Smartsheetの使い方と料金プランの違い｜表計算に慣れたチームが選ぶときの見方

2026年10月3日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓Smartsheet（スマートシート）の使い方と料金プランの違いを
✓公式の料金ページの記載に沿って整理しました
✓シートとビューの考え方

Smartsheet（スマートシート）は、表計算ソフトのような行と列の画面で、プロジェクトの予定や作業を管理できるクラウドのサービスです。同じ表を、ガントチャート、カード型のボード、カレンダーなどの見え方に切り替えられ、フォームでの受け付け、自動の通知、レポートやダッシュボードまでを1つのサービスの中で扱えます。ExcelやGoogleスプレッドシートで工程表やタスクの一覧を作ってきたチームが、次の道具として検討することの多いサービスです。

一方で、料金は米ドル建てが基本で、プランごとにメンバーの数の条件が違うなど、導入前に確かめておきたい点もあります。この記事では、公式サイトの料金ページの記載をもとに、Smartsheetでできること、基本の使い方、ExcelやGoogleスプレッドシートとの違い、料金プランの違い、導入前に確かめたい点を順に整理します。表計算より、カードとボードで仕事を回したい小さなチームに向けて、カンバンやガントのボードを使えるPinatecaも、比べる候補の1つとして紹介します。

Smartsheetとは

Smartsheetは、アメリカのSmartsheet社が提供している、仕事とプロジェクトの管理のためのサービスです。ブラウザで使うほか、AndroidとiOSのモバイルアプリも用意されています。日本語の公式サイト（jp.smartsheet.com）があり、画面やヘルプも日本語で使えます。

Smartsheetの中心にあるのは「シート」と呼ばれる表です。見た目は表計算ソフトに近く、1行に1つの作業や案件を書き、列に担当者、開始日、期限、状態などの項目を並べます。表計算ソフトと違うのは、このシートが、最初からチームでの共有と、予定の管理を前提に作られていることです。

公式の料金ページでは、どのプランでも、次のような機能が使えるとされています。

シート、フォーム、レポート、ダッシュボードを無制限に作れる
グリッド、ガント、カレンダー、テーブル、ボードの5つのビュー（見え方）を切り替えられる
セルの数式、列の数式、シートをまたいだ数式が使える
作業どうしの依存関係（前の作業が終わってから次の作業を始める、というつながり）を設定できる
アラートと通知、リマインダー、承認の依頼などの自動化が使える
Microsoft 365、Google Workspace、Slackと連携できる
AIによる数式の生成やデータの分析などの機能がある

「1つの表を、いろいろな見え方で使える表計算ソフト」と考えると、イメージしやすいサービスです。

Smartsheetでできること

Smartsheetでできることを、仕事の場面ごとに整理します。

予定と進み具合の管理

シートに作業を並べ、開始日と期限を入れると、ガントのビューに切り替えたときに、作業の期間が横棒で表示されます。依存関係を設定しておけば、前の作業が遅れたときに、あとの作業への影響が見えます。工事の工程表、イベントの準備、システムの導入のように、作業の順番と期限が大事な仕事に向いています。

カードでの作業の管理

ボードのビューに切り替えると、行がカードになり、「未着手」「進行中」「完了」のような列に並べて、ドラッグで動かせます。日々の作業の状態を、チームで見ながら確かめる使い方ができます。

依頼や申請の受け付け

フォームを作って、社内外から依頼や申請を受け付けると、送られた内容がシートの新しい行として追加されます。備品の購入の申請、制作物の依頼、問い合わせの受け付けなど、受け付けた内容をそのまま一覧で管理したい場面で使えます。ビジネスのプラン以上では、答えによって次の質問を出し分ける条件付きのフォームも使えます。

自動の通知と承認

「期限の3日前になったら担当者に通知する」「状態が『確認待ち』になったら上司に承認を依頼する」といった決まりを設定して、自動で動かせます。SlackやMicrosoft Teamsに通知を送ることもできます。

複数のシートをまとめて見る

レポートで複数のシートから条件に合う行を集めたり、ダッシュボードでグラフや一覧を並べて、全体の状況を1つの画面で見たりできます。部署ごとにシートを分けていても、管理する人は全体をまとめて確かめられます。

Smartsheetの基本の使い方

Smartsheetを使い始めるときの基本の流れを説明します。画面のボタンの名前や配置は更新で変わることがあるので、細かい操作は公式のヘルプで確かめてください。

ステップ1：シートを作り、列を決める

最初に、管理したい仕事のためのシートを作ります。公式サイトにはテンプレートのギャラリーがあり、プロジェクト管理などの用途に合ったテンプレートから始めることもできます。白紙から作る場合は、最初に列を決めます。プロジェクトの管理なら、次のような列が基本になります。

列	書く内容
作業名	1行に1つの作業
担当者	作業を担当する人
開始日	作業を始める日
期限	作業を終える日
状態	未着手、進行中、完了など
前の作業	この作業の前に終わっている必要がある作業
メモ	補足の情報

列には種類を設定でき、日付の列、担当者を選ぶ列、選択肢から選ぶ列のように決めておくと、入力のばらつきを防げます。

ステップ2：作業を書き込み、ビューを切り替える

作業を行として書き込んだら、ビューを切り替えて見え方を確かめます。期間の重なりを見たいときはガント、日々の状態を確かめたいときはボード、月の予定を見たいときはカレンダー、というように、同じシートを目的に合わせて見ます。

ステップ3：メンバーを招いて共有する

シートを共有して、チームのメンバーや社外の協力者を招きます。料金ページでは、プランに含まれる「メンバー」のほかに、「共同作業者」や「ゲスト」という区分があり、プロのプランでも共同作業者は無料で無制限に招けるとされています。誰がどの区分にあたるか、どこまで編集できるかは、招く前に公式のヘルプで確かめておきます。

ステップ4：自動化と通知を設定する

期限の前の通知、状態が変わったときの通知など、チームで決めた決まりを自動化として設定します。プロのプランでは自動の起動が1か月あたり250回までなので、自動化を多く使う予定なら、回数の上限にも気をつけます。

ステップ5：レポートとダッシュボードで全体を見る

シートが増えてきたら、レポートやダッシュボードで、複数のシートの状況をまとめて見られるようにします。プロのプランでは、レポートに含められるシートは1つ、ダッシュボードのウィジェット（部品）は10個までとされているので、複数のシートをまとめて見たい場合はビジネスのプランを検討します。

工程表を作るときの例

Smartsheetでの工程表づくりを具体的に思い描けるよう、小さな会社がWebサイトを作り直すプロジェクトを、シートで管理する例を紹介します。期間は2か月で、社内の担当者2人と、外部のデザイナーとライターの2人が関わるとします。

まず、プロジェクト全体を大きな段階に分けます。「準備」「原稿」「デザイン」「組み込み」「公開」の5つです。それぞれの段階の中に、具体的な作業を行として書いていきます。たとえば「原稿」の段階なら、「現在のページの一覧を作る」「新しいページの構成を決める」「会社案内の原稿を書く」「サービスの紹介の原稿を書く」「原稿を社内で確認する」のように、1つの作業が数日で終わる大きさに分けます。

次に、作業ごとに担当者、開始日、期限を入れ、前の作業の列に、その作業の前に終わっている必要がある作業を指定します。「原稿を社内で確認する」は「会社案内の原稿を書く」と「サービスの紹介の原稿を書く」が終わってから、「デザインに原稿を入れる」は「原稿を社内で確認する」が終わってから、という具合です。

ここまで書いたらガントのビューに切り替えます。作業の期間が横棒で並び、つながりが線で表示されるので、どの作業が遅れると公開日に影響するのかが一目で分かります。たとえば、社内の確認に予定より3日かかった場合、そのあとのデザインと組み込みの作業がどれだけ後ろにずれるかを、画面の上で確かめられます。

日々の進み具合は、ボードのビューで確かめます。状態の列を「未着手」「進行中」「確認待ち」「完了」の4つにしておけば、ボードではそれぞれが列になり、カードを動かすだけで状態を更新できます。週に1回の打ち合わせでは、ガントのビューで全体の予定を、ボードのビューで今週の作業を確かめる、という使い分けができます。

外部のデザイナーとライターには、シートを共有して、自分の担当の作業の状態を更新してもらいます。その際、どの列を編集してよいかを最初に伝えておくと、期限や担当の列が意図せず書き換えられることを防げます。

ExcelやGoogleスプレッドシートとの違い

Smartsheetを検討する人の多くは、いまExcelやGoogleスプレッドシートで工程表や作業の一覧を管理しています。違いを整理すると、次のようになります。

比べる点	Excel・Googleスプレッドシート	Smartsheet
画面	自由な表	行と列の表に、ガントやボードなどのビューが付く
ガントチャート	自分でセルを塗るか、グラフを作り込む	開始日と期限からガントのビューを表示できる
依存関係	数式や手作業で管理する	作業どうしのつながりを設定できる
通知や承認	別の仕組みや手作業が必要	自動化として設定できる
受け付けのフォーム	Googleフォームなど別の道具と組み合わせる	フォームの回答がシートの行として追加される
自由さ	表の形を何でも自由に作れる	1行が1つの作業という形が前提になる
費用	すでに持っている道具で始められる	有料のプランが必要

表計算ソフトの強みは、何でも自由に作れることです。一方で、その自由さが、人によって書き方がばらつく、誰かが列を消して数式が壊れる、通知の仕組みを自分で作る必要がある、といった問題にもつながります。Smartsheetは、表の形を「1行が1つの作業」に寄せる代わりに、予定の管理と共有と通知の仕組みを最初から備えている、と考えると違いが分かりやすくなります。

表計算ソフトで足りている場面もあります。作業の数が少なく、更新する人が1人か2人で、通知も手作業で回せているなら、無理に乗り換える必要はありません。複数の人が同時に更新して内容がぶつかる、期限の通知を手作業で送るのが負担になっている、複数の表を毎週まとめ直している、といった状態になったときが、検討を始める目安です。

フォームで社内の依頼を受け付ける例

Smartsheetのフォームは、受け付けた内容がそのままシートの行になるので、依頼の受け付けから対応までを1つのシートで追いたい場面に向いています。ここでは、社内の各部署から、販促物の制作の依頼を受け付ける例を紹介します。

まず、依頼を管理するシートを作り、「依頼した部署」「依頼した人」「制作物の種類」「使う日」「内容の説明」「担当」「状態」の列を作ります。次に、このシートからフォームを作り、依頼する人に入力してもらう項目として、部署、名前、制作物の種類、使う日、内容の説明を並べます。担当と状態は、受け付けたあとに制作の担当者が入れる列なので、フォームには出しません。

フォームのリンクを社内に案内すると、届いた依頼はシートの新しい行として追加されていきます。制作の担当者は、毎朝シートを見て担当を決め、状態を「受付」から「制作中」「確認待ち」「完了」へと更新します。自動化を使えば、状態が「確認待ち」になったときに依頼した人へ通知を送ることもできます。

こうした使い方では、依頼がメールやチャットに散らばらず、誰の依頼がどこまで進んでいるかを、依頼した人も担当者も同じ一覧で確かめられます。ビジネスのプラン以上では条件付きのフォームが使えるので、「制作物の種類」でチラシを選んだ人にだけ「大きさ」の質問を出す、といった出し分けもできます。

AIの機能でできること

公式の料金ページでは、どのプランでも使えるAIの機能として、Smart アシスト、Smart カラム、AIダッシュボードビルダー、インテリジェントフォーム入力、数式の生成、データ分析が挙げられています。名前だけでは分かりにくいので、使いどころの例を整理します。

数式の生成：「期限を過ぎた作業の数を数えたい」のように、やりたいことを言葉で伝えて数式を作る使い方が考えられます。表計算ソフトの関数に慣れていない人でも、集計の列を作りやすくなります
データ分析：シートの中身について質問し、傾向を確かめる使い方が考えられます
ダッシュボードの作成：シートの情報から、全体の状況を見るための画面を作る手助けをします

ビジネスのプラン以上では、ChatGPTやClaude、Microsoft Copilot、Google Gemini Enterpriseなど、外部のAIの道具との接続も挙げられています。それぞれの機能が具体的に何をどこまでしてくれるのかは、更新で変わることがあるので、使う前に公式のヘルプで最新の説明を確かめてください。また、AIに業務の情報を読ませてよいかは、会社の決まりで確かめておく必要があります。

チームで運用するときの決まりの作り方

Smartsheetを入れても、使い方の決まりがなければ、表計算ソフトのときと同じ問題が起きます。導入の最初に、次のような決まりをチームで作っておきます。

列の名前と状態の種類をそろえる

プロジェクトごとにシートを作る場合でも、担当者、開始日、期限、状態の列の名前と、状態の選択肢はそろえておきます。そろえておけば、レポートで複数のシートをまとめて見るときに、同じ条件で集められます。

更新する人と時期を決める

作業の状態を誰がいつ更新するのかを決めます。「担当者が作業を始めたときと終えたときに自分で更新する」「毎週金曜日の夕方までに、その週の状態を更新する」といった決まりです。更新されないシートは、すぐに誰も信用しなくなります。

通知を送りすぎない

自動の通知は便利ですが、設定しすぎると、メールやチャットに通知があふれて、大事な通知が埋もれます。最初は「期限の前日に担当者に知らせる」「状態が確認待ちになったら確認する人に知らせる」の2つ程度から始め、足りないものを少しずつ追加していきます。

終わったプロジェクトの扱いを決める

終わったプロジェクトのシートを、どこに保管し、誰が見られるようにしておくかも決めておきます。過去のシートは、次に似たプロジェクトを始めるときの見積もりの材料になります。

料金プランの違い

Smartsheetの料金は、公式の料金ページで、プロ、ビジネス、エンタープライズ、アドバンスドパッケージの4つのプランが示されています。料金ページでは通貨を選んで表示でき、米ドルと日本円の両方の金額が載っています。以下は、2026年10月時点の料金ページの表示です。

プラン	米ドルの表示（メンバー1人あたりの月額）	日本円の表示（メンバー1人あたりの月額）	メンバー数の条件
プロ	月払い12ドル／年払い9ドル	月払い1,600円／年払い1,200円	1人から10人
ビジネス	月払い24ドル／年払い19ドル	月払い3,200円／年払い2,500円	3人以上
エンタープライズ	個別の見積もり	個別の見積もり	10人以上
アドバンスドパッケージ	個別の見積もり	個別の見積もり	必要に応じて

料金ページには、プロのプランは新規の利用者に限るという注記もあります。税金の扱いや、実際に請求される通貨は、申し込みの画面で確かめてください。

料金ページでは、プロとビジネスの2つのプランが、どんな人に向いているかを、次のように短く説明しています。

プロジェクトを追跡、共有、管理したい方やチーム向け。人材、プロジェクト、プログラムの連携を目指すビジネス向け。出典: jp.smartsheet.com

1行目がプロ、2行目がビジネスの説明です。チームの中の作業を管理するのが目的ならプロ、複数のチームやプロジェクトをまたいで人や予定を調整したいならビジネス、というのが大まかな分かれ目になります。

プロのプラン

プロのプランは、プロジェクトを追跡、共有、管理したい人やチーム向けとされています。メンバーは1人から10人までで、共同作業者は無料で無制限に招けます。ガント、テーブル、ボード、カレンダーのビュー、数式、AIの機能、シートやフォームやレポートの無制限の作成が使え、自動の起動は1か月あたり250回まで、添付ファイルの容量は20GBです。

ビジネスのプラン

ビジネスのプランは、人、プロジェクト、プログラムの連携を目指す組織向けとされ、料金ページでは「一番人気」と表示されています。メンバーは3人以上で、プロのプランの機能に加えて、無料のゲストを無制限に招けること、タイムラインのビュー、業務量の追跡、管理者の機能、自動化の回数の上限がなくなること、ChatGPTやClaudeなど外部のAIの道具との接続、1TBの添付ファイルの容量などが加わります。条件付きのフォーム、ベースライン（最初の計画と現在の予定の比較）、アクティビティのログ、シートやダッシュボードの公開もビジネスのプランからです。

エンタープライズとアドバンスドパッケージ

エンタープライズのプランは、全社的なセキュリティや管理が必要な組織向けで、SAMLを使ったシングルサインオン、ディレクトリとの連携、ポートフォリオの管理などが加わります。アドバンスドパッケージは、大規模な業務の管理や、ほかのシステムとの連携を目指す組織向けで、Control CenterやData Shuttleなどの追加の機能が含まれます。どちらも料金は個別の見積もりです。

追加の機能

料金ページには、資源の管理（Resource Management）、デジタル資産の管理（Brandfolder）などの追加の機能も載っています。必要な機能が基本のプランに含まれているのか、追加の申し込みが必要なのかを、比べる段階で確かめておくことが大切です。

プランを選ぶときの考え方

どのプランを選ぶかは、次の3つの問いで考えると整理しやすくなります。

編集する人は何人か

プロのプランはメンバー10人まで、ビジネスのプランは3人以上です。シートを編集するメンバーが10人を超える見込みがあるなら、最初からビジネスのプランを前提に考えます。逆に、編集する人は2人だけで、ほかの人は見るだけ、という使い方なら、共同作業者の扱いを公式のヘルプで確かめたうえで、プロのプランで足りるかを判断します。

社外の人をどう招くか

取引先やフリーランスなど、社外の人と一緒にシートを使う場合は、共同作業者とゲストの違いが大事になります。料金ページでは、ゲストはビジネスのプランから無料で無制限に招けるとされています。社外の人にどこまで見せて、どこまで編集させるかを決めてから、プランを選びます。

自動化とまとめての表示をどれだけ使うか

自動の通知や承認を多く使うなら、プロのプランの1か月あたり250回の上限に届くかどうかを見積もります。複数のシートをまとめたレポートや、ウィジェットの多いダッシュボードを使いたい場合も、ビジネスのプランが前提になります。

導入前に確かめたいこと

Smartsheetを導入する前に、次の点を確かめておくと、あとで困ることが減ります。

料金の通貨と支払いの方法：米ドル建てか日本円の表示か、月払いか年払いか、請求書での支払いができるか
メンバーの数え方：誰がメンバーにあたり、誰が無料の共同作業者やゲストにあたるか
今の表をどう移すか：ExcelやGoogleスプレッドシートの表を、どの形でシートに取り込むか
社内の決まり：社外のクラウドに業務の情報を保存してよいか、情報システムの担当の確認が必要か
使い方の決まり：列の名前、状態の種類、誰がどこまで編集するかをチームで決めておく

特に5つ目は、どの道具を入れる場合でも大切です。表計算ソフトで人によって書き方がばらついていた問題は、道具を変えただけでは解決しません。列と状態の決まりを先に作り、最初の1か月は1つのプロジェクトだけで試してから広げるのが安全です。

公式サイトでは無料のお試しの案内もあります。お試しの期間や条件は、申し込みの画面で確かめてください。お試しの間に、実際のプロジェクトの表を1つ移して、チームで1週間ほど使ってみると、合うかどうかを判断しやすくなります。

導入でつまずきやすい点

Smartsheetを導入したチームがつまずきやすい点も、あわせて知っておくと役立ちます。

1つ目は、最初から作り込みすぎることです。数式、自動化、ダッシュボードを最初の週に全部作ろうとすると、設定した人しか仕組みを理解できず、その人が忙しくなると更新が止まります。最初はシートとビューだけで1か月使い、必要になった仕組みから順に加えていくほうが、チームに定着しやすくなります。

2つ目は、表計算ソフトの表をそのまま移すことです。表計算ソフトでは、1つの表の中に複数のプロジェクトや、作業とは関係のない集計が混ざっていることがよくあります。そのまま移すと、ガントやボードのビューにしたときに表示が崩れます。移す前に、「1行が1つの作業」の形に表を整理しておきます。

3つ目は、メンバーの数え方を確かめずに始めることです。誰をメンバーにし、誰を共同作業者やゲストとして招くかによって、必要なプランと費用が変わります。招く人の一覧を作ってから、料金を見積もるようにします。

小さなチームに合う場面と、合わない場面

Smartsheetは、表計算ソフトに慣れた人が多く、作業の順番と期限を細かく管理したい組織に向いています。数式、依存関係、承認の自動化、複数のシートをまとめたレポートなど、表で管理してきた仕事をそのまま発展させたい場合に強みがあります。

一方で、次のような小さなチームでは、ほかの道具も比べてみる価値があります。

作業の一覧よりも、カードを動かしながら日々の仕事を回したい
作業についての話し合いを、チャットで作業のすぐ隣に残したい
メンバーが5人ほどで、まずは費用をかけずに始めたい

カードとボードで仕事を回す道具の選択肢の1つが、Pinatecaです。公式サイトによると、Pinatecaにはカンバン、ガント、カレンダー、リスト、ディスカッション、グリッド、時間割、リソースの8種類のボードがあり、作業をカードにして列に並べるカンバンの形と、期間を横棒で並べるガントの形を使い分けられます。ワークスペースごとのチャットとカードごとのコメントが最初から付いているので、作業の話し合いをその作業の隣に残せます。料金は、5人までのチームならボード10個まで無料で、全8種類のボードとチャットを使えます。6人目または11個目のボードからはスタンダードプラン（1人あたり月額500円・税抜、年払いなら1人あたり月額400円）になります。Trelloからボードやカードを移す機能もあります。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

表の数式や承認の流れを中心に管理したいならSmartsheet、カードとチャットで日々の作業を回したいならボード型の道具、というように、チームの仕事の形で選ぶと失敗が少なくなります。どちらも、まず1つのプロジェクトで試してから決めるのがおすすめです。

プロジェクト管理の道具を使いこなす力が生きる仕事

最後に、Smartsheetのようなプロジェクト管理の道具を使いこなす力が、どんな仕事で求められるかを見ておきます。

ソフトウェアの開発では、作業の依存関係と期限を管理する場面が多くあります。アプリケーション開発のお仕事では、Webアプリやスマートフォンのアプリを作る仕事の内容を紹介しています。業務委託で開発に加わる場合も、依頼主が使っている管理の道具に合わせて、作業の状態を更新することが求められます。

AIを業務に取り入れる支援の仕事では、業務の流れを整理し、道具の設定や自動化を提案する場面があります。AIコンサル・業務活用支援のお仕事では、企業の業務にAIを取り入れる支援の仕事を紹介しています。Smartsheetのビジネスのプランのように、外部のAIの道具と接続できるサービスも増えているので、道具の機能を比べて提案できる力が役立ちます。

デザインや制作の仕事では、依頼の受け付けから納品までを一覧で管理することがよくあります。デザイナーの年収・単価相場では、デザイナーの年収と、業務委託で受けるときの単価の目安を紹介しています。

会社全体の業務の進め方を見直す立場では、道具を入れる前に、業務の流れそのものを整える視点が欠かせません。中小企業診断士は、中小企業の経営を診断し、助言する国家資格で、業務の改善を支援する仕事につながります。

2004年から在宅ワークとフリーランスの仲介を続けてきた運営者として見てきた限りでは、社外の人とうまく仕事を進めている会社ほど、使っている道具の種類より、「どこを見れば今の状況が分かるか」が決まっていることを大事にしています。管理の道具が高機能でも、更新する人と見る場所が決まっていなければ、情報は古くなります。仲介の手数料がかからない直接の取引では、依頼する側と受ける側が同じ表やボードを見ながら直接やり取りできるので、行き違いが減り、受ける側の手取りも厚くなります。道具を選ぶときは、社外の人をどう招けるかも含めて確かめておくと、外部の人と組む仕事にもそのまま使えます。

よくある質問

Q. Smartsheetには無料のプランはありますか？

2026年10月時点の公式の料金ページでは、プロ、ビジネス、エンタープライズ、アドバンスドパッケージの4つのプランが示されており、いずれも有料です。料金ページには無料のお試しの案内があります。お試しの期間や条件は申し込みの画面で確かめてください。共同作業者はプロのプランでも無料で無制限に招けるとされています。

Q. Smartsheetのプロとビジネスの違いは何ですか？

プロのプランはメンバー1人から10人まで、ビジネスのプランは3人以上です。ビジネスのプランでは、ゲストを無料で無制限に招けること、タイムラインのビュー、自動化の回数の上限がなくなること、外部のAIの道具との接続、条件付きのフォーム、1TBの添付ファイルの容量などが加わります。料金はビジネスのほうが高く設定されています。

Q. SmartsheetはExcelの代わりになりますか？

作業の一覧や工程表の管理であれば、行と列の画面で同じように扱えるうえ、ガントやボードの表示、自動の通知、フォームでの受け付けが使えます。一方で、表の形を自由に作る使い方や、計算が中心の表では、表計算ソフトのほうが向いている場面もあります。管理したい仕事が「1行が1つの作業」の形に合うかで判断すると分かりやすくなります。