発注メールの例文｜発注書を添付するときの書き方

発注メールは、取引先に「この内容で注文します」と正式に伝えるメールです。見積もりのやり取りまでは丁寧に進んでいても、発注の段階で数量や納期の書き方があいまいだと、納品のときに「聞いていた内容と違う」という行き違いが起きます。発注書を添付するのか、メールの本文だけで済ませてよいのかで迷う人も少なくありません。

この記事では、発注メールの基本の組み立てと件名の付け方を整理したうえで、発注書を添付して送る例文、初回発注、リピート発注、急ぎの発注、フリーランスへの業務委託の発注、発注内容の変更と取り消しまで、件名から署名までの例文を紹介します。2026年1月に施行された取適法（旧下請法）とフリーランス法で、発注のときに相手に示す必要がある事項にも触れます。受注する側で、社外から届く注文や問い合わせを担当と状況を付けて返信まで回したい場合は、フォームのサービスのHalict（ハリクト）を使う方法も紹介します。

発注メールと発注書の違い

発注メールと発注書は、どちらも「注文する」という意思を伝えるものですが、役割が少し違います。

発注書（注文書とも呼ばれます）は、品名、数量、単価、金額、納期、支払条件などの取引の条件をまとめた書類です。会社の書式で作り、PDFにして送ったり、紙に印刷して郵送したりします。発注メールは、その発注書を届けるための送り状の役割を果たすこともあれば、メールの本文に条件を書いて発注書の代わりにすることもあります。

メールだけで発注してよいか

民法では、契約は申し込みと承諾の意思が合えば成り立ち、書面がなければ契約できないわけではありません。そのため、メールの本文だけで発注すること自体はできます。ただし、メールの本文は書き方が人によってばらつき、必要な条件が抜けやすいという弱点があります。

金額が大きい取引や、継続して取引する相手との初回の発注では、発注書を添付して条件を書類の形で残すのが一般的です。一方で、少額の消耗品の追加注文のように、条件が毎回同じで取引の実績がある相手なら、本文だけで済ませることも多くあります。どちらにするかは、社内の決まりと取引先の求めに合わせます。

なお、取引の形によっては、法律で発注のときに条件を示すことが求められます。これは後の節で説明します。

発注書と注文請書の関係

発注書とあわせて覚えておきたいのが、注文請書（ちゅうもんうけしょ）です。注文請書は、発注を受けた側が「この内容で注文を受けました」と返す書類で、発注書と対になります。発注書だけでは、相手が本当にその条件で受けたのかが書類の上では分かりません。注文請書を返してもらうと、双方が同じ条件で合意したことがはっきり残ります。

すべての取引で注文請書が必要なわけではなく、受注確認のメールの返信で代える会社も多くあります。金額が大きい取引や、納期が長い取引では、注文請書を求めるかどうかを社内の決まりで確かめておきます。紙の注文請書は、金額によっては印紙が必要になる場合があるので、扱いは経理の担当に確かめてください。

発注メールに必ず書く項目

発注メールで抜けやすいのは、相手にとっては当然でも、こちらが書き忘れやすい項目です。発注書を添付する場合も、本文に要点を書いておくと、相手がファイルを開かなくても内容を確かめられます。

項目	書く内容の例
品名・作業の内容	型番、仕様、作業の範囲
数量	個数、単位（箱、ケース、本）
単価と金額	税抜か税込か、送料の扱い
納期	日付、時間帯、分納の有無
納品場所	住所、受け取る部署と担当者
支払条件	締め日と支払日、支払方法
見積書の番号	どの見積もりに基づく発注か
担当者と連絡先	問い合わせ先の名前と電話番号

中でも「見積書の番号」は書いておく価値があります。見積もりを何度か出し直してもらった場合、どの版の見積もりに基づく発注なのかがはっきりし、単価の行き違いを防げます。

件名の付け方

件名は、相手が受信箱の一覧で「発注の連絡だ」と分かる形にします。会社名と品名、発注書の番号を入れると、相手が後から検索しやすくなります。

• 【発注】〇〇（品名）のご注文について（株式会社〇〇）
• 発注書送付のご案内（発注番号 PO-2026-1108）
• 見積書No.〇〇に基づくご発注のお願い

「お世話になっております」「ご確認ください」のような、何の用件か分からない件名は避けます。取引先の担当者は1日に多くのメールを受け取っているため、件名で用件が分かることが、早く対応してもらうための第一歩です。

例文1：発注書を添付して送る（基本の形）

最もよく使う、発注書をPDFで添付して送る例文です。本文には発注の要点を書き、詳しい条件は添付の発注書に任せます。

件名：発注書送付のご案内（発注番号 PO-2026-1108）

株式会社〇〇 営業部 〇〇様

いつもお世話になっております。 株式会社△△ 購買部の□□でございます。

先日お送りいただきましたお見積書（No.〇〇）の内容にて、下記のとおり発注いたします。 詳細は添付の発注書をご確認ください。

品名：〇〇（型番 〇〇） 数量：200個 金額：〇〇円（税抜） 納期：2026年12月10日（木） 納品場所：弊社 東京倉庫（住所は発注書に記載）

お手数ですが、内容をご確認のうえ、受注のご連絡をいただけますと幸いです。 発注内容に相違がございましたら、□□までご連絡ください。

引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

株式会社△△ 購買部 □□ □□ 電話：00-0000-0000 メール：〇〇@〇〇.co.jp

書くときのポイント

本文に書く要点は、品名、数量、金額、納期、納品場所の5つに絞ります。すべての条件を本文に書き写すと、発注書と本文で数字が食い違ったときに、どちらが正しいのか分からなくなります。本文は要点、正式な条件は発注書、と役割を分けるのがコツです。

最後に「受注のご連絡をいただけますと幸いです」と添えておくと、相手が受注の確認を返すきっかけになります。返事が来ないまま納期が近づくのを防げます。

例文2：初めての取引先への発注

初めて取引する相手には、発注に至った経緯と、支払条件や請求書の送り先など、今後の取引に必要な情報を添えます。

件名：【発注】〇〇制作のご依頼について（株式会社△△）

株式会社〇〇 〇〇様

お世話になっております。 株式会社△△ 広報部の□□です。

このたびは、お打ち合わせとお見積もりのご提出をいただき、ありがとうございました。 社内で検討いたしました結果、御社に〇〇の制作をお願いすることになりました。 お見積書（2026年11月2日付）の内容にて、正式に発注いたします。 発注書を添付いたしましたので、ご確認をお願いいたします。

初めてのお取引となりますので、弊社のお支払いの条件をお知らせいたします。

• 月末締め、翌月末のお支払い
• 請求書は〇〇@〇〇.co.jp 宛てにPDFでお送りください

ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。 どうぞよろしくお願いいたします。

株式会社△△ 広報部 □□ □□ 電話：00-0000-0000

書くときのポイント

初めての取引先は、こちらの会社の支払いの流れを知りません。締め日と支払日、請求書の送り方を最初に伝えておくと、最初の請求のときに書類の出し直しが起きません。相手が新たに取引先の登録（口座の情報や、適格請求書発行事業者の登録番号など）を求める会社の場合は、必要な書類も合わせて案内します。

選ばれた理由を一言添えると、相手は今後の仕事でどこを大切にすればよいかが分かります。「ご提案の〇〇の進め方が弊社の希望に合っていたため」のように具体的に書くと、関係の始まりとして印象のよいメールになります。

例文3：いつもの取引先へのリピート発注

取引の実績があり、条件がいつもと同じ相手には、短いメールで発注できます。

件名：〇〇（品名）追加発注のお願い（株式会社△△）

株式会社〇〇 〇〇様

いつもお世話になっております。 株式会社△△の□□です。

〇〇（型番 〇〇）を、前回と同じ条件で追加発注いたします。

数量：50ケース 納期：11月20日（金） 納品場所：いつもの本社倉庫

発注書を添付いたしましたので、ご確認をお願いいたします。 在庫の状況により納期が難しい場合は、お知らせください。

どうぞよろしくお願いいたします。

□□ □□

書くときのポイント

「前回と同じ条件で」と書く場合も、数量と納期は必ず書きます。単価が改定されている可能性があるときは、「単価は2026年10月にいただいたお見積書のとおり」と、基準にする見積もりを示しておくと安心です。前回の発注から時間がたっている場合は、仕様や単価が変わっていないかを先に確かめます。

例文4：急ぎの発注

納期が迫っていて、通常より早い対応をお願いする場合の例文です。急ぎであることを件名に入れ、対応できるかどうかの返事の期限も書きます。

件名：【至急】〇〇の発注と納期のご相談（株式会社△△）

株式会社〇〇 〇〇様

いつもお世話になっております。 株式会社△△の□□です。

急なお願いで恐縮ですが、〇〇を100個、11月13日（金）までに納品いただくことは可能でしょうか。 取引先からの追加の注文が入り、通常より短い納期でのお願いとなってしまいました。

可能な場合は、添付の発注書の内容で正式に発注いたします。 全数が難しい場合は、13日に50個、残りを18日に分けて納品いただく形でも助かります。

お手数をおかけしますが、本日17時までに対応の可否をご返信いただけますでしょうか。 どうぞよろしくお願いいたします。

□□ □□ 電話：00-0000-0000

書くときのポイント

急ぎの発注は、相手に無理をお願いするメールです。「急なお願いで恐縮ですが」と一言添え、急ぐ理由を短く書きます。全数が難しい場合の代わりの案（分けて納品する、近い品で代える）を先に示しておくと、相手は断る代わりに提案で返せます。返事の期限を書くのは、相手を急かすためではなく、こちらも別の手を打つ時間が必要だからです。

急ぎの発注で残業や休日の対応が必要になる場合、費用が上乗せになることがあります。追加の費用がかかるかどうかも、返事の中で確かめておきます。

例文5：フリーランスへの業務委託の発注

フリーランス（個人で仕事を受ける人）にデザインや執筆、開発などを依頼する場合は、仕事の内容と報酬、支払期日などをはっきり書きます。後の節で説明するとおり、フリーランス法で示すことが求められる事項があるためです。

件名：〇〇制作のご依頼（発注内容のご案内）

〇〇様

お世話になっております。 株式会社△△ マーケティング部の□□です。

先日ご相談した〇〇の制作について、下記の内容で正式にご依頼いたします。

業務の内容：〇〇の制作（詳細は添付の仕様書のとおり） 報酬の額：〇〇円（税抜） 納品の期日：2026年12月4日（金） 納品の方法：データでのご提出 検収：納品から5営業日以内にご連絡いたします 支払期日：2027年1月29日（金） 支払方法：銀行振込（振込手数料は弊社負担）

内容をご確認いただき、ご了承いただけましたら、ご返信をお願いいたします。 不明な点や、ご都合の悪い条件がございましたら、遠慮なくお知らせください。

どうぞよろしくお願いいたします。

株式会社△△ マーケティング部 □□ □□

書くときのポイント

フリーランスは、会社の担当者と違って、社内の法務や経理に条件を確かめてもらうことができません。報酬の額が税抜か税込か、振込手数料をどちらが負担するか、検収（納品物を確かめて受け取ること）にどれくらいかかるかを、最初に書いておくと、後から揉めることがありません。修正の回数や、追加の作業が出たときの扱いも、仕様書か本文に書いておきます。

デザインや文章、プログラムのように、作った物に著作権が生じる仕事では、納品後の権利をどちらが持つのか、制作の実績として公開してよいのかも、発注の段階で決めておくと安心です。こうした点は、発注メールの本文に長く書くよりも、業務委託の契約書や仕様書にまとめ、メールでは「権利の扱いは添付の契約書のとおりです」と案内する形が分かりやすくなります。

例文6：発注内容の変更と取り消し

発注した後で、数量や納期を変えたり、発注を取り消したりする場合のメールです。変更の内容を、変更前と変更後で並べて書きます。

件名：発注内容変更のお願い（発注番号 PO-2026-1108）

株式会社〇〇 〇〇様

いつもお世話になっております。 株式会社△△の□□です。

11月8日にお送りした発注（発注番号 PO-2026-1108）につきまして、誠に申し訳ございませんが、数量の変更をお願いしたくご連絡いたしました。

変更前：200個 変更後：150個

弊社の販売計画の見直しにより、数量を減らす必要が生じました。 すでに製造や手配を進めていただいている場合は、その分の費用について、ご相談させてください。 変更後の発注書を添付いたしましたので、ご確認をお願いいたします。

ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません。 どうぞよろしくお願いいたします。

□□ □□

書くときのポイント

発注の変更や取り消しは、相手がすでに材料を仕入れていたり、作業を始めていたりすると、相手に損が出ます。こちらの都合で変更する場合は、すでにかかった費用を負担する姿勢を示すことが大切です。後の節で説明する取適法では、委託事業者が中小の受託事業者に対して、相手に責任がないのに発注の内容を変えたり、やり直しをさせたりして相手の利益を不当に害することを禁じています。取引の規模や内容によって当てはまるかどうかが変わるので、迷うときは社内の法務の担当に確かめます。

発注書を添付するときの注意

発注書をメールに添付して送るときは、送る前に次のことを確かめます。

1. ファイル形式はPDFにする（Excelのままだと相手の環境で表示が崩れたり、数字を書き換えられたりする）
2. ファイル名に発注番号と日付を入れる（例：発注書_PO-2026-1108_株式会社△△.pdf）
3. 発注書の金額と本文の金額が一致しているかを見直す
4. 宛先の会社名と担当者名が、発注書とメールで同じか確かめる
5. 社内で承認が必要な場合は、承認を得た版を添付しているか確かめる

パスワード付きのファイルで送るかどうかは、相手の会社の決まりによって違います。添付ファイルの受け取り方に決まりがある会社もあるので、初めての取引先には、送る前に受け取りの方法を確かめておきます。

発注書の控えは、送ったメールと一緒に保存しておきます。電子帳簿保存法では、メールで受け取ったり送ったりした注文書のような取引の情報は、電子取引のデータとして保存する決まりがあります。保存の方法は国税庁の電子帳簿等保存制度特設サイトで案内されているので、会社の経理の担当と保存の仕方をそろえておきます。

取適法とフリーランス法で発注のときに示すこと

発注メールの書き方には、法律が関わる場面があります。代表的なのが、取適法とフリーランス法です。

取適法（旧下請法）

公正取引委員会によると、下請代金支払遅延等防止法は改正され、2026年1月1日から「製造委託等に係る中小受託事業者に対する代金の支払の遅延等の防止に関する法律」（略称は中小受託取引適正化法、通称は取適法）に名前が変わりました。資本金や従業員の数で決まる一定の規模の会社が、中小の会社や個人に製造や修理、情報成果物の作成、役務の提供などを委託する場合に適用されます。

この法律の第4条は、発注のときに示す事項を次のように定めています。

委託事業者は、中小受託事業者に対し製造委託等をした場合は、直ちに、公正取引委員会規則で定めるところにより、中小受託事業者の給付の内容、製造委託等代金の額、支払期日及び支払方法その他の事項を、書面又は電磁的方法（電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法であつて公正取引委員会規則で定めるものをいう。以下この条において同じ。）により中小受託事業者に対し明示しなければならない。 出典: e-Gov法令検索 製造委託等に係る中小受託事業者に対する代金の支払の遅延等の防止に関する法律

かみくだくと、発注したらすぐに、何をしてもらうのか、代金はいくらか、いつどうやって払うのかを、紙かメールなどの電子的な方法で相手に示さなければならない、という決まりです。電子的な方法で示した場合でも、相手から書面を求められたら交付が必要になります。発注メールと発注書は、この明示の役割を果たすことになるため、品名や金額、支払期日を抜かさずに書くことが大切です。

フリーランス法

フリーランスに業務を委託する場合は、フリーランス法（特定受託事業者に係る取引の適正化等に関する法律）の第3条で、業務の内容、報酬の額、支払期日などを、書面または電磁的方法で示すことが求められています。会社の規模にかかわらず、フリーランスに業務を委託する事業者が対象です。厚生労働省のフリーランス・事業者間取引適正化等法の解説ページでは、法律の概要と、示す事項の一覧を確かめられます。

例文5のように、業務の内容、報酬の額、納品の期日、支払期日を本文に並べておけば、この明示を意識した発注メールになります。どの事項が必要かは取引の内容によって変わるので、自社の取引が当てはまるかは、公式の解説や社内の担当で確かめてください。

受注する側の返信と、受付の回し方

発注メールを受け取った側は、内容を確かめて受注の連絡を返します。返信が遅れると、発注した側は「届いているのか」「納期に間に合うのか」が分からず不安になります。

受注確認の返信の例文

件名：Re: 発注書送付のご案内（発注番号 PO-2026-1108）

株式会社△△ 購買部 □□様

いつもお世話になっております。 株式会社〇〇 営業部の〇〇です。

このたびはご発注いただき、誠にありがとうございます。 発注書（発注番号 PO-2026-1108）を確かに受け取りました。

品名：〇〇（型番 〇〇） 数量：200個 納期：2026年12月10日（木）

上記の内容で承りました。 納品の日が近づきましたら、改めて出荷のご連絡をいたします。

引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

〇〇 〇〇

受注の返信では、発注の要点（品名、数量、納期）を繰り返して書きます。こうしておくと、もし発注した側の書き間違いがあった場合に、その場で気づいてもらえます。納期に間に合わないことが分かった場合は、受注の返信と一緒に、可能な納期を示して相談します。

社外からの注文や問い合わせが多いときの受付の候補

受注する側では、取引先が増えるほど、発注や見積もりの依頼、納期の問い合わせが、いろいろな担当者のメールに届くようになります。担当者が休んでいる間に届いた注文が放置されたり、誰が返信したのか分からなくなったりするのは、よくある悩みです。

社外からの注文や問い合わせを1つの窓口に集め、担当と状況を付けて返信まで回したい場合は、フォームのサービスを使う方法があります。その1つがHalictです。公式サイトによると、Halictは受付から対応までのフォームのサービスで、フォームから届いた1件ごとに担当と状況が残り、返信も同じ画面から送れて、相手がメールを開いたかどうかまで記録されます。見積依頼や追加注文の受付フォームを作っておけば、届いた1件ごとに「未対応」「見積中」「受注済み」と状況を付けて、チームで抜けなく返信できます。

料金は、公式の料金ページによると、メンバー1人までのフリーのプランが0円で、フォームの数と回答の数は無制限、ステージの管理、自動返信、CSVの書き出しが使えます。3人まで使えるスターターは月額2,980円、10人まで使えるチームは月額7,800円（いずれも税抜）と案内されています。Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

例文7：分けて納品してもらう発注

1回の発注で、納品を何回かに分けてもらう場合の例文です。分納の日付と数量を表のように並べ、どの日に何個届くのかを相手と共有します。

件名：【発注】〇〇の分納でのご注文について（発注番号 PO-2026-1115）

株式会社〇〇 〇〇様

いつもお世話になっております。 株式会社△△の□□です。

〇〇（型番 〇〇）を合計300個発注いたします。 保管場所の都合により、下記のとおり3回に分けて納品をお願いできますでしょうか。

1回目：12月1日（火） 100個 2回目：12月15日（火） 100個 3回目：2027年1月12日（火） 100個

納品場所はいずれも弊社 横浜倉庫です。 お支払いは、納品ごとに請求書をお送りいただく形でお願いいたします。 添付の発注書をご確認のうえ、対応が可能かご返信いただけますと幸いです。

どうぞよろしくお願いいたします。

□□ □□

書くときのポイント

分納の発注では、請求の方法をはっきりさせておくことが大切です。納品のたびに請求するのか、全部の納品が終わってからまとめて請求するのかで、相手の事務の手間も、こちらの支払いの時期も変わります。年をまたぐ分納では、単価の改定が入らないかも確かめておくと安心です。

発注メールの敬語と言い回し

発注メールでは、立場によって使う言葉が変わります。発注する側は「発注いたします」「注文いたします」と自分の行為をへりくだって書きます。受注する側が相手の行為を言うときは「ご発注いただき」「ご注文いただき」と尊敬の形にします。

よく迷う言い回しを整理すると、次のとおりです。

場面	使う言い回し
発注を伝える	下記のとおり発注いたします
内容の確認をお願いする	ご確認のうえ、ご返信いただけますと幸いです
無理なお願いをする	急なお願いで恐縮ですが
変更をお願いする	誠に申し訳ございませんが、変更をお願いしたく
受注を伝える（受ける側）	上記の内容で承りました

「ご査収ください」は、添付した書類を確かめて受け取ってほしいときに使う言い回しです。発注書を添付したメールの結びに「発注書をお送りいたしますので、ご査収のほどよろしくお願いいたします」と書くこともできます。ただし、硬い表現なので、日ごろから気軽にやり取りしている相手には「ご確認をお願いいたします」で十分です。

発注メールでよくある行き違いと防ぎ方

発注のメールが原因で起きる行き違いには、よく似た型があります。代表的な4つと、その防ぎ方を整理します。

1. 単価の食い違い：見積もりを出し直してもらったのに、古い版の単価で発注してしまう。見積書の番号と日付を本文に書いて防ぎます
2. 納期の受け取り方の違い：「12月10日納品」が、10日に届くことなのか、10日に出荷することなのかが人によって違う。「12月10日（木）必着」のように書きます
3. 送り先の取り違え：本社に届くと思っていたら、倉庫に届いた。納品場所の住所と受け取る担当者の名前まで書きます
4. 発注の二重送信：担当者が2人いて、同じ注文を別々に送ってしまう。社内で発注番号を振り、送る前に番号の一覧で確かめます

4つ目の二重送信は、発注を担当する人が複数いる職場で起きやすい失敗です。発注の記録を共有の表で管理し、送ったら「送信済み」と記録する決まりを作っておくと防げます。受けた側も、同じ内容の発注が2通届いたら、そのまま2回出荷せずに確かめの連絡を入れます。

送る前の見直しリスト

発注メールは、一度送ると取り消しにくいメールです。送る前に、次の8つを見直します。

1. 宛先の会社名、部署名、担当者名に誤りはないか
2. 件名に発注であることと品名、発注番号が入っているか
3. 品名と型番は見積書と同じか
4. 数量の単位（個、箱、ケース）は正しいか
5. 金額は税抜か税込かが分かるか
6. 納期と納品場所は書いてあるか
7. 発注書の数字と本文の数字は一致しているか
8. 添付ファイルは付いているか、開けるか

特に多いのが、数量の単位の取り違えです。「50」とだけ書くと、50個なのか50ケースなのかが分かりません。1ケースに24個入りの品なら、1,200個と50個では大きな違いになります。単位は必ず数字のすぐ後に書きます。

発注メールの文面は、相手との関係や会社の決まりで細かく変わります。

実際の業務では、自社の取引形態や相手との関係性に合わせて、言葉のトーンや文末表現を微調整しましょう。 出典: gimon-note.com

この記事の例文も、そのまま使うのではなく、自社の発注書の書式と取引先との関係に合わせて言葉を調整してください。

運営者の視点で見た、発注のメールと信頼

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営者として見てきた限りでは、発注の条件をはじめにはっきり書く依頼者ほど、受注する側との関係が長く続きます。報酬の額、納期、修正の範囲、支払日が最初のメールで示されていると、受ける側は安心して仕事に取りかかれます。反対に、条件があいまいなまま始まった仕事は、納品の段階で「ここまでやってもらえると思っていた」という行き違いが起きやすくなります。

仲介の手数料が間に入らない直接の取引では、条件を確かめる役割を、発注する側と受ける側がそれぞれ担うことになります。発注メールに条件を丁寧に書くことは、相手のためであると同時に、自分たちが後で困らないための準備でもあります。手数料が乗らないため、同じ予算でより多くの仕事を頼め、受ける側は手取りが厚くなります。その良さを生かすためにも、条件のはっきりした発注が欠かせません。

業務委託でよく発注される仕事には、Webサイトや資料のデザイン、システムの開発などがあります。デザインを発注する前に、相場を知っておきたい場合はデザイナーの年収・単価相場が参考になります。業務の仕組みづくりやAIの活用を外部に依頼したい場合は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で、どのような仕事が業務委託で行われているかを確かめられます。

よくある質問

Q. 発注メールに発注書を添付しないといけませんか？

メールの本文だけで発注することもできます。ただし金額が大きい取引や初めての取引先では、品名、数量、金額、納期、支払条件をまとめた発注書をPDFで添付し、書類の形で残すのが一般的です。取適法やフリーランス法が当てはまる取引では、発注のときに条件を書面か電子的な方法で示す必要があるため、項目を抜かさずに書いてください。

Q. 発注メールの件名はどう書けばよいですか？

相手が受信箱の一覧で発注の連絡だと分かるように、「発注」という言葉と品名、発注番号、会社名を入れます。たとえば「発注書送付のご案内（発注番号 PO-2026-1108）」のような形です。後から検索しやすくなるので、発注番号は件名に入れておくと便利です。

Q. 発注した後で数量を変えたいときはどうすればよいですか？

できるだけ早く、変更前と変更後の数量を並べて書いたメールで相談します。変更後の発注書も作り直して添付します。相手がすでに材料の手配や作業を始めている場合は、その費用の扱いについても相談する姿勢を示すことが大切です。変更が相手に損を与える場合は、法律の扱いも含めて社内の担当に確かめます。

Q. 発注メールに返信が来ないときはどうすればよいですか？

まず、送信済みのメールで宛先と添付ファイルに誤りがないかを確かめます。問題がなければ、発注から2営業日ほどたった時点で、受け取りを確かめる短いメールを送るか、電話で連絡します。納期が近い場合は、最初の発注メールに返事の期限を書いておくと、確認の連絡を入れる目安になります。