お問い合わせフォームの項目｜入れるべき欄と減らすべき欄

お問い合わせフォームの項目を決めるとき、損をしやすいのは「念のため」と欄を多くしてしまうケースです。会社名、部署名、役職、ふりがな、郵便番号、住所、電話番号、FAX番号と並べるほど、送る側の手間は大きくなり、途中で入力をやめる人が出てきます。反対に、項目が少なすぎると、返信のために聞き直す往復が増え、対応する側の時間を取られます。

この記事では、お問い合わせフォームの項目を「必ず入れる欄」「目的に応じて入れる欄」「減らすべき欄」の3つに分け、BtoB、BtoC、採用、取材といった用途別の項目例、必須と任意の決め方、個人情報の利用目的の示し方、送信後の自動返信と対応の管理までを順番に整理します。届いた問い合わせを担当と対応状況を付けて管理したい場合の選択肢として、受付から対応までを扱うフォームの道具Halictにも後半で触れます。

お問い合わせフォームの項目が成果を左右する理由

サイトに問い合わせフォームを設ける理由は、電話よりも気軽に連絡でき、24時間いつでも受け付けられる点にあります。

一方、問い合わせフォームは24時間、問い合わせを受け付けることができます。電話での問い合わせを行う際に営業をかけられることもないため、必然的に問い合わせへのハードルが下がります。 出典: tayori.com

ところが、フォームの項目の作り方を誤ると、この「気軽さ」が失われます。問い合わせをしたい人は、たいてい何か困っているか、知りたいことがあってフォームを開きます。そこで必要以上の情報を求められると、「ここまで書かないと質問できないのか」と感じて閉じてしまいます。項目を1つ減らすだけで送信される件数が変わることもあり、項目の設計はフォームの成果に直結します。

一方で、対応する側の都合も無視できません。問い合わせの種類が分からなければ担当者に振り分けられず、連絡先が不正確なら返信が届きません。項目を決める作業は、「送る側の手間」と「受ける側が返信に必要な情報」のつり合いを取る作業だと言えます。この2つを意識して、1つずつの欄について「この情報がないと返信できないか」を問い直すのが、項目選びの出発点です。

項目を決める前に決めておく3つのこと

項目の一覧を作り始める前に、届いたあとの流れを先に決めておくと、必要な項目が自然に絞り込まれます。決めておきたいのは次の3つです。

1つ目は、誰が返信するかです。問い合わせの種類ごとに担当者が違うなら、振り分けのための「お問い合わせの種類」の欄が欠かせません。反対に、1人ですべての問い合わせに返信するなら、種類の欄は振り分けではなく、件数を数えるための任意の欄でもかまいません。

2つ目は、何で返信するかです。メールだけで返信するなら電話番号は要りませんし、資料を郵送しないなら住所も要りません。返信の手段が決まると、連絡先の欄の数が決まります。電話とメールの両方を使う場合は、「希望の連絡方法」の欄を設けて、送る側に選んでもらうと行き違いが減ります。

3つ目は、届いた問い合わせをどこに記録するかです。メールの受信箱だけで追うのか、表計算ソフトの一覧に書き写すのか、問い合わせを管理する道具を使うのかで、項目の作り方も変わります。たとえば一覧に書き写すなら、一覧の列とフォームの項目の順番をそろえておくと、書き写す手間が減ります。

この3つを決めずに項目だけを考えると、「他社のフォームにあったから」という理由で欄が増えがちです。項目は、届いたあとの仕事の流れから逆算して決めるものだと考えると、迷いが少なくなります。

社外の専門家に、問い合わせの窓口を含めた業務の流れ全体を見直してもらう方法もあります。経営の課題を整理して改善策を提案する国家資格の中小企業診断士の解説では、試験の内容と、資格を持つ人がどのような支援をしているかが紹介されています。

必ず入れるべき4つの項目

どの業種のフォームでも、次の4つは原則として入れます。これがないと、問い合わせに返信するという目的そのものが果たせません。

項目	入れる理由	入力の形式
お名前	返信の宛名と、過去のやり取りとの照合に使う	1つの欄で受け付ける
メールアドレス	返信の送り先になる	メール形式のチェックを付ける
お問い合わせの種類	担当者への振り分けと、返信の優先度の判断に使う	選択肢から選ぶ
お問い合わせの内容	質問や相談の中身そのもの	複数行の自由記述

お名前は、姓と名を分けずに1つの欄にするのがおすすめです。姓と名を分けると欄が2つになり、外国の名前や、姓と名の区切りが分かりにくい名前の人が迷います。返信の宛名に使うだけなら、1つの欄で十分です。

メールアドレスは、入力の形式が正しいかを自動で確かめる仕組みを付けておきます。「@」が抜けている、全角で入力されている、といった間違いを送信の前に知らせることで、返信が届かない事故を防げます。

お問い合わせの種類は、「製品について」「料金について」「導入の相談」「不具合の報告」「取材・提携」「その他」のように、5つから7つ程度の選択肢にします。種類があると、届いた時点で担当者に振り分けられるうえ、あとで「どんな問い合わせが多いか」を数えることもできます。選択肢が多すぎると選ぶのに迷うので、件数の少ない種類は「その他」にまとめます。

お問い合わせの内容は、自由に書ける複数行の欄にします。欄の近くに「ご質問の内容や、お困りの状況をご記入ください」のような短い案内を添えると、書き出しで迷う人が減ります。

目的に応じて入れる項目

必須の4項目に加えて、フォームの目的や業種によっては、次の項目を入れると返信の質が上がります。ただし、すべてを入れる必要はありません。「この項目がないと、毎回聞き直すことになるか」を基準に選びます。

• 会社名・団体名：法人向けのサービスで、相手の会社の規模や業種によって案内が変わる場合に入れる
• 電話番号：電話で折り返す運用がある場合、または急ぎの対応がありうる業種（修理、施設の予約など）で入れる
• 希望の連絡方法：メールと電話のどちらで返事をほしいかを選んでもらう
• ご検討の時期：導入の時期によって提案の内容が変わるサービスで入れる
• 利用中のプランや契約番号：既存のお客様のサポート窓口で、契約の照合に使う
• ファイルの添付：不具合の画面や、見積もりのための図面を送ってもらう必要がある場合に入れる
• 当サイトを知ったきっかけ：広告の効果を測りたい場合に任意で入れる

電話番号は、入れるかどうかで迷いやすい項目です。電話で折り返す予定がないのに必須にすると、「営業の電話がかかってくるのでは」と警戒されて送信をやめる人が出ます。メールで返信する運用なら、電話番号は任意にするか、そもそも欄を設けないほうが送信されやすくなります。

ファイルの添付は、受け付けるファイルの形式と大きさの上限を、欄の近くにはっきり書いておきます。上限を書かずに大きな動画を送られると、受け取れずにやり直しをお願いすることになります。

減らすべき項目と、その理由

項目を見直すときに、まず候補になるのが次の欄です。多くのフォームで「なくても返信できる」のに入っています。

減らす候補	減らす理由	代わりの方法
ふりがな	メールで返信するだけなら使わない	電話で折り返す業種だけ任意で残す
郵便番号・住所	資料を郵送しない限り使わない	資料の郵送を希望した人にだけ聞く
FAX番号	使う相手がほとんどいない	削除する
部署名・役職	返信の内容がほとんど変わらない	会社名だけ任意で残す
年齢・性別	問い合わせへの返信に使わない	必要ならアンケートとして別に聞く
メールアドレスの確認用の欄	同じ入力を2回求めることになる	送信前の確認画面で表示する

住所は、特に慎重に扱いたい項目です。問い合わせの段階で住所を求められると、送る側は「何かを送りつけられるのでは」と身構えます。カタログや見本を郵送するサービスでも、まずはメールで用件を受け付け、郵送を希望した人にだけ住所を聞く流れにすると、最初の送信のハードルが下がります。

年齢や性別のように、問い合わせの返信に関係のない属性の情報は、集めないのが原則です。マーケティングの分析に使いたい場合でも、問い合わせのフォームとは分け、回答してもよい人にだけ答えてもらうアンケートとして聞くほうが、送る側の信頼を損ねません。

メールアドレスを2回入力させる確認用の欄は、入力の誤りを防ぐために設けられることがあります。ただ、多くの人は1回目の入力をコピーして貼り付けるので、誤りを防ぐ効果は限られます。送信の前に入力内容を確かめる画面を用意するか、送信直後に自動返信のメールを送って届くかどうかで確かめるほうが、手間をかけずに誤りに気づけます。

必須と任意の決め方

項目ごとに必須か任意かを決めるときは、「その情報がないと返信を始められないか」で判断します。返信を始められない情報だけを必須にし、あると助かる情報は任意にします。

必須の欄が多いと、送る側は「全部埋めないと送れない」と感じます。必須の欄は4つから5つ程度に抑え、任意の欄も含めて全体で7つから8つ程度に収めるのが、多くのフォームで使いやすい目安です。任意の欄が多くなる場合は、「詳しくお聞かせいただける方はご記入ください」のような見出しでまとめ、必須の欄と見た目を分けると、送る側が迷いません。

必須と任意の表示の仕方にも気を配ります。必須の欄にだけ「必須」と文字で示すか、任意の欄にだけ「任意」と示すか、どちらかに統一します。色だけで区別すると、色の見分けにくい人には伝わりません。文字で示すのが確実です。

もう1つ大切なのが、入力の誤りを知らせる方法です。送信ボタンを押したあとに、画面の上にまとめて「入力に誤りがあります」とだけ出すと、どこを直せばよいか分かりません。誤りのある欄のすぐ近くに、「メールアドレスの形式が正しくありません」のように具体的な理由を表示します。デジタル庁のウェブアクセシビリティ導入ガイドブックでも、誰にとっても使いやすいWebサービスを作るための考え方が初心者向けに解説されています。フォームの見出し、入力欄の説明、誤りの知らせ方は、使いやすさに直結する部分です。

入力欄の見出しと説明の書き方

同じ項目でも、見出しと説明の書き方しだいで、入力のしやすさは大きく変わります。項目を決めたら、次は1つずつの欄の書き方を整えます。

まず、欄の見出しは入力欄の外に表示します。入力欄の中にうすい文字で「お名前」と書くだけの形（プレースホルダーと呼ばれる表示）は、入力を始めると文字が消えるため、途中で「この欄は何を書くところだったか」が分からなくなります。見出しは欄の上か左に常に表示し、入力欄の中のうすい文字は「例：山田 花子」のような入力例にだけ使います。

次に、入力の形式に決まりがある欄には、決まりを前もって書いておきます。電話番号ならハイフンを入れるかどうか、郵便番号なら7桁の数字だけでよいか、といった点です。送信してから「半角で入力してください」と指摘されるより、最初から分かっているほうが入力の手戻りが減ります。理想は、全角で入力されても自動で半角に直すなど、フォームの側で形式の違いを吸収することです。

スマートフォンからの入力にも配慮します。メールアドレスの欄ではメール用のキーボード、電話番号の欄では数字のキーボードが表示されるように設定すると、入力の手間が減ります。問い合わせの多くがスマートフォンから届くサイトでは、パソコンの画面だけで確かめず、実際にスマートフォンで入力してみることが欠かせません。

自由記述の欄には、文字数の上限を設けるかどうかを考えます。上限を設けるなら欄の近くに書き、入力中に残りの文字数が分かるようにします。上限が短すぎると、困りごとを詳しく書きたい人が書ききれません。問い合わせの内容の欄は、上限を設けないか、2,000字程度の余裕のある上限にしておくと安心です。

最後に、送信ボタンの文言です。「送信」だけでも伝わりますが、「この内容で問い合わせる」「入力内容を確認する」のように、押すと何が起きるかが分かる文言にすると、ためらいが減ります。

迷惑な送信への備え

フォームを公開すると、営業の売り込みや、自動のプログラムによる意味のない送信が届くようになります。迷惑な送信が増えると、本当の問い合わせが埋もれて返信が遅れます。項目の設計とあわせて、次のような備えを考えておきます。

• 人間による送信かを確かめる仕組みを入れる。画像の文字を読ませる方式や、操作の様子から自動で判定する方式がある
• 送る人には見えない欄をフォームに設け、そこに入力があった送信を自動のプログラムとみなして弾く
• 同じ送信元から短い時間に何度も届く送信を制限する
• 営業の売り込みを受け付けない場合は、「営業のご連絡はお断りしています」とフォームの上に書いておく

人間による送信かを確かめる仕組みは効果がある一方、画像の文字が読みにくいと、本当に問い合わせたい人がつまずきます。まずは見えない欄や送信の回数の制限のように、送る人の手間にならない方法から試し、それでも迷惑な送信が多い場合に確認の仕組みを加えると、送る側の負担を抑えられます。

営業の売り込みについては、問い合わせの種類の選択肢に「営業のご提案」を設けて、ほかの問い合わせと分けて扱う方法もあります。完全に断るのではなく、別の箱に入れて後でまとめて目を通す運用にすると、本当の問い合わせへの返信が遅れません。

業種ごとに追加を検討する項目

業種によっては、一般的なフォームの項目に加えて、最初の返信に欠かせない情報があります。代表的なものを挙げます。

• 教室・スクール：受講を考えている人の年齢層（大人か子どもか）、希望の曜日と時間帯、オンラインか通学か
• 修理・サポート：製品名と型番、購入した時期、症状がいつから起きているか、画面や部品の写真
• 不動産・住まい：希望の地域、物件の種類、入居や購入の希望時期
• 士業・専門家への相談：相談の分野、相談の期限があるかどうか、初回の相談の方法（来所、電話、オンライン）
• 施設の利用・貸し出し：利用の希望日、人数、利用の目的

これらの項目も、すべてを必須にする必要はありません。たとえば修理の受付なら、型番は必須、購入時期は任意、写真は任意、のように、返信に欠かせない度合いで分けます。型番が分からない人もいるので、「型番が分からない場合は、製品の写真を添付してください」と代わりの方法を書いておくと、送信を諦める人が減ります。

業種ごとの項目を考えるときは、電話で問い合わせを受けたときに、担当者が最初に何を聞いているかを書き出してみるのが近道です。毎回最初に聞いている質問が、そのままフォームに入れるべき項目の候補になります。

用途別の項目例

ここからは、よくある用途ごとに項目の例を示します。そのまま使うのではなく、自社の返信の流れに合わせて削ってから使ってください。

法人向けのサービス（BtoB）の問い合わせ

1. 会社名（必須）
2. お名前（必須）
3. メールアドレス（必須）
4. お問い合わせの種類（必須）：サービスの導入について、料金について、資料請求、その他
5. お問い合わせの内容（必須）
6. 電話番号（任意）
7. ご検討の時期（任意）：すぐに、3か月以内、半年以内、情報収集の段階

法人向けでは会社名を必須にすることが多いものの、個人事業主やフリーランスからの問い合わせもあるため、「個人の方は屋号またはお名前をご記入ください」と添えると迷わせません。

個人のお客様向け（BtoC）の問い合わせ

1. お名前（必須）
2. メールアドレス（必須）
3. お問い合わせの種類（必須）：商品について、ご注文・配送について、返品・交換について、その他
4. ご注文番号（任意）
5. お問い合わせの内容（必須）

個人向けでは、注文番号の欄があると照合が速くなります。ただし、注文前の問い合わせもあるため任意にしておきます。

採用に関する問い合わせ

1. お名前（必須）
2. メールアドレス（必須）
3. ご関心のある職種（必須）
4. お問い合わせの内容（必須）
5. 履歴書などのファイル（任意）

応募そのものとは別に、仕事の内容や働き方について質問したい人のための窓口として用意すると、応募の前の不安を解消できます。

取材・提携の問い合わせ

1. 会社名・媒体名（必須）
2. お名前（必須）
3. メールアドレス（必須）
4. ご依頼の種類（必須）：取材、寄稿、提携、その他
5. ご依頼の内容と希望の時期（必須）

取材や提携の依頼は、通常の問い合わせと担当者が違うことが多いため、専用のフォームに分けるか、種類の選択肢で振り分けます。

個人情報の扱いと、利用目的の示し方

お問い合わせフォームで名前やメールアドレスを受け取ることは、個人情報を取得することにあたります。個人情報保護法では、本人から書面（Webのフォームのような電磁的なものを含みます）で直接個人情報を受け取る場合、あらかじめ利用目的をはっきり示すよう定めています。

個人情報取扱事業者は、前項の規定にかかわらず、本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面（電磁的記録を含む。以下この項において同じ。）に記載された当該本人の個人情報を取得する場合その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示しなければならない。 出典: e-Gov法令検索（個人情報の保護に関する法律 第21条第2項）

実際のフォームでは、送信ボタンの近くに「ご入力いただいた個人情報は、お問い合わせへの回答のために利用します」のように利用目的を書き、プライバシーポリシーのページへのリンクを添える形が一般的です。メールマガジンの配信や営業の案内にも使う予定があるなら、その目的も書いておく必要があります。問い合わせへの回答だけを目的として集めた連絡先に、あとから広告のメールを送るのは、利用目的の範囲を超えるおそれがあります。

プライバシーポリシーへの同意を、チェックボックスで確かめる形にするかどうかは、各社の判断です。同意のチェックを必須にすると送信の手間が1つ増えますが、利用目的を読んだうえで送ってもらったことがはっきりします。どの形がよいかは扱う情報の内容によって変わるので、個人情報の扱いに不安があれば、個人情報保護委員会の案内や専門家に確認してください。

あわせて、フォームの通信が暗号化されているか（URLがhttpsで始まるか）も確かめます。暗号化されていないフォームは、ブラウザに「保護されていない通信」と表示され、送る側の不安を招きます。

送信後の自動返信メールと完了画面

項目の設計と同じくらい大切なのが、送信した直後の体験です。送信ボタンを押したあと、何も表示されない、あるいは完了の画面だけで控えが届かないと、送る側は「ちゃんと届いたのか」と不安になり、同じ内容を何度も送ることがあります。

送信の直後には、完了の画面と自動返信のメールの両方を用意するのが基本です。完了の画面には、「お問い合わせを受け付けました」という一文と、返信までのおおよその日数を書きます。自動返信のメールには、受け付けた内容の控えと、返信の目安、急ぎの場合の連絡先を書きます。自動返信の文例は次のとおりです。

件名：お問い合わせを受け付けました

〇〇様

このたびはお問い合わせいただき、ありがとうございます。 以下の内容で受け付けました。担当者より2営業日以内にご連絡いたします。

お問い合わせの種類：〇〇 お問い合わせの内容：〇〇

このメールは送信専用のアドレスから自動でお送りしています。 お急ぎの場合は、〇〇までご連絡ください。

自動返信に書いた「2営業日以内」のような約束は、必ず守れる日数にします。守れない約束を書くと、かえって信頼を損ねます。

完了の画面にも、ひと工夫できます。「お問い合わせを受け付けました。自動返信のメールが届かない場合は、迷惑メールのフォルダをご確認ください」と書いておくと、控えのメールが見当たらない人が同じ内容を送り直すことを防げます。あわせて、よく寄せられる質問の答えを載せたページへのリンクを完了の画面に載せておくと、返信を待つ間に自分で解決できる人もいます。

担当者が最初に送る返信では、問い合わせの内容を一度言い換えて確かめると、行き違いが減ります。たとえば「〇〇の料金について、5名で利用する場合の月額をお知りになりたいというご質問と承知しました」のように書き、そのうえで答えを示します。答えるのに追加の情報が必要なときは、聞きたいことを箇条書きで2つか3つに絞って尋ねます。一度に多くを聞くと、相手の返信が遅れます。

届いた問い合わせを取りこぼさない管理の仕組み

項目をきちんと設計しても、届いたあとの管理が追いつかなければ、返信の遅れや返し忘れが起こります。問い合わせの件数が少ないうちは、メールの受信箱や表計算ソフトの一覧で十分に管理できます。届いたメールを一覧に1行ずつ書き写し、担当者、対応状況（未対応、対応中、返信済み）、返信した日を列にして記録していけば、誰が何をしているかが見えます。

件数が増えてくると、この書き写しが負担になり、「誰が返信したか分からない」「同じ問い合わせに2人が返信した」といったことが起きやすくなります。その段階になったら、受け付けから返信までを1か所で扱える道具を検討する時期です。

選択肢の1つがHalictです。公式サイトによると、Halictはフォームで受け付けた1件ごとに担当者とステージ（未対応や対応中などの対応の段階）を割り当てて管理でき、表とボードの表示を切り替えられます。1件を開くと、届いた内容、対応の履歴、メモ、メールの送信が1つの画面にまとまり、送ったメールが開封されたかも記録されます。フォームの送信直後に回答内容の控えを添えて送る自動返信もあり、テキスト、選択肢、日付、メール、電話、住所、ファイル提出など12種類の項目からフォームを組み立てられます。料金は、メンバー1人までのフリープランが無料で、メンバー3人までのスタータープランが月額2,980円（税抜）です。Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

一方で、Googleフォームは無料で使え、回答を集めてスプレッドシートで集計するだけの用途なら十分に役立ちます。WordPressのサイトなら、無料のプラグインのContact Form 7でフォームを設けることもできます。Halictの比較ページでは、Contact Form 7は公式の説明上、標準では送信内容がサイトに保存されず、無料の拡張のFlamingoを追加すると保存できると整理されています。届いた問い合わせにメールソフトでそのまま返して完結するなら、こうした道具で足ります。担当と状況を付けて返信まで回す必要が出てきたかどうかが、道具を選び直す目安です。

項目を見直すときの手順

すでにフォームを運用している場合は、次の手順で項目を見直すと、根拠を持って削れます。

1. 過去3か月分の問い合わせを読み、返信に実際に使った項目に印を付ける
2. 一度も返信に使っていない項目を、削除の候補にする
3. 返信の前に毎回聞き直している情報があれば、追加の候補にする
4. 削除と追加の候補を反映した新しいフォームで、1か月の送信件数を前と比べる
5. 送信件数と、聞き直しの往復の回数の両方を見て、次の見直しにつなげる

この手順のよいところは、「何となく必要そう」ではなく、実際の返信の記録をもとに判断できる点です。たとえば、ふりがなの欄を設けていたのに一度も使っていなかった、電話番号を必須にしていたのに電話で折り返したことがなかった、という発見はよくあります。見直しは一度で終わりにせず、サービスの内容や料金を変えたとき、問い合わせの種類の構成が変わったときにも行うと、フォームが実際の仕事の流れからずれていくのを防げます。半年に1回など、見直す時期をあらかじめ決めておくと忘れません。

フォームの見た目や入力のしやすさまで含めて改善したい場合は、デザインの専門家に依頼する方法もあります。デザイナーの年収・単価相場では、Webデザインを含むデザインの仕事の報酬の相場が紹介されており、依頼の予算を考えるときの目安になります。

市場の動きと、運営者として見てきたこと

問い合わせの窓口は、電話からフォーム、さらにチャットやSNSへと広がっています。窓口の数が増えるほど、どの窓口から届いた問い合わせも同じ基準で記録し、返信まで追いかける仕組みの重要性が増しています。フォームの項目を整えることは、その仕組みの入り口を整えることでもあります。

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営者として見てきた限りでは、仕事の依頼でも、最初の連絡で必要な情報がそろっているやり取りほど、その後の話がスムーズに進みます。依頼の内容、希望の時期、予算の目安の3つが最初に書かれていれば、受ける側はすぐに見積もりや質問に移れます。お問い合わせフォームの項目を考えることは、相手が最初の連絡で迷わず必要なことを書けるように道を作ることだと言えます。

フォームの設計や改善は、外部の専門家に頼める仕事でもあります。マーケティングの視点で問い合わせの件数を伸ばす施策を考える仕事は、AI・マーケティング・セキュリティのお仕事で紹介されています。フォームを自社のシステムと連携させる開発が必要なら、アプリケーション開発のお仕事で、開発の仕事の進め方と依頼のときに確かめたい点を確認できます。仲介の手数料が乗らない直接のやり取りなら、依頼する側は同じ予算でより多くの改善を頼め、受ける側は手取りが厚くなり、手数料0%で直接取引できる場はその両方にとって続けやすい関係を作りやすくなります。

よくある質問

Q. お問い合わせフォームの項目はいくつが適切ですか？

返信を始めるのに欠かせない必須の欄を4つから5つに抑え、任意の欄を含めても7つから8つ程度に収めるのが、多くのフォームで使いやすい目安です。項目ごとに「この情報がないと返信できないか」を問い直し、過去の問い合わせで一度も使っていない欄は削除の候補にすると、根拠を持って減らせます。

Q. 電話番号は必須にしたほうがよいですか？

電話で折り返す運用があるか、急ぎの対応がありうる業種なら入れる意味がありますが、メールで返信する運用なら任意にするか、欄を設けないほうが送信されやすくなります。電話番号を必須にすると、営業の電話を警戒して送信をやめる人が出るため、使い道が決まっている場合に限って入れるのがおすすめです。

Q. プライバシーポリシーへの同意のチェックは必要ですか？

個人情報保護法では、フォームのように本人から直接個人情報を受け取る場合、あらかじめ利用目的を示すよう定めています。送信ボタンの近くに利用目的を書き、プライバシーポリシーへのリンクを添えるのが一般的です。同意のチェックを必須にするかは扱う情報で判断が分かれるため、不安があれば専門家に確認してください。

Q. 自動返信メールには何を書けばよいですか？

受け付けた内容の控え、返信までのおおよその日数、急ぎの場合の連絡先の3つを書くのが基本です。控えがあると、送った側は内容を確かめられ、同じ問い合わせを何度も送ることが減ります。返信の目安の日数は、実際に守れる日数にしてください。守れない約束を書くと、かえって信頼を損ねます。