フォームの回答通知をメールやSlackで受け取る設定と、見落とさない仕組みづくり

フォームに回答が届いたのに、気づくのが数日後だった。問い合わせや申し込みを受け付けるフォームでは、こうした見落としがそのまま信用の問題になります。フォームの回答通知を正しく設定しておけば、届いた瞬間に気づける仕組みをつくれます。

この記事では、フォームの回答通知をメールやSlackで受け取る設定を、Googleフォームを例に公式のヘルプの手順で整理します。そのうえで、通知が届かないときに確かめること、複数の担当者で回すときに見落とさない仕組みのつくり方を説明します。通知だけでなく、届いた回答に担当と状況を付けて返信まで1か所で回したい場合は、フォームの受付から対応までを扱うHalictのような道具もあります。

フォームの回答通知が必要になる場面

フォームの回答通知は、すべてのフォームに必要なわけではありません。社内のアンケートのように、締め切りのあとにまとめて結果を見ればよいものは、通知が無くても困りません。むしろ回答のたびにメールが届くと、受信箱が埋まって、ほかの大事なメールを見落とす原因になります。

一方、次のようなフォームでは、回答が届いたらすぐに気づく仕組みが欠かせません。

• 問い合わせのフォーム：返事が遅れると、相手の不満や機会の損失につながる
• 申し込みや予約のフォーム：受付の確認が遅れると、相手が不安になる
• 採用の応募のフォーム：対応が遅れると、応募者がほかの会社に流れてしまう
• 見積もりの依頼のフォーム：早く返した会社に依頼が決まることが多い

1件1件に返事や対応が必要なフォームほど、通知の重みは大きくなります。

通知を考えるときにもう1つ見ておきたいのが、返事までにかけてよい時間です。問い合わせなら翌営業日まで、見積もりの依頼なら当日中、採用の応募なら2〜3日以内、というように、フォームごとに目安を決めておくと、どのくらいの速さで気づく必要があるかが決まります。返事の目安が当日中なら、回答のたびにスマホにも届く通知が必要です。数日以内でよいなら、1日1回の確認でも間に合います。目安の時間から逆算して通知の方法を選ぶと、通知が多すぎることも、少なすぎることも避けられます。

この目安は、受け付ける側だけで決めるのではなく、フォームの説明文などで回答者にも伝えておくと効果的です。「2営業日以内にご連絡します」と書いておけば、回答者は待つ期間の見通しを持てますし、受け付ける側も、その約束を守るために通知と確認の仕組みを整える理由がはっきりします。まずは、自分のフォームが「まとめて見ればよいもの」なのか「1件ずつすぐ対応が要るもの」なのかを分けて考えると、どの程度の通知が必要かが決まります。

Googleフォームの標準の回答通知を設定する

Googleフォームには、新しい回答が届いたときにメールで知らせる機能が標準で入っています。Googleの公式ヘルプでは、通知のオンとオフの切り替えを次の手順で案内しています。

1. Googleフォームでフォームを開く
2. フォームの上部にある「回答」をクリックする
3. 「その他」のアイコン（縦に3つ並んだ点）をクリックする
4. 「新しい回答についてのメール通知を受け取る」をクリックする

回答の通知のオン、オフを切り替える 出典: Google ドキュメント エディタ ヘルプ

これで、回答が送信されるたびに、フォームを作ったGoogleアカウントのメールアドレスに通知が届きます。通知を止めたいときは、同じ手順で、もう一度クリックすればオフになります。

この標準の通知は、設定が簡単な反面、できることが限られています。

• 通知が届くのは、設定した人自身のメールアドレス
• 通知のメールの文面や件名を自由に変えることはできない
• 回答者に確認のメールを自動で送る機能ではない

公式ヘルプでは、通知の選択肢を増やしたり、回答者に送るメールを細かく設定したりしたい場合は、フォームの通知用のアドオン（追加の機能）を使うよう案内しています。アドオンは提供元がGoogle以外のことが多いので、使う前に提供元と、フォームの回答にどこまで触れるかを確かめておきます。

スプレッドシートの通知ルールで受け取る

Googleフォームの回答をスプレッドシートに保存している場合は、スプレッドシートの側で通知を設定する方法もあります。Googleの公式ヘルプでは、次の手順が案内されています。

1. パソコンのGoogleスプレッドシートで、回答を保存しているスプレッドシートを開く
2. 上部の「ツール」から「通知設定」、「通知を編集」をクリックする
3. 通知を受け取るタイミングで「ユーザーがフォームを送信したとき」を選ぶ
4. 通知を受け取る頻度で「メール - その都度」か「メール - 1 日 1 回」を選ぶ
5. 「保存」をクリックする

この方法の良いところは、通知の頻度を選べることです。回答が多いフォームでは「1日1回」にすると、1日の回答がまとめて1通のメールで届きます。1件ずつ急いで対応する必要がないフォームでは、受信箱が埋まるのを防げます。

特定のセル範囲が変更されたときなど、より詳細な通知ルールを設定する場合は、Apps Script をご利用ください。 出典: Google ドキュメント エディタ ヘルプ

公式ヘルプによると、スプレッドシートの通知は自分用にのみ設定でき、自分で加えた変更は通知されず、ほかの人の変更が通知される仕組みです。複数の担当者で通知を受け取りたい場合は、それぞれの担当者が、自分のアカウントでスプレッドシートを開いて通知を設定します。

複数の担当者に通知を届けたいとき

問い合わせのフォームを複数の担当者で回す場合、「通知が自分にしか届かない」ことが問題になります。標準の機能の範囲で、複数の人に通知を届ける方法を整理します。

1つ目は、前の節で紹介したスプレッドシートの通知を、担当者それぞれが設定する方法です。各担当者がスプレッドシートの閲覧以上の権限を持っていれば、自分の分の通知を設定できます。人数が少なく、担当者が固定されている場合に向いています。

2つ目は、通知を受け取るメールアドレスを、チームで共有しているアドレスにする方法です。メールの転送の設定を使い、自分に届いた通知のメールを、チームの共有アドレスやメーリングリストに自動で転送します。転送の設定のしかたは、使っているメールのサービスのヘルプで確かめます。

3つ目は、Apps Script（Googleのサービスを自動で動かすための仕組み）で、回答が届いたときに決まった宛先へメールを送る方法です。宛先や文面を自由に決められますが、作るには少しプログラムの知識が要り、作った人がいなくなると誰も直せない、という問題も起こりがちです。

どの方法も、通知が「届く」ところまでは実現できます。ただし、複数の人に同じ通知が届くと、「誰かが対応するだろう」と全員が思い込み、結局誰も返事をしない、ということが起こりえます。複数の人に届けるときは、通知の仕組みと一緒に、誰が対応するかの決まりも作っておくことが大切です。

Slackで回答通知を受け取る方法

チームの連絡にSlackを使っているなら、フォームの回答通知もSlackのチャンネルに流したい、と考える人は多いでしょう。メールよりも、チームの全員が同じ通知を見て、その場で「対応します」と返せるからです。

Googleフォームには、Slackに直接通知を送る標準の機能はありません。標準の機能の組み合わせで実現するなら、Slackの「チャンネル用のメールアドレス」を使う方法があります。Slackの公式ヘルプによると、チャンネルやダイレクトメッセージ（DM）ごとに専用のメールアドレスを作り、そのアドレスに送ったメールをSlackに投稿できます。

Slack を使うと、メールを含む仕事上のコミュニケーションをすべて 1 か所にまとめられます。Slack にメールを送信する方法はいくつかあり、プランやワークスペースに送信されたメールをどう使いたいかによって異なります。 出典: Slack ヘルプセンター

流れは次のとおりです。

1. Slackで、通知を流したいチャンネルを開き、チャンネル用のメールアドレスを取得する
2. Googleフォームの標準の通知をオンにして、通知のメールを自分のアドレスで受け取る
3. 使っているメールのサービスで、フォームの通知のメールだけを、Slackのチャンネル用のアドレスへ自動で転送する設定をする

公式ヘルプでは、チャンネルやDM用のメールアドレスを作る方法は有料のプランで使える機能とされています。無料のプランの場合は、ほかの方法（全プランで使える、Slackbotを使ってメールをDMに転送する方法など）を公式ヘルプで確かめます。

このほか、ZapierやMakeのような自動化のサービスを使えば、Googleフォームの回答をSlackに投稿する仕組みを作ることもできます。ただし、外部のサービスにフォームの回答を渡すことになるので、個人情報を扱うフォームでは、使ってよいかを社内の決まりで確かめておきます。

通知が届かないときに確かめること

設定したはずなのに通知が届かない、という相談はよくあります。通知が届かないときは、次の順番で確かめると、原因を見つけやすくなります。

1. 通知の設定がオンになっているか：Googleフォームの「回答」の「その他」のメニューで、「新しい回答についてのメール通知を受け取る」の設定を確かめる
2. 通知の設定をしたアカウントが正しいか：複数のGoogleアカウントを使い分けている場合、別のアカウントで設定していないか
3. 迷惑メールのフォルダに入っていないか：通知のメールが迷惑メールに振り分けられていることがある
4. メールの振り分けのルールで、別のフォルダに移動していないか
5. スプレッドシートの通知の場合、自分で回答を送って試していないか：自分が加えた変更は通知されない仕組みのため、テストは別のアカウントで行う

特に5は見落としやすい点です。スプレッドシートの通知は、自分で加えた変更については通知されません。設定を試すときに自分でフォームに回答して「通知が来ない」と悩むことがあるので、テストは別の人に頼むか、別のアカウントで行います。

また、通知が届いていても、件名が毎回同じで目立たないために見落としている、ということもあります。通知のメールにラベルを付ける、重要なメールとして目立たせる、といったメールのサービス側の工夫も合わせて行うと、見落としを減らせます。

回答者に「受け付けました」と知らせる

回答の通知は、受け付ける側が気づくための仕組みです。これと対になるのが、回答した人に「受け付けました」と知らせる仕組みです。回答者は、送信ボタンを押したあと、本当に届いたのかが分からず不安になることがあります。受付の控えが届けば、その不安を減らせますし、同じ内容を何度も送ってくることも防げます。

Googleフォームには、回答者に回答のコピーを送る機能があります。公式ヘルプによると、回答者のメールアドレスを収集している場合に設定でき、手順は次のとおりです。

1. Googleフォームでフォームを開き、上部の「設定」をクリックする
2. 「メールアドレスを収集する」で「確認済み」か「回答者からの入力」を選ぶ
3. 「回答」の横にある下矢印をクリックする
4. 「回答のコピーを回答者に送信」で「リクエストされた場合」か「常に表示」を選ぶ

公式ヘルプには、迷惑メールのフィルタなどの不正使用の対策によって、回答のコピーが届かない場合があるとも書かれています。回答者から「控えが届かない」と連絡があったときは、迷惑メールのフォルダを確かめてもらうよう案内します。

この機能で送られるのは回答の控えで、「いつまでに返事をします」といった案内の文面を自由に書けるわけではありません。返事の目安や、休日の対応について知らせたい場合は、フォームの説明文や、送信後に表示される確認のメッセージに書いておくのが手軽です。

回答の量で通知の受け取り方を変える

回答の通知は、届く量によって、適した受け取り方が変わります。量に合わない受け取り方をすると、通知が多すぎて埋もれるか、少なすぎて気づくのが遅れるかのどちらかになります。

1日に届く回答の数	向いている受け取り方
数件まで	Googleフォームの標準の通知を、回答のたびにメールで受け取る
十数件から数十件	チームのチャットに流し、担当を決めてその場で引き受ける
それ以上	1件ごとの通知はやめ、1日数回の確認の時間に一覧で処理する

回答が多いフォームでは、1件ごとの通知がかえって邪魔になります。この場合は、スプレッドシートの通知を「1日1回」にする、あるいは通知に頼らず、決まった時間に一覧を開いて未対応のものを処理する、というやり方のほうが見落としは減ります。

反対に、問い合わせや採用の応募のように1件ずつが大事なフォームは、数が少なくても回答のたびに通知を受け取ります。量と大事さの2つの軸で、通知の受け取り方を決めると迷いません。

なお、Googleフォームの公式ヘルプには、1つのフォームで受け取れる回答の上限や、回答の数が非常に多いときにスプレッドシートへの同期が止まる場合があることが書かれています。回答の数が多くなるフォームで、スプレッドシートの通知に頼っている場合は、こうした上限にも目を通しておくと安心です。

休日や夜間に届いた回答の扱い

回答の通知を設定しても、休日や夜間に届いた回答には、すぐに対応できないことがあります。ここで大事なのは、すぐに対応できないことを前提に、回答者に安心してもらう工夫と、休み明けに漏れなく処理する仕組みを用意しておくことです。

回答者への工夫としては、フォームの説明文や送信後の確認のメッセージに、対応できる曜日と時間、返事までの目安を書いておく方法があります。「土日祝日にいただいたお問い合わせは、翌営業日以降に順にお返事します」と一言あるだけで、回答者は返事が来ないことへの不安を感じにくくなります。

休み明けの処理としては、休み明けの最初の時間に、休み中に届いた回答をまとめて確認することを決まりにします。通知のメールを1通ずつ開くのではなく、スプレッドシートや管理の画面で、休み中に届いた回答を一覧にして、担当を割り振ってから対応を始めると、漏れや二重の対応を防げます。

急ぎの対応が必要な内容（予約の当日の変更など）が届く可能性があるフォームでは、フォームとは別に、電話などの急ぎの連絡先を案内しておくことも大切です。

受信箱で通知のメールを埋もれさせない工夫

通知のメールが届いていても、ほかのメールに埋もれて気づかなければ意味がありません。メールのサービスの機能を使って、通知のメールを目立たせておきます。

Gmailを使っているなら、フィルタの機能で、フォームの通知のメールにだけラベルを付けたり、スターを付けたりできます。送信元や件名の言葉を条件にして、通知のメールを見分けるように設定します。ラベルを付けておけば、そのラベルを開くだけで、届いた回答の通知だけを一覧で確かめられます。

反対に、通知のメールを受信箱から外して、ラベルの中だけに保存するように設定する方法もあります。受信箱をすっきりさせたい人には便利ですが、ラベルを開く習慣が無いと、かえって見落としの原因になります。受信箱から外すなら、後の「見落とさない仕組みのつくり方」の節で触れるように、確認の時間を決めておくことが前提です。

スマホでメールの通知を受け取っている場合は、通知のメールのラベルだけ通知音を鳴らす、といった設定ができるメールのアプリもあります。急ぎの対応が必要なフォームなら、スマホの通知と組み合わせると、外出中でも気づきやすくなります。

返信のひな形を用意して対応を早くする

通知で回答に気づけても、返事を書くのに時間がかかると、対応は遅れます。よく届く内容には、返信のひな形を用意しておくと、対応の速さと質がそろいます。

ひな形を作るときは、届く回答を種類ごとに分けてみます。問い合わせのフォームなら、「料金についての質問」「使い方についての質問」「不具合の連絡」「その他」のように分けられます。それぞれについて、最初の返事の文面を用意しておきます。

ひな形には、次の要素を入れておくと、受け取る側に親切です。

1. 問い合わせへのお礼と、受け付けたことの確認
2. 質問への答え、または調べてから返事をする旨と目安の日数
3. 追加で確かめたいことがあれば、その質問
4. 担当者の名前と連絡先

ひな形をそのまま送るのではなく、相手の名前や質問の内容に合わせて、必ず一部を書き換えて送ります。毎回まったく同じ文面だと、機械的な対応だと受け取られ、かえって印象を損ねることがあります。

ほかのフォームの道具を使っている場合も、通知の考え方は同じです。Microsoft Formsなど、ほかのフォームのサービスにも回答の通知の機能がありますが、設定の場所や名前はサービスごとに違うため、使っているサービスの公式ヘルプで確かめてから設定します。

通知だけでは見落としは防げない

通知の設定をしても、見落としが完全になくなるわけではありません。通知はあくまで「届いたことを知らせる」仕組みで、「誰が対応したか」「返事をしたか」までは教えてくれないからです。

実際によく起きるのは、次のような見落としです。

• 通知のメールを開いたが、その場で対応できず、あとで返そうと思ったまま忘れる
• 複数の担当者に通知が届き、全員が誰かが対応すると思い込む
• 担当者が休みの日に届いた回答が、休み明けに埋もれる
• 返事はしたが、その記録が残っておらず、二重に返事をしてしまう

こうした見落としを防ぐには、通知の仕組みとは別に、届いた回答の「状況」を管理する仕組みが必要です。

見落とさない仕組みのつくり方

届いた回答を見落とさないための仕組みは、大きく3つの要素でできています。

1. 担当を決める

回答が届いたら、誰が対応するのかを決めます。決め方は、曜日で担当を分ける、内容の種類で担当を分ける、届いた順に順番で割り振る、などがあります。大事なのは、「誰かが」ではなく「この人が」と決まっていることです。

2. 状況を記録する

届いた回答ごとに、「未対応」「対応中」「返信済み」「完了」のような状況を記録します。スプレッドシートで回答を管理しているなら、回答の行の右側に「担当」と「状況」の列を加え、対応したら書き換えるようにします。状況の列で「未対応」だけを絞り込めば、まだ返事をしていない回答が一目で分かります。

3. 確認の時間を決める

通知に気づかなかった場合に備えて、1日に決まった時間に、未対応の回答がないかを確かめる時間を決めます。たとえば、朝の始業時と夕方の終業前に、状況の列が「未対応」の行を確かめる、という習慣です。通知と確認の時間の2つを組み合わせると、見落としはぐっと減ります。

スプレッドシートで回す仕組みの限界

担当と状況の列をスプレッドシートに加える方法は、追加の費用がかからず、すぐに始められます。回答の数が少なく、担当者も少ないうちは、この方法で十分なことが多いでしょう。

ただ、回答の数や担当者が増えると、次のような手間が目立ってきます。

• 返事はメールのソフトで書き、状況はスプレッドシートで書き換える、という二重の作業になる
• 誰がいつ何を返したかが、メールの送信済みのフォルダを探さないと分からない
• 担当者が同時に同じ行を編集して、書き換えが食い違う
• 通知はメール、状況はスプレッドシート、返事はメールのソフト、と見る場所が分かれる

目安として、担当者が3人を超えたとき、1日の回答が10件を超えるようになったとき、返事の漏れや二重の返事が月に1度でも起きたときは、仕組みを見直すきっかけになります。こうした手間が負担になってきたら、届いた回答の管理から返信までを1か所で行える道具を検討する時期です。

回答の管理と返信を1か所で回したいときの選択肢

フォームの回答を、担当と状況つきで管理し、そのまま返信までしたい場合の選択肢の1つがHalictです。Halictは、フォームを作って届いた回答を管理するためのサービスで、公式サイトでは「受付から対応までのフォームSaaS」と紹介されています。

公式サイトの機能の説明によると、届いた回答の1件ごとに担当者、ステージ（対応の段階）、タグを付けられ、一覧の表と、ステージごとのボードを切り替えて見られます。回答を開くと、回答の中身、対応の履歴、メモ、メールの送信が1つの画面にまとまり、そこから返信を送れます。送ったメールが開かれたか、リンクが押されたかも記録されます。

通知については、新着の回答をSlack、Microsoft Teams、Discord、Chatworkに知らせる機能や、Googleスプレッドシートに1行ずつ追記する機能があります。料金のページによると、メンバー1人までのフリーのプランから使え、自動返信とステージ管理はフリーのプランに含まれます。Teams・Slack・Chatworkへの通知は、メンバー10人までのチームのプラン（税抜の月額7,800円）の機能として書かれています。Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

Googleフォームで十分な場面と、こうした道具が向く場面は、回答の数と、対応に関わる人の数で分かれます。1人で少数の回答を受けるならGoogleフォームと標準の通知、複数人で多くの回答に返事をするなら、管理と返信をまとめられる道具、という分け方が目安になります。

通知の仕組みを人に引き継ぐときに残しておくこと

フォームの通知の仕組みは、作った人が異動したり退職したりしたときに、そのまま止まってしまうことがよくあります。Googleフォームの標準の通知は、設定した人のアカウントにひもづいているからです。作った人のアカウントが使えなくなると、通知も届かなくなります。

そうならないために、通知の仕組みを作ったら、次のことを書き残しておきます。

• どのフォームで、誰のアカウントが通知を設定しているか
• 通知のメールを転送している場合、転送の設定がどのアカウントにあるか
• Slackなどに流している場合、どのチャンネルに、どの方法で流しているか
• Apps Scriptや外部の自動化のサービスを使っている場合、誰のアカウントで作ったか
• 回答の担当の決め方と、状況の記録の場所

担当者が変わるときは、新しい担当者のアカウントで通知を設定し直し、テストの回答で届くことを確かめてから、前の担当者の設定を外します。順番を逆にすると、通知が届かない空白の期間ができてしまいます。

フォームそのものの持ち主を、個人のアカウントではなく、チームで管理するアカウントや共有のドライブにしておくと、引き継ぎの手間を減らせます。引き継ぎの書き残しは、フォームの説明の欄やチームの共有の文書など、誰でも見つけられる場所に保存しておきます。作った人の手元のメモにだけ残っていると、肝心のときに見つかりません。年に1回、担当者が変わっていなくても、通知が正しく届くかをテストの回答で確かめる日を決めておくと、気づかないうちに通知が止まっていた、という事態を防げます。仕事で使うフォームは、最初から個人のものにしないことが、長く安定して回すためのこつです。

回答通知を設定するときの個人情報の扱い

フォームの回答には、名前、メールアドレス、電話番号などの個人情報が含まれていることが多くあります。通知の仕組みを作るときは、個人情報がどこに流れるかにも気を配る必要があります。

通知のメールを複数の人に転送したり、Slackのチャンネルに流したりすると、回答の内容を見られる人の範囲が広がります。チャンネルのメンバーに社外の人が入っていないか、転送先のメーリングリストに関係のない人が含まれていないかを、設定の前に確かめます。

また、外部の自動化のサービスやアドオンを使う場合は、回答の内容がそのサービスを通ることになります。フォームで集める個人情報の利用目的を回答者に示しているなら、その範囲を超えた扱いにならないよう注意します。通知には回答の全文を載せず、「新しい回答が届きました」と知らせるだけにして、中身は権限のある人だけが見られる場所で確かめる、という作り方も有効です。

在宅で受付の仕事を担う人にとっての通知の仕組み

フォームの回答の受付や一次対応は、在宅でも担いやすい仕事の1つです。問い合わせの振り分け、申し込みの確認の連絡、応募者への日程の調整など、パソコンとネットの環境があれば自宅から対応できます。

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた中で、受付や事務の仕事を長く任される人ほど、見落としを防ぐ仕組みを自分で整えていると感じます。通知の設定、確認の時間、状況の記録を習慣にしている人は、依頼主から安心して任されやすくなります。

業務の仕組みを整える力は、仕事そのものにもなります。企業がフォームやAIなどの道具を業務に取り入れるとき、使い方の決まりを整える仕事はAIコンサル・業務活用支援のお仕事で紹介しています。フォームや通知の仕組みそのものを作る仕事に関心がある人は、アプリケーション開発のお仕事で仕事の全体像を確かめられます。

フォームの回答通知は、設定そのものは数分で終わります。大事なのは、通知を受け取ったあとに誰がどう対応するかまで決めておくことです。まずは自分のフォームの通知を確かめ、担当と状況を記録する仕組みを1つ作るところから始めてみてください。

よくある質問

Q. Googleフォームの回答通知はどこで設定しますか？

Googleフォームでフォームを開き、上部の「回答」をクリックし、「その他」のアイコンから「新しい回答についてのメール通知を受け取る」をクリックします。これで、回答が送信されるたびに、設定したアカウントのメールアドレスに通知が届きます。

Q. Googleフォームの回答通知を複数の人に届けられますか？

標準の通知は、設定した人自身に届きます。複数の人に届けたい場合は、回答を保存したスプレッドシートで各担当者が通知を設定する、通知のメールを共有のアドレスに転送する、Apps Scriptで決まった宛先に送る、といった方法があります。

Q. 回答通知が届かないときは何を確かめればよいですか？

通知の設定がオンになっているか、設定したアカウントが正しいか、迷惑メールのフォルダや振り分けのルールで別の場所に移っていないかを確かめます。スプレッドシートの通知は自分で加えた変更を通知しないため、テストは別のアカウントで行います。

Q. Slackでフォームの回答通知を受け取るにはどうすればよいですか？

Googleフォームには、Slackに直接通知する標準の機能はありません。Slackのチャンネル用のメールアドレスを取得し、フォームの通知のメールをそのアドレスに自動で転送する方法があります。チャンネル用のメールアドレスは、Slackの有料プランで使える機能です。