RFP（提案依頼書）を初めて作る発注者の悩み｜フォーマットより先に決めること 2026

「RFPの作り方を調べているけれど、何から手をつければいいのか分からない」。そんなお声を、私はよく耳にします。初めて外部にシステム開発や業務委託を依頼する発注者にとって、RFP（提案依頼書）は聞き慣れない専門文書に見えるかもしれません。でも大丈夫です。RFPは特別なスキルがないと書けない書類ではなく、自社の要望を整理して相手に伝えるための「意思決定書」にすぎません。この記事では、フォーマットを埋める前に決めておくべきことから、費用相場、失敗しない外注先の選び方まで、順を追ってお話しします。

rfpの作り方に悩む発注者が増えている背景

ここ数年、中小企業や個人事業主がシステム開発やマーケティング業務を外部に委託するケースが急増しています。総務省の情報通信白書でも、企業のIT関連業務の外部委託比率は年々上昇傾向にあると報告されており、社内にエンジニアを抱えない企業ほど、外部パートナーとの連携がビジネスの成否を分ける時代になっています。

こうした流れの中で課題になっているのが、発注する側の「伝え方」です。口頭やメールのやり取りだけで発注してしまい、後になって「思っていたものと違う」というトラブルに発展するケースが後を絶ちません。中小企業庁の調査でも、外部委託における契約トラブルの多くが「仕様の認識齟齬」に起因すると指摘されています。

発注者として優れたRFPを作ることが、良いシステム開発パートナーを見つける第一歩です。ぜひ、今日からドラフトを書き始めてみてください。 出典: syusodo.co.jp

この一文がすべてを物語っています。RFPは「完璧な書類」を目指すものではなく、対話のきっかけを作るための土台です。私自身、フリーランスとして独立してから、逆の立場、つまり依頼を受ける側として不十分な発注書を受け取った経験が何度もあります。項目が曖昧なまま見積もりを出し、後から追加要望が次々出てきて、結局お互いに疲弊してしまう。そういう現場を見てきたからこそ、発注者側の準備がどれほど重要かを実感しています。

RFPという言葉自体はRequest for Proposalの略で、日本語では「提案依頼書」と訳されます。似た言葉にRFI(Request for Information、情報提供依頼書)がありますが、RFIは「どんな会社があるか情報を集める」段階、RFPは「具体的に提案してもらう」段階という違いがあります。この違いを理解しておくだけでも、初めての発注がぐっとスムーズになります。

フォーマットより先に決めるべき3つのこと

RFPのテンプレートはインターネット上に数多く公開されていますが、テンプレートの項目を埋める前に、発注者自身が整理しておくべきことが3つあります。これを飛ばしてテンプレートだけ埋めても、結局は中身の薄いRFPになってしまいます。

1つ目:何のためにこの発注をするのか(目的)

まず整理すべきは「この発注で何を解決したいのか」という目的です。「サイトをリニューアルしたい」ではなく、「問い合わせ件数を月20件から40件に増やしたい」というように、できる限り数値や状態で表現することが大切です。目的が曖昧なままだと、受注者側は何を基準に提案すればいいか分からず、結果として的外れな提案が返ってきてしまいます。

2つ目:どこまでを依頼し、どこからは自社でやるのか(業務範囲)

次に決めるべきは業務範囲です。デザインだけを依頼するのか、コーディングまで含めるのか、公開後の運用保守まで任せるのか。この境界線が曖昧だと、見積もり比較の際に「同じ条件で比べているつもりが、実は範囲が違っていた」という事態が起きます。私が初めて外注を依頼したときの失敗談ですが、複数社に同じ内容で見積もりを依頼したつもりが、ある会社は保守費用込み、別の会社は保守費用別だったため、金額だけを見て安い方を選んでしまい、後から追加費用が発生して結局高くついたことがあります。業務範囲を明文化しておけば、こうした比較のミスを防げます。

3つ目:予算感とスケジュールの上限

最後に、予算とスケジュールの大まかな上限を決めておきます。金額を一切出さずに「見積もりください」と依頼すると、受注者側は相場が分からないまま提案を作ることになり、結果として予算とかけ離れた提案が返ってくることがあります。厳密な金額でなくても、「50万円から100万円程度を想定」といった幅で示すだけで、双方の時間の無駄を大きく減らせます。

本記事では、中堅企業の発注者が初めてRFPを書く、または前回失敗したプロジェクトの轍を踏まないために、RFPの骨格テンプレートと発注者がハマる9つの落とし穴、そして評価基準の作り方までを実務ベースで整理します。 出典: beekle.jp

この3点、目的・業務範囲・予算感が固まって初めて、テンプレートの各項目を埋める作業が意味を持ちます。順番を間違えると、立派に見えるRFPでも中身が空洞になってしまうのです。

RFPに書くべき基本項目

目的・業務範囲・予算感が固まったら、実際にRFPの項目を埋めていきます。一般的なRFPには以下のような項目が含まれます。

・プロジェクトの背景と目的 ・現状の課題(なぜ外部委託が必要なのか) ・依頼したい業務の範囲 ・成果物のイメージ(サイト、システム、資料など) ・希望する納期とマイルストーン ・予算の目安 ・提案書に含めてほしい内容(体制、実績、スケジュール、見積もり内訳など) ・選定基準(何を重視して選ぶか) ・提出方法と締切 ・連絡窓口

これらすべてを最初から完璧に埋める必要はありません。特に初めてRFPを作る場合は、「背景・目的」「業務範囲」「予算」「納期」の4項目だけでも明確にしておけば、十分に機能するRFPになります。項目数の多さよりも、各項目の中身がどれだけ具体的かの方が重要です。

成果物のイメージは言葉だけでなく参考例を添える

「使いやすいサイトにしてほしい」という言葉だけでは、受注者ごとに解釈が分かれます。参考にしたい既存サイトのURLを2〜3件挙げる、あるいは「こういうデザインは避けてほしい」というNG例を示すだけでも、認識のズレを大幅に減らせます。言葉の抽象度を下げる工夫が、初めてのRFP作成では特に効果を発揮します。

選定基準は価格だけにしない

RFPを受け取った複数の会社から提案が返ってきたとき、価格だけで選んでしまうと、後から品質面でのトラブルにつながりやすくなります。価格・実績・体制・コミュニケーションのしやすさなど、複数の軸で評価基準を事前に決めておくことをおすすめします。私自身、価格の安さだけで外注先を選び、レスポンスの遅さや説明不足に悩まされた経験があります。安さは魅力的に見えますが、それだけを基準にすると、後々のやり取りで想定以上の手間がかかることも少なくありません。

費用相場と見積もりの内訳を理解する

RFPを作る際、多くの発注者が悩むのが「そもそも相場がわからない」という点です。業務内容や規模によって幅は大きいものの、大まかな目安を知っておくと予算感を決めやすくなります。

小規模なウェブサイト制作であれば、10万円から50万円程度が一般的な相場帯です。システム開発を伴う中規模のプロジェクトであれば、100万円から500万円程度になることが多く、要件が複雑になるほど金額は上振れします。マーケティング業務の運用代行であれば、月額5万円から30万円程度が目安とされることが多いです。ただしこれらはあくまで目安であり、業務範囲や求めるクオリティによって大きく変わります。

ここで発注者が知っておくべき重要な視点があります。それは、見積もりの中に「仲介手数料」が含まれているかどうかです。制作会社や広告代理店を経由して発注する場合、実際に作業する担当者への報酬に加えて、仲介する会社の手数料が上乗せされることが一般的です。この手数料は案件によって20%から40%程度に及ぶこともあり、同じ予算でも手元に届くサービスの質が変わってくる要因になります。

一方で、フリーランスに直接依頼する形を取れば、仲介会社を挟まない分、中間マージンが発生しません。同じ予算であれば、直接依頼の方がより多くの作業時間や品質にその予算を充てられる、あるいは同じ品質であればより低い予算で依頼できるという構造的なメリットがあります。手数料0%で仲介されるサービスを使えば、この中間マージンの分だけ、発注者と受注者の双方にとって条件が良くなるということです。

もちろん、直接依頼には「誰に頼めばよいか自分で見極める必要がある」という手間も伴います。ここは後述する外注先選びのポイントで詳しくお伝えします。

失敗しないRFP作成のポイント

ここまでの内容を踏まえて、RFP作成でつまずきやすいポイントと、その対処法を整理します。

失敗1:要望を詰め込みすぎる

初めてRFPを作ると、「あれもこれも」と要望を詰め込みすぎてしまう傾向があります。しかし要望が多すぎると、提案の焦点がぼやけ、見積もりも高額になりがちです。優先順位をつけて「必須」と「できれば」を分けておくと、受注者側も現実的な提案をしやすくなります。

失敗2:曖昧な表現でごまかす

「柔軟に対応してほしい」「臨機応変にお願いします」といった表現は、発注者にとっては便利な言葉に見えても、受注者にとっては何をどこまでやればいいのか判断できません。曖昧な表現は具体的な数値や条件に置き換える意識を持つことが大切です。

失敗3:1社だけに声をかける

知り合いの紹介や、たまたま見つけた会社1社だけにRFPを送り、そのまま発注してしまうケースも見受けられます。比較対象がないと、その見積もりが適正かどうかの判断がつきません。最低でも2〜3社に同じ内容のRFPを送り、比較検討することをおすすめします。

失敗4:締切や連絡方法を明記しない

提案書の提出締切や連絡方法を明記しないと、受注者側の対応にばらつきが出ます。「いつまでに」「どのような形式で」「誰宛てに」提出してほしいかを明確にしておくことで、スムーズな比較検討につながります。

外注先の選び方:仲介経由と直接依頼の違い

RFPを送る相手を決める段階で、多くの発注者が「制作会社や代理店に頼むべきか、フリーランスに直接依頼すべきか」という選択に直面します。それぞれにメリットとデメリットがあります。

制作会社や代理店に依頼する場合、複数の担当者がチームで対応してくれるため、大規模なプロジェクトや複数の専門領域にまたがる案件では安心感があります。一方で、前述の通り仲介手数料が発生するため、コストは高くなりがちです。

フリーランスに直接依頼する場合、担当者と直接やり取りができるため、意思疎通がスムーズになりやすく、コストも抑えやすいというメリットがあります。ただし、担当者が体調を崩したり案件を掛け持ちしていたりすると、対応が遅れるリスクもゼロではありません。この点は、複数のフリーランスと契約を分散させる、あるいは進捗確認の頻度を事前に取り決めておくことで、ある程度リスクを軽減できます。

直接依頼をする際に重要なのが、マッチングを担うサービスの選び方です。単に人を紹介するだけでなく、契約書のひな型を提供してくれる、トラブル時のサポート体制がある、といった仕組みが整っているサービスを選ぶと、初めての発注でも安心感を持って進められます。

業務委託契約の書き方について不安がある方は、業務委託契約書の作り方｜発注者向けテンプレート付きで、発注者向けの契約書テンプレートと注意点を詳しく解説していますので、あわせて参考にしてください。

RFPを送る前のチェックリスト

RFPを作成したら、送付前に以下の項目を確認しておくと安心です。

・目的と業務範囲が具体的に書かれているか ・予算とスケジュールの目安が示されているか ・成果物のイメージが伝わる資料や参考例を添えているか ・選定基準が価格以外の軸も含んでいるか ・提出期限と連絡方法が明記されているか ・機密情報の取り扱いについて言及しているか(必要な場合はNDAの締結を検討)

特にNDA(秘密保持契約)については、事業計画や顧客情報など機密性の高い情報を共有する場合、RFP送付と同時、あるいは事前に締結しておくことをおすすめします。経済産業省でも、外部委託における情報管理の重要性が繰り返し指摘されており、契約前の情報漏洩リスクを軽減する観点からも有効な備えです。

発注者に向けた独自データの考察

長年フリーランス・在宅ワーク市場を見てきた立場から言えば、RFPの完成度と、その後のプロジェクトの満足度には明確な相関があります。RFPを丁寧に作った発注者ほど、受注者とのコミュニケーションがスムーズで、追加費用や納期遅延といったトラブルが少ない傾向にあります。これは受注者側の技術力の差というよりも、発注者側が「何を求めているか」を最初にどれだけ言語化できているかによるところが大きいのです。

また、直接取引の仕組みを利用する発注者を見ていると、額面の安さだけでなく「手取りの厚さ」という質的な変化に価値を感じているケースが増えています。仲介手数料が発生しない分、同じ予算でより多くの時間を担当者に確保してもらえたり、逆に同じ成果物であればより低い予算で依頼できたりする。この構造は、発注者にとっても受注者にとっても双方にメリットがある関係です。長く良い関係を築いているケースを見ていると、単発の作業依頼で終わらせず、「この人になら次も頼みたい」という信頼関係の構築に時間を使っている発注者が多いという印象を持っています。

RFPは、そうした信頼関係の入口を作るための最初の一歩です。完璧な書類を目指す必要はありません。まずは目的・業務範囲・予算感を整理し、言葉にしてみることから始めてみてください。

外注先を探す際には、AIコンサル・業務活用支援のお仕事やアプリケーション開発のお仕事のように、依頼したい業務領域ごとの相場感や依頼の流れを解説したガイドも参考になります。エンジニアへの依頼を検討している場合は、ソフトウェア作成者の年収・単価相場で、担当者側の報酬水準を把握しておくと、適正な予算設定の目安にもなります。

コンテンツ制作を依頼する場合は、著述家，記者，編集者の年収・単価相場も参考にしてみてください。ライティングやコンテンツ制作を依頼する際の予算感を掴む助けになります。

RFP作成そのものに不安がある場合、社内でビジネス文書の書き方を整理しておくことも有効です。ビジネス文書検定では、伝わる文書を作るための基礎的な考え方が体系化されており、RFPのような対外文書を作る際の土台として役立ちます。システム開発の要件をより深く理解したい担当者であれば、CCNA（シスコ技術者認定）のようなネットワーク関連の基礎知識も、開発会社とのやり取りをスムーズにする一助になるでしょう。

最後に、依頼したい業務範囲の候補が複数ある場合は、AI・マーケティング・セキュリティのお仕事のようなガイドを見ながら、どの領域から着手すべきかを整理してみることをおすすめします。優先順位が定まれば、RFPに書くべき内容も自然と絞り込まれていきます。

RFPは、発注者の頭の中にある漠然とした要望を、相手に伝わる言葉に変換する作業です。最初から完璧な書類を目指すのではなく、目的・範囲・予算という土台をまず固め、そこに肉付けしていく。この順番さえ守れば、初めての発注であっても、認識のズレを最小限に抑えたプロジェクトの進め方ができるはずです。

よくある質問

Q. RFPと見積もり依頼書(RFQ)は何が違うのですか？

RFPは「何をどう実現したいか」という提案を求める文書で、RFQは価格の見積もりだけを求める文書です。仕様が固まっていない段階ではRFP、仕様が明確で価格だけ知りたい段階ではRFQを使い分けます。

Q. RFPの作成にはどのくらいの時間がかかりますか？

目的や業務範囲が整理できていれば、半日から1日程度で骨子は作成できます。複数部署の調整が必要な場合は、1週間から2週間程度見ておくと余裕を持って進められます。

Q. RFPを送った後、複数社から提案が来た場合はどう比較すればよいですか？

価格だけでなく、業務範囲の一致度、実績、担当者とのコミュニケーションのしやすさなど複数の軸で比較表を作ることをおすすめします。事前に選定基準を決めておくと判断がぶれません。

Q. RFPを作らずに口頭やメールだけで発注してもよいですか？

小規模で単純な作業であれば可能ですが、金額が大きい案件や継続的な業務委託では、認識のズレが後々のトラブルにつながりやすいため、簡易的でもRFPの形で要望を文書化しておくことを推奨します。

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