます。スプレッドシートには、通知のためだけでなく、担当や対応の状況を書き込む列を作れるので、後で説明する運用の決まりにも使えます。Googleのヘルプによると、新しい回答用のスプレッドシートを作ると、フォームの共同編集者は自動的にそのスプレッドシートにアクセスできるようになります。ほかのメンバーには、スプレッドシートの［共有］から権限を渡します。

方法2：スプレッドシートの通知ルールで、メンバーそれぞれが受け取る

チームの複数の人に通知を届けたい場合は、回答のスプレッドシートの通知の設定を使う方法があります。フォームの回答をスプレッドシートにつないでいれば、スプレッドシートの側で「誰かがフォームを送信したとき」に通知を受け取る設定ができます。

Googleのヘルプによる手順は次のとおりです。

1. 回答のスプレッドシートを開く
2. 上部の［ツール］から［通知設定］、［通知を編集］をクリックする
3. 通知を受け取るタイミングで「ユーザーがフォームを送信したとき」を選ぶ
4. 頻度で「メール - その都度」か「メール - 1 日 1 回」を選ぶ
5. ［保存］をクリックする

この設定について、Googleのヘルプには大切な一文があります。

通知は自分用にのみ設定できます。スプレッドシートに自分で加えた変更については通知されませんが、他のユーザーが加えた変更については通知が届きます。 出典: support.google.com

つまり、この通知はメンバーが一人ひとり自分で設定するものです。リーダーがまとめて全員分を設定することはできません。チームで使うなら、回答のスプレッドシートを共有したうえで、メンバー全員に「このスプレッドシートで通知を設定してください」と手順を伝えます。同じヘルプによると、閲覧の権限の人も通知は設定できます（変更を加えた人の名前は表示されません）。回答を見るだけのメンバーにも通知を届けられるのは便利な点です。

頻度の選び方は、先に決めた「どのくらいの時間で気づく必要があるか」に合わせます。お問い合わせの窓口の担当は「その都度」、状況を把握しておきたいだけの責任者は「1日1回」のように、役割によって分けると、通知が多すぎて読まれなくなるのを防げます。

方法3：Gmailのフィルタで通知を整理し、転送する

通知のメールが他のメールに埋もれてしまう場合は、Gmailのフィルタで通知だけを振り分けます。フィルタとは、条件に合うメールに自動でラベルを付けたり、転送したりする機能です。Googleのヘルプによる手順は次のとおりです。

1. Gmailを開く
2. 上部の検索ボックスで、検索オプションを表示するアイコンをクリックする
3. 検索の条件を入れる（件名に「新しい回答があります」を含む、など）
4. ［検索］で、通知のメールが正しく見つかるかを確かめる
5. 検索のウィンドウの下部にある［フィルタを作成］をクリックする
6. フィルタの動作（ラベルを付ける、スターを付ける、転送するなど）を選び、［フィルタを作成］をクリックする

フォームが複数ある場合は、件名にフォームの名前が入るので、フォームごとに別のラベルを付けられます。「問い合わせ」「予約」「応募」のようにラベルを分けておくと、受信トレイの中で通知を探す手間が減ります。

決まった相手に転送する

フィルタの動作で転送を選ぶと、通知を別のメールアドレスに自動で送れます。ただし、Googleのヘルプによると、転送先のメールアドレスを追加すると、そのアドレスに確認のリンクが送られ、確認が終わるまで転送はできません。先に設定の［メール転送と POP/IMAP］（または［転送］）のタブで転送先を追加し、相手に確認のリンクを押してもらってから、フィルタで転送を設定します。

また、ヘルプには、メールを転送するフィルタは新しく届くメールにだけ働くと書かれています。設定より前に届いた通知は転送されないので、設定したあとに試しの回答を1件送って、転送されるかを確かめておきましょう。

会社のアカウントでは、管理者が外部のアドレスへの自動転送を止めていることがあります。転送の設定ができない場合は、社内の管理の担当者に確かめてください。

Gmail以外のメールで受け取りたいとき

会社のメールがGmailではない場合でも、通知を受け取ることはできます。Googleのアカウントには、作ったときに登録したメールアドレスがあり、フォームやスプレッドシートの通知はそのアカウントのGmailに届きます。普段使っている会社のメールで受け取りたい場合は、Gmailの転送の設定で、通知だけを会社のメールアドレスに転送します。

転送した通知を会社のメールソフトで受け取ったら、そちらでも振り分けの設定をしておくと、他のメールに埋もれません。多くのメールソフトには、件名や差出人の条件でメールを決まったフォルダに振り分ける機能があります。件名に「新しい回答があります」を含むメールを、決まったフォルダに振り分けるように設定しておきましょう。

3つの方法の比べ方

ここまでの3つの方法を、使いどころで整理します。

方法	受け取れる人	向いている場面
フォームの標準の通知	フォームのオーナー	1人で回答に対応する
スプレッドシートの通知ルール	回答の表を共有されたメンバーそれぞれ	チームの複数人がそれぞれ受け取りたい
Gmailのフィルタと転送	転送先に登録したアドレス	共有の受信箱や別のアドレスにまとめたい

1人で回答に対応しているなら、フォームの標準の通知で足ります。チームで対応しているなら、スプレッドシートの通知ルールで各自が受け取るか、Gmailの転送で共有の受信箱に集めるかのどちらかです。共有の受信箱がすでにあるなら転送、なければスプレッドシートの通知ルール、と考えると選びやすくなります。

フォームの種類ごとの通知の決め方

通知の方法と頻度は、フォームの種類によって変えるのが基本です。ここでは、よくあるフォームごとに、通知の組み立ての例を挙げます。

お問い合わせのフォーム

返事を待っている人がいるので、1件ごとの通知が向いています。窓口の担当が1人なら標準の通知、複数なら回答のスプレッドシートの通知ルールで全員が「その都度」受け取り、表の担当の欄で誰が対応するかを決めます。営業時間外に届いた問い合わせは、翌朝の最初の作業で確かめる、と決めておきます。

予約や申込のフォーム

申込の内容によって、在庫や席の数を確かめる必要があるため、1件ごとの通知が向いています。日付が近い予約ほど急ぐので、フォームの最初の質問で希望日を聞き、通知を受けたらまず日付を確かめる、という流れにします。

採用の応募のフォーム

応募者にとっては、最初の返事の速さが会社の印象を左右します。1件ごとの通知を人事の担当が受け取り、面接の担当には1日1回のまとめの通知にする、というように役割で頻度を分けると、必要な人に必要な量の通知が届きます。応募の内容には個人の情報が多く含まれるため、通知の転送先はむやみに増やさないようにします。

社内のアンケートや投票

締め切りのあとにまとめて見れば足りるので、1件ごとの通知は要りません。1日1回のまとめの通知か、通知なしで締め切りの日に表を確かめる形で十分です。

担当が不在のときの取り決め

通知の仕組みは、受け取る人がいてはじめて働きます。休みの日や、担当の休暇、急な不在のときに、通知がどこにも届かない、あるいは届いても誰も見ない、という空白ができないように取り決めておきます。

1つ目は、代わりの担当を決めておくことです。担当が休暇に入る前に、代わりの担当がスプレッドシートの通知を設定しているか、共有の受信箱を見ているかを確かめます。休暇が明けたら、代わりの担当が対応した回答の状況を表で引き継ぎます。

2つ目は、休日の対応の方針を回答者に伝えることです。土日や祝日に返事ができないなら、フォームの説明の欄や自動返信の文面に「土日祝日に届いたお問い合わせは、翌営業日以降に順にお返事します」と書いておきます。回答者は返事の時期が分かれば、待つことにそれほど不満を感じません。

3つ目は、長い休みの前後の準備です。年末年始や大型の連休の前には、フォームの説明の欄に休みの期間と返事の再開の日を書き、休み明けの最初の日に、たまった回答を確かめる時間を取っておきます。

回答の中身まで通知に入れたいとき

標準の通知のメールには、回答の中身は入っていません。中身を見るにはフォームを開く必要があり、外出先でスマートフォンから確かめるときには手間に感じます。

回答の中身をメールの本文に入れて通知したい場合は、Google Apps Script（Googleのアプリを自動で動かすためのプログラムの仕組み）で、フォームが送信されたときに中身をメールで送る処理を作る方法があります。数行のプログラムと、フォームの送信をきっかけに動かす設定（トリガー）で作れます。

ただし、プログラムで作った仕組みは、作った人のアカウントで動きます。作った人が異動や退職でいなくなると、通知が止まることがあります。チームで使う仕組みにするなら、何をするプログラムで、どのアカウントで動いているかを、誰でも分かる形で書き残しておくことが大切です。

もう1つ気をつけたいのは、回答の中身をメールに入れると、メールの転送やスマートフォンの通知の画面で、回答者の個人の情報が目に触れる機会が増えることです。名前や連絡先、相談の内容を含むフォームでは、中身はメールに入れず、通知は知らせだけにしておく、という判断もあります。

回答者への自動返信も合わせて考える

回答の通知は運営する側に届くものですが、回答者の側にも「受け付けました」という知らせを届けると、問い合わせの電話や重複の送信が減ります。Googleフォームでは、設定で回答者のメールアドレスを収集し、回答のコピーを回答者に送る形を取れます。

ここで、通知の設定とあわせて決めておきたいのが、自動返信のあとの最初の返事を、いつまでに誰が送るかです。自動返信の文面に「2営業日以内に担当者からご連絡します」と書いたなら、通知を受け取った人が、その約束を守れる段取りにしておく必要があります。自動返信で約束した期限と、通知の頻度がかみ合っていないと、回答者の期待を裏切ることになります。

通知が届かないときの確かめ方

通知を設定したのにメールが届かない、という相談はよくあります。次の順番で確かめると、原因を絞り込めます。

1つ目は、設定したアカウントです。複数のGoogleのアカウントを使っている場合、通知を設定したアカウントと、普段見ているメールのアカウントが違うことがあります。設定したときの画面の右上のプロフィールの画像で、どのアカウントだったかを確かめます。

2つ目は、迷惑メールのフォルダです。通知のメールが迷惑メールに振り分けられていることがあります。見つかったら「迷惑メールではない」を選び、Gmailのフィルタで「迷惑メールにしない」を設定しておくと、次からは受信トレイに届きます。

3つ目は、フィルタの設定です。以前に作ったフィルタで、通知が自動でアーカイブされたり、別のラベルに振り分けられたりしていないかを確かめます。

4つ目は、フォームが回答を受け付けているかです。回答の受け付けが止まっていると、回答そのものが届きません。［回答］のタブで受け付けの状態を確かめます。

5つ目は、試しの回答です。原因が分からないときは、自分で1件回答を送り、通知が届くまでの流れを確かめます。届いたら設定は正しく、届かない回答がある場合は、回答者の側の問題（送信のボタンを押していないなど）も考えられます。

いたずらや迷惑な送信が混ざるとき

公開しているフォームには、いたずらや宣伝目的の送信が混ざることがあります。こうした送信が増えると、通知のたびに中身を確かめる手間が増え、本当に対応が必要な回答を見落とす原因になります。

Googleフォームの設定でできる対策としては、「回答を1回に制限する」をオンにする方法があります。オンにすると回答者はGoogleのアカウントへのログインが必要になるため、機械的な大量の送信は入りにくくなります。ただし、お客さまや外部の人が答えるフォームでは、ログインを求めることで答えてもらえなくなる人も出るため、フォームの目的と照らして判断します。

もう1つの対策は、フォームのURLを公開する場所を絞ることです。誰でも見られるWebページにURLを載せるより、問い合わせのページの中や、メールで案内する形にすると、無関係な送信は減ります。いたずらの送信が続く場合は、そのフォームを閉じて新しいフォームを作り直し、URLを差し替える方法もあります。

迷惑な送信の中には、怪しいリンクを本文に書き込んだものもあります。通知や回答の画面で見慣れないリンクを見つけても、むやみに開かないように、チームで共有しておきましょう。

通知の設定を見直すタイミング

通知の設定は、一度決めたら終わりではありません。次のようなときには、設定を見直します。

• 担当のメンバーが入れ替わったとき：新しいメンバーが通知を設定したか、離れたメンバーの通知と共有を外したかを確かめる
• フォームの回答が急に増えたとき：1件ごとの通知を続けるか、まとめの通知に切り替えるかを考える
• 通知の見落としが起きたとき：原因が設定なのか、運用の決まりなのかを切り分けて直す
• フォームを作り直したとき：新しいフォームに通知の設定が引き継がれていないことがあるので、改めて設定する

とくに見落としやすいのが、フォームを作り直したときです。古いフォームの通知は止まり、新しいフォームには何も設定されていない、という状態になりがちです。フォームを作り直したら、通知の設定までを作業の一部として必ず確かめます。

件数が増えても見落とさない運用の決まり

通知を設定しても、受け取った人が対応しなければ意味がありません。とくに複数の人に通知が届くと、「誰かが対応するだろう」と全員が考えて、誰も対応しないという事態が起きがちです。通知の設定とあわせて、次の運用の決まりを作っておきます。

決まり1：通知を受けたら担当を決める

通知を受けた人のうち、誰が対応するかを決める方法を決めておきます。曜日ごとに当番を決める、フォームの種類ごとに担当を決める、最初に気づいた人が回答の表の担当の欄に名前を入れる、などの方法があります。いちばん大切なのは、担当が決まったことを他のメンバーが見て分かることです。

決まり2：対応の状況を表に残す

回答のスプレッドシートの右側に、「担当」「状況」「対応日」の列を作り、対応したら状況を書き換えます。状況は「未対応」「対応中」「完了」のような決まった選択肢から選ぶ形にしておくと、未対応のものを絞り込みやすくなります。

決まり3：1日の終わりに未対応を確かめる

通知は届いた瞬間に気づかせるものですが、気づいたあとで後回しにすることもあります。1日の終わりに、表の「未対応」の行がないかを確かめる時間を決めておくと、取りこぼしを防げます。確かめる人は日替わりにせず、決まった1人にしておくと、「今日は誰が見るのか」があいまいになりません。未対応の行が見つかったら、その場で担当を決めて翌朝の最初の作業にする、というところまで決めておくと、確かめただけで終わることを防げます。

決まり4：通知が多すぎるときは頻度を下げる

1日に何十件も通知が届くようになると、通知そのものが読まれなくなります。参考になる考え方として、フォームの運用についての解説では次のように書かれています。

回答数が1日50件を超えるような高頻度のフォームでは、個別のメール通知はノイズになりがちです。 出典: qualtir.com

件数が多いフォームでは、1件ごとの通知をやめて、1日1回のまとめの通知と、決まった時刻に表を確かめる運用に切り替えるほうが、かえって見落としが減ります。急ぎの回答だけを見分けたい場合は、フォームに「お急ぎですか」のような質問を入れ、急ぎの回答だけは別の手段で知らせる、といった工夫もあります。

返事の文面のひな形を用意しておく

通知を受けて担当が決まっても、返事の文面を毎回ゼロから書いていると、対応までに時間がかかります。よく使う返事は、ひな形として用意しておくと、通知から返事までの時間を縮められます。

用意しておきたいひな形は、次の3つです。

1つ目は、受付の返事です。「お問い合わせありがとうございます。内容を確認し、〇日までにお返事します」のように、受け付けたことと、次の返事の時期を伝えます。すぐに答えられない問い合わせでも、受付の返事を先に送っておけば、回答者を不安にさせません。

2つ目は、確認中の返事です。調べるのに時間がかかる場合に、「確認に時間を要しております。〇日までに改めてご連絡します」と途中の状況を伝える文面です。約束の期限に間に合わないと分かった時点で送ります。

3つ目は、よくある質問への答えです。同じ質問が何度も届くなら、その答えをひな形にしておきます。同じ質問が多いことは、フォームの説明や案内のページに答えを書いておくべき合図でもあります。

ひな形は、回答のスプレッドシートの別のシートか、チームで共有している文書にまとめておくと、誰が担当しても同じ品質の返事を送れます。ただし、ひな形をそのまま貼り付けるだけでなく、回答者の名前や問い合わせの内容に合わせて一言を加えると、機械的な印象を和らげられます。

通知の記録を振り返りに使う

回答の通知と対応の記録は、日々の対応のためだけでなく、窓口の運営を見直す材料にもなります。月に1回、回答の表を見返して、次の点を確かめてみましょう。

• 1日あたり、曜日ごと、時間帯ごとに、回答がいくつ届いているか
• 回答が届いてから最初の返事までに、どのくらいの時間がかかったか
• 未対応のまま日がたった回答はなかったか
• よく届く問い合わせの種類は何か

回答が多い曜日や時間帯が分かれば、その時間に担当を厚くする、といった人の配置の判断ができます。最初の返事までの時間が長い日が続いているなら、通知の方法か、担当の決め方に見直す点があるはずです。よく届く問い合わせの種類は、フォームの選択肢や、案内のページの内容を見直す手がかりになります。

通知から対応までを1つの画面で管理する

ここまでの方法を組み合わせれば、Googleフォームでも回答の通知と対応の管理はできます。Googleフォームは、回答を集めて通知を受け取るところまでなら、無料で十分に役立ちます。

一方で、通知はメールで受け取り、回答はスプレッドシートで見て、返事はメールソフトで送り、状況は表に書き込む、という流れは、使う道具が多く、どこかで書き忘れや見落としが起きやすくなります。回答が毎日届き、複数の人で手分けして対応するようになったら、通知から返信までを1つの画面で管理できる道具を検討する段階です。

その1つがHalictです。公式サイトの案内では、Halictはフォームを作り、届いた回答を1件ごとに担当と状況（ステージ）つきで管理し、同じ画面から返信まで送れます。返信の開封まで記録されるので、「返したかどうか」を表に書き込む必要がありません。回答者への自動返信も使えます。料金のページによると、フリーのプランはメンバー1人までで、フォームの数と回答の数は無制限です。メンバー10人までのチームのプランは月額7,800円（税抜）で、Teams・Slack・Chatwork への通知が使えます。チームの連絡をチャットで行っているなら、メールより気づきやすい場所に通知を届けられます。

Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

1人で回答に対応しているなら、Googleフォームの標準の通知とGmailのフィルタで十分です。チームで手分けして対応し、誰が返事をしたかまで記録したいなら、管理の機能を持った道具のほうが、通知の見落としと対応の漏れを同時に減らせます。

回答の受付と一次対応を仕事として担う人へ

フォームの回答の通知を受け取り、内容を確かめて担当に振り分け、定型の返事を送る、という一次対応の仕事は、在宅で請け負われることの多い業務です。お問い合わせの窓口や申込の受付を外部に任せたい事業者は少なくありません。こうした仕事の内容や求められることは、カスタマーサポート・事務全般のお仕事で確かめられます。問い合わせの傾向を分析して、よくある質問の整理や窓口の改善まで提案したい人は、AI・マーケティング・セキュリティのお仕事も参考になります。

2004年から在宅ワークと業務委託の仲介を続けてきた運営者として見てきた限りでは、一次対応の仕事で信頼される人は、返事の速さだけでなく、「自分が対応したこと」と「依頼者の判断が必要なこと」をはっきり分けて記録しています。通知を受け取ったら状況の欄を必ず書き換え、判断に迷った回答はメモに理由を書いて依頼者に回す。こうした記録の丁寧さが、任される範囲を広げていきます。

また、こうした受付の仕事は、依頼者と直接やり取りできるほうが進めやすい分野です。返事の文面や振り分けの基準を、依頼者と細かくすり合わせる場面が多いためです。仲介の手数料がかからない直接のやり取りなら、同じ予算でも確認と調整に時間を使え、受け手の手取りも厚くなります。

よくある質問

Q. Googleフォームの回答の通知を、オーナー以外のメンバーも受け取れますか？

フォームの標準の通知は、解説ではオーナーが受け取るものとされています。チームの複数の人が受け取りたい場合は、回答のスプレッドシートを共有し、メンバーそれぞれが［ツール］の［通知設定］で「ユーザーがフォームを送信したとき」の通知を設定する方法があります。この通知は自分用にのみ設定できるため、各自が設定する必要があります。

Q. 通知のメールに回答の中身を入れることはできますか？

標準の通知には回答の中身は入りません。中身を入れたい場合は、Google Apps Scriptでフォームの送信をきっかけに中身をメールで送る処理を作る方法があります。ただし、作った人のアカウントで動くため、その人がいなくなると止まることがあります。個人の情報を含むフォームでは、中身を入れず知らせだけにする判断もあります。

Q. 通知のメールが届かないときは何を確かめればよいですか？

まず、通知を設定したアカウントと普段見ているメールのアカウントが同じかを確かめます。次に迷惑メールのフォルダと、以前に作ったGmailのフィルタで振り分けられていないかを見ます。フォームが回答を受け付けているかも確かめ、最後に自分で1件回答を送って、通知が届くかを試してください。

Q. 回答が多くて通知が多すぎる場合はどうすればよいですか？

1件ごとの通知をやめて、スプレッドシートの通知ルールで1日1回のまとめの通知に切り替える方法があります。あわせて、決まった時刻に回答の表を確かめ、未対応の行がないかを見る運用にすると、見落としが減ります。急ぎの回答だけを見分けたい場合は、フォームに急ぎかどうかを選ぶ質問を入れておくと便利です。