業務マニュアルをエクセルで作る｜無料で使える型と書き方

業務マニュアルをエクセルで作りたいけれど、どんな形にすればよいか分からず、無料のテンプレートを探している人は多いはずです。エクセルは多くの職場ですでに使われていて、表の形で手順を整理しやすく、追加の費用もかからないため、業務マニュアルの最初の道具として向いています。この記事では、無料で使える業務マニュアルの型を、シートの構成から列の設計、手順の書き方、印刷と共有の設定まで、自分で一から作れる形で紹介します。マニュアルの作成と更新を複数人で分担する段階では、担当と期限と進み具合をボードで共有できるPinatecaのような道具を組み合わせる方法もあわせて説明します。

エクセルで業務マニュアルを作るよさと限界

業務マニュアルを作る道具には、ワード、パワーポイント、専用のマニュアル作成ツールなどもあります。その中でエクセルを選ぶ理由と、エクセルが苦手なことを先に整理しておきます。

エクセルが向いている業務

エクセルが向いているのは、手順が「1つずつの作業の積み重ね」でできている業務です。請求書の発行、商品の受注の処理、備品の発注、月末の締めの作業のように、決まった順番で決まった作業をする業務は、1行に1つの手順を書く表の形と相性がよく、見る人も上から順に追いかけられます。行を挿入すれば手順を後から追加でき、並べ替えも簡単です。

エクセルが苦手なこと

一方で、エクセルは長い文章を読ませることが得意ではありません。判断の理由や背景を何段落も説明する必要がある業務では、セルの中の文章が読みにくくなります。また、ファイルを社内のあちこちにコピーして配ると、どれが最新の版か分からなくなりやすいという弱点もあります。エクセルで作る場合は、文章は短く、判断の背景が長くなるものは別の資料に分け、ファイルの保存場所を1か所に決めることが、使い続けるための条件になります。

無料のテンプレートを使うときの注意

インターネットには、業務マニュアルの無料のテンプレートを配っているサイトがいくつもあります。テンプレートを使えば、作り始めの時間を短くできます。

業務マニュアルを効率的に作成したい場合は、テンプレートを活用すれば、作成時間を大幅に削減できます。本記事では、業務マニュアル作成に役立つテンプレートやマニュアル作成のコツ、おすすめツールを紹介します。 出典: boxil.jp

ただし、配られているテンプレートを使うときは、配布元の利用条件を必ず読みます。社内での利用は自由でも、加工した物の再配布や、営利の目的での利用に条件が付いていることがあります。また、テンプレートの項目が自分の業務に合わないまま無理に埋めようとすると、かえって分かりにくいマニュアルになります。テンプレートは「何を書くべきかの見本」として使い、自分の業務に合わない項目は削ってかまいません。

業務マニュアルの型。4つのシートで作る

ここからは、エクセルで業務マニュアルを作るための型を紹介します。1つのファイルに、次の4つのシートを用意します。

シート	書く内容
表紙	マニュアルの名前、対象の業務、作成した部署と担当者、最終更新日、版の番号
改訂履歴	版の番号、更新日、変えた内容、変えた人
業務一覧	このマニュアルで扱う業務の一覧と、各手順のシートへのリンク
手順	1つの業務の手順を1行ずつ書いたもの。業務ごとに1枚

表紙のシート

表紙には、このマニュアルが何の業務のものか、誰が作り、いつ更新したかを書きます。最終更新日と版の番号は、見る人が「今見ているのは最新か」を判断するための大切な情報です。表紙の一番上に大きく書いておきます。問い合わせ先として、マニュアルの内容に疑問があったときに聞く担当者の名前も書いておくと、古い記述に気づいた人が連絡しやすくなります。

版の番号は、手順の中身が大きく変わったときに「2.0」、言葉の修正や画像の差し替えのような小さな変更のときに「1.1」のように付けると、見る人が変更の大きさを判断できます。表紙には、このマニュアルを読む人として想定している人（例えば「経理の部署に配属されたばかりの人」）も書いておくと、書く人も読む人も、どこまで詳しく書くべきかの目安を共有できます。

改訂履歴のシート

改訂履歴は、マニュアルをいつ、誰が、何を変えたかを残すシートです。列は「版」「更新日」「変更の内容」「変更した人」の4つで十分です。変更の内容には「手順5の請求書の締め日を25日から月末に変更」のように、どこをどう変えたかを具体的に書きます。この記録があれば、手順を変えた理由を後から確かめたり、変更の前のやり方に戻したりするときに役立ちます。

業務一覧のシート

業務一覧は、マニュアルの目次の役割をします。業務の名前、担当の部署、作業の頻度（毎日、毎週、毎月、年に1回など）、所要時間の目安、手順のシートの名前を列として並べます。手順のシートの名前のセルには、そのシートへのハイパーリンクを付けておくと、クリックで目的の手順に移れます。業務が10を超えるようなら、頻度の列で並べ替えられるようにしておくと、「毎月の業務だけを見たい」といった使い方ができます。

手順のシート

手順のシートが、マニュアルの本体です。1つの業務につき1枚のシートを作り、シートの名前には業務の名前を付けます。シートの一番上に、業務の目的、始める前の準備、使う道具やファイルを書き、その下に手順の表を作ります。

手順のシートの列の設計

手順の表は、次の列で作ると、ほとんどの業務に対応できます。

列	書く内容	書き方の例
番号	手順の順番	1、2、3
作業	何をするか	受注の一覧から当日分を絞り込む
詳しいやり方	どう操作するか	一覧の「受注日」の列で今日の日付を選ぶ
確認すること	正しくできたかの確かめ方	件数が受注のメールの数と合っている
注意	間違えやすい点	前日の夜に入った受注を含める
画像・参考	画面の写真や関連資料	画面の写真、関連資料へのリンク

作業の列は動詞で終える

作業の列は、「〇〇を開く」「〇〇を入力する」「〇〇を確認する」のように、動詞で終わる短い文で書きます。1つのセルに2つ以上の作業を詰め込むと、どこまで終わったのかが分かりにくくなります。「開いて入力して保存する」なら、3行に分けます。

確認することの列が品質を決める

手順のマニュアルで見落とされやすいのが、「正しくできたかをどう確かめるか」です。作業の手順だけが書かれていると、初めての人は、自分のやり方が合っているのか分からないまま次に進んでしまいます。「件数が合っている」「合計の金額が請求書と一致している」のように、確かめ方を書いておくと、間違いに気づく場面がマニュアルの中に組み込まれます。

注意の列には過去の失敗を書く

注意の列には、実際に起きた間違いや、間違えやすい点を書きます。「前日の夜に入った受注を見落としたことがある」のような過去の失敗は、新しく担当する人にとって最も役立つ情報です。失敗した人を責めるためではなく、同じことを繰り返さないための情報として、具体的に書きます。

判断が分かれる手順の書き方

「金額が10万円以上なら上長の承認を取る」のように、条件によって手順が分かれる場合は、作業の列に「金額を確認する」と書き、詳しいやり方の列に「10万円以上なら手順8へ、10万円未満なら手順10へ」と書きます。分かれ道が多い業務は、表だけで表すと読みにくくなるので、別のシートに簡単な流れの図を作り、手順の表から参照する形にします。

読みやすい手順を書くこつ

列の設計ができたら、中身の書き方を整えます。マニュアルは、その業務を初めて担当する人が、1人で読んで作業を終えられることを目標に書きます。

主語は「担当者」で統一する

手順の文は、すべて担当者がする作業として書きます。「システムが自動で計算する」のように、担当者以外が主語になる文が混ざる場合は、「（自動で計算される。担当者の操作は不要）」のように、担当者が何もしなくてよいことを書き添えます。誰がする作業なのかがあいまいだと、作業の抜けや二重の作業が起きます。

画面の名前は画面のとおりに書く

システムの操作を書くときは、ボタンやメニューの名前を、画面に表示されているとおりに書きます。「保存のボタン」ではなく「［登録する］ボタン」のように、画面の文字をそのまま使います。画面の名前が変わったら、マニュアルも直す必要があるため、画面の名前を書いた手順には、どの版のシステムの画面かを表紙に書いておくと、更新の漏れに気づけます。

数字と期限は具体的に

「早めに」「必要に応じて」のようなあいまいな言葉は、人によって受け取り方が違います。「毎月25日の17時までに」「残高が5万円を下回ったら」のように、数字と期限を具体的に書きます。

専門の言葉には一言の説明を

社内でしか通じない略語や、業界の専門の言葉は、初めての人には分かりません。初めて出てくる所で、「検収（納品された物が注文どおりかを確かめる作業）」のように、かっこで一言の説明を添えます。言葉が多い業務なら、用語集のシートを別に作っておくと便利です。

書き方の例。請求書の発行の手順

型の使い方をつかむために、毎月の請求書の発行を例に、手順のシートを書いてみます。社名や金額は例として置き換えてください。

シートの一番上には、業務の目的として「前月に納品した取引先に、毎月3営業日目までに請求書を送る」、始める前の準備として「前月の納品の一覧が締められていること」、使う道具として「販売管理のシステム、請求書の送付用のメールの文面」を書きます。

番号	作業	詳しいやり方	確認すること	注意
1	前月の納品の一覧を開く	販売管理のシステムで［納品一覧］を開き、期間を前月にする	一覧の件数が、前月の納品書の控えの枚数と合っている	月末の夜に入力された納品を含める
2	取引先ごとに合計を出す	［集計］ボタンで取引先別の合計を表示する	合計の金額が、納品の一覧の総額と一致している	値引きのある取引先は備考の欄を見る
3	請求書を作る	取引先を選び、［請求書作成］を押す	請求書の宛名と金額が、集計の結果と合っている	締め日が月末でない取引先は、別の期間で作る
4	もう1人に確かめてもらう	作った請求書の一覧を、上長に共有する	上長の確認の返事が来ている	10万円以上の請求書は必ず確かめてもらう
5	請求書を送る	請求書のPDFをメールに添付して送る	送信済みの一覧に、すべての取引先が並んでいる	宛先と添付のファイルの取引先が同じかを確かめる
6	送った記録を残す	請求の管理表に、送った日と金額を書く	管理表の当月の欄がすべて埋まっている	入金の予定日も一緒に書く

例から分かる書き方のこつ

この例では、作業の列は「〇〇する」の形でそろえ、確認することの列には、数字で確かめられる基準を書いています。注意の列には、実際に間違いが起きやすい所として、月末の夜の入力、締め日の違う取引先、宛先の取り違えを書いています。6つの手順のうち、4番目の「もう1人に確かめてもらう」は、作業そのものではありませんが、間違いを外に出さないための手順として、あえて1行を使っています。確認の手順を表の中に入れておくと、忙しいときにも省かれにくくなります。

引き継ぎのマニュアルとして使うときに追加するシート

担当者の異動や退職で業務を引き継ぐときにも、同じ型が使えます。ただし、引き継ぎでは、手順だけでなく「今どうなっているか」を伝える必要があるため、次のシートを追加します。

関係者の連絡先のシート

業務で連絡を取る社内外の人の名前、所属、連絡先、どんな用件で連絡するかを一覧にします。取引先の担当者の名前と、相手の会社の窓口が分かれている場合は、両方を書いておきます。新しい担当者が「この件は誰に聞けばよいのか」で迷わずに済みます。個人の連絡先を書く場合は、社内で決められた個人情報の扱いの決まりに従い、ファイルの保存場所と見られる人の範囲を限ります。

進行中の案件のシート

引き継ぐ時点で終わっていない案件を、案件の名前、状況、次にすること、期限の列で並べます。「先方の返事待ち」「来週の会議で決まる予定」のように、止まっている理由まで書いておくと、引き継いだ人が次に何をすべきかが分かります。

年間の予定のシート

毎月や毎年の決まった作業を、月ごとに並べた予定表を作ります。年に1回しかない作業は、担当者自身も忘れやすく、引き継ぎで最も抜けやすいものです。「4月：年度の初めの登録の更新」「12月：年末の締めの準備」のように、月ごとに作業を並べ、詳しい手順はそれぞれの手順のシートにリンクします。

画像の入れ方と見た目の整え方

操作の多い業務では、画面の写真があると、文章だけより早く理解できます。

画像は手順の行の隣に

画像は、手順の行の「画像・参考」の列に入れるか、手順の表の右側に並べます。画像を手順と離れた所に入れると、どの手順の画像なのかが分からなくなります。画像には、操作する場所を赤い枠で囲むなどの印を付けると、見る人が迷いません。

ファイルの容量に気を付ける

画面の写真をたくさん入れると、ファイルの容量が大きくなり、開くのに時間がかかるようになります。画像は必要な部分だけを切り取り、手順ごとに1枚か2枚にとどめます。画像が多くなる業務は、画像を別のフォルダに保存し、マニュアルからはリンクで参照する方法もあります。

色は3色までに

見た目を整えるときは、色を使いすぎないようにします。見出しの行の色、注意の列の色、確認の列の色のように、意味を決めて3色までに抑えると、色そのものが情報として伝わります。文字の大きさは、印刷して読むことも考えて、小さくしすぎないようにします。

セルの中で改行する

詳しいやり方の列に長めの文を書く場合は、セルの中で改行を入れて読みやすくします。Windowsのエクセルでは、セルの編集中にAltキーを押しながらEnterキーを押すと、セルの中で改行できます。列の幅を広げすぎず、折り返して表示する設定にしておくと、表全体が横に長くなりすぎません。

マニュアルを使いやすくするエクセルの機能

エクセルには、マニュアルを見る人の手間を減らす機能がいくつもあります。特別な知識がなくても使えるものを紹介します。

ウィンドウ枠の固定

手順の表が長くなると、下にスクロールしたときに見出しの行が見えなくなります。「表示」の「ウィンドウ枠の固定」で見出しの行を固定しておくと、どこまでスクロールしても、どの列に何が書いてあるかが分かります。

フィルターで必要な行だけを見る

業務一覧のシートに頻度や担当の部署の列を作っておけば、フィルターを付けることで、「毎月の業務だけ」「経理の部署の業務だけ」のように、必要な行だけを表示できます。業務の数が多い職場ほど、この絞り込みが役立ちます。

ハイパーリンクで行き来する

業務一覧から手順のシートへ、手順のシートから関連する資料へ、ハイパーリンクでつなげておくと、見る人はクリックで目的の場所に移れます。手順のシートの一番上に「業務一覧に戻る」のリンクを付けておくと、迷子になりません。リンク先のファイルの保存場所を変えるとリンクが切れるので、保存場所を決めてからリンクを付けます。

動画と組み合わせる

マウスの細かい操作や、手元の作業の様子のように、文字と画像だけでは伝えにくい作業もあります。その場合は、作業の様子を短い動画に撮り、社内の共有の場所に保存して、手順の行からリンクで参照します。動画は1本を1分から2分ほどの短さにし、1つの手順だけを映すと、更新が必要になったときもその1本だけを撮り直せば済みます。

印刷と共有の設定

マニュアルは、画面で見るだけでなく、印刷して手元に置いて使う人もいます。作り終えたら、印刷と共有の設定を整えます。

見出しの行を各ページに印刷する

手順の表が複数のページにわたる場合は、見出しの行が各ページの一番上に印刷されるように設定します。エクセルの「ページレイアウト」の「印刷タイトル」で、繰り返し印刷する行を指定できます。この設定がないと、2ページ目以降で、どの列に何が書いてあるのかが分からなくなります。

改ページの位置を確かめる

印刷する前に、改ページプレビューで、手順の途中でページが切れていないかを確かめます。1つの手順の行がページをまたぐと読みにくいので、必要に応じて改ページの位置を手で調整します。

シートを保護して書き換えを防ぐ

マニュアルを共有すると、見る人がうっかり内容を書き換えてしまうことがあります。エクセルには、セルをロックしてシートを保護し、ほかの人が内容を変えられないようにする機能があります。手順は、マイクロソフトのサポートのワークシートを保護するのページで説明されています。ただし、同じページでは、ワークシートの保護はセキュリティの機能として作られたものではないとも説明されています。外部に見せてはいけない情報を守る目的には使わず、うっかりの書き換えを防ぐための機能と考えます。

以前の版に戻せるようにする

マニュアルを更新していると、間違った更新をしてしまい、前の状態に戻したくなることがあります。OneDriveやSharePointにファイルを保存している場合は、以前の版を表示して復元できます。手順は、マイクロソフトのサポートのOneDriveに保存されているファイルの以前のバージョンを復元するのページで説明されています。パソコンの中だけに保存している場合は、この機能を使えないため、大きく更新する前に、日付を付けた名前で控えのファイルを保存しておきます。

作ったマニュアルを古くしない仕組み

業務マニュアルでいちばん多い失敗は、作ったあとに更新されず、実際の手順と食い違っていくことです。マニュアルは作った日から古くなり始めると考え、更新の仕組みを最初から決めておきます。

更新の担当と時期を決める

マニュアルごとに、更新の担当者を1人決めます。担当者がいないマニュアルは、誰も直さないまま放置されます。更新の時期は、「半年に1回」のように定期で決めるほか、「システムが変わったとき」「手順で間違いが起きたとき」のように、きっかけでも決めておきます。

使われているかを確かめる

更新と同じくらい大切なのが、マニュアルが実際に使われているかを確かめることです。新しく担当になった人に、マニュアルを見ながら作業してもらい、どこで手が止まったかを聞きます。手が止まった所は、書き方が分かりにくいか、手順が抜けている所です。半年に1回の見直しのときに、この聞き取りを一緒に行うと、更新すべき所がはっきりします。

気づいた人が書き込める場所を作る

実際に作業をする人が、マニュアルと実際の手順の違いに最初に気づきます。気づいたことを書き込める場所として、マニュアルのファイルに「気づいたこと」のシートを1枚追加しておくと、担当者はそれを見て更新できます。書き込む列は、日付、名前、どの手順か、気づいた内容の4つで十分です。

複数人で作成と更新を回すときの道具

業務が多い職場では、マニュアルの作成と更新を複数人で分担することになります。このとき、「どのマニュアルを、誰が、いつまでに作るか」「今どこまで進んでいるか」を、エクセルの一覧だけで管理していると、更新の連絡がメールやチャットに散らばり、進み具合が見えにくくなります。

担当と期限と進み具合を複数人で共有したい場合の選択肢の1つが、ボードで仕事を進めるプロジェクト管理のPinatecaです。公式の案内によると、Pinatecaでは、カンバン、ガント、カレンダー、リストなど8種類のボードを無料のプランから使えます。マニュアル1本を1枚のカードにして、「作成前」「作成中」「確認待ち」「公開済み」のような列を作り、担当者と締切を付けて動かす使い方ができます。カードにはファイルを添付でき、カードごとのコメントで「手順5の画面が変わった」といったやり取りをその隣に残せます。カード、コメント、添付をまたいで探せる横断検索もあり、過去にどのマニュアルで何を話し合ったかを後から引き出せます。料金は、5人までのチームならボード10個まで無料で、ファイル容量は1GBと案内されています。マニュアルの本体はエクセルのまま、作成と更新の段取りだけをボードで管理する、という分担にすると、今の作り方を変えずに始められます。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

エクセルのマニュアルでよくある失敗

最後に、エクセルで業務マニュアルを作るときによくある失敗と、その防ぎ方を整理します。

ファイルが何個もできてしまう

マニュアルをメールに添付して配ると、受け取った人がそれぞれのパソコンに保存し、更新したあとも古いファイルが使われ続けます。ファイルは社内の共有の場所に1つだけ保存し、配るときはファイルそのものではなく、保存場所へのリンクを伝えます。ファイルの名前に日付を付けて版を分ける場合も、最新の版がどれかが分かるよう、古い版は別のフォルダに移します。

1つのセルに文章を詰め込みすぎる

詳しく書こうとして、1つのセルに何行もの文章を書くと、表全体が読みにくくなります。セルの文章が3行を超えるようなら、手順を分けるか、詳しい説明を別のシートや資料に移して、リンクで参照します。

作った人しか読めない書き方になる

業務に慣れた人が書くと、「いつものように処理する」「例の一覧で確かめる」といった、慣れた人にしか分からない言葉が混ざります。書き終えたら、その業務を知らない人の目で読み直し、「いつもの」「例の」「適宜」のような言葉が残っていないかを確かめます。

画面が変わったのに直していない

システムの画面が新しくなると、マニュアルの画像とボタンの名前が実際と合わなくなります。システムの更新の知らせが来たら、マニュアルの更新の担当者にも伝わる流れを作っておきます。画像の隣に「〇年〇月の画面」と書いておくと、古い画像に気づきやすくなります。

業務マニュアルを作る手順

ここまでの内容を、実際に作るときの手順として整理します。

1. 対象の業務を決める：まずは、担当者が1人しかいない業務や、間違いが起きやすい業務から選ぶ
2. 業務の流れを書き出す：実際に作業している人に、最初から最後までの作業を順番に話してもらう
3. 手順のシートに書く：1行に1つの作業で、確認することと注意を添えて書く
4. 画面の写真を入れる：操作の多い手順に、必要な部分だけを切り取った画像を入れる
5. 初めての人に試してもらう：その業務をしたことがない人に、マニュアルだけを見て作業してもらう
6. 直して公開する：つまずいた所を直し、保存場所を決めて公開する
7. 更新の担当と時期を決める：改訂履歴のシートに最初の版を記録する

5番目の手順を飛ばさない

この中で最も大切なのは、5番目の「初めての人に試してもらう」ことです。業務に慣れた人が書いたマニュアルは、慣れた人には当たり前の作業が抜けていることがよくあります。初めての人がつまずいた所こそ、マニュアルに書き足すべき所です。

最初から完璧を目指さない

すべての業務のマニュアルを一度に作ろうとすると、途中で手が止まります。まずは1つの業務で型を作り、使いながら直し、型が固まったら次の業務に広げていきます。どの業務から始めるか迷う場合は、担当者が休んだときに止まってしまう業務、問い合わせが多い業務、年に1回しかなく手順を忘れやすい業務の3つを候補にすると、作った効果がすぐに見えます。1つ目のマニュアルに時間がかかっても、2つ目からは同じ型を使えるので、早く作れるようになります。

マニュアルづくりを仕事にする視点

業務マニュアルの作成は、社内の仕事であると同時に、外部に任されることも多い仕事です。業務の流れを聞き取って整理し、誰でも作業できる形にまとめる力は、業務の効率化の支援の仕事の土台になります。

手作業の業務を減らす仕事へ

マニュアルを作ると、繰り返しの多い作業がはっきり見えてきます。そうした作業は、エクセルの関数やマクロ、業務の自動化の道具で置き換えられることがあります。業務の自動化を支える仕事については、RPA・業務自動化ツールのお仕事で、仕事の内容と求められる力がまとめられています。

業務の改善を助ける専門家

業務の流れそのものを見直す段階では、経営や業務の改善の専門家の力を借りる方法もあります。中小企業の経営の課題を分析し、改善を助ける国家資格については、中小企業診断士のページで試験の内容と仕事の広がりが紹介されています。

運営者として見てきた、使われ続けるマニュアルの共通点

2004年から在宅ワークとフリーランスの仲介を続けてきた運営者として見てきた限りでは、使われ続けるマニュアルには、「作った人の名前と更新日が表紙に書いてある」という共通点があります。誰がいつ書いたのかが分かるマニュアルは、読む人が安心して従え、間違いに気づいたときに誰に伝えればよいかもはっきりしています。反対に、作成者も日付もないマニュアルは、正しいのかどうか分からず、結局は詳しい人に聞きに行くことになり、使われなくなっていきます。

外部の人に業務の一部を任せるときにも、マニュアルは力を発揮します。仲介の手数料が間に入らない直接の取引では、依頼する側は同じ予算でより多くの作業を頼め、受ける側の手取りも厚くなります。手数料0%で直接取引できる場で仕事を任せる場合も、手順を書いたマニュアルがあれば、最初の説明の時間が短くなり、双方の負担が減ります。業務の改善や効率化を支える仕事に関心がある人は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で、マニュアル作りの経験を生かせる仕事の広がりも確かめておくとよいでしょう。まずは、担当者が1人しかいない業務を1つ選び、この記事の4つのシートの型で書き始めてみてください。

よくある質問

Q. 業務マニュアルはエクセルとワードのどちらで作るべきですか？

決まった順番で決まった作業をする業務なら、1行に1つの手順を書けるエクセルが向いています。判断の理由や背景を長い文章で説明する必要がある業務なら、文章を読ませやすいワードが向いています。1つの職場で両方を使い分け、手順はエクセル、考え方の説明はワードというように分ける方法もあります。

Q. 無料のエクセルのテンプレートは会社で使っても大丈夫ですか？

配布元によって利用条件が違うため、使う前に必ず利用条件を読みます。社内での利用は自由でも、加工した物の再配布や営利の目的での利用に条件が付いていることがあります。テンプレートは何を書くべきかの見本として使い、自分の業務に合わない項目は削って、自分の職場の型に作り直すのがおすすめです。

Q. 業務マニュアルはどのくらいの頻度で更新すればよいですか？

半年に1回のような定期の見直しに加えて、システムの画面が変わったとき、手順で間違いが起きたときなど、きっかけがあるたびに更新します。マニュアルごとに更新の担当者を1人決め、改訂履歴のシートに変更の内容を残しておくと、どの版が最新かが分かり、更新の漏れも防げます。

Q. エクセルのマニュアルを勝手に書き換えられないようにするには？

エクセルには、セルをロックしてシートを保護し、ほかの人が内容を変えられないようにする機能があります。ただし、マイクロソフトの案内では、ワークシートの保護はセキュリティの機能ではないとされています。うっかりの書き換えを防ぐ目的で使い、大きく更新する前には控えのファイルを保存するか、以前の版に戻せる保存場所を使います。