初めて連絡する相手へのメール｜名乗り方と用件の書き方

Q: Q. 担当者の名前が分からないときは、宛名をどう書けばよいですか？

担当者の名前が分からない場合は、「株式会社○○ 営業部 ご担当者様」のように、会社名と部署名のあとに「ご担当者様」と書きます。部署も分からない場合は、「株式会社○○ ご担当者様」とします。「御中」は会社や部署あての書き方で、「ご担当者様」と一緒には使わないので注意しましょう。

2026年9月17日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓初めて連絡する相手へのビジネスメールの書き方を
✓Webサイトを見た場合
✓問い合わせに初めて返信する場合など

面識のない相手に初めてメールを送るときは、何から書けばよいか迷うものです。相手はこちらのことを知らないため、いつもの取引先へのメールと同じ書き方では、だれから何の用件で届いたのかが伝わらず、読まれないまま埋もれてしまうこともあります。

結論から言うと、初めて連絡する相手へのメールは、「件名で用件と名前を伝える」「本文の最初に名乗る」「連絡した経緯を書く」「用件を1つに絞って具体的に書く」「相手を気遣う結びで締める」の5つを押さえれば、失礼なく読んでもらえます。この記事では、メールの各部分の書き方を順に説明し、紹介を受けた場合、Webサイトを見て連絡する場合、問い合わせに初めて返信する場合など、場面別の例文を紹介します。社外から届く問い合わせへの初めての返信が多い職場では、届いた一件ごとに担当と状況を残せるHalictのような道具を使う方法もあります。

初めて連絡するメールで相手が気にすること

初めてのメールを受け取った相手は、本文を読む前に次の3つを気にしています。

だれから届いたのか（知らない会社や人からのメールは、まず差出人を確かめる）
なぜ自分に届いたのか（どこで連絡先を知ったのか）
何をしてほしいのか（読むだけでよいのか、返信が要るのか）

この3つが最初の数行で分からないメールは、営業の一斉送信や迷惑メールと区別がつかず、後回しにされがちです。とくに最近は、取引先や経営者になりすましてお金をだまし取ろうとするメールも増えており、知らない差出人からのメールに慎重になる人が多くなっています。初めてのメールでは、相手が安心して読み進められるよう、差出人と経緯をはっきり書くことが何より大切です。

件名の付け方

件名は、受信箱の一覧で最初に目に入る部分です。初めての相手には、用件と差出人が件名だけで分かるように書きます。

書き方	件名の例
避けたい件名	はじめまして
避けたい件名	ご挨拶
避けたい件名	お世話になります
伝わる件名	【ご相談】Webサイト制作のお見積もりについて（株式会社○○ 山田）
伝わる件名	○○様のご紹介でご連絡しました（株式会社○○ 山田）
伝わる件名	お問い合わせの件（研修のご案内）へのご回答

「はじめまして」だけの件名は、何の用件か分からず、迷惑メールと間違われやすくなります。件名の最後に会社名と名字を丸カッコで添えると、受信箱の一覧で差出人がすぐに分かります。件名が長くなりすぎる場合は、用件を短い言葉にまとめ、30文字前後に収めるのが目安です。

宛名と名乗り方

本文の最初には、相手の会社名、部署名、役職、氏名を正式な名前で書きます。株式会社を（株）と略したり、部署名を省いたりしないように注意します。担当者の名前が分からない場合は、「○○部ご担当者様」と書きます。

宛名の次に、こちらの会社名、部署名、氏名を名乗ります。いつもの取引先なら「お世話になっております」から始めますが、初めての相手には、まだお世話になっていないため、「突然のご連絡失礼いたします」「初めてご連絡いたします」のような書き出しを使います。

株式会社○○
営業部 部長
佐藤 一郎様

突然のご連絡失礼いたします。
株式会社△△ 企画部の山田太郎と申します。

敬語の使い方に迷ったときは、文化庁の文化審議会が示した敬語の指針が参考になります。「申します」は自分を低めて相手に丁重に伝える言い方で、初めての相手に名乗るときの基本の形です。

連絡した経緯を書く

名乗ったあとは、なぜ相手に連絡したのかを書きます。経緯が書かれていると、相手はなぜ自分に届いたのかが分かり、安心して読み進められます。

経緯の書き方の例は次のとおりです。

紹介を受けた場合：「株式会社□□の鈴木様からご紹介いただき、ご連絡いたしました」
展示会や交流会で会った場合：「先日の○○展で名刺を交換させていただきました」
Webサイトを見た場合：「貴社のWebサイトで○○の事例を拝見し、ご連絡いたしました」
記事や講演を見た場合：「○○様の講演を拝聴し、ぜひご相談したくご連絡いたしました」
問い合わせを受けた場合：「このたびは、当社のWebサイトからお問い合わせいただきありがとうございます」

紹介を受けた場合は、紹介者の名前を最初の段落に書くことが大切です。相手は紹介者を知っているため、知らない差出人からのメールでも読んでもらいやすくなります。ただし、紹介者の名前を出してよいか、事前に紹介者に確かめておきます。

用件の書き方

経緯のあとに用件を書きます。初めてのメールでは、用件を1つに絞り、相手に何をしてほしいのかを具体的に書きます。いくつもの相談を1通に詰め込むと、相手はどこから答えればよいか分からなくなります。

用件を書くときのポイントは次のとおりです。

最初の一文で、何の用件かを言い切る（「○○についてご相談させていただきたく、ご連絡いたしました」）
背景や詳しい内容は、そのあとに短く書く
相手にしてほしいこと（資料を送ってほしい、日程を教えてほしい、など）をはっきり書く
返事の期限が必要な場合は、理由を添えて控えめに書く
長くなる場合は、箇条書きで整理する

初めての相手に、いきなり期限を指定して返信を急がせるのは失礼にあたります。期限がどうしても必要な場合は、「社内の検討の都合で、○月○日ごろまでにお返事をいただけますと幸いです」のように、理由を添えてお願いの形で書きます。

結びの挨拶の書き方

本文の最後は、相手への気遣いが伝わる一文で締めます。初めての相手への結びについては、次のように説明されています。

日頃から取引のある相手への結びの挨拶は、相手にとってほしいアクションや要望を分かりやすく書くことが大切ですが、初めてメールを送る相手への結びは、相手への気遣いが感じられる一文を添えなくてはなりません。出典: ビズ式

結びの例は次のとおりです。

場面	結びの例
お願いをするとき	ご多忙のところ恐れ入りますが、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。
返信をお願いするとき	お手すきの際にご返信いただけますと幸いです。
挨拶だけのとき	今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
突然の連絡をわびるとき	突然のご連絡となりましたこと、ご容赦いただけますと幸いです。
返信が不要なとき	ご返信には及びませんので、お目通しいただけましたら幸いです。

署名の書き方

本文の最後には署名を入れます。初めての相手は、署名を見てこちらの会社や連絡先を確かめます。電話で確かめたい相手のために、電話番号も必ず入れておきます。

株式会社△△
企画部 山田太郎
〒000-0000 東京都○○区○○1-2-3
電話：03-0000-0000
メール：yamada@○○○.jp
Web：https://www.○○○.jp/

署名の会社名やWebサイトは、相手がこちらを確かめる手がかりになります。個人で仕事をしている場合も、屋号、氏名、メールアドレス、電話番号、ポートフォリオのURLなどを入れておくと、相手が安心して返信できます。

差出人のメールアドレスにも気を配ります。会社の仕事で連絡する場合は、個人のフリーメールではなく、会社のドメインのアドレスから送ります。フリーメールのアドレスから届いた初めてのメールは、本当にその会社の人からのものか確かめようがなく、相手を不安にさせます。個人で仕事をしている場合も、仕事用のアドレスを1つ決めておき、プライベートのアドレスと分けて使うと、相手に信頼されやすくなります。差出人の名前の表示も、ローマ字や略称ではなく、会社名と氏名が分かる形に設定しておきましょう。

場面別の例文

ここからは、初めて連絡する場面ごとの例文を紹介します。会社名や名前、用件は、自分の状況に合わせて書き換えてください。

紹介を受けて連絡する場合

件名：鈴木様のご紹介でご連絡いたしました（株式会社△△ 山田）

株式会社○○
営業部 部長
佐藤 一郎様

突然のご連絡失礼いたします。
株式会社△△ 企画部の山田太郎と申します。

株式会社□□の鈴木様からご紹介いただき、ご連絡いたしました。
当社では現在、社内研修の内容の見直しを進めており、
鈴木様から、佐藤様が研修の設計に詳しいと伺いました。

つきましては、一度お話を伺うお時間をいただけないでしょうか。
30分ほどのオンラインでのご面談を考えております。
ご都合のよい日時を、いくつかお知らせいただけますと幸いです。

ご多忙のところ恐れ入りますが、
ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。

株式会社△△
企画部 山田太郎
電話：03-0000-0000
メール：yamada@○○○.jp

Webサイトを見て仕事を相談する場合

件名：【ご相談】Webサイトの改修のお見積もりについて（株式会社△△ 山田）

株式会社○○
ご担当者様

初めてご連絡いたします。
株式会社△△ 広報部の山田太郎と申します。

貴社のWebサイトで、飲食店のサイトの制作事例を拝見し、
当社のサイトの改修をご相談したく、ご連絡いたしました。

当社は都内で飲食店を3店舗運営しており、
予約の案内とメニューのページを新しくしたいと考えております。
概算のお見積もりと、制作にかかる期間の目安を
お教えいただくことは可能でしょうか。

詳しい内容は、改めてお打ち合わせの際にお伝えいたします。
お手すきの際にご返信いただけますと幸いです。

株式会社△△
広報部 山田太郎
電話：03-0000-0000
メール：yamada@○○○.jp

問い合わせに初めて返信する場合

件名：Re: 研修についてのお問い合わせ（株式会社△△）

株式会社○○
人事部
田中 花子様

このたびは、当社のWebサイトからお問い合わせいただき、
誠にありがとうございます。
株式会社△△ 研修事業部の山田太郎と申します。
お問い合わせの件は、当部署で担当いたします。

お問い合わせいただいた新入社員研修について、
内容と料金の案内の資料を添付いたしました。
ご希望の人数と時期をお知らせいただければ、
お見積もりをお送りいたします。

ご不明な点がございましたら、
このメールにご返信いただくか、下記の電話番号までご連絡ください。
今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

株式会社△△
研修事業部 山田太郎
電話：03-0000-0000
メール：yamada@○○○.jp

採用の応募者に初めて連絡する場合

件名：書類選考の結果と面接日程のご案内（株式会社△△ 採用担当）

○○ ○○様

このたびは、当社の求人にご応募いただき、
誠にありがとうございます。
株式会社△△ 人事部 採用担当の山田太郎と申します。

書類選考の結果、ぜひ面接にお越しいただきたく、
ご連絡いたしました。
面接はオンラインで、40分ほどを予定しております。
下記の日程のうち、ご都合のよい日時をお知らせください。

（1）○月○日 10時から、または14時から
（2）○月○日 13時から、または16時から

上記の日程でご都合が合わない場合は、
ご希望の日時をいくつかお知らせいただけますと幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、
よろしくお願い申し上げます。

株式会社△△
人事部 採用担当 山田太郎
電話：03-0000-0000
メール：saiyo@○○○.jp

取材や寄稿をお願いする場合

件名：【取材のお願い】在宅勤務の取り組みについて（株式会社△△ 山田）

株式会社○○
広報部
小林 美咲様

突然のご連絡失礼いたします。
株式会社△△ 編集部の山田太郎と申します。
当社では、中小企業の働き方を紹介するWebメディアを運営しております。

貴社のWebサイトで、在宅勤務の制度を導入された経緯を拝見し、
ぜひ記事でご紹介させていただきたく、ご連絡いたしました。

取材は、オンラインで1時間ほどを予定しております。
記事は公開の前に原稿をお送りし、内容をご確認いただきます。
企画の詳しい内容をまとめた資料もございますので、
ご関心をお持ちいただけましたら、お送りいたします。

ご多忙のところ恐れ入りますが、
ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。

株式会社△△
編集部 山田太郎
電話：03-0000-0000
メール：yamada@○○○.jp

フリーランスとして仕事を提案する場合

件名：Webサイトの記事制作のご提案（ライター 山田）

株式会社○○
マーケティング部
ご担当者様

初めてご連絡いたします。
フリーランスでWebの記事を制作しております、山田太郎と申します。

貴社のWebサイトのコラムを拝見し、
介護の分野の記事の制作でお力になれるのではと考え、
ご連絡いたしました。
これまでに、介護や福祉の分野の記事を
50本ほど制作してまいりました。

制作の実績は、下記のポートフォリオでご覧いただけます。
https://www.○○○.jp/portfolio/

もしご関心をお持ちいただけましたら、
一度お話を伺えますと幸いです。
突然のご連絡となりましたこと、
ご容赦いただけますと幸いです。

山田太郎（フリーランスライター）
電話：090-0000-0000
メール：yamada@○○○.jp

前任者から引き継いで初めて連絡する場合

件名：担当者交代のご挨拶（株式会社△△ 山田）

株式会社○○
購買部
高橋 次郎様

初めてご連絡いたします。
株式会社△△ 営業部の山田太郎と申します。

このたび、前任の伊藤に代わり、
貴社のご担当を務めることになりました。
伊藤から、これまでのお取引の内容は引き継いでおります。
至らない点もあるかと存じますが、精一杯努めてまいります。

近いうちに、改めてご挨拶に伺えればと存じます。
今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

株式会社△△
営業部 山田太郎
電話：03-0000-0000
メール：yamada@○○○.jp

メールと電話、問い合わせフォームの使い分け

初めての相手に連絡する方法は、メールだけではありません。相手の会社のWebサイトに問い合わせフォームがある場合や、電話のほうが早い場合もあります。用件に合わせて使い分けると、相手に負担をかけずに連絡できます。

連絡の方法	向いている場面	気をつけたい点
メール	担当者のアドレスが分かっていて、記録を残したい用件	件名と名乗りで、迷惑メールと区別されるようにする
問い合わせフォーム	担当者が分からず、会社の窓口に相談したいとき	入力欄の文字数に限りがあることがあるため、用件を短くまとめる
電話	急ぎの用件や、メールの返信が来ないときの確認	相手の時間を奪うため、要点を先にまとめておく

問い合わせフォームから連絡する場合も、書く内容はメールと同じです。会社名と名前を名乗り、連絡した経緯と用件を書き、結びの挨拶で締めます。フォームによっては、営業の目的の連絡を受け付けていないこともあるため、送る前にフォームの説明をよく読んでおきます。

電話で先に挨拶をしてから、詳しい内容をメールで送る方法もあります。この場合は、メールの最初に「先ほどはお電話でありがとうございました」と書き、電話で話した内容を簡単にまとめてから本題に入ると、相手は電話の内容を思い出しながら読めます。

メールの長さと送る時間帯

初めてのメールは、相手がスマートフォンで読むことも考えて、長くなりすぎないようにします。本文は、パソコンの画面で1画面に収まる程度、多くても20行から30行が目安です。1行は30文字から35文字ほどで改行し、内容の区切りごとに空いた行を入れると読みやすくなります。

送る時間帯にも気を配ります。相手の会社の営業時間内、とくに平日の午前中に届くように送ると、その日のうちに読んでもらいやすくなります。深夜や休日に送ると、相手に気を遣わせることがあるため、メールソフトの予約送信の機能を使って、翌朝の始業の時間に届くようにする方法もあります。

宛先の欄の使い方にも注意します。初めての相手に送るメールで、ほかの人を同時に宛先に入れる場合は、相手の会社のだれを含めるかを慎重に選びます。複数の会社の人に同じ内容を送る場合は、ほかの人のメールアドレスが見えてしまわないよう、宛先やCCではなくBCCを使うか、1人ずつ送ります。メールアドレスの漏えいは、個人の情報の扱いの問題にもなります。

初めてのメールでよくある敬語の誤り

初めての相手には、丁寧に書こうとするあまり、敬語を重ねすぎてしまうことがあります。よくある誤りと、正しい書き方の例は次のとおりです。

誤りやすい書き方	正しい書き方の例
山田と申し上げます	山田と申します
ご拝読ください	お読みください
おっしゃられました	おっしゃいました
ご確認してください	ご確認ください
了解しました	承知いたしました
とんでもございません	とんでもないことでございます

「了解しました」は、目上の相手には「承知いたしました」や「かしこまりました」を使うのが一般的です。「拝読」は自分が読むことをへりくだって言う言葉のため、相手に「ご拝読ください」と使うのは誤りです。迷ったときは、短く簡潔な敬語を選ぶほうが、相手に誤解なく伝わります。

送る前に確かめたいこと

初めてのメールは、送ったあとに訂正のメールを送ると印象が下がります。送る前に次の点を確かめます。

相手の会社名、部署名、氏名の漢字に誤りがないか
件名だけで用件と差出人が分かるか
連絡した経緯が最初の段落に書かれているか
相手にしてほしいことがはっきり書かれているか
添付するファイルを付け忘れていないか、ファイル名が分かりやすいか
署名に電話番号と会社名が入っているか

営業の目的で、面識のない相手に広告や宣伝のメールを送る場合は、法律の決まりにも注意が必要です。特定電子メール法では、広告や宣伝のメールを送るときの同意の取り方や、送信者の名前、連絡先の表示などが決められています。決まりの内容は、総務省の迷惑メール対策のページで確かめられます。

返信が届いたあとの2通目の書き方

初めてのメールに返信が届いたら、できるだけ早く、その日のうちにお礼の返信を送ります。2通目からは、相手とのやり取りが始まっているため、書き出しは「ご返信いただきありがとうございます」や「お世話になっております」に変えます。

2通目で気をつけたいのは、次の3点です。

件名は、相手の返信の件名（Re: が付いたもの）をそのまま使い、やり取りの流れが分かるようにする
相手の質問や依頼には、すべて答えたかを確かめてから送る
次に何をするのか（日程を決める、資料を送る、など）を最後に書き、やり取りを前に進める

相手から日程の候補が届いた場合は、選んだ日時を本文にはっきり書き、オンラインの面談であれば会議のURLを、訪問であれば場所と訪問する人数を添えます。日時を書くときは、曜日も一緒に書いておくと、相手が予定表と照らし合わせやすくなります。

返信の内容に、すぐに答えられない質問が含まれている場合は、まず受け取ったことと、いつごろ答えられるかを伝える返信を先に送ります。初めての相手との関係は、返信の早さで信頼が決まることが多いため、内容の確認に時間がかかるときほど、途中の連絡を欠かさないようにします。

社内の別の人から返信するときの引き継ぎ

初めての連絡を受けた人と、実際に対応する人が違う場合もあります。たとえば、代表のメールアドレスに届いた問い合わせを、営業の担当者が引き継いで返信する場合です。このときは、最初の返信で「お問い合わせの件は、営業部の山田が担当いたします」のように担当者を名乗り、相手が次にだれに連絡すればよいかを分かるようにします。

引き継ぎの際に、それまでのやり取りの内容が担当者に伝わっていないと、相手に同じ質問を繰り返してしまい、印象を損ねます。届いた内容と、すでに返信した内容を、担当者がすぐに確かめられる状態にしておくことが大切です。

受け取る側の注意：なりすましのメール

初めてのメールは、受け取る側にも注意が必要です。取引先や経営者を名乗って振込先の変更や急な送金を求めるメールは、ビジネスメール詐欺と呼ばれる手口の可能性があります。情報処理推進機構（IPA）は、ビジネスメール詐欺の手口と対策を公表しています。

初めて連絡してきた相手から、お金や個人の情報に関わるお願いが届いた場合は、メールに書かれた連絡先ではなく、相手の会社の公式のWebサイトに載っている電話番号などで、本当にその会社からのメールかを確かめてから対応します。送る側も、相手がこうした確認をしやすいよう、会社名と電話番号を署名にきちんと書いておくことが大切です。

問い合わせへの初めての返信を漏れなく回すには

会社のWebサイトのお問い合わせフォームや採用の応募フォームを運営していると、面識のない相手から毎日のように連絡が届きます。こうした連絡への最初の返信は、相手にとって会社の第一印象になるため、早く、丁寧に返すことが大切です。

担当者が1人で件数も少ないうちは、メールソフトのフォルダや、Excelの対応表で十分に管理できます。Excelで管理する場合は、届いた日、相手の名前、用件、担当者、状況（未対応、返信済み、完了）、最後に返信した日の列を作り、毎朝、未対応の行を確かめます。

一方で、複数の担当者で問い合わせを分担していると、だれが返信するのかが曖昧になり、返信が漏れたり、2人が同じ相手に返信してしまったりすることがあります。こうした場合に、届いた問い合わせを一件ずつ担当と状況を付けて管理し、返信まで回す道具の1つがHalictです。公式の案内によると、フォームから届いた一件ごとに担当と状況が残り、返信も同じ画面から送れて、相手が開封したかどうかまで記録されます。初めての相手に送った返信が読まれたかどうかが分かるため、届いていない可能性がある場合に、電話など別の方法で連絡するかを判断しやすくなります。

料金は、1人で使うフリーのプランが0円、3人までのスタータープランが月額2,980円、10人までのチームプランが月額7,800円、30人までのビジネスプランが月額16,800円（いずれも税抜）です。どのプランもフォームの数と回答の数は無制限で、始めるときにクレジットカードの登録は要りません。Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

初めてのメールのやり取りを仕事につなげる

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営者として見てきた限りでは、初めての相手に送る最初のメールの書き方で、その後の仕事の進み方が大きく変わります。名乗り方と経緯がはっきりしていて、用件が1つに絞られたメールは、返事が早く届き、その後のやり取りも順調に進みやすい傾向があります。

フリーランスや副業で仕事を探す場合も、初めての依頼主に送る応募や提案のメールは、この記事で紹介した型がそのまま使えます。AIを使った業務の支援の仕事であれば、AIマーケティング・セキュリティのお仕事で仕事の内容を確かめられます。デザインの仕事の報酬の目安は、デザイナーの年収・単価で紹介しています。アプリの開発の仕事に関心がある人は、アプリ開発のお仕事も参考になります。

初めての相手へのメールは、型を決めておけば迷わずに書けます。件名、名乗り、経緯、用件、結び、署名の6つの部分を、例文を手がかりに自分の言葉に書き換えて使ってみてください。

よくある質問

Q. 初めての相手に「お世話になっております」と書いてもよいですか？

面識のない相手には、まだお世話になっていないため、「突然のご連絡失礼いたします」「初めてご連絡いたします」のような書き出しが適しています。ただし、相手の会社とすでに取引がある場合や、問い合わせへの返信の場合は、「お世話になっております」や「お問い合わせいただきありがとうございます」から始めても失礼にはあたりません。