議事録を送るメールの書き方｜社内と社外への例文

議事録を送るメールは、会議の記録を添付して届けるだけでなく、決まったことと、誰がいつまでに何をするかを、参加した全員で確かめ合うためのものです。本文に要点を3行から5行でまとめ、詳しい内容は添付の議事録に任せる形にすると、受け取った人は添付を開かなくても次の行動が分かります。会議が終わってすぐ、どう書けばよいか迷いながらこのページを開いた人も多いはずです。

この記事では、議事録を送るメールの基本の形、送る時期と送る前の確認、社内の会議、上司への確認の依頼、取引先との打ち合わせ、修正の依頼への返信、議事録を受け取った側のお礼の例文を、件名、宛名、本文、結び、署名までそろえて紹介します。あわせて、添付ファイルの名前の付け方、法律で作成が決められている取締役会の議事録の扱い、よくある失敗と送る前の点検も説明します。例文の会社名と人名はすべて架空のものです。

議事録を送るメールの基本の形

議事録を送るメールは、どの相手に送る場合でも、次の6つの部分で組み立てます。

1. 件名：会議の名前と日付、「議事録送付」の言葉を入れる
2. 宛名：社外なら会社名、部署名、氏名と様を書く
3. 書き出し：挨拶と名乗り、会議への出席のお礼
4. 本文：決定事項、宿題（担当と期限）、次回の予定の要点
5. 結び：修正があれば知らせてほしいことと、その期限
6. 署名：会社名、部署名、氏名、連絡先

いちばん大事なのは4の本文です。議事録そのものは添付で送りますが、本文にも決まったことと宿題を短く書いておくと、受け取った人はメールを開いただけで要点がつかめます。添付を開くのは、内容を詳しく確かめたいときだけで済みます。

文章の組み立ての考え方は、文化審議会の建議「公用文作成の考え方」にも示されています。

結論は早めに示し、続けて理由や詳細を説明する。 出典: 文化審議会 公用文作成の考え方（建議）令和4年1月7日

同じ建議では、一文が長くなると係り受けが乱れて読みにくくなるため、50字から60字ほどになったら読みにくくなっていないか意識するとよい、とも説明されています。議事録を送るメールも、「決まったこと」を最初に書き、経緯や議論の中身は添付の議事録に任せると、短く分かりやすい文面になります。

件名は、受信箱の一覧で見て内容が分かるように書きます。「議事録」だけの件名では、ほかの会議の議事録と区別がつきません。「【議事録送付】11月10日 販促企画会議」のように、会議の日付と名前を入れます。社外あての場合は、「【議事録送付】11月10日 打ち合わせ（株式会社サンプル商事）」のように、自社の名前も入れておくと、相手が探すときに見つけやすくなります。

送る時期と送る前の確認

議事録は、会議の当日か、遅くとも翌営業日のうちに送るのが目安です。時間がたつほど、参加した人の記憶が薄れ、内容が正しいかを確かめてもらいにくくなります。宿題の期限が近い会議では、議事録が届く前に作業を始めなければならないこともあるので、早く送るほど相手の役に立ちます。

ただし、早さより正確さを優先すべき場面もあります。送る前に、次の3つを確かめます。

1つ目は、上司や会議の主催者の確認です。社内の会議でも、議事録を書いた人と会議の責任者が違う場合は、責任者に一度見てもらってから送るのが一般的です。社外への議事録は、とくに、自社の約束になる内容が含まれるので、上司の確認を経てから送ります。

2つ目は、発言の書き方です。議事録は、会議の発言を一字一句書き写すものではなく、要点をまとめたものです。そのぶん、発言した人の意図と違う書き方になっていないかに気を配ります。社外の相手の発言を書く場合は、とくに慎重にします。「先方から、納期は12月末で問題ないとの回答があった」のような、相手の約束になる記述は、本当にそう言ったかを、自分のメモと照らし合わせます。

3つ目は、宛先です。会議に出席した人、欠席したが内容を知る必要がある人、会議で決まった作業に関わる人を宛先に入れます。社外あての場合、自社の上司をCCに入れるかどうかは、会社の決まりに従います。会議の中で社内向けの話をした部分がある場合は、その部分を社外あての議事録から外します。

確認に時間がかかりそうなときは、当日中に「議事録は明日中にお送りします」とだけ、先に連絡しておく方法もあります。

添付する議事録そのものの項目

メールの本文を整えても、添付する議事録の中身が分かりにくければ、相手は結局問い合わせることになります。議事録には、次の項目を上から順に並べるのが基本です。

1. 会議の名前
2. 日時（開始と終了の時刻）
3. 場所（オンラインの場合は使った会議の道具の名前）
4. 出席者（社外の会議では、双方の会社名と氏名）
5. 欠席者
6. 議題
7. 決定事項
8. 宿題（作業、担当、期限）
9. 保留になった事項
10. 次回の予定
11. 議事録の作成者

決定事項と宿題は、議論の流れとは分けて、まとまった欄に書きます。議論の中身を時系列で長く書くと、どこで何が決まったかが埋もれます。議論の経緯を残したい場合は、決定事項の欄のあとに「主な意見」として短く添えます。

保留になった事項を書いておくのも大切です。会議で結論が出なかった話題を書き落とすと、次の会議でまた一から話し合うことになります。「次回までに、営業部で費用の見積もりを出してから判断する」のように、保留の理由と、次に何をするかを書いておきます。

議事録の書式を部署で1つに決めておくと、書く人が変わっても同じ形の議事録ができあがり、受け取る側も読み慣れていきます。Wordやスプレッドシートで書式のひな形を作り、共有のフォルダに保存しておくと、誰でも同じ書式で書き始められます。

会議を欠席した人に送るときの例文

会議を欠席した人には、議事録を送るだけでなく、その人に関わる決定や宿題を本文で伝えます。欠席した人は、会議の流れを知らないので、議事録を読んでも、自分に何が求められているのかが分かりにくいからです。

件名：【議事録送付】11月10日 販促企画会議（ご欠席の方へ）

小林さん

お疲れさまです。 マーケティング部の中村です。

本日の販促企画会議の議事録を添付にてお送りします。 小林さんにお願いすることになった作業が1件ありますので、ご確認ください。

メールマガジンの配信の名簿の確認（11月14日まで）

経緯は議事録の2ページ目に書いてあります。 会議では、年末の販促にメールマガジンを使うことが決まり、名簿の最新の状態を確かめる必要があるとの話になりました。

ご不明な点があれば、お気軽にお声がけください。 よろしくお願いいたします。

中村 由美 マーケティング部 販促課 内線 234

欠席した人に宿題が割り振られた場合は、なぜその人に頼むことになったのかを一言添えます。本人のいないところで決まったことなので、理由が分からないと、納得しにくいからです。期限が短い場合は、メールだけでなく、口頭やチャットでも一声かけておくと確実です。

社内の会議の議事録を送る例文

社内の定例の会議の議事録を、参加した全員に送る場合の例文です。

件名：【議事録送付】11月10日 販促企画会議

販促企画会議の参加者各位

お疲れさまです。 マーケティング部の中村です。

本日の販促企画会議の議事録を添付にてお送りします。 主な決定事項と宿題は、次のとおりです。

決定事項 年末の販促は、店頭のチラシとメールマガジンの2本で行う。 チラシの配布は12月1日から開始する。

宿題 チラシの原稿の作成：中村（11月17日まで） メールマガジンの配信の名簿の確認：小林さん（11月14日まで） 店頭の掲示の場所の確保：営業部の井上さん（11月20日まで）

次回の会議 11月24日（月）15時から、第2会議室

議事録の内容に誤りや補足があれば、11月12日（水）までにお知らせください。 よろしくお願いいたします。

中村 由美 マーケティング部 販促課 内線 234

社内あての議事録のメールでは、宛名を「参加者各位」としてかまいません。「各位」は、それだけで敬意を含む言葉なので、「各位様」とは書きません。宿題は、作業、担当、期限の3つを1行に並べると、自分の担当がすぐに見つかります。担当の名前を書くとき、自分の名前には「さん」を付けません。

修正の連絡の期限を書いておくのは、期限を過ぎたら議事録の内容で確定したものとして扱うためです。期限を書かないと、何週間もたってから「あのときの議事録は違っていた」という話が出ることがあります。

上司に確認を頼むときの例文

議事録を参加者に送る前に、上司や会議の主催者に内容の確認を頼む場合の例文です。

件名：議事録のご確認のお願い（11月10日 販促企画会議）

田中部長

お疲れさまです。 中村です。

本日の販促企画会議の議事録を作成しましたので、ご確認をお願いいたします。 ご確認いただいたあと、参加者の皆さまへお送りする予定です。

とくに、次の2点の書き方にご意見をいただけますと幸いです。

予算の上限を、会議の中でのお話のとおり「50万円まで」と書いた点 メールマガジンの配信の開始の日を「12月第1週」と書いた点

恐れ入りますが、明日11月11日（火）の正午までにご確認いただけますと助かります。 どうぞよろしくお願いいたします。

中村 由美 マーケティング部 販促課

上司への確認の依頼では、全体を見てほしいと頼むだけでなく、とくに見てほしい箇所を挙げると、上司が短い時間で確かめられます。会議で数字や日付があいまいなまま終わった部分は、議事録の書き手が勝手に決めず、確認の依頼の中で挙げておきます。確認の期限も、自分が参加者に送りたい時刻から逆算して書きます。

上司から修正の指示があったら、直した議事録を参加者に送ります。上司への返信では、「ご確認ありがとうございます。ご指摘の2点を修正し、参加者の皆さまへお送りしました」と、対応が済んだことを伝えます。

取引先との打ち合わせの議事録を送る例文

取引先との打ち合わせのあと、自社が議事録を作って送る場合の例文です。社外あての議事録は、双方の認識をそろえる記録になるので、決定事項と、それぞれの会社の宿題をはっきり分けて書きます。

件名：【議事録送付】11月10日 打ち合わせ（株式会社サンプル商事）

株式会社エー工業 購買部 木村様

いつも大変お世話になっております。 株式会社サンプル商事の中村です。

本日はお忙しいところ、打ち合わせのお時間をいただき、誠にありがとうございました。 打ち合わせの議事録を添付にてお送りいたします。 主な内容は、次のとおりです。

決定事項 部品Aの発注の数は、月に1,000個とする。 初回の納品は、12月15日とする。

貴社にお願いする事項 納品先の倉庫の住所のご連絡（11月14日まで）

弊社で対応する事項 正式な見積書の送付（11月13日まで）

内容に誤りや補足がございましたら、11月14日（金）までにご連絡いただけますと幸いです。 引き続き、どうぞよろしくお願い申し上げます。

中村 由美 株式会社サンプル商事 マーケティング部 電話 03-0000-0000 メール [email protected]

社外あての議事録のメールでは、「貴社にお願いする事項」と「弊社で対応する事項」を分けて書くのがこつです。互いの宿題が混ざっていると、どちらがやるのかで後から食い違いが起きます。相手の会社には「貴社」、自社には「弊社」を使い、話し言葉の「御社」はメールでは使いません。

修正の依頼の期限を相手に示すときは、「ご連絡いただけますと幸いです」のように、お願いの形で書きます。社内向けの「お知らせください」より、やわらかい書き方です。

英語で議事録を送るときの例文

海外の取引先との打ち合わせのあとに、英語で議事録を送る場合の例文です。英語の議事録は minutes（ミニッツ）と呼ばれ、件名にもこの言葉を使います。

Subject: Minutes of Our Meeting on November 10

Dear Mr. Brown,

Thank you for taking the time to meet with us today. Please find attached the minutes of our meeting.

Here is a brief summary of the key points:

Decisions The monthly order quantity for Part A will be 1,000 units. The first delivery will be on December 15.

Action items Your team: Send us the delivery address by November 14. Our team: Send the formal quotation by November 13.

If you have any corrections or additions, please let us know by November 14.

Best regards, Yumi Nakamura Marketing Department, Sample Shoji Co., Ltd.

英語の議事録のメールでも、決定事項（Decisions）と宿題（Action items）を分けて書く形は、日本語と同じです。宿題は、Your team と Our team のように、どちらの会社が担当するかを先頭に書くと、互いの役割がはっきりします。

日付は、November 14 のように月を英語で書きます。11/14 と数字だけで書くと、国によっては日と月の順序が逆に読まれることがあります。時刻を書く場合は、日本時間か相手の国の時間かも明記します。

修正の依頼を受けたときの返信の例文

議事録を送ったあと、相手から「この部分は違う」と修正の依頼が届くことがあります。その場合は、お礼と、直した議事録を改めて送る旨を返します。

件名：Re: 【議事録送付】11月10日 打ち合わせ（株式会社サンプル商事）

株式会社エー工業 購買部 木村様

いつも大変お世話になっております。 株式会社サンプル商事の中村です。

議事録をご確認いただき、ありがとうございます。 ご指摘のとおり、初回の納品は「12月15日」ではなく「12月18日」でした。 失礼いたしました。

該当の箇所を修正した議事録を、添付にてお送りいたします。 修正したのは、2ページ目の決定事項の1か所のみです。

今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

中村 由美 株式会社サンプル商事 マーケティング部 電話 03-0000-0000

修正した議事録を送るときは、どこを直したかを本文に書きます。受け取った人が、前の版と見比べなくても、直った箇所が分かるようにするためです。添付ファイルの名前にも「修正版」や版の番号を入れておくと、古い版と取り違えにくくなります。

修正が自社の書き間違いだった場合は、お詫びを一言添えます。反対に、相手の発言の受け取り方が双方で違っていた場合は、どちらが正しいかを言い争うのではなく、「打ち合わせの中で、12月18日とのお話をいただいていたとのこと、承知いたしました」のように、相手の確認を受け入れる形で書くと角が立ちません。

議事録を受け取った側のお礼の例文

相手が議事録を作って送ってくれた場合は、受け取ったことと、内容を確かめたことを返信します。

件名：Re: 【議事録送付】11月10日 打ち合わせ（株式会社エー工業）

株式会社エー工業 購買部 木村様

いつも大変お世話になっております。 株式会社サンプル商事の中村です。

議事録をお送りいただき、ありがとうございました。 内容を確認いたしましたが、相違はございません。

弊社の宿題の見積書は、11月13日（木）までにお送りいたします。 引き続き、どうぞよろしくお願い申し上げます。

中村 由美 株式会社サンプル商事 マーケティング部

受け取った側の返信では、「相違はございません」と書いておくと、相手は議事録が確定したことが分かります。内容に気になる点があれば、お礼のあとに「1点だけ確認させてください」と書いて、該当の箇所を具体的に示します。あわせて、自社の宿題の期限を書き添えると、議事録の内容を受け取ったうえで動いていることが伝わります。

宿題の期限の前に送る確認の例文

議事録を送って終わりにせず、宿題の期限が近づいたら、担当の人に進み具合を確かめるメールを送ると、会議で決まったことが確実に実行されます。議事録を書いた人が、会議の進行の役も担っている場合によく使う形です。

件名：11月10日 販促企画会議の宿題のご確認

販促企画会議の参加者各位

お疲れさまです。 マーケティング部の中村です。

11月10日の販促企画会議で決まった宿題のうち、次の2件の期限が近づいてまいりましたので、ご連絡します。

メールマガジンの配信の名簿の確認：小林さん（11月14日まで） チラシの原稿の作成：中村（11月17日まで）

進み具合に遅れがありそうな場合は、11月13日（木）までにお知らせください。 次回の会議の議題を調整いたします。

よろしくお願いいたします。

中村 由美 マーケティング部 販促課

確認のメールでは、相手を責める書き方を避け、「遅れがありそうなら知らせてほしい」という形にします。自分の宿題も同じ一覧に並べておくと、ほかの人だけを急かしているような印象を与えません。

社外の相手の宿題を確かめる場合は、「先日の打ち合わせでお願いしておりました、納品先の倉庫の住所のご連絡の件、その後いかがでしょうか」のように、何の件かを具体的に書いたうえで、やわらかくたずねます。期限の前日か当日に送るのが目安で、期限を過ぎてから送る場合は、催促ではなく確認の形にして、相手の状況をたずねる一文を入れます。

会議の数が多い部署では、宿題の一覧を議事録とは別に1つの表にまとめ、会議のたびに更新していく方法もあります。表の列は、会議の日付、作業、担当、期限、状況の5つで足ります。確認のメールは、その表の中から期限が近いものを拾って送れば済みます。

添付ファイルの名前と形式

議事録の添付ファイルは、名前を見ただけで、どの会議の何の版かが分かるように付けます。

ファイルの名前は、「20261110_販促企画会議_議事録.pdf」のように、日付、会議の名前、書類の種類の順に並べます。日付を先頭に置くと、フォルダの中で日付の順に並ぶので、あとで探すときに便利です。修正した版は、「20261110_販促企画会議_議事録_修正版.pdf」のように、末尾に版の情報を加えます。

形式は、PDFにしておくのが一般的です。WordやExcelのファイルのまま送ると、受け取った人が誤って内容を書き換えるおそれがあり、相手の環境によっては表示が崩れることもあります。反対に、参加者に直接書き込んで直してもらいたい社内の議事録では、編集できる形式のまま、共有のフォルダに保存して場所を知らせる方法もあります。

社外に送る場合は、添付ファイルの扱いについて会社の決まりを確かめます。添付を禁止し、共有のフォルダの場所だけを送る決まりの会社もあります。相手の会社が添付ファイルを受け取れない設定になっていることもあるので、初めて送る相手には、受け取れる形式を確かめておくと安心です。

議事録の中に、個人の連絡先や、社外に出せない数字が入っていないかも、送る前に見直します。社外あての議事録に、社内の別の案件の話がまぎれこんでいる失敗は、思いのほかよく起きます。

取締役会と株主総会の議事録は法律で決まっている

ふだんの会議の議事録は、会社の決まりで作るものですが、取締役会と株主総会の議事録は、会社法で作成が義務付けられています。

取締役会の議事については、法務省令で定めるところにより、議事録を作成し、議事録が書面をもって作成されているときは、出席した取締役及び監査役は、これに署名し、又は記名押印しなければならない。 出典: e-Gov法令検索 会社法 第369条第3項

会社法第371条では、取締役会を置く会社は、取締役会の日から10年間、議事録を本店に備え置かなければならないとされています。株主総会の議事録も、第318条で作成と、株主総会の日から10年間の本店での備え置きが定められています。

こうした議事録を、出席した取締役や監査役に送って署名や記名押印を頼むときは、メールで電子ファイルを送る場合でも、会社の総務や法務の担当者が決めた手順に従います。電子ファイルで作る場合は、署名や記名押印に代わる措置が法務省令で定められています。ふだんの会議の議事録の送り方とは扱いが違うので、例文をそのまま使わず、担当者に確かめてください。

よくある失敗と送る前の点検

議事録を送るメールで起きやすい失敗を、4つにまとめます。

1つ目は、本文に要点を書かず、「議事録を添付します」だけで送ることです。受け取った人は添付を開かないと内容が分からず、忙しい人ほど開くのが後回しになります。

2つ目は、宿題の担当と期限があいまいなことです。「見積書を送る」とだけ書いて、誰がいつまでにを書かないと、会議では決まったつもりでも、誰も動かないまま期限が過ぎます。

3つ目は、宛先の漏れです。会議を欠席したが宿題を担当することになった人に議事録が届かないと、本人が知らないまま期限を迎えます。

4つ目は、古い版を添付することです。修正のやりとりのあとで、修正前のファイルを添付して送ってしまう失敗です。ファイルの名前に版の情報を入れ、添付する前に中身を開いて確かめます。

送る前には、次の点を確かめます。

• 件名に、会議の日付と名前が入っているか
• 本文に、決定事項と宿題（担当と期限）が書いてあるか
• 修正の連絡の期限を書いたか
• 添付ファイルが最新の版か
• 宛先に、宿題を担当する人がすべて入っているか

届いた修正の依頼や問い合わせを回す

社外の多くの相手と打ち合わせをする部署では、議事録を送ったあとに、修正の依頼、内容の問い合わせ、宿題の進み具合の確認が、何社からも届きます。担当者が1人なら、自分の受信箱で返していけば足ります。ところが、部署の何人かで取引先を分けて担当していると、「この問い合わせには誰が返すのか」「もう返したのか」が分からなくなりがちです。共有の受信箱を使っていても、返信が済んだものとまだのものが、見た目では区別しにくいことがあります。

こうした場面で使える選択肢の1つが、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しているHalictです。Halictは、フォームで受け取った問い合わせから返信までを1つの画面で扱う道具で、届いた一件ごとに担当と状況が残り、送った返信が開封されたかどうかまで記録されます。公式の料金ページによると、メンバー1人のフリーのプランは0円で、3人で使うスタータープランは月額2,980円（税抜）、10人で使うチームプランは月額7,800円（税抜）です。フォームの数と回答の数は、どのプランでも無制限です。

使い方の例を挙げます。取引先からの議事録の修正の依頼や問い合わせが、Halictの画面に届くようにしておきます。届いた一件ごとに部署の誰が返すかを担当に付け、返信が済んだら状況を変えておけば、上司は画面を見るだけで、返していない問い合わせが残っていないかを確かめられます。返信が開封されたかどうかも記録されるので、相手が修正した議事録を確かめたかの目安にもなります。

運営者として見てきた、議事録の仕事と外部の人材

2004年から在宅ワークとフリーランスの仲介を続けてきた運営者として見てきた限りでは、会議の録音から議事録を起こす作業は、在宅で頼まれることの多い仕事の1つです。録音の文字起こしは機械でもできるようになりましたが、話の要点を拾い、決定事項と宿題を整理して読みやすい議事録にまとめる部分は、いまも人の手に任されることが多くあります。頼む側の会社でも、議事録の書式と送り方の決まりが整っているほど、外部の人に任せやすくなります。

仲介の手数料が乗らない直接の取引なら、同じ予算で頼める作業の量が増え、受ける側の手取りも厚くなります。毎週の定例の会議のように、くり返し発生する仕事では、同じ人に続けて頼めることが、議事録の質をそろえることにもつながります。

議事録の作成や会議の運営に生成AIを取り入れる支援は、仕事として広がっている分野です。AIコンサル・業務活用支援のお仕事では、仕事の内容と始め方を紹介しています。オンラインの会議が中心の会社が在宅の働き方を整えるときに使える国の制度は、テレワーク 助成金 2026でまとめています。会議で決まったことを経営の判断に生かす力を身につけたい人には、中小企業診断士のページで、試験の内容と取り方を説明しています。

議事録を送るメールは、型を一度決めてしまえば、毎回の会議で同じ形を使えます。まずは次の会議で、本文に決定事項と宿題を書く形を試してみてください。

よくある質問

Q. 議事録はいつまでに送ればよいですか？

会議の当日か、遅くとも翌営業日のうちに送るのが目安です。時間がたつほど参加者の記憶が薄れ、内容を確かめてもらいにくくなります。上司の確認に時間がかかる場合は、当日中に「議事録は明日中にお送りします」と先に連絡しておくと、相手も待つ見通しが立ちます。

Q. 議事録を送るメールの本文には何を書けばよいですか？

決定事項、宿題の担当と期限、次回の予定の3つを短く書きます。詳しい議論の中身は添付の議事録に任せます。本文に要点があれば、受け取った人は添付を開かなくても次の行動が分かります。結びには、修正があれば知らせてほしいことと、その期限を書いておきます。

Q. 社内あての宛名は「各位様」でよいですか？

「各位」はそれだけで敬意を含む言葉なので、「各位様」とは書きません。社内の参加者全員に送るなら「販促企画会議の参加者各位」のように書きます。人数が少ない場合は、「田中部長、小林さん、井上さん」のように、一人ずつ名前を並べる書き方もあります。

Q. 議事録の添付ファイルはPDFとWordのどちらがよいですか？

社外に送る場合や、確定した版を送る場合は、内容が書き換えられにくく、表示が崩れにくいPDFが一般的です。参加者に直接書き込んで直してもらいたい社内の議事録では、編集できる形式のまま共有のフォルダに保存し、場所を知らせる方法もあります。社外へは、添付ファイルの扱いについて会社の決まりも確かめます。