営業案件の管理方法｜進み具合を追う表の作り方

営業の案件が増えてくると、「あの見積もり、返事は来たっけ？」「来月受注できそうな金額はいくら？」という質問に、すぐ答えられなくなりますよね。営業案件管理とは、こうした一件一件の商談を、いまどの段階にあり、次に何をするのかが分かる形で記録しておくことです。高価なシステムを入れなくても、表計算ソフトの表を1枚作るだけで始められます。この記事では、管理する項目、進み具合の段階の決め方、ExcelやGoogleスプレッドシートで表を作る手順、止まっている案件の見つけ方、チームで共有する方法までを順に整理します。複数人で担当と期限を共有したいときの道具として、Pinatecaのようなボード型の管理ツールにも触れます。

営業案件管理とは何か

営業案件管理とは、見込みのお客様と商談を始めてから、受注するか失注するかが決まるまでの流れを、案件ごとに記録して追いかけることです。案件とは、ひとつの商談のまとまりのことで、「A社のホームページ制作の提案」「B社への研修サービスの見積もり」のように、相手と内容の組み合わせで1件と数えます。

案件管理と似た言葉に、顧客管理があります。顧客管理は「どの会社の誰とつながりがあるか」を記録するもので、相手の会社や担当者が中心です。案件管理は「どの商談がどこまで進んでいるか」を記録するもので、商談そのものが中心です。1つの会社と複数の商談が同時に進むこともあるので、顧客の一覧と案件の一覧は分けて作るのが基本です。

案件を管理しないと起きること

案件を記録していないと、次のようなことが起こりがちです。

• 見積もりを出したまま、返事の確認を忘れて他社に決まってしまう
• 担当者が休んだり辞めたりしたときに、商談の経緯が誰にも分からない
• 今月と来月にどれくらいの受注が見込めるか分からず、売上の見通しが立たない
• どの段階で商談が止まりやすいかが分からず、改善のしようがない

一人で営業している個人事業主やフリーランスでも同じです。案件が5件を超えたあたりから、頭の中だけで管理するのは難しくなります。

営業の案件管理が求められる背景

営業のやり方は、ここ数年で大きく変わりました。オンラインでの商談が広がり、1人の担当者が同時に追いかける案件の数が増えています。また、少ない人数で営業を回す会社が増え、担当者の記憶や経験に頼った営業から、記録を共有して組織で進める営業へ切り替える必要が出てきました。

営業の名刺管理や案件管理のサービスを提供する会社も、道具の大小にかかわらず、体系的に管理することが欠かせないと述べています。

営業案件の管理には、ExcelやGoogleスプレッドシートといった手軽なツールから、SFAのような専門的なシステムまで、さまざまな選択肢があります。そして、組織の規模や案件の特性に関わらず、何らかのツールを活用した体系的な管理が、今や不可欠となっています。 出典: jp.sansan.com

ここで出てくるSFA（エスエフエー）とは、営業支援システムのことで、案件の記録、商談の履歴、売上の見込みの集計などを1つの仕組みで行う道具です。ただ、いきなりSFAを入れても、何を記録するかが決まっていなければ使いこなせません。まずは表で管理の型を作り、案件が増えてから道具を考える、という順番が失敗しにくい進め方です。

営業案件の管理で記録する項目

案件管理の表に入れる項目は、多すぎると入力が続かず、少なすぎると役に立ちません。まずは次の項目から始めると、たいていの営業に対応できます。

項目	書く内容	使い道
案件番号	通し番号	案件を一意に特定する
案件名	「A社 ホームページ制作」など	一覧で内容が分かる
顧客名	会社名と担当者名	顧客の一覧とつなぐ
担当者	自社の営業担当	誰が動くかを明らかにする
段階	初回接触、ヒアリング、提案、見積もり、交渉、受注、失注	進み具合を見る
見込み金額	受注したときの金額	売上の見通しを立てる
確度	受注できそうな度合い（割合）	見込みの重みをつける
受注予定日	決まりそうな月や日	月ごとの見通しを立てる
次の行動	「見積もりの返事を電話で確認」など	やることを忘れない
次の行動の期限	日付	期限切れを見つける
最終接触日	最後に連絡を取った日	止まっている案件を見つける
失注の理由	価格、時期、他社に決定など	振り返りに使う

いちばん大事なのは「次の行動」と「期限」

表の中でとくに大事なのは、次の行動と、その期限の2つです。段階や金額は案件の状態を表すだけですが、次の行動は「誰が何をいつまでにするか」を表します。案件が止まる原因のほとんどは、次の行動が決まっていないか、期限が過ぎているかのどちらかです。

次の行動は、「フォローする」「検討中」のようなあいまいな書き方ではなく、「10月30日に見積もりの返事を電話で確認する」のように、具体的な動作で書きます。動作で書いておくと、担当者以外が読んでも何をすればよいかが分かります。

確度は数字の基準を決めておく

確度は、担当者の感覚で書くと人によってばらつきます。段階ごとに確度を決めておくと、誰が書いても同じ物差しになります。たとえば次のような決め方です。

• ヒアリング……10%
• 提案……30%
• 見積もり提出……50%
• 交渉（条件の詰め）……80%
• 受注……100%

見込み金額に確度をかけた数字を合計すると、今月や来月に見込める売上の目安になります。見込み金額100万円で確度50%の案件は、50万円として数えるという考え方です。

進み具合の段階を決める

案件管理の表でいちばん最初に決めるのが、段階の区切り方です。段階とは、商談がいまどこまで進んでいるかを表す区分のことで、営業の世界では「フェーズ」や「ステージ」とも呼ばれます。

段階は、自社の営業の流れに合わせて5つから7つくらいに分けるのが扱いやすいです。少なすぎると違いが見えず、多すぎると入力のたびに迷います。

段階を決めるときのコツ

段階を決めるときは、「次の段階に進む条件」を言葉にしておきます。条件があいまいだと、同じ状態の案件でも担当者によって違う段階に入れてしまいます。

段階	次の段階に進む条件
初回接触	相手が話を聞く時間を取ってくれた
ヒアリング	相手の困りごと、予算、決める人、時期が分かった
提案	提案書を送り、説明を終えた
見積もり	見積書を送った
交渉	金額や納期の条件を詰めている
受注	発注書や契約書を受け取った
失注	相手から断りの連絡があった、または一定期間連絡が取れない

こう決めておくと、「提案書は作ったけれど、まだ説明していない」案件は提案の段階に入れない、というように線が引けます。

失注の段階も忘れずに作っておきます。失注した案件を表から消してしまうと、どの段階でどんな理由で失注しやすいかが分からなくなります。失注した案件は消さずに残し、理由を書いておくと、次の営業に生かせます。

ExcelやGoogleスプレッドシートで案件管理の表を作る手順

ここからは、表計算ソフトで案件管理の表を作る手順を紹介します。ExcelでもGoogleスプレッドシートでも、ほぼ同じ流れで作れます。

手順1：見出しの行を作る

1行目に、前の節の表で挙げた項目を見出しとして並べます。A列から順に、案件番号、案件名、顧客名、担当者、段階、見込み金額、確度、受注予定日、次の行動、次の行動の期限、最終接触日、失注の理由、という並びにします。2行目から下に、1行に1件ずつ案件を書いていきます。

1つの案件の中で連絡の履歴が増えていく場合でも、案件の表は1行1件のままにしておきます。連絡の履歴は別のシートに「日付、案件番号、内容」の形で書き足していくと、案件の表が縦に伸びすぎません。

手順2：段階と担当者をプルダウンにする

段階や担当者を手で入力すると、「提案」「提案中」「提案済み」のように表記がばらつき、後で数えられなくなります。選択肢から選ぶプルダウンにしておきます。

Excelでは、プルダウンにしたいセルを選び、［データ］タブの［データの入力規則］を開いて、入力値の種類で［リスト］を選び、元の値に段階の名前をカンマ区切りで入力します。手順はMicrosoftのセルにデータの入力規則を適用するで確認できます。

Googleスプレッドシートでは、セルを選んで上部の［挿入］から［プルダウン］を選び、選択肢を入力します。［データ］の［データの入力規則］からも同じ設定ができます。

手順3：見込みの金額を計算する列を追加する

確度をかけた見込みの金額を出す列を追加します。見込み金額がF列、確度がG列にある場合、M2のセルに次の式を入力し、下の行にコピーします。

=F2*G2

確度は「50%」のように割合で入力しておけば、そのままかけ算できます。

手順4：段階ごとの件数と金額を集計する

別のシートに、段階ごとの件数と見込み金額の合計を出す表を作ります。条件に合うセルの数を数えるにはCOUNTIFS関数、条件に合うセルの合計を出すにはSUMIFS関数を使います。

案件の表のシート名が「案件」で、段階がE列、見込み金額がF列にある場合、集計のシートのA2に「提案」と書き、B2とC2に次の式を入れます。

=COUNTIFS(案件!E:E,A2)
=SUMIFS(案件!F:F,案件!E:E,A2)

B2は「提案」の段階にある案件の件数、C2はその見込み金額の合計です。A列に段階の名前を並べ、式を下にコピーすれば、段階ごとの一覧ができます。COUNTIFS関数の書き方は、MicrosoftのCOUNTIFS 関数の説明で確かめられます。

担当者ごとに分けたいときは、COUNTIFS関数に条件を追加します。担当者がD列にある場合、担当者の名前をB1に書いておき、次のようにします。

=COUNTIFS(案件!E:E,$A2,案件!D:D,B$1)

手順5：フィルターで絞り込めるようにする

見出しの行を選んでフィルターを設定しておくと、「自分が担当の案件だけ」「見積もりの段階の案件だけ」と絞り込めます。Excelでは表全体を選んで［ホーム］の［テーブルとして書式設定］を使うと、見出しに絞り込みのボタンが付き、行を追加しても集計の範囲が自動で広がります。

記入例で見る案件管理の表

表の作り方が分かっても、実際にどう書けばよいかが分からないと手が止まります。ここでは、架空の3つの案件を例に、1行ずつの書き方を示します。会社名や金額は説明のためのものです。

1件目は、A社のホームページ制作の案件です。段階は見積もり、見込み金額は80万円、確度は50%なので、見込みの金額は40万円になります。受注予定日は11月末、次の行動は「11月5日に見積もりの返事を電話で確認する」、最終接触日は10月28日です。見積もりを送った日から1週間後に確認の電話を入れる、という決まりにしておくと、返事を待ち続けて時間がたつことを防げます。

2件目は、B社への研修サービスの案件です。段階はヒアリング、見込み金額は30万円、確度は10%です。次の行動は「11月10日までに研修の日程の候補を3つ送る」です。ヒアリングの段階では金額がまだはっきりしないことが多いので、相手が口にした予算の幅の下限を書いておくと、見込みを大きく見積もりすぎずに済みます。

3件目は、C社の保守契約の更新の案件です。段階は失注、失注の理由は「予算の削減で更新を見送り」と書きます。次の行動の欄には「来年4月に予算の状況を確認する」と書いておきます。失注した案件でも、時期を変えて再び声をかけられることがあります。失注の段階に入れたまま次の行動を残しておけば、半年後に思い出すきっかけになります。

この3件を並べるだけでも、今週やること、今月見込める金額、来年まで寝かせておく案件が分かれて見えてきます。

顧客の一覧と案件の表をつなぐ

案件の表とは別に、顧客の一覧を作っておくと、同じ会社の情報を何度も書かずに済みます。顧客の一覧には、顧客番号、会社名、担当者名、電話番号、メールアドレス、住所、取引を始めた日を並べます。案件の表には顧客番号だけを書き、会社名や担当者名は顧客の一覧から引いてくる形にすると、担当者が替わったときに顧客の一覧を1か所直すだけで済みます。

Excelでは、別の表から値を引いてくるときにXLOOKUP関数を使えます。案件の表の顧客番号の列を検索の値にし、顧客の一覧の顧客番号の列を検索の範囲、会社名の列を戻り値の範囲に指定します。Googleスプレッドシートでも同じ名前の関数が使えます。関数に慣れていないうちは、顧客番号と会社名の両方を案件の表に手で書いてもかまいません。大事なのは、同じ会社を「株式会社A」「A社」「（株）A」と書き分けないことです。表記がばらつくと、会社ごとの案件の数や金額を数えられなくなります。

顧客の情報は個人情報として扱う

顧客の担当者の名前や連絡先は、個人情報に当たります。案件の表や顧客の一覧を社外の人と共有するときは、見せてよい範囲を確かめます。表計算ソフトのファイルをメールに添付して送るより、閲覧できる人を限った共有の設定を使うほうが、誤って送ってしまうおそれを減らせます。退職した担当者や、契約が終わった外部の協力者の閲覧の権限は、その日のうちに外します。

一人で営業するフリーランスや個人事業主の案件管理

フリーランスや個人事業主の場合、営業と制作と事務を一人でこなすことがほとんどです。案件管理の表も、会社の営業のものより項目を減らしたほうが続きます。

一人で使う表なら、担当者と確度の列は外してもかまいません。代わりに、見積もりを出した日と、納品の予定日の列を追加しておくと、営業と制作の両方の予定が1枚で見えます。受注した案件は、制作の進み具合を追う表に移すか、同じ表の段階に「制作中」「納品済み」「請求済み」「入金済み」を追加して、入金まで追いかけます。

一人で営業していると、忙しい時期ほど新しい案件の種まきを忘れがちです。制作に追われて営業が止まると、その案件が終わったあとに仕事が途切れます。案件の表で「提案」や「見積もり」の段階にある件数が少なくなってきたら、営業の時間を増やす合図だと考えます。毎週の見直しのときに、受注の手前の段階にある件数を数えておくと、仕事の切れ目を前もって見つけられます。

案件管理でよくある失敗

案件管理を始めた会社や個人が、つまずきやすい点もあります。

1つ目は、項目を増やしすぎることです。あれもこれも記録しようとして列が20を超えると、入力が面倒になって誰も書かなくなります。最初は前の節の表の項目から始め、使わない列は消し、必要になった列だけを追加します。

2つ目は、段階を更新しないことです。商談が進んだのに段階を変えていないと、表の上では提案の段階に案件がたまって見え、実際の状態と合わなくなります。商談のあとに段階を見直すことを、次の行動を書き直すのと同じ手順に組み込みます。

3つ目は、受注した案件しか振り返らないことです。うまくいった案件だけを見ても、改善の手がかりは少ししか得られません。失注した案件と、止まったまま終わった案件にこそ、営業の流れのどこに弱いところがあるかが表れます。受注した案件と失注した案件を同じ物差しで並べ、段階ごとの日数や、次の行動がどれだけ期限どおりに進んだかを比べると、改善すべき場所がはっきりします。

止まっている案件を見つける仕組み

案件管理の表を作っても、止まっている案件に気づけなければ意味がありません。表に、期限切れや連絡が途絶えている案件が目立つ仕組みを入れておきます。

期限が過ぎた案件に色を付ける

次の行動の期限が今日より前になっている案件に、自動で色が付くようにします。Excelでは、色を付けたい範囲を選び、［ホーム］の［条件付き書式］から［新しいルール］を選び、［数式を使用して、書式設定するセルを決定］で次の式を入れます（期限がJ列の場合）。

=AND($J2>0,TODAY()>$J2)

書式で塗りつぶしの色を選べば、期限が過ぎた行に色が付きます。Googleスプレッドシートでは、［表示形式］の［条件付き書式］で、［カスタム数式］を選んで同じ式を入れます。

連絡が途絶えている案件を見つける

最終接触日から日数がたっている案件は、止まっている可能性が高い案件です。最終接触日がK列にある場合、経過日数を出す列を作り、次の式を入れます。

=TODAY()-K2

この列が14以上の案件に色を付ける、あるいは並べ替えで日数の多い順に並べると、連絡を取るべき案件がすぐ分かります。何日で「止まっている」とみなすかは、商談の長さによって変わります。数日で決まる商品なら7日、数か月かかる商談なら30日、というように自社の営業に合わせて決めます。

週に一度、表を見直す時間を作る

仕組みを作っても、見る時間がなければ止まった案件は動きません。週に一度、30分ほど時間を取り、次の3つを確かめる習慣をつけます。

1. 次の行動の期限が過ぎている案件はないか
2. 最終接触日から日数がたっている案件はないか
3. 段階が実際の状態と合っているか

チームで営業している場合は、この見直しを週の打ち合わせの議題にすると、担当者が抱えている案件の悩みも共有できます。

外出先で表を確かめ、入力する

外回りの多い営業では、商談が終わったその場で入力できるかどうかが、記録が続くかどうかを分けます。ExcelもGoogleスプレッドシートも、スマホのアプリから同じファイルを開いて編集できます。ただし、横に長い表はスマホの画面では読みにくいので、外出先で見る列を、案件名、段階、次の行動、次の行動の期限の4つに絞った別のシートを作っておくと便利です。

スマホで入力するときは、文章を長く打たず、次の行動と期限だけを先に入れておき、細かい経緯は会社に戻ってから書き足す、と分けておくと負担が減ります。スマホには画面ロックをかけ、紛失したときにすぐ遠くからロックできる設定をしておきます。

チームで共有するときに起きやすい困りごと

一人で使う案件管理の表は、表計算ソフトで十分に回ります。けれども、複数人で同じ表を使い始めると、別の困りごとが出てきます。

• 誰かが表を上書きして、別の人が入れた内容が消えてしまう
• 担当者ごとに書き方がばらつき、他の人の案件を読んでも状況が分からない
• 表が横に長くなり、スマホでは見づらい
• 案件ごとのやり取りが表の外のメールやチャットに散らばり、経緯を追えない

Googleスプレッドシートのように複数人で同時に編集できる道具を使えば、上書きの問題はかなり減ります。書き方のばらつきは、前の節で決めた段階の条件や、次の行動の書き方の決まりを共有することで防げます。

案件の数と人数で道具を選び直す

案件管理の道具を考えるときは、案件の数と、使う人数の2つを目安にします。案件管理のサービスを紹介する記事でも、人数で費用が大きく変わる点に触れています。

また、ユーザー数による課金が主流のため、運用人数で総額が大きく変わります。例えば月額1,000円/ユーザーのツールでも、20名で利用すれば月額20,000円になります。「現場の何人が実際に使うか」を導入前に明確にすることが、予算オーバーを防ぐコツです。 出典: cone-c-slide.com

一人から数人で、案件が数十件までなら、表計算ソフトの表で十分です。数人から十数人で、担当と期限と進み具合を見える形で共有したくなったら、カードを段階ごとの列に並べるボード型の管理ツールが候補になります。営業の人数が多く、商談の履歴や売上の予測まで1つの仕組みで管理したい段階になったら、SFAを検討します。

案件をボードで共有する方法

ボード型の管理ツールとは、案件を1枚のカードにして、段階ごとの列に並べる道具のことです。カンバンボードとも呼ばれます。「提案」の列にあるカードを「見積もり」の列へ動かせば段階が進んだことになり、全体の進み具合がひと目で分かります。

表と比べたときのボードの良いところは、次のとおりです。

• どの段階に案件がたまっているかが、列の長さで見える
• カードを動かすだけで段階を変えられ、入力の手間が少ない
• カードに担当者と期限を付けておけば、自分のやることが分かる
• カードにコメントを残せる道具なら、案件ごとの経緯が1か所にそろう

複数人で担当と期限と進み具合を共有したい場合

複数人の営業で、案件ごとの担当と期限、進み具合を共有したい場面の候補の1つがPinatecaです。公式サイトによると、Pinatecaはカンバン、ガント、カレンダー、リストなど8種類のボードとチャットを無料プランから使えるプロジェクト管理のツールです。カードには見積工数や優先度、顧客名といった、チームに必要な項目をカスタムフィールドとして追加できます。案件ごとにカードを作り、段階を列にしたカンバンボードに並べ、見込み金額や受注予定日をカスタムフィールドとして持たせる、という使い方ができます。自分宛てのメンション、担当の割り当て、締切は受信箱に集まります。

料金は、5人まではフリープランで期限なく無料で、ボードは10個まで使えます。6人目、あるいは11個目のボードからはスタンダードプランになり、1人あたり月額500円（税抜、年払いなら1人あたり月額400円）です。Trelloを使っている場合は、エクスポートしたファイルを読み込んでボードやカードを移せます。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

Pinatecaはプロジェクト管理のツールで、売上の予測を自動で出すようなSFAの機能を持つものではありません。段階ごとの金額の集計が必要な場合は、カードの一覧を表計算ソフトに書き出して集計するか、SFAを検討します。

SFAに移る目安と、選ぶときに確かめること

案件の数が増え、営業の人数が増えてくると、表やボードでは手が回らなくなる場面が出てきます。次のような状態になったら、SFAを検討する時期です。

• 営業担当が10人を超え、案件の一覧を全員で見るのが大変になった
• 商談の履歴、メール、電話の記録を案件にひも付けて残したい
• 上司や経営者が、売上の見込みを毎週の報告を待たずに見たい
• 名刺や問い合わせの情報から、自動で案件を作りたい

SFAを選ぶときに確かめること

SFAは多くの会社が提供していて、機能も料金もさまざまです。選ぶときは、次の点を各社の公式ページで確かめます。

1. 料金の数え方。1人あたりの月額か、会社ごとの定額か。最低の契約人数や契約期間はあるか
2. 今の表から移せるか。CSVで案件や顧客の一覧を取り込めるか
3. 自社の段階の区切り方に合わせて設定できるか
4. スマホから入力しやすいか。外出の多い営業には大事な点です
5. 無料で試せる期間があるか

料金は改定されることがあるので、比較するときは必ず各社の料金ページを開いて今日時点の金額を確かめてください。表で決めた項目と段階の区切り方は、SFAに移るときもそのまま使えます。表での管理は、SFAに移るための準備にもなります。

案件管理を続けるための決まりごと

案件管理でいちばん難しいのは、表を作ることではなく、入力を続けることです。入力が続かなくなる理由は、たいてい「面倒」「書いても誰も見ない」のどちらかです。

入力を続けるための3つの決まり

1. 入力する項目を絞る。毎回入力するのは段階、次の行動、期限、最終接触日の4つだけにし、それ以外は変わったときだけ更新する
2. 入力するタイミングを決める。商談や電話が終わったらその場で、遅くともその日のうちに入力する
3. 表を見て話す場を作る。週の打ち合わせで案件の表を画面に映し、表をもとに話す。表を見ないと話が進まない状態を作る

失注の理由を振り返りに使う

案件管理の表がたまってきたら、3か月に一度ほど、失注した案件の理由を集計してみます。価格で失注していることが多いのか、時期が合わないことが多いのか、他社に決まることが多いのかで、次に打つ手が変わります。どの段階で失注が多いかも見ておくと、提案書を見直すべきか、ヒアリングの質を上げるべきかが分かります。

営業の仕組みづくりを仕事にする人たち

営業案件の管理の仕組みを作る仕事は、社内だけでなく、外部の専門家に頼まれることも増えています。表の設計から、SFAの導入、営業の流れの見直しまで、関わる仕事の幅は広がっています。

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営者として見てきた限りでは、小さな会社ほど営業の記録を担当者個人のノートや頭の中に頼っていて、担当者が抜けたときに商談の経緯が分からなくなる場面が目立ちます。長く取引が続くフリーランスや外部の協力者は、作業を引き受けるだけでなく、記録の型を作って会社に残していく人が多い印象です。仲介の手数料が乗らない直接の取引であれば、依頼する会社は同じ予算でより多く頼め、受ける側も手取りが厚くなります。

営業や業務の流れにAIを取り入れる支援も、新しい仕事として広がっています。AIコンサル・業務活用支援のお仕事では、会社の業務にAIを取り入れる支援がどんな仕事かを紹介しています。案件の記録から次の行動を提案させる、といった使い方を考える人にも参考になります。

営業の管理の仕組みを自社向けに作り込みたい場合は、開発者に依頼する方法もあります。アプリケーション開発のお仕事では、業務のためのアプリやシステムを作る仕事の内容と進め方を解説しています。

会社の営業や経営の仕組みを全体から見直す専門家として、中小企業診断士がいます。中小企業診断士では、経営の相談にのる国家資格の内容と試験の流れを紹介しています。営業の管理の改善を仕事にしたい人が、知識を体系的に学ぶ手がかりになります。

在宅で営業事務や案件の管理を担う働き方もあります。テレワークを取り入れる会社に向けた国の助成金については、テレワーク 助成金 2026で紹介しています。

営業案件管理は、表1枚から始められます。段階の区切り方と、次の行動と期限を書く決まりの2つを先に決め、週に一度の見直しを続ければ、案件の数が増えても慌てずに済みます。

よくある質問

Q. 営業案件管理はExcelだけでもできますか？

一人から数人で、案件が数十件までなら、ExcelやGoogleスプレッドシートの表で十分に管理できます。段階と担当者をプルダウンにし、COUNTIFS関数やSUMIFS関数で段階ごとの件数と金額を集計すれば、進み具合と売上の見込みが分かります。複数人で同時に編集する場合は、上書きを防ぐためにGoogleスプレッドシートなど共同編集ができる道具が向いています。

Q. 案件管理の表には最低限どんな項目が必要ですか？

最低限必要なのは、案件名、顧客名、担当者、段階、見込み金額、次の行動、次の行動の期限、最終接触日です。とくに次の行動と期限は、案件が止まるのを防ぐためにいちばん大事な項目です。確度や受注予定日、失注の理由は、売上の見通しや振り返りに使うので、慣れてきたら追加します。

Q. 案件の段階はいくつに分けるのがよいですか？

自社の営業の流れに合わせて5つから7つくらいに分けると扱いやすくなります。初回接触、ヒアリング、提案、見積もり、交渉、受注、失注といった分け方が一般的です。段階ごとに「次の段階に進む条件」を言葉にしておくと、担当者によって段階の入れ方がばらつくのを防げます。

Q. SFAはいつ導入すればよいですか？

営業担当が増えて表を全員で見るのが大変になった、商談の履歴やメールを案件にひも付けて残したい、売上の見込みを報告を待たずに見たい、といった状態になったら検討の時期です。導入前に、表で管理する項目と段階を決めておくと、SFAの設定もしやすくなります。料金の数え方や最低の契約人数は、各社の公式ページで確かめます。