メールの自動応答の例文｜休暇や不在時の書き方

休暇や出張の前に、メールの自動応答を設定しておきたいけれど、どんな文面にすればよいか迷っていませんか。自動応答の文面は短くて構いませんが、相手が「いつ返事がもらえるのか」「急ぎのときはどうすればよいのか」を判断できる情報が入っていないと、かえって不安を与えてしまいます。

この記事では、メールの自動応答の例文を、休暇、出張、長期不在、退職や異動、問い合わせの受付確認の場面ごとに紹介し、必ず入れる要素、社内と社外の書き分け、英語の例文、GmailとOutlookでの設定手順と注意点まで整理します。問い合わせフォームからの受付確認を自動で送り、届いた問い合わせを担当と状況を付けて返信まで回したい場合の道具として、Halict（ハリクト）にも触れます。

メールの自動応答とは

メールの自動応答とは、メールを受け取ったときに、あらかじめ用意した文面を差出人へ自動で返す仕組みのことです。自動返信、不在通知とも呼ばれます。使われる場面は、大きく2つに分かれます。

1つ目は、不在を知らせる自動応答です。休暇や出張、体調不良などで、しばらくメールを読めない、返信できないことを相手に伝えます。GmailやOutlookなどのメールソフトに、期間を決めて自動で返信する機能が付いています。

2つ目は、受付を知らせる自動応答です。問い合わせフォームや応募フォームから送信があったときに、「受け付けました」と差出人に返すものです。こちらはメールソフトではなく、フォームの仕組みや受付のシステムの側で設定するのが一般的です。

2つは目的が似ていますが、設定する場所も、届く相手も違います。不在の自動応答は自分のメールソフトで設定し、自分宛てのメールを送ってきたすべての人に届きます。受付確認の自動応答はフォームの側で設定し、フォームから送信した人にだけ届きます。この記事では前半で不在の自動応答、後半で受付確認の自動応答を扱い、最後に設定の手順をまとめて説明します。

どちらも、相手を待たせている間の不安を減らすための連絡です。人が書く返信の代わりではなく、本当の返信までの「つなぎ」だと考えると、何を書けばよいかが見えてきます。

自動応答を設定したほうがよい場面

不在の自動応答は、メールをいつもより長く読めない期間があるときに設定します。目安は、普段なら当日か翌営業日には返信している相手に、それより遅れることが分かっているときです。

• 夏季休暇、年末年始、有給休暇などで2日以上休むとき
• 出張や研修で、日中にメールを確認できないとき
• 産休、育休、療養などで長く不在にするとき
• 退職や異動で、そのアドレスを使わなくなるとき
• 会社全体の休業日で、問い合わせへの対応が止まるとき

メールの配信サービスを提供する会社のコラムでは、自動応答を設定する理由を次のように説明しています。

人は、理由もわからずに待たされ続けると不信感を抱いてしまうものです。それが出張や休暇などの正当な理由によるものであっても、相手に伝わっていなければイライラさせてしまいます。 出典: hai2mail.jp

反対に、半日だけ外出する、1日だけ休む、といった短い不在で毎回設定する必要はありません。自動応答が頻繁に届くと、相手にとってはかえって煩わしく感じられます。取引先との約束で返信の期限が決まっている場合は、その期限を超えるかどうかを基準にします。

自動応答に必ず入れる5つの要素

場面が違っても、自動応答に入れる要素は共通しています。次の5つを押さえれば、相手が次の行動を判断できる文面になります。

1. 不在であること：メールを確認できない状況にあることを最初に伝えます
2. 不在の期間：いつからいつまでかを、日付で書きます。「しばらく」「数日間」ではなく、具体的な日付にします
3. 返信の目安：「〇月〇日以降、順次返信いたします」のように、いつ返事が届くかを伝えます
4. 急ぎのときの連絡先：代わりに対応する人の名前とメールアドレス、または部署の代表の連絡先を書きます
5. お詫びと結び：迷惑をかけることへの一言と、締めの言葉を添えます

不在の理由は、書いても書かなくても構いません。社外の相手には「休暇のため」「出張のため」程度にとどめ、行き先や私的な事情は書かないのが基本です。

件名も大切です。自動応答の件名は、「不在のお知らせ（〇月〇日まで）」のように、件名を見ただけで不在と期間が分かる形にすると、相手が本文を開かなくても状況を把握できます。

件名と言い回しの選び方

自動応答の文面は、場面に合わせて言い回しを少し変えるだけで、印象がかなり変わります。よく使う表現を、場面ごとに整理します。

伝えたいこと	社外向けの表現	社内向けの表現
不在であること	不在にしております／休暇をいただいております	休暇中です／出張中です
確認できないこと	メールを確認できない状況です	メールは見られません
返信の目安	〇月〇日以降、順次返信いたします	〇日から対応します
確認が遅れること	返信が遅れる場合がございます	返信が遅れます
急ぎのときの案内	お急ぎの場合は、下記までご連絡ください	急ぎは〇〇さんへ
お詫び	ご迷惑をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします	よろしくお願いします

件名には、不在の理由と期間を入れます。「休暇のため不在のお知らせ（〇月〇日まで）」「出張のため返信が遅れます（〇月〇日まで）」「年末年始休業のお知らせ」のように、内容が一目で分かる名詞で終える形が読みやすくなります。Gmailのヘルプでは、会話のスレッドの中で自動返信させないようにするには返信に件名を付けるとよい、とも案内されています。件名を付けると、相手には独立したメールとして届き、元のやり取りに埋もれません。

言い回しで避けたいのは、「お休みをいただいております」を必要以上に重ねることや、「申し訳ございません」を何度も繰り返すことです。お詫びは結びの一文で十分で、本文は事実を短く伝えるほうが、相手は必要な情報を早く読み取れます。

休暇のときの例文

最も使う機会が多いのが、休暇のときの自動応答です。まず、社外の取引先に向けた基本の形を示します。

件名：休暇のため不在のお知らせ（〇月〇日まで）

お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。

誠に恐れ入りますが、〇月〇日（〇）から〇月〇日（〇）まで休暇をいただいており、
期間中はメールを確認できません。
いただいたメールには、〇月〇日（〇）以降に順次返信いたします。

お急ぎの場合は、同じ部署の〇〇（メールアドレス）までご連絡ください。

ご迷惑をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。

この例文は、5つの要素をすべて含んでいます。休みの最終日と、返信を始める日を分けて書いているのがポイントです。休み明けの初日は未読のメールが多く、すべてに返信できないこともあるため、「〇月〇日以降、順次」とすることで、相手に余裕を持った期待をしてもらえます。

会社全体の休業期間、たとえば年末年始や夏季休業の場合は、個人ではなく会社として休業していることを伝えます。

件名：年末年始休業のお知らせ

いつもお世話になっております。株式会社〇〇です。

誠に勝手ながら、〇月〇日（〇）から〇月〇日（〇）まで、
年末年始の休業とさせていただきます。
休業期間中にいただいたお問い合わせには、
〇月〇日（〇）以降、順次対応いたします。

ご不便をおかけいたしますが、ご理解のほどよろしくお願いいたします。

会社全体の休業では、代わりの連絡先が無いことも多いため、その場合は「順次対応いたします」で締めます。緊急時の連絡先を設けている会社は、その窓口を書き添えます。

連休の前後に有給休暇をつなげて長めに休む場合は、会社の休業日と自分の休暇の両方を含めた、実際にメールを読めない期間全体を書きます。会社の休業明けには出社している同僚がいても、自分が戻る日が違えば、相手にとって必要なのは自分が対応できる日の情報だからです。

曜日を書くときは、カレンダーで必ず確かめてから入れてください。日付と曜日が食い違っていると、相手がどちらを信じればよいか迷い、問い合わせのもとになります。

出張や外出のときの例文

出張は、休暇と違って業務の時間内の不在です。そのため、急ぎの用件に備えた連絡先をはっきり書いておくことが、休暇のとき以上に大切になります。先に引用したコラムでも、出張時の自動応答について次のように書かれています。

出張で返信ができない場合も、休暇のときと同じく次に出勤する日程を相手に知らせるようにするとより丁寧です。出張時は業務時間内ですので、緊急の要件が発生した場合に備えて、緊急連絡先を返信メールに記載しておくことも大切です。 出典: hai2mail.jp

出張のときの例文です。

件名：出張のため不在のお知らせ（〇月〇日まで）

お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。

〇月〇日（〇）から〇月〇日（〇）まで出張のため、
メールの確認が遅れる場合がございます。
いただいたメールには、確認でき次第、順次返信いたします。

お急ぎの場合は、下記までご連絡ください。
担当：〇〇（メールアドレス）
電話：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇（平日〇時から〇時）

ご不便をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。

出張中でも、移動の合間にメールを見られることがあります。その場合は「メールを確認できません」ではなく「確認が遅れる場合がございます」と書くと、実態に合った表現になります。自分の携帯電話の番号を書くかどうかは、会社の決まりに従ってください。社外に個人の番号を広く知らせることになるため、部署の代表番号や代わりの担当者の連絡先を書くほうが一般的です。

長期不在や休職のときの例文

産休や育休、療養などで長く不在にする場合は、期間が長いため、代わりの担当者への引き継ぎがはっきり分かる文面にします。

件名：長期不在のお知らせ

お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。

〇月〇日から〇月〇日まで休業のため、不在にしております。
期間中は、本メールアドレスに届いたメールを確認できません。

不在の間の業務は、〇〇が担当いたします。
恐れ入りますが、今後のご連絡は下記までお願いいたします。
担当：〇〇（メールアドレス）

ご迷惑をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。

長期不在の理由は、社外には書かないのが基本です。「産休のため」「療養のため」と書くかどうかは本人の意向によるので、迷ったら「休業のため」や「不在のため」とだけ書きます。復帰の時期がまだ決まっていない場合は、期間の代わりに「当面の間」と書き、代わりの担当者への連絡を明確にお願いします。

体調不良など急に休むときの例文

自動応答は、予定された休みだけでなく、体調不良や家族の事情で急に休むときにも役立ちます。急な不在では、いつ戻れるかが分からないことも多いため、期間ではなく「当面」の対応と、代わりの連絡先を中心に書きます。

件名：不在のお知らせ

お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。

本日は不在のため、メールの確認ができません。
いただいたメールには、出社後に順次返信いたします。

お急ぎの場合は、〇〇（メールアドレス）までご連絡ください。

ご迷惑をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。

急な不在の自動応答は、パソコンを開けない状態で設定することになりがちです。GmailやOutlookは、スマートフォンのアプリやブラウザからも自動応答を設定できます。体調が悪いときに文面を一から考えるのは負担なので、この例文のような短い文面を、日頃から下書きとして保存しておくと、急な休みでもすぐに設定できます。

会社によっては、急な休みのときに上司や同僚が代わりに自動応答を設定する決まりにしているところもあります。共有のアカウントや代理の設定の仕組みがあるかを、平時に情報システムの担当に確かめておくと安心です。

退職や異動のときの例文

退職や異動で、そのメールアドレスを使わなくなる場合も、一定の期間は自動応答を設定しておくと、相手が連絡先の変更に気づけます。

件名：担当者変更のお知らせ

お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。

〇月〇日付で〇〇部へ異動（または退職）いたしました。
今後は、〇〇が担当させていただきます。
恐れ入りますが、ご連絡は下記までお願いいたします。
担当：〇〇（メールアドレス）

在任中は大変お世話になりました。
今後とも株式会社〇〇をよろしくお願いいたします。

退職後のアドレスに自動応答を残す期間や、そもそもアドレスを残すかどうかは、会社の情報システムの担当が決めることが多いです。退職の前に、引き継ぎ先と自動応答の文面を上司と確かめておくと安心です。

社内向けと社外向けの書き分け

社内の同僚に向けた自動応答は、社外向けより短く、具体的にして構いません。社内では、どの仕事を誰が代わりに受けるかのほうが重要だからです。

〇月〇日まで休暇のため不在です。〇月〇日から出社します。
〇〇の件は〇〇さん、それ以外の急ぎの件は〇〇課長にご連絡ください。

社外向けでは、丁寧さと情報の出しすぎのバランスに気を付けます。社内向けには書いてよい情報でも、社外向けには書かないほうがよいものがあります。

• 休暇の行き先や私的な予定
• 個人の携帯電話の番号
• 社内の案件名や、ほかの取引先の名前
• 不在の詳しい理由

Outlookの職場や学校のアカウントでは、組織の内と外で別の文面を設定できます。社内向けと社外向けを分けて用意しておくと、どちらにも適切な情報だけを伝えられます。

英語の自動応答の例文

海外の取引先とやり取りがある場合は、日本語の文面のあとに英語を添えるか、英語だけの文面を用意します。基本の形は日本語と同じで、不在の期間、返信の目安、代わりの連絡先を入れます。

Subject: Out of Office until [date]

Thank you for your email.
I am out of the office from [start date] to [end date]
and will have limited access to email.
I will reply to your message after I return on [date].

For urgent matters, please contact [name] at [email address].

Best regards,
[Your name]

英語の自動応答では、「Out of Office」という言い方が広く使われています。日付は、月を英語で書くと、日本式の日付の並びと取り違えられにくくなります。たとえば「11/12」は、国によって11月12日とも12月11日とも読まれますが、月を英語の名前で書けば誤解が起きません。

日本語と英語を1通にまとめる場合は、日本語を先に、英語をあとに書き、間に空行を入れて区切ります。英語の文面は、日本語を一語ずつ訳すより、上の例のように短い定型の文で書くほうが、相手にとって読みやすくなります。時差のある相手には、返信の目安を日本時間で書くか、日付だけにして時刻を書かないと、行き違いを避けられます。

問い合わせや応募の受付確認の例文

不在の自動応答とは別に、問い合わせフォームや応募フォームから送信があったときに送る受付確認の自動応答があります。送った人は、本当に届いたのかを気にしているので、受け付けたことと、次にいつ連絡が来るかをはっきり伝えます。

件名：お問い合わせを受け付けました（株式会社〇〇）

〇〇様

このたびはお問い合わせいただき、ありがとうございます。
以下の内容で受け付けました。
担当者より、〇営業日以内にご連絡いたします。

お問い合わせ内容：
〇〇

〇営業日を過ぎても連絡が届かない場合は、
迷惑メールフォルダをご確認のうえ、下記までご連絡ください。
株式会社〇〇 お客様窓口（メールアドレス）

本メールは送信専用のアドレスからお送りしています。

受付確認の自動応答には、注意したい点があります。誰でもフォームに他人のメールアドレスを入力して送信できるため、自動応答に宣伝の文章や長い文面を入れると、第三者への迷惑メールの送信に使われるおそれがあります。受付確認は、受け付けたことと内容の控えに絞るのが安全です。

問い合わせの件数が少ないうちは、フォームの自動応答とメールソフトの組み合わせで十分に回ります。社外からの問い合わせが多く、複数人で手分けして返信まで回したい場合は、受付の自動応答から返信までを1つの画面で扱える仕組みを検討する価値があります。

その候補の1つがHalictです。公式サイトによると、Halictはフォームで受け付けた1件ごとに担当と状況が残り、返信も同じ画面から送れて、開封まで記録される作りです。料金は使うメンバーの人数だけで決まり、フォームの数と受け取る回答の数はどのプランでも無制限です。公式の料金ページの記載では、メンバー1人までのフリーが0円で、フリーでも自動返信、ステージ管理、CSVの書き出しが使えます。3人までのスターターが月額2,980円、10人までのチームが月額7,800円（いずれも税抜）で、チームのプランではメールのひな形も使えます。登録にクレジットカードは要りません。Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

営業時間外や土日の問い合わせへの自動応答

お店や事務所の問い合わせ窓口では、夜間や土日に届いたメールに、営業時間外であることを知らせる自動応答を使うことがあります。休暇の不在通知と違い、毎週決まって繰り返す不在なので、営業時間と返信の目安を固定の文面で伝えます。

件名：お問い合わせありがとうございます（営業時間外のご案内）

お問い合わせいただき、ありがとうございます。
〇〇（店名・事務所名）です。

ただいま営業時間外のため、すぐにご返信できません。
営業時間：平日〇時から〇時（土日祝日は休業）
いただいたお問い合わせには、翌営業日以降、順次ご返信いたします。

ご予約の変更など、お急ぎの場合はお電話でご連絡ください。
電話：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇（営業時間内）

営業時間外の自動応答は、メールソフトの不在通知の機能では曜日や時刻ごとの切り替えができないことが多く、受付のシステムやメールサーバーの振り分けの機能で設定するのが一般的です。設定が難しい場合は、問い合わせフォームの完了画面や受付確認の自動応答に、営業時間と返信の目安を書いておくだけでも、同じ効果が得られます。

予約や注文を受ける窓口では、自動応答に「この返信をもって予約は確定しません」のように、確定の手続きがまだであることを書き添えておくと、行き違いを防げます。自動応答を受け取った相手が、それを予約の確定や注文の承諾と受け取ってしまう事態は避けたいところです。

例文を自分用に整えるときの確認点

この記事の例文は、そのままでも使える形にしていますが、実際に使う前に次の点を確かめて、自分の状況に合わせて整えてください。

• 日付と曜日が合っているか。カレンダーで1つずつ確かめます
• 代わりの担当者の名前とアドレスに誤りが無いか。本人に了解を取ってから書きます
• 会社や取引先との決まりに沿っているか。社外に出してよい情報の範囲は、会社ごとに違います
• 署名と重複していないか。自動応答の下には署名が付くことが多いため、本文と署名で同じ連絡先を二重に書かないようにします
• 敬語が重なりすぎていないか。「させていただいております」が続くと読みにくくなります。1文に1つを目安にします
• 期間の終わりが設定されているか。文面だけでなく、メールソフトの設定でも終了日を入れます

ひな形は、休暇用、出張用、急な不在用の3つを用意しておけば、ほとんどの場面に対応できます。メールソフトの下書きやメモのアプリに保存しておき、使うたびに日付と連絡先だけを書き換える運用にすると、毎回の手間が小さくなります。

Gmailで不在通知を設定する手順

Gmailでは、「不在通知」という名前で自動応答を設定できます。Gmailのヘルプに沿った、パソコンでの手順は次のとおりです。

1. パソコンでGmailを開く
2. 右上の設定のアイコンから「すべての設定を表示」を選ぶ
3. 「全般」タブの「不在通知」の項目に移動する
4. 「不在通知ON」を選ぶ
5. 期間、件名、メッセージを入力する
6. 必要なら、連絡先にのみ返信を送るチェックを入れる
7. ページの下の「変更を保存」を押す

Gmailのヘルプによると、自動返信は開始日の午前0時から終了日の午後11時59分までの間に送られます。返信は通常、同じ相手に1回だけ送られますが、自動返信を送ってから4日後以降に同じ相手からまたメールが来た場合や、自動返信の文面を編集した場合は、もう一度送られることがあります。迷惑メールフォルダに振り分けられたメールや、登録しているメーリングリスト宛てのメールには返信されません。

署名を設定している場合は、自動返信の下にも署名が付きます。不在通知がオンの間は受信トレイの上にバナーが出るので、予定より早く戻ったときは、そこから「今すぐ終了」を押せば止められます。

Outlookで自動応答を設定する手順

Outlookでは、「自動応答」という名前で設定します。Microsoftのサポートページによると、手順は使っているOutlookの種類で変わります。

新しいOutlook for Windowsの場合は、次のとおりです。

1. 「表示」タブから設定を開く
2. 「アカウント」から「自動応答」を選ぶ
3. 「自動応答」のトグルをオンにする
4. 「一定期間のみ応答を送信する」を選び、開始と終了の日時を入れる
5. 文面を入力し、「保存」を押す

従来のOutlook（クラシック）の場合は、リボンの左端の「ファイル」から「自動応答」を選び、「自動応答を送信する」を選んで期間と文面を設定します。職場や学校のアカウントでは、「自分の所属組織内」と「自分の所属組織外」のタブで、社内向けと社外向けの文面を分けて入力できます。

Microsoftのサポートページには、組織の外に自動応答を送る設定にすると、ニュースレターや広告、迷惑メールを含むすべてのメールに自動応答が送られる、という注意があります。組織の外に送る場合は、連絡先にのみ送る設定を選ぶことがすすめられています。また、Gmailや、POPやIMAPの方式のアカウントをOutlookで使っている場合は、この自動応答の機能に対応していないとも書かれています。その場合は、使っているメールサービスの側で設定します。

自動応答が送られないときの確かめ方

設定したはずの自動応答が相手に届いていない、と言われることがあります。その場合は、次の点を順に確かめます。

1. 期間の設定：開始日が未来の日付になっていないか、終了日が過ぎていないかを見ます
2. 送る範囲の設定：連絡先にのみ返信する設定にしていると、連絡先に登録していない相手には送られません
3. 同じ相手への2回目のメール：Gmailでは、同じ相手には通常1回だけ送られるため、2通目以降には返信されないことがあります
4. 相手の迷惑メールフォルダ：自動応答は機械的な文面のため、相手の側で迷惑メールに振り分けられることがあります
5. アカウントの種類：Outlookで、GmailやPOP、IMAPの方式のアカウントを使っている場合は、Outlookの自動応答の機能に対応していません

確かめるときは、自分の別のアドレスからテストのメールを送るのが確実です。同じアドレスから自分宛てに送ると、仕組み上、自動応答が返らないことがあるためです。

自動応答で気を付けたいこと

自動応答は便利な反面、設定の仕方によっては思わぬ問題を起こします。気を付けたい点を整理します。

• 終了日を必ず設定する。期間を決めずにオンにすると、戻ってからも自動応答が送られ続けます。Outlookのヘルプにも、期間を設定しない場合は手動でオフにする必要があると書かれています
• 送る範囲を絞る。すべてのメールに返す設定にすると、広告のメールや迷惑メールにも返信し、アドレスが使われていることを相手に知らせることになります
• 書きすぎない。休暇の行き先や不在の詳しい理由は、空き巣や詐欺の手がかりにもなりえます
• 代わりの担当者に伝えておく。自動応答に名前を書く人には、事前に了解を取り、引き継ぎの内容を伝えておきます
• 戻ったら最初に確認する。不在の間に届いたメールのうち、急ぎのものから順に返信し、自動応答がオフになっているかも確かめます

自動応答を設定する前に、自分宛てにテストのメールを送って、文面と件名が意図どおりに届くかを確かめておくと安心です。

自動応答と事前の連絡を使い分ける

自動応答は、メールを送ってきた人にだけ届く受け身の連絡です。こちらから知らせなければ、相手は自分がメールを送るまで不在に気づきません。そのため、取引の多い相手や、期間中に連絡が来そうな相手には、自動応答とは別に、休みの前に一報を入れておくのが丁寧です。

事前の連絡の文面は、自動応答と同じ要素で構いません。「〇月〇日から〇月〇日まで休暇をいただきます。期間中のご連絡は〇〇までお願いいたします」と伝え、進行中の案件があれば、休みの前に済ませる作業と、休み明けに対応する作業を書き添えます。

使い分けの目安は次のとおりです。

• 進行中の案件の相手：休みの1週間前ほどに事前の連絡をし、自動応答も設定する
• 定期的にやり取りする相手：事前の連絡を送るか、メールの署名に休みの予定を書いておく
• 不定期の相手や新しい相手：自動応答だけで対応する

メールの署名に「〇月〇日から〇月〇日まで夏季休業をいただきます」と、休みの2週間ほど前から書いておく方法もよく使われます。普段のやり取りの中で自然に伝わるので、事前の連絡を一通ずつ送る手間を省けます。

休み明けの対応の進め方

自動応答は、休み明けにきちんと返信して初めて約束を果たします。休み明けの初日は、未読のメールが多くたまっているため、次の順番で進めると取りこぼしが減ります。

1. 自動応答がオフになっているかを確かめる。期間を設定していても、念のため設定の画面を開いて確かめます
2. 代わりの担当者から、不在の間の対応を聞く。すでに対応済みのメールに、重ねて返信してしまうことを防げます
3. 未読のメールを、急ぎのものとそうでないものに分ける。期限が書かれているもの、取引先からの質問、社内の承認の依頼などを先にします
4. 急ぎのものから返信する。返信の冒頭に「休暇のため返信が遅くなり、失礼いたしました」と一言添えると丁寧です
5. 自動応答で「〇月〇日以降、順次返信」と書いた日までに、すべての返信を終える

自動応答で約束した返信の目安を過ぎてしまうと、自動応答を設定しなかった場合よりも印象が悪くなることがあります。返信を始める日は、休み明けの初日ではなく、余裕を持って1〜2営業日あとにしておくのがコツです。

共有のアドレスで自動応答を使うときの注意

「info@」のように、複数人で受けている共有のアドレスで自動応答を使う場合は、個人のアドレスとは考え方が変わります。共有のアドレスは、担当の誰かが休んでも、ほかの人が対応できるのが前提だからです。

共有のアドレスで不在の自動応答を使うのは、会社全体の休業日など、誰も対応できない期間に限るのが基本です。個人の休みに合わせて共有のアドレスに自動応答を設定すると、ほかの担当者が対応できるのに、相手には「不在」と伝わってしまいます。

一方で、受付確認の自動応答は、共有のアドレスでこそ役立ちます。問い合わせを受け付けたことを自動で知らせ、誰が担当するかは受け取った側で決める、という分担ができるからです。このとき問題になるのが、誰がどの問い合わせに返信したかが分からなくなることです。共有のアドレスでは、返信したメールにラベルを付ける、表で担当と状況を管理する、といった決まりを作っておくと、二重の返信や返信漏れを防げます。

フリーランスや在宅で働く人の自動応答

会社員だけでなく、フリーランスや在宅で仕事を受ける人にとっても、自動応答は信頼を保つための道具になります。1人で仕事をしていると、代わりに返信してくれる人がいないため、休みを取ると連絡が完全に止まってしまうからです。

フリーランスの場合の例文です。

件名：休暇のため返信が遅れます（〇月〇日まで）

お世話になっております。〇〇です。

〇月〇日（〇）から〇月〇日（〇）まで休暇をいただいており、
期間中はメールの返信が遅れます。
〇月〇日（〇）以降、順次ご連絡いたします。

進行中の案件の納期に変更はございません。
ご不便をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。

進行中の案件がある場合は、納期に影響が無いことを一言添えると、取引先は安心できます。休みに入る前に、主な取引先には自動応答とは別に、事前に休みの予定をメールで伝えておくのが丁寧です。自動応答は、事前に伝えきれなかった相手や、新しく連絡をくれた相手のための備えと考えます。

現場から見た連絡の習慣

フリーランスと在宅ワークの仲介を20年あまり続けてきた運営者として見てきた限りでは、長く仕事が続く人ほど、返信の速さそのものより、「いつ返事が来るか分かる」状態を保つことに気を配っていると感じます。休みの前の一報や、自動応答の一文があるだけで、発注する側は予定を組み直せます。仲介の手数料が差し引かれない直接取引の形では、こうした連絡の丁寧さがそのまま次の依頼につながり、受け手は手取りを減らさずに取引を続けられます。

メールの対応や問い合わせの窓口づくりは、それ自体が在宅の仕事にもなります。企業の業務の効率化やAIを使った問い合わせ対応の改善を支援する仕事は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で紹介しています。メールの配信や顧客対応の改善はマーケティングの仕事とも重なり、AI・マーケティング・セキュリティのお仕事で仕事の種類と始め方を整理しています。問い合わせフォームや自動応答の画面を整える役割に関心がある人は、デザイナーの年収・単価相場で単価の目安を確かめられます。

自動応答の文面は、一度よい形を作っておけば、日付を変えるだけで何度でも使えます。この記事の例文をもとに、自分の仕事に合わせたひな形を今のうちに用意しておくと、次の休みの前に慌てずに済みます。

よくある質問

Q. 自動応答メールには何を書けばよいですか？

不在であること、不在の期間、返信の目安、急ぎのときの連絡先、お詫びと結びの5つを入れます。期間は「しばらく」ではなく具体的な日付で書き、休み明けの日付とは別に「〇月〇日以降、順次返信いたします」と返信を始める日を示すと、相手が予定を立てやすくなります。行き先や私的な事情は書かないのが基本です。

Q. 1日だけの休みでも自動応答を設定したほうがよいですか？

必ずしも必要ではありません。普段なら当日か翌営業日に返信している相手に、それより遅れることが分かっているときに設定するのが目安です。1日だけの休みや半日の外出で毎回設定すると、相手にとって煩わしく感じられることがあります。取引先と返信の期限を約束している場合は、その期限を超えるかどうかで判断します。

Q. Gmailの不在通知は同じ相手に何度も送られますか？

Gmailのヘルプによると、返信は通常、同じ相手に1回だけ送られます。ただし、自動返信を送ってから4日後以降に同じ相手からもう一度メールが届いた場合や、自動返信の文面を編集した場合は、再び送られることがあります。迷惑メールフォルダに入ったメールや、登録しているメーリングリスト宛てのメールには返信されません。

Q. 社外向けの自動応答に携帯電話の番号を書いてもよいですか？

会社の決まりに従うのが前提ですが、個人の携帯電話の番号を社外に広く知らせることになるため、部署の代表番号や代わりの担当者の連絡先を書くほうが一般的です。自動応答は、迷惑メールなど意図しない相手にも送られることがあるため、書く情報は必要最小限にとどめます。