ビジネスの自己紹介メールの書き方｜着任と初回連絡の例文

2026年5月30日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓ビジネスの自己紹介メールの書き方を
✓件名・宛名・書き出し・本文・結び・署名の順に解説します
✓入社や異動の着任のあいさつ

自己紹介メールは、相手が自分の名前を初めて目にする場面で送るメールです。入社や異動で着任したとき、取引先の担当が替わったとき、知人から紹介された人に初めて連絡するとき、フリーランスとして新しい取引先に初めて連絡するとき。どの場面でも、相手はこちらのことをまだ知りません。だからこそ、最初の1通で「誰が」「何のために」「これから何をお願いしたいのか」が一読で伝わる必要があります。

この記事では、自己紹介メールの基本の形を、件名、宛名、書き出し、本文、結び、署名の6つの部品に分けて説明し、そのあとに場面ごとの例文を1通ずつ載せます。例文は、件名から署名までそろった形にしてあるので、名前や日付を差し替えれば、そのまま下書きに使えます。

自己紹介メールで相手が知りたいことは3つだけ

自己紹介メールを受け取った相手が知りたいのは、次の3つです。

この人は誰か（会社名、部署、氏名、立場）
なぜ自分にメールが来たのか（着任、担当交代、紹介など）
これから自分は何をすればよいのか（返信が要るのか、読むだけでよいのか）

自己紹介と聞くと、経歴や人柄を詳しく書きたくなります。しかし、ビジネスのメールでは、相手の時間を使わせないことが何よりの礼儀です。経歴は、相手の仕事に関係する部分だけを1〜2文にとどめます。たとえば、新しい取引先の担当者になったなら「前職では10年間、同じ業界の営業を担当していました」のように、相手が安心できる情報だけを選びます。

もう1つ大事なのは、3つめの「相手に何をしてほしいか」をはっきり書くことです。あいさつだけのメールなら「ご返信には及びません」と書き添えると、相手は返信の手間を省けます。逆に、打ち合わせの日程を決めたいなら、候補日を本文に書いておくと、やり取りが1往復で終わります。

自己紹介メールの基本の形

ビジネスのメールは、次の6つの部品でできています。自己紹介メールもこの形に沿って書けば、大きく外すことはありません。

部品	書くこと	自己紹介メールでのポイント
件名	用件と差出人	「着任のご挨拶」など用件の後ろに会社名と氏名
宛名	会社名・部署・氏名・敬称	正式な社名と部署名で書く
書き出し	あいさつと名乗り	初めての相手には「突然のご連絡失礼いたします」など
本文	連絡した理由と用件	着任・紹介などの経緯を先に、用件は結論から
結び	今後のお願い	「今後ともよろしくお願いいたします」
署名	連絡先	会社名・部署・氏名・電話・メール

件名は「用件＋差出人」で書く

件名は、受信トレイで相手が最初に目にする部分です。初めての相手は、差出人の名前を見ても誰か分かりません。件名だけで「何のメールで、誰から来たのか」が分かるように書きます。

着任のご挨拶（株式会社〇〇　営業部　山田）
担当交代のご挨拶（株式会社〇〇　山田太郎）
〇〇様よりご紹介いただきました山田と申します

件名に「はじめまして」とだけ書くのは避けます。迷惑メールと見分けがつきにくく、後から探すときにも見つけにくくなるためです。

宛名は正式な名前で書く

宛名は、会社名、部署名、役職、氏名、敬称の順に書きます。会社名は「（株）」と省略せず「株式会社」と書きます。相手の名前が分からない場合は「ご担当者様」とします。複数の人に送るときは、役職の高い人から順に並べるか、「営業部の皆様」のようにまとめます。

書き出しで名乗る

初めての相手には「いつもお世話になっております」は使いません。まだお世話になっていないためです。代わりに「初めてご連絡いたします」「突然のご連絡失礼いたします」と書き、すぐに「株式会社〇〇の山田と申します」と名乗ります。社内の人に送る着任のあいさつなら、「初めまして」で始めてもかまいません。

本文は経緯から用件へ

本文では、まず「なぜ連絡したか」の経緯を1〜2文で書き、そのあとに用件を書きます。経緯がないと、相手は「なぜ自分に」と身構えます。経緯を書いたら、用件は結論から書きます。あいさつだけなら、その旨をはっきり書きます。

結びと署名

結びは「今後ともどうぞよろしくお願いいたします」が基本です。直接あいさつできないことへのおわびを添えると、丁寧な印象になります。署名は、会社名、部署名、氏名、電話番号、メールアドレス、会社のWebサイトを入れます。

Gmailを使っているなら、署名はあらかじめ登録しておけます。Googleの公式ヘルプでは、署名について次のように説明されています。

メールの署名とは、連絡先情報やお気に入りの言葉などをまとめたテキストで、Gmail のメッセージの末尾にフッターとして自動的に追加されます。出典: support.google.com

着任したら、まず署名を新しい部署名や電話番号に更新しておくと、自己紹介メールを送るたびに書き直す手間がなくなります。Gmailの署名は、設定アイコンから「すべての設定を表示」を開き、「全般」の「署名」の欄で作成と編集ができます。

場面別の件名と書き出しの早見表

例文に入る前に、場面ごとの件名と書き出しの組み合わせを一覧にしておきます。どの場面でも、件名で用件と名前を、書き出しで経緯を伝える、という形は変わりません。

場面	件名の例	書き出しの例
入社・異動（社内）	着任のご挨拶（営業部　山田）	初めまして。11月1日付で営業部に配属されました山田と申します。
担当交代（社外）	担当交代のご挨拶（株式会社〇〇　山田）	突然のご連絡失礼いたします。株式会社〇〇の山田と申します。
紹介を受けた相手	〇〇様よりご紹介いただきました山田と申します	初めてご連絡いたします。〇〇様より、ご紹介いただきました。
フリーランスの初回連絡	ご契約のお礼と今後のご連絡について（山田）	このたび、貴社の記事の制作を担当いたします山田と申します。
他部署への依頼（社内）	〇〇についてのご相談（営業部　山田）	突然のご連絡失礼いたします。営業部の山田と申します。
応募者への連絡（採用）	書類選考の結果と面接日程のご相談（株式会社〇〇　山田）	株式会社〇〇で採用を担当しております山田と申します。

件名の括弧の中の会社名は、社内向けなら省いて部署名だけにします。社外向けでは、相手の受信トレイには多くの会社からメールが届いているので、会社名まで入れておくと見つけてもらいやすくなります。名前は姓だけでもかまいませんが、同じ姓の人が社内に多い会社では、フルネームにしておくと間違われません。

例文1：入社・異動の着任のあいさつ（社内向け）

社内の人に送る着任のあいさつは、部署の全員に1通で送ることが多いメールです。相手が多いので、長くなりすぎないようにします。

件名：着任のご挨拶（営業部　山田太郎）

営業部の皆様

初めまして。 11月1日付で営業部に配属されました、山田太郎と申します。

前職では8年間、ITサービスの法人営業を担当しておりました。こちらでは、首都圏の既存のお客様の担当として、引き継ぎを受けながら業務を進めてまいります。

本来であれば皆様に直接ご挨拶すべきところ、メールでのご連絡となりますことをお許しください。不慣れな点も多く、ご迷惑をおかけすることもあるかと存じますが、ご指導いただけますと幸いです。

どうぞよろしくお願いいたします。

営業部　山田太郎内線：1234 携帯：090-0000-0000 メール：[email protected]

社内向けでも、宛名と署名は省略しません。特に内線番号は、着任したばかりの人を探す手間を省けるので、相手に喜ばれます。前職の話は、相手が「この人に何を頼めるか」を判断できる程度にとどめます。

例文2：取引先への担当交代のあいさつ

取引先の担当が替わるときは、前の担当者と連名でメールを送るか、前の担当者からの紹介を受けたうえで新しい担当者が送るのが丁寧です。ここでは、新しい担当者が送る形を示します。

件名：担当交代のご挨拶（株式会社〇〇　山田太郎）

株式会社△△ 総務部　部長　佐藤一郎様

突然のご連絡失礼いたします。株式会社〇〇　営業部の山田太郎と申します。

このたび、これまで貴社を担当しておりました鈴木の異動に伴い、 11月1日より貴社の担当を務めることとなりました。鈴木からは、これまでのお取引の経緯をすべて引き継いでおります。

改めてご挨拶に伺いたく存じますので、ご都合のよい日時をお知らせいただけますでしょうか。 11月中旬の平日でしたら、いつでも調整いたします。

鈴木同様、お引き立てのほどよろしくお願い申し上げます。

株式会社〇〇営業部　山田太郎電話：03-0000-0000 メール：[email protected] https://www.example.co.jp

担当交代のメールでは、「前の担当者から引き継いでいる」ことをはっきり書くのが大切です。相手は、これまでの経緯をもう一度説明しなければならないのではと心配しています。その心配を最初に取り除くと、新しい担当者への信頼が早く生まれます。

例文3：紹介を受けた相手への初回連絡

知人や取引先から紹介された人に初めて連絡するときは、件名と書き出しで「誰の紹介か」を必ず書きます。紹介者の名前があるだけで、相手はメールを開いてくれます。

件名：〇〇様よりご紹介いただきました山田と申します

株式会社□□ マーケティング部　高橋花子様

初めてご連絡いたします。株式会社〇〇　営業部の山田太郎と申します。

株式会社△△の佐藤様より、高橋様をご紹介いただき、ご連絡を差し上げました。弊社では中小企業向けの採用支援のサービスを提供しており、佐藤様から、高橋様が来年度の採用の計画を検討されていると伺いました。

もしご関心をお持ちいただけるようでしたら、 30分ほどオンラインでお話を伺えないでしょうか。ご都合が合わない場合や、ご関心がない場合も、その旨をお知らせいただけますと幸いです。

突然のご連絡となり恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

株式会社〇〇営業部　山田太郎電話：03-0000-0000 メール：[email protected]

紹介を受けたときは、メールを送ったことを紹介者にも一言伝えておきます。相手から紹介者に確認の連絡が入ることもあるためです。CCに紹介者を入れる方法もありますが、相手が返信しにくくなることもあるので、別にお礼の連絡をするほうが無難です。

例文4：フリーランスが新しい取引先に送る初回連絡

フリーランスや副業で仕事を受けるとき、契約が決まった直後に送る自己紹介メールは、これからのやり取りの土台になります。会社員の着任のあいさつと違い、自分が窓口のすべてを担うので、連絡の方法や対応できる時間帯を最初に伝えておくと、行き違いが減ります。

件名：ご契約のお礼と今後のご連絡について（山田太郎）

株式会社△△ 広報部　佐藤一郎様

初めてご連絡いたします。このたび、貴社のWebサイトの記事の制作を担当いたします、フリーランスのライターの山田太郎と申します。

ご契約をいただき、誠にありがとうございます。これまで5年間、IT業界の企業のWeb記事の制作を担当してまいりました。

今後のご連絡について、以下のとおりお知らせいたします。（1）ご連絡はこのメールアドレスにお願いいたします（2）平日の10時から18時の間は、当日中にご返信いたします（3）初回の原稿は、11月20日までにお送りいたします

ご不明な点がございましたら、お気軽にお申し付けください。今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

山田太郎（フリーランスライター）電話：090-0000-0000 メール：[email protected] ポートフォリオ：https://www.example.jp

フリーランスの場合、署名にポートフォリオのURLを入れておくと、相手の社内で「どんな人に頼んだのか」を共有してもらいやすくなります。返信できる時間帯を書いておくのは、夜間や休日の連絡を控えてもらうためでもあります。

例文5：他部署の人に初めて仕事を頼むとき（社内向け）

同じ会社の中でも、部署が違えば相手はこちらを知りません。初めて仕事をお願いするときは、社外の人に送るときと同じくらい、経緯と用件をていねいに書きます。

件名：経費精算の手順についてのご相談（営業部　山田）

経理部田中様

突然のご連絡失礼いたします。 11月1日付で営業部に着任いたしました、山田太郎と申します。

前任の鈴木から、出張の経費精算については田中様にご相談するよう伺い、ご連絡いたしました。来週の出張の精算から、新しい手順で申請したいと考えております。

お手数ですが、申請の手順が書かれた資料があれば、お送りいただけますでしょうか。資料がない場合は、15分ほどお時間をいただけますと幸いです。今週の午後でしたら、いつでも伺います。

お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。

営業部　山田太郎内線：1234

社内向けのメールでは、紹介してくれた前任者の名前を書くと、相手が「誰からの紹介で、何を頼まれているのか」をすぐに理解できます。お願いの内容は、相手が選べるように「資料を送ってもらう」「時間をもらう」の2つの方法を示すと、相手は負担の軽いほうを選べます。

例文6：採用の担当者が応募者に送る初回連絡

採用の仕事では、担当者が応募者に初めて連絡を取る場面があります。応募者にとっては、会社の印象を決める最初のメールです。面接の日程を決めるための連絡では、担当者の名前と、返信の期限をはっきり書きます。

件名：書類選考の結果と面接日程のご相談（株式会社〇〇　採用担当　山田）

佐藤花子様

株式会社〇〇　人事部で採用を担当しております、山田太郎と申します。このたびは、当社の営業職の募集にご応募いただき、誠にありがとうございます。

書類選考の結果、ぜひ面接の機会をいただきたく、ご連絡いたしました。面接はオンラインで、1時間ほどを予定しております。

以下の候補日の中から、ご都合のよい日時を11月12日までにお知らせください。（1）11月14日　10時から（2）11月15日　14時から（3）11月18日　16時からいずれもご都合が合わない場合は、その旨をお知らせいただければ、別の日程を調整いたします。

ご不明な点がございましたら、このメールにご返信ください。どうぞよろしくお願いいたします。

株式会社〇〇人事部　採用担当　山田太郎電話：03-0000-0000 メール：[email protected]

応募者への連絡は、候補日を複数示し、返信の期限を書くと、日程の調整が早く終わります。候補日には曜日も書くのが丁寧ですが、そのときは送る前にカレンダーで曜日を必ず確かめます。応募者の中には、働きながら転職活動をしている人も多いため、平日の夕方の候補も入れておくと、返信をもらいやすくなります。

社内向けと社外向けで変えるところ

自己紹介メールの基本の形は、社内向けでも社外向けでも同じですが、いくつか変えたほうがよいところがあります。

項目	社内向け	社外向け
書き出し	「初めまして」でもよい	「初めてご連絡いたします」
宛名	部署名と氏名	会社名・部署名・役職・氏名
経歴	前の部署や前職を1文	相手の取引に関係する経歴だけ
結び	「ご指導いただけますと幸いです」	「お引き立てのほどよろしくお願い申し上げます」
署名	部署名・氏名・内線	会社名・部署名・氏名・電話・メール・URL

社内向けでは、相手との距離が近い分、少しやわらかい書き方でもかまいません。ただし、相手が役員や他部署の部長であれば、社外向けと同じくらいの丁寧さで書きます。迷ったら丁寧なほうに合わせておけば、失礼になることはありません。

スマートフォンで読まれることを前提に書く

いまのビジネスのメールは、スマートフォンで読まれることも少なくありません。移動中に受信トレイを確かめる人にとって、長い段落が続くメールは読みにくいものです。

1つの段落は2〜3文にとどめる
段落と段落の間に空行を入れる
候補日や確認事項は、番号を付けて1行ずつ書く
大事な日付や期限は、本文の前半に書く

スマートフォンで読みやすいメールは、パソコンで読んでも読みやすいメールです。送る前に、自分のスマートフォンに一度送って、読みやすさを確かめてみるのも1つの方法です。

例文7：前任者が後任を紹介するメール

担当交代のときは、新しい担当者が自分で名乗る前に、前の担当者から後任を紹介するメールを送っておくと、相手は安心して新しい担当者を受け入れられます。新しい担当者をCCに入れて送るのが一般的です。

件名：担当交代のお知らせ（株式会社〇〇　鈴木）

株式会社△△ 総務部　部長　佐藤一郎様（CC：弊社　山田）

いつもお世話になっております。株式会社〇〇の鈴木です。

突然のご連絡となり恐縮ですが、11月1日付の社内の異動により、貴社の担当を外れることとなりました。在任中は格別のお引き立てをいただき、誠にありがとうございました。

後任は、同じ営業部の山田太郎が務めます。山田は営業の経験が長く、これまでのお取引の経緯もすべて引き継いでおります。本メールのCCに山田を入れておりますので、今後のご連絡は山田あてにお願いいたします。

近日中に、山田とともにご挨拶に伺いたく存じます。今後とも変わらぬお引き立てのほど、よろしくお願い申し上げます。

株式会社〇〇営業部　鈴木次郎電話：03-0000-0000

このメールを受けて、新しい担当者は、例文2の担当交代のあいさつを送ります。前任者からの紹介を受けているので、書き出しを「鈴木よりご紹介にあずかりました」とすると、話の流れがつながります。前任者と後任者の2通が続けて届けば、相手は新しい窓口を間違えることがありません。

返信が来ないときの考え方

自己紹介メールに返信が来なくても、すぐに失礼だと考える必要はありません。あいさつのメールは、読んだだけで返信しない人も多いものです。返信が要らないメールなら、そのまま待ちます。

一方で、日程の調整など返信が必要なメールに3営業日ほど返信がない場合は、相手が見落としている可能性があります。そのときは、元のメールを引用したうえで「先日お送りしたメールについて、念のため再送いたします」と短く書いて送り直します。迷惑メールのフォルダに入っていた、という理由で届いていないこともあるので、相手を責める書き方はしません。急ぎの用件なら、電話で一言確かめるほうが早い場合もあります。

自己紹介メールで避けたい書き方

自己紹介メールでよく見かける失敗は、次のようなものです。

件名が「はじめまして」だけ

前の節でも触れたとおり、件名が「はじめまして」だけだと、用件も差出人も分かりません。必ず用件と名前を入れます。

経歴や自己PRが長すぎる

自己紹介だからと、学歴や職歴、趣味まで書くのは、ビジネスのメールでは長すぎます。相手の仕事に関係する経歴を1〜2文で十分です。人柄は、そのあとの仕事ぶりで伝わります。

「いつもお世話になっております」で始める

初めての相手に「いつもお世話になっております」と書くと、定型文をそのまま使っている印象を与えます。初めての相手には「初めてご連絡いたします」を使います。

敬語が重なりすぎる

丁寧にしようとして「ご確認させていただきたく存じ上げます」のように敬語を重ねると、かえって読みにくくなります。文化庁の文化審議会の答申「敬語の指針」では、敬語を5つの種類に分けて、それぞれの使い方と、使いすぎによる問題を解説しています。迷ったら、「いたします」「ございます」「いただけますでしょうか」などの基本の言い方に戻すと、読みやすい文になります。

相手に何をしてほしいかが書いていない

あいさつだけなのか、返信が要るのかが分からないと、相手は対応に迷います。返信が不要なら「ご返信には及びません」、日程を決めたいなら候補日を書くなど、相手が次にすることを明確にします。

送る前に確かめたいチェックリスト

自己紹介メールを送る前に、次の項目を確かめます。

件名に用件と自分の名前が入っているか
宛名の会社名、部署名、氏名、敬称に誤りがないか
相手の名前の漢字を間違えていないか（名刺や相手のメールの署名で確かめる）
書き出しで名乗っているか
連絡した経緯が書いてあるか
相手にしてほしいことが書いてあるか
署名の部署名や電話番号が新しいものになっているか
添付ファイルがある場合、忘れずに添付しているか

特に相手の名前の漢字は、間違えると取り返しがつきません。「斉藤」と「齋藤」、「渡辺」と「渡邊」のように、似た字が多い名前は、名刺や相手から届いたメールの署名を見ながら書きます。

送る時間にも気を配ります。相手の始業前の深夜や早朝に送ると、相手によっては気にされることがあります。Gmailには、メールの送信日時を設定する機能があり、夜のうちに書いておいたメールを翌朝の始業時刻に送ることもできます。Googleの公式ヘルプによると、作成画面の「送信」の横にある下矢印のアイコンから「送信日時を設定」を選ぶと設定できます。

宛先の欄の使い分けにも気を付けます。メールを読んで対応してほしい相手は「To」に、内容を知っておいてほしい相手は「CC」に入れます。社外の複数の会社に同じあいさつを送るときは、お互いのメールアドレスが見えないように「BCC」を使うか、1社ずつ個別に送ります。社外の人のメールアドレスを、ほかの会社の人に見える形で送ってしまうと、情報の漏えいとして扱われることもあります。着任のあいさつで取引先の全社に一斉に送りたくなったときほど、宛先の欄を送る前に見直します。

着任後は、問い合わせの窓口も引き継ぐ

着任や担当交代のあいさつを送ったあと、多くの人が次にぶつかるのが、前の担当者から引き継いだ問い合わせへの対応です。取引先からの質問、Webサイトのフォームから届く問い合わせ、採用の担当なら応募者からの連絡。あいさつのメールを見た相手が、新しい担当者あてに次々と連絡してくるようになります。

担当が1人で、件数も少ないうちは、メールソフトのフォルダやラベルで「対応中」「返信済み」を分けたり、Excelの表に受付日と対応状況を書き込んだりする方法で十分に回ります。前の担当者から引き継ぐときは、未対応の問い合わせの一覧を表にしてもらうだけでも、抜け漏れはかなり防げます。

一方で、部署の複数人で問い合わせや応募を受け、誰がどの件を担当していて、返信まで済んだのかを共有したい場合は、受付から返信までを1つの画面で扱う道具を使う方法もあります。選択肢の1つが、受付から対応までを扱うフォームの道具のHalictです。公式の案内によると、届いた1件ごとに担当と状況が残り、返信も同じ画面から送れて、開封まで記録されます。料金のページでは、メンバー1人までのフリーのプランが0円、3人までのスターターが月額2,980円、10人までのチームが月額7,800円（いずれも税抜）とされています。Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

担当が替わったときに、過去のやり取りと担当者の履歴が1件ごとに残っていれば、次に引き継ぐ人も迷いません。着任のあいさつは、次の人への引き継ぎの準備の始まりでもあります。

引き継ぎの初日にやっておきたいのは、前の担当者と一緒に、進行中の件を1件ずつ確かめることです。相手の会社名、用件、最後に連絡した日、次にこちらがすること。この4つが分かれば、新しい担当者は翌日から自分で対応を続けられます。

自己紹介メールに返信が来たら

自己紹介メールに相手から返信が来たら、できるだけ早く、遅くとも翌営業日までにお礼の返信をします。返信の件名は「Re:」を付けたままにしておくと、相手があとからやり取りを追いやすくなります。

件名：Re: 担当交代のご挨拶（株式会社〇〇　山田太郎）

株式会社△△ 総務部　部長　佐藤一郎様

株式会社〇〇の山田です。早速ご返信をいただき、ありがとうございます。

それでは、11月15日（月）14時に、貴社にご挨拶に伺います。当日は、今後のお取引についてもご相談させていただければ幸いです。

引き続きよろしくお願いいたします。

株式会社〇〇営業部　山田太郎電話：03-0000-0000 メール：[email protected]

日時を確定させる返信では、日付と曜日、時刻、場所（オンラインならURLを送る時期）を必ず書きます。曜日は、送る前にカレンダーで必ず確かめます。日付と曜日がずれていると、相手はどちらが正しいのか迷ってしまいます。上の例文の日付と曜日は架空のものなので、実際に使うときは差し替えてください。

自己紹介メールは、仕事の始まりの1通

自己紹介メールは、たった1通のメールですが、その後の仕事のやり取りの印象を決めます。名乗る、経緯を書く、相手にしてほしいことを書く、署名を整える。この基本を押さえれば、どの場面の自己紹介メールでも、相手にとって読みやすいメールになります。

フリーランスや在宅の仕事では、顔を合わせずにメールだけで仕事が始まることも珍しくありません。在宅ワークの市場を2004年から見てきた@SOHO編集部の目から見ても、最初の連絡がていねいな人ほど、継続の依頼につながりやすい傾向があります。仕事の内容そのものに加えて、連絡の取り方も評価されているということです。

在宅でできる仕事の内容や必要なスキルは、仕事の種類ごとにまとめています。たとえば、企業の生成AIの活用を支援する仕事についてはAIコンサル・業務活用支援のお仕事で、仕事の流れと求められる力を紹介しています。こうした支援の仕事は、取引先の担当者に最初に送る自己紹介メールから信頼づくりが始まる職種です。経営の相談に乗る仕事を目指すなら、国家資格の中小企業診断士のページも参考になります。また、在宅勤務の制度を整えたい企業の担当者向けには、テレワーク助成金 2026で、使える助成金を整理しています。