NotionでToDoリストを作る手順と、続けやすい書き方

Q: Q. NotionのToDoに期限の通知を付けられますか？

付けられます。ページでは「@リマインド 明日」のように入力し、データベースでは日付のプロパティからリマインダーを設定します。ただし、毎週決まった曜日に通知するような定期的なリマインダーは、現時点では設定できないと公式ヘルプで案内されています。

2026年7月6日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓NotionでToDoリストを作る手順を
✓チェックボックスで作る方法
✓データベースで期限や優先度を管理する方法

NotionでToDoリストを作りたい人の多くは、「作り方は分かったけれど続かない」「データベースまで作ると大げさすぎる」のどちらかで止まっています。結論から書くと、最初はページに「/todo」と打つだけのチェックボックスで始め、やることが20件を超えたり期限を管理したくなったりした時点で、データベースに移すのが続けやすい順番です。最初から凝った仕組みを作るほど、入力の手間が増えて続かなくなる傾向が見られます。

この記事では、Notionの公式ヘルプの記載をもとに、ToDoリストを作る3つの段階、リマインダーの設定、続けやすい書き方、チームで使うときの料金と制限の順に整理します。

NotionでToDoを管理する前に知っておくこと

Notionは、文章、表、チェックリスト、画像などを1つのページに組み合わせて使えるアプリです。ToDoリストの専用アプリではないので、使い方の自由度が高い反面、決めごとをしないと散らかりやすいという特徴があります。

ブロックという考え方

Notionのページは「ブロック」の集まりでできています。Notionの料金ページでは、ブロックとは、テキストの段落やToDoのアイテム、画像、コードブロック、埋め込みファイルなど、ページに追加する1つひとつのコンテンツのことだと説明しています。ToDoリストの1行も1つのブロックです。

無料のフリープランでできること

個人でToDoリストに使うなら、フリープランで十分です。Notionの料金ページには次のように書かれています。

フリープランのワークスペースを自分だけで使用している場合は、お好きなだけページやブロックを追加できます。出典: Notion 料金プラン

一方で、フリープランのワークスペースを複数のメンバーで使う場合はブロックの数に制限があり、制限に達すると新しいブロックを追加できなくなります。アップロードできるファイルは画像、動画、添付ファイルがそれぞれ最大5MBまでで、ページを以前の状態に戻せる履歴は7日間です。

有料のプラスプランは、1メンバーあたり月払いで月額2,000円、年払いなら1か月あたり1,650円です。ビジネスプランは月払いで月額3,800円、年払いなら1か月あたり3,150円です。料金は改定されることがあるので、申し込む前に公式の料金ページで最新の金額を確かめてください。

先に決めておきたいこと

作り始める前に、次の2つだけ決めておくと迷いが減ります。

・自分1人で使うのか、家族やチームと共有するのか
・期限のあるタスクを管理したいのか、思いついたことを書き留めたいだけなのか

1人で、期限のないメモに近い使い方なら、次の章の「チェックボックスで作る方法」で足ります。期限や担当者を管理したいなら、その次の「データベースで作る方法」に進みます。

方法1：チェックボックスでToDoリストを作る

一番手軽なのは、ページの中にチェックボックスを並べる方法です。

作り方

サイドバーの「＋」から新しいページを作り、タイトルを「ToDo」などにする
本文の行で「/todo」と入力し、表示された候補から「ToDoリスト」を選ぶ
チェックボックスの横にやることを書き、Enterキーで次の行に進む

Notionのキーボードショートカットのヘルプでは、「/todo」でチェックボックス付きのToDoリストを作れるほか、行の先頭で「[]」と入力してもToDoチェックボックスを作れると案内しています。記号の間に空白は要りません。

終わったタスクは、チェックボックスをクリックすると線が引かれ、完了の状態になります。キーボードから手を離したくない人は、ヘルプに載っている「cmd（Windowsはctrl）＋enter」で、カーソルのあるToDoのチェックをオンとオフで切り替えられます。

使いこなすための小さな工夫

チェックボックスの行は、ドラッグで並べ替えられます。上から順に「今日やること」が並ぶようにしておくと、ページを開いたときに迷いません。

大きなタスクは、Tabキーで1段下げた子のToDoに分けられます。たとえば「求人票を作る」の下に「仕事内容を書く」「条件を書く」「社内の確認をもらう」と並べると、どこまで進んだかが一目で分かります。

見出しを使って「今日」「今週」「いつか」の3つに区切る方法もあります。今日の欄が空になったら今週の欄から移す、というように、行を動かすだけで予定を組み直せます。

この方法が向いている人と、限界

この方法は、思いついたらすぐ書ける手軽さが長所です。一方で、期限の日付を付けて並べ替える、終わったものだけを隠す、といった操作はできません。やることが20件を超えてくると、ページが長くなって見通しが悪くなります。そうなったら、次の方法に移る合図です。

方法2：データベースで期限や優先度を管理する

やることが多い人、期限を管理したい人は、データベースでToDoリストを作ります。データベースとは、1件ずつのタスクに「期限」「状態」「担当者」のような項目を持たせて、表やボードの形で管理できる仕組みのことです。

作り方

新しいページで「/」を入力し、表示されるメニューからデータベースを選んで作る
「名前」の列にタスクの名前を書く
「＋」から項目（プロパティ）を追加する

追加しておきたいプロパティ

Notionのヘルプでは、データベースのプロパティについて、期限やタスクの担当者などの情報をアイテムに加えられ、その値でフィルターや並べ替えができると説明しています。ToDoリストに使いやすいのは次の4つです。

プロパティ	用途	ヘルプでの説明の要点
チェックボックス	終わったかどうか	ライトなタスク管理に便利
ステータス	未着手、進行中、完了	3つのカテゴリで進み具合を追える
日付	期限	カレンダーやタイムラインで期限を見るのに便利
ユーザー	担当者	ワークスペースの人を割り当てる

1人で使うなら「チェックボックス」と「日付」の2つで足ります。進み具合を細かく見たい人は、チェックボックスの代わりに「ステータス」を使います。チームで使うなら「ユーザー」で担当者を決めます。

項目を増やしすぎないことも大切です。「優先度」「カテゴリ」「見積時間」「メモ」と増やしていくと、タスクを1件登録するたびに入力する欄が増え、登録そのものが面倒になります。最初は2つか3つに絞り、使いながら必要なものだけを追加します。

表示の形を変える

データベースは、同じ中身を別の形で表示できます。Notionのヘルプでは、同じデータベースを複数の方法で閲覧でき、ニーズに応じて切り替えられると説明しています。新しいデータベースは表の形（テーブル）で作られ、そこからボード、カレンダー、リストなどの表示を追加できます。

ToDoリストなら、ステータスごとに列を分けた「ボード」表示が見やすく、期限で管理するなら「カレンダー」表示が便利です。それぞれの表示ごとに、フィルターや並べ替えの設定を別々に持てるのも特徴です。

方法3：「今日やること」だけを表示する仕組みを作る

データベースにタスクが溜まってくると、全部が並んだ表を毎朝見るのはつらくなります。そこで、表示ごとにフィルターを設定して、見たいものだけを出す仕組みを作ります。

今日のビュー

データベースに「今日」という名前の表示を追加し、フィルターで「日付が今日」かつ「チェックボックスがオフ」の条件を付けます。これで、今日が期限の、まだ終わっていないタスクだけが表示されます。

今週のビュー

同じように「今週」という表示を作り、日付が今週の範囲に入るものだけを出します。並べ替えを日付の昇順にしておくと、締め切りが近い順に並びます。

期限切れのビュー

見落としを防ぐために、「日付が今日より前」かつ「チェックボックスがオフ」のものを出す「期限切れ」の表示も作っておくと効果があります。ここに何か表示されていたら、期限を引き直すか、やめるかを決めます。

ダッシュボードにまとめる

さらに一歩進めるなら、新しいページを作り、そこに同じデータベースの表示をいくつか並べます。Notionのヘルプでは、データベースのビューを別のページにリンクして、取り組んでいるすべての作業を一元管理できると説明しています。1枚のページに「今日」「期限切れ」「今週」を縦に並べておけば、朝そのページを開くだけで1日の段取りが決まります。

ただし、この段階は「作ること」自体が楽しくなりやすいところでもあります。正直なところ、ダッシュボードを作り込む時間で、タスクが3件は片付きます。表示は3つまでにとどめ、作り込みより使うことを優先してください。

リマインダーで期限を忘れない

ToDoリストを作っても、開かなければ意味がありません。Notionには、指定した日時に通知を届けるリマインダーの機能があります。

ページの中で設定する

Notionのリマインダーのヘルプでは、ページで「@リマインド」のあとに時刻や日付を入力すると、リマインダーを作れると案内しています。たとえば「@リマインド明日」「@リマインド午後7時」「@リマインド水曜日午後1時」のように書きます。設定すると青い文字のタグが作られ、クリックすると通知を受け取る日時（30分前など）を変えられます。設定した日時になったときと、期日を過ぎたときには、赤い色に変わります。

データベースで設定する

データベースに日付のプロパティがある場合は、そのタスクの日付をクリックし、開いたカレンダーでリマインダーを受け取る日時を選びます。期限のあるタスクにだけリマインダーを付けておけば、通知が多すぎることもありません。

通知の届き方

ヘルプでは、リマインダーを設定すると、デスクトップアプリではプッシュ通知が、モバイルアプリではリマインダーの5分以内にプッシュ通知が届くと説明しています。Notionを開いていない場合は、モバイルのプッシュ通知とメールの両方が届きます。

定期的なリマインダーは使えない

注意したいのは、「毎週月曜日に通知する」のような定期的なリマインダーです。ヘルプの質問の欄では、現時点では設定できず、今後の計画として挙がっていると説明しています。毎週の定例作業を思い出したい場合は、スマートフォンの標準のリマインダーやカレンダーと組み合わせるのが現実的です。

続けやすいToDoの書き方

仕組みを作っても続かない原因の多くは、ToDoの書き方にあります。採用の仕事で年間30社ほどの中小企業の段取りを見てきた中でも、タスク管理が続いている担当者には、書き方に共通点がありました。

動詞で終わる形で書く

「求人票」ではなく「求人票の仕事内容を書く」と、何をするかまで書きます。名詞だけのタスクは、見たときに何から手を付けるかを考え直す必要があり、後回しにされやすくなります。

30分から1時間で終わる大きさに分ける

「採用の準備」のような大きなタスクは、いつまでも終わりません。30分から1時間で終わる単位に分けると、1日の中で「終わった」が積み重なり、続ける気力につながります。

終わりの状態を書いておく

「資料を見直す」のようなタスクは、どこまでやれば終わりなのかがあいまいで、いつまでもチェックを付けられません。「資料の誤字を直して上司に送る」のように、終わったときの状態まで書くと、チェックを付ける判断に迷わなくなります。チームで共有するタスクでは、終わりの状態が書いてあるだけで「終わったと思っていた」という行き違いが大きく減ります。採用の仕事でも、「候補者に連絡」ではなく「候補者に面接日の候補を3つ送る」と書いている担当者ほど、対応の漏れが少ない傾向がありました。

期限は「本当の期限」だけに付ける

全部のタスクに期限を付けると、期限切れが溜まって、リストを見るのが嫌になります。取引先との約束や提出日のように、守らなければならない期限だけに日付を入れ、それ以外は「今週」「いつか」の見出しや表示で管理します。

毎日の始まりと終わりに2分ずつ見る

朝に今日のタスクを3つ選び、夕方に終わったものにチェックを付けて、残ったものを翌日に回します。1日2回、2分ずつの見直しが、どんな仕組みよりも効きます。

週に1回、全体を見直す

週の終わりに、期限切れのものと「いつか」の欄を見直し、やめるものは削除します。やらないと決めることも、タスク管理の大事な一部です。

ここだけの話ですが、人事の現場で見てきた限り、応募者への返信が早い会社ほど採用がうまくいく傾向があり、その差はツールの高さではなく、こうした小さな習慣の差でした。応募から24時間以内に返信する、という1つのルールを毎日守るだけで、結果が変わります。ToDoリストも同じで、凝った仕組みより、毎日見るという習慣が成果を左右します。

場面別のToDoリストの作り方の例

同じNotionでも、何を管理したいかで向いている形は変わります。よくある4つの場面で、どう組み立てるかを具体的に紹介します。

転職活動中の人の応募管理

転職活動では、応募先が10社を超えると、どこにどの書類を出したか、次の面接はいつかが分からなくなります。データベースで、1社を1件として登録し、「応募日」「次の予定の日付」「状態（書類選考中、面接予定、結果待ち、終了）」の3つの項目を付けます。ボード表示で状態ごとに並べると、今どの会社がどの段階にいるかが一目で分かります。

企業の側から見ると、面接の日程調整の返事が遅れる応募者は、それだけで印象が下がります。人事の立場で見てきた限り、日程の返信が当日中に来る応募者と、3日後に来る応募者では、面接に進んだ後の評価にも差が出る傾向がありました。次の予定の日付にリマインダーを付けておけば、返信の遅れを防げます。

フリーランスの案件管理

取引先が複数ある人は、案件ごとにタスクが混ざりがちです。データベースに「取引先」の項目を追加し、取引先ごとにフィルターをかけた表示を作ります。納期の日付と、請求書を送ったかどうかのチェックボックスを持たせておくと、作業の漏れと請求の漏れを同時に防げます。

副業をしている会社員の時間管理

本業の後の限られた時間で副業をしている人は、「今日やること」を欲張らないことが大事です。チェックボックスのページを1枚作り、「平日の夜にやること」は1日1件まで、と決めて書きます。終わらなかったものは週末の欄に移します。数を絞ることで、本業の疲れがある日でも1件は終わらせられ、続けやすくなります。

家族の用事の共有

買い物、役所の手続き、子どもの学校の提出物のような家族の用事は、共有のページにチェックボックスで並べます。誰がやるかを書いておかないと、お互いに相手がやると思って漏れるので、行の先頭に担当者の名前を書くだけでも効果があります。人数が少ないうちは、データベースまで作らなくても十分です。

どの場面でも共通するのは、最初は項目を少なくし、困ったときにだけ1つずつ追加することです。最初の形は小さいほど、続けながら自分に合う形に育てていけます。

スマートフォンでToDoを書き留めるコツ

ToDoは、思いついたときにすぐ書けないと漏れていきます。Notionにはスマートフォン向けのアプリもあるので、外出先でも同じリストに追記できます。

書き留める先を1つに決める

スマートフォンで書くときに迷わないよう、「とりあえず書くページ」を1つ決めておきます。チェックボックスのページの一番上に「受け箱」という見出しを作り、外出先で思いついたことはすべてそこに書きます。夜に見直して、今日、今週、いつかの欄に振り分けます。

長く書かない

スマートフォンでは、タスクを短く書くことを優先します。「〇〇さんに見積もりの返事」のように、後で見て何をするか分かる程度で十分です。詳しいことは、パソコンで見直すときに追記します。

通知を見逃さない

前に書いたとおり、リマインダーはモバイルアプリにも届きます。スマートフォンの設定でNotionからの通知が許可されているかを、一度確かめておきます。通知が届かないと、リマインダーを設定しても意味がありません。

よく使うページを開きやすくする

電波の届きにくい場所では、ページの読み込みに時間がかかることがあります。通勤の地下鉄などでよく書き留める人は、よく使うページをお気に入りに登録しておくと、開くまでの手間を減らせます。

続かない人に多い4つのつまずき

NotionのToDoリストが続かなくなるときには、いくつかの決まった形があります。

作り込みすぎて入力が面倒になる

前の章で触れたとおり、項目や表示を増やしすぎると、1件登録するたびに手間がかかります。登録に10秒以上かかるなら、項目を減らすサインです。

テンプレートを集めて満足する

Notionには、他の人が作ったToDoリストのテンプレートが数多く公開されています。参考にはなりますが、他の人の仕事の流れに合わせて作られたものは、自分には合わないこともあります。英語のものや有料のものも混ざっているので、使う前に言語と料金を確かめます。まずは自分で最小の形を作り、足りないものだけをテンプレートから取り入れるほうが長続きします。

開く場所が決まっていない

ToDoのページがサイドバーの奥に埋もれていると、開くのを忘れます。サイドバーのお気に入りに登録する、パソコンを起動したら最初に開くページにする、スマートフォンのホーム画面にリンクを並べる、のように、開く場所を固定します。

完了したタスクが見えなくなる

終わったタスクをすぐに削除すると、何をやったかが分からなくなり、達成感も残りません。データベースなら、完了したものを別の表示に回して、週の終わりに振り返るのに使います。

NotionのToDoと、ほかの道具の使い分け

Notionだけですべてを管理しようとすると、かえって不便になることがあります。役割で道具を分けると、それぞれの良さが生きます。

時刻の決まった予定はカレンダーに

会議や面接のように、時刻が決まっていて動かせない予定は、カレンダーのアプリに入れます。ToDoリストは「いつかやること」の置き場、カレンダーは「その時刻にそこにいること」の記録、と分けると、どちらも見通しが良くなります。Notionの料金ページでは、フリープランでも複数のカレンダーを接続して仕事と予定を一緒に管理できるNotionカレンダーが使えると案内しているので、Notionの中でそろえたい人は、こちらを使う方法もあります。

毎週の繰り返しはスマートフォンのリマインダーに

前の章で触れたとおり、Notionのリマインダーは定期的な通知に対応していません。毎週月曜の定例の準備、毎月末の請求書の発行のような繰り返しの作業は、スマートフォンに標準で入っているリマインダーのアプリで通知を受け、作業の中身や手順はNotionのページに書いておく、という分け方が扱いやすくなります。

思考の整理はNotionの得意分野

一方で、Notionが他の道具より得意なのは、タスクと資料を1か所にまとめられることです。たとえば「企画書を作る」というタスクのページを開くと、その中に参考資料のリンク、下書き、関係者のメモまで並べておけます。タスクの横に必要な情報がそろっているので、作業を始めるまでの準備の時間が短くなります。

道具を増やしすぎると、それ自体が負担になります。目安としては、ToDo、カレンダー、繰り返しの通知の3つまでに絞り、それぞれの役割を一言で言えるようにしておくと、迷わずに使い続けられます。

1日の流れに組み込む例

最後に、NotionのToDoリストを1日の流れに組み込む例を紹介します。

朝、仕事を始める前に、ダッシュボードのページを開き、期限切れの表示と今日の表示を確かめます。期限切れがあれば、今日やるか、期限を引き直すかを決めます。そのうえで、今日の表示から特に終わらせたい3件を選び、一番上に並べます。ここまでで5分ほどです。

日中は、新しく頼まれたことや思いついたことを、受け箱の見出しに書くだけにします。その場で整理しようとすると、目の前の作業が止まるからです。

夕方、仕事を終える前に、終わったタスクにチェックを付け、受け箱に溜まったものを今日、今週、いつかに振り分けます。翌日の朝に一番にやることを1件だけ決めておくと、次の日の立ち上がりが早くなります。

週の終わりには、完了した表示を眺めて1週間を振り返り、いつかの欄から不要になったものを削除します。この流れが回り始めると、ToDoリストは管理のための道具ではなく、安心して仕事を進めるための土台になります。

家族やチームでToDoを共有するときの注意

Notionのページは、ほかの人と共有できます。家族の買い物リストや、小さなチームの作業の分担にも使えますが、いくつか注意があります。

フリープランでの制限

前に書いたとおり、フリープランのワークスペースを複数のメンバーで使うと、ブロックの数に制限がかかります。ToDoの1行も1ブロックとして数えられるので、チームで毎日使っていると、思ったより早く上限に近づくことがあります。

メンバーとゲストの違い

Notionでは、ワークスペースに参加する「メンバー」と、特定のページにだけ招かれる「ゲスト」を分けて扱います。料金ページでは、ゲストは代理店や請負業者のような組織の外の協力者を指し、無料で利用できるが、招待されたページにしかアクセスできないと説明しています。有料プランの料金はメンバーの人数分かかるので、外部の協力者はゲストとして招くと費用を抑えられます。

担当者と期限をはっきりさせる

チームでToDoを共有するなら、データベースに「ユーザー」のプロパティを追加し、1件ごとに担当者を決めます。担当者のいないタスクは、誰も手を付けないまま残りがちです。期限と担当者の両方が入っていないタスクは登録しない、というルールを最初に決めておくと、リストが形だけになるのを防げます。

チャットやコメントとのつながり

タスクについてのやり取りが、チャットのアプリとNotionに分かれると、「あの件、どこで話したか」が分からなくなります。Notionのページにはコメントを付けられるので、タスクに関する相談はそのページのコメントに書く、と決めておくと話が散らばりません。

チームのタスクが増えてきたときの候補

Notionは、文書とタスクを1か所にまとめられる自由度の高い道具です。ただ、チームのタスク管理だけに絞って使う場合、メンバーが増えるとフリープランのブロックの制限が気になったり、ボードやガントチャートの形を自分たちで組み立てる手間がかかったりします。そうしたときは、タスク管理の専用の道具と使い分ける方法もあります。

候補の1つにPinateca（ピナテカ）があります。公式サイトによると、Pinatecaはカンバン、ガントチャート、カレンダー、リストなど8種類のボードとチャットを備えたプロジェクト管理の道具で、5人までのチームなら期限なしで無料で使えます。無料のプランでは、ボード10個まで、全8種類のボード、チャットとコメント、カスタムフィールド、権限の設定が使え、ファイルの容量は1GBです。6人目、または11個目のボードからはスタンダードプランになり、料金は1人あたり月額500円（年払いなら1人あたり月額400円、いずれも税抜）で、人数とボードの上限がなくなります。閲覧だけのゲストは人数に数えない仕組みです。Trelloからの移行の機能も用意されています。詳しくはPinatecaの紹介ページで確かめられます。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

個人のToDoや、文書と一緒に管理したいメモはNotion、チームで進み具合や締め切りを共有するタスクは専用の道具、というように役割で分けると、どちらも無理なく続けられます。どちらを使う場合も、まずは無料の範囲で1週間ほど実際のタスクを登録してみて、登録と確認の手間が負担にならないかで判断するのが確実です。

タスク管理の力は、在宅の仕事でそのまま評価される

最後に、フリーランスや在宅の仕事との関係から、ToDoリストの意味を考えます。

採用の現場では、企業側は応募者の「段取りの力」をよく見ています。返信の早さ、提出物の期限の守り方、質問への答え方。どれもタスク管理ができているかどうかが表に出るところです。在宅で仕事を受ける場合はなおさらで、取引先は作業している姿を見られないぶん、約束した日に約束したものが届くかどうかで信頼を判断します。

20年この市場を見てきた立場から言えば、長く仕事が続く人ほど、自分のタスク管理の仕組みを持っています。道具はNotionでも紙の手帳でも構いません。大事なのは、受けた仕事を漏らさず、期限の前に「今どこまで進んでいるか」を相手に伝えられることです。仲介の手数料がかからない手数料0%で直接やり取りする関係では、こうした段取りの確かさが、次の依頼につながる一番の理由になります。

Notionのような道具を使いこなせる人には、その力を生かせる仕事もあります。企業の業務にAIや業務改善の道具を取り入れる支援は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で案件の内容を確かめられます。タスク管理のアプリそのものを作る側に関心がある人は、アプリケーション開発のお仕事が参考になります。開発の仕事の収入の目安は、ソフトウェア作成者の年収・単価相場で、公的な統計をもとに確かめられます。