営業管理表の作り方｜案件と行動を記録する項目

2026年8月3日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓案件と行動と顧客の3つに分けて整理しました
✓Excelでの作り方の手順
✓確度と見込み金額の計算

営業管理表を作ろうとして、テンプレートをいくつか開いてみたものの、項目が多すぎて自分の会社には合わない。逆に、自分で作った表は数か月で誰も更新しなくなった。営業管理表でつまずく理由は、たいていこのどちらかです。

結論を先に書くと、営業管理表は「案件」「行動」「顧客」の3つを分けて記録し、最初は案件の表だけを10項目前後で始めるのが続けやすい形です。この記事では、営業管理表に入れる項目、Excelやスプレッドシートでの作り方の手順、確度と見込み金額の計算、関数の使い方、続かなくなる原因と対策を順に説明します。チームで担当と期限を共有したい場合に使えるPinatecaのようなプロジェクト管理の道具にも、後半で触れます。

営業管理表とは何か、何のために作るのか

営業管理表とは、営業の活動と成果を1か所に記録し、チームで見られるようにする表のことです。どの会社に、誰が、いつ、何を提案していて、いつごろ、いくらで受注できそうなのか。こうした情報を表にそろえておくことで、次の3つができるようになります。

今月や今期の売上の見込みを、担当者に聞いて回らなくても把握できる
止まっている案件や、次の連絡の期限が過ぎた案件に気づける
担当者が休んだり異動したりしても、案件の経緯を引き継げる

営業の仕事は、担当者が1人で顧客とやりとりを進める場面が多く、情報がその人の頭の中や手帳の中に閉じこもりがちです。営業管理表の役割を、HubSpotのブログは次のように説明しています。

個々の営業活動はチーム単位ではなく担当者が進行するため、見込み客との間のやり取りも属人化しがちです。営業管理表があれば、案件ごとの受注金額や見込み具合、成約までのスケジュールなどが可視化され、見込み客の状況に合わせて適切なアプローチが可能になります。出典: blog.hubspot.jp（営業管理をエクセルで行うコツ）

属人化とは、仕事のやり方や情報が特定の人にしか分からない状態になることです。営業管理表は、その状態を防ぐための道具だと考えると、何を記録すべきかが見えてきます。記録するのは「他の人が見て、次に何をすればよいか分かる情報」です。担当者だけが分かるメモは、管理表には向きません。

営業管理表は、営業日報とは役割が違います。営業日報は1日の行動を時系列で報告するものですが、営業管理表は案件ごとに今の状態を1行で示すものです。日報を読めば昨日の出来事は分かりますが、案件の全体像は分かりません。管理表は、その全体像を見るための表です。

営業管理表は「案件」「行動」「顧客」の3つに分ける

営業管理表を1枚のシートで作ろうとすると、列が30も40も並び、入力する人も見る人も疲れてしまいます。記録する情報は性質ごとに3つに分けると、表が扱いやすくなります。

表の種類	1行に入るもの	主な目的	更新の頻度
案件の表	1つの商談	売上の見込みと進み具合を見る	案件が動くたび
行動の表	1回の訪問、電話、メール	活動の量と内容を振り返る	行動するたび
顧客の表	1つの取引先	連絡先と取引の履歴を残す	情報が変わったとき

3つの表は、顧客の名前や案件の番号でつなげます。案件の表に「顧客ID」の列を作り、顧客の表と同じIDを入れておけば、あとで関数を使って顧客の情報を引いてこられます。IDとは、取引先や案件を見分けるために1件ずつ付ける番号のことで、「C001」「A2026-015」のように決めておきます。会社名をそのままつなぎの鍵にすると、「株式会社」の有無や表記の揺れで照合できなくなるため、番号を使うほうが確実です。

最初から3つの表をそろえる必要はありません。小さなチームなら、案件の表だけで始めて、運用が回り始めてから行動の表を追加するほうが続きます。顧客の表は、すでに名刺管理や会計ソフトに取引先の一覧がある場合、そちらを使ってもかまいません。

案件の表に入れる項目

案件の表は営業管理表の中心です。1行に1件の商談を記録します。最初は次の12項目で十分です。

項目	入れる内容の例	入力の形
案件ID	A2026-015	番号
顧客名	株式会社〇〇	文字
案件名	社内研修の外部委託	文字
担当者	山田	一覧から選ぶ
段階	初回訪問、提案、見積提出、交渉、受注、失注	一覧から選ぶ
確度	A、B、C	一覧から選ぶ
見込み金額	1,200,000	数値
受注予定月	2027年1月	日付
次の行動	修正見積を送る	文字
次の行動の期限	2026年11月20日	日付
失注の理由	価格、時期、競合	一覧から選ぶ
更新日	2026年11月11日	日付

この中で最も大事なのは「次の行動」と「次の行動の期限」の2列です。営業管理表が役に立たなくなる典型は、段階と金額だけが並んでいて、次に誰が何をするのかが書かれていない表です。次の行動と期限があれば、期限を過ぎた行を色で目立たせるだけで、止まっている案件がすぐに分かります。

「段階」は、自社の営業の流れに合わせて5つから7つ程度に決めます。段階の数が多すぎると、どこに当てはまるか担当者によって判断が分かれます。段階ごとに「この状態になったら次の段階に進める」という条件を決めて、表の別シートに書いておくと、判断の揺れが減ります。たとえば「見積提出」は見積書をメールで送った日、「交渉」は顧客から金額や条件について返事が来た日、のように決めておきます。

「失注の理由」は、受注できなかった案件の振り返りに使います。自由に書かせると「先方の都合」のような曖昧な言葉ばかりになるので、選択肢を決めておくのがよい方法です。半年分たまると、価格で負けたのか、提案の時期が遅かったのかといった傾向が見えてきます。

行動の表と顧客の表に入れる項目

行動の表は、訪問や電話、メールなどの営業活動を1回ごとに記録する表です。

項目	入れる内容の例
日付	2026年11月11日
担当者	山田
案件ID	A2026-015
行動の種類	訪問、電話、オンライン面談、メール
内容	研修の対象人数と予算を確認
結果	12月上旬に再提案の機会をもらう

行動の表は、案件の表と違って行が増え続けます。1か月で数百行になることも珍しくありません。そのため、案件の表とは別のシートにして、案件IDでつなげます。行動の件数を担当者ごとに数えれば、活動の量が見えるようになります。

顧客の表には、顧客ID、会社名、部署、担当者名、電話番号、メールアドレス、住所、業種、従業員数、最初に取引した日、紹介元などを入れます。顧客の担当者の名前や連絡先は個人情報にあたるので、ファイルの保存先と見られる人を決めておく必要があります。この点は後の節で詳しく触れます。

Excelで営業管理表を作る手順

ここからは、Excelで案件の表を作る手順を説明します。Googleスプレッドシートでもほぼ同じ手順で作れます。

ステップ1 シートを分けて、項目の行を作る

1枚目のシートを「案件」、2枚目を「行動」、3枚目を「一覧」とします。「一覧」のシートには、担当者の名前、段階、確度、失注の理由など、選択肢として使う言葉を縦に並べておきます。「案件」のシートの1行目に、前の節の12項目を横に並べます。

ステップ2 テーブルに変換する

項目の行を含めた範囲を選び、「挿入」タブの「テーブル」を選びます。テーブルに変換すると、行を追加したときに書式や数式が自動で引き継がれ、項目の行に絞り込みのボタンが付きます。営業管理表のように行が増え続ける表では、最初にテーブルにしておくと後の手間が大きく減ります。

ステップ3 入力規則で選択肢から選ばせる

担当者、段階、確度、失注の理由の列には、データの入力規則を設定します。Microsoftのサポートでは、入力規則を次のように説明しています。

データの入力規則を使用して特定のセルへのデータ入力を制限し、セルが選択されている場合は有効なデータの入力を求めるメッセージをユーザーに表示し、ユーザーが無効なデータを入力するとエラーメッセージを表示できます。出典: Microsoft サポート（セルにデータの入力規則を適用する）

手順は、列のセルを選び、「データ」タブの「データの入力規則」を開いて、「入力値の種類」で「リスト」を選び、「元の値」に「一覧」シートの範囲を指定します。これで、セルを選ぶと選択肢が表示され、決めた言葉以外は入力できなくなります。「山田」「山田さん」「やまだ」のような表記の揺れがなくなり、後で集計するときに正しく数えられます。

日付の列にも入力規則を設定し、「入力値の種類」を「日付」にしておくと、「来週」「月末」のような文字が入るのを防げます。

ステップ4 期限切れの行に色を付ける

「次の行動の期限」が今日より前で、段階が受注でも失注でもない行に色を付けます。表全体を選び、「ホーム」タブの「条件付き書式」から「新しいルール」を選び、「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選びます。数式には、期限が J 列、段階が E 列にある場合、=AND(ISNUMBER($J2),TODAY()>$J2,NOT(OR($E2="受注",$E2="失注"))) のように入力し、塗りつぶしの色を設定します。

これで、ファイルを開いた瞬間に、手を付けるべき案件が色で分かるようになります。営業会議で「止まっている案件はありますか」と聞いて回る必要がなくなります。

ステップ5 集計の欄を作る

別のシートか表の上に、集計の欄を作ります。担当者ごとの見込み金額の合計は、SUMIFS関数で求めます。SUMIFS関数とは、複数の条件に合う行だけの数値を合計する関数です。たとえば担当者が「山田」で、確度が「A」の見込み金額を合計するなら、=SUMIFS(案件[見込み金額],案件[担当者],"山田",案件[確度],"A") のように書きます。テーブルに変換していれば、列を名前で指定できるので、数式が読みやすくなります。

件数を数えるときは COUNTIFS 関数を使います。段階が「提案」の案件の数は =COUNTIFS(案件[段階],"提案") で数えられます。

月ごと、担当者ごとの集計を一度に見たいときは、ピボットテーブルが便利です。ピボットテーブルとは、表のデータを行と列の条件で自動的に集計し直してくれる機能のことです。「挿入」タブの「ピボットテーブル」を選び、行に「担当者」、列に「受注予定月」、値に「見込み金額」を指定すれば、担当者別、月別の見込み金額の一覧ができあがります。詳しい操作は、Microsoftサポートのピボットテーブルを作成してワークシートデータを分析するで確かめられます。

確度の付け方と、見込み金額の計算

営業管理表で売上の見込みを出すときに、最も判断が分かれるのが「確度」です。確度とは、その案件が受注できる見込みの高さを表す目安のことで、営業の現場では「ヨミ」とも呼ばれます。

確度は、担当者の感覚で付けると人によって大きくずれます。楽観的な人はすべてAにし、慎重な人はすべてCにする、ということが起こります。そこで、確度を「顧客の行動」で決めるのがよい方法です。

確度	判断の条件の例	見込み金額に掛ける割合の例
A	顧客から発注の意思を言葉で伝えられた。社内の決裁の日程が決まっている	80%
B	見積を提出し、顧客の担当者が社内で検討している	50%
C	課題を聞き取り、提案の機会をもらった	20%

掛ける割合は会社ごとに決めるもので、上の数字はあくまで例です。過去の受注の実績から、確度Aの案件が実際に何割受注できたかを数えて、割合を見直していくのが理想です。

確度を決めたら、見込み金額に割合を掛けた「加重見込み」の列を作ります。確度の割合を「一覧」シートに表として入力しておけば、XLOOKUP関数で引いてこられます。XLOOKUP関数とは、表の中から条件に合う値を探して返す関数のことです。確度が F 列、見込み金額が G 列にある場合、=G2*XLOOKUP(F2,一覧!$A$2:$A$4,一覧!$B$2:$B$4) のように書きます。XLOOKUP関数が使えない古い版のExcelでは、VLOOKUP関数で同じことができます。

加重見込みを合計すると、今月や今期の売上の見込みが1つの数字で出ます。たとえば確度Aで100万円の案件が2件、確度Bで200万円の案件が1件あれば、加重見込みは100万円×80%×2件と200万円×50%を合わせて260万円です。単純に金額を足した400万円より、現実に近い見込みになります。

営業管理表を毎週見直す使い方

営業管理表は、作っただけでは役に立ちません。決まった頻度で見直す場を作ってはじめて、表が生きてきます。多くのチームで回しやすいのは、週に1回、30分程度の見直しです。

見直しの場では、次の順に表を見ていきます。

期限を過ぎて色が付いた行を確認し、次の行動と期限を更新する
段階が進んだ案件、新しく追加された案件を確認する
確度Aの案件について、受注までに残っている手続きを確認する
加重見込みの合計と、今月や今期の目標との差を確認する
失注した案件の理由を確認する

見直しの場で大事なのは、表を責める道具にしないことです。期限を過ぎた案件があったときに、担当者を問い詰める場にしてしまうと、担当者は期限を遠くに書いたり、うまくいっていない案件を表に載せなかったりするようになります。そうなると、表は現実を映さなくなります。期限を過ぎた案件は、チームで手を貸す候補として扱うほうが、表は正直に保たれます。

見直しの後は、「更新日」の列を確かめます。2週間以上更新されていない行があれば、その案件は実際には止まっているか、終わっているのに表が更新されていない可能性があります。

「次の行動」の書き方にも決まりを作っておくと、見直しの時間が短くなります。よくない例は「フォロー」「検討中」「連絡待ち」のように、誰が何をするのかが分からない書き方です。よい例は「山田が修正見積を送る」「先方の部長の決裁結果を電話で聞く」のように、動詞で終わり、その行動を終えたかどうかを本人も周りも判断できる書き方です。

よくない書き方	直した書き方
フォロー	導入事例の資料をメールで送る
検討中	先方の課長に、社内の検討会の日程を電話で聞く
連絡待ち	11月20日までに返事がなければ、こちらから電話する
見積	人数を30人に変えた見積を作り直して送る

「連絡待ち」の状態の案件にも、こちらから動く期限を決めておくのがこつです。相手からの返事を待つだけの行は、期限が書けないため放置されやすく、気づいたときには相手が別の会社に決めていた、ということが起こります。

Excelで営業管理表を作るメリットとデメリット

Excelやスプレッドシートで営業管理表を作ることには、はっきりしたメリットとデメリットがあります。

メリットは次のとおりです。

多くの会社ですでに使える環境があり、新しく費用がかからない
列や集計を自社の営業の流れに合わせて自由に変えられる
関数とピボットテーブルを使えば、集計とグラフまで作れる
操作に慣れている人が多く、使い方の説明が少なくて済む

デメリットは次のとおりです。

複数の人が同時に1つのファイルを編集すると、保存が競合したり、内容が上書きされたりすることがある（Microsoft 365の共同編集やGoogleスプレッドシートなら同時編集はできる）
行が数千行を超えると、ファイルを開くのや集計が遅くなる
外出先からスマートフォンで入力しにくい
誰がいつどこを変えたのかを追いにくい
期限が近づいても、ファイルを開かない限り気づけない

HubSpotのブログも、まずはExcelで始めることを勧めています。

マクロやVBAの機能を使わずとも、ある程度関数の知識をつけるだけで、営業管理表を作成できるでしょう。まずはエクセルで営業管理を行い、限界を感じ始めたらSFAに切り替えるのも方法のひとつです。出典: blog.hubspot.jp（営業管理をエクセルで行うコツ）

SFAとは、営業の案件や活動を記録し、分析するための専用のシステムのことです。Sales Force Automationの略で、営業支援システムとも呼ばれます。数人のチームで案件が数十件程度なら、Excelで十分に回ります。限界を感じてから専用の道具を検討すれば、自社に必要な機能もはっきりしているので、道具選びで失敗しにくくなります。

営業管理表が使われなくなる原因と、続けるコツ

営業管理表を作っても、数か月で更新されなくなるのはよくあることです。原因はたいてい次のどれかです。

項目が多すぎて、1件の入力に時間がかかる
入力しても、それを誰も見ていない
日報や会議資料と同じ内容を何度も書かされる
表の作り方を変えた人が分からなくなり、壊れても直せない

続けるためのコツは、原因の裏返しです。項目は、会議で実際に使うものだけに絞ります。「あると便利かもしれない」という理由で追加した列は、半年後に見返すとほとんど空欄になっています。最初は12項目以下で始め、使わない列があれば消していくくらいがちょうどよい量です。

入力した情報を、必ず誰かが見る仕組みを作ります。前の節の週1回の見直しがそれにあたります。表を見ながら会議をすれば、入力しないと会議で話せないので、自然と更新されるようになります。

日報や報告書との二重入力をなくします。営業管理表の行動の表を日報の代わりにする、会議資料は管理表のピボットテーブルをそのまま映す、というように、1か所に入力したものを別の用途にも使い回します。

表の作り方を変えられる人を決め、変えたときは「一覧」シートの下などに日付と内容を書き残します。数式を消してしまったときに、どこを直せばよいかが分かります。

複数人で担当と期限を共有するとき

営業管理表を1人や2人で使ううちは、Excelのファイル1つで問題なく回ります。ところが、5人前後のチームで案件を手分けし、営業事務の担当者や技術の担当者も加わって見積や提案書を準備するようになると、「この見積は誰が作っているのか」「提案書の修正は終わったのか」が、ファイルを開いて担当者に聞かないと分からなくなりがちです。

案件の金額や確度を集計する表とは別に、案件ごとに発生する作業を、担当と期限と進み具合を付けてチームで共有したい場面では、作業を1件ずつカードにして並べるプロジェクト管理の道具を使う方法があります。選択肢の1つが、国産のプロジェクト管理のPinatecaです。公式の料金ページによると、5人まで、ボード10個までは無料で使え、カードに担当と期限とコメントを付けられます。クレジットカードの登録も要りません。6人目または11個目のボードからはスタンダードのプランになり、1人あたり月額500円（税抜、年払いなら1人あたり月額400円）です。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

使い方の例を挙げます。「今期の提案中の案件」というボードを作り、「提案準備」「見積作成中」「顧客の回答待ち」「受注」の4つの列を並べます。案件を1枚ずつカードにして、営業の担当者と、見積や提案書を作る担当者を付け、期限を設定します。顧客とのやりとりで決まったことはカードのコメントに残しておけば、担当者が休んだ日でも、他のメンバーが経緯を確かめられます。

金額の集計や確度ごとの見込みの計算は、これまでどおりExcelの営業管理表で行い、作業の分担と進み具合をカードで共有する、という分け方にすると、表の役割と道具の役割が混ざりません。

営業の形ごとに変わる項目と、無料テンプレートの選び方

営業管理表に入れる項目は、営業の形によって少しずつ変わります。新規の顧客を開拓する営業、決まった取引先を定期的に回るルート営業、問い合わせを受けてから提案する営業では、追いかけるべき数字が違うからです。

営業の形	追加すると役に立つ項目	見直しで特に見る数字
新規開拓	リストの入手元、初回接触日、接触の回数	接触から初回訪問に進んだ割合
ルート営業	訪問の周期、前回の訪問日、前回の注文金額	訪問の周期を過ぎた取引先の数
問い合わせからの提案	問い合わせの経路、初回返信までの時間	問い合わせから見積提出までの日数
継続契約の営業	契約の更新月、契約金額、解約の兆し	更新月が3か月以内の契約の数

新規開拓の営業では、案件になる前の「見込み客」の段階が長くなります。この段階の相手を案件の表に入れると行が膨らむので、見込み客は別のシートで管理し、初回の面談が決まった時点で案件の表に移す、という分け方が扱いやすくなります。

ルート営業では、案件よりも取引先ごとの訪問の周期が大事です。顧客の表に「訪問の周期」と「前回の訪問日」を入れ、次の訪問予定日を数式で出しておけば、訪問が空いてしまった取引先を条件付き書式で目立たせられます。

インターネットで配られている無料のテンプレートを使う場合は、そのまま使うのではなく、自社で使わない列を最初に消してから使い始めるのがよい方法です。テンプレートは多くの会社に合うように項目を多めに用意していることが多く、全部を埋めようとすると入力が続きません。HubSpotのブログでも、最低限必要なデータを選び、そこから逆算して入力する項目を決めることが大切だとしています。テンプレートを選ぶときは、テーブルや入力規則があらかじめ設定されているか、マクロを使わずに動くかの2点を確かめておくと、後から自社に合わせて直しやすくなります。マクロとは、Excelの操作を自動で実行させる仕組みのことで、便利な反面、作った人以外には直しにくく、会社によってはセキュリティの設定で動かないこともあります。

専用の営業支援システムへ切り替える目安

Excelの営業管理表から、SFAやCRMと呼ばれる専用のシステムへ切り替えるかどうかは、次のような状態が目安になります。CRMとは、顧客との関係を管理するためのシステムのことで、顧客管理システムとも呼ばれます。

営業の人数が10人を超え、同じファイルを同時に開く場面が増えた
案件の行が数千行を超え、ファイルを開くのに時間がかかる
外出先から入力したいという声が、担当者から何度も出ている
メールや電話の履歴を、案件に自動でひもづけたい
誰がいつ金額を変えたのかを、後から確かめる必要が出てきた

切り替えるときは、いきなり全部を移すのではなく、Excelで使っていた項目のうち、実際に会議で使っていたものだけを移すのがよい方法です。Excelの営業管理表で半年以上運用した経験があれば、どの項目が必要で、どの項目が不要だったかが分かっています。その経験は、専用のシステムの項目を決めるときにそのまま役立ちます。

専用のシステムは、料金や機能が改定されることが多いので、導入を検討するときは各社の公式の料金ページを開いて、今日時点の記載を確かめてください。無料の試用期間がある場合は、実際の案件を10件ほど入れて、入力にかかる時間と、週1回の見直しで使う画面が見やすいかを確かめると判断しやすくなります。

顧客の情報を扱うときの注意

営業管理表には、取引先の担当者の名前、電話番号、メールアドレスなど、個人情報が入ります。個人情報とは、特定の個人を識別できる情報のことで、会社の担当者の氏名や連絡先もこれにあたります。

個人情報の取り扱いについては、個人情報保護委員会が事業者向けの案内を公開しています。営業管理表を扱うときは、少なくとも次の点を決めておくと安心です。

ファイルの保存先を、会社が管理する共有フォルダかクラウドの保存先に限る
見られる人と、編集できる人を決める
個人のパソコンや私用のメールにファイルを送らない
退職や異動のときに、見られる権限を外す
取引が終わってから一定期間が過ぎた顧客の情報をどうするか決める

Excelのファイルをメールに添付してやりとりすると、どれが最新のファイルか分からなくなるうえ、誤送信の危険もあります。共有フォルダやクラウドの保存先にファイルを1つだけ保存し、全員がそのファイルを開く形にすると、版の混乱と誤送信の両方を防げます。

名刺の情報を営業管理表に写すときも同じ考え方です。名刺に書かれている携帯電話の番号や個人のメールアドレスは、相手が仕事の連絡のために渡したものなので、それ以外の目的に使わないようにします。退職や異動で相手の担当者が変わったときは、古い連絡先を消すか、使わない印を付けて、誤って連絡しないようにしておきます。

運営者として見てきた、営業管理と小さなチームの働き方

在宅ワークやフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営者として見てきた限りでは、営業管理表をうまく使っている小さな会社や個人事業主ほど、表の項目が少なく、更新の頻度が高い傾向があります。入力の項目が少なければ、商談の帰りの電車の中でも更新できます。表が現実と合っているから、見直しの場で正しい判断ができる、という循環です。

フリーランスとして仕事を受ける側にとっても、営業管理表の考え方は役に立ちます。問い合わせをくれた相手、提案中の相手、継続して依頼をくれる相手を1行ずつ記録し、次の連絡の期限を書いておくだけで、連絡が途切れて仕事を逃すことが減ります。中間の手数料が乗らない直接の取引では、依頼する側は同じ予算でより多くを頼め、受ける側は手取りが厚くなります。その関係を長く続けるうえで、相手ごとの次の行動を忘れない仕組みは欠かせません。

営業の仕組みづくりや業務の改善を支援する仕事もあります。AIコンサル・業務活用支援のお仕事では、企業の業務の進め方を見直し、生成AIなどの道具を取り入れる支援の仕事を紹介しています。営業管理表の設計や運用の見直しは、こうした支援の入り口になりやすい分野です。

経営と営業の仕組みを体系的に学びたい人には、経営の診断と助言を行う国家資格の中小企業診断士もあります。中小企業の販売戦略や組織の見直しを扱う資格で、営業管理の仕組みを外から設計する立場で働きたい人に向いています。