キャンセルメールの書き方｜予約や注文を取り消すときの例文

予約や注文、打ち合わせを取り消すことになったとき、キャンセルのメールをどう書けばよいか迷う人は多いでしょう。失礼にならないか、理由はどこまで書くべきか、キャンセル料のことに触れた方がよいのか。断りの連絡は気が重く、つい後回しにしてしまいがちです。

キャンセルメールで大切なのは、できるだけ早く送ることと、相手が次の対応に迷わないように、取り消す内容を正確に書くことです。この記事では、送る前に確かめること、件名と本文の型を整理したうえで、予約、注文、打ち合わせ、面接や説明会の場面ごとの例文を紹介します。後半では、お店や会社の側がキャンセルを受け付けたときの返信や、自分たちの都合で取り消すときのおわびの例文も取り上げます。キャンセルの連絡が多い窓口では、届いた連絡に担当と状況を付けて返信まで管理できるHalictのような道具も、方法の1つとして紹介します。

キャンセルメールを送る前に確かめること

キャンセルのメールを書き始める前に、次の4つを確かめておきます。

1. キャンセルの決まり。予約や注文の確認のメール、お店のサイト、利用規約などに、キャンセルの期限やキャンセル料が書かれていないかを確かめます
2. 連絡の方法の指定。お店や会社によっては、キャンセルは電話のみ、専用のフォームから、と決められていることがあります。指定があれば、それに従います
3. 取り消す内容。予約の日時、予約番号、注文番号、人数、商品の名前など、相手が予約や注文を特定するために必要な情報を手元に用意します
4. 送るタイミング。前日や当日のキャンセルは、メールだけでは相手が気づかないおそれがあります。急ぎの場合は電話で伝え、記録のためにメールも送るのが確実です

特に大切なのは1つ目です。キャンセルの期限を過ぎるとキャンセル料がかかる場合や、注文の取り消しを受け付けていない場合があります。メールを送る前に決まりを確かめておけば、あとから行き違いが起きるのを防げます。

キャンセル料と注文の取り消しの基本

お店やサービスの側があらかじめ決めているキャンセル料には、法律で上限の考え方が決められています。消費者庁が所管する消費者契約法の第9条では、消費者が契約を取り消すときの損害賠償の額や違約金を定めた条項のうち、同じ種類の契約の取り消しで事業者に生じる平均的な損害の額を超える部分は無効とされています。同じ条の第2項では、事業者は、消費者から求められたときに、キャンセル料などの算定の根拠の概要を説明するよう努めなければならないとされています。条文はe-Govの消費者契約法で確かめられます。

通信販売で買った商品の注文の取り消しや返品については、特定商取引法の第15条の3に決まりがあります。お店が返品についての特約を広告に表示していない場合は、商品を受け取った日から数えて8日を経過するまでは、申し込みの撤回や契約の解除ができるとされています。返品の特約が表示されている場合は、その特約に従います。また、商品の引き取りや返送にかかる費用は、購入者の負担とされています。

ただし、実際にキャンセル料がいくらになるか、取り消しができるかどうかは、契約の内容や事情によって変わります。お店やサービスの決まりを確かめ、判断に迷うときは、お住まいの地域の消費生活センターに相談してください。

キャンセルメールの基本の型

キャンセルのメールは、次の順番で書くと、短くても必要な情報が伝わります。

1. 件名。「キャンセル」と、何の取り消しかが一目で分かるように書きます
2. 宛名。お店の名前、会社の名前、担当者の名前を書きます
3. 名乗り。自分の名前と、予約や注文をしたときの名前を書きます
4. キャンセルの申し出。何を取り消したいのかを、最初の段落ではっきり書きます
5. 取り消す内容。日時、予約番号や注文番号、人数、商品の名前など、相手が特定できる情報を書きます
6. 理由。簡潔に書きます。詳しく書く必要はありません
7. おわびとお礼。相手に手間をかけることへのおわびと、対応へのお礼を書きます
8. 今後のこと。キャンセル料の確認や、日程を改めたい場合はその希望を書きます
9. 署名。名前、電話番号、メールアドレスを書きます

件名の書き方

件名は、受け取った人が開く前に内容を判断できるように書きます。たとえば次のような形です。

• 予約のキャンセルのお願い（10月30日 18時 山田）
• 注文の取り消しのお願い（注文番号 12345）
• 11月5日のお打ち合わせの取り消しのお願い

件名に日時や番号を入れておくと、お店や会社の側が予約や注文を探す手間が減ります。反対に、「ご連絡」「お願い」だけの件名は、ほかのメールに埋もれて後回しにされやすくなります。

理由はどこまで書くか

キャンセルの理由は、長く書く必要はありません。「急な仕事の都合により」「体調が優れないため」「家庭の事情により」など、1文で十分です。個人的な事情を詳しく説明する必要はなく、相手も詳しい理由を知りたいわけではありません。

ただし、取引先との打ち合わせや、面接のように、相手との関係が今後も続く場面では、理由を一言添え、日程を改めたい気持ちを伝えると、印象が悪くなりにくくなります。

言葉づかいで気をつけること

キャンセルのメールは、丁寧すぎるほどの言葉を重ねる必要はありませんが、相手に手間をかけることへの配慮が伝わる言い方を選びます。よく使う言い回しを挙げておきます。

• 取り消しを頼むとき：「キャンセルさせていただけますでしょうか」「取り消していただけますと幸いです」
• おわびを伝えるとき：「直前のご連絡となり申し訳ございません」「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」
• お礼を伝えるとき：「ご対応いただきありがとうございます」「お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします」

「キャンセルします」と言い切る形は、相手との関係によっては一方的に聞こえることがあります。お店の決まりで自分から取り消せる場合でも、お願いの形で書いておくと、受け取った側の印象がやわらかくなります。反対に、おわびの言葉を何度も繰り返すと、かえって読みにくくなるので、おわびは1回か2回にとどめます。

場面別のキャンセルメールの例文

ここからは、場面ごとの例文を紹介します。〇〇の部分を、自分の状況に合わせて書き換えて使ってください。

お店やサロンの予約をキャンセルする

件名：予約のキャンセルのお願い（〇月〇日 〇時 〇〇）

〇〇（お店の名前）御中

〇〇（自分の名前）と申します。 〇月〇日〇時に予約しておりましたが、急な仕事の都合により、伺えなくなりました。 大変申し訳ございませんが、予約を取り消していただけますでしょうか。

予約の内容 日時：〇月〇日 〇時から 人数：〇名 予約の名前：〇〇 予約番号：〇〇

直前のご連絡となり、ご迷惑をおかけして申し訳ございません。 キャンセル料がかかる場合は、お支払いの方法をお知らせいただけますと幸いです。

〇〇（自分の名前） 電話番号：〇〇 メールアドレス：〇〇

予約の前日や当日の場合は、メールを送ったあとに電話でも伝えると確実です。お店の側がメールを確認するのは営業の前後だけ、ということも多いからです。

通信販売の注文を取り消す

件名：注文の取り消しのお願い（注文番号 〇〇）

〇〇（お店の名前）ご担当者様

〇月〇日に注文いたしました〇〇（自分の名前）です。 下記の注文について、取り消しをお願いしたくご連絡いたしました。

注文番号：〇〇 注文日：〇月〇日 商品名：〇〇 数量：〇点

注文の内容を確認しましたところ、サイズを誤って選んでおりました。 発送の前であれば、取り消していただけますでしょうか。 すでに発送の手続きが済んでいる場合は、今後の対応についてお知らせいただけますと幸いです。

お手数をおかけして申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします。

〇〇（自分の名前） 電話番号：〇〇 メールアドレス：〇〇

通信販売では、注文のあとすぐに発送の準備が始まることがあります。取り消したいと思ったら、できるだけ早く連絡しましょう。お店によっては、注文の履歴の画面から自分で取り消せる場合もあるので、先に確かめておくと手間が省けます。

取引先との打ち合わせを取り消す

件名：〇月〇日のお打ち合わせの取り消しのお願い

株式会社〇〇 〇〇部 〇〇様

いつもお世話になっております。 株式会社〇〇の〇〇です。

〇月〇日〇時からお約束しておりましたお打ち合わせについて、社内で急な対応が必要となり、出席が難しくなりました。 こちらからお願いしておきながら、誠に申し訳ございません。

改めて日程を調整させていただけますでしょうか。 〇月〇日から〇日の間で、ご都合のよい日時をいくつかお知らせいただけますと幸いです。

ご迷惑をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。

株式会社〇〇 〇〇部 〇〇 電話番号：〇〇 メールアドレス：〇〇

取引先との打ち合わせでは、取り消すだけでなく、次の日程の候補を出すことが大切です。相手の予定を空けてもらっていたことへのおわびと、関係を続けたい気持ちが伝わります。

面接や会社説明会を取り消す

就職活動や転職活動では、面接や会社説明会を取り消す場面もあります。就職活動の情報サイトでも、キャンセルのメールを送る場面として説明会と選考の2つが挙げられています。

実際のメールの例文を参考にしながら、自身の作成したメールと見比べてみましょう。就活でキャンセルメールを送るシーンとしては、説明会のキャンセル、選考のキャンセルの2パターンが考えられます。 出典: shukatsu-mirai.com

件名：〇月〇日の面接の辞退のご連絡（〇〇大学 〇〇）

株式会社〇〇 人事部 採用ご担当 〇〇様

お世話になっております。 〇〇大学〇〇学部の〇〇です。

〇月〇日〇時からの面接の機会をいただいておりましたが、検討を重ねた結果、今回は辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。 貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、誠に申し訳ございません。

選考の機会をいただきましたことに、心よりお礼申し上げます。

〇〇大学〇〇学部〇〇学科 〇〇 電話番号：〇〇 メールアドレス：〇〇

日程を変えてもらいたい場合は、「辞退」ではなく「日程の変更のお願い」として、自分の都合のよい日時の候補を添えて送ります。面接の前日や当日の取り消しは、メールに加えて電話でも伝えるのが礼儀です。

セミナーやイベントの参加を取り消す

申し込んでいたセミナーやイベントに参加できなくなった場合も、早めに取り消しの連絡を入れます。定員のあるイベントでは、取り消しの連絡があれば、ほかの申し込み者に席を回せます。申し込みのときに届いた確認のメールに、取り消しの方法が書かれていることが多いので、まずそれを確かめます。専用のページから取り消せる場合は、そちらを使います。

件名：〇月〇日のセミナーの参加の取り消しのお願い（〇〇）

〇〇（主催者の名前）ご担当者様

〇月〇日開催の「〇〇」に申し込みをしております、〇〇（自分の名前）です。 都合により参加が難しくなったため、申し込みを取り消していただけますでしょうか。

申し込みの名前：〇〇 申し込みのメールアドレス：〇〇 受付番号：〇〇

楽しみにしておりましたが、今回は参加できず残念です。 また機会がございましたら、ぜひ参加させていただきたく存じます。

〇〇（自分の名前）

参加費を前払いしている場合は、返金の有無や方法も一緒に尋ねておくと、あとからの問い合わせが要らなくなります。

日程の変更をお願いする

予約や打ち合わせを完全に取り消すのではなく、日程を変えてもらいたい場合は、キャンセルではなく日程の変更のお願いとして送ります。候補の日時を複数出すと、相手が選びやすくなります。

件名：〇月〇日のご予約の日程変更のお願い（〇〇）

〇〇（お店の名前）御中

〇〇（自分の名前）と申します。 〇月〇日〇時に予約しておりましたが、都合により伺えなくなりました。 お手数をおかけしますが、下記のいずれかの日時に変更していただくことはできますでしょうか。

第1希望：〇月〇日 〇時から 第2希望：〇月〇日 〇時から 第3希望：〇月〇日 〇時から

いずれも難しい場合は、ご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです。 ご迷惑をおかけして申し訳ございませんが、よろしくお願いいたします。

〇〇（自分の名前） 電話番号：〇〇 予約番号：〇〇

日程の変更でも、元の予約の日が近い場合はキャンセル料がかかることがあります。お店の決まりを確かめたうえで、早めに連絡しましょう。

電話でキャンセルを伝えるときの言い方

前日や当日のキャンセルは、電話で伝えるのが基本です。電話では、次の順番で話すと、短い時間で必要なことが伝わります。

1. 名乗る。「〇月〇日〇時に予約している〇〇と申します」
2. 用件を伝える。「申し訳ございませんが、予約をキャンセルさせていただきたく、お電話いたしました」
3. 予約の内容を伝える。日時、人数、予約番号などを伝えます
4. 理由を一言添える。「急な仕事の都合で」のように短く伝えます
5. キャンセル料を確かめる。「キャンセル料はかかりますでしょうか」と尋ねます
6. おわびとお礼を伝えて切る

電話で伝えたあとは、「先ほどお電話でお伝えしたとおり」と書き添えたメールを送っておくと、言った言わないの行き違いを防げます。お店の側も、メールが残っていれば、ほかのスタッフに引き継ぎやすくなります。

送る時間と、返信が来ないときの対応

キャンセルのメールは、決まった時点ですぐに送るのが基本です。夜遅くや早朝であっても、相手が営業の時間にすぐに気づけるように、送っておく方がよいでしょう。ただし、取引先に送る場合は、相手の会社の決まりや慣習によっては、深夜のメールを避けた方がよいこともあります。メールソフトの予約送信の機能を使って、翌朝の始業の時刻に届くようにする方法もあります。

キャンセルのメールを送ったのに返信が来ない場合は、次の順番で確かめます。

1. 送ったメールが送信済みの一覧にあるか、宛先のアドレスに誤りがないかを確かめます
2. 相手の返信が迷惑メールのフォルダに入っていないかを確かめます
3. 予約の日が近い場合や、1日から2日たっても返信がない場合は、電話で確かめます

キャンセルの連絡が届いていないまま当日を迎えると、お店の側は席や担当者を用意したまま待つことになり、無断のキャンセルと受け取られてしまいます。送ったことで安心せず、受け付けられたことまで確かめましょう。

お店や会社がキャンセルを受け付けたときの返信

ここからは、お店や会社の側の立場で、お客様からキャンセルの連絡を受けたときの返信の書き方を紹介します。キャンセルの連絡に返信がないと、お客様は「本当に取り消されたのか」と不安になります。受け付けたことを、できるだけ早く伝えましょう。

返信には、次の内容を入れます。

• キャンセルを受け付けたこと
• 取り消した予約や注文の内容
• キャンセル料の有無と、ある場合はその金額と支払いの方法
• 返金がある場合は、その時期と方法
• 次の利用を歓迎する一言

予約のキャンセルを受け付けたときの例文

件名：【〇〇】ご予約のキャンセルを承りました

〇〇様

このたびは〇〇をご予約いただき、ありがとうございました。 ご連絡いただきました下記のご予約について、キャンセルを承りました。

日時：〇月〇日 〇時から 人数：〇名 予約番号：〇〇

今回のキャンセルにつきまして、キャンセル料はかかりません。 またのご来店を、スタッフ一同心よりお待ちしております。

〇〇（お店の名前） 電話番号：〇〇 営業時間：〇時から〇時

キャンセル料がかかる場合は、「〇月〇日以降のキャンセルのため、規定によりご予約の料金の〇%をキャンセル料として申し受けます」のように、根拠となる決まりと一緒に伝えます。記事の冒頭の「キャンセル料と注文の取り消しの基本」で触れたとおり、消費者契約法では、事業者は求められたときにキャンセル料の算定の根拠の概要を説明するよう努めることとされているので、問い合わせがあったときに説明できるようにしておきましょう。

注文の取り消しを受け付けたときの例文

件名：【〇〇】ご注文の取り消しを承りました（注文番号 〇〇）

〇〇様

このたびは〇〇をご利用いただき、ありがとうございます。 ご依頼のありました下記のご注文について、取り消しの手続きが完了いたしました。

注文番号：〇〇 商品名：〇〇 数量：〇点

お支払いがお済みの代金は、〇〇の方法で返金いたします。 返金の反映までには、ご利用の支払いの方法によって〇日ほどかかる場合がございます。

またのご利用を心よりお待ちしております。

〇〇（お店の名前） お問い合わせ：〇〇

お店や会社の都合で取り消すときのおわびの例文

お店や会社の側の都合で、お客様の予約や注文を取り消さなければならないこともあります。設備の故障、担当者の急病、在庫の不足などです。この場合は、お客様に落ち度がないので、おわびを丁寧に伝え、代わりの提案をすることが大切です。

件名：【〇〇】ご予約の取り消しのおわび（〇月〇日 〇時）

〇〇様

このたびは〇〇をご予約いただき、誠にありがとうございます。 大変申し訳ございませんが、当日の〇〇（理由）により、〇月〇日〇時のご予約をお受けすることができなくなりました。

楽しみにしていただいていたにもかかわらず、こちらの都合でご迷惑をおかけしますことを、心よりおわび申し上げます。

もしよろしければ、下記の日時でご案内できます。 〇月〇日 〇時から 〇月〇日 〇時から ご希望の日時をお知らせいただけましたら、優先してご予約をお取りいたします。

前払いいただいている料金は、全額を返金いたします。 ご不明な点がございましたら、下記までお問い合わせください。

〇〇（お店の名前） 担当：〇〇 電話番号：〇〇

おわびのメールでは、取り消しの理由を正直に、簡潔に書きます。理由をあいまいにすると、お客様は本当の理由を想像してしまい、不信感につながります。返金や代わりの日時の案内は、お客様が次に何をすればよいかが分かるように、具体的に書きます。

自分たちの都合で取り消す場合は、メールだけで済ませず、電話でも直接おわびを伝えると、お客様の受け止め方が大きく変わります。代わりの日時の候補を具体的に出すことも、信頼を保つためには欠かせません。

キャンセルメールで避けたい書き方

キャンセルのメールで、相手に悪い印象を与えやすい書き方を整理しておきます。

• 取り消す内容が書かれていない。「予約をキャンセルします」だけでは、お店の側はどの予約か探すのに手間がかかります。日時や番号を必ず書きます
• 一方的な言い方になっている。「キャンセルします」より「キャンセルをお願いできますでしょうか」の方が、相手に手間をかけることへの配慮が伝わります
• 理由を長く書きすぎる。言い訳のように読めてしまうことがあります。1文で十分です
• 送るのが遅い。キャンセルが決まった時点ですぐに送ります。連絡が遅れるほど、相手は代わりの準備ができなくなります
• 返信が来たかを確かめない。お店や会社から受け付けの返信がない場合は、届いていない可能性があります。電話で確かめましょう

キャンセルの連絡を受ける窓口の負担を減らす

お店や会社の側では、キャンセルの連絡への対応が、思った以上に負担になることがあります。予約の管理の仕組みを提供する会社も、この点を次のように説明しています。

店舗経営において、予約に関連する業務は概してスタッフの負担となりがちです。通常業務と平行し、予約メールと予約キャンセルメールの対応・予約管理といったさまざまな業務を行うには一定の時間と労力を要するためです。 出典: riza-en.jp

負担を減らすには、キャンセルの受け方を決めておくことが大切です。たとえば次のような工夫があります。

• キャンセルの期限とキャンセル料を、予約の確認のメールとサイトの両方にはっきり書いておきます。お客様がメールを送る前に決まりを確かめられるので、問い合わせが減ります
• キャンセルの連絡を受ける方法を決めておきます。電話、メール、専用のフォームなど、受け付ける方法を絞ると、連絡の見落としが減ります
• 返信の文面のひな形を用意しておきます。受け付けたときの返信、キャンセル料がかかるときの返信、自分たちの都合で取り消すときのおわびなど、よく使う文面をそろえておくと、誰が対応しても同じ品質で返信できます

キャンセルの決まりを作るときの注意

お店やサービスの側がキャンセルの決まりを作るときは、お客様に分かりやすく、あとから行き違いが起きない形にしておくことが大切です。次の点を決めておきましょう。

• いつまでのキャンセルなら無料か。「前日の18時まで」のように、日時ではっきり書きます
• キャンセル料がかかる場合の金額や割合。期限ごとに段階を分ける場合は、表にして示すと分かりやすくなります
• 無断のキャンセルの扱い
• キャンセルを受け付ける方法と、受け付けの時間
• 返金がある場合の方法と時期

「キャンセル料と注文の取り消しの基本」で触れたとおり、消費者契約法では、同じ種類の契約の取り消しで事業者に生じる平均的な損害の額を超えるキャンセル料の部分は無効とされています。キャンセル料の金額を決めるときは、実際にどのような損害が生じるのか、たとえば仕入れた材料が使えなくなる、ほかのお客様を断った分の売上が失われる、といった根拠を整理しておくと、お客様に説明を求められたときにも答えられます。金額の決め方に不安がある場合は、専門家に相談してください。

決めた決まりは、予約の画面、予約の確認のメール、お店のサイトの3か所に同じ内容で書いておくと、お客様が見落としにくくなります。

キャンセルの連絡に担当と状況を付けて返信まで管理する

キャンセルの連絡がメールの受信箱にばらばらに届くと、誰が返信したのか、返金の手続きが終わったのかが分からなくなりがちです。スタッフが複数いる窓口では、届いた連絡ごとに担当者と対応の状況を記録し、返信まで管理できる仕組みがあると、対応の漏れを防げます。

その選択肢の1つが、Halictです。Halictは、受付から対応までを1つにまとめるフォームのサービスです。公式サイトによると、フォームから届いた1件ごとに担当と状況が残り、返信も同じ画面から送れて、相手がメールを開いたかどうかまで記録されます。キャンセルの受付のフォームを作り、予約番号や日時、理由を入力してもらえば、届いたキャンセルの連絡を一覧で確かめながら、「受付」「返金の手続き中」「完了」のように状況を付けて管理できます。

料金は、メンバー1人までのフリープランが0円で、フォームの数と回答の数は無制限、状況の管理、自動返信、CSVの書き出しも使えます。メンバー3人までのスタータープランは月額2,980円、10人までのチームプランは月額7,800円（いずれも税抜）で、チームプランではメールのひな形も使えます。Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

キャンセルの受付そのものを予約の管理の仕組みに任せている場合は、その仕組みの中で完結させるのが基本です。Halictのようなフォームのサービスは、予約の仕組みとは別に、キャンセルや変更の相談、返金の問い合わせなど、個別の対応が必要な連絡をまとめて管理したい場合に向いています。

仕事の依頼を取り消すとき、取り消されたとき

フリーランスや副業で仕事を受けている人は、依頼した仕事を取り消す側にも、取り消される側にもなります。仕事の依頼の取り消しは、予約の取り消しよりも、相手の収入や予定への影響が大きくなります。

依頼する側が取り消すときは、できるだけ早く伝え、すでに進んでいる作業の分をどう扱うかを話し合います。作業がどこまで進んでいたかを確かめ、それまでの作業の分の支払いについて、契約の内容に沿って相手と合意しておくことが大切です。取り消しの理由も、相手が納得できるように一言添えます。

受ける側が取り消しを伝えられたときは、まず落ち着いて、契約や発注の内容を確かめます。取り消しの条件や、途中までの作業の扱いが決められていれば、それに沿って話し合います。条件が決められていなかった場合は、ここまでの作業の内容と時間を整理して伝え、どう扱うかを相談します。

こうした行き違いを防ぐには、仕事を受ける前に、取り消しの条件を確かめておくことが大切です。途中で取り消しになった場合の扱いを、契約書や発注のメールに書いておけば、どちらの立場になっても話し合いがしやすくなります。

丁寧な連絡が次の仕事につながる

キャンセルの連絡は、相手に手間をかける連絡ですが、書き方しだいで、相手との関係を保つこともできます。取り消す内容を正確に書き、早めに送り、おわびとお礼を添える。この3つを守るだけで、相手が受ける印象は大きく変わります。

お客様からの連絡に対応する仕事は、在宅でも受けられる仕事の1つです。メールでの問い合わせへの対応や、予約の受付の事務などの仕事については、カスタマーサポート・事務全般のお仕事で紹介しています。病院や診療所の受付では、予約の取り消しや変更の連絡に対応する場面が多くあり、受付の事務の知識を問う資格として医療事務技能審査試験（メディカルクラーク）があります。

在宅ワークとフリーランスの仲介を20年以上続けてきた運営者として見てきた限りでは、仕事を長く続けている人ほど、予定を変えなければならないときの連絡が早く、丁寧です。キャンセルそのものは避けられないことがあっても、早めに伝え、代わりの案を出す人は、次の仕事でも声をかけられます。仲介の手数料がかからない直接のやり取りであれば、同じ予算で発注する側はより多くを頼め、受ける側の手取りも厚くなります。そうした関係を長く続けるうえで、日々の連絡の丁寧さは大きな土台になります。

よくある質問

Q. 予約のキャンセルはメールだけで伝えてもよいですか？

予約の日まで余裕がある場合は、メールでも構いません。前日や当日のキャンセルは、お店の側がメールに気づかないおそれがあるため、電話で伝えたうえで、記録のためにメールも送るのが確実です。お店によってはキャンセルの方法が決められていることもあるので、予約の確認のメールやサイトで確かめましょう。

Q. キャンセルメールに理由は書かなければいけませんか？

詳しく書く必要はありませんが、「急な仕事の都合により」のように1文で添えると丁寧です。個人的な事情を細かく説明する必要はなく、長く書くと言い訳のように読めることもあります。取引先や面接のように関係が続く相手には、理由を一言添え、日程を改めたい気持ちを伝えると印象が悪くなりにくくなります。

Q. キャンセル料を請求されたら必ず払わなければいけませんか？

予約や契約のときに示された決まりに従うのが基本です。ただし消費者契約法では、同じ種類の契約の取り消しで事業者に生じる平均的な損害の額を超えるキャンセル料の部分は無効とされています。金額に疑問があるときは、お店に算定の根拠を尋ね、それでも納得できない場合は消費生活センターに相談してください。

Q. お店側がキャンセルを受け付けたとき、返信は必要ですか？

返信するのがおすすめです。返信がないと、お客様は取り消しが本当に受け付けられたのか分からず、不安になります。受け付けたこと、取り消した予約や注文の内容、キャンセル料の有無、返金がある場合の時期と方法を伝え、最後に次の利用を歓迎する一言を添えると、印象よく締めくくれます。