個人事業主のガソリン代経費業務按分の根拠と申告例の作り方

2026年5月4日

丸山桃子

この記事のポイント

✓個人事業主のガソリン代を経費にする方法を
✓家事按分の根拠づくりから勘定科目の選び方
✓税務調査で見られるポイントまで実務レベルで解説します

「個人事業主だけど、車のガソリン代って全部経費にしていいの？」「プライベートでも使っているけれど、どこまで落とせるのか分からない」。確定申告の時期になると、毎年このモヤモヤが頭をもたげる方は少なくありません。結論から言うと、個人事業主のガソリン代は事業で使った分のみ経費計上できるのが大原則です。プライベートと兼用している場合は「家事按分」という考え方で事業使用分を切り出す必要があります。

私自身、フリーランスとしてアパレルブランドのEC運営支援をしていますが、商品撮影のロケや在庫の引き取り、卸先への商品搬入で車を使う場面が増えました。最初の確定申告のとき「ガソリン代をいくら経費にしていいか分からない」と税理士に相談したところ、「按分根拠を残せていないなら、最初の年は控えめに、翌年から走行記録を取って広げよう」とアドバイスされた経験があります。経費計上は「いくら落とすか」よりも「なぜその割合なのか」を説明できることが圧倒的に重要です。

この記事では、ガソリン代を経費にする条件、家事按分の具体的な計算方法、勘定科目の選び方、仕訳例、税務調査で見られるポイント、そして申告書作成時の根拠資料の作り方までを、現場の感覚を交えて整理します。読み終えるころには、「自分のガソリン代の何%を、どの勘定科目で、どんな書類を添えて経費計上すればいいか」が明確になるはずです。

個人事業主のガソリン代経費を取り巻く現状

経済産業省・資源エネルギー庁の資源・燃料統計によると、レギュラーガソリンの全国平均小売価格は170円〜180円台で推移しており、長期的に上昇トレンドが続いています。営業車を1台所有して月に1,000km程度走行する個人事業主の場合、燃費15km/Lで計算すると月のガソリン代は約11,000円〜12,000円、年間では13万円〜15万円規模に達します。ここに事業使用比率を仮に7割と置けば、年間で9〜10万円の経費計上余地が生まれる計算です。

一方で、車関連の経費は税務調査で「個人使用分が混ざっていないか」が頻繁に問われるポイントでもあります。国税庁が公表している「税務行政の現状と課題」では、個人事業主の調査において「家事関連費の按分の妥当性」が指摘事項として挙げられることが多いと示されています。つまりガソリン代は「経費にできる」のと同時に「最も突っ込まれやすい項目」でもあるわけです。

加えて、2026年現在は電子帳簿保存法の改正により、ガソリンスタンドで受け取る電子レシート・電子インボイスについても適切な保存方法が求められています。クレジットカード明細だけでなく、レシート・領収書本体を電子データとして残すか、紙のまま規定通りに保管するかの判断も必要です。フリーランス・副業人口が増え続ける中で、車を業務で使う個人事業主の経費計上ルールはより精緻に問われる時代になりました。

個人事業主は、事業で使用した分のガソリン代を経費として計上することが可能です。しかし、車をプライベートにも使用している場合は、「家事按分（かじあんぶん）」する必要があります。また、ガソリン代だけでなく車両の取得費用も経費計上できますが、その場合は「減価償却（げんかしょうきゃく）」が必要です。

そこで、家事按分や減価償却の考え方、ガソリン代を家事按分する方法、ガソリン代を仕訳するときの勘定科目、ガソリン代を経費にする際の注意点、経費にできる車関連の費用などを解説します。

1. ガソリン代を経費にできる条件と「事業使用」の範囲

個人事業主のガソリン代が経費になるのは、その車を「事業のために使った」と説明できる場合に限られます。ここでいう事業使用とは、たとえば次のようなケースです。

クライアント先・商談先・打ち合わせ場所への移動
事業所間（自宅事務所と倉庫など）の移動
商品撮影のロケハン・撮影現場までの往復
仕入れ・卸先への商品搬入・配送
取材・現場視察・展示会・セミナー会場までの移動

逆に経費にできないのは、家族旅行、友人との外食、買い物（事業用消耗品の購入を兼ねていない場合）、通院、子どもの送迎など、純粋にプライベートで車を使っている時間のガソリン代です。仕事の合間に少しコンビニに寄った程度なら按分上の誤差として処理できますが、休日のレジャー利用まで「営業っぽい」と曖昧にすると、後で説明がつかなくなります。

ポイントは「事業との関連性」と「金額の合理性」の2軸で説明できるかどうかです。たとえば「週5日、片道20kmのクライアント先に車で通っている」「月10件の取材アポを車で回している」など、走行の事実と頻度を具体的に示せると、税務署にも自分にも納得できる根拠になります。

私が現場で見てきた限り、フリーランスのEC運営支援でも撮影機材・サンプル衣類の運搬で車は欠かせません。電車では持ち運べないラック・スタンド・コンテナを積むときだけ事業利用とし、撮影帰りの寄り道は個人利用に切り分ける、というふうに走行ごとに用途をはっきりさせる癖をつけると、按分作業がぐっと楽になります。

2. 家事按分の根拠の作り方｜走行距離・営業日数・時間の3パターン

家事按分とは、家庭用とビジネス用が混在している支出を、合理的な基準で事業使用分だけに切り出す手続きを指します。ガソリン代の家事按分には、大きく分けて3つの代表的な方法があります。

2-1. 走行距離による按分（最も客観的）

最も推奨されるのが、年間総走行距離に対する事業走行距離の比率で按分する方法です。

按分式: 事業使用比率 = 事業走行距離 ÷ 年間総走行距離

たとえば年間総走行距離が12,000km、うち事業使用が9,000kmなら、事業使用比率は75%。年間ガソリン代が15万円なら、経費計上額は11.25万円となります。

この方法の利点は「数値に客観性がある」ことです。実際の走行記録（ドライブレコーダー、カーナビの走行履歴、Google マップのタイムライン、ETC利用履歴など）で裏付けられるため、税務調査で按分根拠を問われたときに最も説明しやすい方式と言えます。

2-2. 営業日・営業時間による按分

走行距離の記録が難しい場合は、「事業で車を使う日数 ÷ 全使用日数」や「事業使用時間 ÷ 総使用時間」で按分する方法があります。

例: 月20日稼働のうち、車を使うのは平日15日、土日3日のうち事業使用が1日、個人使用が2日。 → 事業使用日数16日 / 総使用18日 ≒ 約89%

ただし、この方法は「1日あたりの走行距離が日によって大きく違う」場合に実態とずれることがあります。営業時間も平日2時間、休日6時間など差がある場合、時間ベースだと過小・過大に出やすい点に注意してください。

2-3. 用途別・路線別の積み上げ計算

定期的に決まったルートで動くなら、「Aクライアント先往復30km × 月8回」「B倉庫往復12km × 月4回」と積み上げ式で算出することもできます。これだと営業先ごとに走行記録が残るため、説得力は非常に高い按分根拠になります。

どの方法を選んでも共通して大事なのは、「同じ基準を1年間継続して使うこと」です。月ごとに按分方式を変えたり、年末に都合よく比率を変えたりすると、合理性を欠いた配賦と見られかねません。「うちは走行距離方式、月初にメーター数値を記録する」と決めて、エクセルでも紙でもいいのでフォーマット化して残しましょう。

3. 勘定科目の選び方｜旅費交通費・車両費・燃料費の使い分け

ガソリン代を仕訳するときによく使われる勘定科目は、主に次の4つです。

勘定科目	主な用途	向いているケース
旅費交通費	営業先への移動・出張など、業務移動全般	車・電車・タクシーをまとめて移動費として管理したい
車両費（車両関係費）	車の維持・運用に関わる費用	車関係を1科目に集約したい
燃料費	ガソリン・軽油などの燃料	製造業・配送業など車・機械の燃料を区別したい
消耗品費	少額の物品費	上記がしっくりこない場合の代用（推奨度は低い）

判断の基本は「集計したい単位で科目を選ぶ」ことです。たとえばWebライターやコンサルタントなど移動が業務の中心の業種なら「旅費交通費」、車を業務の生産設備として使う配送業・出張サービス業なら「車両費」「燃料費」を使い分けるとPL分析がやりやすくなります。

注意したいのは「同じ事業者の中で勘定科目を年度ごとに変えない」こと。継続性の原則に反すると、前年との比較がしにくくなるだけでなく、税務調査で「都合のいい計上をしている」と疑われやすくなります。一度「うちはガソリンは旅費交通費」と決めたら、原則として翌年以降も同じ科目で揃えましょう。

なお、ガソリン代は消費税の課税仕入れ（軽減税率対象外、標準税率10%）に該当します。インボイス制度に登録しているガソリンスタンドのレシート（適格請求書）であれば仕入税額控除の対象です。免税事業者の経過措置は2026年10月以降控除割合が50%に縮小されているため、スタンド選びも実は地味に効きます。

4. 仕訳例｜現金・クレジットカード・電子マネー・社用カードのパターン別

ここでは、ガソリン代5,500円（うち事業按分70%=3,850円、家事按分30%=1,650円）を例に、支払い方法別の仕訳を整理します。家事按分が必要な個人事業主の場合、ポイントは「いったん全額を計上→年末に家事按分で振替」または「都度按分」のどちらの方式を取るかです。

4-1. 現金で給油した場合（都度按分方式）

借方	金額	貸方	金額	摘要
旅費交通費	3,850円	現金	5,500円	ガソリン代 70%
事業主貸	1,650円			ガソリン代家事按分30%

4-2. 事業用クレジットカードで給油（都度按分方式）

借方	金額	貸方	金額	摘要
旅費交通費	3,850円	未払金	5,500円	ガソリン代 70%
事業主貸	1,650円			ガソリン代家事按分30%

カード引き落とし時に「未払金 5,500 / 普通預金 5,500」で消し込みます。

4-3. プライベートカードで給油し、後日按分（年末一括按分方式）

借方	金額	貸方	金額	摘要
旅費交通費	5,500円	事業主借	5,500円	ガソリン代全額

→ 年末に按分振替:

借方	金額	貸方	金額	摘要
事業主貸	1,650円	旅費交通費	1,650円	ガソリン代家事按分30%

4-4. 電子マネー・ETCで給油した場合

電子マネーでの給油も基本は現金と同じ仕訳です。チャージ式の電子マネーは「事業用とプライベート用を分ける」のがベスト。事業用カードでチャージしている場合は「未払金」、プライベート資金でチャージしている場合は「事業主借」で受けます。

どの仕訳方式を選んでも、「レシート・領収書」「按分根拠（走行距離記録など）」を必ずセットで残してください。仕訳帳に「家事按分30%（走行距離ベース）」とメモを残しておくだけで、後から自分が見返しても、税務署に説明するときも一気に楽になります。

5. 車関連で経費にできる費用一覧｜ガソリン以外も忘れない

ガソリン代以外にも、車を事業に使っているなら経費計上できる項目は意外に多くあります。代表例は次の通りです。

費目	主な勘定科目	経費化のポイント
自動車税・軽自動車税	租税公課	家事按分必要
自賠責保険料・任意保険料	損害保険料	家事按分必要
車検費用	車両費・修繕費	法定費用は租税公課に分けることも可
駐車場代（月極）	地代家賃	自宅駐車場なら家賃と合わせて按分
コインパーキング・有料道路	旅費交通費	業務利用分のみ
ETC利用料	旅費交通費	業務利用分のみ
オイル交換・タイヤ交換	車両費・修繕費	家事按分必要
洗車代・コーティング	車両費	業務利用との関連性を説明できる範囲
自動車ローンの利息	利子割引料	元本は経費にならない
車両本体（取得費）	減価償却費	取得価額10万円以上は減価償却

特に見落としがちなのが減価償却です。新車・中古車を事業用に購入した場合、取得価額10万円以上の車両は一括では経費にできず、耐用年数（普通自動車は新車6年、軽自動車4年、中古は計算式で短縮）に応じて分割計上します。中小企業向けの少額減価償却資産の特例（30万円未満一括償却）は、青色申告の個人事業主にも適用できますが、ガソリン車・EVの本体は基本的に対象外と考えるのが無難です。

カーリース・残価設定リースの利用料は、原則として全額損金算入可能で、按分も「車両の使用比率」をリース料に適用すれば済むため、経理処理が比較的シンプル。フリーランスで車を新たに調達する際は、購入とカーリースを比較検討すると経費管理が楽になることが多いです。

6. 領収書・レシートの保存ルールと電子帳簿保存法

ガソリン代を経費として計上するには、そのガソリン代が事業で使ったものであることを証明できることが重要です。ガソリン代を経費として計上する場合、支払いをした事実や利用日時を証明する最も重要な証拠となるレシートや領収書は必ず保管しておきます。また個人事業主の場合、原則として青色申告の場合は確定申告期限から7年間、白色申告の場合は5年間の保管義務があります。

保存期間は青色申告で7年、白色申告で5年が原則です。さらに、消費税の課税事業者は仕入税額控除の要件として、適格請求書（インボイス）の保存も必要となります。

2026年現在、電子帳簿保存法では「電子取引データは電子のまま保存」が原則化されています。たとえばWeb明細でしかもらえないクレジットカード明細、メールPDFで届く請求書、QRコード決済アプリの利用履歴などは、紙印刷ではなく電子のまま保存しなければなりません。要件は次の通りです。

真実性の確保: タイムスタンプ付与、または訂正削除履歴が残るシステムでの保存、または事務処理規程の整備
可視性の確保: ディスプレイ・プリンタの設置、検索要件（取引年月日・取引先名・金額で検索可能）

中小規模の個人事業主であれば、freee やマネーフォワードクラウドなど主要なクラウド会計ソフトを使えば、上記要件をほぼ自動で満たせます。会計ソフトを使っていない場合は、「日付_取引先_金額.pdf」のような命名ルールでクラウドストレージに保存し、合わせて事務処理規程（国税庁HPでサンプル公開あり）を作成・備え付けておくのが現実的です。

紙のレシートは、スマホで撮影してクラウドにアップしたあと、原本も最低限の保存スペースで残すスタイルが個人事業主の運用としては最もバランスが取れます。万一の税務調査時にも「該当年度の領収書ファイルから即座に提示できる」状態を作っておきましょう。

7. 税務調査でガソリン代がチェックされやすい3つのポイント

税務調査では、ガソリン代について次の3点が特に重点的に確認されます。

7-1. 走行距離記録の有無

按分比率の根拠を聞かれて「だいたい7割くらいで」とだけ答える事業者と、「走行記録によると年間総走行距離12,000kmのうち事業使用9,000km、内訳はクライアントAへの訪問が月8回×往復30km…」と即答できる事業者では、調査官の心象はまるで違います。記録の質は経費の信頼度を直接決めます。

7-2. 休日・夜間の給油の説明

土日・深夜にガソリンスタンドで給油したレシートが大量にあると、「これは個人使用では？」と問われやすくなります。週末に展示会対応・撮影で車を使った場合は、その日のスケジュール・訪問先メモを残しておき、レシートと突き合わせて説明できるようにしておくのが安全です。

7-3. 車両保有台数と家族構成の整合性

家族の人数より明らかに多い車両を保有していたり、家族専用車のガソリン代まで経費に混ぜていたりすると、税務調査で「事業用とプライベート用の区分があるか」を細かく確認されます。家族で1台しか持っていないなら100%事業使用は通常成立しません。「実態に合った按分比率」を意識して、無理のない数字に落とし込みましょう。

8. 確定申告書での記載例｜青色申告決算書・収支内訳書

家事按分を反映した数値は、確定申告書類のどこに記載されるのでしょうか。青色申告と白色申告で書類は異なりますが、共通するのは「経費欄には按分後の金額のみを計上する」点です。

8-1. 青色申告の場合（青色申告決算書）

損益計算書: 「旅費交通費」または「車両費」「燃料費」欄に按分後の金額を記入
月別の補助欄: 月ごとのガソリン代合計（按分後）を内訳として記入できる様式がある
貸借対照表: 車両本体は「車両運搬具」、未払いガソリン代は「未払金」など適切に区分

8-2. 白色申告の場合（収支内訳書）

経費欄: 該当する勘定科目（旅費交通費等）に按分後の金額を記入
家事按分の明細は別途自己管理。提出義務はないが、内部資料として走行記録・按分計算メモを必ず残す

電子申告（e-Tax）を使う場合も、入力欄は紙の書類とほぼ同じ構造です。e-Taxの「収支内訳書作成コーナー」「青色申告決算書作成コーナー」では、入力した金額がそのまま申告書本表に転記されるため、按分計算は入力前に必ず確定させておきましょう。

9. ガソリン代経費を申告書に落とすまでの実務フロー

最後に、1年間のガソリン代を確定申告にきちんと反映させるまでのフローを、月単位の流れとして整理します。

9-1. 年初（1月）

1月1日時点の車両メーターを写真で記録
年間使用予定（クライアント先・訪問頻度）から事業使用比率の目安を立てる
家事按分の方法を決定（走行距離・営業日・時間のいずれか）

9-2. 月次（毎月）

給油のたびにレシート・領収書を取得し、クラウド会計ソフトに登録
月末にメーター値を記録（紙のメモ・スマホメモ・運転日報アプリでもOK）
月の事業走行距離をエクセル等で集計
仕訳は「都度按分」か「全額計上→年末按分」のどちらかで統一

9-3. 四半期（3カ月ごと）

走行距離記録とレシートの突き合わせを実施
按分比率が大きく変動していないか確認
私的利用が増えていれば、按分比率を見直す

9-4. 年末（12月）

12月31日のメーター値を写真で記録
年間総走行距離 = 年末メーター − 年初メーター
年間事業走行距離を集計し、按分比率を確定
全額計上方式の場合は、「事業主貸 / 旅費交通費」で家事按分振替仕訳

9-5. 申告期（2〜3月）

青色申告決算書 or 収支内訳書に按分後の金額を記入
e-Tax申告 or 紙申告
按分根拠資料（走行記録・按分計算メモ）は申告書とは別に保管

この流れを1年回せば、翌年以降は完全にルーティン化できます。最初の1年が一番大変なので、年初のうちにルールを決め切ってしまうことが圧倒的に効率的です。

@SOHO独自データの考察｜車を使う仕事と使わない仕事の経費構造

@SOHOで募集されている案件を見ていると、業務形態によって車関連経費が事業構造に占める比重は大きく変わります。たとえば、フリーランスとしてオフィスワーク系のスキルを活かす方向であれば、車関連経費の重要度は相対的に低くなります。実際、@SOHOのアプリケーション開発のお仕事は、リモートワーク中心で打ち合わせもオンラインで完結することが多く、ガソリン代の按分よりもPC・通信費・サブスクリプション系の経費管理のほうが重要です。

一方、現場訪問や対面コンサルが発生するAIコンサル・業務活用支援のお仕事やAI・マーケティング・セキュリティのお仕事では、クライアント先への訪問や現場ヒアリングが伴うため、車・公共交通機関を含む移動経費の按分管理がそのまま手取りに直結します。

報酬面で見ると、@SOHOの年収データベースに掲載されているソフトウェア作成者の年収・単価相場や著述家，記者，編集者の年収・単価相場は、いずれも在宅・カフェ作業中心の働き方が前提です。これらの職種ではガソリン代より「家賃の按分」「通信費」「文具・書籍費」のほうが経費構造の主役になります。

逆に、現場立会いの多い建築・施工系、配送系、撮影・取材系の業務では、ガソリン代を含む車両関連経費が経費全体の20%〜40%を占めるケースもあります。自分の業種でどの経費が主役なのかを把握すれば、按分根拠の作り込みにかける時間配分も最適化できます。

スキル証明の観点では、事業計画や経費構造の説明を要求される現場（融資申請、補助金申請、取引先審査など）で、簿記・会計の基礎知識が問われる場面も増えています。資格としてはビジネス文書検定で書類作成の基本を押さえつつ、ITインフラ系の経費管理が必要ならCCNA（シスコ技術者認定）のような技術系資格と組み合わせて自分の専門領域を打ち出すと、単価交渉でも有利に動けるはずです。

経費管理の延長線上で、お金まわりの実務知識を強化したい方は、関連記事個人事業主クレジットカードおすすめで事業用カードの選び方を、個人事業主住宅ローン審査通りやすいで個人事業主特有の融資審査の見られ方を、ふるさと納税上限額個人事業主で節税スキームの全体像を押さえておくと、ガソリン代経費の話が「税金全体の中でどう効くか」が立体的に理解できるはずです。

私自身、最初の確定申告では走行記録を取っておらず「ざっくり50%」で申告して、翌年に走行記録を取り始めたら実態は73%だったという経験があります。1年分の差で按分後経費は年間4〜5万円変わりました。記録を取るのに必要なのは、メーターを月初・月末に撮影する10秒だけ。10秒の積み重ねが、確定申告期の安心感と数万円の節税効果を生むなら、やらない理由はないはずです。