ToDoリストを手帳で管理する方法｜書き方と続けるコツ

2026年8月14日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓ToDoリストを手帳で管理する方法を
✓続けるコツと失敗例まで解説します
✓複数人で仕事を進めるときの共有の方法も紹介します

ToDoリストをスマートフォンのアプリで管理していたのに、気付けば開かなくなっていた。そんな経験から、紙の手帳でやることを管理し直したいと考える人は少なくありません。手帳のよいところは、書く手間がある分、やることを自分の頭で整理し直せることと、開けば1日や1週間の全体が一目で見えることです。一方で、書き方を決めずに始めると、やることが増えるたびにページが埋まり、何から手を付ければよいのか分からなくなります。この記事では、ToDoリストを手帳で管理するための手帳の選び方、書き方、優先順位の付け方、ページの使い分け、続けるコツを順に説明し、アプリとの併用や、複数人で仕事を進めるときの共有の方法にも触れます。

ToDoリストとは：手帳で管理する意味

ToDoリストとは、これからやることを一覧にしたものです。表記にはいくつかの書き方がありますが、意味に違いはありません。

TODO、ToDo、todoは、書き方が違うだけで、基本的な意味は同じです。どれも「これからやること」を表します。出典: nabutan.com

ToDoリストと似た言葉に、スケジュールとタスクがあります。スケジュールは「何時に、どこで、何をするか」が決まっている予定で、会議や打ち合わせ、通院のように、時刻が動かせないものです。タスクは、仕事の中の一つひとつの作業を指します。ToDoリストは、時刻が決まっていないやることを、タスクの単位で並べたものと考えると整理しやすくなります。

手帳でToDoリストを管理する意味は、この2つを1冊の中で並べて見られることにあります。スケジュールの欄で「今日は午後に2時間の会議がある」と分かれば、ToDoリストの中から、午前中に終えられるものを選べます。アプリでは予定とやることが別々の画面に分かれていることが多く、両方を見比べるには画面を行き来する必要があります。

もう1つの意味は、書くことで頭が整理されることです。思い付いたことを手で書き出すと、文字にした時点で「これは今日やることか、来週でよいことか」を自然に考えます。キーボードやスマートフォンで打ち込むより時間はかかりますが、その時間が、やることを選び直す時間になります。

ToDoリストとよく似たものに、チェックリストもあります。チェックリストは、出張の持ち物や、納品の前に確かめる項目のように、毎回同じ内容をくり返し確かめるための一覧です。ToDoリストは終わった項目が消えていき、チェックリストは同じ項目をくり返し使う、という違いがありますが、実際の使い方では両者の境目はそれほど厳密ではありません。

実際には、TODOリストをチェックリストのように使うこともあります。呼び方にこだわりすぎず、何を管理したいのかを決めることが大切です。出典: nabutan.com

手帳でも、毎週くり返す作業（月曜の請求書の確認、金曜の振り返りなど）は、手帳の後ろのページに決まった一覧として書いておき、毎週そこを見ながらToDoリストに書き写すと、書き忘れを防げます。くり返しの作業と、その週だけの作業を分けて考えると、ToDoリストの書き出しが早くなります。

ただし、手帳が向かない場面もあります。やることが毎日数十件ある人、外出先で人から頼まれたことをすぐに記録したい人、他の人とやることを共有したい人は、手帳だけでは追い付かないことがあります。こうした場合の併用のしかたは、後半で説明します。

ToDoリスト向きの手帳の選び方

手帳の種類によって、ToDoリストを書く場所の広さや使い勝手が大きく変わります。売り場で見かける主な形式を、ToDoリストとの相性で整理すると次のようになります。

形式	ページの作り	ToDoリストとの相性
マンスリー	1か月を1〜2ページで見る	予定の把握向き。やることを書く場所は少ない
ウィークリー（レフト式）	左に1週間の予定、右がメモ欄	右のメモ欄を1週間のToDoリストに使える
ウィークリー（バーチカル）	1週間を時間軸の縦の列で見る	時間の使い方を書き込む人向き。ToDoの欄は小さめ
デイリー（1日1ページ）	1日を1ページで見る	やることの多い人向き。厚く重くなりやすい
方眼・ドットのノート	罫線のみで自由に書く	自分で欄を作れる。作る手間がかかる

初めて手帳でToDoリストを管理するなら、マンスリーとウィークリー（レフト式）を組み合わせた手帳が扱いやすい形です。1か月の予定はマンスリーで確かめ、その週のやることはウィークリーの右側のメモ欄に書き出します。1日のやることが10件を超えるほど多い人は、1日1ページのデイリーの手帳か、ウィークリーの手帳とは別にToDo専用の小さなノートを持つ方法が合っています。

手帳を選ぶときは、形式のほかに、次の点も確かめておきます。

大きさ：持ち歩くならA6やB6、机の上で使うならA5が目安です
重さ：毎日かばんに入れるなら、厚さと重さを手に取って確かめます
始まりの月：1月始まりのほか、4月始まりや10月始まりの手帳もあります。仕事の年度に合わせて選ぶと、切り替えの時期に迷いません
紙の質：裏写りしにくい紙なら、ペンの色を使い分けても読みやすさが保てます

手帳は高いものを買えば続くわけではありません。まずは手ごろな値段の1冊で書き方を試し、自分に合う形式が分かってから、次の年の手帳を選ぶ方が失敗が少なくなります。

手帳でのToDoリストの書き方：基本の5ステップ

手帳に書くToDoリストは、思い付くまま書き並べるより、決まった順番で書いた方が、後から見返したときに使いやすくなります。基本の流れは次の5つです。

ステップ1：頭の中のやることをすべて書き出す

最初に、今気になっていることを、大小を問わずすべて書き出します。仕事の作業だけでなく、「請求書を送る」「メールに返事をする」「歯医者の予約を取る」のような細かいことも書きます。この段階では手帳に直接書かず、手帳の後ろのメモのページや、別の紙に書き出すと、清書のときに選び直せます。

ステップ2：1つの項目を、すぐに動ける大きさに分ける

「企画書を作る」のような大きな項目は、そのままでは手を付けにくく、いつまでも線を引けません。「企画書の目次を作る」「必要な数字を集める」「最初の3ページを書く」のように、1回の作業で終わる大きさに分けます。目安は、30分から2時間ほどで終わる大きさです。

ステップ3：動詞で終わる書き方にする

「A社の件」とだけ書くと、後から見て何をすればよいのか分かりません。「A社に見積書を送る」「A社の担当者に日程を聞く」のように、最後を動詞で終えます。動詞で書くと、その項目が終わったかどうかがはっきりし、線を引くときに迷いません。

ステップ4：期限を書き添える

項目の横に、いつまでに終えるかを書き添えます。「11/12」のように日付で書くと、ウィークリーのページを見ながら、どの日に入れるかを決めやすくなります。期限がないものには、自分で仮の期限を決めて書いておきます。期限のない項目は、いつまでも後回しになるからです。

ステップ5：終わったら線を引く

終わった項目は、塗りつぶさずに1本線で消します。何を終えたかが後から読めるので、1週間の振り返りに使えます。項目の頭にチェックの四角を書いておき、終わったらチェックを入れる書き方でもかまいません。

この5つを決まりにしておくと、手帳を開いたときに迷う時間が減ります。最初のうちは、毎朝5分ほどを「今日のToDoリストを書く時間」として決めておくと、習慣になりやすくなります。

ToDoリストの優先順位の付け方

ToDoリストを書いた後に大切なのが、どれから手を付けるかを決めることです。すべてを同じ重さで並べると、手の付けやすい小さな作業から片付けてしまい、本当に大切な作業が後回しになります。

緊急度と重要度の2つで分ける

よく使われるのが、項目を「急ぐかどうか」と「大切かどうか」の2つで分ける方法です。

	急ぐ	急がない
大切	今日やる（締め切りの近い納品など）	時間を決めてやる（勉強、準備、仕組みづくり）
大切でない	短く片付ける、人に頼む（急ぎの事務連絡など）	やらない、または後に回す

手帳では、項目の頭に「A」「B」「C」の印を付けると、この分け方を手軽に使えます。Aは今日やるもの、Bは今週中にやるもの、Cは時間があればやるもの、という具合です。印を付けるだけなら、手帳の紙面も込み合いません。

その日のやることは3つまでに絞る

1日のToDoリストに10件も20件も並べると、終わらなかった項目が毎日残り、手帳を開くたびに気が重くなります。その日に必ず終えたいことを3つまでに絞り、手帳の一番上に書く方法が効果的です。3つが終わったら、残りの時間で他の項目に手を付けます。

大切だが急がないものに時間を確保する

表の右上の「大切だが急がない」項目は、締め切りがないために後回しになりやすいものです。資格の勉強や、仕事の進め方の見直しなどがここに入ります。こうした項目は、ToDoリストに書くだけでなく、手帳のスケジュールの欄に「火曜の朝9時から1時間」のように時間を書き込んでおくと、他の予定と同じように守りやすくなります。

手帳のどこに書くか：ページの使い分け

ToDoリストを手帳のどこに書くかを決めておかないと、マンスリーにもウィークリーにもメモのページにも同じ項目が散らばり、どれが最新なのか分からなくなります。ページごとに役割を決めておきましょう。

マンスリーのページ：締め切りだけを書く

マンスリーのページには、予定と、大きな締め切りだけを書きます。「11/20 B社納品」「11/30 請求書送付」のように、月の中の動かせない日付を押さえておく場所です。細かいやることはここには書きません。

ウィークリーのページ：その週のToDoリストを書く

ウィークリーのページのメモ欄に、その週のToDoリストを書きます。週の始まりの日に、マンスリーの締め切りと、前の週に残った項目を見ながら書き出します。日付の欄には、その日にやると決めた項目を書き写すか、項目の横にやる日の曜日を書き添えます。

メモのページ：いつかやることのストックを書く

手帳の後ろにあるメモのページは、今週はやらないけれど、いつかやりたいことを書きためる場所にします。思い付いたことを書きためておき、週の初めにToDoリストを書くとき、この中から今週やるものを選び出します。ストックの場所があると、今週のToDoリストに何でも書き込んでしまうことを防げます。

付せんを使う方法

予定が変わりやすい人は、ToDoの項目を付せんに書いて手帳に貼る方法もあります。今日できなかった項目は、付せんごと翌日のページに貼り替えるだけで済み、書き写す手間がかかりません。ただし、付せんが多すぎるとページが厚くなり、はがれて失くすこともあるので、1日に3〜5枚程度にとどめると扱いやすくなります。

ウィークリーのToDoリストの書き方の例

ここまでの書き方を、実際の1週間のページに当てはめると、どのような形になるのかを例で示します。在宅で複数の取引先から仕事を受けている人の、ある週のウィークリーのメモ欄を想定しています。

週の初めに書き出す欄の例

今週のToDoリスト（11/9〜11/15）

A：A社記事2本の原稿を書く（11/11まで）
A：B社修正の依頼に対応して再提出する（11/12まで）
A：10月分の請求書を3社に送る（11/10まで）
B：C社の新しい案件の見積書を作る（11/13まで）
B：来週の打ち合わせの資料を用意する（11/14まで）
C：仕事用のパソコンの更新を入れる
C：領収書を月ごとに整理する

この例では、項目の頭にA、B、Cの印を付け、期限を丸カッコで書き添えています。動詞で終わる書き方にしているので、それぞれの項目が終わったかどうかが一目で分かります。

日付の欄に割り振る例

週の書き出しが終わったら、日付の欄に、その日にやる項目を割り振ります。

11/9（月）：請求書を3社に送る、A社の原稿1本目を書く
11/10（火）：A社の原稿2本目を書く、C社の見積書の下調べ
11/11（水）：A社に原稿を送る、B社の修正に対応する

予定のある日は、その分だけ割り振る項目を減らします。打ち合わせが2つ入っている日に、重い作業を3つ割り振ると、終わらずに翌日に持ち越すことになります。ウィークリーのページのスケジュールの欄と見比べながら割り振るのが、手帳でToDoリストを管理する一番の利点です。

1週間が終わったら、線を引いた項目と、残った項目を見比べます。残った項目は、次の週のToDoリストに書き写すか、ストックのページに移します。割り振りがいつも多すぎるなら、1日に割り振る項目の数を1つ減らすなど、次の週の書き方に生かします。

目標から逆算してToDoリストに落とし込む

毎日のToDoリストが、目の前の作業を片付けるだけで終わっていると、忙しいのに何も進んでいないような気持ちになります。手帳の強みは、1年、1か月、1週間、1日と、時間の長さの違うページが1冊にそろっていることです。この強みを生かして、大きな目標から逆算してやることを決める方法があります。

1年の目標を手帳の最初のページに書く

手帳の最初のページや、年間の予定のページに、その年に達成したいことを2〜3つ書きます。「資格の試験に合格する」「新しい取引先を2社増やす」のように、終わったかどうかが分かる形にします。

月ごとの区切りに分ける

1年の目標を、月ごとに何をするかに分けます。資格の試験なら、「1月から3月は参考書を1周する」「4月から6月は問題集を解く」のように、月の区切りで決めます。マンスリーのページの余白に、その月にやることを1行で書いておくと、月の初めに見返せます。

週のToDoリストに1つ入れる

月ごとに決めたことを、週のToDoリストに少なくとも1つ入れます。「参考書の第3章を読む」「問題集を20問解く」のように、1週間で終わる大きさにします。毎週1つでも目標につながる項目が入っていれば、日々の作業に追われていても、目標に向かって少しずつ進めます。

この逆算の流れを、月に1回、マンスリーのページを開いたときに確かめると、目標がToDoリストから抜け落ちていないかを見直せます。目標そのものが合わなくなったときは、無理に続けず、書き直してかまいません。

手帳のToDoリストを続けるコツと、挫折しやすい失敗

手帳でのToDo管理は、始めるのは簡単でも、続けるのが難しいものです。続かなくなる理由の多くは、書き方の決まりが重すぎることにあります。挫折しやすい失敗と、その避け方を整理します。

失敗1：きれいに書こうとしすぎる

色ペンを何色も使い分けたり、見出しを飾ったりすると、書くこと自体に時間がかかり、忙しい日には手帳を開かなくなります。ToDoリストは自分が読めればよいものです。ペンは1〜2色までにし、飾らずに書きましょう。

失敗2：書いた項目を見返さない

ToDoリストは書いた後に見返さなければ意味がありません。朝に書いて、昼と夕方に1回ずつ開くなど、見返す時刻を決めておきます。手帳を机の上に開いたまま置いて仕事をすると、見返す手間がかかりません。

失敗3：終わらなかった項目を毎日書き写し続ける

同じ項目を何日も書き写している場合は、その項目が大きすぎるか、実はやらなくてよいものです。3日続けて書き写した項目は、さらに小さく分けるか、ストックのページに移すか、やらないと決めて線を引きます。

失敗4：空白の日があると、そこでやめてしまう

忙しくて数日書かなかったとしても、空いたページはそのままにして、今日のページから再開すればよいだけです。空白を埋めようとすると負担が増え、かえって続かなくなります。

続けるための小さな工夫

続けるためには、手帳を開くきっかけを日々の行動に結び付けるのが効果的です。朝のコーヒーを入れたら開く、パソコンを立ち上げる前に開く、のように決めておきます。週に1回、15分ほどで1週間を振り返り、終わった項目の数と、残った項目の理由を眺めておくと、次の週の書き方を少しずつ自分に合わせて直していけます。

仕事とプライベートのToDoを1冊で管理する書き方

手帳を仕事用とプライベート用に2冊持つと、どちらかを持ち歩き忘れたり、予定の重なりに気付かなかったりします。1冊で両方を管理する方が、1日の時間の使い方を正しく見積もれます。ただし、書き方を分けておかないと、仕事の項目とプライベートの項目が混ざって読みにくくなります。

印や色で見分けられるようにする

もっとも手軽なのは、項目の頭の印を変える方法です。仕事の項目はチェックの四角、プライベートの項目は丸、のように形を分けます。ペンの色で分ける方法もありますが、色は2色までにしておくと、ペンを持ち替える手間が増えすぎません。

書く場所を分ける

ウィークリーのメモ欄を上下に分け、上半分を仕事、下半分をプライベートのToDoリストにする方法もあります。付せんを使う場合は、付せんの色で分けると、貼り替えるときにも迷いません。

家族と共有したいことは別の手段を使う

家族の予定や、家の用事のうち家族にも知らせたいことは、手帳に書くだけでは伝わりません。家族と共有するものは、共有のカレンダーやメッセージのアプリに書き、手帳には自分が担当する分だけを書き写すと、伝え漏れを防げます。

1冊にまとめると、平日の夕方にプライベートの予定がある日は仕事の割り振りを減らす、休日の前日に急ぎの作業を寄せる、といった調整が手帳を見るだけでできるようになります。仕事とプライベートの境目があいまいになりやすい在宅の働き方でこそ、1冊で全体を見渡せることが役に立ちます。

手帳のToDoリストを振り返りに使う

線を引いた項目が並んだ手帳のページは、そのまま自分の仕事の記録になります。書いて終わりにせず、振り返りに使うと、次の週や次の月の計画が立てやすくなります。

週の振り返りでは、次の3つを確かめます。

終わった項目と、残った項目の数
残った項目の理由（見積もりが甘かったのか、急な依頼が入ったのか）
思ったより時間がかかった作業

これを数週間続けると、自分がどの種類の作業の時間を少なく見積もりがちなのかが分かってきます。たとえば、原稿を書く時間は見積もりどおりでも、修正の対応にいつも倍の時間がかかっていると分かれば、次からは修正の時間を多めに見込んで割り振れます。

月の終わりには、マンスリーのページを見返して、締め切りを守れたか、目標につながる項目にどれだけ手を付けられたかを確かめます。振り返りの結果は、手帳の余白に1〜2行で書いておくだけで十分です。翌年の手帳を選ぶときにも、この記録が、どの形式が自分に合っていたかを判断する材料になります。

手帳とアプリを併用する方法

手帳だけで管理しようとすると、外出先で思い付いたことを書き留めにくい、通知で思い出させてくれない、といった不便があります。そこで、手帳とスマートフォンのアプリを役割で分けて併用する方法があります。

無料で使えるToDoアプリには、MicrosoftのMicrosoft To Doや、GoogleのGoogle ToDo リストなどがあります。どちらも、やることを追加して、期限を付け、終わったらチェックを入れるという基本の使い方は手帳と同じです。Microsoft To Doのヘルプでは、リストを作成して共有する手順も案内されています。

併用するときは、どちらに何を書くかを決めておくことが大切です。両方に同じことを書くと、片方だけ更新して食い違いが起き、どちらが正しいのか分からなくなります。たとえば、次のような分け方があります。

アプリ：外出先で思い付いたこと、頼まれたことをすぐ記録する受け皿にする。時刻で思い出したいものも、アプリの方で管理する
手帳：アプリにためた項目を、週の初めと毎朝に見直し、今日と今週のやることを選んで書き写す

この分け方なら、手帳には自分で選び直した項目だけが残るので、紙面が込み合いません。アプリは「入り口」、手帳は「選んで決める場所」と役割を分けると、両方を持つ意味がはっきりします。

もう1つの考え方は、仕事のやることはアプリ、プライベートのやることは手帳、と分野で分ける方法です。ただ、仕事とプライベートの予定は同じ1日の中でぶつかるので、時間の重なりを見落としやすくなります。分野で分ける場合も、予定だけは手帳かアプリのどちらか1か所に集めておきましょう。

複数人で進める仕事のToDoは手帳だけでは足りない

手帳のToDoリストは、自分1人のやることを管理するには十分です。ところが、チームで仕事を進めるようになると、手帳だけでは足りなくなります。自分の手帳に書いた「B社の資料を作る」が、同じチームの他の人の手帳にも書かれていて、2人で同じ作業をしてしまう。反対に、誰かがやるだろうと思って誰の手帳にも書かれず、締め切りの日に誰も手を付けていなかったことが分かる。こうした行き違いは、やることが一人ひとりの手帳の中に閉じていることから起きます。

複数人で仕事を進めるときは、「誰が担当するか」「いつまでに終えるか」「今どこまで進んでいるか」の3つを、全員が同じ場所で見られるようにする必要があります。小さなチームなら、共有の表計算のシートに、項目、担当、期限、状況の列を作る方法から始められます。

担当と期限と進み具合を、もっと見やすく共有したい場合に使える道具の1つがPinatecaです。公式サイトによると、Pinatecaはカンバン、ガント、リストなど8種類のボードでやることを管理でき、カードごとにチャットやコメントでやり取りできます。料金のページでは、5人まで期限なしで無料で使え、ボードは10個まで作れると案内されています。6人目のメンバーか11個目のボードからは、スタンダードとして1人あたり月額500円（税抜、年払いは400円）がかかります。手帳には自分の今日のやることを書き、チームのやることはボードで担当と期限を共有する、という分け方をすると、手帳の書きやすさを保ったまま、行き違いを減らせます。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

在宅やフリーランスで働く人のToDo管理

会社に通う人は、始業の時刻や会議の予定が1日の区切りになります。在宅で働く人やフリーランスは、その区切りを自分で作らなければなりません。そのため、ToDoリストの役割が会社員より大きくなります。

在宅ワークとフリーランスの仲介を20年以上続けてきた運営者として見てきた限りでは、長く仕事を続けられる人ほど、締め切りの管理の仕方が決まっています。複数の取引先から仕事を受けていると、納品の日、請求書を送る日、入金を確かめる日が重なり、どれか1つを忘れるだけで信用に響きます。こうした日付を、手帳のマンスリーのページに先に書き込み、週の初めにウィークリーのToDoリストへ落とし込む流れを決めておくと、抜け漏れを防げます。

在宅で働く人のToDoリストには、仕事の作業だけでなく、次のような項目も入れておくと安心です。

請求書の作成と送付、入金の確認
次の仕事を探す時間、提案や応募の準備
確定申告に向けた領収書の整理
使っている道具やソフトの更新

取引先と直接やり取りする働き方では、間に入る人がいない分、締め切りや請求の管理を自分で抱えることになります。手数料0%で直接取引ができる仕組みを使う場合も、やり取りの約束ごとを手帳に書き留め、期限の前に見返す習慣を付けておくと、取引先との信頼を保てます。

もう1つ大切なのは、1日の終わりを決めることです。在宅で働いていると、ToDoリストが終わらないまま夜まで作業を続けてしまいがちです。手帳の1日の欄に終わりの時刻を書き、その時刻になったら残った項目を翌日のページに移して、その日の仕事を終えます。終わりの時刻を守ることも、長く働き続けるためのToDo管理の一部です。