予実管理表をエクセルで作る方法｜予算と実績の差の見方

2026年9月15日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓予実管理表をエクセルで作る方法を
✓列の構成と関数から順に解説します
✓無料テンプレートを選ぶときの確認点

予実管理を始めたいけれど、専用のシステムを入れるほどではない。まずは費用をかけずに、エクセルで予実管理表を作りたい。そう考えて無料のテンプレートを探す人は多いものの、配布されているテンプレートは会計年度の始まりの月や行の並びがまちまちで、自社に合わせて直しているうちに、かえって時間がかかってしまうことがあります。

この記事では、予実管理表をエクセルで一から作る方法を、列の構成と関数から順に説明します。予算、実績、差額、予算比の列の作り方、月次の表と累計の表、達成と未達の色分け、差額の原因の見方、無料のテンプレートを選ぶときの確認点、表を毎月続けるための運用のこつまでを整理します。差額への対応を何人かで手分けして進めたい場合は、担当と期限と進み具合を共有できるPinatecaを使う方法もあります。

予実管理とは

最初に、予実管理という言葉の意味を確かめておきます。

予算と実績を比べて、次の手を考えること

予実管理は、「予算」と「実績」を比べる管理のことです。FinTechのサービスを比べるサイトでは、予実管理を次のように説明しています。

予実管理とは、あらかじめ立てた予算（予定）と実際の実績を比較し、その差額の原因を分析して次の行動につなげる一連の営みです。月次や四半期ごとに「計画どおりに売上や利益が出ているか」を確認し、ずれていれば早めに手を打つことを目的とします。出典: catalog.monex.co.jp

大切なのは、予算と実績の差を出すことそのものではなく、差が生まれた原因を調べ、次の月の行動を決めることです。表を作って数字を並べただけで終わってしまうと、予実管理の意味は半分も生かされません。

予算管理との違い

予算管理は、予算を立てる、部門に割り振る、使い方を管理する、といった仕事全体を指す言葉です。予実管理は、その中で「立てた予算と実績を比べて、差を管理する」部分にあたります。エクセルの予実管理表は、この差を毎月確かめるための道具です。

表を作る前に決めておくこと

いきなりエクセルを開く前に、次の3つを決めておくと、作り直しを減らせます。

金額の単位

金額を円で入れるのか、千円で入れるのかを決めます。小さな会社でも、円の単位で入れると桁が多くなり、表が読みにくくなります。月の売上が数百万円を超えるなら、千円の単位で十分です。単位を決めたら、表の右上に必ず書いておきます。

管理する細かさ

科目をどこまで細かく分けるかを決めます。科目を細かく分けるほど、差額の原因は見つけやすくなりますが、毎月の入力の手間は大きくなります。初めは、金額の大きい科目だけを分け、慣れてきたら必要な科目を加えていくほうが、途中で投げ出さずに続けられます。

更新する人と確かめる人

誰が実績を入力し、誰がその数字を確かめるのかを決めます。入力する人と確かめる人を分けておくと、写し間違いに気付きやすくなります。1人で事業をしている場合でも、入力した翌日に見直す時間を取ると、間違いを減らせます。確かめる人は、合計や利益の数字が会計ソフトの試算表と一致しているかを、まず見るようにします。

予実管理表の基本の形

予実管理表は、縦に勘定科目、横に予算や実績などの項目を並べる形が基本です。

縦に並べる勘定科目

縦の行には、損益計算書の科目を上から順に並べます。小さな会社や個人事業なら、次の行があれば十分です。

行	科目	計算のしかた
1	売上高	入力
2	売上原価	入力
3	売上総利益	売上高から売上原価を引く
4	人件費	入力
5	広告宣伝費	入力
6	地代家賃	入力
7	その他の経費	入力
8	販売費及び一般管理費の合計	人件費からその他の経費までの合計
9	営業利益	売上総利益から販売費及び一般管理費の合計を引く

売上高を、商品ごとや取引先ごとに分けて見たい場合は、売上高の行の下に内訳の行を設けます。経費の科目も、金額の大きいものだけを別の行にし、小さいものは「その他の経費」にまとめると、表が見やすくなります。

横に並べる項目

横の列には、次の4つを並べます。

列	項目	中身
C	予算	月の初めに決めた計画の数字
D	実績	月が終わってから入れる実際の数字
E	差額	実績から予算を引いた数字
F	予算比	実績を予算で割った割合

この4つの列を1か月分として、月ごとに横へ並べていくか、シートを月ごとに分けるかを決めます。12か月分を1枚のシートに横に並べると、1年の流れが一目で見えますが、列が多くなります。初めて作るなら、まず1か月分の表を作り、それを月の数だけ複製するほうが分かりやすいでしょう。

数字を入れた見本

列と行の形が分かったところで、数字を入れた見本を見ておきます。ある小さな会社の10月の予実管理表です（単位：千円）。

科目	予算	実績	差額	予算比
売上高	5,000	4,600	マイナス400	92%
売上原価	2,000	1,900	マイナス100	95%
売上総利益	3,000	2,700	マイナス300	90%
人件費	1,500	1,500	0	100%
広告宣伝費	300	360	60	120%
地代家賃	200	200	0	100%
その他の経費	400	380	マイナス20	95%
販売費及び一般管理費の合計	2,400	2,440	40	102%
営業利益	600	260	マイナス340	43%

この見本では、売上高は予算の92%で、一見すると大きく外れていないように見えます。しかし、広告宣伝費が予算を2割超えたこともあり、営業利益は予算の43%にとどまっています。売上の小さなずれと経費の小さなずれが重なると、利益には大きな差となって表れます。予実管理表では、売上だけでなく、利益の行まで必ず確かめます。

エクセルで予実管理表を作る手順

ここからは、実際にエクセルで表を作る手順を説明します。セルの番地は、A列に行の番号、B列に科目、C列から予算、実績、差額、予算比を入れる前提で書いています。

手順1 見出しと科目を入力する

1行目に表の名前と対象の月を入れ、3行目に見出しとして「科目」「予算」「実績」「差額」「予算比」を入力します。4行目から12行目に、先ほどの表の9つの科目を入力します。

金額のセルは、右クリックから「セルの書式設定」を開き、「数値」の「桁区切り（,）を使用する」にチェックを入れます。千円単位で管理する場合は、表の右上に「単位：千円」と書いておくと、読む人が迷いません。

手順2 予算の列に数字を入れる

C列に、月の予算を入れます。売上高、売上原価、経費の各科目は手で入力し、売上総利益、販売費及び一般管理費の合計、営業利益は数式で出します。

売上総利益のセル（C6）には「=C4-C5」と入力します。販売費及び一般管理費の合計のセル（C11）には「=SUM(C7:C10)」と入力します。営業利益のセル（C12）には「=C6-C11」と入力します。

計算で出す行は、手で数字を入れる行と色を変えておくと、うっかり上書きするのを防げます。たとえば、手で入力する行は白、数式の行は薄い灰色にします。

手順3 実績の列に数字を入れる

D列に、月の実績を入れます。予算の列と同じように、売上高や経費は手で入力し、合計や利益の行には予算の列と同じ数式を入れます。C列の数式をD列にコピーすれば、参照するセルが自動でD列に変わります。

実績の数字は、会計ソフトの月次の試算表から写すのが確実です。会計ソフトから試算表をエクセルの形式で書き出せる場合は、別のシートに書き出し、予実管理表からそのシートを参照する形にすると、写し間違いを防げます。

手順4 差額の列に数式を入れる

E列には、実績から予算を引いた差額を出します。E4に「=D4-C4」と入力し、E12までコピーします。

売上や利益の行では、差額がプラスなら予算を上回ったこと、マイナスなら下回ったことを表します。一方、経費の行では、差額がプラスなら予算より多く使ったこと、マイナスなら予算より少なく済んだことを表します。同じプラスでも、売上と経費では意味が逆になる点に気を付けます。

手順5 予算比の列に数式を入れる

F列には、実績を予算で割った予算比を出します。F4に「=D4/C4」と入力し、セルの書式を「パーセンテージ」にします。

予算がゼロの行があると、割り算ができずにエラーが表示されます。エラーを避けるには、IFERROR関数を使い、「=IFERROR(D4/C4,"")」と入力します。こうすると、予算がゼロのときはセルが空白になります。IFERROR関数の使い方は、Microsoftのサポートページで確かめられます。

手順6 達成と未達を色で分ける

数字だけを並べた表は、どこに問題があるのかが一目では分かりません。条件付き書式を使って、予算に届かなかった行に色を付けます。

予算比の列（F4からF12）を選び、「ホーム」の「条件付き書式」から「セルの強調表示ルール」の「指定の値より小さい」を選びます。値に「90%」と入力し、書式を「濃い赤の文字、明るい赤の背景」にすると、予算の90%に届かなかった行が赤く表示されます。

経費の行は、売上とは逆に、予算を超えたときに色を付けたいはずです。経費の行だけを選び、「指定の値より大きい」で「110%」を指定すると、予算を1割以上超えた経費が目立つようになります。

手順7 判定の列を設ける

色に加えて、文字で判定を出したい場合は、G列に判定の列を設けます。売上の行なら、G4に「=IF(D4>=C4,"達成","未達")」と入力します。経費の行は逆なので、G7に「=IF(D7>C7,"超過","予算内")」と入力します。

判定の言葉があると、表を印刷して会議で配ったときにも、色が分からない白黒の印刷で状況が伝わります。

手順8 見やすく仕上げる

表の中身ができたら、見た目を整えます。会議で配る表は、数字を探す時間が短いほど、話し合いに時間を使えます。

見出しの行と科目の列は、「表示」の「ウィンドウ枠の固定」で固定します。表を下や右にスクロールしても、どの科目のどの月の数字かが分からなくなりません。合計や利益の行は太字にし、上に罫線を引くと、表の区切りが分かりやすくなります。

数字は右に寄せ、桁をそろえます。マイナスの数字は、セルの書式設定で赤字にするか、数字の前に三角の記号を付ける形にすると、差額の向きが一目で分かります。会社によって、マイナスの書き方の決まりがあるので、決算書や月次の資料と同じ書き方にそろえます。

売上高と営業利益の予算と実績を、月ごとに折れ線グラフにしておくと、1年の流れが見えます。表の数字を選び、「挿入」から「折れ線」を選ぶだけで作れます。予算を点線、実績を実線にすると、どの月で予算から離れたかがすぐに分かります。

月次の表と累計の表

予実管理表は、その月だけの数字を見る表と、期の初めからの累計を見る表の2つがあると、状況を正しくつかめます。

月次の表で見るもの

月次の表では、その月に予算どおりの売上と利益が出たかを見ます。ある月の売上が予算を下回っても、季節の影響や、入金の時期がずれただけということもあります。月次の数字だけで判断すると、一時的なずれに振り回されることがあります。

累計の表で見るもの

累計の表では、期の初めからその月までの合計を、予算の合計と比べます。月ごとの上下を均して見られるので、1年の目標に向かって順調に進んでいるかが分かります。

累計の表は、月ごとのシートを作っている場合、SUM関数で複数のシートの同じセルを合計して作れます。たとえば、4月から9月までのシートの売上高の実績（D4）を合計するなら、「=SUM('4月:9月'!D4)」と入力します。シートの名前は、左から月の順に並べておく必要があります。

科目の内訳を集計するとき

日々の取引を1枚のシートに記録し、そこから科目ごとの月の合計を出したい場合は、SUMIFS関数が便利です。取引のシートのB列に日付、C列に科目、D列に金額を入れ、E列に「=MONTH(B2)」と入力して月の数字を出しておきます。そのうえで、広告宣伝費の10月分の合計は「=SUMIFS(取引!D:D,取引!C:C,"広告宣伝費",取引!E:E,10)」と入力すれば求められます。複数の条件を組み合わせる書き方は、MicrosoftのSUMIFS関数のサポートページの例で確かめられます。

予算の立て方

予実管理表の出来は、最初に立てる予算の出来で決まります。現実から離れた予算では、毎月大きな差額が出るだけで、何が問題なのかが見えなくなります。

前年の実績をもとにする

初めて予算を立てる場合は、前年の実績を月ごとに並べ、そこから今年の見込みを考えます。前年に一時的な大きな取引があった月は、その分を除いて考えます。前年の実績がない新しい事業なら、似た事業の数字や、取引先との話し合いで見込める数字から考えます。

売上は「数」と「単価」で立てる

売上の予算は、「月に何件売れるか」と「1件あたりいくらか」の掛け算で立てます。「売上は前年の1割増し」のように、合計の金額だけで決めると、差額が出たときに原因を調べられません。件数と単価に分けて予算を立てておけば、実績も件数と単価に分けて比べられます。

経費は「決まっているもの」と「動くもの」に分ける

経費は、家賃や人件費のように毎月ほぼ同じ金額になるものと、広告宣伝費や外注費のように月によって動くものに分けて考えます。決まっている経費は、契約書や給与の額から正確に立てられます。動く経費は、売上の予算と結び付けて、「売上の何%まで」のように決めておくと、売上が予算を下回ったときに経費も抑える判断がしやすくなります。

季節の動きを月に割り振る

1年の予算を12で割って月の予算にすると、季節の動きがある事業では、毎月の差額が大きくなりすぎます。前年の月ごとの割合を使い、売上の多い月には多く、少ない月には少なく割り振ります。たとえば、12月の売上が1年の15%を占めていたなら、今年の12月の予算も1年の15%にします。

前年の実績と着地の見込みの列

基本の4つの列に慣れたら、列を2つ加えると、表から読み取れることが一段と増えます。

前年の同じ月の実績

予算の列の隣に、前年の同じ月の実績の列を設けます。予算を下回っていても、前年よりは伸びているのか、前年からも落ちているのかで、状況の受け止め方は変わります。前年比の列には、「=D4/前年の実績のセル」の数式を入れます。

期末の着地の見込み

期の途中で、「このままのペースで進むと、期末にいくらになるか」を示す着地の見込みの列を設けます。期の初めからの累計の実績に、残りの月の予算を加えた数字を、着地の見込みとして出すのが簡単な方法です。着地の見込みと年間の予算を比べれば、残りの月で取り戻さなければならない金額が分かります。

着地の見込みは、残りの月の予算をそのまま使うと、楽観的な数字になりがちです。ここ数か月の実績が予算を下回り続けているなら、残りの月も同じ割合で下回ると考えて、予算に直近の予算比を掛けた数字で見込みを出すと、より現実に近い着地が見えてきます。楽観的な見込みと慎重な見込みの2つを並べておけば、経営者はその幅を見て、早めに手を打つかどうかを判断できます。

差額の原因の見方

予実管理表で差額が出たら、その原因を調べます。差額の数字を出すだけでは、次の月に何をすべきかは分かりません。

差額と予算比の両方を見る

差額は金額の大きさを、予算比は割合の大きさを表します。どちらか一方だけを見ると、判断を誤ることがあります。たとえば、予算10万円の消耗品費が20万円かかれば、予算比は200%ですが、差額は10万円です。一方、予算1,000万円の売上が950万円なら、予算比は95%でも、差額は50万円になります。割合の大きさに目を奪われず、金額の大きい差額から順に原因を調べると、手間をかけた分だけ利益に効く対策を打てます。

売上の差額は「数」と「単価」に分ける

売上が予算を下回った場合は、件数が少なかったのか、1件あたりの単価が低かったのかに分けて見ます。件数が予算どおりで単価が低いなら、値引きが多かったか、安い商品ばかりが売れたことが考えられます。単価が予算どおりで件数が少ないなら、問い合わせや来店の数そのものが減っている可能性があります。

原因が分かれば、打つ手も変わります。件数が少ないなら集客の方法を見直し、単価が低いなら値引きの基準や商品の組み合わせを見直します。

経費の差額は「一時的」か「続くもの」かを見る

経費が予算を超えた場合は、その月だけの一時的な支出なのか、翌月以降も続く支出なのかを見ます。機械の修理や年に1回の保険料のような一時的な支出なら、翌月には元に戻ります。一方、人を雇った、家賃が上がった、といった続く支出なら、残りの月の予算を見直す必要があります。

差額の理由を表に書き残す

差額の原因を調べたら、その理由を表のH列などに短く書き残します。「10月は大口の取引先の発注が11月にずれた」「広告宣伝費は展示会の出展料を含む」のように書いておくと、翌月や翌年に表を見返したときに、なぜその数字になったのかがすぐに分かります。

差額のすべてに理由を書く必要はありません。予算比が90%を下回った売上の行や、110%を超えた経費の行など、あらかじめ決めた幅を超えたものだけに書くようにすると、手間をかけずに続けられます。

部門別や事業別に分けるとき

会社が大きくなり、部門や事業が複数になると、会社全体の予実管理表だけでは、どこで差額が出ているのかが分からなくなります。

部門や事業ごとにシートを分け、それぞれに同じ形の予実管理表を作ります。会社全体のシートには、各部門のシートの同じセルを合計する数式を入れます。各部門の責任者には自分の部門のシートを更新してもらい、全体のシートは経理の担当者がまとめて確かめる、という分担にすると、更新の手間が1人に集まりません。

部門ごとの表を作るときは、本社の家賃や管理部門の人件費のような、どの部門にも属さない経費の扱いを先に決めておきます。売上の割合で各部門に割り振るのか、会社全体の行にまとめて残すのかを決めておかないと、部門の利益の数字をめぐって話がまとまらなくなります。割り振りの決まりは、期の途中で変えないことも大切です。途中で変えると、前の月との比べ方が崩れてしまいます。

無料のテンプレートを選ぶときの確認点

一から作る時間がない場合は、無料で配布されているテンプレートを使う方法もあります。ダウンロードする前に、次の点を確かめておきます。

会計年度の始まりの月が合うか

テンプレートの多くは、4月始まりか1月始まりで作られています。自社の決算の月に合わせて、期の始まりの月を変えられるかを確かめます。月の並びを直すと、累計の数式が崩れることがあるので、直したあとは必ず計算が合っているかを確かめます。

科目を自社に合わせて直せるか

テンプレートの科目が、自社の会計ソフトの科目と違うと、毎月の転記が面倒になります。行を挿入したり、科目の名前を変えたりしても、合計の数式が正しく働くかを確かめます。数式の範囲が固定されていて、挿入した行が合計に入らないテンプレートもあります。

会員登録が必要か

配布元によっては、ダウンロードに会員登録やメールアドレスの入力が必要な場合があります。登録すると、営業の案内が届くこともあります。登録の要否を確かめてから、ダウンロードするかを決めます。

マクロが入っていないか

テンプレートの中には、マクロが入っているものもあります。出どころの分からないファイルのマクロは、安全のために有効にしないほうがよいでしょう。関数だけで作られたテンプレートを選ぶか、この記事の手順で自分で作るほうが、中身を理解したうえで使えます。

予実管理表を毎月続けるこつ

予実管理表は、作ることよりも、毎月続けることのほうが難しいものです。続けるためのこつを紹介します。

実績を入れる日を決める

実績を入れる日を、「毎月10日」のように決めておきます。会計ソフトの月次の締めが終わる日に合わせると、確定した数字で表を更新できます。日が決まっていないと、忙しい月ほど後回しになり、数か月分がたまってしまいます。

見る人と見る場を決める

表を作っても、誰も見なければ意味がありません。月に1回、経営者と各部門の責任者が表を見ながら話す場を設けます。会議では、予算から大きくずれた行だけを取り上げ、その原因と次の月の対応を話し合います。

差額への対応を誰がいつまでにやるかを決める

会議で差額の原因が分かっても、「誰が、いつまでに、何をするか」を決めなければ、翌月も同じ差額が出ます。たとえば、「広告の申込みが減った原因を、営業部の佐藤さんが今月20日までに調べる」「値引きの基準を、経理部の田中さんが来月の会議までにまとめる」のように、担当と期限を決めて記録します。

対応の項目が少ないうちは、予実管理表の右の列に担当と期限を書く方法でも十分です。項目が増え、何人かで手分けして進めるようになると、どの対応が終わり、どれが止まっているのかを1枚の表で追うのは難しくなります。そうした場合は、Pinatecaを使う方法もあります。公式サイトでは、カードに担当と期限を付けてボードに並べ、チームで進み具合を共有できると案内されています。料金は公式サイトで、FREEプランが0円で5人まで・ボード10個まで、STANDARDプランが1人あたり月額500円（税抜）と書かれています。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。予実の数字そのものの集計は、これまでどおりエクセルの表で行います。

予算は年に1回だけで終わらせない

期の初めに立てた予算が、途中で現実と大きくずれてしまうことがあります。大きな取引先を失った、新しい事業を始めた、といった変化があったときは、残りの月の予算を見直します。見直した予算は、元の予算とは別の列に入れ、元の予算も消さずに残しておくと、期の終わりに「当初の計画とどれだけずれたか」も振り返れます。

エクセルで続けるときの注意点

エクセルの予実管理表は手軽に始められる一方で、使う人や部門が増えると、気を付けたい点も出てきます。

ファイルの版が分かれる

何人かでファイルをメールで送り合って更新していると、誰が持っているファイルが最新なのかが分からなくなります。共有のフォルダやクラウドのストレージにファイルを1つだけ保存し、全員がそのファイルを開いて更新する形にします。ファイルの名前に日付を入れて別々に保存するのは、版が分かれるもとになるので避けます。

数式が壊れる

誰かが数式の入ったセルに数字を直接入れてしまうと、合計や利益の数字が正しく計算されなくなります。数式のセルには、「校閲」の「シートの保護」をかけ、手で入力するセルだけを編集できるようにしておくと、うっかりの上書きを防げます。

実績の転記に時間がかかる

会計ソフトの数字を毎月手で写していると、科目が多いほど時間がかかり、写し間違いも起こります。会計ソフトから試算表を書き出し、予実管理表がそのシートを参照する形にすると、転記の手間を減らせます。それでも手間が大きい場合は、会計ソフトと連携する予実管理の専用のサービスを検討する時期かもしれません。

個人事業やフリーランスの予実管理

予実管理は、会社だけのものではありません。個人事業やフリーランスで働く人にとっても、月の売上と経費の見込みを立て、実績と比べる習慣は役に立ちます。

個人事業の場合は、科目をさらに絞り、売上、外注費、通信費、その他の経費、所得の5行ほどで十分です。売上は、取引先ごとに行を分けておくと、どの取引先からの仕事が減ったのか、どこに頼りすぎているのかが分かります。1つの取引先からの売上が全体の半分を超えているなら、その取引先との仕事が止まったときに備えて、別の取引先を探し始める目安にもなります。

所得税や住民税、国民健康保険料は、前の年の所得をもとに後から請求されます。予実管理表の所得の行の下に、税金と保険料の見込みの行を設けておくと、請求が届いたときに慌てずに済みます。

予実管理でよくある失敗

予実管理表を作っても、うまく生かせない会社には共通する失敗があります。

よくある失敗	直し方
予算が高すぎて、毎月大きく下回る	前年の実績をもとに、件数と単価から立て直す
数字を入れるだけで、原因を調べない	決めた幅を超えた行だけ、理由を書き残す
実績の入力が数か月遅れる	入力する日を月に1回決める
対応を決めても、誰も動かない	担当と期限を決めて記録する
科目が多すぎて、入力が続かない	金額の大きい科目だけを分ける

どれも、表の作り方ではなく、表の使い方の問題です。表を立派にすることより、毎月見て、話し合い、次の行動を決める流れを作ることが、予実管理を続けるいちばんの近道です。

外部の人材に予実管理を手伝ってもらう

予実管理表の作り方が分かっても、毎月の更新や、差額の原因の分析に時間を割けないという会社もあります。そうした場合は、経理や経営の分析に詳しい外部の人材に、表の作成や月次の分析を頼む方法があります。

フリーランスと在宅ワークの仲介を長く続けてきた運営者として見てきた範囲では、経理の経験があり、エクセルの関数に強い人材に、月に数時間だけ予実管理表の更新と簡単な分析を頼む会社は少なくありません。表の形を一度決めてしまえば、毎月の作業は決まった手順の繰り返しになるので、外部の人材にも頼みやすい仕事です。

経営の数字を見ながら、より踏み込んだ助言がほしい場合は、中小企業の経営の専門家に相談する方法もあります。中小企業の経営の診断と助言を行う資格については、中小企業診断士で、資格の内容と仕事の範囲を紹介しています。データの分析や調べものを外部に頼むときの相場は、リサーチャーの年収・単価相場で確かめられます。