Gmailの自動返信の設定|不在のときの返信文


この記事のポイント
- ✓Gmailの自動返信は
- ✓休暇や出張のときに使う不在通知と
- ✓テンプレートとフィルタを組み合わせる方法の2つで設定できます
休暇や出張でしばらくメールを見られないとき、取引先やお客様に「いまは返事ができません」と自動で伝えられると安心です。Gmailの自動返信を設定しておけば、届いたメールに決まった文面を自動で返し、相手を不安にさせずに済みます。
ただ、Gmailで自動返信を設定する方法は1つではありません。休暇などで使う「不在通知」と、テンプレートとフィルタを組み合わせて特定のメールに自動で返す方法があり、向いている場面が違います。この記事では、2つの方法の違い、パソコンとスマートフォンでの設定手順、返信が送られる仕組み、不在のときの返信文の例文、使うときの注意点を、Gmailの公式ヘルプで確かめた内容に沿って整理します。問い合わせの窓口で自動返信を使っている人に向けて、自動返信のあとの本当の返信を取りこぼさずに回す方法として、受付から返信までを1つの画面で扱うフォームのサービスHalictにも触れます。
Gmailの自動返信が必要になる場面
メールのやり取りで相手が最も不安になるのは、返事が来ない理由が分からないときです。休暇中なのか、メールが届いていないのか、無視されているのか。相手の側からは見分けがつかないため、数日返事がないだけで、もう一度送ってくる人、電話をかけてくる人、ほかの担当者に問い合わせる人が出てきます。
自動返信は、この「理由の分からない沈黙」をなくすための道具です。「〇日まで休暇のため、返信は〇日以降になります」と自動で伝えるだけで、相手はいつまで待てばよいかが分かり、急ぎの用件なら別の連絡先に切り替えられます。返す側も、休暇明けに「なぜ返事をくれなかったのか」という行き違いの対応に追われずに済みます。
自動返信が役に立つのは、休暇や出張だけではありません。フリーランスで制作の仕事をしている人なら、集中して作業する日や、撮影や打ち合わせで一日外に出る日にも使えます。お客様からの問い合わせを受ける窓口なら、受け付けたことを知らせる自動返信を返すことで、「本当に届いたのか」という不安を消せます。
デザインの仕事でたとえるなら、自動返信は画面の中の「読み込み中」の表示に近いものです。中身がすぐに出なくても、待っていれば出ると分かっていれば、人は落ち着いて待てます。逆に、何の表示もなく画面が止まっていると、壊れたのではないかと何度もボタンを押してしまいます。メールでも同じで、返事が遅れること自体より、遅れる理由が見えないことが相手を不安にさせます。
フリーランスとして独立したばかりの頃に、3日間の撮影の仕事で外に出ている間、クライアントからの修正依頼に気づかず、戻ってから「連絡がつかないので、ほかの方にお願いしようかと思っていました」と言われた、という話はよく聞きます。修正そのものは1日遅れても間に合う内容だったのに、返事がなかったことで信頼を損ねかけたわけです。自動返信を1つ設定しておくだけで、こうした行き違いはほとんど防げます。
Gmailで自動返信する2つの方法
Gmailで自動返信を送る方法は、大きく分けて2つあります。
1つ目は「不在通知」です。期間を決めて有効にすると、その期間中に届いたメールに、設定した文面を自動で返します。休暇、出張、年末年始の休業など、一定の期間メールを見られないときに使う機能です。パソコンでもスマートフォンでも設定できます。
2つ目は「テンプレートとフィルタ」を組み合わせる方法です。あらかじめ返信の文面をテンプレートとして保存し、特定の条件に合うメールが届いたときに、そのテンプレートを自動で送るようにフィルタを設定します。期間に関係なく、たとえば問い合わせ用のアドレスあてに届いたメールにだけ、受付の確認の文面を返す、といった使い方ができます。こちらはパソコンでのみ設定できます。
どちらの方法も、Gmailの設定画面の中で完結し、追加の費用はかかりません。ただし、自動で送られる文面は相手にそのまま届くため、設定の手軽さに比べて、文面と条件の確かめには時間をかける価値があります。
2つの違いを整理すると、次のようになります。
| 項目 | 不在通知 | テンプレートとフィルタ |
|---|---|---|
| 主な用途 | 休暇、出張、休業など期間のある不在 | 特定の相手や宛先への定型の返信 |
| 期間の指定 | 開始日と終了日を指定できる | 期間の指定はなく、フィルタを消すまで続く |
| 返信の相手 | すべての相手、または連絡先のみ | フィルタの条件に合うメールの送り主 |
| 設定できる端末 | パソコン、Android、iPhoneとiPad | パソコンのみ |
休暇のように期間が決まっている不在には不在通知を、期間に関係なく決まった種類のメールに返したいときはテンプレートとフィルタを使う、と覚えておくと迷いません。
不在通知の設定方法(パソコン)
パソコンで不在通知を設定する手順は、Gmailのヘルプ「不在時に自動返信を送信する」で次のように案内されています。
- パソコンでGmailを開きます
- 右上の設定アイコンから「すべての設定を表示」をクリックします
- 「全般」タブの「不在通知」の欄に移動します
- 「不在通知 ON」を選びます
- 期間、件名、メッセージを入力します
- 連絡先に登録している相手にだけ返したい場合は、メッセージの下にあるチェックボックスをオンにします
- ページの下部にある「変更を保存」をクリックします
期間は、開始日と終了日をカレンダーから選びます。終了日を空けたままにすると、自分でオフにするまで返信が続くため、戻る日が決まっているなら終了日を必ず入れておきます。
署名を設定している場合は、自動返信の下にも署名が付きます。署名に会社名や電話番号を入れているなら、自動返信の本文に連絡先を重ねて書く必要はありません。逆に、署名を設定していない人は、本文の最後に名前と、急ぎのときの連絡先を書いておきます。
不在通知がオンになっている間は、受信トレイの上部にバナーが表示されます。予定より早く戻ったときは、このバナーの「今すぐ終了」をクリックすると、その場で不在通知をオフにできます。休暇明けにオフにし忘れて、出社している日にも「休暇中です」と返し続けてしまう失敗を防ぐためにも、終了日の設定とバナーの確認を習慣にしておきます。
不在通知の設定方法(スマートフォン)
出先で急に不在通知を設定したくなったときは、スマートフォンのGmailアプリからも設定できます。
Androidのスマートフォンやタブレットでは、Gmailアプリを開いて左上のメニューから「設定」を選び、設定したいアカウントを選んで「不在通知」をタップします。不在通知をオンにし、期間、件名、メッセージを入力して「完了」をタップします。
iPhoneとiPadでは、Gmailアプリを開いて左上のメニューから「設定」を選び、「作成と返信」の中にある「不在通知」をタップします。不在通知をオンにし、期間、件名、メッセージを入力します。連絡先に登録している相手にだけ返したい場合は「連絡先にのみ送信」をオンにし、右上の「保存」をタップします。
スマートフォンで設定した不在通知は、パソコンのGmailにも反映されます。アカウント単位で1つの設定なので、パソコンで設定したものをスマートフォンから確かめたり、終了日を変えたりすることもできます。
スマートフォンの小さな画面で長い文面を打つのは大変なので、よく使う不在通知の文面は、あらかじめパソコンで作ってメモに保存しておくと便利です。急な体調不良で休むことになったときも、メモから貼り付けて期間だけ直せば、数分で設定できます。
不在通知が送られる仕組み
不在通知を使う前に知っておきたいのが、返信がいつ、誰に、何回送られるのかという仕組みです。Gmailのヘルプでは、次のように説明されています。
通常、返信はメールを送信した相手に一度だけ送信されます。 出典: 不在時に自動返信を送信する(Gmail ヘルプ)
同じ相手から何通メールが届いても、毎回返信が送られるわけではありません。ただし、自動返信を送ってから4日後以降に同じ相手からもう一度メールが届いた場合や、自動返信の文面を編集した場合には、同じ相手にもう一度返信が送られることがあります。休暇の途中で戻る日が変わり、文面を直した場合は、すでに自動返信を受け取った相手にも、次にメールが届いたときに新しい文面が送られます。
自動返信が送られる時間帯は、開始日の午前0時から終了日の午後11時59分までです。休暇の前日の夕方に設定しておけば、翌日の0時から自動で返信が始まります。
迷惑メールのフォルダに分類されたメールと、登録しているメーリングリストあてに送られたメールには、自動返信は送られません。メールマガジンや社内の一斉連絡に自動返信を返して迷惑をかける心配は、基本的にはないということです。
もう1つ知っておきたいのが件名の扱いです。不在通知の件名を空にしておくと、自動返信は相手のメールへの返信として、同じ会話のスレッドの中に入ります。件名を入れると、相手には別のメールとして届きます。相手の受信トレイで目立たせたい場合は、「【自動返信】12月29日〜1月4日 休暇のお知らせ」のように件名を入れておくと、ひと目で自動返信だと分かります。
不在のときの返信文の書き方
自動返信の文面は、短く、必要なことだけを書きます。入れる項目は次の4つです。
- 不在であること:いつからいつまで不在なのか
- 返信の予定:いつ以降に返信するのか
- 急ぎのときの連絡先:代わりの担当者や部署の連絡先
- お詫びとお礼:簡潔に1行
戻る日は「1月5日(火)以降、順次ご返信いたします」のように、曜日まで書くと相手が予定を立てやすくなります。曜日は、書く前にカレンダーで確かめます。
代わりの連絡先を書くときは、その人に事前に了解を取っておきます。自分の不在の間に、同僚のところへ問い合わせが集まることになるため、どんな用件なら対応してもらえるのかも伝えておくと、引き継ぎがスムーズです。
注意したいのは、不在の理由を詳しく書きすぎないことです。「海外旅行のため」「家族の入院のため」のような個人的な事情は書く必要がありません。自動返信は、メールを送ってきた誰にでも届く文面です。不在の期間と行き先の詳細を書くと、知らない相手にも留守であることや予定を知らせてしまうことになります。「休暇のため」「出張のため」程度にとどめるのが無難です。
以下に、場面ごとの例文を示します。〇〇の部分は自分の内容に書き換えてください。
休暇のときの例文
件名:【自動返信】休暇のお知らせ(12月29日〜1月4日)
メールをお送りいただき、ありがとうございます。
誠に勝手ながら、12月29日(火)から1月4日(月)まで休暇をいただいております。
いただいたメールは、1月5日(火)以降、順次確認してご返信いたします。
お急ぎのご用件は、下記までご連絡ください。
株式会社〇〇 〇〇部 〇〇
メール:[email protected]
電話:03-XXXX-XXXX
ご不便をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。
出張のときの例文
件名:【自動返信】出張のため返信が遅れます
メールをいただき、ありがとうございます。
〇月〇日(〇)まで出張のため、メールの確認に時間がかかる場合がございます。
内容を確認のうえ、〇月〇日(〇)までにご返信いたします。
お急ぎの場合は、〇〇部の〇〇([email protected])までご連絡ください。
フリーランスが制作や外出で返信が遅れるときの例文
件名:【自動返信】本日は終日外出しております
ご連絡いただき、ありがとうございます。
本日は撮影のため終日外出しており、メールの確認は〇時以降となります。
いただいたご連絡には、明日〇月〇日(〇)の午前中にご返信いたします。
納期に関わるお急ぎのご連絡は、お手数ですが携帯電話(090-XXXX-XXXX)までお願いいたします。
〇〇デザイン事務所 〇〇
年末年始の休業の例文
件名:【自動返信】年末年始休業のお知らせ
お問い合わせいただき、ありがとうございます。
誠に勝手ながら、12月29日(火)から1月4日(月)まで年末年始休業とさせていただいております。
休業期間中にいただいたお問い合わせは、1月5日(火)以降、順次ご返信いたします。
本年も大変お世話になりました。来年もどうぞよろしくお願いいたします。
自動返信の文面を整えるコツ
例文をそのまま使うだけでも自動返信の役目は果たせますが、少し手を加えると、受け取った相手の印象が変わります。
1つ目は、読み手を限定しない言葉を選ぶことです。自動返信は、長い付き合いの取引先にも、初めて問い合わせをくれたお客様にも、同じ文面が届きます。親しい相手向けの砕けた言い回しも、初めての相手向けの硬すぎる言い回しも避け、誰が読んでも失礼にならない標準的な敬語で整えます。文化庁の文化審議会がまとめた「敬語の指針」は、電子メールで文章を要点だけの短いものにするのと同時に、敬語まで省いてしまう傾向に注意を促しています。
例えば,同じ相手に向けて,直接話す場合や手紙・文書を書く場合と比べて,ファクシミリや電子メールでは文章自体を要点だけの短いものにすると同時に,敬語も割愛してしまうといった傾向への批判や注意喚起である。 出典: 文化審議会答申「敬語の指針」(文化庁)
自動返信は短いほうがよい文面ですが、短くすることと敬語を省くことは別です。「〇日まで休みです。戻ったら返します。」では素っ気なく見えます。「〇日まで休暇をいただいております。〇日以降、順次ご返信いたします。」と書けば、長さはほとんど変わらずに丁寧な印象になります。
2つ目は、余白を意識することです。デザインでいえば、余白は音楽の休符のようなもので、詰め込みすぎた画面より、要素の間に空きがある画面のほうが内容が伝わります。メールも同じで、不在の期間、返信の予定、急ぎの連絡先を、それぞれ空行で区切った段落に分けると、スマートフォンの小さな画面でも一目で読み取れます。
3つ目は、日付を数字でそろえることです。「年明け早々に」「来週中に」のような言い方は、受け取った日によって意味が変わってしまいます。「1月5日(火)以降」のように日付と曜日で書けば、いつ読まれても誤解されません。
4つ目は、季節や相手に合わせて文面を見直すことです。年末年始の休業なら年末の挨拶を一言添える、長い休暇なら「長期間ご不便をおかけいたします」と添える、といった小さな調整で、機械的な印象がやわらぎます。設定したら、家族や同僚に頼んで別のアドレスから一度メールを送ってもらい、実際に届く自動返信の見え方を確かめておくと安心です。
テンプレートとフィルタで自動返信を設定する方法
期間に関係なく、特定の条件に合うメールに自動で返したい場合は、テンプレートとフィルタを組み合わせます。手順は、Gmailのヘルプ「Gmailでテンプレートを作成する」に沿うと、テンプレートを有効にする、テンプレートを作る、フィルタを作る、の3段階です。テンプレートの機能はパソコンでのみ使えます。
まず、テンプレートを有効にします。パソコンでGmailを開き、右上の設定アイコンから「すべての設定を表示」をクリックし、上部の「詳細設定」を開きます。「テンプレート」の横にある「有効にする」をクリックし、下部の「変更を保存」をクリックします。
次に、返信の文面をテンプレートとして保存します。左上の「作成」をクリックし、作成のウィンドウにテンプレートにしたい文面を入力します。ウィンドウ下部のその他アイコンから「テンプレート」を選び、「下書きをテンプレートとして保存」から「新しいテンプレートとして保存」をクリックして、名前を付けて保存します。削除したテンプレートは復元できないため、文面は別にメモにも残しておくと安心です。
最後に、フィルタを作ります。上部の検索ボックスで検索オプションを表示するアイコンをクリックし、自動返信の対象にしたいメールの条件を入力します。たとえば、問い合わせ用に使っているアドレスあてのメールだけを対象にするなら、宛先の欄にそのアドレスを入れます。「フィルタを作成」をクリックし、「テンプレートを送信」の横のチェックボックスをオンにして、さきほど作ったテンプレートを選び、もう一度「フィルタを作成」をクリックします。
フィルタは、受信したメールにラベルを付けたり、アーカイブしたり、自動で転送したりする機能でもあります。Gmailのフィルタのヘルプを見ながら、自動返信と同時にラベルを付ける設定にしておくと、自動返信を送ったメールを後から一覧で確かめられます。
この方法で注意したいのは、条件を広くしすぎないことです。条件を空に近い状態にすると、届いたすべてのメールに自動返信が送られ、通知メールや広告メールにまで返信してしまいます。条件は宛先や件名の言葉で絞り、設定したら自分あてにテストのメールを送って、意図したメールにだけ返信が送られるかを確かめます。
不在通知が送られないときの確かめ方
不在通知を設定したのに相手に届いていない、という相談はよくあります。多くの場合、設定の誤りではなく、不在通知の仕組みどおりに動いているだけです。次の順に確かめると、原因をすぐに絞り込めます。
最初に確かめるのは期間です。開始日が明日になっていれば、今日届いたメールには返信されません。終了日を過ぎていれば、返信は止まっています。設定画面で、開始日と終了日が意図した日付になっているかを見ます。
次に、「連絡先にのみ送信」の設定です。この項目をオンにしていると、連絡先に登録していない相手には返信が送られません。初めてメールをくれたお客様に返信が届かないなら、この設定が原因の可能性が高いといえます。
3つ目は、同じ相手に一度しか送らない仕組みです。テストのために自分の別のアドレスから何度もメールを送っても、自動返信は最初の1回しか届きません。返信が来ないからといって設定が壊れているわけではなく、自動返信を送ってから4日がたつか、文面を編集すれば、もう一度送られます。テストをするなら、文面を少し直してから送るか、別のアドレスを使います。
4つ目は、届いたメールの種類です。迷惑メールのフォルダに入ったメールや、登録しているメーリングリストあてのメールには、自動返信は送られません。メーリングリスト経由で届く取引先からの連絡に返信されないのは、この仕組みによるものです。
テンプレートとフィルタで作った自動返信が動かないときは、テンプレートの機能が有効になっているか、フィルタの条件が届いたメールに合っているかを確かめます。検索オプションに条件を入れて「検索」をクリックすると、その条件に合うメールが一覧に出るので、目的のメールが含まれているかを見れば、条件の誤りに気づけます。
自動返信を使うときの注意点
自動返信は便利な一方で、使い方を誤ると相手に迷惑をかけたり、情報を漏らしたりすることがあります。設定する前に、次の点を確かめます。
1つ目は、返信する相手の範囲です。不在通知を「すべての相手」に返す設定にすると、知らない相手からのメールや、迷惑メールのフォルダに入らなかった営業のメールにも返信が届きます。返信が届くことで、そのアドレスが使われていると相手に知らせてしまうことにもなります。取引先がほぼ連絡先に登録済みなら、「連絡先にのみ送信」をオンにしておくと安心です。
2つ目は、書く情報の範囲です。前の章のとおり、不在の理由や行き先、自宅の電話番号などは書きません。代わりの連絡先は、会社の代表番号や部署の共通アドレスなど、公開しても差し支えないものにします。
3つ目は、自動返信どうしの往復です。相手も自動返信を設定している場合、お互いの自動返信が返事を返し合う心配があります。Gmailの不在通知は同じ相手には基本的に一度しか送らない仕組みになっていますが、テンプレートとフィルタで作った自動返信には同じ仕組みがないため、条件を絞って、自動で送られてくる通知メールに反応しないようにします。
4つ目は、オフにし忘れです。終了日を入れ忘れると、休暇から戻っても「休暇中です」と返し続けます。不在通知がオンの間は受信トレイの上部にバナーが出るため、戻った日の朝に必ず確かめます。
5つ目は、自動返信を本当の返信の代わりにしないことです。自動返信は「受け取りました」「いつ返事をします」を伝えるだけで、相手の用件には何も答えていません。戻ったら、届いたメールに一通ずつ返信します。自動返信で約束した日までに返すことが、相手との信頼を守るいちばんの方法です。
休暇の前にしておく準備と、休暇明けの返信
自動返信を設定するだけでは、休暇中の連絡を完全に止めることはできません。休暇の前に少し準備をしておくと、自動返信がより役に立ちます。
まず、よくやり取りしている取引先には、休暇の1週間ほど前に、個別のメールや打ち合わせの場で休暇の予定を伝えておきます。自動返信は、メールを送ってきた相手に初めて知らせる仕組みなので、相手は休暇に入ってから気づくことになります。進行中の案件がある相手には、前もって伝えておくほうが、相手も予定を組みやすくなります。
次に、代わりに対応してくれる人への引き継ぎです。自動返信に代わりの連絡先を書くなら、その人に、進行中の案件、よくある問い合わせとその答え、自分に連絡すべき緊急の場合の基準を伝えておきます。引き継ぎのメモを1枚作っておけば、代わりの人も迷わずに対応できます。
フリーランスで代わりの人がいない場合は、休暇の前に納期の近い仕事を片付け、クライアントに戻る日を伝えておくことが準備の中心になります。自動返信には、本当に急ぎの場合だけの連絡手段を書き、それ以外は戻る日まで待ってもらう形にします。
休暇明けは、届いたメールを古い順ではなく、急ぎの度合いで並べ替えて返信します。期限が近い依頼、取引先からの確認、お客様からの問い合わせを先に返し、お知らせやメールマガジンは後に回します。自動返信で「1月5日以降、順次ご返信します」と約束したなら、その日のうちに少なくとも受け取りの連絡だけは返しておくと、約束を守ったことになります。
返信の冒頭には、「休暇をいただいており、ご返信が遅くなり申し訳ございません」と一言添えます。自動返信で事情はすでに伝わっているため、長いお詫びは要りません。すぐに用件に入るほうが、相手にとって読みやすい返信になります。
チームで使うときに決めておくこと
部署やチームの何人かが同じ時期に休みを取る年末年始や夏季休暇には、それぞれが別々の文面で自動返信を設定すると、取引先から見て内容がばらばらになります。ある人は「1月5日から」、別の人は「1月6日から」と書いていれば、相手はどちらを信じればよいのか迷います。
チームで休みが重なる時期は、自動返信の文面をひとつに決め、全員が同じ期間と同じ連絡先で設定するようにします。文面は共有のメモや社内の掲示板に載せておき、各自がそれを貼り付けて期間だけ確かめる形にすると、設定の手間も減ります。
代わりの連絡先を誰にするかも、チームで決めておきます。全員の自動返信に同じ1人の連絡先が書かれていると、その人に問い合わせが集中します。休暇の期間を前半と後半に分けて当番を決める、部署の共通アドレスを連絡先にして当番が確認する、といった分担にすると、1人に負担が偏りません。
当番の人の自動返信だけは、休暇中の連絡を受ける立場になるため、不在通知を設定しないか、確認する時間帯を書いた文面にしておきます。休暇明けの確認も決めておきます。全員が戻った日に、不在通知をオフにしたかどうかを朝のうちに確かめ合うだけで、オフにし忘れて取引先に休暇中の返信を送り続ける失敗を防げます。こうした決めごとは、一度作っておけば毎年同じ形で使えます。
問い合わせの窓口では、自動返信のあとの返信まで回す
会社のお問い合わせ窓口や、お客様からの申し込みを受け付けるアドレスでは、受け付けたことを知らせる自動返信がよく使われます。自動返信が届くことで、お客様は送信がうまくいったことを確かめられ、いつごろ返事が来るのかも分かります。
ただ、問い合わせの窓口で本当に大切なのは、自動返信のあとの返信です。1つのGmailのアカウントを複数の人で見ていると、誰がどの問い合わせに答えるのか、もう返信したのかどうかが分からなくなり、返し忘れや二重の返信が起きます。自動返信で「2営業日以内にご返信します」と約束していても、担当が決まらないまま3日が過ぎてしまえば、自動返信がかえって不信感を生みます。
社外から届く問い合わせや応募を、担当と状況を付けて返信まで回したいなら、問い合わせの管理に向いた道具を使う方法があります。Halict(ハリクト)は、フォームで受け取った問い合わせを1件ずつ管理し、担当と状況を残しながら、返信も同じ画面から送れるサービスです。公式サイトによると、返信の開封まで記録されるため、お客様が返信を読んだかどうかも確かめられます。料金は使うメンバーの人数で決まり、フォームの数と回答の数はどのプランでも無制限です。メンバー1人までのフリーは0円、3人までのスターターは月額2,980円、10人までのチームは月額7,800円です(いずれも税抜)。詳しくはHalictの紹介ページで確かめられます。
Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。
自動返信は「受け取った」と伝える仕事、問い合わせの管理は「誰がいつ返すか」を決めて実際に返す仕事、と分けて考えると、窓口の運用で何をどの道具に任せるかが整理しやすくなります。
フリーランスや在宅で働く人こそ自動返信を使う
会社員なら、不在の間も同僚や上司が代わりに対応してくれることがあります。一方、フリーランスや在宅で業務委託の仕事をしている人は、自分が返事をしなければ、誰も代わりに返事をしてくれません。休暇や体調不良、集中して作業したい日に、連絡が止まってしまうことは避けられないからこそ、自動返信で相手に見通しを伝えることが大切になります。
デザインの仕事では、とくに修正のやり取りが短い間隔で続きます。クライアントは、修正の依頼を送ったあと、いつ戻ってくるかを社内に説明しなければなりません。「本日は外出のため、明日の午前中にご返信します」という一文が届くだけで、クライアントは社内に予定を伝えられます。デザインが才能ではなくスキルであるのと同じように、こうした連絡の段取りも、身に付ければ誰でもできるスキルです。
20年この市場を見てきた運営者の立場から言えば、業務委託で長く仕事を続けている人ほど、返信の速さそのものより「いつ返事が来るかが分かる」ことを大切にしています。返事が遅れる日を自動返信で先に知らせ、約束した日に必ず返す。この繰り返しが「この人に任せると楽」という信頼になり、同じ相手から継続して仕事を受けることにつながります。仲介の手数料がかからない直接の契約では、依頼する側は同じ予算でより多くを頼め、受ける側の手取りも厚くなります。そうした関係は、日々の小さな連絡の積み重ねで育っていきます。
デザインの仕事の報酬の相場は、デザイナーの年収・単価相場で整理しています。ウェブやアプリの制作に関わる仕事の種類は、アプリケーション開発のお仕事で紹介しています。休暇の前に不在通知を1つ設定するところから始めて、連絡の段取りを仕事の道具の1つとして整えておくと、在宅でも安心して休みを取れるようになります。
よくある質問
Q. Gmailの不在通知は同じ相手に何回送られますか?
通常は、メールを送ってきた相手に一度だけ送られます。ただし、自動返信を送ってから4日後以降に同じ相手から再びメールが届いた場合や、自動返信の文面を編集した場合には、同じ相手にもう一度送られることがあります。迷惑メールや、登録しているメーリングリストあてのメールには送られません。
Q. 不在通知を特定の相手にだけ送ることはできますか?
不在通知の設定で「連絡先にのみ送信」をオンにすると、連絡先に登録している相手にだけ返信が送られます。特定のアドレスや件名のメールにだけ返したい場合は、テンプレートとフィルタを組み合わせる方法を使います。フィルタの条件に宛先や件名の言葉を入れることで、返信する相手を絞れます。
Q. スマートフォンからGmailの自動返信を設定できますか?
不在通知は、AndroidとiPhoneのGmailアプリの設定から有効にできます。期間、件名、メッセージを入力して保存すれば、パソコンで設定したときと同じように動きます。一方、テンプレートとフィルタを使う方法はパソコンでのみ設定できるため、スマートフォンからは設定できません。
Q. 自動返信の文面に書かないほうがよいことはありますか?
不在の理由や行き先、個人の電話番号など、個人的な情報は書かないようにします。自動返信は知らない相手にも届く可能性があるため、「休暇のため」「出張のため」程度にとどめます。急ぎのときの連絡先は、会社の代表番号や部署の共通アドレスなど、公開しても差し支えないものを書きます。
この記事について
編集部
監修:@SOHO編集部
2004年よりフリーランス・在宅ワーク向けサービスを運営。生成AIで作成した下書きを、一次情報と照らし合わせて確認したうえで公開しています。

この記事を書いた人
@SOHO編集部
フリーランス・在宅ワークの専門メディア
@SOHOは2004年から続く、日本のフリーランス・在宅ワーク向け案件サイトです。記事は生成AIで下書きを作り、数値・固有名・出典を一次情報と照らし合わせる確認の手順を経て公開しています。
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