後任がいないときの退職の引き継ぎ｜残す資料と伝え方

2026年9月23日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓退職の引き継ぎで後任がいないときに
✓引き継ぎは誰の仕事かを民法の決まりから整理
✓引き継ぎ資料に書くこと

退職を決めたのに、引き継ぐ相手がいない。上司に伝えると「後任が決まるまで待ってほしい」と言われ、いつ辞められるのか分からなくなる。少人数の職場や、1人で担当してきた仕事を持つ人ほど、この状況に陥りやすくなります。

先に結論を書くと、後任がいなくても退職はできます。そのうえで、仕事を止めないために退職する側ができるのは、後任が決まっていなくても誰かが読めば仕事を続けられる資料を残し、上司と取引先に段取りを伝えておくことです。この記事では、退職と引き継ぎについての決まりを整理したうえで、業務の棚卸し、引き継ぎ資料の書き方、上司や取引先への伝え方、有給休暇との日程の組み方を順に説明します。引き継ぎの作業を上司と分担して担当と期限を共有したいときに使えるプロジェクト管理ツールのPinatecaにも、段取りの節で触れます。

後任がいなくても退職はできるのか

まず押さえておきたいのは、退職するかどうかを決めるのは働く本人だということです。正社員のように雇用の期間を定めていない働き方なら、民法第627条が、いつでも辞める申し入れができると定めています。

当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができる。この場合において、雇用は、解約の申入れの日から二週間を経過することによって終了する。出典: e-Gov法令検索「民法」第627条

「解約の申入れ」とは、ここでは退職の意思を会社に伝えることです。条文には、後任が決まっていることや、引き継ぎが終わっていることといった条件は書かれていません。後任がいないことを理由に、会社が退職を認めないということはできない、と考えてよいということです。

ただし、いくつか注意点があります。

就業規則で「退職の1か月前までに申し出ること」のように予告の期間を決めている会社が多い。法律の2週間と就業規則のどちらが優先されるかは事情によって変わるので、まずは就業規則の期間に沿って相談するのが、もめずに辞める近道になる
契約社員のように雇用の期間を定めている場合は、民法第628条により、期間の途中で辞めるには「やむを得ない事由」が必要とされている。期間の途中での退職を考えているなら、契約書の定めを確かめ、会社と話し合う
法律の上で辞められることと、円満に辞められることは別。引き継ぎの段取りを示しながら伝えるほうが、退職日までの数週間を過ごしやすくなる

法律の扱いが自分の状況にどう当てはまるかは、雇用の形や契約の中身で変わります。判断に迷うときは、後の節で紹介する総合労働相談コーナーなどの窓口で確かめてください。

引き継ぎは誰の仕事か

後任がいない状況で悩む人の多くは、「自分が辞めたら仕事が回らなくなる」という責任感を抱えています。その気持ちは大切ですが、仕事の割り振りと人の配置を決めるのは会社の役割です。後任を誰にするか、採用するのか、ほかの人に割り振るのか、外部に頼むのかは、退職する人ではなく会社が決めることです。

一方で、退職する人にできることもあります。それは、自分が担当してきた仕事を、ほかの人が見て分かる形に残しておくことです。後任が決まっていなくても、資料があれば、会社は後から来る人やほかの担当者にそれを渡せます。

この線引きを自分の中ではっきりさせておくと、「後任が決まるまで辞められない」という考えから抜け出しやすくなります。退職する側の役割は、後任を見つけることではなく、引き継げる状態を作ることです。

引き継ぎで苦労しやすい人の共通点

後任がいない退職で、最後の数週間に追い込まれる人には、いくつかの共通点があります。先に知っておくと、同じ形にはまらずに済みます。

1つ目は、退職の意思を伝えるのが遅いことです。言い出しにくさから先延ばしにして、就業規則の期限ぎりぎりで伝えると、引き継ぎに使える日数が足りなくなります。そのうえ有給休暇も残っていると、資料を書く時間と休む日が重なり、どちらかを諦めることになりがちです。

2つ目は、資料を作らずに口頭の説明だけで済ませようとすることです。後任がいない職場では、説明を聞いた人がその業務を担当し続けるとは限りません。数か月後に新しく入った人が困らないよう、文字で残すことが欠かせません。

3つ目は、全部を自分で片付けようとすることです。受け手を決めるのは会社の役割なのに、自分が辞めるまでに後任を探そうとしたり、退職日を何度も延ばしたりして、結局は転職先の入社日に響いてしまう例があります。

4つ目は、記録を残さないことです。上司との相談を口頭だけで済ませると、「引き継ぎが不十分だった」と後から言われたときに、何を渡したのかを示せません。資料の受け渡しと、相談の内容は、日付つきでメールに残しておくと安心です。

どれも、最初の段取りで防げることです。この記事の手順は、この4つを避けるように組んでいます。

最初にやること：上司への伝え方と退職日の決め方

退職日は引き継ぎから逆算する

退職日を決めるときは、引き継ぎに必要な日数と、使いたい有給休暇の日数から逆算します。目安として、1人で担当してきた仕事が多い場合は、資料の作成に2週間から3週間、上司やほかの担当者への説明に1週間ほど見ておくと、慌てずに済みます。そこに有給休暇の日数を加えた期間が、退職の意思を伝えてから最終の出勤日までの長さになります。

就業規則に予告の期間がある場合は、その期間と、引き継ぎに必要な期間の長いほうに合わせます。たとえば、就業規則が1か月前、引き継ぎに3週間、有給休暇が10日残っているなら、1か月半ほど前に伝えるのが現実的です。

転職先の入社日が決まっているときは先に伝える

転職先が決まっていて入社日が動かせない場合は、そのことを最初の相談で上司に伝えます。後任が見つからないことを理由に退職日の延長を求められたとき、入社日が決まっていることを後から伝えると、話がこじれやすくなります。「入社日が〇月〇日に決まっているため、退職日は〇月〇日でお願いしたい。その日までに引き継ぎの資料はすべて仕上げます」と、動かせない日付と、それまでにやることを一緒に示すと、上司も段取りを組みやすくなります。

転職先にも、引き継ぎの状況によって入社日の相談が必要になりそうなら、早めに伝えておきます。入社日の調整ができるかどうかは転職先しだいなので、退職の意思を伝える前に、どこまで動かせるかを確かめておくと安心です。

伝えるときは段取りも一緒に示す

上司に退職の意思を伝えるときは、退職日の希望と合わせて、引き継ぎをどう進めるつもりかを示します。後任がいないことを上司も分かっている場合、「誰に引き継ぐのか」は上司が最も気にすることだからです。

伝え方の例は次のとおりです。

「〇月〇日付けで退職したいと考えております。担当している〇〇と〇〇の業務については、退職日までに手順をまとめた資料を作り、〇日までに一覧をお渡しします。引き継ぎ先が決まるまでの間は、部長に資料をお預けする形でよろしいでしょうか。」

ここで大事なのは、「後任を決めてください」と迫るのではなく、「資料はこちらで作るので、受け取る人を決めてほしい」と役割を分けて伝えることです。上司が後任を決められない場合でも、資料の受け取り先を決めてもらえれば、引き継ぎは前に進みます。

退職の意思はメールでも残しておく

口頭で伝えたあとは、伝えた日、退職日の希望、引き継ぎの進め方をメールで上司に送っておくと、後から「聞いていない」という行き違いを防げます。退職届の提出の仕方は会社によって決まりがあるので、就業規則や人事の担当者に確かめます。

業務の棚卸しをする

引き継ぎ資料を書く前に、自分が担当している仕事をすべて書き出します。これを業務の棚卸しと言います。日々こなしている仕事ほど、自分では当たり前になっていて書き漏れやすいので、時間をとって洗い出します。

棚卸しは、表計算ソフトの一覧表で行うと整理しやすくなります。列は次のように作ります。

列	書く内容
業務名	請求書の発行、備品の発注など
頻度	毎日、毎週月曜、毎月25日、年1回など
かかる時間	1回あたりの目安
関係者	社内の依頼元、社外の取引先
使う道具	ソフト、システム、共有フォルダ
難しさ	手順どおりでできる、判断が要る、など
引き継ぎ先の案	上司と相談して決める

洗い出すときは、1か月分の予定表と送信済みのメールを見返すのが確実です。毎日の仕事だけでなく、月末や四半期ごと、年に1回だけの仕事（決算の資料、年末の挨拶状、契約の更新など）も忘れずに書きます。年に1回の仕事は、後任がいないと最も抜け落ちやすい仕事です。

一覧ができたら、上司に見せて、業務ごとの引き継ぎ先を相談します。全部を1人に引き継ぐ必要はありません。「請求書は経理の〇〇さん、取引先との連絡は部長、備品の発注は総務」のように、業務ごとに受け手を分けるほうが、後任がいない職場では現実的です。

引き継ぎ資料に書くこと

業務ごとの引き継ぎ資料には、次の項目を書きます。後任がいないときは、資料を読む人が、退職したあなたに質問できない前提で書くことが大切です。

業務の目的

その仕事が何のためにあるのかを1文から2文で書きます。「毎月の請求書の発行。取引先15社に、前月分の作業代を請求する」のように、目的が分かれば、手順の途中で迷ったときに判断の手がかりになります。

手順

実際の作業の順番を、番号を付けて書きます。画面の名前やボタンの名前は、実際の表示どおりに書きます。手順が長い業務は、画面の写真を貼っておくと、読む人が迷いません。

判断が必要な場面

手順どおりに進まない場面と、そのときの対処を書きます。「金額が前月より2割以上違うときは、取引先の担当者に確認してから発行する」のように、経験で判断してきたことほど書き残す価値があります。

関係者と連絡先

社内の依頼元、社外の取引先の担当者と、連絡の手段を書きます。担当者の人柄や、連絡がつきやすい時間帯など、仕事を進めるうえで知っておくとよいことも書いておきます。

ファイルとデータの保存先

その業務で使うファイルが、共有フォルダのどこに保存されているかを書きます。自分のパソコンの中だけに保存しているファイルは、退職前に必ず共有の保存先に移しておきます。

使っているサービスと権限

業務で使っているクラウドのサービスや、取引先のシステムのアカウントを一覧にします。パスワードそのものを資料に書くのは避け、会社が決めた方法（管理者がまとめて管理する、など）で引き継ぎます。自分の名前で登録しているアカウントがあれば、会社の名義や後任の名義に切り替える手続きを上司と相談します。

進行中の案件と期限

退職日の時点で終わっていない案件を、期限と現在の状況と一緒に書きます。「〇〇社との契約更新、11月末が期限。見積もりは提出済み、先方の返事待ち」のように書いておくと、受け取った人がすぐに続きを始められます。

引き継ぎ資料の型

業務ごとの資料は、同じ型で作ると読む人が探しやすくなります。次の型をそのまま使えます。

業務名：毎月の請求書の発行目的：取引先15社に、前月分の作業代を請求する頻度と期限：毎月5営業日目までに発行し、メールで送るかかる時間：1回あたり約3時間手順：

共有フォルダの「請求」から前月の作業記録を開く
会計ソフトの「請求書」画面で、取引先ごとに金額を入力する
上司の確認を受けてから、PDFで書き出してメールで送る判断が必要な場面：前月より金額が大きく違うときは、送る前に取引先の担当者に確認する関係者：経理の〇〇さん（入金の確認）、取引先各社の経理担当保存先：共有フォルダ「請求」の年月ごとのフォルダ進行中のこと：〇〇社は10月分から単価が変わる。新しい単価は契約書のフォルダにある

資料は1つのファイルにまとめ、冒頭に業務の一覧と、それぞれの業務の資料がどこにあるかの目次を付けます。共有フォルダに「引き継ぎ」というフォルダを作り、そこに全部の資料を保存しておけば、上司や後から来る人が迷わずに見つけられます。

受け手への説明の進め方

資料ができたら、業務ごとの受け手に説明します。後任がいない職場では、受け手は自分の仕事を抱えたまま新しい業務を引き受けることになるので、説明の時間は短く、要点を絞って組みます。

1回目は資料を読みながら全体を伝える

最初の説明では、資料を画面に映すか印刷して、業務の目的、頻度、かかる時間、関係者を順に伝えます。手順の細かいところは資料に書いてあるので、ここでは「どこで迷いやすいか」「どの場面で判断が要るか」を中心に話します。1つの業務につき30分ほどを目安にすると、受け手の負担になりにくくなります。

2回目は受け手に操作してもらう

次の説明では、受け手に実際に操作してもらい、退職する側は横で見守ります。手を止めた場面や、質問が出た場面は、資料に書き足すべきところです。その場でメモを取り、説明が終わったら資料を直します。月に1回しか発生しない業務は、実際の作業日に合わせて一緒にやるのが確実ですが、日程が合わないときは、前月の記録を使って練習してもらいます。

質問を受ける期間を決める

説明が終わったあとも、受け手からの質問は続きます。最終の出勤日までは質問を受ける期間とし、質問と答えは資料の末尾に書き足していきます。同じ質問を別の人からも受けることがあるので、答えを資料に残しておけば、退職後に誰かが読んだときにも役立ちます。

担当と期限を上司と共有しながら進める

引き継ぎの作業は、資料を作る、説明する、取引先に挨拶する、アカウントを切り替えるといった作業がいくつも並びます。後任がいない場合は、業務ごとに受け手が違うことも多く、誰に何をいつまでに渡すかを上司と共有しておかないと、退職日の直前になって抜けが見つかります。

少人数の職場なら、棚卸しの一覧表に「引き継ぎ先」「期限」「状況」の列を加え、上司と一緒に見られる共有の場所に保存しておく方法で十分です。毎週決まった曜日に上司と一覧を見直し、終わったものに印を付けていきます。

関わる人が多く、引き継ぎの作業が細かく分かれる場合は、担当と期限と進み具合を1つの画面で共有できるプロジェクト管理ツールを使う方法もあります。候補の1つがPinatecaです。公式サイトによると、カンバン、ガントチャート、カレンダー、リストなど8種類のボードとチャットが無料プランから使え、5人までのチームなら期限なしで無料、ボードは10個まで作れます。6人目、または11個目のボードからはスタンダードプランで、料金は1人あたり月額500円（年払いなら1人あたり月額400円、税抜）です。

たとえばカンバンのボードに「資料作成中」「説明待ち」「受け手が確認済み」の3つの列を作り、業務ごとにカードを作って受け手と期限を付ければ、どの業務の引き継ぎが止まっているかを上司も一目で確かめられます。カードにはコメントやファイルを付けられるので、引き継ぎ資料をカードに添付し、受け手からの質問もそのカードの上でやり取りできます。ガントチャートのボードを使えば、退職日までの日程の中で、引き継ぎの作業が重なっている時期も横に並べて見られます。

ただし、ツールは会社の決まりに沿って使います。会社が使っていないサービスに業務の資料を保存してよいかは、事前に上司や情報システムの担当者に確かめてください。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

取引先への伝え方

社外の取引先とやり取りしてきた仕事は、退職の連絡と、今後の窓口の案内が必要です。後任がいないときは、上司か、業務ごとの受け手を新しい窓口として案内します。取引先に伝える時期と内容は、必ず上司と相談してから決めます。会社によっては、退職の事実を社外に伝える時期を決めているところもあります。

連絡の例文は次のとおりです。

件名：担当者変更のご挨拶（株式会社△△ □□）

株式会社〇〇〇〇様

いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。

私事で恐縮ですが、〇月〇日をもちまして退職することになりました。在職中は大変お世話になり、心より感謝申し上げます。

今後の〇〇の件につきましては、弊社の◇◇（部署名・役職）が担当いたします。これまでの経緯はすべて◇◇に共有しておりますので、ご安心ください。連絡先：◇◇のメールアドレス、電話番号

〇月〇日までは私も対応いたしますので、ご不明な点があればお知らせください。今後とも、変わらぬお付き合いをよろしくお願いいたします。

新しい窓口の人をCC（写しの宛先）に入れて送ると、取引先はそのまま返信で新しい担当者に連絡できます。可能であれば、新しい窓口の人と一緒に電話やオンラインで挨拶すると、取引先も安心します。

有給休暇と引き継ぎの日程を組む

退職の前に、残っている有給休暇を使いたいと考える人は多いでしょう。有給休暇は労働基準法第39条で認められた働く人の権利で、退職前だからといって使えなくなるものではありません。ただ、引き継ぎと有給休暇を両立させるには、日程の組み方に工夫が要ります。

おすすめは、引き継ぎの作業を前半に集め、有給休暇を最後にまとめて取る組み方です。たとえば、退職の意思を伝えてから最終の出勤日までを4週間とし、その後に有給休暇を10日取る場合、次のように進めます。

1週目：業務の棚卸しの一覧を作り、上司と業務ごとの受け手を相談する
2週目：業務ごとの引き継ぎ資料を書く。年に1回の仕事や、判断が必要な仕事から先に書く
3週目：受け手に資料を渡して説明し、実際に一度やってもらう。取引先に挨拶する
4週目：受け手からの質問に答え、資料を直す。アカウントの切り替えと、私物の片付けを済ませる

受け手に一度実際にやってもらう時間をとっておくと、資料の抜けがその場で見つかります。説明を聞くだけでは分からないことも、手を動かすと分かるからです。

有給休暇に入ったあとは、原則として会社の仕事から離れる期間です。それでも心配な場合は、「急ぎの確認があれば、〇日までは連絡をいただいても構いません」と自分から期間を区切って伝えておく方法があります。どこまで対応するかは本人が決めてよいことで、無理に引き受ける必要はありません。

退職前に済ませるデータと持ち物の整理

引き継ぎ資料のほかに、退職日までに片付けておくことがあります。後任がいないと、退職後に誰も気づかないまま残ってしまうことが多いので、一覧にして順に済ませます。

会社のデータは消さず、持ち出さない

自分のパソコンの中や、個人のクラウドに保存している業務のファイルは、会社の共有の保存先に移します。移したあとに、自分のパソコンの中のファイルを勝手に削除してよいかは、上司や情報システムの担当者に確かめます。会社のパソコンの中身を退職前にすべて削除すると、後から必要になったファイルが見つからず、トラブルの元になります。

反対に、会社の資料や顧客の情報を、自分の私用のメールやUSBメモリに移して持ち帰ることは避けます。就業規則や入社時の誓約書で禁じられていることが多く、転職先で同じ分野の仕事をする場合ほど、疑いを招きやすくなります。

自分の名前のアカウントと契約を整理する

業務で使っているサービスの中には、自分の名前やメールアドレスで登録しているものがあります。取引先のシステムのアカウント、ソフトの利用契約、業界団体の会員登録などです。棚卸しの一覧表に「名義」の列を加え、自分の名義になっているものを洗い出して、名義の変更や解約の手続きを上司と相談します。

業務の連絡に使っていたメールアドレスが退職と同時に使えなくなる場合は、取引先への挨拶のメールで新しい窓口を案内しておきます。メールの自動返信で新しい窓口を案内する設定ができるかも、情報システムの担当者に確かめておくとよいでしょう。

貸与品と書類を返す

社員証、鍵、パソコン、携帯電話、名刺など、会社から借りているものは、最終の出勤日に返します。有給休暇をまとめて取る場合は、最終の出勤日と退職日がずれるので、返す日を事前に人事の担当者と決めておきます。受け取った名刺のうち、仕事で使ってきたものは、会社の決まりに沿って上司に渡します。

会社から受け取る書類を確かめる

退職後に必要になる書類の受け取り方も、最終の出勤日までに確かめておきます。離職票、源泉徴収票、年金手帳や基礎年金番号の分かる書類などです。後任がいない部署では、人事の手続きも遅れがちなので、いつ、どの方法で受け取れるのかを確認し、メールで残しておくと安心です。

受け手が決まらないまま退職日が近づいたとき

上司に相談しても、業務ごとの受け手が決まらないまま、退職日が近づくことがあります。このときも、退職日を延ばす必要はありません。退職する側にできることをやり切り、その記録を残せば十分です。

資料は上司に預ける

受け手が決まらない業務の資料は、直属の上司に預けます。共有フォルダの「引き継ぎ」の場所を伝えたうえで、資料の一覧をメールで送り、「受け手が決まるまでの間、こちらの資料を部長にお預けします」と書いておきます。上司が受け取ったことを返信で確かめられると、引き継ぎを終えた記録になります。

引き継ぎの一覧に完了の印を付ける

棚卸しの一覧表の「状況」の列で、業務ごとに「資料作成済み」「説明済み」「受け手が決まっていない（上司に預けた）」を区別しておきます。最終の出勤日に、その一覧を上司に送れば、どこまで渡したのかがひと目で分かります。会社によっては、引き継ぎの確認書に上司の署名をもらう決まりがあるので、人事の担当者に確かめます。

急ぎの業務だけは手順を短く残す

受け手が決まっていない業務の中でも、退職後すぐに期限が来る業務（翌月初めの請求、月末の支払い、契約の更新など）は、ほかの業務と分けて、最初の1回分の手順を短く書き出しておきます。資料の冒頭に「退職後2週間以内に期限が来るもの」として並べておけば、上司が優先順位を判断しやすくなります。

退職を引き止められたとき、困ったときの相談先

「後任が見つかるまで辞めさせない」「引き継ぎが終わらないなら有給休暇は認めない」「損害賠償を求める」といった言葉で引き止められることがあります。こうした言葉に驚いて退職を先延ばしにする人もいますが、まずは落ち着いて、言われた内容と日付を記録しておきます。

自分で会社と話し合っても解決しないときは、外部の窓口に相談できます。各都道府県の労働局や全国の労働基準監督署の中に、総合労働相談コーナーが設けられています。

解雇、雇止め、配置転換、賃金の引下げ、募集・採用、いじめ・嫌がらせ、パワハラなどのあらゆる分野の労働問題を対象としています。出典: 厚生労働省「総合労働相談コーナーのご案内」

同じページによると、相談は予約不要で無料、面談か電話で専門の相談員が対応し、働く人と事業主のどちらからの相談も受け付けています。土日祝日と年末年始は閉まっているので、平日に連絡します。法律の扱いや、自分の場合にどうなるかを確かめたいときは、まずここに相談するのが手軽です。

働く人の権利と決まりを確かめたいときは、厚生労働省の確かめよう労働条件でも、労働条件についての基本的な知識を調べられます。

退職後の問い合わせにどう向き合うか

後任がいないまま退職すると、退職後に元の職場から問い合わせが来ることがあります。資料をしっかり残していても、実際に仕事を回してみて初めて分かることはあるからです。

退職後の問い合わせに答えるかどうかは、本人が決めてよいことです。答える場合は、メールで受けて、自分の都合のよい時間に返すなど、新しい職場の仕事に差し障りのない範囲にとどめます。問い合わせが多く続く場合や、実際に作業を頼まれる場合は、それはもう引き継ぎではなく仕事の依頼です。業務委託として契約を結び、報酬を決めて受ける方法もあります。

退職前に、退職後の問い合わせの窓口を1つに決めておくと、あちこちから連絡が来るのを防げます。「退職後のご質問は、部長を通してメールでお送りください。1か月の間は可能な範囲でお答えします」のように、期間と方法を区切って伝えておくと、お互いに負担が少なくなります。

運営者として見てきた、引き継ぎの資料が持つ意味

2004年から在宅ワークとフリーランスの仲介を続けてきた運営者として見てきた限りでは、退職のあとに業務委託として元の職場の仕事を続けたり、同じ分野で独立したりする人は少なくありません。そうした人に共通しているのは、辞める前に自分の仕事を棚卸しし、資料の形に整理していることです。

自分の仕事を書き出してみると、自分がどんな仕事を、どれくらいの時間で、どんな判断をしながら回してきたかが見えてきます。それは、次の職場の面接で話す材料にもなり、業務委託で仕事を受けるときの見積もりの根拠にもなります。間に入る会社を通さず手数料0%で直接取引できる場では、同じ予算でより多くの仕事を頼め、受ける側の手取りも厚くなりますが、その分自分の仕事の範囲と価値を自分の言葉で説明する力が問われます。引き継ぎ資料を作る経験は、その力を育てる機会にもなります。

業務の流れを整理し、仕組みで回るように整える力は、それ自体が仕事になります。業務の改善や効率化を支援する仕事の全体像は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で紹介しています。中小企業の経営者に寄り添って組織や業務の改善を支える立場に関心がある人には、経営全般の知識を問う中小企業診断士の資格ガイドが参考になります。

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