教室の予約システムを選ぶ前に整理したい、回数券や振替の扱い

2026年6月6日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓教室の予約システムを選ぶ前に整理しておきたい
✓レッスンの形（在籍型・都度予約型・個別レッスン）
✓振替とキャンセルの決まりを解説します

教室の予約システムを探し始めると、どのサービスも「かんたん」「無料から」とうたっていて、違いがわかりにくいものです。ところが、実際に導入してから困るのは、たいてい料金ではなく、回数券の残りの数え方、休んだ生徒の振替、月謝の集め方といった、教室ならではの決まりをシステムで表せるかどうかです。ここを整理しないまま選ぶと、結局は紙やエクセルの管理が残り、二重の手間になります。

この記事では、教室の予約システムを選ぶ前に整理しておきたいことを、レッスンの形、回数券と月謝、振替とキャンセルの順に解説し、そのうえで代表的な予約システムの料金と機能を、公式サイトの今日時点の記載で比べます。結論を先に書くと、選ぶ前に「自分の教室のレッスンは在籍型か都度予約型か」「回数券や月謝をシステムの中で売るのか、今までどおり現金や振込で受けるのか」「振替を何日前まで、何回まで認めるのか」の3つを紙に書き出すと、候補は自然に絞られます。マンツーマンや少人数の時間枠の予約が中心の教室なら、Rizaflowのように、決済を使わない運用に合わせた予約システムも選択肢になります。

教室の予約システムに求められること

教室の予約システムとは、生徒がスマホやパソコンからレッスンの予約や変更をし、教室の側が予約の状況や生徒の情報を一か所で管理するための道具です。美容室や整体院の予約システムと仕組みは似ていますが、教室には教室ならではの事情があります。

美容室の予約と何が違うか

美容室や整体院の予約は、1回ごとに来店の日時を決め、その都度料金を払う形が中心です。一方、教室では、毎週決まった曜日と時間に通う生徒、回数券を買って好きな日に通う生徒、月謝を払って月に決まった回数通う生徒が混在します。休んだ分を別の日に振り替える、回数券の有効期限が近い生徒に知らせる、といった、続けて通うことを前提にした管理が必要になります。

管理の手間が増える場面

教室の運営者が予約の管理で手間を取られるのは、次のような場面です。

・生徒から「今週休むので、来週の別のクラスに振り替えたい」と連絡が来る
・回数券の残りの数を、生徒に聞かれるたびに台帳で確かめる
・月謝を払っていない生徒を、月末に一人ずつ確かめる
・定員のあるクラスで、キャンセルが出た枠を待っている生徒に連絡する
・体験レッスンの申し込みに、日程を何度もやり取りして調整する

予約システムを選ぶときは、自分の教室でどの場面の手間がいちばん大きいかを書き出し、その手間を減らせるシステムかどうかを基準にします。

予約システムの会社自身も、教室の悩みをこう書いている

教室向けの予約システムを提供しているSTORES 予約は、教室やスクールのページで次のように説明しています。

教室・スクールの予約管理、在籍管理、顧客管理、会費徴収に対応しています。受講生の欠席や振替手続き、月謝の徴収を、 STORES 予約を通して生徒自身や管理者がオンライン上のみで完結させることができます。エクセルや紙での振替管理に労力をかけている事業者様を助ける予約システムで、多くのスクール・教室からご相談をいただいています。出典: STORES 予約教室・スクール向け

振替と月謝の管理が、教室の運営者の大きな負担になっていることが、提供する側の説明からもわかります。

まずレッスンの形を整理する

予約システムを選ぶ前に、自分の教室のレッスンがどの形なのかを整理します。形によって、必要な機能がまったく違うからです。

在籍型のクラス

毎週決まった曜日と時間に、同じ生徒が通う形です。子どもの習い事、ピアノ教室、学習塾、英会話の定期クラスなどに多く見られます。在籍型では、生徒が毎回予約するのではなく、在籍しているクラスに出席することが前提になります。予約システムに求められるのは、在籍の管理、欠席の連絡の受け付け、休んだ分の振替の管理です。

都度予約型のクラス

開講しているクラスの中から、生徒が好きな日時を選んで予約する形です。ヨガやピラティスのスタジオ、料理教室、ワークショップなどに多く見られます。定員のあるクラスに複数の生徒が予約するため、定員の管理、キャンセル待ち、回数券の消化の管理が必要になります。

個別レッスン

講師と生徒が1対1で行うレッスンです。家庭教師、個人の英会話、楽器の個人レッスン、コーチング、オンラインのレッスンなどが当てはまります。講師の空いている時間枠に生徒が予約する形になり、美容室や整体院の予約に近い仕組みで管理できます。講師が複数いる教室では、講師ごとの指名とシフトの管理が必要になります。

形が混ざっている教室

実際には、在籍型の定期クラスと、都度予約の単発クラスと、個別レッスンを組み合わせている教室も少なくありません。その場合は、どの形の予約がいちばん多いか、どの形の管理にいちばん時間がかかっているかを基準に、優先する機能を決めます。すべての形を1つのシステムで完璧にこなそうとすると、料金の高いプランが必要になることが多いからです。

回数券と月謝をどう扱うか

教室の予約システムを選ぶうえで、いちばん差が出やすいのが、回数券と月謝の扱いです。

システムの中で売るか、外で受け取るか

回数券や月謝を扱う方法は、大きく2つに分かれます。

予約システムの中で回数券や月謝を販売し、クレジットカードで事前に支払ってもらう
支払いは今までどおり現金や振込、QRコード決済などで受け取り、予約システムでは予約だけを管理する

1つ目の方法では、支払いと予約が一つにつながり、回数券の残りの数や有効期限をシステムが数えてくれます。そのかわり、事前の決済の機能を使うための料金や、決済の手数料がかかります。2つ目の方法では、決済の手数料はかかりませんが、回数券の残りの数は教室の側で管理する必要があります。

決済の手数料も含めて比べる

事前の決済を使う場合は、月額の料金だけでなく、決済の手数料も含めて比べます。たとえば、月謝が1万円の生徒が30人いる教室なら、月の売上は30万円で、決済の手数料が3.3%なら毎月9,900円が手数料になります。月額の料金が安くても、決済の手数料を含めると負担が逆転することがあります。

回数券を売るときの法律の注意

回数券やチケットを先に売る場合は、資金決済法という法律に注意が必要です。お金を先に受け取って、後でサービスを提供する券は、法律上「前払式支払手段」にあたることがあります。財務省北海道財務局は、次のように案内しています。

自家型前払式支払手段の発行者は基準日（毎年3月31日、9月30日）における未使用残高が最初に基準額（1,000万円）を超えたとき、当局へ届出を行う必要があります。出典: 北海道財務局前払式支払手段の発行をお考えのみなさまへ

自家型とは、発行した教室自身のサービスにだけ使える券のことです。同じページでは、発行の日から6か月以内に限り使用できるものは、法律の適用から外れる例として挙げられています。小さな教室で未使用の残高が1,000万円を超えることはまれですが、回数券の有効期限をどう決めるかは、この点も踏まえて考えておくと安心です。自分の教室の回数券が当てはまるかどうかは、管轄の財務局に確かめてください。

有効期限と返金の決まり

回数券には、有効期限と、使い切れなかった場合の扱いを決めておきます。有効期限が過ぎた回数券を返金するのか、延長を認めるのか、転居や病気で通えなくなった場合はどうするのかを、販売する前に文章にして生徒に示しておくと、後からのトラブルを防げます。予約システムで回数券を売る場合は、有効期限を設定できるか、残りの数と期限を生徒が自分で確かめられるかを確かめます。

振替とキャンセルの決まりを先に決める

振替とキャンセルは、教室の運営でいちばん問い合わせが多い部分です。予約システムに任せるにしても、先に教室としての決まりを決めておく必要があります。

振替の決まり

振替とは、在籍しているクラスを休んだときに、別の日のクラスに出席することです。決めておきたいのは、次の点です。

・何日前、何時間前までの欠席の連絡なら振替を認めるか
・振替できる期間（同じ月の中だけか、翌月までか）
・振替できる回数の上限
・振替先のクラスの定員がいっぱいのときの扱い
・講師の都合で休講したときの扱い

予約システムによっては、生徒が自分で欠席を連絡し、空いているクラスに振替の予約を入れられるものがあります。教室の側が一人ずつ連絡を受けて調整する手間が減ります。

キャンセルの決まり

都度予約型のクラスでは、キャンセルの期限と、期限を過ぎたキャンセルの扱いを決めます。回数券を使っている場合、期限を過ぎたキャンセルは1回分を消化したものとするのか、無断のキャンセルはどうするのかを決めておきます。予約システムでは、キャンセルの受付期限を設定できるか、期限を過ぎたら生徒の側からはキャンセルできないようにできるかを確かめます。

リマインドで休みを減らす

予約の前日などに、生徒に自動で確認のメールを送るリマインドの機能は、無断のキャンセルや予約の忘れを減らすのに役立ちます。リマインドの機能は、予約システムによっては上位のプランでしか使えないことがあるので、料金を比べるときに確かめます。

代表的な予約システムの料金と機能

ここでは、教室でよく使われる予約システムのうち、公式サイトで料金と機能を確かめられたものを比べます。料金はいずれも10月時点で公式サイトに掲載されている税込の金額です。料金や機能は改定されることがあるので、申し込む前に必ず公式サイトで確かめてください。

STORES 予約

STORES 予約は、教室やスクール向けの機能が充実した予約システムです。公式の料金ページによると、月50件までのフリーは0円、月200件までのスモールは年間契約で月あたり9,790円（複数月契約では12,980円）、スタッフ3名まで使えるチームは年間契約で月あたり19,690円（複数月契約では22,880円）です。複数月契約は最短3か月からで、単月の契約はできません。

プランの比較表には、回数券と月謝の販売、回数券と月謝を使った予約の受け付け、スクールタイプの予約ページ、キャンセル待ちの設定、グループ予約の受け付けといった項目が並んでいます。教室向けのページでは、毎週曜日と時間が固定の在籍者の振替予約や、オンラインの回数券の発行と消化の管理ができると説明されています。事前のクレジットカード決済の手数料は、フリープランで5.2%から、スタンダードプランに加入した場合で3.3%からです（いずれも中小特別料率が適用される場合）。どの機能がどのプランで使えるかは、料金ページの比較表で確かめてください。

在籍型のクラスで振替の管理がいちばんの悩み、回数券や月謝をシステムの中で売りたい、という教室に向いています。一方で、教室向けの機能を使い込むほど上位のプランが必要になり、月額の負担は大きくなります。

Airリザーブ

Airリザーブは、リクルートが提供する予約システムです。公式サイトによると、フリーは月額0円、予約項目のカスタマイズ、予約リマインドメールの配信、Googleカレンダーとの連携などが使えるベーシックは月額5,500円（税込）、予約時のアンケートや予約情報のCSVの書き出しなどが使えるスタンダードは月額11,000円（税込）です。初期費用、サポート費用、解約金はかからないと案内されています。オンライン決済の手数料は3.24%で、カード会社の審査を経て、すべてのプランで使えます。

月額の料金が比較的わかりやすく、リマインドメールをベーシックから使える点が特徴です。教室向けの回数券や振替の管理については、公式サイトの料金ページの主な機能の一覧には記載がないため、回数券や振替をシステムで管理したい場合は、導入前に問い合わせて確かめることを勧めます。

Rizaflow

Rizaflowは、時間枠で予約を受ける仕事に向けた予約システムです。後の節で詳しく紹介します。

費用を1年間で見積もる

予約システムの費用は、月額だけで比べると判断を誤ることがあります。1年間でいくらかかるかを、決済の手数料も含めて見積もってみます。ここでの金額は、各社の公式サイトに10月時点で掲載されている税込の料金をもとにした例です。

例1：講師1人、生徒20人、支払いは現金と振込

講師が1人で、生徒20人が週1回ずつ通う教室を考えます。月の予約はおよそ80件です。支払いは教室で現金か振込で受け取り、予約システムでは予約だけを管理します。

RizaflowやSTORES 予約の無料のプランは月50件までなので、この教室では有料のプランが必要になります。月300件まで使えるRizaflowのライトなら、月払いで月額3,300円、1年間で39,600円です。年契約なら月あたり2,750円で、1年間で33,000円になります。STORES 予約のスモールは、年間契約で月あたり9,790円、1年間で117,480円です。Airリザーブのベーシックは月額5,500円で、1年間で66,000円です。決済の機能を使わないので、手数料はかかりません。

例2：生徒30人、月謝1万円をクレジットカードで事前決済

生徒30人が月謝1万円をクレジットカードで払う教室では、月の売上は30万円です。予約システムの月額に加えて、決済の手数料がかかります。手数料が3.3%なら月に9,900円、1年間で118,800円です。手数料が5.2%なら月に15,600円、1年間で187,200円になります。月額の料金の差より、手数料の差のほうが大きくなることもあります。

見積もりで確かめたいこと

見積もりでは、月額、年契約の割引、決済の手数料、予約の件数を超えたときの追加の料金、使いたい機能に必要なプランを、1つずつ確かめます。STORES 予約の料金ページでは、有料プランの月の予約件数を超える場合、50件ごとに1,078円（税込）で受付できる数を追加できると案内されています。生徒が増えたときに、どのくらい費用が上がるのかも、あわせて見ておくと安心です。

年契約にするかどうか

年契約は、月払いより月あたりの金額が下がる一方で、途中でほかのシステムに乗り換えにくくなります。初めて予約システムを入れる教室では、まず無料のプランや月払いで数か月使い、生徒の反応と自分の運用に合うかを確かめてから、年契約に切り替えるのが無難です。STORES 予約のように、月払いでも最短3か月からの契約になるサービスもあるので、契約期間の決まりも確かめておきます。

費用以外に見ておきたいこと

費用が安くても、生徒が予約しにくい画面では、電話やメッセージでの問い合わせが減らず、運営者の手間は変わりません。デモや無料のプランで、生徒の立場で予約から取り消しまでを試し、迷わずに操作できるかを確かめます。運営者の側も、毎日開く管理画面が見やすいかどうかで、続けやすさが大きく変わります。

選ぶときに確かめたい5つの点

ここまでの整理をもとに、予約システムを選ぶときに確かめたい点を5つにまとめます。

1. 自分の教室のレッスンの形に合っているか

在籍型、都度予約型、個別レッスンのどれに対応しているかを確かめます。公式サイトのデモや無料のプランで、実際に生徒の立場で予約してみると、使い勝手がよくわかります。

2. 回数券と月謝を、どこで管理するか

システムの中で売るなら、回数券の発行、残りの数と有効期限の表示、月謝の自動の請求ができるかを確かめます。外で受け取るなら、決済の機能を使わないプランで十分かを確かめます。

3. 振替とキャンセルの決まりを設定できるか

キャンセルの受付期限、振替の期限と回数の上限、キャンセル待ちを設定できるかを確かめます。設定できない部分は、教室の側で手作業で補うことになります。

4. 予約の件数と講師の数で、どのプランが必要か

多くの予約システムは、月の予約の件数と、登録できるスタッフの数でプランが分かれています。生徒の数とレッスンの回数から、月の予約の件数を見積もり、講師が何人いるかを確かめて、必要なプランを判断します。

5. 乗り換えるときに生徒の情報を移せるか

すでに別のシステムや表計算のファイルで生徒の情報を管理している場合は、CSVという形式のファイルで生徒の情報を取り込めるかを確かめます。将来ほかのシステムに乗り換えるときに、生徒の情報を書き出せるかも大切な点です。

個別レッスンや少人数の教室の候補

マンツーマンの個別レッスンや、講師が1人で教える少人数の教室で、回数券や月謝を現金や振込で受け取っている場合は、事前の決済の機能を使わない予約システムのほうが、月額の負担を抑えられます。こうした教室の候補の1つに、Rizaflowがあります。

公式サイトによると、Rizaflowは占い、コーチング、ヨガ、整体、ネイル、スクールなど、決済の機能を必要としない業態に合わせて作られた予約システムです。料金のページによると、予約カレンダーと予約フォーム、予約完了・前日のリマインダー・来店後の御礼のメールの自動送信、生徒が自分で予約を変更・取り消しできるキャンセルURL、会員マイページ、顧客管理は、フリーのプランから使えます。講師の指名やシフトの管理など、プランによって使える範囲が変わる機能もあるので、どのプランで何が使えるかは料金のページで確かめてください。ZoomなどのURLをメールに差し込めるので、オンラインのレッスンにも使えます。

料金は、月50件・スタッフ1名までのフリーが0円、月300件・スタッフ1名までのライトが月額3,300円（税込）、月1,000件・スタッフ10名までのスタンダードが月額7,700円（税込）です。年契約にすると月あたりの金額が下がり、ライトは2,750円、スタンダードは6,600円になります。事前のクレジットカード決済は、必要な人だけが有効にできる任意の機能です。今使っているシステムから書き出した顧客のCSVを、管理画面から取り込めます。

一方で、公式サイトの機能の一覧には、回数券の発行や残りの数の管理、在籍型のクラスの振替の管理は挙げられていません。回数券や振替をシステムの中で管理したい教室は、STORES 予約のように教室向けの機能をそろえたサービスと比べてください。Rizaflowは12業種のデモの予約ページと管理画面をログインなしで公開しているので、自分の教室の運用に合うかを、実際の画面で確かめてから決められます。

Rizaflowは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

教室の規模ごとの選び方の目安

予約システムに求めるものは、教室の規模によっても変わります。ここでは、規模ごとの考え方の目安を整理します。

講師が1人の小さな教室

講師が1人で、生徒が数十人までの教室では、予約の件数も少なく、無料のプランや月額数千円のプランで足りることが多くなります。この規模では、機能の多さより、講師1人で迷わず運用できるわかりやすさと、月額の負担の小ささを優先します。回数券や月謝を現金や振込で受け取っているなら、決済の機能を持たないプランで始め、必要になってから上のプランを考えれば十分です。

講師が数人いる教室

講師が数人いて、講師ごとに担当のクラスや個別レッスンがある教室では、講師の指名と、講師ごとのシフトの管理が必要になります。多くの予約システムでは、登録できるスタッフの数でプランが分かれているため、講師の数に合わせたプランが必要です。講師が自分のシフトを入力できるか、ほかの講師の生徒の情報を見られないようにできるかも確かめます。

複数の教室や校舎がある場合

複数の教室や校舎を運営している場合は、教室ごとの予約ページ、教室をまたいだ振替、教室ごとの売上の集計が必要になります。こうした規模では、上位のプランや、法人向けのプランが選択肢になります。導入の前に、提供元に運用の内容を伝えて見積もりを取ると、必要な機能と費用が明確になります。

予約システムと一緒に整えたい教室の決まり

予約システムを入れるときは、システムの設定と一緒に、教室の決まりを文章にして整えておくと、生徒とのやり取りがスムーズになります。

受講の規約

受講の規約とは、教室と生徒の間の約束ごとを文章にしたものです。料金、支払いの方法と期限、回数券と月謝の扱い、振替とキャンセルの決まり、休会と退会の手続き、教室の都合で休講する場合の扱い、けがや事故のときの扱いなどを書きます。予約システムの予約ページや会員登録の画面に規約を表示し、同意してから予約してもらう形にすると、後から「聞いていない」というトラブルを防げます。

料金の表示

料金は、税込か税抜かをはっきり書きます。入会金、教材費、回数券の有効期限、月謝に含まれる回数など、生徒が支払う前に知っておくべきことは、予約ページや案内にまとめて表示します。回数券の有効期限や返金の決まりは、特に問い合わせが多い部分なので、目立つ場所に書いておきます。

生徒の個人情報の扱い

予約システムには、生徒の名前、連絡先、子どもの生徒なら保護者の情報など、多くの個人情報が集まります。何のために情報を使うのか、誰が見られるのかを決めて、生徒に示しておきます。予約システムの提供元が、預けた情報をどのように守っているかも、プライバシーポリシーなどで確かめておくと安心です。

導入してから定着させるまで

予約システムは、入れただけでは定着しません。生徒と講師が使いこなせるようになるまでの流れを考えておきます。

生徒への案内

新しい予約システムに切り替えるときは、生徒に予約の仕方を案内します。予約ページのURL、会員登録の方法、予約と取り消しの手順を、写真付きの短い案内にまとめて渡すと、問い合わせが減ります。スマホの操作に慣れていない生徒には、最初の1回だけ教室で一緒に操作すると安心です。

切り替えの時期

月の途中で切り替えると、旧い方法と新しい方法の予約が混ざって混乱します。月の初めや、新しい期のクラスが始まる時期に合わせて切り替えると、管理がしやすくなります。切り替えの前後1か月ほどは、旧い方法での連絡も受け付けるなど、移行の期間を設けます。

講師の運用

講師が複数いる教室では、講師が自分のシフトを入力する、自分の担当の予約を確かめる、といった運用を決めます。講師ごとに見られる範囲を制限できるかも確かめておくと、生徒の情報を守るうえで役立ちます。

予約システムの導入でつまずきやすい点

最後に、教室が予約システムを導入するときに、よく聞くつまずきを整理します。

機能の多さで選んでしまう

機能の多いシステムを選んだものの、使うのはその一部だけで、料金だけが高くつく、という例は少なくありません。自分の教室で本当に必要な機能を書き出し、それを満たす最も安いプランから始めるのが基本です。

生徒の年齢層を考えていない

子どもの習い事では、予約するのは保護者です。シニアの生徒が多い教室では、スマホの操作が負担になることもあります。生徒の年齢層によっては、電話での予約も残し、教室の側が代わりにシステムに入力する運用を併用すると、取りこぼしを防げます。

決まりを決めずに導入する

振替やキャンセルの決まりを決めないまま予約システムを入れると、システムの設定に迷い、結局は個別の対応が続きます。決まりを先に文章にし、それをシステムに設定する、という順番を守ることが大切です。

小さな事業の道具選びを見てきた立場からの考察

フリーランスと在宅ワークの仲介を20年続けてきた運営者として見てきた限りでは、教室や個人の事業で道具選びがうまくいく人は、「どの道具が優れているか」ではなく「自分の運営のどの手間を減らしたいか」から考えています。振替の連絡に追われているなら振替に強い道具を、月謝の集金に追われているなら決済に強い道具を、予約の日程の調整に追われているなら時間枠の予約に強い道具を選ぶ。この順番を守るだけで、使わない機能に払う料金は大きく減ります。

道具の料金と同じように、事業の手取りを左右するのが、間に入る仕組みの手数料です。仲介の手数料が乗らない直接の取引なら、同じ予算で依頼する側はより多くを頼め、受ける側の手元にはより多く残ります。手数料0%で依頼主と直接つながれる場を使い、教室の外の仕事を少しずつ広げていくのも、教室を続けるための支えになります。予約システムの導入や業務の見直しを支援する仕事に関心があるなら、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で、仕事の中身を確かめられます。

よくある質問

Q. 教室の予約システムは無料でも使えますか？

多くの予約システムに無料のプランがあります。たとえばSTORES 予約とAirリザーブはフリーのプランが月額0円です。ただし、無料のプランは月の予約の件数や使える機能に上限があり、回数券の販売やリマインドメールは有料のプランでしか使えないことがあります。生徒の数とレッスンの回数から必要な件数を見積もって選んでください。