会議室管理システムの選び方｜予約の重なりを防ぐ仕組み

会議室管理システムは、社内の会議室の予約を1か所にまとめ、同じ部屋に同じ時間の予約が重なるのを防ぐ仕組みです。会議室の数が増えたり、出社する人と在宅で働く人が混ざるようになったりすると、紙の予約表や口頭での確認では、ダブルブッキングや空予約が目立つようになります。

結論から言うと、会議室管理の方法は大きく3つに分かれます。すでに使っているGoogle WorkspaceやMicrosoft 365の会議室の予約機能を使う方法、会議室の予約に特化した専用のシステムを入れる方法、共有の表計算やカレンダーで管理する方法です。社員が数十人までで会議室が数部屋なら、まずは今使っている道具の機能で足りることが多く、会議室が10部屋を超える場合や、受付や入退室の管理まで連動させたい場合に、専用のシステムを検討するのが現実的な順番です。

この記事では、予約が重なる原因、会議室管理システムの主な機能、3つの方法の違い、選ぶときの7つのポイント、導入の手順、運用のルールを順に説明します。システムの導入を社内のプロジェクトとして進めるときの作業の分担と期限の管理には、国産のプロジェクト管理のPinatecaを使う方法も紹介します。

会議室の予約が重なる原因

会議室管理システムを選ぶ前に、今の職場で予約が重なったり、部屋が足りなくなったりする原因を確かめておきます。原因によって、必要な仕組みが変わるからです。

よくある原因は次の5つです。

1. 予約の場所が1つにまとまっていない。紙の予約表、共有の表計算、口頭の約束が混ざっていて、どれが正しいか分からない
2. 予約の最新の状態が見えない。表計算のファイルを2人が同時に開いて別々に書き込み、後から保存したほうが残る
3. 使わない予約が残る。会議が中止になっても予約が取り消されず、空いているのに使えない部屋が出る
4. 予約の時間を過ぎても部屋が空かない。前の会議が延びて、次の会議の人が廊下で待つ
5. 部屋の情報が分からない。定員やモニターの有無が分からず、予約した後で別の部屋に移ることになる

1と2は、予約を1か所にまとめ、重なる予約を受け付けない仕組みで解決できます。3と4は、仕組みだけでなく運用のルールが必要です。5は、会議室ごとの情報を予約の画面に載せることで防げます。

会議室管理システムを入れれば、これらがすべて自動で解決するわけではありません。特に空予約と時間の延長は、使う人の習慣の問題でもあります。システムの機能と運用のルールを組み合わせて考えることが大事です。

会議室管理システムの主な機能

会議室管理システムと呼ばれる製品やサービスには、おおむね次のような機能があります。製品によって備えている機能の範囲は違うので、比較するときの項目として使ってください。

機能	できること
予約の登録	部屋、日時、用途を選んで予約する
重複の防止	すでに予約がある時間には予約できないようにする
空き状況の表示	部屋ごとの空き時間を一覧や時間軸で表示する
条件での検索	定員、設備、階数などから空いている部屋を探す
カレンダーとの連携	個人の予定表と会議室の予約を同時に登録する
承認	役員室や大会議室など、特定の部屋の予約に承認を必要にする
チェックイン	会議の開始時に部屋の前の端末などで利用を確定する
自動の取り消し	開始から一定時間チェックインがなければ予約を取り消す
利用状況の分析	部屋ごとの稼働率や空予約の割合を集計する
来客の受付	来訪者の受付と会議室の予約を連動させる

このうち、予約の登録、重複の防止、空き状況の表示の3つは、どの方法でもほぼ実現できる基本の機能です。チェックイン、自動の取り消し、利用状況の分析は、専用のシステムが得意とする機能で、空予約を減らしたい場合に効果があります。

方法1：Google WorkspaceやMicrosoft 365の会議室の予約

社内でGoogle WorkspaceやMicrosoft 365をすでに使っているなら、まず確かめたいのが、それぞれに付いている会議室の予約の機能です。追加の費用をかけずに始められる場合が多く、社員がふだん使っている予定表から会議室を予約できるので、使い方を覚え直す必要もほとんどありません。

Google Workspaceでは、会議室やプロジェクター、社用車などを「カレンダー リソース」として登録し、予定に会議室を追加する形で予約します。Googleの管理者向けのヘルプでは、次のように説明されています。

たとえば、会議室はよく使用されるカレンダー リソースの一例です。他にもプロジェクター、社用車、応接室、娯楽設備など、ユーザーが使用時間を予約する可能性のあるリソースにはさまざまなものがあります。 出典: Google Workspace 管理者ヘルプ カレンダー リソースとは

同じヘルプでは、リソースを作って共有すると、予定にゲストを招待するのと同じ方法で予定にリソースを追加できるようになると説明されています。リソースを作るには管理者の権限が必要なので、導入するときは社内のGoogle Workspaceの管理者に設定を頼みます。

Microsoft 365では、会議室や備品ごとに「会議室メールボックス」「備品用メールボックス」を作り、Outlookの会議の招待に会議室を加える形で予約します。Microsoftの管理者向けのドキュメントでは、次のように説明されています。

会議室と備品用メールボックスを使用すると、organizationは会議やイベントの共有リソースを効率的に予約できます。 出典: Microsoft Learn 会議室と備品のメールボックスを作成する

同じドキュメントでは、スケジュールの画面で、会議室や備品が予約されている時間が色で示されることも説明されています。Outlookで会議の日時を決めるときに、出席者の空き時間と会議室の空き時間を同じ画面で見比べられるのが、この方法の大きな利点です。

この方法の弱いところは、チェックインや空予約の自動の取り消し、稼働率の分析といった機能が、専用のシステムに比べて限られることです。こうした機能が必要になったら、専用のシステムや、グループウェアと連携する追加の製品を検討します。

方法2：会議室の予約に特化した専用のシステム

専用の会議室管理システムは、会議室の予約と運用に必要な機能をまとめて備えた製品です。多くは月額の利用料を払うクラウドのサービスで、会議室の数や利用する人数に応じて料金が変わります。

専用のシステムが向いているのは、次のような職場です。

• 会議室が10部屋を超え、空き部屋を探すのに時間がかかっている
• 空予約が多く、会議室が足りないと感じているのに実際の稼働率は低い
• 来客が多く、受付と会議室の予約を連動させたい
• 複数の拠点やフロアの会議室をまとめて管理したい
• 会議室の数を増やすか減らすかを、データで判断したい

専用のシステムの多くは、会議室の入口に設置するタブレットの端末と組み合わせて使います。端末には、その部屋の今日の予約と空き時間が表示され、会議の参加者は開始時に端末でチェックインします。チェックインがないまま一定の時間が過ぎると予約が自動で取り消され、ほかの人が使えるようになります。この仕組みが、空予約を減らすうえで最も効果があります。

選ぶときは、今使っているGoogle WorkspaceやMicrosoft 365の予定表と連携できるかを必ず確かめてください。連携できない製品を選ぶと、社員は個人の予定表と会議室の予約を二重に登録することになり、使われなくなります。

方法3：共有の表計算やカレンダーで管理する

社員が少なく、会議室が1部屋から3部屋ほどなら、共有の表計算や共有のカレンダーで管理する方法もあります。費用がかからず、すぐに始められるのが利点です。

共有のカレンダーで管理する場合は、会議室ごとにカレンダーを1つ作り、社員全員に編集の権限を付けて共有します。予約するときは、その会議室のカレンダーに予定を登録します。重なる予約を防ぐ仕組みはないので、登録する前に空き時間を目で確かめるルールにします。

共有の表計算で管理する場合は、1行に1件の予約を書く形にします。列は、日付、会議室、開始時刻、終了時刻、予約者、用途の6つを用意します。A列からF列にこの順番で並べた場合、G2のセルに次の式を入れて下の行までコピーすると、同じ日に同じ部屋で時間が重なる予約に「重複」と表示されます。

=IF(SUMPRODUCT(($A$2:$A$500=A2)*($B$2:$B$500=B2)*($D$2:$D$500>C2)*(D2>$C$2:$C$500))>1,"重複","")

この式は、同じ日、同じ会議室で、ほかの予約の終了時刻が自分の開始時刻より後で、自分の終了時刻がほかの予約の開始時刻より後になっている行を数えます。自分自身も1件として数えるので、2件以上になったときに重なりがあると判断しています。条件付き書式で、G列が「重複」の行を赤く塗るようにしておくと、さらに見落としが減ります。

表計算での管理は、予約が重なっても登録そのものは止められず、後から気づく形になります。会議室が増えたり、予約の件数が1日に何十件にもなったりしたら、方法1か方法2に移る時期です。

3つの方法の比べ方

3つの方法を、主な観点で比べると次のようになります。

観点	グループウェアの機能	専用のシステム	表計算・共有カレンダー
追加の費用	契約の範囲内なら不要	月額の利用料がかかる	不要
重複の防止	できる	できる	表計算は後から気づく形
予定表との連携	標準で一体	製品による	二重の登録が必要
チェックイン・自動の取り消し	限られる	得意	できない
稼働率の分析	限られる	得意	手作業で集計
向いている規模	会議室が数部屋から十数部屋	会議室が多い、拠点が複数	会議室が1部屋から3部屋

迷った場合は、まずグループウェアの機能で始めて、空予約や部屋探しの手間が問題になったところで専用のシステムを検討する順番がおすすめです。最初から高機能なシステムを入れても、社員が予約の習慣を身につけていなければ、機能を使いこなせないからです。

会議室管理システムを選ぶ7つのポイント

専用のシステムを比べるときは、次の7つのポイントを確かめます。

1. 今の予定表と連携できるか。Google WorkspaceかMicrosoft 365か、社内で使っている予定表と、予約が双方向に反映されるか
2. 予約の操作が簡単か。空いている部屋を探して予約するまでに、何回の操作が必要か
3. スマートフォンから使えるか。外出先や移動中に、会議室の予約や取り消しができるか
4. 空予約を減らす機能があるか。チェックインや自動の取り消しの有無と、その時間を設定できるか
5. 部屋の情報を登録できるか。定員、モニター、ウェブ会議の機材などを登録して、条件で探せるか
6. 料金の数え方が合っているか。会議室の数、利用者の数、入口の端末の台数のどれで料金が決まるか
7. 試せる期間があるか。無料の試用で、実際の会議室を何部屋か登録して使い勝手を確かめられるか

特に大事なのは1と2です。予約の操作が面倒なシステムは、社員が使わなくなり、結局また口頭や紙の予約に戻ってしまいます。試用の期間には、ふだん会議室をよく予約する社員に実際に使ってもらい、感想を聞いてから決めてください。

導入の手順

会議室管理システムの導入は、次の手順で進めると混乱が少なくなります。

1. 現状を調べる。会議室の数、定員、設備、1週間の予約の件数、困っていることを洗い出す
2. 方法を決める。グループウェアの機能で足りるか、専用のシステムが必要かを判断する
3. 候補を比べる。専用のシステムの場合は、7つのポイントで2つから3つの製品を比べる
4. 試用する。1つのフロアや1つの部署で、2週間から1か月ほど試す
5. 運用のルールを決める。予約の単位、取り消しの期限、延長の方法などを決める
6. 部屋の情報を登録する。会議室ごとに、名前、定員、設備を登録する
7. 社員に知らせる。使い方とルールを短くまとめて共有し、切り替えの日を決める
8. 切り替えた後に見直す。1か月ほどたったら、空予約の割合や社員の声を確かめてルールを直す

試用の段階では、試す部署の社員に、困ったことや分かりにくかった操作を短く書き留めてもらいます。2週間ほどで集まった声を見ると、ルールで直せる問題と、製品を変えないと直らない問題の区別がつきます。製品を変えないと直らない問題が多い場合は、別の候補でもう一度試用します。

切り替えの日を決めたら、その日以降は古い予約表を使わないことを徹底します。古い予約表と新しいシステムが並んで使われる期間が長いと、予約が二重になり、かえって混乱が増えます。古い予約表に書かれていた先の予約は、切り替えの前に新しい仕組みへ移しておきます。

空予約を減らす運用のルール

会議室が足りないと感じる職場の多くは、実際には部屋の数が足りないのではなく、使われない予約が部屋をふさいでいます。システムの機能と合わせて、次のようなルールを決めておくと効果があります。

• 予約は30分単位にする。1時間単位だと、30分で終わる会議でも1時間ふさがる
• 定例の会議の繰り返しの予約は、半年ごとに見直す。終わったプロジェクトの定例が残っていることが多い
• 会議が中止になったら、その場で予約を取り消す。取り消すのは予約した本人の責任とする
• 開始から10分たっても誰も来なければ、ほかの人が使ってよいことにする
• 大会議室は、一定の人数以上の会議に限って予約できることにする

ルールを決めるときは、総務の担当者だけで決めず、会議をよく開く部署の意見も聞いておくと、現場に合わないルールを避けられます。

ルールは、紙に貼り出すよりも、予約の画面や会議室の入口の表示に短く載せておくほうが守られやすくなります。システムで稼働率や空予約の割合が分かるなら、月に1回、部署ごとの数字を共有すると、取り消し忘れが減っていきます。

会議室の情報の整え方

会議室管理システムを使いやすくするには、部屋の情報をきちんと整えておくことが大事です。予約する人が部屋を選ぶときに知りたいのは、次のような情報です。

項目	登録する内容の例
部屋の名前	3階 会議室A
定員	6人
映像の設備	55型のモニター、HDMIの接続口
ウェブ会議	カメラとマイク付きのスピーカーあり
ホワイトボード	あり
用途の制限	来客の打ち合わせを優先
予約の承認	不要

部屋の名前は、場所が分かる名前にします。「会議室A」だけでは、初めて使う人や来客を案内する人がどこにあるか分かりません。階数や方角を名前に入れると、迷う人が減ります。

ウェブ会議の設備は、出社する人と在宅で働く人が一緒に参加する会議が増えた今、部屋を選ぶうえで特に大事な情報です。カメラやマイクのない部屋で予約してしまうと、在宅の参加者に声が届かず、会議が始まってから部屋を移ることになります。

料金の考え方と費用の見積もり方

専用の会議室管理システムの料金は、製品によって数え方が違います。主な数え方は、登録する会議室の数で決まるもの、システムを使う社員の数で決まるもの、会議室の入口に設置する端末の台数で決まるものの3つです。初期費用がかかる製品や、端末を買い取るか借りるかを選べる製品もあります。

見積もりを比べるときは、月々の利用料だけでなく、1年間にかかる費用の合計で比べます。端末の購入費、設置の工事費、社員への説明の手間なども含めて計算すると、製品ごとの差がはっきりします。会議室の数で料金が決まる製品は、社員が多くて会議室が少ない会社に向いています。社員の数で料金が決まる製品は、社員が少なくて会議室が多い会社に向いています。

費用の効果を考えるときは、空予約が減ることで、新しい会議室を借りたり作ったりせずに済むかどうかを考えます。会議室が足りないからと別のフロアを借りる前に、システムで実際の稼働率を測ってみると、今の部屋数で足りると分かることも少なくありません。

来客の受付と連動させる場合の注意

取引先や採用の面接など来客の多い会社では、会議室の予約と来客の受付を連動させると、受付の手間が大きく減ります。予約のときに来訪者の名前と会社名を登録しておくと、来訪者が受付で名前を入力したり、案内のメールに記載したコードを読み取らせたりするだけで、担当者に到着の連絡が届く仕組みです。

連動させる場合は、来訪者の名前や連絡先といった個人情報を扱うことになるので、情報の保存期間と閲覧できる人の範囲を決めておきます。受付の端末に、ほかの来訪者の名前や会社名が表示されないかも確かめてください。来客の情報が受付の画面に並んでいると、取引の関係が第三者に知られてしまうおそれがあります。

来客用の会議室を受付の近くにまとめ、予約のときに来客の有無を選ぶようにすると、来客のある会議が奥の部屋に入るのを防げます。社内の会議と来客の打ち合わせで使う部屋を分けておくと、来訪者を社内の執務の場所に通さずに済みます。

権限とセキュリティの設定

会議室管理システムは、社内の会議の予定を集める仕組みでもあります。会議の件名には、取引先の名前や人事の話題など、社内でも限られた人にしか知られたくない情報が入ることがあります。

導入するときは、次の点を確かめておきます。

• 予約の件名をほかの社員から見えないように設定できるか
• 役員室や人事の面談に使う部屋の予約を、特定の人だけが見られるようにできるか
• 退職した社員のアカウントを止めたとき、その人の繰り返しの予約がどうなるか
• 会議室の入口の端末に表示する内容を、部屋の空き状況だけに絞れるか

特に見落としやすいのが、退職した社員の繰り返しの予約です。アカウントを止めても予約だけが残り、誰も使わない部屋が毎週ふさがっていることがあります。退職の手続きの一覧に、会議室の繰り返しの予約の確認を加えておくと防げます。異動や組織の変更があったときにも、部署ごとに設定した閲覧の権限が古いままになっていないかを確かめます。

ルールを社員に定着させるこつ

会議室管理システムを入れても、社員が新しい予約の方法やルールに慣れるまでには時間がかかります。定着させるためのこつをいくつか挙げます。

1つ目は、最初の説明を短くすることです。予約のしかた、取り消しのしかた、チェックインのしかたの3つだけを、1枚の画像や数行の文章にまとめて共有します。細かい機能は、慣れてから必要な人が覚えれば十分です。

2つ目は、よく会議を開く部署の責任者に先に使ってもらうことです。会議を主催する人が新しい方法で予約するようになれば、参加する人も自然と慣れていきます。

3つ目は、守られていないルールを責めるのではなく、守りやすい仕組みに直すことです。取り消し忘れが多いなら、会議の前日に予約の確認の通知が届く設定にする、チェックインを忘れる人が多いなら、端末の位置を入口の目線の高さに変える、といった工夫で改善できることが多くあります。

4つ目は、1か月ごとに数字を共有することです。空予約の割合や稼働率が下がっていく様子が見えると、社員の協力も得やすくなります。

会議室の予約でよくあるトラブルと対処

会議室管理システムを使い始めた後にも、いくつかのトラブルが起きがちです。よくあるものと対処の方法をまとめます。

1つ目は、予約したはずの部屋に別の人がいるトラブルです。多くの場合、予約をせずに空いている部屋を使い始めた人がいるか、前の会議が延びています。会議室の入口の端末や貼り紙で、今の時間の予約者が誰かを示しておくと、その場で話し合いやすくなります。予約のない利用を見つけたら、その場で予約を登録してもらう習慣をつけると、空き状況の表示が正確になります。

2つ目は、時差のある拠点との会議で、予約の時刻がずれるトラブルです。海外の拠点とやりとりする会社では、予定表の時間帯の設定が人によって違うと、会議室の予約が1時間ずれることがあります。導入するときに、会議室のカレンダーの時間帯を日本の時間に固定しておきます。

3つ目は、大人数の会議で部屋が見つからないトラブルです。全社の会議や研修のように大きな部屋が必要な予定は、できるだけ早く予約を入れるよう、年間の予定が決まった段階で先に押さえておくルールにします。

4つ目は、システムが止まったときの予約です。クラウドのサービスがまれに使えなくなったときのために、その日の予約の一覧を朝のうちに確かめられる手段を用意しておくと、慌てずに済みます。

ウェブ会議との組み合わせ方

出社する人と在宅で働く人が混ざって参加する会議では、会議室の予約とウェブ会議の招待を同時に送れると便利です。Google WorkspaceのカレンダーやMicrosoft 365のOutlookでは、会議の予定を作るときに会議室を加え、同じ予定にウェブ会議のリンクを付けられます。参加者は、出社していれば会議室へ、在宅なら予定のリンクから参加できます。

ウェブ会議を前提にした会議室では、カメラとマイクの位置を確かめておくことが大事です。会議室にいる人の声が在宅の参加者に聞き取りにくいと、会議の質が下がります。設備のある部屋とない部屋を、予約の画面ではっきり区別しておくと、予約する人が部屋を選び間違えません。

1人でウェブ会議に参加するために大きな会議室を予約する人が多い場合は、小さな個室やブースを用意し、予約の対象に加えることも考えます。大きな会議室を複数人の会議のために空けておけるようになります。

導入を社内のプロジェクトとして管理する方法

会議室管理システムの導入は、総務の担当者1人で進めるよりも、情報システムの担当、各フロアの代表者、受付の担当などが分担して進めることが多い仕事です。現状の調査、候補の比較、試用、部屋の情報の登録、社員への案内と、期限のある作業がいくつも並びます。

作業が数件なら、表計算の一覧で十分に管理できます。関わる人が多く、作業が数十件になる場合は、作業ごとに担当と期限を付けて進み具合を共有できる道具を使うと、抜け漏れが減ります。

選択肢の1つが、国産のプロジェクト管理のPinatecaです。公式の料金ページによると、5人まで、ボード10個までは期限なしで無料で使え、カンバン、ガントチャート、カレンダー、リストを含む8種類のボードがすべて無料のプランに含まれます。クレジットカードの登録も要りません。6人目または11個目のボードからはスタンダードのプランになり、1人あたり月額500円（税抜、年払いなら1人あたり月額400円）です。カードには担当と期限を付けられ、カスタムフィールドで「フロア」「部屋の名前」のような項目を追加でき、カードごとのコメントやチャットでやりとりを残せます。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。なお、Pinatecaはプロジェクト管理の道具で、会議室の予約そのものを管理する機能を持つものではありません。

使い方の例を挙げます。「会議室管理システムの導入」というボードを作り、「調査」「比較」「試用」「登録」「案内」の5つの段階を列にします。各段階の作業を1枚ずつカードにして、担当と期限を付けます。ガントチャートのボードに切り替えれば、切り替えの日までの作業の流れを1つの画面で確かめられます。導入が終わったら、運用のルールの見直しのような定期の作業を、同じボードで管理し続けることもできます。

会議室を減らす選択肢も考える

会議室管理システムを検討するときに、合わせて考えたいのが、会議室の数そのものが今の働き方に合っているかです。在宅で働く人が増えた職場では、大きな会議室が空いている一方で、1人でウェブ会議に参加するための小さな場所が足りないということがよくあります。

専用のシステムで稼働率を測ると、どの部屋がどの時間帯に使われているかがはっきりします。稼働率の低い大会議室を、1人用や2人用の小さなブースに分けると、同じ床面積でも使える場所が増えます。会議室管理システムは、予約の重なりを防ぐ道具であると同時に、オフィスの使い方を見直すための材料を集める道具でもあります。

稼働率を見るときは、1日の平均だけでなく、曜日と時間帯ごとの数字も確かめます。週の初めの午前中だけ会議室が埋まり、ほかの時間は空いているという職場は多く、その場合は部屋を増やすよりも、定例の会議の曜日や時間をずらすほうが効果があります。部署ごとに定例の会議の時間帯を割り振るだけで、会議室が足りないという声がなくなることもあります。

テレワークの環境を整える費用には、国や自治体の助成金が使える場合があります。制度の概要はテレワーク関連の助成金の解説で確かめられます。

運営者として見てきた会議の場所の変化

フリーランスと在宅ワークの仲介を2004年から続けてきた運営者として見てきた限りでは、外部の人と組んで仕事を進める会社ほど、会議の場所と時間の管理が整っています。社外の人との打ち合わせは、ウェブ会議でも対面でも、場所と時間の連絡が曖昧だと、それだけで信頼を損ねるからです。

近年は、社員とフリーランスが同じプロジェクトに入り、オフィスと自宅からそれぞれ会議に参加する形が当たり前になりました。こうした職場では、会議室の予約と同時にウェブ会議の招待が送られる仕組みが、仕事を円滑に進める土台になっています。仲介会社への支払いが生じない手数料0%で直接取引できる関係では、会社とフリーランスが直接やりとりするため、こうした段取りを互いに整えておくことが大事です。

会議室の予約の仕組みを自社の業務に合わせて作りたい場合は、アプリの開発を外部の人に頼む方法もあります。依頼の流れや仕事の内容はアプリ開発のお仕事で確かめられます。自社に合った会議室の管理の方法を選び、予約の重なりと空予約を減らすことが、限られたオフィスの場所を活かす第一歩になります。

よくある質問

Q. 会議室管理システムは無料で使えますか？

Google WorkspaceやMicrosoft 365をすでに契約している場合は、それぞれに付いている会議室の予約の機能を、追加の費用なしで使えることが多いです。会議室が数部屋なら、共有のカレンダーや表計算で管理する方法もあります。チェックインや稼働率の分析が必要な場合は、月額の利用料がかかる専用のシステムを検討します。

Q. 会議室の予約が重なるのを防ぐにはどうすればよいですか？

予約の場所を1か所にまとめ、重なる時間には予約できない仕組みを使うのが確実です。グループウェアの会議室の予約や専用のシステムなら、重なる予約を受け付けません。表計算で管理する場合は、同じ日、同じ部屋で時間が重なる行に印が付く式を入れておくと、後から気づけます。

Q. 空予約を減らすにはどうすればよいですか？

専用のシステムのチェックインと自動の取り消しの機能が最も効果があります。開始から一定時間チェックインがなければ予約が取り消され、ほかの人が使えるようになります。あわせて、予約を30分単位にする、定例の繰り返しの予約を定期的に見直す、中止になったらすぐ取り消すといったルールを決めておきます。

Q. 会議室管理システムを選ぶときに一番大事な点は何ですか？

今使っている予定表と連携できるかと、予約の操作が簡単かの2点です。予定表と連携できないと、社員は予約を二重に登録することになり、使われなくなります。無料の試用の期間に、ふだん会議室をよく予約する社員に実際に使ってもらい、使い勝手を確かめてから決めてください。